Annex A, Mga Operational na Form¶

Paano gamitin: Ang 11 form na ito ay idinisenyo upang i-photocopy at gamitin sa field. I-print ang mga ito BAGO ang kalamidad. Magtabi ng 20 kopya ng bawat isa sa inyong emergency kit. Gumagana ang bawat form sa papel (sa kamay) o digital (fillable PDF).

Proteksyon ng datos: Ang mga Form 3 (mga benepisyaryo) at 5 (mga volunteer) ay naglalaman ng personal na datos. Ipatupad ang mga panuntunan sa proteksyon ng datos mula sa kahon sa form 3: may-alam na pahintulot, iisang tagahawak ng rehistro, pinagsama-samang paghahatid (aggregated), imbakan na nakakandado at ligtas na pagsira sa pagsara (tingnan din ang card F2).

Talahanayan ng mga form¶

SITREP, Ulat ng Sitwasyon
Mabilisang Pagtatasa ng Pangangailangan
Rehistro ng mga Benepisyaryo
Araw-araw na Talaan ng Pananalapi
Pagpaparehistro ng mga Volunteer
Pagsubaybay sa mga Donasyon at Regalo
Mga Press Release at Social Media
Kasunduan sa Pakikipagtulungan sa NGO (MOU)
After-Action Report (AAR)
Decision Tree para sa Pondo
Sensus ng Katayuan ng mga Miyembro

Form 1, SITREP, Ulat ng Sitwasyon¶

Dalas: Tuwing 6 na oras (Phase 1), pagkatapos ay araw-araw (Phase 2), pagkatapos ay lingguhan (Phase 3). Pinupunan ng: Club Disaster Coordinator o District DRO. Mga tatanggap: District (DRO), Zone, DNA-RAG kung na-activate.

SITREP Bilang _ | Petsa: /_/_ | Oras: :____¶

Club / District: ___________

May-akda ng ulat: ____ Telepono: ______

Uri ng kalamidad: ______

Antas ng activation: ☐ Club nang mag-isa ☐ DCA-3 ☐ DCA-2 ☐ DCA-1

Rekomendasyon sa pananalapi (dapat i-check ng may-akda): ☐ Walang kailangang panlabas na pondo ☐ District DDRF ☐ DRG na isusumite ☐ Zone Fund ☐ Global Grant na itatatag

A, Pangkalahatang sitwasyon¶

Elemento	Datos
Apektadong heograpikong lugar	__________
Tinatayang kabuuang apektadong populasyon	__________
Bilang ng nakumpirmang namatay	__________
Bilang ng sugatan	__________
Bilang ng mga lumikas	__________
Bilang ng nasirang tahanan	__________
Bilang ng napinsalang tahanan	__________
Kritikal na imprastruktura na hindi gumagana	__________

B, Katayuan ng mga mahahalagang serbisyo¶

Serbisyo	Gumagana	Bahagyang	Hindi gumagana
Inuming tubig	☐	☐	☐
Kuryente	☐	☐	☐
Network ng telepono	☐	☐	☐
Mga pangunahing kalsada	☐	☐	☐
Ospital / health center	☐	☐	☐
Mga paaralan	☐	☐	☐
Palengke / suplay	☐	☐	☐

C, Mga kasalukuyang aksyon ng Rotary¶

Aksyon	May-pananagutan	Bilang ng benepisyaryo	Katayuan
________	______	___	☐ Isinasagawa ☐ Tapos na
________	______	___	☐ Isinasagawa ☐ Tapos na
________	______	___	☐ Isinasagawa ☐ Tapos na
________	______	___	☐ Isinasagawa ☐ Tapos na
________	______	___	☐ Isinasagawa ☐ Tapos na
________	______	___	☐ Isinasagawa ☐ Tapos na

D, Agarang hindi natutugunang pangangailangan¶

Priyoridad	Pangangailangan	Tinatayang dami	Pagkaapurahan
1	________	___	☐ Kritikal ☐ Apurahan ☐ Katamtaman
2	________	___	☐ Kritikal ☐ Apurahan ☐ Katamtaman
3	________	___	☐ Kritikal ☐ Apurahan ☐ Katamtaman
4	________	___	☐ Kritikal ☐ Apurahan ☐ Katamtaman
5	________	___	☐ Kritikal ☐ Apurahan ☐ Katamtaman

E, Mga magagamit na mapagkukunan¶

Mapagkukunan	Dami	Pinagmulan
Magagamit na pondo (club/district)	_____ USD	________
Aktibong volunteer	_____	________
Mga sasakyan	_____	________
Emergency stocks	_____	________

F, Mga susunod na hakbang (susunod na 6-24 na oras)¶

G, Mga kahilingan sa mas mataas na antas¶

☐ Walang kahilingan

☐ Activation ng mas mataas na DCA → katwiran: _________

☐ Kahilingan para sa DRG → tinatayang halaga: _____ USD

☐ Activation ng RAG → alin: ____________

☐ Iba pa: ___________

Lagda: ____ Petsa/Oras: _____

Form 2, Mabilisang Pagtatasa ng Pangangailangan¶

Kailan: Sa loob ng unang 6 na oras pagkatapos ng kalamidad. Sino: Assessment team ng club (minimum na 2 tao). Tagal: 1 hanggang 3 oras sa field.

Petsa: _//_ Oras ng simula: _: Oras ng tapos: _:

Mga tagatasa: 1. ____ 2. ____

Lugar na tinasa: ___________

GPS (kung available): Lat: ___ Long: _____

Domain 1, Apektadong populasyon¶

Kategorya	Tinatayang bilang
Apektadong pamilya	______
Apektadong tao (kabuuan)	______
Mga bata (0-5 taon)	______
Mga bata (6-17 taon)	______
Buntis / nagpapasusong babae	______
Matatanda (65+)	______
Mga taong may kapansanan	______
Mga namatay	______
Mga sugatan	______
Mga nawawala	______

Domain 2, Tirahan / shelter¶

Katayuan	Bilang ng bahay
Ganap na nasira	______
Bahagyang napinsala (matitirahan)	______
Bahagyang napinsala (hindi matitirahan)	______
Buo	______

Emergency housing na kailangan para sa: ______ pamilya

Mga posibleng site na natukoy: __________

Domain 3, Tubig at sanitasyon (WASH)¶

Elemento	Oo	Hindi	Bahagyang
Access sa inuming tubig	☐	☐	☐
Gumaganang water network	☐	☐	☐
Magagamit na palikuran / toilet	☐	☐	☐
Panganib ng kontaminasyon ng tubig	☐	☐	☐
Gumaganang sistema ng pagtatapon ng basura	☐	☐	☐

Litro ng inuming tubig na kailangan / araw: ______

Domain 4, Pagkain¶

Elemento	Oo	Hindi	Detalye
Magagamit na food stocks sa lugar	☐	☐	Para sa ___ araw
Gumaganang lokal na palengke	☐	☐	______
Posibleng panlabas na suplay	☐	☐	______
Posibleng community kitchen	☐	☐	______

Bilang ng pagkain / araw na kailangan: ______

Domain 5, Kalusugan¶

Elemento	Oo	Hindi	Detalye
Gumaganang health center sa malapit	☐	☐	______
Magagamit na medikal na tauhan	☐	☐	______
Magagamit na gamot	☐	☐	______
Natukoy na panganib ng epidemya	☐	☐	______
Kababaihan/bata na nangangailangan ng agarang pangangalaga	☐	☐	Bilang: _______

Domain 6, Imprastruktura¶

Imprastruktura	Gumagana	Napinsala	Nasira
Pangunahing kalsada	☐	☐	☐
Mga tulay	☐	☐	☐
Kuryente	☐	☐	☐
Fixed na telepono	☐	☐	☐
Mobile network	☐	☐	☐
Internet	☐	☐	☐

Domain 7, Access¶

Access sa site sa pamamagitan ng: ☐ Kalsada ☐ Track ☐ Paglalakad lamang ☐ Tubig

Oras ng access mula sa club: ______ oras

Mga hadlang na natukoy: ___________

Domain 8, Kaligtasan¶

Elemento	Oo	Hindi	Detalye
Ligtas ang lugar para sa mga responder	☐	☐	______
Mga pangalawang panganib (aftershock, baha, landslide)	☐	☐	______
Presensya ng mga tagapagpatupad ng batas	☐	☐	______
Naiulat na panganib ng pagnanakaw	☐	☐	______
Ligtas na access para sa mga distribusyon	☐	☐	______

Agarang priyoridad na pangangailangan (i-rank 1 hanggang 10)¶

Rank	Pangangailangan
___	Inuming tubig
___	Pagkain
___	Emergency shelter / tarp
___	Medikal na pangangalaga
___	Damit / kumot
___	Mga gamit sa kalinisan
___	Paglikas
___	Paghahanap at pagsagip
___	Suportang saykolohikal
___	Iba pa: ________

Mga organisasyong naroroon na¶

Organisasyon	Uri ng tulong	Kontak
________	________	______
________	________	______
________	________	______
________	________	______

Mga obserbasyon at larawan¶

Mga tala sa field: ___________

Mga larawang kinuha: ☐ Oo (bilang: _____) ☐ Hindi

Lagda ng Tagatasa 1: ___ Petsa: ______

Lagda ng Tagatasa 2: ___ Petsa: ______

Form 3, Rehistro ng mga Benepisyaryo¶

Gamit: Idokumento ang bawat distribusyon ng tulong. Isang form kada distribution point kada araw. Sapilitan para sa mga ulat ng TRF stewardship.

Header ng distribusyon¶

Petsa: _//_ Lugar ng distribusyon: _______

Uri ng tulong na ipinamahagi: ____________

Tagapamahala ng distribusyon: ____ Club: ______

Pondo: ☐ Pondo ng club ☐ DRG ☐ DDRF ☐ Global Grant ☐ Direktang donasyon ☐ Iba pa

Listahan ng mga benepisyaryo¶

Proteksyon ng datos — sapilitan. Ang rehistrong ito ay naglalaman ng personal na datos ng mga taong nasa mahihinang sitwasyon. Hindi napag-uusapang mga panuntunan: (1) ipaalam sa bawat tao ang paggamit ng datos (katwiran ng tulong sa Rotary Foundation) at kunin ang kanilang kasunduan — hindi kailanman kondisyon ng tulong ang paglagda; (2) iisang tao ang humahawak ng rehistro (ang itinalagang administrador), hindi kailanman litrato ng rehistro sa social media o mga WhatsApp group; (3) imbakan na nakakandado, paghahatid sa district sa pinagsama-samang anyo (mga bilang, hindi mga pangalan) maliban kung tahasang hinihiling ng TRF; (4) ligtas na pagsira ng mga orihinal sa pagsara ng grant, ayon sa tagal na kinakailangan ng TRF at lokal na batas (GDPR sa Europa); (5) huwag kailanman iwan ang isang naa-access na nakapangalang listahan ng mga mahihinang tao (mga solong babae, mga menor de edad) — ito ay kasangkapan sa pagta-target para sa mga trafficker (tingnan ang card F2).

Blg.	Buong pangalan	Bilang ng tao sa sambahayan	Lokasyon / address	Natukoy na pangangailangan	Tulong na natanggap (uri + dami)	Lagda o fingerprint
1	______	_____	______	______	______	_______
2	______	_____	______	______	______	_______
3	______	_____	______	______	______	_______
4	______	_____	______	______	______	_______
5	______	_____	______	______	______	_______
6	______	_____	______	______	______	_______
7	______	_____	______	______	______	_______
8	______	_____	______	______	______	_______
9	______	_____	______	______	______	_______
10	______	_____	______	______	______	_______
11	______	_____	______	______	______	_______
12	______	_____	______	______	______	_______
13	______	_____	______	______	______	_______
14	______	_____	______	______	______	_______
15	______	_____	______	______	______	_______
16	______	_____	______	______	______	_______
17	______	_____	______	______	______	_______
18	______	_____	______	______	______	_______
19	______	_____	______	______	______	_______
20	______	_____	______	______	______	_______
21	______	_____	______	______	______	_______
22	______	_____	______	______	______	_______
23	______	_____	______	______	______	_______
24	______	_____	______	______	______	_______
25	______	_____	______	______	______	_______

Buod ng distribusyon¶

Elemento	Kabuuan
Kabuuang bilang ng mga benepisyaryo	______
Kabuuang bilang ng mga sambahayang natulungan	______
Kabuuang dami na ipinamahagi	______
Tinatayang halaga (USD)	______
Natitirang stock	______

Mga tala: __________

Lagda ng tagapamahala: __ Lagda ng saksi: ______

Form 4, Araw-araw na Talaan ng Pananalapi¶

Gamit: Nakalaang cash log para sa kalamidad. Isang form kada araw. Dobleng lagda na sapilitan para sa anumang gastos na > 100 USD.

Talaan ng pananalapi, Petsa: _//_¶

Club / District: ____ Ingat-yaman: ______

Nakalaang disaster account Blg.: ________

Panimulang balanse¶

Pinagmulan	Halaga (USD)
Balanse mula sa nakaraang araw na inilipat	____
Inilaang pondo ng club	____
DRG na natanggap	____
DDRF na natanggap	____
Mga donasyong natanggap ngayong araw	____
KABUUANG MAGAGAMIT	____

Mga gastos ng araw¶

Blg.	Paglalarawan	Supplier	Halaga (USD)	Kategorya	Resibo Blg.	Inaprubahan ni
1	________	______	___	______	_	______
2	________	______	___	______	_	______
3	________	______	___	______	_	______
4	________	______	___	______	_	______
5	________	______	___	______	_	______
6	________	______	___	______	_	______
7	________	______	___	______	_	______
8	________	______	___	______	_	______
9	________	______	___	______	_	______
10	________	______	___	______	_	______
		KABUUANG GASTOS	___

Panapos na balanse¶

Kalkulasyon	Halaga (USD)
Kabuuang magagamit	____
- Kabuuang gastos	____
= Panapos na balanse	____

Pinagsama-samang balanse mula sa simula ng operasyon: ____ USD

Mga sumusuportang dokumento¶

Uri	Dami
Mga resibo / invoice na nakalakip	______
Mga purchase order	______
Mga litrato ng resibo (kung nawala ang orihinal)	______

Lagda ng ingat-yaman: ____ Lagda ng pangulo: _______

Form 5, Pagpaparehistro ng mga Volunteer¶

Gamit: Irehistro ang bawat volunteer BAGO ang deployment. Suriin ang mga kasanayan, availability at kalagayan ng kalusugan. Itago ang rehistrong ito para sa insurance at follow-up.

Form ng pagpaparehistro ng volunteer¶

Petsa ng pagpaparehistro: _//_ Club: _______

Pagkakakilanlan¶

Field	Impormasyon
Buong pangalan	_______
Petsa ng kapanganakan	_//_
Pangunahing telepono	_______
Pangalawang telepono	_______
Email	_______
Address	_______
Emergency contact (pangalan + telepono)	_______
Miyembro ng Rotary	☐ Oo (Club: ______) ☐ Hindi
Rotaract / Interact	☐ Oo ☐ Hindi

Mga kasanayan¶

Kasanayan	Oo	Antas	Sertipikasyon
First aid / basic CPR	☐	☐ Basic ☐ Advanced	Petsa: ____
Suportang saykolohikal (PFA)	☐	☐ Basic ☐ Advanced	Petsa: ____
Medikal (nurse, doktor)	☐	Espesyalisasyon: ____	Blg.: ____
Konstruksyon / pag-aayos	☐	☐ Basic ☐ Advanced	_____
Kuryente / tubero	☐	☐ Basic ☐ Advanced	_____
Pagmamaneho ng malaking sasakyan	☐	Lisensya: ____	_____
Komunikasyon / media	☐	☐ Basic ☐ Advanced	_____
Logistics / pamamahala ng stock	☐	☐ Basic ☐ Advanced	_____
Pagluluto para sa komunidad	☐	☐ Basic ☐ Advanced	_____
Seguridad / pamamahala ng maraming tao	☐	☐ Basic ☐ Advanced	_____
Pangangalaga sa hayop / veterinaryo	☐	☐ Basic ☐ Advanced	_____
Pagsasalin (mga wika: ___)	☐	______	_____
Iba pa: ________	☐	______	_____

Availability at assignment¶

Araw	Available	Oras	Assignment / lugar
Lunes	☐	_: hanggang _:	______
Martes	☐	_: hanggang _:	______
Miyerkules	☐	_: hanggang _:	______
Huwebes	☐	_: hanggang _:	______
Biyernes	☐	_: hanggang _:	______
Sabado	☐	_: hanggang _:	______
Linggo	☐	_: hanggang _:	______

Posibleng tagal ng pangako: ☐ 1-3 araw ☐ 1 linggo ☐ 2 linggo ☐ 1 buwan+

Mobility: ☐ Personal na sasakyan ☐ Pampublikong transportasyon ☐ Kailangan ng transportasyon

Kalusugan at kaligtasan¶

Elemento	Sagot
Mga restriksyon medikal	☐ Wala ☐ Oo: _________
Mga alerdyi	☐ Wala ☐ Oo: _________
Napapanahon ang bakuna	☐ Oo ☐ Hindi ☐ Hindi alam
Personal na insurance na sumasaklaw sa volunteering	☐ Oo ☐ Hindi

Field check-in/out¶

Petsa	Oras ng pagdating (check-in)	Oras ng pag-alis (check-out)	Lugar / misyon	Lagda ng tagapamahala
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____

Pangako¶

Ako ay nangangako na: - [ ] Igalang ang mga tagubilin sa kaligtasan - [ ] Sundin ang mga tagubilin ng coordinator - [ ] Hindi makikipag-usap sa media nang walang pahintulot - [ ] Iulat kaagad ang anumang insidente o pinsala - [ ] Igalang ang dignidad ng mga taong tinutulungan - [ ] Pahintulot sa datos: "Sang-ayon ako na ang aking contact details at mga kasanayan ay magamit ng club para lamang sa pag-organisa ng tugon, itabi nang ligtas, at sirain sa pagtatapos ng operasyon maliban kung sumasang-ayon akong sumali sa volunteer reserve." - [ ] Pahintulot sa imahe: "Pinapahintulutan ko / Hindi ko pinapahintulutan (ekisin) ang paggamit ng mga litratong kinasasangkutan ko sa mga komunikasyon ng club." - [ ] Pakikipag-ugnayan sa mga menor de edad: "Nauunawaan ko na ang anumang papel na kinasasangkutan ng pakikipag-ugnayan sa mga menor de edad ay nangangailangan ng paunang background check (criminal record extract o lokal na katumbas) at ang pagpapatupad ng panuntunang 'kailanman ay walang isang matanda na nag-iisa kasama ang isang bata'."

Lagda: ____ Petsa: _/_/_____

Para lamang sa gamit ng club¶

Background check na kailangan para sa papel na ito: ☐ OO ☐ HINDI — natapos noong: _//_ ni: _______

Pinagsama-samang rehistro ng volunteer (buod na talahanayan)¶

Blg.	Pangalan	Pangunahing kasanayan	Telepono	Availability	Na-deploy noong	Lugar	Check-out
1	______	____	____	___	___	_	_
2	______	____	____	___	___	_	_
3	______	____	____	___	___	_	_
4	______	____	____	___	___	_	_
5	______	____	____	___	___	_	_
6	______	____	____	___	___	_	_
7	______	____	____	___	___	_	_
8	______	____	____	___	___	_	_
9	______	____	____	___	___	_	_
10	______	____	____	___	___	_	_
11	______	____	____	___	___	_	_
12	______	____	____	___	___	_	_
13	______	____	____	___	___	_	_
14	______	____	____	___	___	_	_
15	______	____	____	___	___	_	_
16	______	____	____	___	___	_	_
17	______	____	____	___	___	_	_
18	______	____	____	___	___	_	_
19	______	____	____	___	___	_	_
20	______	____	____	___	___	_	_

Form 6, Pagsubaybay sa mga Donasyon at Regalo¶

Gamit: Subaybayan ang bawat donasyong natanggap. Sapilitan para sa transparency, mga tax receipt at mga sulat ng pasasalamat. Isang form kada linggo o kada kampanya.

Rehistro ng donasyon, Operasyon: _______¶

Club / District: ____ Panahon: mula /_ hanggang /____

Tagapamahala ng pagsubaybay: ____ Telepono: ______

Blg.	Donor (pangalan o organisasyon)	Halaga / Paglalarawan	Petsa	Paraan ng pagtanggap	Alokasyon / layunin	Naibigay na tax receipt	Naipadalang pasasalamat
1	________	____	__	☐ Transfer ☐ Check ☐ Cash ☐ In kind	____	☐	☐
2	________	____	__	☐ Transfer ☐ Check ☐ Cash ☐ In kind	____	☐	☐
3	________	____	__	☐ Transfer ☐ Check ☐ Cash ☐ In kind	____	☐	☐
4	________	____	__	☐ Transfer ☐ Check ☐ Cash ☐ In kind	____	☐	☐
5	________	____	__	☐ Transfer ☐ Check ☐ Cash ☐ In kind	____	☐	☐
6	________	____	__	☐ Transfer ☐ Check ☐ Cash ☐ In kind	____	☐	☐
7	________	____	__	☐ Transfer ☐ Check ☐ Cash ☐ In kind	____	☐	☐
8	________	____	__	☐ Transfer ☐ Check ☐ Cash ☐ In kind	____	☐	☐
9	________	____	__	☐ Transfer ☐ Check ☐ Cash ☐ In kind	____	☐	☐
10	________	____	__	☐ Transfer ☐ Check ☐ Cash ☐ In kind	____	☐	☐
11	________	____	__	☐ Transfer ☐ Check ☐ Cash ☐ In kind	____	☐	☐
12	________	____	__	☐ Transfer ☐ Check ☐ Cash ☐ In kind	____	☐	☐
13	________	____	__	☐ Transfer ☐ Check ☐ Cash ☐ In kind	____	☐	☐
14	________	____	__	☐ Transfer ☐ Check ☐ Cash ☐ In kind	____	☐	☐
15	________	____	__	☐ Transfer ☐ Check ☐ Cash ☐ In kind	____	☐	☐

Mga kabuuan¶

Kategorya	Kabuuan
Kabuuang donasyong pera (USD)	____
Kabuuang in-kind na donasyon (tinatayang halaga USD)	____
Malaking kabuuan	____
Bilang ng tax receipt na naibigay	____
Bilang ng pasasalamat na naipadala	____

Gintong panuntunan: ISANG itinalagang tagapagsalita. Bawat release ay pinapatunayan ng Pangulo o DG bago i-publish.

7.1 Template ng press release¶

PRESS RELEASE
[Rotary Logo]

Para sa agarang paglabas
Petsa: ____/____/________

Kontak sa press:
Pangalan: ________________________________
Telepono: ________________________________
Email: ________________________________

------------------------------------------------------

[HEADLINE — Malinaw na aksyon, 10 salita maximum]
Halimbawa: Nagmobilisa ang Rotary Club of [lungsod] ng [X] volunteer
         pagkatapos ng [uri ng kalamidad]

------------------------------------------------------

[Lungsod], [petsa] — Ang Rotary Club of [pangalan] / District
[numero] ng Rotary ay nagmomobilisa kasunod ng [maikling paglalarawan
ng kalamidad] na tumama sa [lugar] noong [petsa].

TALATA 1 — Ang mga katotohanan:
[Ilarawan ang sitwasyon: bilang ng mga taong apektado, pinsala,
konteksto]

TALATA 2 — Aksyon ng Rotary:
[Kongkretong ilarawan ang ginagawa ng Rotary: bilang ng
mga volunteer, uri ng tulong, halagang inilaan, mga partnership]

TALATA 3 — Sipi:
"[Sipi mula sa Pangulo ng Club o District Governor],"
sabi ni [Pangalan], [Titulo].

TALATA 4 — Paano makakatulong:
Ang mga nais mag-ambag ay maaaring:
- Magbigay ng donasyon: [link o bank details]
- Maging volunteer: [kontak]
- Sundan ang mga pangyayari: [Facebook page / website]

TALATA 5 — Tungkol sa Rotary:
Pinagsasama-sama ng Rotary ang [X] miyembro sa [X] club sa buong
mundo. [1-2 pangungusap tungkol sa misyon ng Rotary at pagtugon
sa kalamidad].

------------------------------------------------------
KATAPUSAN NG RELEASE

Available ang high-resolution na larawan kapag hiniling.

Panimulang post (0-6 na oras)¶

ALERTO — [Uri ng kalamidad] sa [lokasyon]

Ina-activate ng Rotary Club of [pangalan] ang emergency response nito.

Nasa field na ang aming mga team upang tasahin ang mga pangangailangan
at magbigay ng unang tulong.

Susunod na impormasyon ay ipababatid.

#Rotary #[Lungsod] #DisasterResponse #PeopleOfAction

Post ng mobilisasyon (6-24 na oras)¶

UPDATE — Tugon sa [kalamidad] sa [lokasyon]

Ang aming mga team ay nakapag:
- [Aksyon 1 — hal., namahagi ng 200 hygiene kit]
- [Aksyon 2 — hal., nagbukas ng 2 shelter center]
- [Aksyon 3 — hal., nagmobilisa ng 45 volunteer]

[X] pamilya ang nakatanggap ng emergency na tulong.

Upang tumulong sa pananalapi: [donation link]
Upang maging volunteer: [kontak]

#Rotary #PeopleOfAction #DisasterRelief

Post ng pasasalamat (pagkatapos ng operasyon)¶

SALAMAT — Buod ng aming tugon sa [kalamidad]

Sa loob ng [X] araw, salamat sa INYO:
- [X] pamilya ang natulungan
- [X] volunteer ang nagmobilisa
- [X] USD ang nakalikom at naipamahagi
- [X] kit ang naipamahagi

Salamat sa aming mga partner: [listahan]
Salamat sa lahat ng donor at volunteer.

Patuloy na sinusuportahan ng Rotary ang muling pagtatayo.

#Rotary #PeopleOfAction #ThankYou

Form 8, Kasunduan sa Pakikipagtulungan sa NGO (MOU)¶

Gamit: Pormalin ang anumang partnership sa isang NGO na lalampas sa 2 linggo o 5,000 USD. Sapilitan para sa mga Global Grant.

KASUNDUAN SA PAKIKIPAGTULUNGAN
PARA SA PAGTUGON SA KALAMIDAD

------------------------------------------------------

SA PAGITAN NG:

Ang [Rotary Club of _________ / District _________ ng Rotary]
Kinakatawan ni: _________________________________________
Posisyon: _______________________________________________
Address: ________________________________________________
Telepono: __________________ Email: __________________________

Simula ngayon ay tatawaging "Rotary"

AT:

[Pangalan ng NGO / Organisasyong kasosyo]
Kinakatawan ni: _________________________________________
Posisyon: _______________________________________________
Address: ________________________________________________
Telepono: __________________ Email: __________________________

Simula ngayon ay tatawaging "ang Kasosyo"

------------------------------------------------------

ARTIKULO 1 — LAYUNIN

Tinutukoy ng kasunduang ito ang mga tuntunin ng pakikipagtulungan
sa pagitan ng Rotary at ng Kasosyo para sa pagtugon sa:

Uri ng kalamidad: ____________________________________
Heograpikong lugar: ______________________________________
Target na populasyon: ________________________________________
Petsa ng simula: ____/____/________
Inaasahang tagal: ___________________________________________

------------------------------------------------------

ARTIKULO 2 — MGA PANGAKO NG ROTARY

Ang Rotary ay nangangako na:
☐ Magbigay ng pondong ____________ USD
☐ Magmobilisa ng ____________ volunteer
☐ Magbigay ng kagamitan: ___________________________________
☐ Tiyakin ang koordinasyon sa District / Zone
☐ Gumawa ng mga stewardship report na kinakailangan ng TRF
☐ Iba pa: _________________________________________________

------------------------------------------------------

ARTIKULO 3 — MGA PANGAKO NG KASOSYO

Ang Kasosyo ay nangangako na:
☐ Mag-deploy ng ____________ kwalipikadong tauhan
☐ Magbigay ng teknikal na kadalubhasaan sa: _________________________
☐ Tiyakin ang logistics ng: ________________________________
☐ Magbigay ng mga ulat ng aktibidad: ☐ Lingguhan ☐ Buwanan
☐ Igalang ang mga pamantayang humanitarian (Sphere, CHS)
☐ Banggitin ang Rotary sa mga komunikasyon nito
☐ Magbigay ng mga financial na sumusuportang dokumento
☐ Iba pa: _________________________________________________

------------------------------------------------------

ARTIKULO 4 — BADYET AT PAGPOPONDO

Kabuuang badyet ng operasyon: ____________ USD

Line item	Rotary (USD)	Kasosyo (USD)	Iba pa (USD)
Tauhan	____	____	____
Materyal / kagamitan	____	____	____
Transportasyon / logistics	____	____	____
Pagkain / tubig	____	____	____
Tirahan	____	____	____
Administrasyon	____	____	____
Iba pa	____	____	____
KABUUAN	____	____	____

Mga tuntunin ng pagbabayad:
☐ Sa isang bayad sa paglagda
☐ Sa _____ hulog: _____________________________________
☐ Sa pagpapakita ng mga invoice
☐ Iba pa: _________________________________________________

------------------------------------------------------

ARTIKULO 5 — KOORDINASYON

Mga pulong ng koordinasyon: ☐ Araw-araw ☐ Lingguhan
☐ Dalawang beses sa isang buwan

Focal point ng Rotary: _________________ Telepono: _________________
Focal point ng Kasosyo: ______________ Telepono: _________________

Mga ulat ng progreso: ☐ Lingguhan ☐ Buwanan

------------------------------------------------------

ARTIKULO 6 — KOMUNIKASYON AT VISIBILITY

- Lahat ng pampublikong komunikasyon ay bumabanggit sa dalawang panig.
- Ang Rotary logo ay ginagamit ayon sa RI brand guide.
- Hindi humihingi ng donasyon ang Kasosyo sa ngalan ng Rotary.
- Ang mga litrato ng mga benepisyaryo ay gumagalang sa kanilang dignidad at
  pahintulot.

------------------------------------------------------

ARTIKULO 7 — TAGAL AT PAGWAWAKAS

Tagal: mula ____/____/________ hanggang ____/____/________

Pag-renew: ☐ Awtomatiko ☐ Sa magkasunduan ☐ Hindi

Maagang pagwawakas: posible ng bawat panig na may
_______ araw na abiso, sa pamamagitan ng nakasulat na abiso.

Sa kaso ng pagwawakas, ibinabalik ng Kasosyo ang hindi nagamit
na pondo sa loob ng _______ araw.

------------------------------------------------------

ARTIKULO 8 — MGA ULAT AT STEWARDSHIP

Ibinibigay ng Kasosyo sa Rotary ang:
☐ Panimulang ulat nang hindi lalampas sa ____/____/________
☐ Panghuling ulat nang hindi lalampas sa ____/____/________
☐ Mga sumusuportang dokumento (resibo, invoice, litrato)
☐ Listahan ng mga benepisyaryo (anonymized kung kailangan)
☐ Pagtatasa ng epekto

------------------------------------------------------

ARTIKULO 9 — MGA HINDI PAGKAKAUNAWAAN

Anumang hindi pagkakaunawaan ay lulutasin sa pamamagitan ng payapang
pakikipagkasundo. Kung hindi maayos, ang may-kakayahang mga hukuman ng
__________________ ang kikilos.

------------------------------------------------------

Ginawa sa dalawang kopya sa ________________, noong ____/____/________

Para sa Rotary:                    Para sa Kasosyo:

Pangalan: ____________________         Pangalan: ____________________
Posisyon: ________________         Posisyon: ________________
Lagda:                             Lagda:



Saksi:                              Saksi:
Pangalan: ____________________         Pangalan: ____________________
Lagda:                             Lagda:

Form 9, After-Action Report (AAR)¶

Gamit: Nakaayos na debriefing meeting pagkatapos ng bawat operasyon. Sapilitan. Inirerekomendang tagal: 2-3 oras. Lahat ng kalahok ay inaanyayahan.

After-Action Report, Operasyon: _________¶

Petsa ng AAR: _//_

Facilitator: ____ Kalihim: ____

Mga kalahok:

Blg.	Pangalan	Papel sa operasyon
1	________	________
2	________	________
3	________	________
4	________	________
5	________	________
6	________	________
7	________	________
8	________	________

Seksyon A, Timeline ng operasyon¶

Petsa/Oras	Pangyayari / Desisyon	Ninong
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______

Seksyon B, Buod ng operasyon¶

Elemento	Detalye
Uri ng kalamidad	_______
Petsa ng kalamidad	_//_
Petsa ng activation ng Rotary	_//_
Petsa ng pagsara	_//_
Kabuuang tagal ng operasyon	_ araw
Heograpikong lugar	_______
Antas ng activation	☐ Club ☐ DCA-3 ☐ DCA-2 ☐ DCA-1

Seksyon C, Mga resulta¶

Indikador	Panimulang target	Aktwal na resulta
Mga taong natulungan	______	______
Mga sambahayang natulungan	______	______
Mga volunteer na nagmobilisa	______	______
Oras ng volunteer	______	______
Kabuuang badyet na nagastos (USD)	______	______
Mga kit na naipamahagi	______	______
Mga pagkaing inihain	______	______
Mga shelter na naibigay	______	______

Seksyon D, Pagpopondo¶

Pinagmulan	Halagang natanggap (USD)	Halagang nagastos (USD)	Balanse (USD)
Pondo ng club	______	______	______
DRG	______	______	______
DDRF	______	______	______
Global Grant	______	______	______
Direktang donasyon	______	______	______
Zone Fund	______	______	______
Iba pa	______	______	______
KABUUAN	______	______	______

Seksyon E, Ano ang gumana nang maayos¶

Blg.	Elemento	Detalye / Halimbawa
1	________	_______
2	________	_______
3	________	_______
4	________	_______
5	________	_______

Seksyon F, Ano ang hindi gumana / kailangang pagbutihin¶

Blg.	Natukoy na problema	Epekto	Inirerekomendang corrective na aksyon	May-pananagutan
1	______	☐ Kritikal ☐ Katamtaman ☐ Menor	______	____
2	______	☐ Kritikal ☐ Katamtaman ☐ Menor	______	____
3	______	☐ Kritikal ☐ Katamtaman ☐ Menor	______	____
4	______	☐ Kritikal ☐ Katamtaman ☐ Menor	______	____
5	______	☐ Kritikal ☐ Katamtaman ☐ Menor	______	____

Seksyon G, Mga rekomendasyon¶

Blg.	Rekomendasyon	Priyoridad	Deadline	May-pananagutan
1	_________	☐ Mataas ☐ Katamtaman ☐ Mababa	____	____
2	_________	☐ Mataas ☐ Katamtaman ☐ Mababa	____	____
3	_________	☐ Mataas ☐ Katamtaman ☐ Mababa	____	____
4	_________	☐ Mataas ☐ Katamtaman ☐ Mababa	____	____
5	_________	☐ Mataas ☐ Katamtaman ☐ Mababa	____	____

Seksyon H, Suportang saykolohikal pagkatapos ng operasyon¶

Elemento	Oo	Hindi	Detalye
Mga senyales ng stress / pagod na natukoy sa mga volunteer	☐	☐	_____
Naorganisang psychological debriefing	☐	☐	Petsa: ____
Referral sa propesyonal na suporta kung kailangan	☐	☐	_____
Nakaplanong follow-up sa loob ng 1 buwan	☐	☐	Petsa: ____

Ang ulat na ito ay iaarkibo at ipapadala sa: - [ ] District (DRO) - [ ] Zone (kung DCA-2/3) - [ ] DNA-RAG (kung na-activate) - [ ] TRF (kasama ang stewardship report)

Lagda ng facilitator: ___ Petsa: _//__

Form 10, Decision Tree para sa Pondo¶

Gamit: Kapag naganap ang isang kalamidad, sundin ang tree na ito upang matukoy kung aling mekanismo ng pagpopondo ang i-a-activate, at sa anong pagkakasunud-sunod.

NAGANAP ANG KALAMIDAD
        |
        v
May sariling magagamit na pondo ba ang Club?
|-- OO --> Gamitin kaagad (walang kailangang pag-apruba)
|          Inirerekomendang max na badyet: 2,000-5,000 USD
|          |
|          v
|          Sapat na ba?
|          |-- OO --> Ituloy gamit ang pondo ng club + lumipat sa AAR
|          '-- HINDI --> v
|
'-- HINDI --> v

May DDRF (District Disaster Relief Fund) ba ang District?
|-- OO --> Pinapahintulutan ng DG ang agarang pagbabayad
|          Karaniwang halaga: 5,000-15,000 USD
|          Lead time: ilang oras
|          |
|          v
|          Sapat na ba?
|          |-- OO --> Ituloy + iulat sa District
|          '-- HINDI --> v
|
'-- HINDI --> v

Humiling ng DRG (Disaster Response Grant) mula sa TRF
|-- Halaga: hanggang 25,000 USD
|-- Kundisyon: District na kwalipikado ng TRF
|-- Lead time ng pag-apruba: 2-4 linggo (24-48 h pre-impact para sa mga pinangalanang bagyo)
|-- Pagsusumite sa pamamagitan ng MyRotary (DG + DRFC)
|   |
|   v
|   Sapat na ba?
|   |-- OO --> Isagawa + stewardship report sa loob ng 12 buwan
|   '-- HINDI --> v
|
v
May Zone Disaster Response Fund ba ang Zone?
|-- OO --> Humiling ng dagdag mula sa Zone
|          Karaniwang halaga: 10,000-50,000 USD
|          |
|          v
|          Sapat na ba?
|          |-- OO --> Isagawa + iulat sa Zone
|          '-- HINDI --> v
|
'-- HINDI --> v

Magtatag ng TRF Global Grant
|-- Halaga: 30,000 hanggang 400,000 USD
|-- Nangangailangan ng: District DDF + international na kasosyo
|-- Lead time: 3-6 buwan (pagpaplano hanggang recovery)
|-- Perpekto para sa: muling pagtatayo, WASH, pagsasanay
|
v
Maaari ba silang pagsamahin?
|-- OO — Ang mga mekanismo ay NAPAGSASAMA:
|   |-- DRG + DDRF + Pondo ng club = agarang tugon
|   |-- Global Grant = medium-term recovery
|   |-- Zone Fund = koordinasyon ng maraming district
|   '-- DNA-RAG Fund = teknikal na kadalubhasaan
|
v
BABALA — Mga panuntunan sa hindi pagsasama:
|-- Ang DRG ay HINDI pumopondo sa parehong gastos gaya ng Global Grant
|-- Ang DDF na ginamit para sa Global Grant ay hindi magagamit para sa DRG
|-- Ang pondo ng club ay HINDI nangangailangan ng TRF stewardship
'-- Anumang TRF na pagpopondo (DRG + Global Grant) ay nangangailangan ng ulat

Buod na talahanayan ng mga mekanismo¶

Mekanismo	Halaga	Lead time	Sino ang nagdedesisyon	Stewardship
Pondo ng club	1,000-5,000 USD	Agaran	Pangulo	Hindi (internal)
DDRF	5,000-15,000 USD	Mga oras	DG	Ulat sa District
DRG	Hanggang 25,000 USD	2-4 linggo (24-48 h pre-impact)	TRF	Oo (12 buwan)
Zone Fund	10,000-50,000 USD	Mga araw	Zone Director	Ulat sa Zone
Global Grant	30,000-400,000 USD	3-6 buwan	TRF	Oo (sapilitan)
DNA-RAG Fund	Nag-iiba-iba	Mga araw	DNA-RAG Chair	Ulat sa RAG
TRF Central Fund	Nag-iiba-iba	Mga linggo	TRF Trustees	Oo

Mabilisang sanggunian, aling pondo sa aling sandali¶

Pinaikli ng mabilisang sangguniang ito ang buong decision tree sa iisang sheet, na i-photocopy at ilagay sa emergency kit ng club. Sinasagot nito ang isang operational na tanong: sa H+12, sa D+5, sa D+30, sa M+6, alin sa pitong mekanismo ang dapat i-activate?

Ayon sa phase ng tugon¶

Phase	Oras mula sa pangyayari	Mga mekanismong i-activate	Agarang aksyon ng club
Agarang emergency	0–72 h	Pondo ng club + DDRF + DRG (inihahanda)	Simulan ang unang paggastos mula sa sariling pondo. Hilingin sa DG na i-activate ang DDRF. Ihanda ang field assessment para sa DRG.
Stabilisasyon	1–4 linggo	Naaprubahang DRG + Zone Fund + DNA-RAG Fund	Simulan ang community kitchen, nakaayos na distribusyon, volunteer rotation. Idokumento ang bawat gastos para sa mga DRG report (inirerekomendang internal na checkpoint sa Day+45; kinakailangan ng TRF: progress report ≤ 12 buwan + panghuling ulat).
Short-term recovery	1–6 buwan	Balanse ng DRG + Global Grant na inihahanda + mga NGO partnership	Tukuyin ang mga pangmatagalang pangangailangan (tubig, paaralan, kalusugan). Hanapin ang international na partner club sa pamamagitan ng Club Finder o DNA-RAG.
Muling pagtatayo	6–24 buwan	Global Grant + Packaged Grants + TRF Central Fund	Pamahalaan ang proyekto sa paglipas ng panahon. Panimulang ulat sa M+6, panghuling ulat sa pagsara.

Ayon sa uri ng emergency¶

Karaniwang sitwasyon	Unang reflex	Sentral na mekanismo	Bakit
Lokal na kalamidad, club na kumikilos nang mag-isa	Sariling pondo + extraordinaryong dues	Pondo ng club	DCA-3, walang kailangang district escalation
Rehiyonal na kalamidad, ilang club ang apektado	Activation ng DDRF ng DG	DDRF + DRG	DCA-2, kinokoordina ng district
Malaking kalamidad, ilang district	DG + RI + DNA-RAG sa koordinasyon	DRG + DNA-RAG Fund + Zone Fund	DCA-1, internasyonal na mobilisasyon
Pinangalanang bagyong papalapit	Preemptive na pagsusumite ng DRG	DRG (24-48 h pre-impact)	Ang tanging kaso kung saan pinoproseso ang DRG sa mga oras, hindi mga linggo
Muling pagtatayo pagkatapos ng kalamidad	Pagbuo ng Global Grant sa D+30	Global Grant	Tapos na ang DRG, panahon na para sa pangmatagalan

Tatlong panuntunang hindi dapat kalimutan¶

Ang DDRF ay agaran, ang DRG ay tumatagal ng mga linggo. Huwag hintayin ang DRG upang simulan ang unang paggastos. Ang DDRF, pondo ng club at kusang-loob na donasyon ang sumasaklaw sa unang 72 oras.
Ang maagang pag-uulat ay kondisyon ng lahat ng kasunod. Kinakailangan ng TRF: progress report kahit man lang tuwing 12 buwan at panghuling ulat sa loob ng 2 buwan pagkatapos ng pagsara; inirerekomenda ng gabay na ito ang internal na checkpoint kasing-aga ng Day+45. Kung walang napapanahong ulat, walang karagdagang DRG na ipagkakaloob at ang TRF qualification ng district ay pinag-aalinlanganan. Hindi lang isang club, hindi lang isang district: ang buong network ng inyong district ang nawawalan ng access sa mga grant.
Ang DRG ay hindi pumopondo ng direktang cash sa mga biktima. Tubig, shelter, kit, pagkain: oo. Cash: hindi, maliban sa mga pambihirang naaprubahang kaso. Ito ang pinakamadalas na patibong sa mga unang oras, kapag natutukso ang isang mapagbigay na Rotarian na mamahagi ng mga papel na pera.

Mga kontak na dapat panatilihing malapit¶

Sino	Bakit	Kailan
DG (district governor)	Ina-activate ang DCA at nagpapalabas ng DDRF	H+0 hanggang H+6
DRO (district disaster response officer)	Operational na koordinasyon sa pagitan ng mga club	H+0 hanggang D+30
DRFC (district foundation chair)	Isinusumite ang DRG at co-sign ang Global Grant	D+1 hanggang D+10
DNA-RAG zone representative	Teknikal na kadalubhasaan at internasyonal na koordinasyon	DCA-2 at DCA-1
Lokal na ShelterBox lead	Kung kinakailangan ang mga emergency shelter	DCA-2 at DCA-1

Tip. I-print ang tatlong talahanayang ito at idikit sa loob na pabalat ng emergency kit ng club. Sa H+0, ito ang pahinang unang binubuksan ng Disaster Coordinator.

Form 11, Sensus ng Katayuan ng mga Miyembro¶

Gamit: Pupunan sa sandaling ma-activate ang call-down list (kabanata 12, hakbang 2). Bago tumulong sa sinuman sa labas, dapat malaman ng isang club ang kalagayan ng sarili nitong mga miyembro. Itinatala ng sheet na ito, miyembro sa miyembro, kung sino ang ligtas at available, kung sino ang apektado, at kung sino ang nananatiling hindi maabot. Ito ang kondisyon ng buong tugon: hindi mo ide-deploy ang isang miyembro na kagagawa lang na masira ang bahay. Pinupunan ng: Club Disaster Coordinator (o ang mga branch lead ng call-down list). Pag-update: Sa bawat pass ng call-down list sa unang 72 oras, pagkatapos ay araw-araw.

Sensus, Petsa: _//_ | Oras ng pass: _:_¶

Club: _______ Kabuuang miyembro: _ Naabot sa ngayon: _ Hindi maabot: _____

#	Miyembro	Katayuan	Tirahan	Agarang pangangailangan	Available para sa tugon
1	__	☐ Ligtas ☐ Menor na pinsala ☐ Malubhang pinsala ☐ Hindi maabot ☐ Apektado	☐ Buo ☐ Napinsala ☐ Nasira	☐ Medikal ☐ Shelter ☐ Paglikas ☐ Iba pa: ____	☐ Oo ☐ Bahagyang ☐ Hindi
2	(kagaya ng row 1)
3	(kagaya ng row 1)
4	(kagaya ng row 1)
5	(kagaya ng row 1)
…	(magdagdag ng isang row kada miyembro)

Mga miyembrong tutulungan bilang priyoridad (malubhang nasugatan, apektado, hindi maabot):

Panuntunan. Ang isang hindi maabot na miyembro ay hindi "wala": ito ay isang alerto. Magpadala ng dalawang-tao na team upang tingnan sila sa bahay sa sandaling ligtas na ang lugar. Ang unang tungkulin ng pagkakaisa ng isang club ay tungo sa sarili nitong mga miyembro.

Annex A, Mga Operational na Form, Aklat sa Pagtugon sa Kalamidad ng Rotary Club