Capitolo 24, Documentare e rendicontare¶

Perché conta tanto quanto l'azione stessa¶

Avete appena trascorso due settimane a distribuire acqua, ad alloggiare famiglie e a coordinare volontari. Siete sfiniti. L'ultima cosa che volete fare è compilare moduli.

Eppure questo è il momento più critico per la documentazione. Se non documentate ora, accadono tre cose: 1. Il vostro distretto perde la sua qualificazione TRF e non potrà più ottenere sovvenzioni, per nessuno. 2. I vostri donatori non sapranno mai cosa ha fatto il loro denaro, e non doneranno più. 3. Le lezioni apprese scompaiono con la memoria dei partecipanti.

La documentazione non è una corvée amministrativa. È la garanzia che il vostro prossimo DRG sarà approvato, che i vostri prossimi donatori si fideranno di voi e che il prossimo club colpito beneficerà della vostra esperienza.

Rapporti obbligatori se avete ricevuto un DRG¶

Se il vostro distretto ha ottenuto un Disaster Response Grant dalla TRF e il vostro club ha utilizzato tutti i fondi o parte di essi, sono obbligatori tre rapporti. Il mancato rispetto di queste scadenze blocca immediatamente qualsiasi sovvenzione futura per l'intero distretto, non solo per il vostro club.

I 3 rapporti di rendicontazione (stewardship)¶

Rapporto preliminare, 45 giorni dopo la ricezione dei fondi¶

Elemento richiesto	Dettaglio
Conferma di ricezione	Importo ricevuto, data di ricezione, numero di conto
Prime spese	Elenco delle spese sostenute con ricevute
Piano di attuazione aggiornato	Adeguamenti rispetto al piano iniziale (se necessario)
Beneficiari iniziali	Numero di persone aiutate, profilo (famiglie, bambini, anziani)
Difficoltà incontrate	Descrizione onesta degli ostacoli e delle soluzioni considerate

Cosa prepara il vostro club per il DRFC: - Tabella delle spese a oggi con scansioni/foto delle ricevute - 5-10 foto delle azioni intraprese (con didascalie: cosa, dove, quando) - Numero di beneficiari per categoria - Nota di 10 righe sulle difficoltà iniziali

Rapporto intermedio, 6 mesi dopo la ricezione dei fondi¶

Elemento richiesto	Dettaglio
Spese cumulative	Ripartizione per voce di budget, confronto piano vs. effettivo
Beneficiari a metà percorso	Cifre aggiornate + foto
Avanzamento del progetto	Stato rispetto al piano iniziale
Ricevute e documenti giustificativi	100% delle spese giustificate a oggi
Adeguamenti di budget	Qualsiasi modifica al budget approvato richiede la pre-approvazione della TRF

Cosa prepara il vostro club per il DRFC: - Tabella finanziaria completa (entrate, spese per voce, saldo) - Tutte le ricevute originali (scansioni ad alta risoluzione) - Foto prima/dopo se pertinente - Elenco dei beneficiari (anonimizzato se necessario, ma con conteggi precisi) - Nota sugli adeguamenti necessari

Rapporto finale, alla chiusura del progetto¶

Elemento richiesto	Dettaglio
Rendiconto finanziario completo	100% delle spese giustificate. Non un solo centesimo senza ricevuta.
Elenco completo dei beneficiari	Con firme se possibile
Valutazione dell'impatto	Quantitativa (quante persone, quanti kit, quanti litri) E qualitativa (testimonianze, cambiamento osservato)
Foto prima/dopo	Minimo 10 foto che documentano il cambiamento
Testimonianze	3-5 testimonianze di beneficiari
Lezioni apprese	Cosa ha funzionato, cosa si può migliorare
Restituzione dei fondi	Se alcuni fondi non sono stati utilizzati, devono essere restituiti alla TRF

Cosa prepara il vostro club per il DRFC: - Fascicolo finanziario completo con indice delle ricevute - Fascicolo fotografico organizzato cronologicamente - Testimonianze scritte (con il consenso delle persone) - Nota di valutazione dell'impatto (1-2 pagine) - Elenco delle lezioni apprese

Conseguenze del mancato rispetto¶

Infrazione	Conseguenza immediata	Conseguenza a lungo termine
Rapporto preliminare non inviato a G+45	Allerta TRF, sollecito	Congelamento dei fondi residui
Rapporto intermedio non inviato a M+6	Congelamento di tutti i fondi	Perdita della qualificazione del distretto
Rapporto finale non inviato	Blocco di tutte le future sovvenzioni distrettuali	Richiesta di rimborso dei fondi
Spese non giustificate	Richiesta di documenti giustificativi aggiuntivi	Rimborso richiesto
Fondi distratti dalla loro finalità	Sospensione immediata	Possibile azione legale

Questo non è teorico. Alcuni distretti hanno perso la loro qualificazione TRF, e quindi l'accesso a tutte le sovvenzioni, perché un club non ha inviato il proprio rapporto finale. Il costo procedurale di saltare questa fase è concreto, non simbolico.

Rapporti per le donazioni dirette (al di fuori delle sovvenzioni)¶

Se il vostro club ha ricevuto donazioni dirette da privati, imprese o altri club (senza passare per la TRF), non avete alcun obbligo legale verso la TRF. Ma avete un obbligo morale e pratico verso i vostri donatori.

Cosa dovete fornire¶

Azione	Scadenza	Contenuto
Conferma di ricezione	48 ore dopo la donazione	Conferma dell'importo, ringraziamenti, impegno all'utilizzo
Rapporto finanziario ai donatori	30 giorni dopo la fine dell'operazione	Utilizzo di ogni dollaro ricevuto: tabella entrate/spese
Lettera di ringraziamento personalizzata	Insieme al rapporto finanziario	Personalizzata per i donatori oltre i 500 USD
Rapporto sull'impatto	60 giorni dopo la fine	Numero di beneficiari, azioni intraprese, foto (con consenso)
Ricevuta fiscale	Se applicabile secondo la legge locale	Importo, data, identità del donatore, codice fiscale del club

Modello di rapporto finanziario per i donatori¶

RAPPORTO FINANZIARIO — OPERAZIONE [NOME]
Rotary Club di [città]
Periodo: dal ___/___/______ al ___/___/______

ENTRATE
─────────────────────────────────────────
Donazioni di privati                _____ USD
Donazioni di imprese                _____ USD
Donazioni di altri club Rotary      _____ USD
Fondi propri del club               _____ USD
DRG TRF                             _____ USD
DDRF del distretto                  _____ USD
Altro                               _____ USD
─────────────────────────────────────────
TOTALE ENTRATE                      _____ USD

SPESE
─────────────────────────────────────────
Acqua potabile                      _____ USD
Cibo                                _____ USD
Alloggi temporanei                  _____ USD
Articoli per l'igiene               _____ USD
Farmaci                             _____ USD
Trasporto e logistica               _____ USD
Comunicazione                       _____ USD
Altro (dettaglio)                   _____ USD
─────────────────────────────────────────
TOTALE SPESE                        _____ USD

SALDO                               _____ USD
Destinazione del saldo: ________________________________

BENEFICIARI
─────────────────────────────────────────
Persone aiutate direttamente        _____
Famiglie servite                    _____
Pasti distribuiti                   _____
Kit distribuiti                     _____
─────────────────────────────────────────

Certificato conforme da:
Presidente del club: _________________ Data: ___/___/______
Tesoriere: ________________________ Data: ___/___/______

Rotary Showcase: rendere visibile la vostra azione¶

Rotary Showcase è la piattaforma globale del RI per documentare e condividere i progetti dei club. Ogni progetto di risposta o di ripresa dovrebbe comparirvi.

Perché¶

Visibilità globale: altri club in tutto il mondo vedranno il vostro progetto e potranno trarne ispirazione
Riferimento per le future sovvenzioni: quando richiederete un Global Grant, la TRF vedrà che avete una storia di progetti documentati
Credibilità: donatori, partner e media possono verificare cosa fa il Rotary
Memoria istituzionale: quando il presidente cambia, il progetto resta documentato

Come¶

Accedete a my.rotary.org
Andate su Projects → Rotary Showcase
Cliccate su Add a Project
Compilate i campi:
Nome del progetto
Descrizione (200-500 parole)
Ambito d'azione del Rotary
Area geografica
Numero di beneficiari
Importo totale
Partner
Foto (minimo 3, massimo 10)
Lezioni apprese
Pubblicate

Quando: Non appena il progetto si chiude, o a ogni tappa importante per i progetti lunghi.

Responsabilità finanziaria: le regole d'oro¶

Tracciabilità totale¶

Ogni dollaro ricevuto e ogni dollaro speso deve essere tracciabile. Nessuna approssimazione, nessuna «spesa varia», nessuna spesa senza ricevuta.

Sistema di archiviazione raccomandato:

CARTELLA OPERAZIONE [NOME]
├── 01-ENTRATE/
│   ├── Donazioni-privati/
│   ├── Donazioni-imprese/
│   ├── Donazioni-club/
│   ├── DRG/
│   └── DDRF/
├── 02-SPESE/
│   ├── Acqua/
│   ├── Cibo/
│   ├── Alloggi/
│   ├── Igiene/
│   ├── Farmaci/
│   ├── Trasporto/
│   └── Altro/
├── 03-FOTO/
│   ├── Prima/
│   ├── Durante/
│   └── Dopo/
├── 04-BENEFICIARI/
│   ├── Elenchi/
│   └── Testimonianze/
├── 05-RAPPORTI/
│   ├── Rapporto-preliminare/
│   ├── Rapporto-intermedio/
│   └── Rapporto-finale/
└── 06-COORDINAMENTO/
    ├── SITREP/
    ├── Verbali-riunioni/
    └── Corrispondenza-distretto/

7 regole di gestione finanziaria¶

Conto separato: Aprite un sotto-conto o una linea contabile dedicata all'operazione di catastrofe. Non mescolate con il conto corrente del club.
Doppia firma: Qualsiasi spesa oltre i 500 USD richiede due firme (presidente + tesoriere, o tesoriere + coordinatore catastrofi).
Ricevute sistematiche: Nessuna spesa senza ricevuta. Fotografate ogni ricevuta lo stesso giorno. Archiviate nel cloud immediatamente.
Niente contanti oltre i 200 USD: Privilegiate bonifici e assegni per la tracciabilità. Se i contanti sono l'unico mezzo (zone isolate), fate firmare una ricevuta al fornitore.
Inventario degli articoli distribuiti: Ogni kit, ogni telo, ogni pacco alimentare distribuito è annotato nel registro dei beneficiari con il nome (o numero) del beneficiario.
Rapporto mensile al tesoriere: Anche nel pieno delle operazioni, il coordinatore catastrofi effettua un punto finanziario mensile con il tesoriere del club.
Archiviazione per 7 anni: Conservate tutti i documenti finanziari per un minimo di 7 anni (requisito della TRF e requisito legale nella maggior parte delle giurisdizioni).

Checklist della documentazione¶

Durante l'operazione (quotidiano)¶

Foto scattate con didascalie (cosa, dove, quando)
Ricevute di spesa fotografate e archiviate nel cloud
Registro dei beneficiari aggiornato
SITREP inviato al DRO del distretto

Dopo l'operazione¶

Rapporto preliminare inviato (se DRG ricevuto, a G+45)
Rapporto intermedio inviato (se DRG ricevuto, a M+6)
Rapporto finale inviato (se DRG ricevuto, alla chiusura)
Rapporto finanziario inviato ai donatori diretti
Lettere di ringraziamento inviate
Ricevute fiscali emesse (se applicabile)
Progetto documentato in Rotary Showcase
Tutte le ricevute archiviate (fisiche e digitali)
Fascicolo completo trasmesso al prossimo presidente