Bölüm 9, Ağlarınızı afetten önce harekete geçirin¶

Rotary'nin yapısal avantajı¶

Hiçbir gönüllü kuruluş sizin sahip olduğunuza sahip değildir: doktorun, müteahhidin, avukatın, restoran işletmecisinin, mühendisin, eczacının, çiftçinin ve gazetecinin her hafta birlikte oturduğu bir masa. Bu profesyoneller oraya tesadüfen gelmedi. Belediye başkanını, hastane müdürünü, itfaiye tugay komutanını, süpermarket sahibini, Kızılhaç sorumlusunu tanırlar. Çoğunlukla şahsen.

Bu ağ yoğunluğu, afette rekabet avantajınızdır. Ama resmileştirilmemiş bir avantaj, kaybedilmiş bir avantajdır. "Hastane müdürünü tanıyan" bir üye, bu ilişki belgelenmemiş, harekete geçirilebilir olmamış ve Afet Koordinatörünce bilinmiyorsa hiçbir işe yaramaz.

Bu bölüm ağların resmileştirilmesini, kişisel ilişkilerin kolektif bir müdahale kapasitesine dönüştürülmesini ele alır.

Yerel aktörleri haritalamak: 5 aile¶

Herhangi bir afetten önce kulüp, bölgesindeki tüm aktörleri haritalamış olmalıdır. Bir telefon rehberi değil, operasyonel bir harita: kim ne yapar, hangi kaynaklarla ve nasıl ulaşılır.

Aile 1, Kurtarma ve acil durum¶

Bunlar profesyonel ilk müdahale ekipleridir. Rotary onların yerini almaz, onları tamamlar.

Aktör	Afette ne yaparlar	Kurulacak temas	Rotary neyi getirebilir
İtfaiye	Acil kurtarma, kurtarma (kesme-kaldırma), yangın söndürme	Tugay komutanı	Lojistik, araçlar, eğitimli gönüllüler
Acil Sağlık / Tıbbi acil	Acil bakım, triyaj, tıbbi taşıma	Tıbbi direktör	Doktor, eczacı üyeler; hasta nakli
Sivil savunma	Resmi koordinasyon, tahliye, barınma	Valilik / Belediye (acil hizmetler)	Gönüllüler, alanlar, finansman
Kızılhaç / Kızılay	Barınaklar, ilk yardım, su, aile bağı yeniden kurma	Yerel delege	Finansman, tamamlayıcı lojistik, gönüllüler
Sivil güvenlik dernekleri	Kurtarma, lojistik, psikolojik destek	Yerel başkan	Eğitim değişimi, ortak tatbikatlar

Aile 2, İnsani ve sosyal yardım¶

Bu kuruluşlar, etkilenen nüfusun temel ihtiyaçlarını karşılamak için izleyen saatlerde veya günlerde gelir.

Aktör	Ne yaparlar	Kurulacak temas
Gıda yardımı hayır kurumları	Gıda yardımı, giysi, konaklama	Yerel şube müdürü
Gıda Bankası	Toplu gıda dağıtımı	Bölge müdürü
Kurtuluş Ordusu (Salvation Army)	Gıda, konaklama, maddi yardım	Yerel görevli
Médecins Sans Frontières / Médecins du Monde	Tıbbi bakım (büyük afetler)	Ulusal ofis (nadir aktivasyon)
Mahalle / topluluk dernekleri	Saha bilgisi, güvenilir aktarıcı	Başkan, dayanışma sorumlusu
Göçmen / diaspora dernekleri	Çeviri, kültürel arabuluculuk, ağ	Topluluk lideri

Aile 3, Dini topluluklar¶

Müdahale planlarında sıklıkla küçümsenen dini topluluklar, yine de ilk harekete geçenler arasındadır. Barınma alanlarına (cemaat salonları, camiler, tapınaklar), yerleşik dayanışma ağlarına ve savunmasız nüfuslarla derin güvene sahiptirler.

Aktör	Tipik kaynaklar	Temas
Katolik / Protestan cemaatleri	Cemaat salonları, gönüllü ağı, aşevi, sosyal ağ	Rahip, papaz, diyakoz
Camiler	Namaz salonu (büyük kapasite), dayanışma ağı, mutfak	İmam, dernek başkanı
Budist / Hindu tapınakları	Psikolojik destek için sakin alanlar, topluluk ağı	Baş keşiş
Sinagoglar	Dayanışma ağı, topluluk alanı	Haham, cemaat başkanı

Somut eylem: Yılda bir kez yerel bir dini lideri kulüp toplantısına davet edin. Din hakkında konuşmak için değil, insani teması kurmak için. Afet günü, bir yabancı değil, bir müttefik olacaklardır.

Aile 4, Yerel yetkililer ve kamu hizmetleri¶

Yerel yetkililer koordinasyon otoritesidir. Rotary kulübü krizde onların gözetimi altında çalışır.

Aktör	Afetteki rol	Kurulacak temas
Belediye / Komün	Resmi koordinasyon, spor salonları ve salonların açılması, acil barınma, el koyma	Operasyon müdürü veya güvenlikten sorumlu başkan yardımcısı
İl / bölge meclisi	Mali kaynaklar, lojistik destek, yollar	Sivil savunma birimi
Valilik	Acil durum planı, il koordinasyonu	Acil hizmetler amiri
Su / sanitasyon hizmetleri	Şebeke onarımı, acil kapatmalar, içilebilirlik	Teknik nöbetçi
Elektrik hizmetleri	Elektrik onarımı, güvenlik kapatmaları	İdare nöbetçisi
Doğalgaz hizmetleri	Acil kapatmalar, sızıntı güvenliği	İdare nöbetçisi
Okullar / ortaokullar / liseler	Acil barınak olarak spor salonları ve yemekhaneler	Kurum müdürü + belediye

Aile 5, Yerel ekonomik aktörler¶

Rotary ağının fark yarattığı yer işte burasıdır. Üyeleriniz bu aktörleri tanır. Çoğu zaman onlardan biridirler.

Aktör	Harekete geçirilebilir kaynaklar	Bağı nasıl resmileştirmeli
Büyük mağazalar / süpermarketler	Şişe suyu, gıda, hijyen ürünleri, brandalar	Önceden müzakere edilmiş acil bağış anlaşması
Nakliye şirketleri	Kamyonlar, vanlar, lojistik	Belgelenmiş sözlü anlaşma veya niyet mektubu
Oteller	Acil konaklama için odalar (belediye anlaşması kapsamında)	Müdür teması, barındırma kapasitesi not edildi
Eczaneler	Temel ilaçlar, tıbbi ekipman	Acil tedarik anlaşması
Akaryakıt istasyonları	Jeneratörler ve araçlar için yakıt	Kıtlık durumunda öncelik anlaşması
İnşaat şirketleri	Ağır ekipman, malzeme, nitelikli işgücü	Müsaitlik anlaşması
Matbaalar	Formlar, afişler, bilgi broşürleri	Ücretsiz acil baskı
Gıda şirketleri	Toplu gıda	Bağış anlaşması

Bağları resmileştirin: kişisel ilişkiden kolektif kapasiteye¶

Enformel ilişkilerin sorunu¶

"İtfaiye şefini tanırım, birlikte golf oynarız." Çok güzel. Ama afet günü müsait değilseniz? Kendiniz etkilendiyseniz? Kulüpten ayrıldıysanız? O ilişki sizin ayrılışınızla ölür.

Resmileştirme, kişisel bir teması kolektif bir kulüp varlığına dönüştürür.

Nasıl resmileştirilir: 3 seviye¶

Seviye	Yöntem	Çaba	Değer
1. Belgeleme	Teması kulüp rehberine ad, rol, telefon, harekete geçirilebilir kaynaklarla girin	5 dakika	Temas, üyenin ayrılışından sonra da yaşar
2. Tanıştırma	Temas kişisini bir kulüp toplantısına davet edin. "Rotary"ye bir yüz kazandırırlar. Koordinatör ilişkiyi devralır.	1 akşam	Temas, yalnızca bir üyeyi değil, kulübü tanır
3. Anlaşma	Bir mutabakat zaptı (MOU) veya niyet mektubu imzalayın	Birkaç saat	Resmi taahhüt, krizde müzakere olmadan harekete geçirilebilir

Basitleştirilmiş mutabakat zaptı (MOU)¶

Bir MOU'nun 20 sayfalık hukuki bir belge olması gerekmez. Bir Rotary kulübü için tek sayfalık bir mektup yeterlidir:

Bir kulüp için MOU yapısı: 1. Tarafların kimliği ([ŞEHİR] Rotary Kulübü ve [KURULUŞ]) 2. Amaç: doğal veya teknolojik afet durumunda işbirliği 3. Kulüp taahhütleri: eğitimli gönüllüler, tamamlayıcı finansman, lojistik 4. Ortak taahhütleri: spesifik kaynaklar, tatbikatlara katılım, bilgi paylaşımı 5. Süre: 1 yıl, kendiliğinden yenilenebilir 6. Operasyonel temaslar: her tarafta 1 ad + telefon 7. İmzalar: Kulüp Başkanı + kuruluşun yöneticisi

MOU imzalamak için öncelikli ortaklar: 1. Yerel Kızılhaç / Kızılay 2. Belediye (sivil güvenlik birimi) 3. Anahtar bir ekonomik aktör (süpermarket veya nakliye şirketi)

Yıllık eylemler: ilişkisel takvim¶

İlişkiler zaman içinde kurulur. Yıllık bir eylem takvimi, bağların yalnızca kurulmakla kalmayıp sürdürülmesini de sağlar.

Ay	Eylem	Sorumlu	Hedef ortak
Eylül	Yerel Kızılhaç sorumlusunu bir kulüp toplantısına davet et	Afet Koordinatörü	Kızılhaç
Ekim	Uluslararası Afet Riskini Azaltma Günü'ne katıl (13 Ekim, BM), bir ortakla ortak etkinlik düzenle	Koordinatör + İletişim	Genel kamu + ortaklar
Kasım	İtfaiye tugay komutanıyla görüş (istasyon ziyareti veya kulüp daveti)	Koordinatör	İtfaiye
Ocak	Bir belediye yetkilisini davet et (operasyon müdürü veya güvenlikten sorumlu başkan yardımcısı)	Kulüp Başkanı	Yerel yetkililer
Mart	Belediye veya il sivil savunma tatbikatına katıl	Koordinatör + 2-3 üye	Sivil savunma
Nisan	Anahtar ortaklarla MOU'ları yenile veya imzala	Başkan + Koordinatör	Tüm MOU ortakları
Mayıs	Dernekler arası yerel toplantı: STK'ları, dernekleri, dini toplulukları hazırlık planlarını paylaşmaya davet et	Koordinatör	Tüm yerel aktörler
Haziran	Ortak ilişkilerinin yıllık gözden geçirilmesi. Dış iletişim rehberinin güncellenmesi.	Koordinatör	İç

İlke: Anahtar ortak başına yılda bir ziyaret. Bu bürokrasi değil, ilişkisel yatırımdır. İtfaiye tugay komutanını sabahın 3'ünde arayıp bölgenin gönüllüleriniz için güvenli olup olmadığını sorduğunuz gün, sizi tanıdıkları için yanıt vereceklerdir.

3W ilkesi: Kim, Neyi, Nerede yapar¶

Afette herhangi bir eyleme başlamadan önce, üç soru sorulmalı ve belgelenmelidir:

KİM, hangi BÖLGEDE, NEYİ yapar?
(Who does What Where)

OCHA insani koordinasyonundan alınan bu ilke, mükerrer işi (bütün bir mahalle hiçbir şey almazken iki kuruluşun aynı noktada su dağıtması) ve boşlukları (izole yaşlılarla kimsenin ilgilenmemesi) önler.

İlk 24 saatte doldurulacak 3W matrisi¶

Kuruluş	NE (eylem)	NEREDE (bölge)	NE ZAMAN (dönem)	Temas
Kızılhaç	Barınak + ilk yardım	Paul Bert spor salonu, Merkez	Sürekli	[Ad, telefon]
Belediye	Konaklama, içme suyu	Toplum salonu, Kuzey mahallesi	Sürekli	[Ad, telefon]
Gıda yardımı hayır kurumu	Gıda dağıtımı	Süpermarket otoparkı, Güney bölgesi	10.00-16.00	[Ad, telefon]
[ŞEHİR] Rotary Kulübü	Toplu mutfak + hijyen kiti dağıtımı	Jean-Moulin okulu, Doğu mahallesi	07.00-20.00	[Ad, telefon]
Saint-Peter cemaati	İzole yaşlıların kabulü	Cemaat salonu	08.00-22.00	[Ad, telefon]
BELİRLENEN BOŞLUK	Lilas mahallesi, kapsama yok	Batı bölgesi	,	,

Son satır en önemlisidir. Rotary'nin en fazla değer kattığı yer orasıdır: boşlukları doldurun, hâlihazırda var olanı tekrarlamayın.

3W bilgisi nereden alınır¶

Kaynak	Ne zaman	Nasıl
Belediye koordinasyon toplantısı	Akut aşamada günlük	Kulüp bir temsilci gönderir
Valilik kriz masası	Akut ve stabilizasyon aşaması	Resmi kanal aracılığıyla (genellikle acil durum planı)
Yerel STK'larla doğrudan temas	Sürekli	Aramalar, WhatsApp, saha ziyaretleri
OCHA küme (cluster) toplantısı	Büyük uluslararası afetler	DNA-RAG veya RI aracılığıyla

Rotary irtibatlarınızı tanıyın: bölge ve RAG'ler¶

Kulübünüz bir boşlukta çalışmaz. Rotary ağının kendisi harekete geçirilecek bir ağdır ve çoğu kulübün hayal ettiğinden çok daha güçlüdür.

Vazgeçilmez bölge irtibatları¶

Rol	Sizin için ne yapabilirler	Temas
Bölge Guvernörü (DG)	Bölge müdahalesini devreye alır, komşu kulüpleri koordine eder, DRG'leri onaylar	Telefon: _______
DRO (District Disaster Relief Officer)	Bölge düzeyinde operasyonel müdahaleyi koordine eder, kulüp-RI irtibatını sağlar	Telefon: _______
DRFC (District Rotary Foundation Committee Chair)	Hibe taleplerini kolaylaştırır (DRG, Global Grants), DDF fonlarını yönetir	Telefon: _______
Bölge afet komitesi başkanı	Kulüpler arası kaynakları koordine eder, eğitimleri düzenler	Telefon: _______
Komşu kulüpler, Afet Koordinatörleri	İnsan ve maddi takviye, lojistik aktarım	Telefon: _______

Afetler için ilgili RAG'ler¶

Rotary Action Group'lar (RAG'ler), belirli bir alanda uzman Rotaryenlerden oluşan küresel ağlardır. Afette teknik uzmanlık, bağlantı ve mentorluk sağlarlar.

RAG	Alan	Ne zaman devreye alınır	Temas
DNA-RAG (Disaster Network of Assistance)	Genel afet koordinasyonu, eğitim, araçlar	Herhangi bir afet	dna-rag.com
WASH-RAG (Water, Sanitation & Hygiene)	İçme suyu, sanitasyon, hijyen	Su/sanitasyon ihtiyacı	wash-rag.org
ShelterBox	Acil barınaklar (çadırlar, kitler)	Acil barınma ihtiyacı	shelterbox.org
Disaster Aid	Hayatta kalma kitleri, anında müdahale	Akut aşama	disasteraid.org
RAGFP (Rotary Action Group for Peace)	Arabuluculuk, çatışma bölgeleri	Çatışma bölgelerindeki afetler	rotaryactiongroupforpeace.org

Somut eylem: Kulübün Afet Koordinatörü, DRO'nun ve bölgesel DNA-RAG temasının doğrudan iletişim bilgilerini telefonunda bulundurmalıdır. Bir yerdeki dosyada değil, telefon rehberinde, aranmaya hazır olarak.

Haritalama alıştırması: 4 adımlı yöntem¶

Sıfırdan başlayan kulüpler için, yerel aktörleri bir çeyrekte haritalamanın yöntemi şudur.

Adım 1, İç envanter (1 kulüp toplantısı)¶

Her üyeye şunu sorun: "Bölgenizdeki hangi kuruluşları mesleki faaliyetiniz veya taahhütleriniz aracılığıyla şahsen tanıyorsunuz?"

Yanıtları basit bir tabloda toplayın:

Üye	Bilinen kuruluş	Kişisel temas	Potansiyel kaynaklar

Adım 2, Sınıflandırma (Koordinatörün işi, 2 saat)¶

Her kuruluşu 5 aileden birinde sınıflandırın. Boşluk olan aileleri belirleyin. Eksiklerse Aile 1 (acil durum) ve Aile 4'e (yetkililer) öncelik verin.

Adım 3, Temas kurma (2-3 ay)¶

Belirlenen her aktör için: 1. Kuruluşu tanıyan üye ilk teması kurar 2. Kulübün afet hazırlığı projesini tanıtır 3. Bir toplantı veya kulüp daveti önerir 4. Koordinatör, kurumsal bağı kurmak için toplantıya katılır

Adım 4, Resmileştirme (sürekli)¶

Kurulan her temas için: 1. Dış iletişim rehberine belgeleyin (seviye 1) 2. Kulübe davet edin (seviye 2) 3. Uygunsa bir MOU önerin (seviye 3)

Kaçınılacak tuzaklar¶

Tuzak	Sonuç	Çözüm
Anahtar bir temas için tek bir üyeye güvenmek	Üye yoksa veya kulüpten ayrılırsa temas kaybolur	Teması Koordinatöre VE Başkana tanıştırın, üçgenleme
Sürdürmeden haritalamak	12 ay içinde geçersiz temaslar	Yıllık toplantı takvimi
Enformel aktörleri (dini topluluklar, mahalle dernekleri) görmezden gelmek	Toplumsal güven kaybı, kapsama boşlukları	Aile 3'ü sistematik olarak dahil edin
Her şeyi kendiniz yapmaya çalışmak	Mükerrer iş, tükenme, diğer kuruluşlarla gerginlik	Sistematik 3W: boşlukları doldurun, tekrarlamayın
Afet günü ortaklarca tanınmadan gelmek	Reddedilme, güvensizlik, boşa geçen zaman	Her anahtar ortakla yılda en az bir toplantı
Kulübün sağlayamayacağı kapasiteleri vaat etmek	Hayal kırıklığı, kalıcı güvenilirlik kaybı	Yalnızca gerçekten harekete geçirebileceğinizi resmileştirin

Yıllık kontrol listesi, Ağlar ve ortaklıklar¶

Her Rotary yılının Temmuz ile Eylül ayları arasında tamamlanacak:

Üyeleriniz doğru insanları zaten tanıyor. Sizin işiniz bir ağ yaratmak değil, her hafta masanızın etrafında zaten var olan bir ağı görünür ve harekete geçirilebilir kılmaktır. Haritalama ve resmileştirme idari alıştırmalar değildir. 30 bireysel adres defterini kolektif bir müdahale kapasitesine dönüştüren jestlerdir.