Anexo A, Formulários Operacionais¶

Como usar: Estes 10 formulários foram concebidos para serem fotocopiados e usados no campo. Imprima-os ANTES do desastre. Mantenha 20 cópias de cada um no seu kit de emergência. Cada formulário funciona em papel (à mão) ou digitalmente (PDF preenchível).

Proteção de dados: Os formulários 3 (beneficiários) e 5 (voluntários) contêm dados pessoais. Aplique as regras de proteção de dados do quadro do formulário 3: consentimento informado, único detentor do registro, transmissão agregada, conservação sob chave e destruição segura no encerramento (ver também ficha F2).

Tabela de formulários¶

SITREP, Relatório de Situação
Avaliação Rápida de Necessidades
Registro de Beneficiários
Registro Financeiro Diário
Registro de Voluntários
Acompanhamento de Doações e Donativos
Comunicados à Imprensa e às Redes Sociais
Acordo de Parceria com ONG (MOU)
Relatório pós-ação (AAR)
Árvore de Decisão de Financiamento
Censo do estado dos membros

Formulário 1, SITREP, Relatório de Situação¶

Frequência: A cada 6 horas (Fase 1), depois diariamente (Fase 2), depois semanalmente (Fase 3). Preenchido por: Coordenador de Desastres do clube ou DRO do distrito. Destinatários: Distrito (DRO), Zona, DNA-RAG se ativado.

SITREP No. _ | Data: /_/_ | Hora: :____¶

Clube / Distrito: ___________

Autor do relatório: ____ Telefone: ______

Tipo de desastre: ______

Nível de ativação: ☐ Clube sozinho ☐ DCA-3 ☐ DCA-2 ☐ DCA-1

Recomendação financeira (a marcar pelo autor): ☐ Sem necessidade de financiamento externo ☐ DDRF distrital ☐ DRG a submeter ☐ Fundo da Zona ☐ Subsídio Global a estruturar

A, Situação geral¶

Elemento	Dados
Área geográfica afetada	__________
População total afetada estimada	__________
Número de mortes confirmadas	__________
Número de feridos	__________
Número de pessoas deslocadas	__________
Número de casas destruídas	__________
Número de casas danificadas	__________
Infraestrutura crítica fora de serviço	__________

B, Estado dos serviços essenciais¶

Serviço	Funcional	Parcial	Fora de serviço
Água potável	☐	☐	☐
Eletricidade	☐	☐	☐
Rede telefônica	☐	☐	☐
Vias principais	☐	☐	☐
Hospital / centro de saúde	☐	☐	☐
Escolas	☐	☐	☐
Mercado / abastecimento	☐	☐	☐

C, Ações do Rotary em curso¶

Ação	Responsável	Nº beneficiários	Estado
________	______	___	☐ Em andamento ☐ Concluída
________	______	___	☐ Em andamento ☐ Concluída
________	______	___	☐ Em andamento ☐ Concluída
________	______	___	☐ Em andamento ☐ Concluída
________	______	___	☐ Em andamento ☐ Concluída
________	______	___	☐ Em andamento ☐ Concluída

D, Necessidades imediatas não atendidas¶

Prioridade	Necessidade	Quantidade estimada	Urgência
1	________	___	☐ Crítica ☐ Urgente ☐ Moderada
2	________	___	☐ Crítica ☐ Urgente ☐ Moderada
3	________	___	☐ Crítica ☐ Urgente ☐ Moderada
4	________	___	☐ Crítica ☐ Urgente ☐ Moderada
5	________	___	☐ Crítica ☐ Urgente ☐ Moderada

E, Recursos disponíveis¶

Recurso	Quantidade	Origem
Fundos disponíveis (clube/distrito)	_____ USD	________
Voluntários ativos	_____	________
Veículos	_____	________
Estoques de emergência	_____	________

F, Próximos passos (próximas 6-24 horas)¶

G, Solicitações ao nível superior¶

☐ Nenhuma solicitação

☐ Ativação de DCA superior → justificativa: _________

☐ Solicitação de DRG → valor estimado: _____ USD

☐ Ativação de RAG → qual: ____________

☐ Outro: ___________

Assinatura: ____ Data/Hora: _____

Formulário 2, Avaliação Rápida de Necessidades¶

Quando: Nas primeiras 6 horas após o desastre. Por quem: Equipe de avaliação do clube (mínimo 2 pessoas). Duração: 1 a 3 horas no campo.

Data: _//_ Hora de início: _: Hora de término: _:

Avaliadores: 1. ____ 2. ____

Área avaliada: ___________

GPS (se disponível): Lat: ___ Long: _____

Domínio 1, População afetada¶

Categoria	Número estimado
Famílias afetadas	______
Pessoas afetadas (total)	______
Crianças (0-5 anos)	______
Crianças (6-17 anos)	______
Gestantes / lactantes	______
Idosos (65+)	______
Pessoas com deficiência	______
Pessoas falecidas	______
Pessoas feridas	______
Pessoas desaparecidas	______

Domínio 2, Habitação / abrigo¶

Estado	Número de casas
Totalmente destruídas	______
Parcialmente danificadas (habitáveis)	______
Parcialmente danificadas (inabitáveis)	______
Intactas	______

Abrigo de emergência necessário para: ______ famílias

Locais potenciais identificados: __________

Domínio 3, Água e saneamento (WASH)¶

Elemento	Sim	Não	Parcial
Acesso à água potável	☐	☐	☐
Rede de água funcional	☐	☐	☐
Latrinas / sanitários utilizáveis	☐	☐	☐
Risco de contaminação da água	☐	☐	☐
Sistema de eliminação de resíduos funcional	☐	☐	☐

Litros de água potável necessários / dia: ______

Domínio 4, Alimentos¶

Elemento	Sim	Não	Detalhes
Estoques de alimentos disponíveis na área	☐	☐	Para ___ dias
Mercado local funcional	☐	☐	______
Abastecimento externo possível	☐	☐	______
Cozinha comunitária possível	☐	☐	______

Número de refeições / dia necessárias: ______

Domínio 5, Saúde¶

Elemento	Sim	Não	Detalhes
Centro de saúde funcional nas proximidades	☐	☐	______
Pessoal médico disponível	☐	☐	______
Medicamentos disponíveis	☐	☐	______
Risco de epidemia identificado	☐	☐	______
Mulheres/crianças que necessitam de cuidados urgentes	☐	☐	Nº: _______

Domínio 6, Infraestrutura¶

Infraestrutura	Funcional	Danificada	Destruída
Via principal	☐	☐	☐
Ponte(s)	☐	☐	☐
Eletricidade	☐	☐	☐
Telefone fixo	☐	☐	☐
Rede móvel	☐	☐	☐
Internet	☐	☐	☐

Domínio 7, Acesso¶

Acesso ao local por: ☐ Estrada ☐ Trilha ☐ Apenas a pé ☐ Água

Tempo de acesso a partir do clube: ______ horas

Obstáculos identificados: ___________

Domínio 8, Segurança¶

Elemento	Sim	Não	Detalhes
Área segura para os socorristas	☐	☐	______
Riscos secundários (réplicas, inundações, deslizamentos)	☐	☐	______
Presença de forças de segurança	☐	☐	______
Risco de saque relatado	☐	☐	______
Acesso seguro para distribuições	☐	☐	______

Necessidades prioritárias imediatas (classificar de 1 a 10)¶

Posição	Necessidade
___	Água potável
___	Alimentos
___	Abrigos de emergência / lonas
___	Cuidados médicos
___	Roupas / cobertores
___	Itens de higiene
___	Evacuação
___	Busca e salvamento
___	Apoio psicológico
___	Outro: ________

Organizações já presentes¶

Organização	Tipo de ajuda	Contato
________	________	______
________	________	______
________	________	______
________	________	______

Observações e fotos¶

Notas de campo: ___________

Fotos tiradas: ☐ Sim (número: _____) ☐ Não

Assinatura do avaliador 1: ___ Data: ______

Assinatura do avaliador 2: ___ Data: ______

Formulário 3, Registro de Beneficiários¶

Uso: Documente cada distribuição de ajuda. Um formulário por ponto de distribuição por dia. Obrigatório para os relatórios de prestação de contas (stewardship) da TRF.

Proteção de dados — obrigatório. Este registro contém dados pessoais de pessoas em situação de vulnerabilidade. Regras inegociáveis: (1) informar cada pessoa sobre o uso dos dados (justificativa da ajuda junto à Fundação Rotária) e obter seu acordo — a ajuda nunca está condicionada à assinatura; (2) uma única pessoa detém o registro (o administrador designado), nunca uma foto do registro em redes sociais ou grupos de WhatsApp; (3) conservação sob chave, transmissão ao distrito de forma agregada (números, não nomes) salvo solicitação expressa da TRF; (4) destruição segura dos originais no encerramento do grant, conforme a duração exigida pela TRF e a lei local (LGPD/RGPD); (5) nunca deixar acessível uma lista nominal de pessoas vulneráveis (mulheres sozinhas, menores) — é uma ferramenta de seleção para traficantes (ver ficha F2).

Cabeçalho da distribuição¶

Data: _//_ Local da distribuição: _______

Tipo de ajuda distribuída: ____________

Gestor da distribuição: ____ Clube: ______

Financiamento: ☐ Fundos do clube ☐ DRG ☐ DDRF ☐ Subsídio Global ☐ Doações diretas ☐ Outro

Lista de beneficiários¶

Nº	Nome completo	Nº pess. no domicílio	Local / endereço	Necessidades identificadas	Ajuda recebida (tipo + quantidade)	Assinatura ou impressão digital
1	______	_____	______	______	______	_______
2	______	_____	______	______	______	_______
3	______	_____	______	______	______	_______
4	______	_____	______	______	______	_______
5	______	_____	______	______	______	_______
6	______	_____	______	______	______	_______
7	______	_____	______	______	______	_______
8	______	_____	______	______	______	_______
9	______	_____	______	______	______	_______
10	______	_____	______	______	______	_______
11	______	_____	______	______	______	_______
12	______	_____	______	______	______	_______
13	______	_____	______	______	______	_______
14	______	_____	______	______	______	_______
15	______	_____	______	______	______	_______
16	______	_____	______	______	______	_______
17	______	_____	______	______	______	_______
18	______	_____	______	______	______	_______
19	______	_____	______	______	______	_______
20	______	_____	______	______	______	_______
21	______	_____	______	______	______	_______
22	______	_____	______	______	______	_______
23	______	_____	______	______	______	_______
24	______	_____	______	______	______	_______
25	______	_____	______	______	______	_______

Resumo da distribuição¶

Elemento	Total
Número total de beneficiários	______
Número total de domicílios atendidos	______
Quantidade total distribuída	______
Valor estimado (USD)	______
Estoque restante	______

Notas: __________

Assinatura do gestor: __ Assinatura da testemunha: ______

Formulário 4, Registro Financeiro Diário¶

Uso: Registro de caixa dedicado ao desastre. Um formulário por dia. Dupla assinatura obrigatória para qualquer despesa > 100 USD.

Registro financeiro, Data: _//_¶

Clube / Distrito: ____ Tesoureiro: ______

Nº da conta dedicada ao desastre: ________

Saldo de abertura¶

Origem	Valor (USD)
Saldo do dia anterior transportado	____
Fundos do clube alocados	____
DRG recebido	____
DDRF recebido	____
Doações recebidas hoje	____
TOTAL DISPONÍVEL	____

Despesas do dia¶

Nº	Descrição	Fornecedor	Valor (USD)	Categoria	Nº do recibo	Autorizado por
1	________	______	___	______	_	______
2	________	______	___	______	_	______
3	________	______	___	______	_	______
4	________	______	___	______	_	______
5	________	______	___	______	_	______
6	________	______	___	______	_	______
7	________	______	___	______	_	______
8	________	______	___	______	_	______
9	________	______	___	______	_	______
10	________	______	___	______	_	______
		TOTAL DESPESAS	___

Saldo de fechamento¶

Cálculo	Valor (USD)
Total disponível	____
- Total de despesas	____
= Saldo de fechamento	____

Saldo acumulado desde o início da operação: ____ USD

Documentos comprovativos¶

Tipo	Quantidade
Recibos / faturas anexados	______
Ordens de compra	______
Fotos dos recibos (se os originais foram perdidos)	______

Assinatura do tesoureiro: ____ Assinatura do presidente: _______

Formulário 5, Registro de Voluntários¶

Uso: Registre cada voluntário ANTES do deslocamento. Verifique competências, disponibilidade e estado de saúde. Mantenha este registro para fins de seguro e acompanhamento.

Formulário de registro de voluntários¶

Data de registro: _//_ Clube: _______

Identidade¶

Campo	Informação
Nome completo	_______
Data de nascimento	_//_
Telefone principal	_______
Telefone secundário	_______
E-mail	_______
Endereço	_______
Contato de emergência (nome + telefone)	_______
Associado do Rotary	☐ Sim (Clube: ______) ☐ Não
Rotaract / Interact	☐ Sim ☐ Não

Competências¶

Competência	Sim	Nível	Certificação
Primeiros socorros / RCP básica	☐	☐ Básico ☐ Avançado	Data: ____
Apoio psicológico (PFA)	☐	☐ Básico ☐ Avançado	Data: ____
Médica (enfermeiro, médico)	☐	Especialidade: ____	Nº: ____
Construção / reparo	☐	☐ Básico ☐ Avançado	_____
Eletricidade / encanamento	☐	☐ Básico ☐ Avançado	_____
Condução de veículo pesado	☐	Habilitação: ____	_____
Comunicação / mídia	☐	☐ Básico ☐ Avançado	_____
Logística / gestão de estoques	☐	☐ Básico ☐ Avançado	_____
Cozinha comunitária	☐	☐ Básico ☐ Avançado	_____
Segurança / gestão de multidões	☐	☐ Básico ☐ Avançado	_____
Cuidados com animais / veterinária	☐	☐ Básico ☐ Avançado	_____
Tradução (idiomas: ___)	☐	______	_____
Outro: ________	☐	______	_____

Disponibilidade e atribuição¶

Dia	Disponível	Horário	Atribuição / área
Segunda-feira	☐	_: a _:	______
Terça-feira	☐	_: a _:	______
Quarta-feira	☐	_: a _:	______
Quinta-feira	☐	_: a _:	______
Sexta-feira	☐	_: a _:	______
Sábado	☐	_: a _:	______
Domingo	☐	_: a _:	______

Duração de compromisso possível: ☐ 1-3 dias ☐ 1 semana ☐ 2 semanas ☐ 1 mês+

Mobilidade: ☐ Veículo próprio ☐ Transporte público ☐ Transporte necessário

Saúde e segurança¶

Elemento	Resposta
Restrições médicas	☐ Não ☐ Sim: _________
Alergias	☐ Não ☐ Sim: _________
Vacinas em dia	☐ Sim ☐ Não ☐ Não sei
Seguro pessoal cobrindo o voluntariado	☐ Sim ☐ Não

Registro de entrada/saída no campo¶

Data	Hora de chegada (check-in)	Hora de saída (check-out)	Área / missão	Assinatura do gestor
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____

Compromisso¶

Comprometo-me a: - [ ] Respeitar as instruções de segurança - [ ] Seguir as orientações do coordenador - [ ] Não me comunicar com a mídia sem autorização - [ ] Relatar imediatamente qualquer incidente ou ferimento - [ ] Respeitar a dignidade das pessoas atendidas - [ ] Consentimento de dados: 'Aceito que meus dados de contato e competências sejam usados pelo clube unicamente para a organização da resposta, conservados de forma segura, e destruídos ao final da operação salvo acordo para integrar a reserva de voluntários.' - [ ] Consentimento de imagem: 'Autorizo / Não autorizo (riscar) o uso de fotos em que apareço na comunicação do clube.' - [ ] Contato com menores: 'Compreendo que qualquer função em contato com menores exige uma verificação prévia (certidão de antecedentes criminais ou equivalente local) e a aplicação da regra "nunca um adulto sozinho com uma criança".'

Assinatura: ____ Data: _/_/_____

Parte reservada ao clube¶

Verificação de antecedentes exigida para esta função: ☐ SIM ☐ NÃO — realizada em: _//_ por: _______

Registro consolidado de voluntários (tabela-resumo)¶

Nº	Nome	Competência principal	Telefone	Disponibilidade	Deslocado em	Área	Check-out
1	______	____	____	___	___	_	_
2	______	____	____	___	___	_	_
3	______	____	____	___	___	_	_
4	______	____	____	___	___	_	_
5	______	____	____	___	___	_	_
6	______	____	____	___	___	_	_
7	______	____	____	___	___	_	_
8	______	____	____	___	___	_	_
9	______	____	____	___	___	_	_
10	______	____	____	___	___	_	_
11	______	____	____	___	___	_	_
12	______	____	____	___	___	_	_
13	______	____	____	___	___	_	_
14	______	____	____	___	___	_	_
15	______	____	____	___	___	_	_
16	______	____	____	___	___	_	_
17	______	____	____	___	___	_	_
18	______	____	____	___	___	_	_
19	______	____	____	___	___	_	_
20	______	____	____	___	___	_	_

Formulário 6, Acompanhamento de Doações e Donativos¶

Uso: Acompanhe cada doação recebida. Obrigatório para transparência, recibos fiscais e cartas de agradecimento. Um formulário por semana ou por campanha.

Registro de doações, Operação: _______¶

Clube / Distrito: ____ Período: de /_ a /____

Gestor do acompanhamento: ____ Telefone: ______

Nº	Doador (nome ou organização)	Valor / Descrição	Data	Forma de recebimento	Alocação / finalidade	Recibo fiscal emitido	Agradecimento enviado
1	________	____	__	☐ Transferência ☐ Cheque ☐ Dinheiro ☐ Em espécie	____	☐	☐
2	________	____	__	☐ Transferência ☐ Cheque ☐ Dinheiro ☐ Em espécie	____	☐	☐
3	________	____	__	☐ Transferência ☐ Cheque ☐ Dinheiro ☐ Em espécie	____	☐	☐
4	________	____	__	☐ Transferência ☐ Cheque ☐ Dinheiro ☐ Em espécie	____	☐	☐
5	________	____	__	☐ Transferência ☐ Cheque ☐ Dinheiro ☐ Em espécie	____	☐	☐
6	________	____	__	☐ Transferência ☐ Cheque ☐ Dinheiro ☐ Em espécie	____	☐	☐
7	________	____	__	☐ Transferência ☐ Cheque ☐ Dinheiro ☐ Em espécie	____	☐	☐
8	________	____	__	☐ Transferência ☐ Cheque ☐ Dinheiro ☐ Em espécie	____	☐	☐
9	________	____	__	☐ Transferência ☐ Cheque ☐ Dinheiro ☐ Em espécie	____	☐	☐
10	________	____	__	☐ Transferência ☐ Cheque ☐ Dinheiro ☐ Em espécie	____	☐	☐
11	________	____	__	☐ Transferência ☐ Cheque ☐ Dinheiro ☐ Em espécie	____	☐	☐
12	________	____	__	☐ Transferência ☐ Cheque ☐ Dinheiro ☐ Em espécie	____	☐	☐
13	________	____	__	☐ Transferência ☐ Cheque ☐ Dinheiro ☐ Em espécie	____	☐	☐
14	________	____	__	☐ Transferência ☐ Cheque ☐ Dinheiro ☐ Em espécie	____	☐	☐
15	________	____	__	☐ Transferência ☐ Cheque ☐ Dinheiro ☐ Em espécie	____	☐	☐

Totais¶

Categoria	Total
Total de doações monetárias (USD)	____
Total de doações em espécie (valor estimado USD)	____
Total geral	____
Número de recibos fiscais emitidos	____
Número de agradecimentos enviados	____

Formulário 7, Comunicados à Imprensa e às Redes Sociais¶

Regra de ouro: UM único porta-voz designado. Cada comunicado validado pelo Presidente ou pelo DG antes da publicação.

7.1 Modelo de comunicado à imprensa¶

COMUNICADO À IMPRENSA
[Logo do Rotary]

Para divulgação imediata
Data: ____/____/________

Contato de imprensa:
Nome: ________________________________
Telefone: ________________________________
E-mail: ________________________________

------------------------------------------------------

[TÍTULO — Ação clara, no máximo 10 palavras]
Exemplo: Rotary Club de [cidade] mobiliza [X] voluntários
         após [tipo de desastre]

------------------------------------------------------

[Cidade], [data] — O Rotary Club de [nome] / Distrito
[número] do Rotary mobiliza-se após [breve descrição
do desastre] que afetou [área] em [data].

PARÁGRAFO 1 — Os fatos:
[Descreva a situação: número de pessoas afetadas, danos,
contexto]

PARÁGRAFO 2 — A ação do Rotary:
[Descreva concretamente o que o Rotary está fazendo: número de
voluntários, tipo de ajuda, valores comprometidos, parcerias]

PARÁGRAFO 3 — Citação:
"[Citação do Presidente do Clube ou do Governador de Distrito],"
diz [Nome], [Cargo].

PARÁGRAFO 4 — Como ajudar:
Quem desejar contribuir pode:
- Fazer uma doação: [link ou dados bancários]
- Voluntariar-se: [contato]
- Acompanhar os desdobramentos: [página do Facebook / site]

PARÁGRAFO 5 — Sobre o Rotary:
O Rotary reúne [X] associados em [X] clubes em todo
o mundo. [1-2 frases sobre a missão do Rotary e a resposta
a desastres].

------------------------------------------------------
FIM DO COMUNICADO

Fotos em alta resolução disponíveis mediante solicitação.

7.2 Modelos para redes sociais¶

Publicação inicial (0-6 horas)¶

ALERTA — [Tipo de desastre] em [local]

O Rotary Club de [nome] está ativando sua resposta de emergência.

Nossas equipes estão no campo para avaliar as necessidades
e prestar os primeiros socorros.

Mais informações em breve.

#Rotary #[Cidade] #DisasterResponse #PeopleOfAction

Publicação de mobilização (6-24 horas)¶

ATUALIZAÇÃO — Resposta a [desastre] em [local]

Nossas equipes já:
- [Ação 1 — ex.: distribuíram 200 kits de higiene]
- [Ação 2 — ex.: abriram 2 centros de abrigo]
- [Ação 3 — ex.: mobilizaram 45 voluntários]

[X] famílias receberam ajuda de emergência.

Para ajudar financeiramente: [link de doação]
Para ser voluntário: [contato]

#Rotary #PeopleOfAction #DisasterRelief

Publicação de agradecimento (após a operação)¶

OBRIGADO — Balanço da nossa resposta a [desastre]

Em [X] dias, graças a VOCÊ:
- [X] famílias atendidas
- [X] voluntários mobilizados
- [X] USD arrecadados e distribuídos
- [X] kits distribuídos

Agradecemos aos nossos parceiros: [lista]
Agradecemos a todos os doadores e voluntários.

O Rotary continua a apoiar a reconstrução.

#Rotary #PeopleOfAction #ThankYou

Formulário 8, Acordo de Parceria com ONG (MOU)¶

Uso: Formalize qualquer parceria com uma ONG que ultrapasse 2 semanas ou 5 000 USD. Obrigatório para os Subsídios Globais.

ACORDO DE PARCERIA
PARA RESPOSTA A DESASTRES

------------------------------------------------------

ENTRE:

O [Rotary Club de _________ / Distrito _________ do Rotary]
Representado por: _________________________________________
Cargo: _______________________________________________
Endereço: ________________________________________________
Telefone: __________________ E-mail: __________________________

Doravante denominado "Rotary"

E:

[Nome da ONG / Organização parceira]
Representado por: _________________________________________
Cargo: _______________________________________________
Endereço: ________________________________________________
Telefone: __________________ E-mail: __________________________

Doravante denominado "o Parceiro"

------------------------------------------------------

ARTIGO 1 — OBJETO

Este acordo define os termos da colaboração
entre o Rotary e o Parceiro para a resposta a:

Tipo de desastre: ____________________________________
Área geográfica: ______________________________________
População-alvo: ________________________________________
Data de início: ____/____/________
Duração prevista: ___________________________________________

------------------------------------------------------

ARTIGO 2 — COMPROMISSOS DO ROTARY

O Rotary compromete-se a:
☐ Fornecer financiamento de ____________ USD
☐ Mobilizar ____________ voluntários
☐ Fornecer equipamentos: ___________________________________
☐ Assegurar a coordenação com o Distrito / Zona
☐ Produzir os relatórios de prestação de contas exigidos pela TRF
☐ Outro: _________________________________________________

------------------------------------------------------

ARTIGO 3 — COMPROMISSOS DO PARCEIRO

O Parceiro compromete-se a:
☐ Deslocar ____________ profissionais qualificados
☐ Fornecer expertise técnica em: _________________________
☐ Assegurar a logística de: ________________________________
☐ Fornecer relatórios de atividade: ☐ Semanais ☐ Mensais
☐ Respeitar as normas humanitárias (Sphere, CHS)
☐ Mencionar o Rotary em suas comunicações
☐ Fornecer documentos financeiros comprovativos
☐ Outro: _________________________________________________

------------------------------------------------------

ARTIGO 4 — ORÇAMENTO E FINANCIAMENTO

Orçamento total da operação: ____________ USD

Rubrica	Rotary (USD)	Parceiro (USD)	Outros (USD)
Pessoal	____	____	____
Material / equipamento	____	____	____
Transporte / logística	____	____	____
Alimentos / água	____	____	____
Habitação	____	____	____
Administração	____	____	____
Outro	____	____	____
TOTAL	____	____	____

Condições de pagamento:
☐ Em um único pagamento na assinatura
☐ Em _____ parcelas: _____________________________________
☐ Mediante apresentação de faturas
☐ Outro: _________________________________________________

------------------------------------------------------

ARTIGO 5 — COORDENAÇÃO

Reuniões de coordenação: ☐ Diárias ☐ Semanais
☐ Quinzenais

Ponto focal do Rotary: _________________ Telefone: _________________
Ponto focal do Parceiro: ______________ Telefone: _________________

Relatórios de andamento: ☐ Semanais ☐ Mensais

------------------------------------------------------

ARTIGO 6 — COMUNICAÇÃO E VISIBILIDADE

- Toda comunicação pública menciona ambas as partes.
- O logo do Rotary é usado em conformidade com o guia da marca do RI.
- O Parceiro não solicita doações em nome do Rotary.
- As fotos dos beneficiários respeitam sua dignidade e
  consentimento.

------------------------------------------------------

ARTIGO 7 — DURAÇÃO E RESCISÃO

Duração: de ____/____/________ a ____/____/________

Renovação: ☐ Automática ☐ Por acordo mútuo ☐ Não

Rescisão antecipada: possível por cada parte com
aviso prévio de _______ dias, mediante notificação escrita.

Em caso de rescisão, o Parceiro devolve os fundos não
utilizados num prazo de _______ dias.

------------------------------------------------------

ARTIGO 8 — RELATÓRIOS E PRESTAÇÃO DE CONTAS

O Parceiro fornece ao Rotary:
☐ Relatório intermediário até ____/____/________
☐ Relatório final até ____/____/________
☐ Documentos comprovativos (recibos, faturas, fotos)
☐ Lista de beneficiários (anonimizada se necessário)
☐ Avaliação de impacto

------------------------------------------------------

ARTIGO 9 — LITÍGIOS

Qualquer litígio será resolvido por conciliação amigável.
Não sendo possível, serão competentes os tribunais de __________________.

------------------------------------------------------

Feito em duas vias em ________________, em ____/____/________

Pelo Rotary:                    Pelo Parceiro:

Nome: ____________________         Nome: ____________________
Cargo: ________________         Cargo: ________________
Assinatura:                         Assinatura:



Testemunha:                            Testemunha:
Nome: ____________________         Nome: ____________________
Assinatura:                         Assinatura:

Formulário 9, Relatório pós-ação (AAR)¶

Uso: Reunião estruturada de balanço após cada operação. Obrigatório. Duração recomendada: 2-3 horas. Todos os participantes convidados.

Relatório pós-ação, Operação: _________¶

Data do AAR: _//_

Facilitador: ____ Secretário: ____

Participantes:

Nº	Nome	Papel na operação
1	________	________
2	________	________
3	________	________
4	________	________
5	________	________
6	________	________
7	________	________
8	________	________

Seção A, Cronologia da operação¶

Data/Hora	Evento / Decisão	Por quem
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______

Seção B, Resumo da operação¶

Elemento	Detalhe
Tipo de desastre	_______
Data do desastre	_//_
Data de ativação do Rotary	_//_
Data de encerramento	_//_
Duração total da operação	_ dias
Área geográfica	_______
Nível de ativação	☐ Clube ☐ DCA-3 ☐ DCA-2 ☐ DCA-1

Seção C, Resultados¶

Indicador	Meta inicial	Resultado efetivo
Pessoas atendidas	______	______
Domicílios atendidos	______	______
Voluntários mobilizados	______	______
Horas de voluntariado	______	______
Orçamento total gasto (USD)	______	______
Kits distribuídos	______	______
Refeições servidas	______	______
Abrigos fornecidos	______	______

Seção D, Financiamento¶

Origem	Valor recebido (USD)	Valor gasto (USD)	Saldo (USD)
Fundos do clube	______	______	______
DRG	______	______	______
DDRF	______	______	______
Subsídio Global	______	______	______
Doações diretas	______	______	______
Fundo da Zona	______	______	______
Outro	______	______	______
TOTAL	______	______	______

Seção E, O que funcionou bem¶

Nº	Elemento	Detalhe / Exemplo
1	________	_______
2	________	_______
3	________	_______
4	________	_______
5	________	_______

Seção F, O que não funcionou / precisa melhorar¶

Nº	Problema identificado	Impacto	Ação corretiva recomendada	Responsável
1	______	☐ Crítico ☐ Moderado ☐ Menor	______	____
2	______	☐ Crítico ☐ Moderado ☐ Menor	______	____
3	______	☐ Crítico ☐ Moderado ☐ Menor	______	____
4	______	☐ Crítico ☐ Moderado ☐ Menor	______	____
5	______	☐ Crítico ☐ Moderado ☐ Menor	______	____

Seção G, Recomendações¶

Nº	Recomendação	Prioridade	Prazo	Responsável
1	_________	☐ Alta ☐ Média ☐ Baixa	____	____
2	_________	☐ Alta ☐ Média ☐ Baixa	____	____
3	_________	☐ Alta ☐ Média ☐ Baixa	____	____
4	_________	☐ Alta ☐ Média ☐ Baixa	____	____
5	_________	☐ Alta ☐ Média ☐ Baixa	____	____

Seção H, Apoio psicológico pós-operação¶

Elemento	Sim	Não	Detalhes
Sinais de estresse / fadiga identificados nos voluntários	☐	☐	_____
Debriefing psicológico organizado	☐	☐	Data: ____
Encaminhamento para apoio profissional se necessário	☐	☐	_____
Acompanhamento de 1 mês planejado	☐	☐	Data: ____

Este relatório será arquivado e transmitido a: - [ ] Distrito (DRO) - [ ] Zona (se DCA-2/3) - [ ] DNA-RAG (se ativado) - [ ] TRF (com relatório de prestação de contas)

Assinatura do facilitador: ___ Data: _//__

Formulário 10, Árvore de Decisão de Financiamento¶

Uso: Quando ocorre um desastre, siga esta árvore para determinar qual mecanismo de financiamento ativar e em que ordem.

DESASTRE OCORRE
        |
        v
O Clube tem fundos próprios disponíveis?
|-- SIM --> Usar imediatamente (sem necessidade de aprovação)
|           Orçamento máximo recomendado: 2 000-5 000 USD
|           |
|           v
|           Suficiente?
|           |-- SIM --> Continuar com os fundos do clube + passar ao AAR
|           '-- NÃO --> v
|
'-- NÃO --> v

O Distrito tem um DDRF (Fundo Distrital de Socorro a Desastres)?
|-- SIM --> O DG autoriza um desembolso imediato
|           Valor típico: 5 000-15 000 USD
|           Prazo: algumas horas
|           |
|           v
|           Suficiente?
|           |-- SIM --> Continuar + relatar ao Distrito
|           '-- NÃO --> v
|
'-- NÃO --> v

Solicitar um DRG (Subsídio de Resposta a Desastres) à TRF
|-- Valor: até 25 000 USD
|-- Condição: Distrito qualificado pela TRF
|-- Prazo de aprovação: 2-4 semanas (24-48 h pré-impacto para tempestades nomeadas)
|-- Submissão via MyRotary (DG + DRFC)
|   |
|   v
|   Suficiente?
|   |-- SIM --> Executar + relatório de prestação de contas em até 12 meses
|   '-- NÃO --> v
|
v
A Zona tem um Fundo de Resposta a Desastres da Zona?
|-- SIM --> Solicitar um complemento à Zona
|           Valor típico: 10 000-50 000 USD
|           |
|           v
|           Suficiente?
|           |-- SIM --> Executar + relatar à Zona
|           '-- NÃO --> v
|
'-- NÃO --> v

Estruturar um Subsídio Global da TRF
|-- Valor: 30 000 a 400 000 USD
|-- Requer: DDF distrital + parceiro internacional
|-- Prazo: 3-6 meses (do planejamento à recuperação)
|-- Ideal para: reconstrução, WASH, formação
|
v
Podem ser combinados?
|-- SIM — Os mecanismos são COMBINÁVEIS:
|   |-- DRG + DDRF + Fundos do clube = resposta imediata
|   |-- Subsídio Global = recuperação de médio prazo
|   |-- Fundo da Zona = coordenação multidistrital
|   '-- Fundo DNA-RAG = expertise técnica
|
v
ATENÇÃO — Regras de não combinação:
|-- Um DRG NÃO financia as mesmas despesas que um Subsídio Global
|-- O DDF usado para um Subsídio Global não pode ser usado para um DRG
|-- Os fundos do clube NÃO exigem prestação de contas à TRF
'-- Qualquer financiamento da TRF (DRG + Subsídio Global) exige relatório

Tabela-resumo dos mecanismos¶

Mecanismo	Valor	Prazo	Quem decide	Prestação de contas
Fundos do clube	1 000-5 000 USD	Imediato	Presidente	Não (interno)
DDRF	5 000-15 000 USD	Horas	DG	Relatório distrital
DRG	Até 25 000 USD	2-4 semanas (24-48 h pré-impacto)	TRF	Sim (12 meses)
Fundo da Zona	10 000-50 000 USD	Dias	Diretor da Zona	Relatório da Zona
Subsídio Global	30 000-400 000 USD	3-6 meses	TRF	Sim (obrigatório)
Fundo DNA-RAG	Variável	Dias	Presidente do DNA-RAG	Relatório do RAG
Fundo Central da TRF	Variável	Semanas	Curadores da TRF	Sim

Referência rápida, qual financiamento em qual momento¶

Esta referência rápida condensa toda a árvore de decisão em uma única folha, a ser fotocopiada e inserida no kit de emergência do clube. Ela responde a uma pergunta operacional: em H+12, em D+5, em D+30, em M+6, qual dos sete mecanismos deve ser ativado?

Por fase de resposta¶

Fase	Tempo desde o evento	Mecanismos a ativar	Ação imediata do clube
Emergência imediata	0–72 h	Fundos do clube + DDRF + DRG (em preparação)	Iniciar os gastos iniciais com fundos próprios. Pedir ao DG para ativar o DDRF. Preparar a avaliação de campo para o DRG.
Estabilização	1–4 semanas	DRG aprovado + Fundo da Zona + Fundo DNA-RAG	Lançar a cozinha comunitária, as distribuições estruturadas, os rodízios de voluntários. Documentar cada despesa para os relatórios DRG (ponto de controle interno recomendado em D+45; exigência TRF: relatório de andamento ≤ 12 meses + relatório final).
Recuperação de curto prazo	1–6 meses	Saldo do DRG + Subsídio Global em preparação + parcerias com ONGs	Identificar necessidades duradouras (água, escolas, saúde). Encontrar o clube parceiro internacional via Club Finder ou DNA-RAG.
Reconstrução	6–24 meses	Subsídio Global + Subsídios Pacote + Fundo Central da TRF	Conduzir o projeto ao longo do tempo. Relatório intermediário em M+6, relatório final no encerramento.

Por tipo de emergência¶

Situação típica	Primeiro reflexo	Mecanismo central	Por quê
Desastre localizado, clube agindo sozinho	Fundos próprios + contribuições extraordinárias	Fundos do clube	DCA-3, sem necessidade de escalada distrital
Desastre regional, vários clubes afetados	Ativação do DDRF pelo DG	DDRF + DRG	DCA-2, o distrito coordena
Desastre maior, vários distritos	DG + RI + DNA-RAG em coordenação	DRG + Fundo DNA-RAG + Fundo da Zona	DCA-1, mobilização internacional
Ciclone nomeado se aproximando	Submissão preventiva do DRG	DRG (24-48 h pré-impacto)	O único caso em que o DRG é processado em horas, não em semanas
Reconstrução pós-desastre	Montagem do Subsídio Global em D+30	Subsídio Global	O DRG acabou, hora do longo prazo

Três regras a nunca esquecer¶

O DDRF é imediato, o DRG leva semanas. Não espere o DRG para iniciar os gastos iniciais. O DDRF, os fundos do clube e as doações espontâneas cobrem as primeiras 72 horas.
Relatar cedo condiciona o resto. A exigência TRF: um relatório de andamento pelo menos a cada 12 meses e um relatório final dentro de 2 meses após o encerramento; este guia recomenda um ponto de controle interno já em D+45. Sem relatórios em dia, nenhum DRG adicional é concedido e a qualificação TRF do distrito é posta em questão. Nem um clube, nem um distrito: toda a rede do seu distrito perde o acesso aos grants.
O DRG não financia dinheiro direto às vítimas. Água, abrigo, kits, alimentos: sim. Dinheiro: não, salvo em casos excepcionais aprovados. Esta é a armadilha mais frequente nas primeiras horas, quando um rotariano generoso é tentado a distribuir cédulas.

Contatos a manter à mão¶

Quem	Por quê	Quando
DG (governador de distrito)	Ativa o DCA e libera o DDRF	H+0 a H+6
DRO (responsável distrital de resposta a desastres)	Coordenação operacional entre os clubes	H+0 a D+30
DRFC (presidente da fundação distrital)	Submete o DRG e coassina o Subsídio Global	D+1 a D+10
Representante da Zona DNA-RAG	Expertise técnica e coordenação internacional	DCA-2 e DCA-1
Responsável local da ShelterBox	Se forem necessários abrigos de emergência	DCA-2 e DCA-1

Dica. Imprima estas três tabelas e cole-as na contracapa interna do kit de emergência do clube. Em H+0, esta é a página que o Coordenador de Desastres abre primeiro.

Formulário 11, Censo do estado dos membros¶

Uso: A preencher assim que a call-down list é ativada (capítulo 12, etapa 2). Antes de ajudar quem quer que seja no exterior, um clube deve saber em que estado estão os seus próprios associados. Esta ficha registra, associado por associado, quem está bem e disponível, quem foi atingido e quem permanece inalcançável. Ela condiciona toda a resposta: não se desloca um associado cuja casa acaba de ser destruída. Preenchido por: Coordenador de Desastres do clube (ou os líderes de ramo da call-down list). Atualização: A cada passagem da call-down list durante as primeiras 72 horas, depois diariamente.

Censo, Data: _//_ | Hora da passagem: _:_¶

Clube: _______ Total de associados: _ Alcançados até o momento: _ Inalcançáveis: _____

#	Associado	Estado	Moradia	Necessidades imediatas	Disponível para a resposta
1	__	☐ Bem ☐ Ferimento leve ☐ Ferimento grave ☐ Inalcançável ☐ Sinistrado	☐ Intacta ☐ Danificada ☐ Destruída	☐ Médic. ☐ Abrigo ☐ Evac. ☐ Outro: ____	☐ Sim ☐ Parcial ☐ Não
2	(idem linha 1)
3	(idem linha 1)
4	(idem linha 1)
5	(idem linha 1)
…	(adicionar uma linha por associado)

Associados a socorrer prioritariamente (feridos graves, sinistrados, inalcançáveis):

Regra. Um associado inalcançável não está « ausente »: é um alerta. Envie uma dupla para verificar em seu domicílio assim que a zona estiver segura. O primeiro dever de solidariedade de um clube é para com os seus.

Anexo A, Formulários Operacionais, Livro de Resposta a Desastres do Rotary Club