अध्याय 24, प्रलेखन और रिपोर्टिंग¶

यह कार्रवाई जितना ही क्यों मायने रखता है¶

आपने अभी-अभी दो सप्ताह जल वितरित करने, परिवारों को आश्रय देने और स्वयंसेवकों का समन्वय करने में बिताए हैं। आप थके हुए हैं। आप जो आख़िरी चीज़ करना चाहते हैं वह है फ़ॉर्म भरना।

फिर भी प्रलेखन के लिए यह सबसे महत्वपूर्ण क्षण है। यदि आप अभी प्रलेखन नहीं करते, तो तीन चीज़ें होती हैं: 1. आपका जिला अपनी TRF अर्हता खो देता है और किसी के लिए भी अनुदान प्राप्त नहीं कर पाएगा। 2. आपके दानदाता कभी नहीं जान पाएँगे कि उनके पैसे ने क्या किया, और फिर दान नहीं देंगे। 3. सीखे गए पाठ प्रतिभागियों की स्मृति के साथ लुप्त हो जाते हैं।

प्रलेखन कोई प्रशासनिक बोझ नहीं है। यह इस बात की गारंटी है कि आपका अगला DRG अनुमोदित होगा, आपके अगले दानदाता आप पर भरोसा करेंगे, और अगला प्रभावित क्लब आपके अनुभव से लाभ उठाएगा।

यदि आपने DRG प्राप्त किया है तो अनिवार्य रिपोर्ट¶

यदि आपके जिले ने TRF से आपदा प्रतिक्रिया अनुदान प्राप्त किया और आपके क्लब ने निधियों का पूरा या कुछ हिस्सा उपयोग किया, तो रिपोर्ट देना अनिवार्य है। Terms & Conditions TRF की आधिकारिक आवश्यकता: निधि प्राप्ति के बाद कम से कम प्रत्येक 12 महीने में एक प्रगति रिपोर्ट, और समापन के 2 महीने के भीतर एक अंतिम रिपोर्ट। यह गाइड इसके अतिरिक्त एक अधिक सघन आंतरिक लय की सिफ़ारिश करता है — J+45, 6 महीने, समापन। इन समय-सीमाओं को चूकना तुरंत पूरे जिले के लिए, केवल आपके क्लब के लिए नहीं, किसी भी भविष्य के अनुदान को अवरुद्ध कर देता है।

3 संरक्षकता रिपोर्ट¶

J+45 पर आंतरिक पड़ाव (इस गाइड द्वारा अनुशंसित आंतरिक लय)¶

आवश्यक तत्व	विवरण
प्राप्ति की पुष्टि	प्राप्त राशि, प्राप्ति तिथि, खाता संख्या
पहले व्यय	रसीदों के साथ हुए व्यय की सूची
अद्यतन कार्यान्वयन योजना	प्रारंभिक योजना की तुलना में समायोजन (यदि आवश्यक हो)
प्रारंभिक लाभार्थी	सहायता प्राप्त लोगों की संख्या, प्रोफ़ाइल (परिवार, बच्चे, वृद्ध)
सामने आई कठिनाइयाँ	बाधाओं और विचारित समाधानों का ईमानदार वर्णन

आपका क्लब DRFC के लिए क्या तैयार करता है: - रसीदों के स्कैन/फ़ोटो के साथ अद्यतन व्यय तालिका - की गई कार्रवाइयों की 5-10 फ़ोटो (कैप्शन सहित: क्या, कहाँ, कब) - श्रेणीवार लाभार्थियों की संख्या - प्रारंभिक कठिनाइयों पर 10-पंक्ति नोट

TRF प्रगति रिपोर्ट, प्राप्ति के अधिकतम 12 महीने बाद (अनुशंसित: 6 महीने से ही)¶

आवश्यक तत्व	विवरण
संचयी व्यय	बजट पंक्ति के अनुसार विभाजन, योजना बनाम वास्तविक तुलना
मध्यावधि लाभार्थी	अद्यतन आँकड़े + फ़ोटो
परियोजना प्रगति	प्रारंभिक योजना की तुलना में स्थिति
रसीदें और समर्थक दस्तावेज़	अब तक के 100% व्यय का औचित्य
बजट समायोजन	अनुमोदित बजट में कोई भी परिवर्तन TRF से पूर्व-अनुमोदन आवश्यक करता है

आपका क्लब DRFC के लिए क्या तैयार करता है: - पूर्ण वित्तीय तालिका (राजस्व, पंक्तिवार व्यय, शेष) - सभी मूल रसीदें (उच्च-रिज़ॉल्यूशन स्कैन) - यदि प्रासंगिक हो तो पहले/बाद की फ़ोटो - लाभार्थी सूची (आवश्यक होने पर अनामकृत, परंतु सटीक गणना के साथ) - आवश्यक समायोजनों पर नोट

TRF अंतिम रिपोर्ट, समापन के 2 महीने के भीतर¶

आवश्यक तत्व	विवरण
पूर्ण वित्तीय विवरण	100% व्यय का औचित्य। बिना रसीद के एक भी पैसा नहीं।
पूर्ण लाभार्थी सूची	यदि संभव हो तो हस्ताक्षरों के साथ
प्रभाव मूल्यांकन	परिमाणात्मक (कितने लोग, कितने किट, कितने लीटर) और गुणात्मक (प्रशंसापत्र, प्रेक्षित परिवर्तन)
पहले/बाद की फ़ोटो	परिवर्तन का प्रलेखन करने वाली न्यूनतम 10 फ़ोटो
प्रशंसापत्र	3-5 लाभार्थी प्रशंसापत्र
सीखे गए पाठ	क्या काम आया, क्या सुधारा जा सकता है
निधियों की वापसी	यदि कोई निधि उपयोग नहीं हुई है, तो उसे TRF को लौटाना होगा

आपका क्लब DRFC के लिए क्या तैयार करता है: - रसीद सूचकांक के साथ पूर्ण वित्तीय फ़ाइल - कालानुक्रमिक रूप से व्यवस्थित फ़ोटो फ़ाइल - लिखित प्रशंसापत्र (व्यक्तियों की सहमति के साथ) - प्रभाव मूल्यांकन नोट (1-2 पृष्ठ) - सीखे गए पाठों की सूची

अननुपालन के परिणाम¶

उल्लंघन	तत्काल परिणाम	दीर्घकालिक परिणाम
D+45 पर प्रारंभिक रिपोर्ट प्रस्तुत न करना	TRF चेतावनी, अनुस्मारक	शेष निधियों पर रोक
M+6 पर अंतरिम रिपोर्ट प्रस्तुत न करना	सभी निधियों पर रोक	जिला अर्हता की हानि
अंतिम रिपोर्ट प्रस्तुत न करना	सभी भविष्य के जिला अनुदानों पर रोक	निधियों की वापसी की माँग
अन्यायोचित व्यय	अतिरिक्त समर्थक दस्तावेज़ों का अनुरोध	वापसी आवश्यक
निधियों का उनके उद्देश्य से विचलन	तत्काल निलंबन	संभावित अभियोजन

यह सैद्धांतिक नहीं है। जिलों ने अपनी TRF अर्हता, और इसलिए सभी अनुदानों तक पहुँच, खो दी है, क्योंकि किसी क्लब ने अपनी अंतिम रिपोर्ट प्रस्तुत नहीं की। इस कदम को छोड़ने की प्रक्रियागत लागत मूर्त है, प्रतीकात्मक नहीं।

प्रत्यक्ष दान के लिए रिपोर्ट (अनुदानों के बाहर)¶

यदि आपके क्लब ने व्यक्तियों, व्यवसायों या अन्य क्लबों से प्रत्यक्ष दान प्राप्त किया (TRF के माध्यम से गए बिना), तो आपका TRF के प्रति कोई कानूनी दायित्व नहीं है। परंतु आपके दानदाताओं के प्रति आपका एक नैतिक और व्यावहारिक दायित्व है।

आपको क्या प्रदान करना चाहिए¶

क्रिया	समय-सीमा	विषय-वस्तु
प्राप्ति की सूचना	दान के 48 घंटे बाद	राशि की पुष्टि, धन्यवाद, उपयोग की प्रतिबद्धता
दानदाताओं को वित्तीय रिपोर्ट	संचालन समाप्ति के 30 दिन बाद	प्राप्त प्रत्येक डॉलर का उपयोग: राजस्व/व्यय तालिका
व्यक्तिगत धन्यवाद पत्र	वित्तीय रिपोर्ट के साथ	500 USD से अधिक के दानदाताओं के लिए व्यक्तिगत
प्रभाव रिपोर्ट	समाप्ति के 60 दिन बाद	लाभार्थियों की संख्या, की गई कार्रवाइयाँ, फ़ोटो (सहमति के साथ)
कर रसीद	स्थानीय कानून के तहत लागू होने पर	राशि, तिथि, दानदाता पहचान, क्लब कर संख्या

दानदाताओं के लिए वित्तीय रिपोर्ट टेम्पलेट¶

वित्तीय रिपोर्ट — संचालन [नाम]
Rotary Club of [शहर]
अवधि: ___/___/______ से ___/___/______ तक

राजस्व
─────────────────────────────────────────
व्यक्तिगत दान                        _____ USD
कॉर्पोरेट दान                        _____ USD
अन्य रोटरी क्लबों से दान             _____ USD
क्लब की अपनी निधियाँ                 _____ USD
DRG TRF                             _____ USD
जिला DDRF                           _____ USD
अन्य                                _____ USD
─────────────────────────────────────────
कुल राजस्व                          _____ USD

व्यय
─────────────────────────────────────────
पेयजल                               _____ USD
भोजन                                _____ USD
अस्थायी आश्रय                        _____ USD
साफ़-सफ़ाई की वस्तुएँ                  _____ USD
दवाएँ                                _____ USD
परिवहन और रसद                       _____ USD
संचार                               _____ USD
अन्य (विवरण)                        _____ USD
─────────────────────────────────────────
कुल व्यय                            _____ USD

शेष                                 _____ USD
शेष का आवंटन: ________________________________

लाभार्थी
─────────────────────────────────────────
प्रत्यक्ष सहायता प्राप्त लोग           _____
सेवा प्राप्त परिवार                   _____
वितरित भोजन                          _____
वितरित किट                           _____
─────────────────────────────────────────

सटीक रूप से प्रमाणित:
क्लब अध्यक्ष: _________________ तिथि: ___/___/______
कोषाध्यक्ष: ________________________ तिथि: ___/___/______

Service Project Center: अपनी कार्रवाई को दृश्यमान बनाना¶

Service Project Center (spc.rotary.org) क्लब परियोजनाओं के प्रलेखन और साझाकरण के लिए RI का वैश्विक प्लेटफ़ॉर्म है; यह अगस्त 2024 से Rotary Showcase का स्थान लेता है। प्रत्येक प्रतिक्रिया या पुनर्प्राप्ति परियोजना वहाँ प्रकट होनी चाहिए।

क्यों¶

वैश्विक दृश्यता: दुनिया भर के अन्य क्लब आपकी परियोजना देखेंगे और उससे प्रेरणा ले सकते हैं
भविष्य के अनुदानों के लिए संदर्भ: जब आप किसी वैश्विक अनुदान के लिए आवेदन करते हैं, तो TRF देखेगा कि आपके पास प्रलेखित परियोजनाओं का इतिहास है
विश्वसनीयता: दानदाता, भागीदार और मीडिया सत्यापित कर सकते हैं कि रोटरी क्या करता है
संस्थागत स्मृति: जब अध्यक्ष बदलता है, तब भी परियोजना प्रलेखित बनी रहती है

कैसे¶

my.rotary.org पर लॉग इन करें
Projects → Service Project Center पर जाएँ (spc.rotary.org)
Add a Project पर क्लिक करें
फ़ील्ड भरें:
परियोजना का नाम
विवरण (200-500 शब्द)
रोटरी केंद्रीय क्षेत्र
भौगोलिक क्षेत्र
लाभार्थियों की संख्या
कुल राशि
भागीदार
फ़ोटो (न्यूनतम 3, अधिकतम 10)
सीखे गए पाठ
प्रकाशित करें

कब: जैसे ही परियोजना बंद हो, या लंबी परियोजनाओं के लिए प्रत्येक प्रमुख पड़ाव पर।

वित्तीय जवाबदेही: स्वर्णिम नियम¶

संपूर्ण अनुरेखणीयता¶

प्राप्त प्रत्येक डॉलर और ख़र्च किए गए प्रत्येक डॉलर का पता लगाना संभव होना चाहिए। कोई अनुमान नहीं, कोई "विविध शुल्क" नहीं, बिना रसीद के कोई व्यय नहीं।

अनुशंसित फ़ाइलिंग प्रणाली:

संचालन [नाम] फ़ोल्डर
├── 01-राजस्व/
│   ├── व्यक्तिगत-दान/
│   ├── कॉर्पोरेट-दान/
│   ├── क्लब-दान/
│   ├── DRG/
│   └── DDRF/
├── 02-व्यय/
│   ├── जल/
│   ├── भोजन/
│   ├── आश्रय/
│   ├── साफ़-सफ़ाई/
│   ├── दवाएँ/
│   ├── परिवहन/
│   └── अन्य/
├── 03-फ़ोटो/
│   ├── पहले/
│   ├── दौरान/
│   └── बाद/
├── 04-लाभार्थी/
│   ├── सूचियाँ/
│   └── प्रशंसापत्र/
├── 05-रिपोर्ट/
│   ├── प्रारंभिक-रिपोर्ट/
│   ├── अंतरिम-रिपोर्ट/
│   └── अंतिम-रिपोर्ट/
└── 06-समन्वय/
    ├── SITREP/
    ├── बैठक-कार्यवृत्त/
    └── जिला-पत्राचार/

7 वित्तीय प्रबंधन नियम¶

पृथक खाता: आपदा संचालन के लिए एक उप-खाता या समर्पित लेखा पंक्ति खोलें। क्लब के चालू खाते के साथ मिश्रित न करें।
द्वैध हस्ताक्षर: 500 USD से अधिक के किसी भी व्यय के लिए दो हस्ताक्षर आवश्यक हैं (अध्यक्ष + कोषाध्यक्ष, या कोषाध्यक्ष + आपदा समन्वयक)।
व्यवस्थित रसीदें: बिना रसीद के कोई व्यय नहीं। प्रत्येक रसीद को उसी दिन फ़ोटोग्राफ़ करें। तुरंत क्लाउड में संग्रहीत करें।
200 USD से अधिक नकद नहीं: अनुरेखणीयता के लिए वायर ट्रांसफ़र और चेक को प्राथमिकता दें। यदि नकद ही एकमात्र साधन हो (पृथक क्षेत्र), तो आपूर्तिकर्ता से रसीद पर हस्ताक्षर करवाएँ।
वितरित वस्तुओं की सूची: प्रत्येक किट, प्रत्येक तिरपाल, प्रत्येक वितरित खाद्य पैकेज को लाभार्थी के नाम (या संख्या) के साथ लाभार्थी रजिस्टर में दर्ज किया जाता है।
कोषाध्यक्ष को मासिक रिपोर्ट: संचालन के बीच में भी, आपदा समन्वयक क्लब कोषाध्यक्ष के साथ मासिक वित्तीय समीक्षा करता है।
7-वर्षीय अभिलेखन: सभी वित्तीय दस्तावेज़ों को न्यूनतम 7 वर्षों तक रखें (TRF आवश्यकता और अधिकांश अधिकार-क्षेत्रों में कानूनी आवश्यकता)।

प्रलेखन चेकलिस्ट¶

संचालन के दौरान (दैनिक)¶

कैप्शन के साथ फ़ोटो लिए गए (क्या, कहाँ, कब)
व्यय रसीदें फ़ोटोग्राफ़ की गईं और क्लाउड में संग्रहीत
लाभार्थी रजिस्टर अद्यतन
SITREP जिला DRO को भेजा गया

संचालन के बाद¶

प्रारंभिक रिपोर्ट प्रस्तुत (यदि DRG प्राप्त हुआ, D+45 पर)
अंतरिम रिपोर्ट प्रस्तुत (यदि DRG प्राप्त हुआ, M+6 पर)
अंतिम रिपोर्ट प्रस्तुत (यदि DRG प्राप्त हुआ, समापन पर)
प्रत्यक्ष दानदाताओं को वित्तीय रिपोर्ट भेजी गई
धन्यवाद पत्र भेजे गए
कर रसीदें जारी की गईं (यदि लागू हो)
परियोजना Service Project Center में प्रलेखित
सभी रसीदें अभिलेखित (भौतिक और डिजिटल)
पूर्ण फ़ाइल अगले अध्यक्ष को हस्तांतरित