अध्याय 11, क्लब आपत्कालीन कोष¶

खातामा प्रतीक्षारत रकमले जीवन बचाउँछ¶

विपद् आउँदा, पहिलो 72 घण्टा निर्णायक हुन्छन्। रोटरी फाउन्डेशनको Disaster Response Grant पुग्न 2 देखि 4 हप्ता लाग्न सक्छ। सदस्य र जनताबाट दान सङ्कलन गर्न समय लाग्छ। बीमाले हप्तौंसम्म भुक्तानी गर्दैन।

त्यस अवधिमा, तपाईंले पानी, जेनेरेटर इन्धन, त्रिपाल, खाद्यान्न किन्नुपर्छ। तपाईंले यातायात, भान्साका सामग्री, आधारभूत स्वास्थ्य सामग्रीको भुक्तानी गर्नुपर्छ। स्थानीय आपूर्तिकर्ताहरूले सङ्कटको बेला उधारो दिँदैनन्, उनीहरूले नगद माग्छन्।

पूर्वस्थापित आपत्कालीन कोष भएको क्लबले विपद् भएको केही घण्टाभित्रै कारबाही गर्न सक्छ। यस्तो कोष नभएको क्लबले आफ्नो पहिलो 48 घण्टा मानिसहरूलाई सहयोग गर्नुको सट्टा रकम खोज्नमै बिताउँछ।

आपत्कालीन कोषको निर्माण¶

सिफारिस गरिएको रकम¶

कोषको रकम दुई कारकमा भर पर्छ: क्लबको आकार र त्यसको क्षेत्रको जोखिम स्तर।

क्लबको आकार	मध्यम जोखिम	उच्च जोखिम
< 20 सदस्य	1,000 – 2,000 USD/EUR	2,000 – 3,000 USD/EUR
20-40 सदस्य	2,000 – 4,000 USD/EUR	4,000 – 6,000 USD/EUR
> 40 सदस्य	4,000 – 6,000 USD/EUR	6,000 – 10,000 USD/EUR

जोखिमको मूल्याङ्कन कसरी गर्ने: यदि तपाईंको क्षेत्र बारम्बार हुने विपद्हरूको जोखिममा छ (बाढी क्षेत्र, भूकम्पीय क्षेत्र, चक्रवात करिडोर, Seveso-वर्गीकृत औद्योगिक क्षेत्र), भने तपाईं उच्च जोखिममा हुनुहुन्छ। यदि विपद्हरू विरलै तर सम्भव छन् भने, तपाईं मध्यम जोखिममा हुनुहुन्छ।

सामान्य नियम: कोषले आधारभूत सञ्चालनका 3 देखि 5 दिन धान्न सक्नुपर्छ: पानी, 50-100 परिवारका लागि खाद्यान्न, इन्धन, यातायात, आधारभूत सामग्री। यो लगभग प्रति क्लब सदस्य 50-100 USD बराबर हुन्छ।

कोष निर्माण गर्ने तरिका¶

धेरै विधिहरू छन्, जसलाई संयोजन गर्न सकिन्छ:

विधि	फाइदा	बेफाइदा
समर्पित वार्षिक शुल्क (5-20 USD/सदस्य/वर्ष)	पूर्वानुमानयोग्य, विस्तारित, पीडारहित	बन्न ढिलो
बजेट विनियोजन (क्लबको वार्षिक बजेटको %)	सामूहिक निर्णय, बजेटमा एकीकृत	कुल बजेटमा निर्भर
समर्पित कोष सङ्कलन कार्यक्रम (डिनर, बिक्री, चिट्ठा)	सम्भावित रूपमा उच्च रकम, दृश्यता	संगठनात्मक प्रयास
असाधारण सदस्य दान	छिटो, उल्लेखनीय	व्यक्तिगत उदारतामा निर्भर
वर्षान्त बजेट बचतको हस्तान्तरण	अखर्च रकमको उपयोग गर्छ	वर्षैपिच्छे फरक हुन्छ

सिफारिस: एउटा सामान्य वार्षिक योगदान (10 USD/सदस्य) लाई बजेट विनियोजन (क्लबको वार्षिक बजेटको 3-5%) सँग संयोजन गर्नुहोस्। 2-3 वर्षभित्रै, कोषले आफ्नो लक्ष्य स्तरमा पुग्छ।

ठोस उदाहरण, 20 सदस्यीय क्लब, मध्यम जोखिम, लक्ष्य 2,000 USD:

वर्ष	वार्षिक शुल्क (10 USD × 20)	क्लब बजेट विनियोजन (4% × 2,000)	कोष सङ्कलन डिनर	सञ्चित
वर्ष 1	200 USD	80 USD	600 USD (1 कार्यक्रम)	880 USD
वर्ष 2	200 USD	80 USD	500 USD	1,660 USD
वर्ष 3	200 USD	80 USD	400 USD	2,340 USD ✓

हल्का र वितरित प्रयासका साथ 3 वर्षमा लक्ष्य हासिल भयो। पछिल्ला वर्षहरूमा: प्रयोगपछि पुनःपूर्ति, वा कोष अक्षुण्ण रहेमा थप रकम हाल्ने।

छुट्टै बैंक खाता¶

आपत्कालीन कोष क्लबको चालु खाताबाट छुट्टै हुनुपर्छ। कारणहरू: - लेखा स्पष्टता: कोषको रकम सञ्चालन खर्चसँग मिसिँदैन - सुरक्षा: कोष दैनिक खर्चका लागि उपभोग हुँदैन - अनुगमनयोग्यता: परिचालनको अवस्थामा, प्रत्येक प्रविष्टि र निकासी दाताहरू र The Rotary Foundation का लागि पत्ता लगाउन सकिने हुन्छ - विश्वास: सदस्य र दाताहरूले आफ्नो योगदान सुरक्षित रहेको देख्छन्

सिफारिस गरिएको खाता प्रकार: क्लबको नाममा एउटा समर्पित बचत खाता वा पासबुक, स्पष्ट लेबलसहित ("Rotary Club of [CITY], Disaster Emergency Fund")। कुनै जोखिमपूर्ण लगानी नगर्ने, प्रतिफलभन्दा तरलतालाई प्राथमिकता दिने।

सुशासन: कसले निर्णय गर्छ, कसले हस्ताक्षर गर्छ, कसले नियन्त्रण गर्छ¶

आपत्कालीन कोष अध्यक्षको रकम होइन, न त कोषाध्यक्षको, न Disaster Coordinator को। यो क्लबको रकम हो, एउटा विशिष्ट प्रयोजनका लागि समर्पित। सुशासन कठोर र पारदर्शी हुनुपर्छ।

खर्च प्राधिकरण¶

रकम	आवश्यक प्राधिकरण	निर्णय समयसीमा
< 500 USD/EUR	Disaster Coordinator + कोषाध्यक्ष (मौखिक सहमति, 24 घण्टाभित्र लिखित रूपमा पुष्टि)	तत्काल
500 – 2,000 USD/EUR	समन्वयक + कोषाध्यक्ष + अध्यक्ष (फोन/WhatsApp मार्फत सहमति, लिखित रूपमा पुष्टि)	< 4 घण्टा
> 2,000 USD/EUR	क्लबको सञ्चालक समितिबाट मतदान (आपत्कालीन अवस्थामा WhatsApp वा इमेलबाट पनि हुन सक्छ)	< 24 घण्टा

सिद्धान्त: विपद्को बेला, गतिले प्रक्रियामाथि प्राथमिकता पाउँछ, तर अनुगमनयोग्यताको मूल्यमा कहिल्यै होइन। खानेपानीका लागि 200 USD को खर्चले औपचारिक मतदानको प्रतीक्षा गर्नु हुँदैन। तर यसलाई 24 घण्टाभित्र अभिलेखीकरण गर्नुपर्छ: रकम, आपूर्तिकर्ता, रसिद, लाभग्राही।

दोहोरो हस्ताक्षर¶

कोषबाट कुनै पनि रकम निकासीका लागि दुई व्यक्तिको हस्ताक्षर (वा लिखित प्रमाणीकरण) आवश्यक हुन्छ:

हस्ताक्षरकर्ता 1	हस्ताक्षरकर्ता 2	भूमिका
क्लब कोषाध्यक्ष	क्लब अध्यक्ष	पूर्वनिर्धारित व्यवस्था
क्लब कोषाध्यक्ष	Disaster Coordinator	यदि अध्यक्ष उपलब्ध हुनुहुन्न भने
क्लब अध्यक्ष	Disaster Coordinator	यदि कोषाध्यक्ष उपलब्ध हुनुहुन्न भने

निरपेक्ष नियम: कुनै एक व्यक्तिले एक्लै रकम झिक्न पाउँदैन। यदि दुवै प्रमुख हस्ताक्षरकर्ता उपलब्ध छैनन् भने, तेस्रो व्यक्ति (उपयुक्त अनुसार समन्वयक वा उपाध्यक्ष) अगाडि आउँछन्। यो उत्तराधिकार शृङ्खलालाई कोषको उपनियममा योजना बनाउनुहोस्।

खर्च रजिस्टर¶

प्रत्येक खर्च क्लबको चालु लेखाबाट अलग, एउटा समर्पित रजिस्टरमा अभिलेख गरिन्छ:

क्षेत्र	उदाहरण
मिति	15/12/2026
रकम	350 EUR
प्राप्तकर्ता / आपूर्तिकर्ता	Leclerc सुपरमार्केट, पानी र खाद्यान्न खरिद
प्रयोजन	आपत्कालीन सामग्री, उत्तर जिल्लामा बाढी
प्राधिकरण	समन्वयक (Dupont) + कोषाध्यक्ष (Moreau), दिउँसो 2:30 बजे SMS
रसिद / इनभ्वाइस	स्क्यान संलग्न, इनभ्वाइस नं. 2026-1234
अन्तिम लाभग्राही	45 परिवार, Jean-Moulin School मा POD वितरण

ढाँचा: डिजिटल स्प्रेडसिट (Excel/Google Sheets) + मौलिक रसिदहरूसहित कागजी बाइन्डर। प्रत्येक रसिदको आफ्नो फोनबाट व्यवस्थित रूपमा फोटो खिच्नुहोस्, कागज हराउन सक्छ, भिज्न सक्छ, च्यातिन सक्छ।

सदस्यहरूलाई प्रतिवेदन¶

कोषाध्यक्षले क्लबलाई आपत्कालीन कोषबारे प्रतिवेदन पेस गर्छन्: - सामान्य समयमा त्रैमासिक: कोष मौज्दात, ब्याज, गतिविधि - परिचालनको बेला साप्ताहिक: साप्ताहिक खर्च, बाँकी मौज्दात, प्रक्षेपण - परिचालनको अन्त्यमा: सबै खर्च मद, लाभग्राहीको सङ्ख्या, र सहायक कागजातसहितको पूर्ण प्रतिवेदन

पारदर्शिता वैकल्पिक होइन। यही कुराले सदस्यहरूले वर्षैपिच्छे कोषमा योगदान गर्दै जाने कुरा सुनिश्चित गर्छ।

अनलाइन दान पृष्ठ: सक्रिय गर्न तयार¶

विपद् आउँदा, मानिसहरू दिन चाहन्छन्। यदि तपाईंको क्लबसँग सक्रिय दान पृष्ठ छैन भने, ती दानहरू अन्तै जान्छन्, वा कतै पनि जाँदैनन्।

विपद् हुनुअघि नै पृष्ठ तयार पार्नुहोस्¶

दान पृष्ठ पहिले नै कन्फिगर र परीक्षण गरिएको हुनुपर्छ। विपद्को दिनमा, यसलाई सक्रिय गरी साझा गर्नु मात्र बाँकी रहन्छ।

चरण	कार्य	कहिले
1	अनलाइन कोष सङ्कलन प्लेटफर्म छान्नुहोस्	शान्तिकालमा
2	क्लबको जानकारी, लोगो, र सामान्य पाठसहित पृष्ठ बनाउनुहोस्	शान्तिकालमा
3	प्राप्तकर्ता खाता कन्फिगर गर्नुहोस् (क्लबको बैंक खातासँग जोडिएको)	शान्तिकालमा
4	सम्पूर्ण प्रक्रिया परीक्षण गर्नुहोस्: परीक्षण दान → रसिद → पुष्टि	शान्तिकालमा
5	लिङ्क र प्रवेश विवरण 2 प्रशासकसँग सुरक्षित राख्नुहोस्	शान्तिकालमा
6	विशिष्ट घटनाअनुसार पृष्ठ अनुकूलन गरी सक्रिय गर्नुहोस्	विपद्को दिन
7	सामाजिक सञ्जाल, इमेल, WhatsApp मार्फत साझा गर्नुहोस्	विपद्को दिन

सिफारिस गरिएका प्लेटफर्म¶

प्लेटफर्म	फाइदा	शुल्क	टिप्पणी
GoFundMe	व्यापक दर्शक, सार्वजनिक विश्वास	देशअनुसार शुल्क फरक हुन्छ	पहिलेको 'GoFundMe Charity' सुविधा बन्द गरिएको छ; हालको गैरनाफामूलक सर्तहरू जाँच्नुहोस्
PayPal Giving Fund	PayPal एकीकरण, परिचित	0%	गैरनाफामूलक स्थिति आवश्यक
HelloAsso (फ्रान्स)	निःशुल्क, गैरनाफामूलक संस्थाका लागि डिजाइन गरिएको	0% (वैकल्पिक टिप)	फ्रान्सेली भाषामा मात्र
Donorbox	गैरनाफामूलक संस्थामा विशेषज्ञता, आवर्ती दान सम्भव	1.5%	व्यावसायिक इन्टरफेस
प्रत्यक्ष बैंक हस्तान्तरण	कुनै शुल्क छैन, सरल	0%	कम देखिने, सार्वजनिक पृष्ठ छैन

दान पृष्ठका तत्वहरू¶

तत्व	सामग्री
शीर्षक	"Rotary Club of [CITY], Emergency Response [DISASTER TYPE]"
विवरण	3-4 वाक्य: के भयो, कहाँ भयो, कति मानिस प्रभावित भए, क्लबले के गरिरहेको छ
आर्थिक लक्ष्य	यथार्थपरक लक्ष्य रकम (जस्तै, 5,000 EUR)
तस्बिरहरू	2-3 तस्बिर (उपलब्ध भए फिल्डको, नभए लोगो + नक्सा), सहमति बिना पहिचान योग्य पीडितको तस्बिर कहिल्यै होइन
अद्यावधिक	परिचालनको बेला हरेक 2-3 दिनमा एउटा अद्यावधिक पोस्ट गर्नुहोस्
आभार	दाताहरूको सूची (गुमनाम बाहेक) र रकमको प्रयोगबारे प्रतिवेदन

कोष सङ्कलनसम्बन्धी सञ्चार¶

माध्यम	कार्य	समय
क्लब WhatsApp (सूचना समूह)	सदस्यहरूसँग लिङ्क साझा गर्नुहोस्	H+6
सदस्य र क्लबका मित्रहरूलाई इमेल	लिङ्कसहित व्यक्तिगत सन्देश	H+12
क्लब Facebook / Instagram	लिङ्क र दृश्यसहित पोस्ट	H+12
सदस्यहरूको व्यक्तिगत सञ्जाल	प्रत्येक सदस्यले आफ्नै सञ्जालमा साझा गर्छन्	H+24
स्थानीय सञ्चारमाध्यम	कोष सङ्कलनको उल्लेख गर्ने प्रेस विज्ञप्ति	H+24-48
Rotary जिल्ला	DG मार्फत अन्य क्लबहरूमा प्रसार	H+24

विरासत उपहार र स्मृति दान: 10× लिभर¶

सदस्य शुल्क, कोष सङ्कलन डिनर, र अनलाइन दानले कोषलाई बिस्तारै निर्माण गर्छन्। एउटा मात्र विरासत उपहार वा समन्वित स्मृति दानको एउटा चक्रले उही कोषलाई एउटै कार्यमा धेरै गुणा बढाउन सक्छ। यो लिभर प्रयोगविहीन रहनुको कारण विरलै कानुनी हुन्छ। यो सांस्कृतिक हो: समितिमा कसैले पनि यो कुरा पहिलो पटक उठाउन चाहँदैन।

यसलाई मर्यादित ढङ्गमा, लिखित रूपमा उठाउन सकिन्छ, तर कहिल्यै कुनै कमजोर अवस्थाका सदस्यसँग व्यक्तिगत अनुरोधका रूपमा होइन।

तीन परिचालन संयन्त्र¶

1. विरासत खण्ड। आफ्नो मृत्युपछि क्लबको आपत्कालीन कोषलाई सहयोग गर्न चाहने सदस्यले आफ्नो वसीयतमा एउटा विशिष्ट खण्ड समावेश गर्न सक्छन्। यस खण्डमा क्लबको आपत्कालीन कोषको नाम (त्यसको बैंकिङ विवरण वा क्लबको कानुनी निकायसहित) उल्लेख गरिन्छ र रकम वा हिस्सा तोकिन्छ। यसबारे विचार गर्ने कुनै पनि सदस्यले यो खण्डलाई आफ्नै नोटरी वा सम्पत्ति अधिवक्तासँग प्रमाणित गर्नुपर्छ, क्लबसँग कहिल्यै होइन।

2. फूलको सट्टा स्मृति दान। क्लबको कुनै सदस्य वा घनिष्ठ मित्रको निधन हुँदा, परिवारले शोक-सम्वेदनाको दानलाई फूलको सट्टा क्लबको आपत्कालीन कोषतर्फ निर्देशित गर्ने रोज्न सक्छ। यसको घोषणा शोक सूचना वा अन्त्येष्टि कार्यक्रममा गरिन्छ। क्लबले एउटा स्पष्ट दान माध्यम (समर्पित लिङ्क, IBAN, लागू भएमा कर रसिद) र परिवारले प्रयोग गर्न सक्ने एउटा छोटो आभार टेम्प्लेट उपलब्ध गराउँछ।

3. स्मृति दाता रजिस्टर। क्लबको वार्षिक प्रतिवेदन वा वेबसाइटको एउटा सरल पृष्ठमा, परिवारको अनुमतिमा, कोषमा दानद्वारा जसको स्मृतिलाई सम्मान गरिएको छ तिनीहरूको नाम सूचीबद्ध गरिन्छ। यो मृदु सार्वजनिक मान्यताले भविष्यका परिवारहरूलाई त्यही इशारा विचार गर्न प्रोत्साहित गर्छ।

सावधानीहरू¶

कमजोर अवस्थाका सदस्यसँग कहिल्यै प्रत्यक्ष अनुरोध नगर्नुहोस्। विकल्पलाई देखिने बनाउनुहोस् (क्लबको वार्षिक पत्रमा, वेबसाइटमा) र सदस्यहरूलाई आफैं आउन दिनुहोस्।
विरासत खण्डका लागि सधैं कानुनी व्यवसायीलाई संलग्न गर्नुहोस्, शब्दावली, साक्षी, र क्षेत्राधिकार-विशिष्ट आवश्यकता (अनिवार्य उत्तराधिकार, लागू हुने कर)।
स्मृति कोषलाई छुट्टै लेखा लाइनमा घेरा हाल्नुहोस्। यसले उपहारको समर्पित प्रकृतिलाई प्रमाणित गर्न सकिने बनाउँछ र परिवारले कहिल्यै रकम कसरी प्रयोग भयो भनी सोधे भने क्लबलाई सुरक्षित राख्छ। यो माथिका सुशासन नियमहरूसँग मेल खान्छ।
प्रत्येक विरासत वा स्मृति दानका लागि लिखित आभार प्रदान गर्नुहोस्: परिवारले यसलाई सुरक्षित राख्नेछ, र धेरै कर निकायले यो आवश्यक ठान्छन्।

एउटा नमुना विरासत खण्ड क्षेत्राधिकार-विशिष्ट हुन्छ र यो गाइडको दायराभन्दा बाहिर पर्छ। कुनै पनि इच्छुक सदस्यको नोटरी वा सम्पत्ति अधिवक्तालाई एउटा तयार पार्न भन्नुहोस्, धेरैले मान्यताप्राप्त गैरनाफामूलक उद्देश्यका लागि यो निःशुल्क गरिदिनेछन्।

कानुनी र कर सम्बन्धी विचार¶

नियमहरू एक देशबाट अर्को देशमा उल्लेखनीय रूपमा फरक हुन्छन्। तलको विवरण एउटा सामान्य ढाँचा हो, आफ्नो क्षेत्राधिकारका विशिष्टताका लागि स्थानीय कानुनी वा कर सल्लाहकारसँग परामर्श लिनुहोस्।

क्लबको कानुनी स्थिति¶

प्रश्न	विचार गर्नुपर्ने बुँदा
के क्लबले दान सङ्कलन गर्न सक्छ?	धेरैजसो देशमा, एउटा Rotary क्लब (फ्रान्समा association loi 1901, अमेरिकामा 501(c)(4), आदि) ले दान सङ्कलन गर्न सक्छ। तर कर लाभका लागि योग्यता फरक-फरक हुन्छ।
के दान करमा कट्टी योग्य छ?	फ्रान्समा: हो, यदि क्लबलाई सार्वजनिक हितको रूपमा मान्यता प्राप्त छ भने (व्यक्तिका लागि 66% कर छुट, व्यवसायका लागि 60%)। अमेरिकामा: Rotary क्लबलाई गरिने दान सामान्यतया कट्टी योग्य हुँदैन (501(c)(4)), तर The Rotary Foundation लाई गरिने दान हुन्छ (501(c)(3))। आफ्नो स्थानीय स्थिति जाँच्नुहोस्।
के सङ्कलन गर्न प्राधिकरण आवश्यक हुन्छ?	फ्रान्समा: निश्चित सीमाभन्दा बढी सार्वजनिक अपिलका लागि प्रिफेक्चरमा घोषणा गर्नुपर्छ। अन्य देशमा: फरक-फरक नियम।
प्रतिवेदन दायित्व	सदस्यहरूलाई वार्षिक आर्थिक प्रतिवेदन, स्थितिअनुसार कर घोषणा, सार्वजनिक कोष सङ्कलनका लागि निकायहरूलाई प्रतिवेदन।

The Rotary Foundation मार्फत मार्गनिर्देशन¶

दानको कर कट्टी योग्यतालाई अधिकतम बनाउन, एउटा विकल्प भनेको दाताहरूलाई The Rotary Foundation (TRF) तर्फ निर्देशित गर्नु हो, दानलाई Disaster Response Fund वा कुनै विशिष्ट परियोजनाका लागि तोकेर। फाइदाहरू:

फाइदा	विवरण
कर कट्टी योग्यता	TRF लाई धेरैजसो देशमा एउटा परोपकारी संस्थाको रूपमा मान्यता प्राप्त छ
लिभरेज प्रभाव	कुनै Global Grant मा विनियोजित DDF लाई World Fund ले बराबर रकमले मिलान गर्छ (जुलाई 2021 देखि 80%; नगद योगदानलाई अब मिलान गरिँदैन)
विश्वसनीयता	The Rotary Foundation को ब्रान्डले बाहिरी दाताहरूमा विश्वास जगाउँछ
अनुगमनयोग्यता	एकीकृत TRF प्रतिवेदन प्रणाली

बेफाइदा: भुक्तानी ढिलो हुन्छ (अनुदान आवेदन प्रक्रिया)। तत्काल खर्च (H+0 देखि H+72) का लागि, स्थानीय आपत्कालीन कोष अपरिहार्य नै रहन्छ।

जालसाजी संरक्षण¶

उपाय	विवरण
क्लबको नाममा समर्पित बैंक खाता	कुनै व्यक्तिगत खाता होइन
अनिवार्य दोहोरो हस्ताक्षर	एउटा व्यक्तिले निकासी गर्न नपाउने
प्रत्येक खर्चका लागि रसिद	कुनै अपवाद छैन, 5 EUR का लागि पनि
कोष प्रयोगबारे सार्वजनिक प्रतिवेदन	दाताहरूका लागि सुलभ
वार्षिक आन्तरिक लेखापरीक्षण	व्यवस्थापनमा संलग्न नभएको सदस्यद्वारा (वा स्वयंसेवक चार्टर्ड एकाउन्टेन्ट)
भूमिकाको छुट्याइ	खर्च प्राधिकृत गर्ने व्यक्ति भुक्तानी गर्ने व्यक्ति नहुने

प्रयोगपछि कोषको पुनःपूर्ति¶

परिचालित आपत्कालीन कोषको पुनःपूर्ति गर्नैपर्छ। यदि कुनै परिचालनपछि कोष खाली छ भने, क्लब अर्को विपद्को जोखिममा पर्छ, जुन 6 महिनापछि नै आउन सक्छ।

पुनःपूर्ति योजना¶

चरण	कार्य	समयसीमा
1	परिचालनको आर्थिक समीक्षा: कति खर्च भयो, कति बाँकी छ	परिचालनको अन्त्य + 2 हप्ता
2	पुनःपूर्ति गर्नुपर्ने रकमको गणना	तत्काल
3	समितिको निर्णय: पुनःपूर्ति विधि	परिचालनको अन्त्य + 1 महिना
4	कार्यान्वयन: सदस्य शुल्क, कोष सङ्कलन कार्यक्रम, बजेट विनियोजन	6-12 महिनाको अवधिमा
5	कोष लक्ष्य स्तरसम्म पुनःपूर्ति भएको	परिचालनको < 12 महिनापछि

सुझाव: यदि क्लबले Disaster Response Grant वा अन्य बाह्य कोष प्राप्त गर्यो जसले कोषले सुरुमा अग्रिम गरेको खर्चको एक भाग धान्यो भने, प्रतिपूर्तिले स्वतः कोषको एक भाग पुनःपूर्ति गर्छ। यी प्रवाहहरूलाई स्पष्ट रूपमा अभिलेखीकरण गर्नुहोस्।

आपत्कालीन कोष उपनियम¶

नियमहरूलाई एक-पृष्ठको कागजातमा औपचारिक रूप दिनुहोस्, जसमा क्लबको सञ्चालक समितिबाट मतदान गरिएको होस्:

नमुना उपनियम¶

आपत्कालीन कोष उपनियम, Rotary Club of [CITY]

धारा 1, उद्देश्य: आपत्कालीन कोष विशेष रूपमा क्लबको क्षेत्र वा यसले सेवा गर्ने समुदायलाई असर गर्ने प्राकृतिक वा प्राविधिक विपद्का प्रतिक्रिया परिचालनहरूको वित्तपोषणका लागि हो।

धारा 2, लक्ष्य रकम: [AMOUNT] USD/EUR, सञ्चालक समितिद्वारा वार्षिक रूपमा समीक्षा गरिने।

धारा 3, वित्तपोषण: प्रति सदस्य [AMOUNT] को वार्षिक योगदान + वार्षिक बजेटको [X%] को विनियोजन + स्वैच्छिक दान।

धारा 4, बैंक खाता: [BANK] मा समर्पित खाता नं. [NUMBER], क्लबको चालु खाताबाट छुट्टै।

धारा 5, खर्च प्राधिकरण: मापदण्ड हेर्नुहोस् (< 500: समन्वयक + कोषाध्यक्ष / 500-2000: + अध्यक्ष / > 2000: सञ्चालक समिति)।

धारा 6, दोहोरो हस्ताक्षर: कोषबाट कुनै पनि रकम निकासीका लागि निम्नमध्ये दुई प्राधिकृत व्यक्तिको लिखित प्रमाणीकरण आवश्यक हुन्छ: कोषाध्यक्ष, अध्यक्ष, Disaster Coordinator।

धारा 7, अनुगमनयोग्यता: प्रत्येक खर्च रजिस्टरमा राखिएको रसिदद्वारा समर्थित हुन्छ। 24 घण्टाभित्र डिजिटल फोटो आवश्यक।

धारा 8, प्रतिवेदन: क्लबलाई त्रैमासिक प्रतिवेदन। परिचालनको बेला साप्ताहिक प्रतिवेदन। परिचालनको अन्त्यमा पूर्ण प्रतिवेदन।

धारा 9, पुनःपूर्ति: परिचालनको 12 महिनाभित्र कोष आफ्नो लक्ष्य स्तरसम्म पुनःपूर्ति गरिनुपर्छ।

धारा 10, लेखापरीक्षण: कोष व्यवस्थापनमा संलग्न नभएको सदस्यद्वारा वार्षिक लेखापरीक्षण।

पारित मिति: // हस्ताक्षर: अध्यक्ष __ कोषाध्यक्ष _____

जाँचसूची, आपत्कालीन कोष¶

क्लबको आपत्कालीन कोष कुनै युद्ध-कोष होइन। यो एउटा परिचालन साधन हो, जीवन बचाउनका लागि धैर्यपूर्वक प्रतीक्षारत रकम। यसको अस्तित्वले क्लबको मुद्रालाई नै रूपान्तरण गर्छ: विपद्मा साधन खोजेर प्रतिक्रिया दिनुको सट्टा, तपाईं साधन परिचालन गरेर प्रतिक्रिया दिनुहुन्छ। यो फरक प्राप्त गरिएका घण्टाहरूमा मापन गरिन्छ, र घण्टाहरूमा, परिवारहरू पानी र आश्रयविना हुँदा, प्रत्येक घण्टाले अर्थ राख्छ।