Bab 24, Mendokumentasikan dan melaporkan¶

Mengapa hal ini sama pentingnya dengan tindakannya sendiri¶

Anda baru saja menghabiskan dua minggu mendistribusikan air, menampung keluarga, dan mengoordinasikan relawan. Anda kelelahan. Hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah mengisi formulir.

Namun inilah momen paling kritis untuk dokumentasi. Jika Anda tidak mendokumentasikan sekarang, tiga hal akan terjadi: 1. Distrik Anda kehilangan kualifikasi TRF-nya dan tidak akan lagi dapat memperoleh hibah, untuk siapa pun. 2. Para donor Anda tidak akan pernah tahu apa yang dilakukan uang mereka, dan tidak akan lagi memberi. 3. Pelajaran yang dipetik lenyap bersama ingatan para peserta.

Dokumentasi bukanlah kerja administratif yang membosankan. Ia adalah jaminan bahwa DRG Anda berikutnya akan disetujui, bahwa donor Anda berikutnya akan memercayai Anda, dan bahwa klub terdampak berikutnya akan memetik manfaat dari pengalaman Anda.

Laporan wajib jika Anda menerima DRG¶

Jika distrik Anda memperoleh Disaster Response Grant dari TRF dan klub Anda menggunakan seluruh atau sebagian dana, disiplin pelaporan tidak dapat ditawar. Persyaratan resmi TRF Terms & Conditions: laporan kemajuan setidaknya setiap 12 bulan setelah penerimaan dana, dan laporan akhir dalam waktu 2 bulan setelah penutupan proyek. Panduan ini secara tambahan merekomendasikan ritme internal yang lebih ketat — Hari+45, 6 bulan, penutupan — yang memastikan Anda tidak pernah terjebak oleh tenggat resmi. Kegagalan memenuhi tenggat TRF memblokir semua hibah masa depan untuk seluruh distrik, bukan hanya klub Anda. Periksa versi terkini T&C di my.rotary.org.

3 laporan penatalayanan¶

Titik periksa Hari+45 (ritme internal yang direkomendasikan panduan ini)¶

Elemen yang diperlukan	Rincian
Konfirmasi penerimaan	Jumlah yang diterima, tanggal penerimaan, nomor rekening
Pengeluaran pertama	Daftar pengeluaran yang dikeluarkan beserta kuitansi
Rencana pelaksanaan yang diperbarui	Penyesuaian dibandingkan rencana awal (jika perlu)
Penerima manfaat awal	Jumlah orang yang dibantu, profil (keluarga, anak, lansia)
Kesulitan yang dihadapi	Deskripsi jujur atas hambatan dan solusi yang dipertimbangkan

Yang disiapkan klub Anda untuk DRFC: - Tabel pengeluaran hingga tanggal terkini dengan pindaian/foto kuitansi - 5-10 foto tindakan yang diambil (dengan keterangan: apa, di mana, kapan) - Jumlah penerima manfaat menurut kategori - Catatan 10 baris tentang kesulitan awal

Laporan kemajuan TRF, paling lambat 12 bulan setelah penerimaan (direkomendasikan: sejak 6 bulan)¶

Elemen yang diperlukan	Rincian
Pengeluaran kumulatif	Rincian per pos anggaran, perbandingan rencana vs. aktual
Penerima manfaat paruh waktu	Angka yang diperbarui + foto
Kemajuan proyek	Status dibandingkan rencana awal
Kuitansi dan dokumen pendukung	100% pengeluaran dibuktikan hingga tanggal terkini
Penyesuaian anggaran	Setiap perubahan dari anggaran yang disetujui memerlukan persetujuan awal dari TRF

Yang disiapkan klub Anda untuk DRFC: - Tabel keuangan lengkap (pemasukan, pengeluaran per pos, saldo) - Semua kuitansi asli (pindaian resolusi tinggi) - Foto sebelum/sesudah jika relevan - Daftar penerima manfaat (dianonimkan jika perlu, tetapi dengan hitungan yang tepat) - Catatan tentang penyesuaian yang diperlukan

Laporan akhir TRF, dalam waktu 2 bulan setelah penutupan proyek¶

Elemen yang diperlukan	Rincian
Laporan keuangan lengkap	100% pengeluaran dibuktikan. Tidak satu sen pun tanpa kuitansi.
Daftar penerima manfaat lengkap	Dengan tanda tangan jika memungkinkan
Evaluasi dampak	Kuantitatif (berapa banyak orang, berapa banyak kit, berapa banyak liter) DAN kualitatif (kesaksian, perubahan yang teramati)
Foto sebelum/sesudah	Minimal 10 foto yang mendokumentasikan perubahan
Kesaksian	3-5 kesaksian penerima manfaat
Pelajaran yang dipetik	Apa yang berhasil, apa yang dapat diperbaiki
Pengembalian dana	Jika ada dana yang tidak terpakai, dana itu harus dikembalikan ke TRF

Yang disiapkan klub Anda untuk DRFC: - Berkas keuangan lengkap dengan indeks kuitansi - Berkas foto yang tersusun secara kronologis - Kesaksian tertulis (dengan persetujuan individu bersangkutan) - Catatan evaluasi dampak (1-2 halaman) - Daftar pelajaran yang dipetik

Konsekuensi ketidakpatuhan¶

Pelanggaran	Konsekuensi langsung	Konsekuensi jangka panjang
Titik periksa Hari+45 tidak terpenuhi (ritme internal)	Tindak lanjut DRFC, hilangnya visibilitas atas dana	Risiko melewatkan tenggat TRF
Laporan kemajuan TRF tidak diserahkan (12 bulan)	Pembekuan semua dana	Hilangnya kualifikasi distrik
Laporan akhir tidak diserahkan	Pemblokiran semua hibah distrik masa depan	Tuntutan pengembalian dana
Pengeluaran tak terbukti	Permintaan dokumen pendukung tambahan	Pengembalian diwajibkan
Dana dialihkan dari tujuannya	Penangguhan segera	Kemungkinan penuntutan

Ini bukan teori. Distrik-distrik telah kehilangan kualifikasi TRF-nya, dan oleh karena itu akses ke semua hibah, karena sebuah klub gagal menyerahkan laporan akhirnya. Biaya prosedural dari melewatkan langkah ini bersifat konkret, bukan simbolis.

Laporan untuk donasi langsung (di luar hibah)¶

Jika klub Anda menerima donasi langsung dari perorangan, dunia usaha, atau klub lain (tanpa melalui TRF), Anda tidak memiliki kewajiban hukum kepada TRF. Namun Anda memiliki kewajiban moral dan praktis kepada para donor Anda.

Yang harus Anda sediakan¶

Tindakan	Tenggat	Konten
Tanda terima	48 jam setelah donasi	Konfirmasi jumlah, ucapan terima kasih, komitmen penggunaan
Laporan keuangan kepada donor	30 hari setelah berakhirnya operasi	Penggunaan setiap dolar yang diterima: tabel pemasukan/pengeluaran
Surat terima kasih yang dipersonalisasi	Bersama laporan keuangan	Dipersonalisasi untuk donor di atas 500 USD
Laporan dampak	60 hari setelah berakhirnya	Jumlah penerima manfaat, tindakan yang diambil, foto (dengan persetujuan)
Kuitansi pajak	Jika berlaku menurut hukum setempat	Jumlah, tanggal, identitas donor, nomor pajak klub

Templat laporan keuangan untuk donor¶

LAPORAN KEUANGAN — OPERASI [NAMA]
Rotary Club [kota]
Periode: dari ___/___/______ hingga ___/___/______

PEMASUKAN
─────────────────────────────────────────
Donasi perorangan                   _____ USD
Donasi korporasi                    _____ USD
Donasi dari klub Rotary lain        _____ USD
Dana klub sendiri                   _____ USD
DRG TRF                             _____ USD
DDRF Distrik                        _____ USD
Lainnya                             _____ USD
─────────────────────────────────────────
TOTAL PEMASUKAN                     _____ USD

PENGELUARAN
─────────────────────────────────────────
Air minum                           _____ USD
Makanan                             _____ USD
Tempat penampungan sementara        _____ USD
Barang kebersihan                   _____ USD
Obat-obatan                         _____ USD
Transportasi dan logistik           _____ USD
Komunikasi                          _____ USD
Lainnya (rincian)                   _____ USD
─────────────────────────────────────────
TOTAL PENGELUARAN                   _____ USD

SALDO                               _____ USD
Alokasi saldo: ________________________________

PENERIMA MANFAAT
─────────────────────────────────────────
Orang yang langsung dibantu         _____
Keluarga yang dilayani              _____
Makanan yang didistribusikan        _____
Kit yang didistribusikan            _____
─────────────────────────────────────────

Disahkan akurat oleh:
Presiden Klub: _________________ Tanggal: ___/___/______
Bendahara: ________________________ Tanggal: ___/___/______

Service Project Center: membuat tindakan Anda terlihat¶

Service Project Center (spc.rotary.org) adalah platform global RI untuk mendokumentasikan dan berbagi proyek klub — ia menggantikan Rotary Showcase sejak Agustus 2024. Setiap proyek respons atau pemulihan seharusnya muncul di sana.

Mengapa¶

Visibilitas global: klub-klub lain di seluruh dunia akan melihat proyek Anda dan dapat mengambil inspirasi darinya
Rujukan untuk hibah masa depan: ketika Anda mengajukan Global Grant, TRF akan melihat bahwa Anda memiliki riwayat proyek yang terdokumentasi
Kredibilitas: donor, mitra, dan media dapat memverifikasi apa yang dilakukan Rotary
Ingatan kelembagaan: ketika presiden berganti, proyek tetap terdokumentasi

Bagaimana¶

Buka spc.rotary.org (masuk dengan akun My Rotary Anda)
Buka Service Project Center
Klik Add a Project
Lengkapi kolom-kolom:
Nama proyek
Deskripsi (200-500 kata)
Bidang fokus Rotary
Area geografis
Jumlah penerima manfaat
Jumlah total
Mitra
Foto (minimal 3, maksimal 10)
Pelajaran yang dipetik
Publikasikan

Kapan: Segera setelah proyek ditutup, atau pada setiap tonggak utama untuk proyek yang panjang.

Akuntabilitas keuangan: aturan emas¶

Keterlacakan total¶

Setiap dolar yang diterima dan setiap dolar yang dibelanjakan harus dapat dilacak. Tidak ada perkiraan, tidak ada "biaya lain-lain", tidak ada pengeluaran tanpa kuitansi.

Sistem pengarsipan yang direkomendasikan:

MAP OPERASI [NAMA]
├── 01-PEMASUKAN/
│   ├── Donasi-perorangan/
│   ├── Donasi-korporasi/
│   ├── Donasi-klub/
│   ├── DRG/
│   └── DDRF/
├── 02-PENGELUARAN/
│   ├── Air/
│   ├── Makanan/
│   ├── Penampungan/
│   ├── Kebersihan/
│   ├── Obat-obatan/
│   ├── Transportasi/
│   └── Lainnya/
├── 03-FOTO/
│   ├── Sebelum/
│   ├── Selama/
│   └── Sesudah/
├── 04-PENERIMA-MANFAAT/
│   ├── Daftar/
│   └── Kesaksian/
├── 05-LAPORAN/
│   ├── Laporan-pendahuluan/
│   ├── Laporan-sementara/
│   └── Laporan-akhir/
└── 06-KOORDINASI/
    ├── SITREP/
    ├── Notulen-rapat/
    └── Korespondensi-distrik/

7 aturan manajemen keuangan¶

Rekening terpisah: Buka sub-rekening atau lini akuntansi khusus untuk operasi bencana. Jangan campur dengan rekening berjalan klub.
Tanda tangan ganda: Setiap pengeluaran di atas 500 USD memerlukan dua tanda tangan (presiden + bendahara, atau bendahara + koordinator bencana).
Kuitansi sistematis: Tidak ada pengeluaran tanpa kuitansi. Foto setiap kuitansi pada hari yang sama. Simpan di awan segera.
Tidak ada tunai melebihi 200 USD: Utamakan transfer bank dan cek demi keterlacakan. Jika tunai adalah satu-satunya cara (kawasan terpencil), mintalah pemasok menandatangani kuitansi.
Inventarisasi barang yang didistribusikan: Setiap kit, setiap terpal, setiap paket makanan yang didistribusikan dicatat dalam register penerima manfaat dengan nama (atau nomor) penerima manfaat.
Laporan bulanan kepada bendahara: Bahkan di tengah operasi, koordinator bencana melakukan pemeriksaan keuangan bulanan bersama bendahara klub.
Pengarsipan 7 tahun: Simpan semua dokumen keuangan selama minimal 7 tahun (persyaratan TRF dan persyaratan hukum di sebagian besar yurisdiksi).

Daftar periksa dokumentasi¶

Selama operasi (harian)¶

Foto diambil dengan keterangan (apa, di mana, kapan)
Kuitansi pengeluaran difoto dan disimpan di awan
Register penerima manfaat diperbarui
SITREP dikirim ke DRO distrik

Setelah operasi¶

Laporan DRG mutakhir (kemajuan TRF ≤ 12 bulan, akhir ≤ 2 bulan setelah penutupan; titik periksa internal Hari+45 direkomendasikan)
Laporan sementara diserahkan (jika DRG diterima, pada B+6)
Laporan akhir diserahkan (jika DRG diterima, saat penutupan)
Laporan keuangan dikirim ke donor langsung
Surat terima kasih dikirim
Kuitansi pajak diterbitkan (jika berlaku)
Proyek didokumentasikan di Service Project Center
Semua kuitansi diarsipkan (fisik dan digital)
Berkas lengkap diserahkan kepada presiden berikutnya