অধ্যায় 24, নথিভুক্ত ও প্রতিবেদন করা¶

কেন এটি কর্মের মতোই গুরুত্বপূর্ণ¶

আপনি এইমাত্র দুই সপ্তাহ ধরে জল বিতরণ করে, পরিবারদের আশ্রয় দিয়ে এবং স্বেচ্ছাসেবকদের সমন্বয় করে কাটিয়েছেন। আপনি ক্লান্ত। ফর্ম পূরণ করা এখন আপনার সবচেয়ে অপছন্দের কাজ।

তবুও এটিই নথিভুক্তির সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ মুহূর্ত। যদি আপনি এখনই নথিভুক্ত না করেন, তিনটি জিনিস ঘটে: 1. আপনার জেলা তার TRF যোগ্যতা হারায় এবং আর অনুদান পেতে পারবে না, কারো জন্যই নয়। 2. আপনার দাতারা কখনো জানবে না তাদের অর্থ কী করেছে, এবং আর দেবে না। 3. অর্জিত শিক্ষা অংশগ্রহণকারীদের স্মৃতির সাথে হারিয়ে যায়।

নথিভুক্তি কোনো প্রশাসনিক বোঝা নয়। এটি এই নিশ্চয়তা যে আপনার পরবর্তী DRG অনুমোদিত হবে, আপনার পরবর্তী দাতারা আপনাকে বিশ্বাস করবে, এবং পরবর্তী আক্রান্ত ক্লাব আপনার অভিজ্ঞতা থেকে উপকৃত হবে।

আপনি DRG পেলে বাধ্যতামূলক প্রতিবেদন¶

যদি আপনার জেলা TRF থেকে একটি Disaster Response Grant পেয়ে থাকে এবং আপনার ক্লাব তহবিলের সম্পূর্ণ বা আংশিক ব্যবহার করে থাকে, তবে প্রতিবেদনের শৃঙ্খলা আপসযোগ্য নয়। আনুষ্ঠানিক TRF Terms & Conditions-এর দাবি: তহবিল প্রাপ্তির পর অন্তত প্রতি 12 মাসে একটি অগ্রগতি প্রতিবেদন, এবং প্রকল্প সমাপ্তির 2 মাসের মধ্যে একটি চূড়ান্ত প্রতিবেদন। এই গাইড অতিরিক্তভাবে একটি আরও কড়া অভ্যন্তরীণ ছন্দ সুপারিশ করে — Day+45, 6 মাস, সমাপ্তি — যা নিশ্চিত করে যে আপনি আনুষ্ঠানিক সময়সীমায় কখনো আটকে না পড়েন। TRF-এর সময়সীমা পূরণে ব্যর্থতা পুরো জেলার সমস্ত ভবিষ্যৎ অনুদান আটকে দেয়, শুধু আপনার ক্লাবের নয়। my.rotary.org-এ T&C-এর বর্তমান সংস্করণ পরীক্ষা করুন।

3টি stewardship প্রতিবেদন¶

Day+45 চেকপয়েন্ট (এই গাইডে সুপারিশকৃত অভ্যন্তরীণ ছন্দ)¶

প্রয়োজনীয় উপাদান	বিস্তারিত
প্রাপ্তির নিশ্চিতকরণ	প্রাপ্ত পরিমাণ, প্রাপ্তির তারিখ, অ্যাকাউন্ট নম্বর
প্রথম ব্যয়	রসিদসহ ব্যয়ের তালিকা
হালনাগাদকৃত বাস্তবায়ন পরিকল্পনা	প্রাথমিক পরিকল্পনার তুলনায় সমন্বয় (যদি প্রয়োজন হয়)
প্রাথমিক সুবিধাভোগী	সাহায্যপ্রাপ্ত মানুষের সংখ্যা, প্রোফাইল (পরিবার, শিশু, বয়স্ক)
সম্মুখীন হওয়া অসুবিধা	বাধা এবং বিবেচিত সমাধানের সৎ বর্ণনা

আপনার ক্লাব DRFC-এর জন্য যা প্রস্তুত করে: - রসিদের স্ক্যান/ছবিসহ এ পর্যন্ত ব্যয়ের টেবিল - গৃহীত কর্মের 5-10টি ছবি (ক্যাপশনসহ: কী, কোথায়, কখন) - বিভাগ অনুযায়ী সুবিধাভোগীর সংখ্যা - প্রাথমিক অসুবিধা সম্পর্কে 10-লাইনের নোট

TRF অগ্রগতি প্রতিবেদন, প্রাপ্তির সর্বোচ্চ 12 মাস পর (সুপারিশকৃত: 6 মাস থেকে)¶

প্রয়োজনীয় উপাদান	বিস্তারিত
ক্রমবর্ধমান ব্যয়	বাজেট খাত অনুযায়ী বিভাজন, পরিকল্পনা বনাম প্রকৃত তুলনা
মধ্য-মেয়াদী সুবিধাভোগী	হালনাগাদকৃত পরিসংখ্যান + ছবি
প্রকল্পের অগ্রগতি	প্রাথমিক পরিকল্পনার তুলনায় অবস্থা
রসিদ ও সহায়ক নথি	এ পর্যন্ত ব্যয়ের 100% যথাযথভাবে প্রমাণিত
বাজেট সমন্বয়	অনুমোদিত বাজেট থেকে যেকোনো পরিবর্তনের জন্য TRF-এর পূর্ব-অনুমোদন প্রয়োজন

আপনার ক্লাব DRFC-এর জন্য যা প্রস্তুত করে: - সম্পূর্ণ আর্থিক টেবিল (আয়, খাতভিত্তিক ব্যয়, উদ্বৃত্ত) - সমস্ত মূল রসিদ (উচ্চ-রেজোলিউশন স্ক্যান) - প্রাসঙ্গিক হলে আগে/পরের ছবি - সুবিধাভোগীর তালিকা (প্রয়োজনে বেনামী, তবে নির্ভুল সংখ্যাসহ) - প্রয়োজনীয় সমন্বয় সম্পর্কে নোট

TRF চূড়ান্ত প্রতিবেদন, প্রকল্প সমাপ্তির 2 মাসের মধ্যে¶

প্রয়োজনীয় উপাদান	বিস্তারিত
সম্পূর্ণ আর্থিক বিবরণী	ব্যয়ের 100% প্রমাণিত। রসিদ ছাড়া একটি পয়সাও নয়।
সম্পূর্ণ সুবিধাভোগীর তালিকা	সম্ভব হলে স্বাক্ষরসহ
প্রভাব মূল্যায়ন	পরিমাণগত (কতজন মানুষ, কতগুলি কিট, কত লিটার) এবং গুণগত (সাক্ষ্য, পর্যবেক্ষিত পরিবর্তন)
আগে/পরের ছবি	পরিবর্তন নথিভুক্তকারী ন্যূনতম 10টি ছবি
সাক্ষ্য	3-5টি সুবিধাভোগীর সাক্ষ্য
অর্জিত শিক্ষা	কী কাজ করেছে, কী উন্নত করা যায়
তহবিল ফেরত	যদি কোনো তহবিল ব্যবহার না হয়ে থাকে, তা TRF-এ ফেরত দিতে হবে

আপনার ক্লাব DRFC-এর জন্য যা প্রস্তুত করে: - রসিদ সূচকসহ সম্পূর্ণ আর্থিক ফাইল - কালানুক্রমিকভাবে সংগঠিত ছবির ফাইল - লিখিত সাক্ষ্য (সংশ্লিষ্ট ব্যক্তিদের সম্মতিসহ) - প্রভাব মূল্যায়ন নোট (1-2 পৃষ্ঠা) - অর্জিত শিক্ষার তালিকা

অসঙ্গতির পরিণতি¶

লঙ্ঘন	তাৎক্ষণিক পরিণতি	দীর্ঘমেয়াদী পরিণতি
Day+45 চেকপয়েন্ট পূরণ হয়নি (অভ্যন্তরীণ ছন্দ)	DRFC ফলোআপ, তহবিলের ওপর দৃশ্যমানতা হারানো	TRF সময়সীমা মিস করার ঝুঁকি
TRF অগ্রগতি প্রতিবেদন জমা দেওয়া হয়নি (12 মাস)	সমস্ত তহবিল জব্দ	জেলার যোগ্যতা হারানো
চূড়ান্ত প্রতিবেদন জমা দেওয়া হয়নি	সমস্ত ভবিষ্যৎ জেলা অনুদান আটকানো	তহবিল ফেরতের দাবি
অপ্রমাণিত ব্যয়	অতিরিক্ত সহায়ক নথির অনুরোধ	ফেরত প্রয়োজন
তহবিল তার উদ্দেশ্য থেকে সরিয়ে ফেলা	তাৎক্ষণিক স্থগিতাদেশ	সম্ভাব্য বিচারিক ব্যবস্থা

এটি তাত্ত্বিক নয়। কোনো ক্লাব তার চূড়ান্ত প্রতিবেদন জমা দিতে ব্যর্থ হওয়ায় জেলাগুলি তাদের TRF যোগ্যতা হারিয়েছে, এবং সেইসঙ্গে সমস্ত অনুদানের প্রবেশাধিকার হারিয়েছে। এই ধাপ এড়িয়ে যাওয়ার পদ্ধতিগত মূল্য বাস্তব, প্রতীকী নয়।

সরাসরি দানের প্রতিবেদন (অনুদানের বাইরে)¶

যদি আপনার ক্লাব ব্যক্তি, ব্যবসা বা অন্যান্য ক্লাব থেকে সরাসরি দান পেয়ে থাকে (TRF-এর মধ্য দিয়ে না গিয়ে), তবে TRF-এর প্রতি আপনার কোনো আইনি বাধ্যবাধকতা নেই। কিন্তু আপনার দাতাদের প্রতি একটি নৈতিক ও বাস্তবিক বাধ্যবাধকতা আছে।

আপনাকে যা প্রদান করতে হবে¶

কর্ম	সময়সীমা	বিষয়বস্তু
প্রাপ্তি স্বীকার	দানের 48 ঘণ্টা পর	পরিমাণের নিশ্চিতকরণ, ধন্যবাদ, ব্যবহারের প্রতিশ্রুতি
দাতাদের কাছে আর্থিক প্রতিবেদন	অভিযান শেষের 30 দিন পর	প্রাপ্ত প্রতিটি ডলারের ব্যবহার: আয়/ব্যয় টেবিল
ব্যক্তিগতকৃত ধন্যবাদপত্র	আর্থিক প্রতিবেদনের সাথে	500 USD-এর বেশি দাতাদের জন্য ব্যক্তিগতকৃত
প্রভাব প্রতিবেদন	শেষের 60 দিন পর	সুবিধাভোগীর সংখ্যা, গৃহীত কর্ম, ছবি (সম্মতিসহ)
কর রসিদ	স্থানীয় আইনে প্রযোজ্য হলে	পরিমাণ, তারিখ, দাতার পরিচয়, ক্লাবের কর নম্বর

দাতাদের জন্য আর্থিক প্রতিবেদন টেমপ্লেট¶

আর্থিক প্রতিবেদন — অভিযান [নাম]
Rotary Club of [শহর]
সময়কাল: ___/___/______ থেকে ___/___/______

আয়
─────────────────────────────────────────
ব্যক্তিগত দান                        _____ USD
কর্পোরেট দান                         _____ USD
অন্যান্য Rotary ক্লাবের দান           _____ USD
ক্লাবের নিজস্ব তহবিল                 _____ USD
DRG TRF                             _____ USD
জেলা DDRF                           _____ USD
অন্যান্য                            _____ USD
─────────────────────────────────────────
মোট আয়                             _____ USD

ব্যয়
─────────────────────────────────────────
পানীয় জল                           _____ USD
খাদ্য                               _____ USD
অস্থায়ী আশ্রয়                        _____ USD
স্বাস্থ্যবিধি সামগ্রী                  _____ USD
ওষুধ                                _____ USD
পরিবহন ও সরবরাহ ব্যবস্থা             _____ USD
যোগাযোগ                             _____ USD
অন্যান্য (বিস্তারিত)                  _____ USD
─────────────────────────────────────────
মোট ব্যয়                           _____ USD

উদ্বৃত্ত                            _____ USD
উদ্বৃত্তের বরাদ্দ: ________________________________

সুবিধাভোগী
─────────────────────────────────────────
সরাসরি সাহায্যপ্রাপ্ত মানুষ           _____
সেবাপ্রাপ্ত পরিবার                    _____
বিতরণকৃত খাবার                       _____
বিতরণকৃত কিট                         _____
─────────────────────────────────────────

সঠিক বলে প্রত্যয়িত:
ক্লাব প্রেসিডেন্ট: _________________ তারিখ: ___/___/______
কোষাধ্যক্ষ: ________________________ তারিখ: ___/___/______

Service Project Center: আপনার কর্মকে দৃশ্যমান করা¶

Service Project Center (spc.rotary.org) হলো RI-এর বৈশ্বিক প্ল্যাটফর্ম যা ক্লাব প্রকল্প নথিভুক্ত ও ভাগ করার জন্য — এটি August 2024 থেকে Rotary Showcase-এর পরিবর্তে এসেছে। প্রতিটি প্রতিক্রিয়া বা পুনরুদ্ধার প্রকল্প সেখানে প্রদর্শিত হওয়া উচিত।

কেন¶

বৈশ্বিক দৃশ্যমানতা: বিশ্বজুড়ে অন্যান্য ক্লাব আপনার প্রকল্প দেখবে এবং এটি থেকে অনুপ্রেরণা নিতে পারবে
ভবিষ্যৎ অনুদানের রেফারেন্স: যখন আপনি একটি Global Grant-এর জন্য আবেদন করেন, TRF দেখবে যে আপনার নথিভুক্ত প্রকল্পের ইতিহাস রয়েছে
বিশ্বাসযোগ্যতা: দাতা, অংশীদার ও গণমাধ্যম যাচাই করতে পারে Rotary কী করে
প্রাতিষ্ঠানিক স্মৃতি: যখন প্রেসিডেন্ট পরিবর্তিত হয়, প্রকল্পটি নথিভুক্ত থাকে

কীভাবে¶

spc.rotary.org-এ যান (আপনার My Rotary অ্যাকাউন্ট দিয়ে লগ ইন করুন)
Service Project Center খুলুন
Add a Project-এ ক্লিক করুন
ক্ষেত্রগুলি পূরণ করুন:
প্রকল্পের নাম
বর্ণনা (200-500 শব্দ)
Rotary মূল কর্মক্ষেত্র
ভৌগোলিক এলাকা
সুবিধাভোগীর সংখ্যা
মোট পরিমাণ
অংশীদার
ছবি (ন্যূনতম 3, সর্বোচ্চ 10)
অর্জিত শিক্ষা
প্রকাশ করুন

কখন: প্রকল্প বন্ধ হওয়ার সাথে সাথে, অথবা দীর্ঘ প্রকল্পের জন্য প্রতিটি বড় মাইলফলকে।

আর্থিক জবাবদিহিতা: সোনালি নিয়ম¶

সম্পূর্ণ হদিসযোগ্যতা¶

প্রাপ্ত প্রতিটি ডলার এবং ব্যয়িত প্রতিটি ডলারের হদিস রাখা যেতে হবে। কোনো আনুমানিক হিসাব নয়, কোনো "বিবিধ ফি" নয়, রসিদ ছাড়া কোনো ব্যয় নয়।

সুপারিশকৃত ফাইলিং সিস্টেম:

অভিযান [নাম] ফোল্ডার
├── 01-আয়/
│   ├── ব্যক্তিগত-দান/
│   ├── কর্পোরেট-দান/
│   ├── ক্লাব-দান/
│   ├── DRG/
│   └── DDRF/
├── 02-ব্যয়/
│   ├── জল/
│   ├── খাদ্য/
│   ├── আশ্রয়/
│   ├── স্বাস্থ্যবিধি/
│   ├── ওষুধ/
│   ├── পরিবহন/
│   └── অন্যান্য/
├── 03-ছবি/
│   ├── আগে/
│   ├── চলাকালীন/
│   └── পরে/
├── 04-সুবিধাভোগী/
│   ├── তালিকা/
│   └── সাক্ষ্য/
├── 05-প্রতিবেদন/
│   ├── প্রাথমিক-প্রতিবেদন/
│   ├── অন্তর্বর্তী-প্রতিবেদন/
│   └── চূড়ান্ত-প্রতিবেদন/
└── 06-সমন্বয়/
    ├── SITREP/
    ├── বৈঠকের-কার্যবিবরণী/
    └── জেলা-পত্রালাপ/

আর্থিক ব্যবস্থাপনার 7টি নিয়ম¶

পৃথক অ্যাকাউন্ট: দুর্যোগ অভিযানের জন্য একটি উপ-অ্যাকাউন্ট বা নিবেদিত হিসাব লাইন খুলুন। ক্লাবের চলতি অ্যাকাউন্টের সাথে মিশ্রিত করবেন না।
দ্বৈত স্বাক্ষর: 500 USD-এর বেশি যেকোনো ব্যয়ের জন্য দুটি স্বাক্ষর প্রয়োজন (প্রেসিডেন্ট + কোষাধ্যক্ষ, অথবা কোষাধ্যক্ষ + disaster coordinator)।
নিয়মিত রসিদ: রসিদ ছাড়া কোনো ব্যয় নয়। প্রতিটি রসিদ একই দিনে ছবি তুলে রাখুন। অবিলম্বে ক্লাউডে সংরক্ষণ করুন।
200 USD-এর বেশি নগদ নয়: হদিসযোগ্যতার জন্য ওয়্যার ট্রান্সফার ও চেককে অগ্রাধিকার দিন। যদি নগদই একমাত্র উপায় হয় (বিচ্ছিন্ন এলাকা), সরবরাহকারীকে একটি রসিদে স্বাক্ষর করান।
বিতরণকৃত সামগ্রীর মজুদ তালিকা: প্রতিটি কিট, প্রতিটি ত্রিপল, প্রতিটি বিতরণকৃত খাদ্য প্যাকেজ সুবিধাভোগীর নাম (বা নম্বর) সহ সুবিধাভোগী রেজিস্টারে লিপিবদ্ধ করা হয়।
কোষাধ্যক্ষের কাছে মাসিক প্রতিবেদন: অভিযানের মাঝখানেও, disaster coordinator ক্লাব কোষাধ্যক্ষের সাথে একটি মাসিক আর্থিক পর্যালোচনা করেন।
7-বছরের সংরক্ষণ: সমস্ত আর্থিক নথি ন্যূনতম 7 বছরের জন্য সংরক্ষণ করুন (TRF-এর দাবি এবং বেশিরভাগ এখতিয়ারে আইনি দাবি)।

নথিভুক্তি চেকলিস্ট¶

অভিযান চলাকালীন (প্রতিদিন)¶

ক্যাপশনসহ ছবি তোলা হয়েছে (কী, কোথায়, কখন)
ব্যয়ের রসিদ ছবি তোলা ও ক্লাউডে সংরক্ষণ করা হয়েছে
সুবিধাভোগী রেজিস্টার হালনাগাদ করা হয়েছে
জেলার DRO-এর কাছে SITREP পাঠানো হয়েছে

অভিযানের পরে¶

DRG প্রতিবেদন হালনাগাদ (TRF অগ্রগতি ≤ 12 মাস, চূড়ান্ত ≤ সমাপ্তির 2 মাস পর; অভ্যন্তরীণ Day+45 চেকপয়েন্ট সুপারিশকৃত)
অন্তর্বর্তী প্রতিবেদন জমা দেওয়া হয়েছে (DRG পেলে, M+6-এ)
চূড়ান্ত প্রতিবেদন জমা দেওয়া হয়েছে (DRG পেলে, সমাপ্তিতে)
সরাসরি দাতাদের কাছে আর্থিক প্রতিবেদন পাঠানো হয়েছে
ধন্যবাদপত্র পাঠানো হয়েছে
কর রসিদ জারি করা হয়েছে (প্রযোজ্য হলে)
Service Project Center-এ প্রকল্প নথিভুক্ত করা হয়েছে
সমস্ত রসিদ সংরক্ষণ করা হয়েছে (ভৌত ও ডিজিটাল)
পরবর্তী প্রেসিডেন্টের কাছে সম্পূর্ণ ফাইল হস্তান্তর করা হয়েছে