Anhang A, Einsatzformulare¶
Verwendung: Diese 10 Formulare sind dafür gedacht, fotokopiert und im Einsatz verwendet zu werden. Drucken Sie sie VOR der Katastrophe aus. Bewahren Sie 20 Exemplare jedes Formulars in Ihrer Notfallausrüstung auf. Jedes Formular funktioniert auf Papier (handschriftlich) oder digital (ausfüllbares PDF).
Übersicht der Formulare¶
- SITREP, Lagebericht
- Schnelle Bedarfsbewertung
- Begünstigtenregister
- Tägliches Finanzjournal
- Freiwilligenanmeldung
- Erfassung von Spenden und Sachgaben
- Presse- und Social-Media-Mitteilungen
- Partnerschaftsvereinbarung mit NRO (MOU)
- Nachbesprechung (After-Action Review, AAR)
- Entscheidungsbaum Finanzierung
Formular 1, SITREP, Lagebericht¶
Häufigkeit: Alle 6 Stunden (Phase 1), danach täglich (Phase 2), danach wöchentlich (Phase 3). Ausgefüllt von: Katastrophenkoordinator des Clubs oder Distrikt-DRO. Empfänger: Distrikt (DRO), Zone, DNA-RAG falls aktiviert.
SITREP Nr. _ | Datum: /_/_ | Uhrzeit: :____¶
Club / Distrikt: ___________
Verfasser des Berichts: ____ Telefon: ______
Art der Katastrophe: ______
Aktivierungsstufe: ☐ Club allein ☐ DCA-3 ☐ DCA-2 ☐ DCA-1
Finanzierungsempfehlung (vom Verfasser anzukreuzen): ☐ Keine externe Finanzierung nötig ☐ Distrikt-DDRF ☐ DRG einzureichen ☐ Zonenfonds ☐ Global Grant einzurichten
A, Allgemeine Lage¶
| Element | Daten |
|---|---|
| Betroffenes geografisches Gebiet | __________ |
| Geschätzte betroffene Gesamtbevölkerung | __________ |
| Zahl der bestätigten Todesfälle | __________ |
| Zahl der Verletzten | __________ |
| Zahl der vertriebenen Personen | __________ |
| Zahl der zerstörten Wohnungen | __________ |
| Zahl der beschädigten Wohnungen | __________ |
| Ausgefallene kritische Infrastruktur | __________ |
B, Status der wesentlichen Versorgungsdienste¶
| Dienst | Funktionsfähig | Teilweise | Ausgefallen |
|---|---|---|---|
| Trinkwasser | ☐ | ☐ | ☐ |
| Strom | ☐ | ☐ | ☐ |
| Telefonnetz | ☐ | ☐ | ☐ |
| Hauptstraßen | ☐ | ☐ | ☐ |
| Krankenhaus / Gesundheitszentrum | ☐ | ☐ | ☐ |
| Schulen | ☐ | ☐ | ☐ |
| Markt / Versorgung | ☐ | ☐ | ☐ |
C, Laufende Rotary-Maßnahmen¶
| Maßnahme | Verantwortlich | Anz. Begünstigte | Status |
|---|---|---|---|
| ________ | ______ | ___ | ☐ Laufend ☐ Abgeschlossen |
| ________ | ______ | ___ | ☐ Laufend ☐ Abgeschlossen |
| ________ | ______ | ___ | ☐ Laufend ☐ Abgeschlossen |
| ________ | ______ | ___ | ☐ Laufend ☐ Abgeschlossen |
| ________ | ______ | ___ | ☐ Laufend ☐ Abgeschlossen |
| ________ | ______ | ___ | ☐ Laufend ☐ Abgeschlossen |
D, Sofortige ungedeckte Bedarfe¶
| Priorität | Bedarf | Geschätzte Menge | Dringlichkeit |
|---|---|---|---|
| 1 | ________ | ___ | ☐ Kritisch ☐ Dringend ☐ Mäßig |
| 2 | ________ | ___ | ☐ Kritisch ☐ Dringend ☐ Mäßig |
| 3 | ________ | ___ | ☐ Kritisch ☐ Dringend ☐ Mäßig |
| 4 | ________ | ___ | ☐ Kritisch ☐ Dringend ☐ Mäßig |
| 5 | ________ | ___ | ☐ Kritisch ☐ Dringend ☐ Mäßig |
E, Verfügbare Ressourcen¶
| Ressource | Menge | Quelle |
|---|---|---|
| Verfügbare Mittel (Club/Distrikt) | _____ USD | ________ |
| Aktive Freiwillige | _____ | ________ |
| Fahrzeuge | _____ | ________ |
| Notvorräte | _____ | ________ |
F, Nächste Schritte (nächste 6–24 Stunden)¶
G, Anfragen an die übergeordnete Ebene¶
☐ Keine Anfrage
☐ Aktivierung höherer DCA → Begründung: _________
☐ DRG-Antrag → geschätzter Betrag: _____ USD
☐ RAG-Aktivierung → welche: ____________
☐ Sonstiges: ___________
Unterschrift: ____ Datum/Uhrzeit: _____
Formular 2, Schnelle Bedarfsbewertung¶
Wann: Innerhalb der ersten 6 Stunden nach der Katastrophe. Durch wen: Bewertungsteam des Clubs (mindestens 2 Personen). Dauer: 1 bis 3 Stunden im Einsatz.
Datum: _//_ Startzeit: _: Endzeit: _:
Bewertende: 1. ____ 2. ____
Bewertetes Gebiet: ___________
GPS (falls verfügbar): Breite: ___ Länge: _____
Bereich 1, Betroffene Bevölkerung¶
| Kategorie | Geschätzte Anzahl |
|---|---|
| Betroffene Familien | ______ |
| Betroffene Personen (gesamt) | ______ |
| Kinder (0–5 Jahre) | ______ |
| Kinder (6–17 Jahre) | ______ |
| Schwangere / stillende Frauen | ______ |
| Ältere Menschen (65+) | ______ |
| Menschen mit Behinderungen | ______ |
| Verstorbene Personen | ______ |
| Verletzte Personen | ______ |
| Vermisste Personen | ______ |
Bereich 2, Unterkunft / Notunterkunft¶
| Status | Anzahl Häuser |
|---|---|
| Vollständig zerstört | ______ |
| Teilweise beschädigt (bewohnbar) | ______ |
| Teilweise beschädigt (unbewohnbar) | ______ |
| Unversehrt | ______ |
Notunterkunft benötigt für: ______ Familien
Identifizierte mögliche Standorte: __________
Bereich 3, Wasser und Sanitärversorgung (WASH)¶
| Element | Ja | Nein | Teilweise |
|---|---|---|---|
| Zugang zu Trinkwasser | ☐ | ☐ | ☐ |
| Funktionsfähiges Wassernetz | ☐ | ☐ | ☐ |
| Nutzbare Latrinen / Toiletten | ☐ | ☐ | ☐ |
| Risiko der Wasserverunreinigung | ☐ | ☐ | ☐ |
| Funktionsfähige Abfallentsorgung | ☐ | ☐ | ☐ |
Liter Trinkwasser pro Tag benötigt: ______
Bereich 4, Nahrung¶
| Element | Ja | Nein | Details |
|---|---|---|---|
| Nahrungsvorräte im Gebiet verfügbar | ☐ | ☐ | Für ___ Tage |
| Funktionsfähiger lokaler Markt | ☐ | ☐ | ______ |
| Externe Versorgung möglich | ☐ | ☐ | ______ |
| Gemeinschaftsküche möglich | ☐ | ☐ | ______ |
Benötigte Mahlzeiten pro Tag: ______
Bereich 5, Gesundheit¶
| Element | Ja | Nein | Details |
|---|---|---|---|
| Funktionsfähiges Gesundheitszentrum in der Nähe | ☐ | ☐ | ______ |
| Medizinisches Personal verfügbar | ☐ | ☐ | ______ |
| Medikamente verfügbar | ☐ | ☐ | ______ |
| Identifiziertes Epidemierisiko | ☐ | ☐ | ______ |
| Frauen/Kinder mit dringendem Behandlungsbedarf | ☐ | ☐ | Anz.: _______ |
Bereich 6, Infrastruktur¶
| Infrastruktur | Funktionsfähig | Beschädigt | Zerstört |
|---|---|---|---|
| Hauptstraße | ☐ | ☐ | ☐ |
| Brücke(n) | ☐ | ☐ | ☐ |
| Strom | ☐ | ☐ | ☐ |
| Festnetztelefon | ☐ | ☐ | ☐ |
| Mobilfunknetz | ☐ | ☐ | ☐ |
| Internet | ☐ | ☐ | ☐ |
Bereich 7, Zugang¶
Zugang zum Standort über: ☐ Straße ☐ Piste ☐ Nur zu Fuß ☐ Wasser
Zugangszeit ab dem Club: ______ Stunden
Identifizierte Hindernisse: ___________
Bereich 8, Sicherheit¶
| Element | Ja | Nein | Details |
|---|---|---|---|
| Gebiet sicher für Einsatzkräfte | ☐ | ☐ | ______ |
| Sekundärrisiken (Nachbeben, Überschwemmungen, Erdrutsche) | ☐ | ☐ | ______ |
| Präsenz von Ordnungskräften | ☐ | ☐ | ______ |
| Gemeldetes Plünderungsrisiko | ☐ | ☐ | ______ |
| Sicherer Zugang für Verteilungen | ☐ | ☐ | ______ |
Sofortige Prioritätsbedarfe (Rang 1 bis 10)¶
| Rang | Bedarf |
|---|---|
| ___ | Trinkwasser |
| ___ | Nahrung |
| ___ | Notunterkünfte / Planen |
| ___ | Medizinische Versorgung |
| ___ | Kleidung / Decken |
| ___ | Hygieneartikel |
| ___ | Evakuierung |
| ___ | Suche und Rettung |
| ___ | Psychologische Unterstützung |
| ___ | Sonstiges: ________ |
Bereits vor Ort tätige Organisationen¶
| Organisation | Art der Hilfe | Kontakt |
|---|---|---|
| ________ | ________ | ______ |
| ________ | ________ | ______ |
| ________ | ________ | ______ |
| ________ | ________ | ______ |
Beobachtungen und Fotos¶
Feldnotizen: ___________
Aufgenommene Fotos: ☐ Ja (Anzahl: _____) ☐ Nein
Unterschrift Bewertende/r 1: ___ Datum: ______
Unterschrift Bewertende/r 2: ___ Datum: ______
Formular 3, Begünstigtenregister¶
Verwendung: Jede Hilfsverteilung dokumentieren. Ein Formular pro Verteilungspunkt und Tag. Pflicht für TRF-Verwendungsnachweise.
Kopfdaten der Verteilung¶
Datum: _//_ Verteilungsort: _______
Art der verteilten Hilfe: ____________
Verteilungsverantwortliche/r: ____ Club: ______
Finanzierung: ☐ Clubmittel ☐ DRG ☐ DDRF ☐ Global Grant ☐ Direktspenden ☐ Sonstige
Begünstigtenliste¶
| Nr. | Vollständiger Name | Anz. Pers. im Haushalt | Ort / Adresse | Festgestellter Bedarf | Erhaltene Hilfe (Art + Menge) | Unterschrift oder Fingerabdruck |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 2 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 3 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 4 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 5 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 6 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 7 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 8 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 9 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 10 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 11 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 12 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 13 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 14 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 15 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 16 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 17 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 18 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 19 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 20 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 21 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 22 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 23 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 24 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 25 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
Zusammenfassung der Verteilung¶
| Element | Gesamt |
|---|---|
| Gesamtzahl der Begünstigten | ______ |
| Gesamtzahl der versorgten Haushalte | ______ |
| Gesamtmenge verteilt | ______ |
| Geschätzter Wert (USD) | ______ |
| Restbestand | ______ |
Anmerkungen: __________
Unterschrift Verantwortliche/r: __ Unterschrift Zeuge/Zeugin: ______
Formular 4, Tägliches Finanzjournal¶
Verwendung: Eigenes Kassenbuch für die Katastrophe. Ein Formular pro Tag. Doppelte Unterschrift verpflichtend für jede Ausgabe > 100 USD.
Finanzjournal, Datum: _//_¶
Club / Distrikt: ____ Schatzmeister/in: ______
Eigenes Katastrophenkonto Nr.: ________
Anfangssaldo¶
| Quelle | Betrag (USD) |
|---|---|
| Übertrag des Saldos vom Vortag | ____ |
| Zugewiesene Clubmittel | ____ |
| Erhaltener DRG | ____ |
| Erhaltener DDRF | ____ |
| Heute erhaltene Spenden | ____ |
| GESAMT VERFÜGBAR | ____ |
Ausgaben des Tages¶
| Nr. | Beschreibung | Lieferant | Betrag (USD) | Kategorie | Beleg-Nr. | Genehmigt von |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ________ | ______ | ___ | ______ | _ | ______ |
| 2 | ________ | ______ | ___ | ______ | _ | ______ |
| 3 | ________ | ______ | ___ | ______ | _ | ______ |
| 4 | ________ | ______ | ___ | ______ | _ | ______ |
| 5 | ________ | ______ | ___ | ______ | _ | ______ |
| 6 | ________ | ______ | ___ | ______ | _ | ______ |
| 7 | ________ | ______ | ___ | ______ | _ | ______ |
| 8 | ________ | ______ | ___ | ______ | _ | ______ |
| 9 | ________ | ______ | ___ | ______ | _ | ______ |
| 10 | ________ | ______ | ___ | ______ | _ | ______ |
| GESAMTAUSGABEN | ___ |
Kategorien: A = Nahrung/Wasser | B = Unterkünfte/Material | C = Transport/Logistik | D = Gesundheit/Hygiene | E = Kommunikation | F = Verwaltung | G = Sonstiges
Schlusssaldo¶
| Berechnung | Betrag (USD) |
|---|---|
| Gesamt verfügbar | ____ |
| - Gesamtausgaben | ____ |
| = Schlusssaldo | ____ |
Kumulierter Saldo seit Beginn des Einsatzes: ____ USD
Belege¶
| Art | Menge |
|---|---|
| Beigefügte Belege / Rechnungen | ______ |
| Bestellscheine | ______ |
| Fotos von Belegen (falls Originale verloren) | ______ |
Unterschrift Schatzmeister/in: ____ Unterschrift Präsident/in: _______
Formular 5, Freiwilligenanmeldung¶
Verwendung: Jede/n Freiwillige/n VOR dem Einsatz anmelden. Fähigkeiten, Verfügbarkeit und Gesundheitszustand prüfen. Dieses Register für Versicherung und Nachverfolgung aufbewahren.
Anmeldeformular für Freiwillige¶
Anmeldedatum: _//_ Club: _______
Identität¶
| Feld | Information |
|---|---|
| Vollständiger Name | _______ |
| Geburtsdatum | _//_ |
| Haupttelefon | _______ |
| Zweittelefon | _______ |
| _______ | |
| Adresse | _______ |
| Notfallkontakt (Name + Telefon) | _______ |
| Rotary-Mitglied | ☐ Ja (Club: ______) ☐ Nein |
| Rotaract / Interact | ☐ Ja ☐ Nein |
Fähigkeiten¶
| Fähigkeit | Ja | Niveau | Zertifizierung |
|---|---|---|---|
| Erste Hilfe / Basis-HLW | ☐ | ☐ Basis ☐ Fortgeschritten | Datum: ____ |
| Psychologische Unterstützung (PFA) | ☐ | ☐ Basis ☐ Fortgeschritten | Datum: ____ |
| Medizin (Pflege, Arzt/Ärztin) | ☐ | Fachrichtung: ____ | Nr.: ____ |
| Bau / Reparatur | ☐ | ☐ Basis ☐ Fortgeschritten | _____ |
| Elektrik / Sanitär | ☐ | ☐ Basis ☐ Fortgeschritten | _____ |
| Führen schwerer Fahrzeuge | ☐ | Führerschein: ____ | _____ |
| Kommunikation / Medien | ☐ | ☐ Basis ☐ Fortgeschritten | _____ |
| Logistik / Lagerverwaltung | ☐ | ☐ Basis ☐ Fortgeschritten | _____ |
| Gemeinschaftskochen | ☐ | ☐ Basis ☐ Fortgeschritten | _____ |
| Übersetzung (Sprachen: ___) | ☐ | ______ | _____ |
| Sonstiges: ________ | ☐ | ______ | _____ |
Verfügbarkeit und Einsatz¶
| Tag | Verfügbar | Uhrzeit | Einsatz / Bereich |
|---|---|---|---|
| Montag | ☐ | _: bis _: | ______ |
| Dienstag | ☐ | _: bis _: | ______ |
| Mittwoch | ☐ | _: bis _: | ______ |
| Donnerstag | ☐ | _: bis _: | ______ |
| Freitag | ☐ | _: bis _: | ______ |
| Samstag | ☐ | _: bis _: | ______ |
| Sonntag | ☐ | _: bis _: | ______ |
Mögliche Einsatzdauer: ☐ 1–3 Tage ☐ 1 Woche ☐ 2 Wochen ☐ 1 Monat+
Mobilität: ☐ Eigenes Fahrzeug ☐ Öffentliche Verkehrsmittel ☐ Transport benötigt
Gesundheit und Sicherheit¶
| Element | Antwort |
|---|---|
| Medizinische Einschränkungen | ☐ Nein ☐ Ja: _________ |
| Allergien | ☐ Nein ☐ Ja: _________ |
| Impfungen aktuell | ☐ Ja ☐ Nein ☐ Weiß nicht |
| Persönliche Versicherung für Freiwilligenarbeit | ☐ Ja ☐ Nein |
Einsatz-An-/Abmeldung vor Ort¶
| Datum | Ankunftszeit (Check-in) | Abfahrtszeit (Check-out) | Bereich / Auftrag | Unterschrift Verantwortliche/r |
|---|---|---|---|---|
| ____ | _:_ | _:_ | ______ | _____ |
| ____ | _:_ | _:_ | ______ | _____ |
| ____ | _:_ | _:_ | ______ | _____ |
| ____ | _:_ | _:_ | ______ | _____ |
| ____ | _:_ | _:_ | ______ | _____ |
| ____ | _:_ | _:_ | ______ | _____ |
| ____ | _:_ | _:_ | ______ | _____ |
Verpflichtung¶
Ich verpflichte mich: - [ ] Sicherheitsanweisungen zu beachten - [ ] Die Anweisungen des Koordinators zu befolgen - [ ] Nicht ohne Genehmigung mit den Medien zu kommunizieren - [ ] Jeden Vorfall oder jede Verletzung sofort zu melden - [ ] Die Würde der unterstützten Personen zu achten
Unterschrift: ____ Datum: _/_/_____
Konsolidiertes Freiwilligenregister (Übersichtstabelle)¶
| Nr. | Name | Hauptfähigkeit | Telefon | Verfügbarkeit | Eingesetzt am | Bereich | Check-out |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 2 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 3 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 4 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 5 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 6 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 7 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 8 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 9 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 10 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 11 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 12 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 13 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 14 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 15 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 16 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 17 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 18 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 19 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 20 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
Formular 6, Erfassung von Spenden und Sachgaben¶
Verwendung: Jede erhaltene Spende erfassen. Pflicht für Transparenz, Spendenquittungen und Dankesschreiben. Ein Formular pro Woche oder pro Kampagne.
Spendenregister, Einsatz: _______¶
Club / Distrikt: ____ Zeitraum: von /_ bis /____
Verantwortliche/r für die Erfassung: ____ Telefon: ______
| Nr. | Spender/in (Name oder Organisation) | Betrag / Beschreibung | Datum | Eingangsart | Zuweisung / Zweck | Spendenquittung ausgestellt | Dank versandt |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ________ | ____ | __ | ☐ Überweisung ☐ Scheck ☐ Bar ☐ Sachgabe | ____ | ☐ | ☐ |
| 2 | ________ | ____ | __ | ☐ Überweisung ☐ Scheck ☐ Bar ☐ Sachgabe | ____ | ☐ | ☐ |
| 3 | ________ | ____ | __ | ☐ Überweisung ☐ Scheck ☐ Bar ☐ Sachgabe | ____ | ☐ | ☐ |
| 4 | ________ | ____ | __ | ☐ Überweisung ☐ Scheck ☐ Bar ☐ Sachgabe | ____ | ☐ | ☐ |
| 5 | ________ | ____ | __ | ☐ Überweisung ☐ Scheck ☐ Bar ☐ Sachgabe | ____ | ☐ | ☐ |
| 6 | ________ | ____ | __ | ☐ Überweisung ☐ Scheck ☐ Bar ☐ Sachgabe | ____ | ☐ | ☐ |
| 7 | ________ | ____ | __ | ☐ Überweisung ☐ Scheck ☐ Bar ☐ Sachgabe | ____ | ☐ | ☐ |
| 8 | ________ | ____ | __ | ☐ Überweisung ☐ Scheck ☐ Bar ☐ Sachgabe | ____ | ☐ | ☐ |
| 9 | ________ | ____ | __ | ☐ Überweisung ☐ Scheck ☐ Bar ☐ Sachgabe | ____ | ☐ | ☐ |
| 10 | ________ | ____ | __ | ☐ Überweisung ☐ Scheck ☐ Bar ☐ Sachgabe | ____ | ☐ | ☐ |
| 11 | ________ | ____ | __ | ☐ Überweisung ☐ Scheck ☐ Bar ☐ Sachgabe | ____ | ☐ | ☐ |
| 12 | ________ | ____ | __ | ☐ Überweisung ☐ Scheck ☐ Bar ☐ Sachgabe | ____ | ☐ | ☐ |
| 13 | ________ | ____ | __ | ☐ Überweisung ☐ Scheck ☐ Bar ☐ Sachgabe | ____ | ☐ | ☐ |
| 14 | ________ | ____ | __ | ☐ Überweisung ☐ Scheck ☐ Bar ☐ Sachgabe | ____ | ☐ | ☐ |
| 15 | ________ | ____ | __ | ☐ Überweisung ☐ Scheck ☐ Bar ☐ Sachgabe | ____ | ☐ | ☐ |
Summen¶
| Kategorie | Gesamt |
|---|---|
| Geldspenden gesamt (USD) | ____ |
| Sachspenden gesamt (geschätzter Wert USD) | ____ |
| Gesamtsumme | ____ |
| Anzahl ausgestellter Spendenquittungen | ____ |
| Anzahl versandter Danksagungen | ____ |
Formular 7, Presse- und Social-Media-Mitteilungen¶
Goldene Regel: EIN benannter Sprecher / eine benannte Sprecherin. Jede Mitteilung wird vor der Veröffentlichung vom Präsidenten / von der Präsidentin oder vom DG freigegeben.
7.1 Vorlage Pressemitteilung¶
PRESSEMITTEILUNG
[Rotary-Logo]
Zur sofortigen Veröffentlichung
Datum: ____/____/________
Pressekontakt:
Name: ________________________________
Telefon: ________________________________
E-Mail: ________________________________
------------------------------------------------------
[SCHLAGZEILE — Klare Handlung, maximal 10 Wörter]
Beispiel: Rotary Club [Stadt] mobilisiert [X] Freiwillige
nach [Art der Katastrophe]
------------------------------------------------------
[Stadt], [Datum] — Der Rotary Club [Name] / Distrikt
[Nummer] von Rotary mobilisiert nach [kurze Beschreibung
der Katastrophe], die [Gebiet] am [Datum] getroffen hat.
ABSATZ 1 — Die Fakten:
[Lage beschreiben: Zahl der betroffenen Personen, Schäden,
Kontext]
ABSATZ 2 — Rotarys Maßnahme:
[Konkret beschreiben, was Rotary tut: Zahl der
Freiwilligen, Art der Hilfe, eingesetzte Beträge, Partnerschaften]
ABSATZ 3 — Zitat:
„[Zitat des Clubpräsidenten oder des Distrikt-Governors]",
sagt [Name], [Funktion].
ABSATZ 4 — Wie man helfen kann:
Wer beitragen möchte, kann:
- Spenden: [Link oder Bankverbindung]
- Sich freiwillig melden: [Kontakt]
- Entwicklungen verfolgen: [Facebook-Seite / Website]
ABSATZ 5 — Über Rotary:
Rotary vereint [X] Mitglieder in [X] Clubs weltweit.
[1–2 Sätze zur Mission von Rotary und zur Katastrophen-
hilfe].
------------------------------------------------------
ENDE DER MITTEILUNG
Hochauflösende Fotos auf Anfrage verfügbar.
7.2 Vorlagen für Social Media¶
Erster Beitrag (0–6 Stunden)¶
ALARM — [Art der Katastrophe] in [Ort]
Der Rotary Club [Name] aktiviert seine Notfallhilfe.
Unsere Teams sind im Einsatz, um den Bedarf zu
bewerten und Erste Hilfe zu leisten.
Weitere Informationen folgen.
#Rotary #[Stadt] #DisasterResponse #PeopleOfAction
Mobilisierungsbeitrag (6–24 Stunden)¶
UPDATE — Reaktion auf [Katastrophe] in [Ort]
Unsere Teams haben bereits:
- [Maßnahme 1 — z. B. 200 Hygienesets verteilt]
- [Maßnahme 2 — z. B. 2 Unterkunftszentren eröffnet]
- [Maßnahme 3 — z. B. 45 Freiwillige mobilisiert]
[X] Familien haben Nothilfe erhalten.
Finanziell helfen: [Spendenlink]
Freiwillig melden: [Kontakt]
#Rotary #PeopleOfAction #DisasterRelief
Dankesbeitrag (nach dem Einsatz)¶
DANKE — Bilanz unserer Reaktion auf [Katastrophe]
In [X] Tagen, dank EUCH:
- [X] Familien geholfen
- [X] Freiwillige mobilisiert
- [X] USD gesammelt und verteilt
- [X] Sets verteilt
Dank an unsere Partner: [Liste]
Dank an alle Spenderinnen, Spender und Freiwilligen.
Rotary unterstützt weiterhin den Wiederaufbau.
#Rotary #PeopleOfAction #ThankYou
Formular 8, Partnerschaftsvereinbarung mit NRO (MOU)¶
Verwendung: Jede Partnerschaft mit einer NRO formalisieren, die 2 Wochen oder 5.000 USD überschreitet. Pflicht für Global Grants.
PARTNERSCHAFTSVEREINBARUNG
ZUR KATASTROPHENHILFE
------------------------------------------------------
ZWISCHEN:
Dem [Rotary Club _________ / Distrikt _________ von Rotary]
Vertreten durch: _________________________________________
Funktion: _______________________________________________
Adresse: ________________________________________________
Telefon: __________________ E-Mail: __________________________
Nachfolgend „Rotary" genannt
UND:
[Name der NRO / Partnerorganisation]
Vertreten durch: _________________________________________
Funktion: _______________________________________________
Adresse: ________________________________________________
Telefon: __________________ E-Mail: __________________________
Nachfolgend „der Partner" genannt
------------------------------------------------------
ARTIKEL 1 — GEGENSTAND
Diese Vereinbarung regelt die Bedingungen der
Zusammenarbeit zwischen Rotary und dem Partner für die
Reaktion auf:
Art der Katastrophe: ____________________________________
Geografisches Gebiet: ______________________________________
Zielbevölkerung: ________________________________________
Beginndatum: ____/____/________
Voraussichtliche Dauer: ___________________________________________
------------------------------------------------------
ARTIKEL 2 — VERPFLICHTUNGEN VON ROTARY
Rotary verpflichtet sich:
☐ Finanzierung in Höhe von ____________ USD bereitzustellen
☐ ____________ Freiwillige zu mobilisieren
☐ Ausrüstung bereitzustellen: ___________________________________
☐ Die Koordination mit Distrikt / Zone zu gewährleisten
☐ Die von TRF geforderten Verwendungsnachweise zu erstellen
☐ Sonstiges: _________________________________________________
------------------------------------------------------
ARTIKEL 3 — VERPFLICHTUNGEN DES PARTNERS
Der Partner verpflichtet sich:
☐ ____________ qualifizierte Kräfte einzusetzen
☐ Fachexpertise bereitzustellen in: _________________________
☐ Die Logistik zu gewährleisten für: ________________________________
☐ Tätigkeitsberichte vorzulegen: ☐ Wöchentlich ☐ Monatlich
☐ Humanitäre Standards einzuhalten (Sphere, CHS)
☐ Rotary in seiner Kommunikation zu erwähnen
☐ Finanzielle Belege bereitzustellen
☐ Sonstiges: _________________________________________________
------------------------------------------------------
ARTIKEL 4 — BUDGET UND FINANZIERUNG
Gesamtbudget des Einsatzes: ____________ USD
| Posten | Rotary (USD) | Partner (USD) | Andere (USD) |
|---|---|---|---|
| Personal | ____ | ____ | ____ |
| Material / Ausrüstung | ____ | ____ | ____ |
| Transport / Logistik | ____ | ____ | ____ |
| Nahrung / Wasser | ____ | ____ | ____ |
| Unterkunft | ____ | ____ | ____ |
| Verwaltung | ____ | ____ | ____ |
| Sonstiges | ____ | ____ | ____ |
| GESAMT | ____ | ____ | ____ |
Zahlungsbedingungen:
☐ In einer Zahlung bei Unterzeichnung
☐ In _____ Raten: _____________________________________
☐ Gegen Vorlage von Rechnungen
☐ Sonstiges: _________________________________________________
------------------------------------------------------
ARTIKEL 5 — KOORDINATION
Koordinationssitzungen: ☐ Täglich ☐ Wöchentlich
☐ Zweimonatlich
Rotary-Ansprechpartner/in: _________________ Telefon: _________________
Partner-Ansprechpartner/in: ______________ Telefon: _________________
Fortschrittsberichte: ☐ Wöchentlich ☐ Monatlich
------------------------------------------------------
ARTIKEL 6 — KOMMUNIKATION UND SICHTBARKEIT
- Jede öffentliche Kommunikation nennt beide Parteien.
- Das Rotary-Logo wird gemäß dem RI-Markenleitfaden verwendet.
- Der Partner wirbt nicht im Namen von Rotary um Spenden.
- Fotos von Begünstigten achten deren Würde und
Einwilligung.
------------------------------------------------------
ARTIKEL 7 — DAUER UND BEENDIGUNG
Dauer: von ____/____/________ bis ____/____/________
Verlängerung: ☐ Automatisch ☐ Im gegenseitigen Einvernehmen ☐ Nein
Vorzeitige Beendigung: durch jede Partei möglich mit
_______ Tagen Frist, durch schriftliche Mitteilung.
Im Fall der Beendigung gibt der Partner ungenutzte
Mittel innerhalb von _______ Tagen zurück.
------------------------------------------------------
ARTIKEL 8 — BERICHTE UND VERWENDUNGSNACHWEIS
Der Partner stellt Rotary zur Verfügung:
☐ Zwischenbericht spätestens am ____/____/________
☐ Abschlussbericht spätestens am ____/____/________
☐ Belege (Quittungen, Rechnungen, Fotos)
☐ Begünstigtenliste (bei Bedarf anonymisiert)
☐ Wirkungsbewertung
------------------------------------------------------
ARTIKEL 9 — STREITIGKEITEN
Jede Streitigkeit wird durch gütliche Einigung beigelegt.
Andernfalls werden die zuständigen Gerichte von __________________
angerufen.
------------------------------------------------------
Ausgefertigt in zwei Exemplaren in ________________, am ____/____/________
Für Rotary: Für den Partner:
Name: ____________________ Name: ____________________
Funktion: ________________ Funktion: ________________
Unterschrift: Unterschrift:
Zeuge/Zeugin: Zeuge/Zeugin:
Name: ____________________ Name: ____________________
Unterschrift: Unterschrift:
Formular 9, Nachbesprechung (After-Action Review, AAR)¶
Verwendung: Strukturierte Nachbesprechung nach jedem Einsatz. Pflicht. Empfohlene Dauer: 2–3 Stunden. Alle Teilnehmenden eingeladen.
Nachbesprechung, Einsatz: _________¶
Datum der Nachbesprechung: _//_
Moderation: ____ Protokoll: ____
Teilnehmende:
| Nr. | Name | Rolle im Einsatz |
|---|---|---|
| 1 | ________ | ________ |
| 2 | ________ | ________ |
| 3 | ________ | ________ |
| 4 | ________ | ________ |
| 5 | ________ | ________ |
| 6 | ________ | ________ |
| 7 | ________ | ________ |
| 8 | ________ | ________ |
Abschnitt A, Zeitachse des Einsatzes¶
| Datum/Uhrzeit | Ereignis / Entscheidung | Durch wen |
|---|---|---|
| ____ | _______ | ______ |
| ____ | _______ | ______ |
| ____ | _______ | ______ |
| ____ | _______ | ______ |
| ____ | _______ | ______ |
| ____ | _______ | ______ |
| ____ | _______ | ______ |
| ____ | _______ | ______ |
| ____ | _______ | ______ |
| ____ | _______ | ______ |
Abschnitt B, Zusammenfassung des Einsatzes¶
| Element | Detail |
|---|---|
| Art der Katastrophe | _______ |
| Datum der Katastrophe | _//_ |
| Datum der Rotary-Aktivierung | _//_ |
| Abschlussdatum | _//_ |
| Gesamtdauer des Einsatzes | _ Tage |
| Geografisches Gebiet | _______ |
| Aktivierungsstufe | ☐ Club ☐ DCA-3 ☐ DCA-2 ☐ DCA-1 |
Abschnitt C, Ergebnisse¶
| Indikator | Anfangsziel | Tatsächliches Ergebnis |
|---|---|---|
| Geholfene Personen | ______ | ______ |
| Versorgte Haushalte | ______ | ______ |
| Mobilisierte Freiwillige | ______ | ______ |
| Freiwilligenstunden | ______ | ______ |
| Ausgegebenes Gesamtbudget (USD) | ______ | ______ |
| Verteilte Sets | ______ | ______ |
| Servierte Mahlzeiten | ______ | ______ |
| Bereitgestellte Unterkünfte | ______ | ______ |
Abschnitt D, Finanzierung¶
| Quelle | Erhaltener Betrag (USD) | Ausgegebener Betrag (USD) | Saldo (USD) |
|---|---|---|---|
| Clubmittel | ______ | ______ | ______ |
| DRG | ______ | ______ | ______ |
| DDRF | ______ | ______ | ______ |
| Global Grant | ______ | ______ | ______ |
| Direktspenden | ______ | ______ | ______ |
| Zonenfonds | ______ | ______ | ______ |
| Sonstige | ______ | ______ | ______ |
| GESAMT | ______ | ______ | ______ |
Abschnitt E, Was gut funktioniert hat¶
| Nr. | Element | Detail / Beispiel |
|---|---|---|
| 1 | ________ | _______ |
| 2 | ________ | _______ |
| 3 | ________ | _______ |
| 4 | ________ | _______ |
| 5 | ________ | _______ |
Abschnitt F, Was nicht funktioniert hat / verbessert werden muss¶
| Nr. | Festgestelltes Problem | Auswirkung | Empfohlene Korrekturmaßnahme | Verantwortlich |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ______ | ☐ Kritisch ☐ Mäßig ☐ Gering | ______ | ____ |
| 2 | ______ | ☐ Kritisch ☐ Mäßig ☐ Gering | ______ | ____ |
| 3 | ______ | ☐ Kritisch ☐ Mäßig ☐ Gering | ______ | ____ |
| 4 | ______ | ☐ Kritisch ☐ Mäßig ☐ Gering | ______ | ____ |
| 5 | ______ | ☐ Kritisch ☐ Mäßig ☐ Gering | ______ | ____ |
Abschnitt G, Empfehlungen¶
| Nr. | Empfehlung | Priorität | Frist | Verantwortlich |
|---|---|---|---|---|
| 1 | _________ | ☐ Hoch ☐ Mittel ☐ Gering | ____ | ____ |
| 2 | _________ | ☐ Hoch ☐ Mittel ☐ Gering | ____ | ____ |
| 3 | _________ | ☐ Hoch ☐ Mittel ☐ Gering | ____ | ____ |
| 4 | _________ | ☐ Hoch ☐ Mittel ☐ Gering | ____ | ____ |
| 5 | _________ | ☐ Hoch ☐ Mittel ☐ Gering | ____ | ____ |
Abschnitt H, Psychologische Unterstützung nach dem Einsatz¶
| Element | Ja | Nein | Details |
|---|---|---|---|
| Anzeichen von Stress / Erschöpfung bei Freiwilligen festgestellt | ☐ | ☐ | _____ |
| Psychologische Nachbesprechung organisiert | ☐ | ☐ | Datum: ____ |
| Verweis an professionelle Unterstützung bei Bedarf | ☐ | ☐ | _____ |
| Nachverfolgung nach 1 Monat geplant | ☐ | ☐ | Datum: ____ |
Dieser Bericht wird archiviert und übermittelt an: - [ ] Distrikt (DRO) - [ ] Zone (bei DCA-2/3) - [ ] DNA-RAG (falls aktiviert) - [ ] TRF (mit Verwendungsnachweis)
Unterschrift Moderation: ___ Datum: _//__
Formular 10, Entscheidungsbaum Finanzierung¶
Verwendung: Wenn eine Katastrophe eintritt, folgen Sie diesem Baum, um zu bestimmen, welcher Finanzierungsmechanismus in welcher Reihenfolge aktiviert werden soll.
KATASTROPHE TRITT EIN
|
v
Verfügt der Club über eigene Mittel?
|-- JA --> Sofort einsetzen (keine Genehmigung nötig)
| Empfohlenes Höchstbudget: 2.000–5.000 USD
| |
| v
| Ausreichend?
| |-- JA --> Mit Clubmitteln fortfahren + zur Nachbesprechung
| '-- NEIN --> v
|
'-- NEIN --> v
Verfügt der Distrikt über einen DDRF (District Disaster Relief Fund)?
|-- JA --> Der DG genehmigt eine sofortige Auszahlung
| Typischer Betrag: 5.000–15.000 USD
| Vorlaufzeit: einige Stunden
| |
| v
| Ausreichend?
| |-- JA --> Fortfahren + an Distrikt berichten
| '-- NEIN --> v
|
'-- NEIN --> v
Einen DRG (Disaster Response Grant) bei TRF beantragen
|-- Betrag: bis zu 25.000 USD
|-- Bedingung: Distrikt von TRF qualifiziert
|-- Genehmigungsfrist: 2–4 Wochen (24–48 h vor Eintreffen bei benannten Stürmen)
|-- Einreichung über MyRotary (DG + DRFC)
| |
| v
| Ausreichend?
| |-- JA --> Durchführen + Verwendungsnachweis innerhalb von 12 Monaten
| '-- NEIN --> v
|
v
Verfügt die Zone über einen Zone Disaster Response Fund?
|-- JA --> Eine Aufstockung bei der Zone beantragen
| Typischer Betrag: 10.000–50.000 USD
| |
| v
| Ausreichend?
| |-- JA --> Durchführen + an Zone berichten
| '-- NEIN --> v
|
'-- NEIN --> v
Einen TRF Global Grant einrichten
|-- Betrag: 30.000 bis 400.000 USD
|-- Erfordert: Distrikt-DDF + internationalen Partner
|-- Vorlaufzeit: 3–6 Monate (Planung bis Wiederherstellung)
|-- Ideal für: Wiederaufbau, WASH, Schulung
|
v
Lassen sie sich kombinieren?
|-- JA — Mechanismen sind KOMBINIERBAR:
| |-- DRG + DDRF + Clubmittel = Sofortreaktion
| |-- Global Grant = mittelfristige Wiederherstellung
| |-- Zonenfonds = distriktübergreifende Koordination
| '-- DNA-RAG-Fonds = technische Expertise
|
v
ACHTUNG — Regeln zur Nicht-Kombination:
|-- Ein DRG finanziert NICHT dieselben Ausgaben wie ein Global Grant
|-- Für einen Global Grant genutzter DDF kann nicht für einen DRG verwendet werden
|-- Clubmittel erfordern KEINEN TRF-Verwendungsnachweis
'-- Jede TRF-Finanzierung (DRG + Global Grant) erfordert einen Bericht
Übersichtstabelle der Mechanismen¶
| Mechanismus | Betrag | Vorlaufzeit | Wer entscheidet | Verwendungsnachweis |
|---|---|---|---|---|
| Clubmittel | 1.000–5.000 USD | Sofort | Präsident/in | Nein (intern) |
| DDRF | 5.000–15.000 USD | Stunden | DG | Distriktbericht |
| DRG | Bis zu 25.000 USD | 2–4 Wochen (24–48 h vor Eintreffen) | TRF | Ja (12 Monate) |
| Zonenfonds | 10.000–50.000 USD | Tage | Zonendirektor/in | Zonenbericht |
| Global Grant | 30.000–400.000 USD | 3–6 Monate | TRF | Ja (verpflichtend) |
| DNA-RAG-Fonds | Variabel | Tage | DNA-RAG-Vorsitz | RAG-Bericht |
| TRF-Zentralfonds | Variabel | Wochen | TRF-Treuhänder | Ja |
Schnellreferenz, welche Finanzierung zu welchem Zeitpunkt¶
Diese Schnellreferenz verdichtet den vollständigen Entscheidungsbaum auf ein einziges Blatt, zum Fotokopieren und Einstecken in die Notfallausrüstung des Clubs. Sie beantwortet eine operative Frage: Bei H+12, bei T+5, bei T+30, bei M+6, welcher der sieben Mechanismen soll aktiviert werden?
Nach Reaktionsphase¶
| Phase | Zeit seit Ereignis | Zu aktivierende Mechanismen | Sofortige Maßnahme des Clubs |
|---|---|---|---|
| Sofortige Notlage | 0–72 h | Clubmittel + DDRF + DRG (in Vorbereitung) | Erste Ausgaben aus eigenen Mitteln tätigen. Den DG bitten, den DDRF zu aktivieren. Die Feldbewertung für den DRG vorbereiten. |
| Stabilisierung | 1–4 Wochen | Genehmigter DRG + Zonenfonds + DNA-RAG-Fonds | Gemeinschaftsküche, strukturierte Verteilungen, Freiwilligenrotationen starten. Jede Ausgabe für den vorläufigen DRG-Bericht (T+45) dokumentieren. |
| Kurzfristige Wiederherstellung | 1–6 Monate | DRG-Restbetrag + Global Grant in Vorbereitung + NRO-Partnerschaften | Dauerhafte Bedarfe ermitteln (Wasser, Schulen, Gesundheit). Den internationalen Partnerclub über Club Finder oder DNA-RAG finden. |
| Wiederaufbau | 6–24 Monate | Global Grant + Packaged Grants + TRF-Zentralfonds | Das Projekt über die Zeit steuern. Zwischenbericht bei M+6, Abschlussbericht beim Abschluss. |
Nach Art der Notlage¶
| Typische Situation | Erster Reflex | Zentraler Mechanismus | Warum |
|---|---|---|---|
| Lokal begrenzte Katastrophe, Club handelt allein | Eigene Mittel + Sonderbeiträge | Clubmittel | DCA-3, keine Eskalation zum Distrikt erforderlich |
| Regionale Katastrophe, mehrere Clubs betroffen | DDRF-Aktivierung durch den DG | DDRF + DRG | DCA-2, der Distrikt koordiniert |
| Schwere Katastrophe, mehrere Distrikte | DG + RI + DNA-RAG in Koordination | DRG + DNA-RAG-Fonds + Zonenfonds | DCA-1, internationale Mobilisierung |
| Benannter Zyklon im Anflug | Präventive DRG-Einreichung | DRG (24–48 h vor Eintreffen) | Der einzige Fall, in dem der DRG in Stunden statt Wochen bearbeitet wird |
| Wiederaufbau nach Katastrophe | Global-Grant-Aufbau bei T+30 | Global Grant | Der DRG ist beendet, Zeit für die lange Frist |
Drei Regeln, die man nie vergessen darf¶
- Der DDRF ist sofort, der DRG dauert Wochen. Warten Sie nicht auf den DRG, um erste Ausgaben zu tätigen. Der DDRF, die Clubmittel und spontane Spenden decken die ersten 72 Stunden.
- Der vorläufige Bericht bei T+45 bestimmt alles Weitere. Ohne diesen Bericht wird der DRG-Restbetrag eingefroren und die TRF-Qualifikation des Distrikts infrage gestellt. Nicht ein Club, nicht ein Distrikt: das gesamte Netzwerk Ihres Distrikts verliert den Zugang zu Zuschüssen.
- Der DRG finanziert keine direkten Barzahlungen an Opfer. Wasser, Unterkunft, Sets, Nahrung: ja. Bargeld: nein, außer in genehmigten Ausnahmefällen. Dies ist die häufigste Falle in den ersten Stunden, wenn ein großzügiger Rotarier versucht ist, Geldscheine zu verteilen.
Kontakte, die man griffbereit halten sollte¶
| Wer | Warum | Wann |
|---|---|---|
| DG (Distrikt-Governor) | Aktiviert den DCA und gibt den DDRF frei | H+0 bis H+6 |
| DRO (Distrikt-Katastrophenbeauftragte/r) | Operative Koordination zwischen Clubs | H+0 bis T+30 |
| DRFC (Distrikt-Foundation-Vorsitz) | Reicht den DRG ein und zeichnet den Global Grant mit | T+1 bis T+10 |
| DNA-RAG-Zonenvertreter/in | Technische Expertise und internationale Koordination | DCA-2 und DCA-1 |
| Lokale/r ShelterBox-Verantwortliche/r | Falls Notunterkünfte erforderlich sind | DCA-2 und DCA-1 |
Tipp. Drucken Sie diese drei Tabellen aus und kleben Sie sie auf die Innenseite des Deckels der Notfallausrüstung des Clubs. Bei H+0 ist dies die Seite, die der Katastrophenkoordinator zuerst aufschlägt.
Anhang A, Einsatzformulare, Rotary Club Katastrophenhilfe-Handbuch