Sura ya 14, Uimarishaji: kutoka saa 72 hadi wiki 2¶
Sehemu ya III, KUCHUKUA HATUA: KWA NJIA ZETU WENYEWE
Adrenalini ya saa 72 za kwanza inapungua. Waokoaji wa kitaalamu wako mahali, au hawapo. Vyombo vya habari vinaanza kuangalia pengine. Na ndipo kazi halisi inapoanza.
Awamu ya uimarishaji ni ndefu zaidi, ya gharama zaidi na yenye madai zaidi. Ni awamu ambapo klabu zisizojiandaa huanguka: uchovu wa wajitolea, kuteleza kwa kifedha, kupoteza udhibiti wa kiutendaji. Pia ni awamu ambapo klabu iliyopangwa vizuri hufanya tofauti ya kudumu.
Sura hii inagusia utendaji nne unaoendelea: jikoni za jamii, sehemu za usambazaji, uratibu wa kila siku na usimamizi wa kifedha. Kila sehemu imeundwa iwe ya kiutendaji moja kwa moja, unaweza kupiga fotokopi kurasa hizi na kuzitoa kwa kiongozi wa timu.
Jikoni za jamii¶
Wakati waathirika hawana tena vifaa vya kupikia, wakati maduka yamefungwa, wakati akiba za chakula za familia zimekwisha, jikoni ya jamii huwa kitovu cha kilogistiki cha utendaji wako. Pia ni mojawapo ya nafasi ngumu zaidi na hatari zaidi. Sumu ya chakula ya wingi katikati ya janga ingekuwa janga ndani ya janga.
Kupanga ukubwa¶
Kabla ya kuweka jikoni, bainisha uwezo wako lengwa. Jedwali hili linaunganisha uwezo na mpangilio unaohitajika.
| Uwezo lengwa | Wapishi | Wasaidizi wa jikoni | Logistiki | Kiongozi wa timu | Wafanyakazi jumla | Eneo la chini |
|---|---|---|---|---|---|---|
| milo 100/siku | 2 | 4 | 3 | 1 | 10 | 30 m² |
| milo 200/siku | 3 | 6 | 5 | 1 | 15 | 50 m² |
| milo 500/siku | 5 | 12 | 10 | 2 | 29 | 100 m² |
Kiashiria kwa DRG: Kila mlo uliosambazwa ni bidhaa inayopimika iliyotolewa. milo 200/siku kwa siku 14 = milo 2,800 = takwimu imara katika ripoti yako ya usimamizi.
Vifaa kamili¶
Vifaa vya kupikia¶
| Kifaa | Kiasi (kwa milo 200/siku) | Gharama iliyokadiriwa |
|---|---|---|
| Majiko ya gesi ya viwandani (macho 2) | vipande 3 | 300-600 USD |
| Sufuria za chuma cha pua za lita 50 | vipande 4 | 300-600 USD |
| Sufuria za viwandani / za kukaanga (kipenyo 60 cm) | vipande 2 | 100-200 USD |
| Mbao za kukatia za HACCP (zenye rangi za msimbo) | seti 1 (nyekundu, kijani, buluu) | 30-50 USD |
| Visu vya kitaalamu (mpishi, mboga, mkate) | seti 1 | 40-80 USD |
| Vyombo vya kuhudumia vya chuma cha pua (miiko, spatula, koleo) | vipande 10 | 50-100 USD |
| Trei za chuma cha pua za gastronorm (GN 1/1 na 1/2) | vipande 10 | 150-250 USD |
| Vyombo vya kuhifadhi joto vya usafirishaji | vipande 2 | 100-300 USD |
| Meza za kazi zinazokunjika | vipande 4 (mita 4 za mstari kwa uchache) | 200-400 USD |
| Mizani ya jikoni (uwezo wa kg 30) | kipande 1 | 30-50 USD |
Msimbo wa rangi za mbao za kukatia za HACCP: Nyekundu = nyama mbichi. Njano = kuku mbichi. Buluu = samaki na dagaa. Kijani = matunda na mboga. Nyeupe = maziwa na mkate. Kahawia = nyama iliyopikwa. Utofauti huu huzuia uchafuzi baina ya vyakula. Si wa hiari.
Usafi na usalama wa chakula¶
| Kifaa | Kiasi / siku | Gharama |
|---|---|---|
| Kituo cha kunawia mikono cha kujitegemea chenye tanki | kipande 1 (kilichowekwa) | 100-300 USD |
| Sabuni ya kioevu ya kuzuia bakteria, bila kugusa | lita 2 / siku | 5 USD/siku |
| Kisafishaji cha mikono (L 1 kwa kituo) | lita 4 / siku | 10 USD/siku |
| Glavu za nitrili za kutupwa | jozi 100 / siku | 10 USD/siku |
| Nyavu za nywele / vifuniko vya nywele | 20 / siku | 3 USD/siku |
| Aproni za kutupwa au za kufuliwa | 10 / siku | 5 USD/siku |
| Mifuko ya taka iliyoimarishwa ya L 120 | 20 / siku | 5 USD/siku |
| Bidhaa za kusafisha za daraja la chakula | lita 2 / siku | 5 USD/siku |
| Kipima joto cha kuchunguza chakula | vipande 2 (vilivyowekwa) | 30-50 USD |
| Kipima joto cha ubaridi | vipande 2 (vilivyowekwa) | 20-30 USD |
| Kifurushi cha huduma ya kwanza cha jikoni | kipande 1 (kilichowekwa) | 30-50 USD |
| Kizima moto cha Daraja F (moto wa mafuta) | 1 kwa eneo la kupikia | 40-80 USD |
Kituo cha kunawia mikono ni cha lazima. Hakuna ubaguzi. Kama huwezi kufunga kituo cha kunawia mikono chenye maji safi na sabuni kwenye mlango wa eneo la kupikia, huwezi kufungua jikoni.
Uhifadhi¶
| Kifaa | Kiasi | Gharama |
|---|---|---|
| Friji au chumba cha baridi cha kubebeka | kipande 1 (kama kuna umeme) | 500-2,000 USD |
| Vibaridishi vigumu vya L 100 | vipande 4 | 300-600 USD |
| Vipande vya barafu / barafu ya mifuko | 20 kg/siku | 10 USD/siku |
| Rafu zilizoinuliwa (angalau 15 cm juu ya ardhi) | vipande 4 | 100-200 USD |
| Vyombo visivyoingiza hewa kwa vyakula vikavu | vipande 10 | 50-100 USD |
| Tarpaulini za kukinga mvua/jua | 50 m² | 50-100 USD |
| Hema / muundo wa jikoni (6 × 3 m) | kipande 1 | 500-1,500 USD |
Kanuni 5 za usafi zisizoweza kujadiliwa¶
Kanuni hizi tano lazima zibandikwe mahali panapoonekana wazi, kwa lugha kadhaa kama inahitajika, katika eneo la kupikia. Lazima zirudiwe katika kila muhtasari. Si mapendekezo, ni majukumu.
| # | Kanuni | Kiwango | Uthibitisho |
|---|---|---|---|
| 1 | Kunawa mikono | Kabla ya kila kushughulikia, baada ya kila pumziko, baada ya kutumia choo | Uchunguzi wa moja kwa moja na kiongozi wa timu |
| 2 | Kutenganisha kibichi/kilichopikwa | Kamwe hakuna mguso kati ya vyakula vibichi na vilivyopikwa. Vyombo vinatofautishwa kwa rangi. | Kagua mbao na vyombo |
| 3 | Kupika kikamilifu | Joto la ndani >= 63 °C (nyama), >= 74 °C (kuku) | Kipima joto cha kuchunguza katika kila huduma |
| 4 | Msururu wa baridi | Vinavyoharibika kati ya 0 na 4 °C. Kama haiwezekani: visivyoharibika pekee. | Kipima joto cha kibaridishi saa 12 usiku na saa 8 mchana |
| 5 | Usafi endelevu | Nyuso zinasafishwa kila saa 2 kwa uchache | Rejista ya usafi iliyosainiwa |
Orodha ya ukaguzi ya usafi ya kila siku¶
Orodha hii ya ukaguzi inajazwa mara mbili kwa siku, asubuhi na jioni, na kiongozi wa timu ya jikoni.
- ☐ Joto la kibaridishi limekaguliwa saa 12 usiku: ___°C (linalokubalika: 0-4 °C)
- ☐ Joto la kibaridishi limekaguliwa saa 8 mchana: ___°C
- ☐ Kunawa mikono kumethibitishwa kila mwanzo wa zamu
- ☐ Uvaaji wa PPE umethibitishwa (nyavu za nywele, aproni, glavu)
- ☐ Nyuso za kazi zimesafishwa kabla ya kila huduma
- ☐ Joto la kupika limethibitishwa kwa kipima joto cha kuchunguza: ___°C
- ☐ Vipipa vimemwagwa kati ya kila huduma
- ☐ Hakuna chakula sakafuni, uhifadhi ulioinuliwa umethibitishwa
- ☐ Rejista ya ufuatiliaji imejazwa (asili, tarehe, muda wa kila kundi)
- ☐ Kuripoti mara moja kwa mtu yeyote mgonjwa jikoni
- ☐ Usafi kamili wa mwisho wa siku umefanyika
Zamu za wafanyakazi¶
Timu tatu zinazopokezana kufunika siku. Mjitolea wa jikoni kamwe hapaswi kuzidi saa 8 mfululizo, uchovu wa jikoni ni hatari (kuungua, mikwaruzo, makosa ya usafi).
| Zamu | Saa | Kazi kuu |
|---|---|---|
| Timu ya asubuhi | 05:00 - 13:00 | Kifungua kinywa + maandalizi ya chakula cha mchana |
| Timu ya alasiri | 12:00 - 20:00 | Huduma ya chakula cha mchana + maandalizi ya chakula cha jioni + usafi |
| Timu ya usiku | 19:00 - 23:00 | Huduma ya chakula cha jioni + usafi kamili + maandalizi ya siku inayofuata |
Kuingiliana kwa saa moja kati ya timu ni kwa makusudi: kunaruhusu uhamishaji wa taarifa na mwendelezo.
Bajeti ya jikoni ya jamii¶
Gharama za uendeshaji za kila siku¶
| Kipengele | milo 100/siku | milo 200/siku | milo 500/siku |
|---|---|---|---|
| Chakula (2-4 USD/mlo) | 200-400 USD | 400-800 USD | 1,000-2,000 USD |
| Gesi / mafuta | 25 USD | 45 USD | 100 USD |
| Vitumizi vya usafi | 15 USD | 25 USD | 50 USD |
| Vyombo vya chakula vya kutupwa | 30 USD | 60 USD | 150 USD |
| Maji ya kunywa (kupika + kusafisha) | 20 USD | 35 USD | 75 USD |
| Barafu / ubaridi | 15 USD | 25 USD | 50 USD |
| Jumla ya kila siku | 305-505 USD | 590-990 USD | 1,425-2,425 USD |
| Jumla kwa siku 14 | 4,270-7,070 USD | 8,260-13,860 USD | 19,950-33,950 USD |
Uwekezaji wa awali (vifaa vya kudumu)¶
| Kifaa | Gharama iliyokadiriwa |
|---|---|
| Majiko ya viwandani (seti ya 4) | 400-800 USD |
| Sufuria za chuma cha pua za L 50 (seti ya 4) | 300-600 USD |
| Meza zinazokunjika (vipande 4) | 200-400 USD |
| Trei za gastronorm (seti ya 10) | 150-250 USD |
| Hema / muundo wa jikoni (6 × 3 m) | 500-1,500 USD |
| Kituo cha kunawia mikono cha kujitegemea | 100-300 USD |
| Vibaridishi vya L 100 (vipande 4) | 300-600 USD |
| Vingine (vizima moto, vipima joto, PPE) | 200-400 USD |
| Jumla ya uwekezaji wa awali | 2,150-4,850 USD |
Ufadhili: Disaster Response Grant (kiwango cha juu 25,000 USD) hufunika jikoni ya jamii ya milo 200-500/siku kwa siku 14. Wasilisha bajeti ya mstari kwa mstari katika maombi yako. Takwimu hapo juu zinatumika moja kwa moja.
Msururu wa usambazaji wa chakula¶
| Chanzo | Aina ya bidhaa | Faida | Tahadhari |
|---|---|---|---|
| Masoko ya jumla ya kienyeji | Vyakula vikavu, vibichi | Husaidia uchumi wa kienyeji, haraka | Hifadhi risiti zote (TRF) |
| Michango ya chakula ya kienyeji | Mazao mabichi, vyakula vya makopo | Bure, haraka | Kagua tarehe za mwisho wa matumizi kimfumo |
| Benki za chakula | Vyakula vya makopo, vyakula vikavu | Kiasi kikubwa, bure | Muda wa utoaji unabadilika |
| NGO washirika (WFP, Msalaba Mwekundu) | Mgao ulio tayari kula | Viwango vya lishe vilivyohakikishwa | Uratibu ili kuepuka kurudufu |
| Maduka makubwa (makubaliano ya jumla) | Aina zote | Ankara rasmi | Jadiliana bei ya janga |
Usimamizi wa akiba, kanuni za lazima:
- FIFO (Kilichoingia Kwanza, Kinatoka Kwanza). Bidhaa za zamani zinatoka kwanza. Hakuna ubaguzi.
- Kuweka lebo. Kila kundi lililopokelewa linawekewa lebo ya tarehe ya kupokelewa. Hakuna lebo = hakuna kuhifadhi.
- Hesabu ya kila siku. Kila asubuhi kabla ya saa 1. Akiba iliyobaki inaandikwa katika rejista.
- Kuagiza mapema. Agizo la usambazaji linawekwa saa 48 mapema kwa vyakula vikavu.
- Akiba ya ziada. Dumisha akiba ya siku 3 ya visivyoharibika wakati wote.
- Kukataa michango isiyofaa. Kama mchango umepitwa na muda, umefungwa vibaya, au wa muundo usiojulikana, unakataliwa. Kwa heshima lakini kwa uthabiti.
Menyu za mfano kwa watu 200¶
Menyu lazima ziwe rahisi, zenye lishe, zilizoafikiana na mila za chakula za kienyeji, na zinazoweza kufikiwa kwa vifaa vya msingi.
Kiolezo cha menyu inayozunguka ya siku 3:
| Siku | Kifungua kinywa (600 kcal) | Chakula cha mchana (800 kcal) | Chakula cha jioni (700 kcal) |
|---|---|---|---|
| Siku 1 | Uji wa wali na maziwa + sukari + chai | Wali + maharage mekundu + mafuta + mboga | Supu nzito ya dengu + mkate |
| Siku 2 | Mkate + siagi ya karanga + chai | Tambi + mchuzi wa nyanya + sardini | Wali + kitoweo cha mboga |
| Siku 3 | Uji wa mahindi + maziwa + sukari | Wali + samaki wa makopo + mboga za kukaanga | Supu ya maharage + mkate + jibini |
Kiasi kwa watu 200 / mlo mkuu 1:
| Kiungo | Kiasi | Uzito jumla |
|---|---|---|
| Wali (msingi) | 200 g/mtu (mbichi) | 40 kg |
| Maharage (protini) | 80 g/mtu (mbichi) | 16 kg |
| Mafuta ya mimea | 20 ml/mtu | lita 4 |
| Mboga (vitunguu, nyanya, karoti) | 100 g/mtu | 20 kg |
| Chumvi | 3 g/mtu | 600 g |
| Maji ya kupikia | 3 L / kg ya wali | lita 120 |
Sehemu za Usambazaji (PODs)¶
Sehemu ya usambazaji ni kiunganishi kati ya logistiki yako na waathirika. POD isiyopangwa vizuri inamaanisha saa za kusubiri, mivutano, kusongana, tuhuma za upendeleo. POD iliyopangwa vizuri inamaanisha utendaji laini, unaofuatilika, na wenye heshima.
Kuchagua sehemu¶
Sehemu ya POD haichaguliwi ovyo. Tumia vigezo hivi kimfumo.
| Kigezo | Kiwango cha chini | Maelezo |
|---|---|---|
| Upitikaji wa barabara | Barabara inayopitika kwa gari la utoaji | Kagua kila siku, hali hubadilika |
| Umbali kutoka kwa wanufaika | Radius <= 2 km kutoka kwa idadi lengwa ya watu | Zaidi ya hapo, wazee na wenye ulemavu hawatakuja |
| Usalama | Mbali na maeneo ya hatari (mafuriko, miporomoko ya ardhi) | Tathmini ya hatari ya kila siku |
| Eneo | Angalau 200 m² kwa wanufaika 200/siku | Inajumuisha foleni, usajili, usambazaji, kutoka |
| Kivuli | Hema, tarpaulini, au mti | Kusubiri juani husababisha kuzimia na hasira |
| Egesho | Nafasi kwa magari ya utoaji | Iliyotenganishwa na eneo la watembea kwa miguu |
| Uonekanaji | Sehemu inayojulikana na wakazi | Kanisa, shule, uwanja wa soko |
Mpangilio wa kimwili¶
Mtiririko lazima uwe wa njia moja. Wanufaika kamwe hawapaswi kurudi nyuma au kuvuka na wale ambao tayari wamepokea msaada wao.
ENEO LA UTOAJI ENEO LA UHIFADHI ENEO LA MAANDALIZI
(magari) ──────> (salama, limefungwa) ──> (kupanga vifurushi / sehemu)
|
v
KUTOKA <──── USAMBAZAJI <──── USAJILI <──── FOLENI <──── KUINGIA
(mtiririko wa kutoka) (meza) (meza + rejista) (iliyowekewa alama, yenye kivuli) (mapokezi)
|
FOLENI YA KIPAUMBELE
(wazee, wajawazito,
wenye ulemavu, familia
zenye watoto wadogo)
Vifaa vinavyohitajika kwa POD¶
| Kifaa | Kiasi | Gharama iliyokadiriwa |
|---|---|---|
| Meza zinazokunjika (usajili + usambazaji) | 6 | 120-240 USD |
| Mahema au tarpaulini (30 m² kwa uchache) | 2 | 200-600 USD |
| Vizuizi vya kudhibiti umati au utepe wa kuweka alama | mita 100 | 30-60 USD |
| Alama za taarifa (saa, maagizo) | 4 | 20-40 USD |
| Kipaza sauti au mfumo wa PA wa kubebeka | 1 | 30-80 USD |
| Rejista ya karatasi + kalamu (nakala ya lazima ya akiba) | fomu 500 + kalamu 20 | 20-40 USD |
| Fulana zenye mwonekano wa juu | 15 | 45-75 USD |
| Sehemu ya maji ya kunywa kwa foleni | jerikeni 1 la 20 L + vikombe | 15-30 USD |
| Kifurushi cha huduma ya kwanza | 1 | 30-50 USD |
| Viti kwa wafanyakazi wa usajili | 6 | 30-60 USD |
| Jumla | 540-1,275 USD |
Usimamizi wa umati¶
Usimamizi wa umati si somo la kinadharia. Watu waliokata tamaa, wamechoka, wenye njaa wakisubiri juani na watoto wao, hiyo ni hali inayoweza kulipuka. Kazi yako ni kuizima kabla haijalipuka.
Kanuni za usimamizi:
| Kanuni | Maelezo |
|---|---|
| Uwezo wa juu katika eneo la kusubiri | watu 50 kwa wakati mmoja |
| Foleni tofauti ya kipaumbele | Wazee, wanawake wajawazito, familia zenye watoto < miaka 5, watu wenye ulemavu |
| Uwiano wa wafanyakazi kwa foleni | Afisa 1 wa usimamizi kwa watu 50 wanaosubiri |
| Mawasiliano ya mara kwa mara | Kipaza sauti kila dakika 15: maendeleo, muda wa kusubiri uliokadiriwa |
| Kusubiri > saa 1 | Sambaza maji. Sambaza tiketi za muda (rudi saa fulani). |
| Katazo kamili | Kamwe usitupe vifaa ndani ya umati. Kamwe. |
| Itifaki ya kusimamisha | Kama kuna kusongana au ugomvi: kusimamisha usambazaji mara moja, kuhamisha wafanyakazi, endelea baada ya kurudi kwa utulivu |
Foleni ya kipaumbele si upendeleo, ni kiwango cha kibinadamu. Watu walio hatarini hawawezi kusubiri kwa masaa. Bandika wazi vigezo vya kipaumbele. Vieleze kwenye kipaza sauti. Uwazi huzima chuki.
Usajili wa wanufaika¶
Kila mtu anayepokea msaada anasajiliwa. Hakuna ubaguzi. Huu ndio msingi wa ufuatiliaji, usawa (hakuna kurudufu), na uwajibikaji kwa wafadhili na TRF.
Fomu ya usajili, data ya kukusanya:
| Sehemu | Aina | Ya lazima | Kusudi |
|---|---|---|---|
| Namba ya kipekee | POD[X]-[NNN] (mfano, POD1-001) | Ndiyo | Utambuzi wa kipekee, kuzuia kurudufu |
| Jina kamili la mkuu wa kaya | Maandishi | Ndiyo | Utambuzi |
| Kitambulisho (aina + namba) | Maandishi | Kama kipo | Uthibitisho |
| Idadi ya watu katika kaya | Namba | Ndiyo | Kuhesabu kiasi |
| Anwani au mahali | Maandishi | Ndiyo | Kuchora ramani ya mahitaji |
| Mahitaji maalum | Visanduku vya kuweka alama | Ndiyo | Kuafikiana msaada |
| Vifaa vilivyopokelewa (aina, kiasi, tarehe) | Jedwali | Ndiyo | Ufuatiliaji wa TRF |
| Sahihi au alama ya kidole | Sahihi | Ndiyo | Uthibitisho wa kupokea |
Mahitaji maalum ya kukagua: - ☐ Mtoto mchanga (< miaka 2), hitaji la maziwa, nepi - ☐ Watoto (miaka 2-12), mahitaji ya chakula cha watoto - ☐ Wazee (> miaka 70), hitaji la dawa, uwezo mdogo wa kutembea - ☐ Mtu mwenye ulemavu, aina: ___ - ☐ Mwanamke mjamzito / anayenyonyesha - ☐ Ugonjwa wa muda mrefu unaohitaji matibabu, aina: ___
Logistiki ya usajili:
- Fomu 500 zilizochapishwa mapema kwa uchache (chapisha kabla ya janga kama inawezekana)
- Kadi ya mnufaika iliyowekwa laminati inayoweza kutumika tena (huepuka kurudufu katika usambazaji ujao)
- Kuingiza data katika lahajedwali mwisho wa siku (nakala ya akiba ya kidijitali ya lazima)
- Takwimu za kila siku zinapelekwa kwa mratibu na Wilaya
Saa na mdundo¶
| Kigezo | Kiwango kinachopendekezwa |
|---|---|
| Saa za kufunguliwa | 08:00 - 16:00 (saa 8 kwa uchache) |
| Muhtasari kabla ya kufunguliwa | 07:30 (dakika 30) |
| Pumziko la wafanyakazi | 12:00 - 13:00 (kufunga au zamu) |
| Usafi na uhifadhi | 16:00 - 17:00 |
| Ripoti ya kila siku | 17:00 - 18:00 |
Uratibu wa kila siku¶
Uratibu ndio unaotofautisha utendaji wa kibinadamu na machafuko yenye nia njema. Miadi mitatu kwa siku hupanga utendaji wako.
Muhtasari wa asubuhi (07:00, dakika 30)¶
Muhtasari huu ni wa lazima kwa viongozi wote wa timu. Wajitolea wa uwandani hupokea maagizo kutoka kwa kiongozi wao wa timu baada ya muhtasari.
| Jambo | Anayehusika | Muda |
|---|---|---|
| Muhtasari wa hali (mabadiliko tangu jana, taarifa mpya) | Mratibu wa Maafa | dakika 5 |
| Hali ya akiba na usambazaji (upungufu unaotarajiwa, utoaji unaokuja) | Msimamizi wa logistiki | dakika 5 |
| Kugawa timu na kazi za kila siku (nani anafanya nini, wapi, hadi saa ngapi) | Kiongozi wa timu | dakika 10 |
| Mambo ya usalama (hali ya hewa, maeneo ya kuepuka, matukio ya siku iliyopita) | Afisa wa usalama | dakika 5 |
| Maswali kutoka kwa viongozi wa timu | Wote | dakika 5 |
Matokeo ya muhtasari: Kila kiongozi wa timu anaondoka na: 1. Dhamira yake ya siku, kwa maandishi 2. Idadi yake iliyothibitishwa ya wafanyakazi 3. Mahitaji yake ya kilogistiki yaliyotambuliwa 4. Namba ya dharura ya siku
Kikao cha katikati ya siku (12:30, dakika 15, kwa redio au WhatsApp)¶
Ukaguzi wa haraka kati ya mratibu na kila kiongozi wa timu: - Maendeleo dhidi ya malengo ya asubuhi - Matatizo yaliyokutwa yanayohitaji uamuzi - Marekebisho ya alasiri kama inahitajika
Muhtasari wa jioni (19:00, dakika 30)¶
| Jambo | Maudhui | Muda |
|---|---|---|
| Kilichofanya kazi vizuri | Kila kiongozi wa timu anashiriki mafanikio | dakika 5 |
| Ugumu uliokutwa na suluhisho zilizopatikana | Majadiliano ya pamoja | dakika 10 |
| Marekebisho ya kesho | Maamuzi ya mratibu | dakika 5 |
| Uthibitisho wa ripoti ya kila siku | Takwimu, matukio, mahitaji | dakika 5 |
| Tangazo la mpango wa siku inayofuata | Nani, nini, wapi, lini | dakika 5 |
Kanuni kamili ya muhtasari: Hakuna anayeondoka kwenye muhtasari akiwa amefadhaika na kimya. Kama mwanachama ana tatizo, anasema sasa. Mambo yaliyoachwa bila kusemwa huua timu haraka kuliko uchovu.
Ripoti ya kila siku kwa Wilaya¶
Ripoti ya kila siku inatumwa kwa DRO kabla ya saa 2 usiku. Inatumia muundo uliobainishwa katika Sura ya 13. Katika awamu ya uimarishaji, ongeza:
- Mabadiliko ya hali (kuboreka, kuzorota, kudumaa)
- Ufuatiliaji wa DRG (kiasi kilichopokelewa, kiasi kilichotumika, salio)
- Uratibu na wahusika wengine (NGOs, mamlaka, klabu nyingine)
- Utabiri wa siku 3 (si kesho tu)
- Mahitaji ya msaada (wajitolea, vifaa)
Usimamizi wa kifedha wa janga¶
Fedha katika janga ni kichocheo na hatari. Zikisimamiwa vizuri, huokoa maisha. Zikisimamiwa vibaya, huharibu sifa ya klabu na kubatilisha maombi yako ya ufadhili kwa Rotary Foundation.
Kanuni ya msingi: ufuatiliaji kamili tangu senti ya kwanza¶
Hakuna kitu kama "manunuzi madogo bila risiti" katika utendaji wa janga. Kila matumizi yanaandikwa nyaraka. Kila mchango unaandikwa. Kila usambazaji unafuatiliwa. Hii si urasimu, ni sharti lisiloepukika kwa:
- Kupata marejesho ya DRG
- Kuhalalisha matumizi ya michango kwa wafadhili
- Kutoa hesabu kwa wanachama wa klabu
- Kujilinda kisheria ikiwa kuna mzozo
Rejista ya kifedha ya janga¶
Fungua rejista maalum tangu manunuzi ya kwanza. Itenganishe kabisa na uhasibu wa sasa wa klabu.
Muundo wa rejista:
| Tarehe | Muda | Maelezo | Kategoria | Msambazaji | Kiasi (USD) | Njia ya malipo | Risiti Na. | Imethibitishwa na |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 03/10 | 08:30 | Maji ya chupa (200 × 1.5L) | Maji | Duka Kubwa X | 150.00 | Fedha taslimu | R-001 | [herufi za kwanza] |
| 03/10 | 10:00 | Wali kg 50 (mifuko 5) | Chakula | Mfanyabiashara wa Jumla Y | 125.00 | Uhamisho | R-002 | [herufi za kwanza] |
| 03/10 | 14:00 | Tarpaulini 4×6m (vipande 10) | Makazi | Duka la Vifaa Z | 200.00 | Fedha taslimu | R-003 | [herufi za kwanza] |
Kategoria za kawaida: - Maji - Chakula - Makazi - Usafi - Afya / huduma ya kwanza - Usafiri / mafuta - Mawasiliano - Vifaa / nyenzo - Vingine (kuhalalishwa kimfumo)
Utaratibu wa usimamizi wa risiti¶
- Kukusanya: Kila mwanachama anayefanya manunuzi anarudisha risiti halisi siku hiyo hiyo.
- Kuweka namba: Kila risiti inapokea namba ya mfululizo (R-001, R-002...).
- Kupiga picha: Kila risiti inapigwa picha mara moja (nakala ya akiba ya kidijitali).
- Kuweka faili: Risiti halisi zinawekwa katika folda, kwa tarehe, kwa mpangilio wa kinamba.
- Kuingiza: Kila risiti inaingizwa katika rejista ya kifedha ndani ya saa 24.
- Uthibitisho: Kila mstari wa rejista unasainiwa na msimamizi wa pili (udhibiti wa pande mbili).
Kama manunuzi hayana risiti: Mwanachama anaandika taarifa ya kiapo ikionyesha tarehe, kiasi, aina ya manunuzi na sababu ya risiti kukosekana. Hili linabaki kukubalika mara chache, lakini halipaswi kuwa kanuni.
Akaunti ya benki maalum ya michango¶
Kama klabu inafungua njia zake za michango, na inapaswa kwa utendaji wowote mkubwa, kanuni ni kali.
| Kanuni | Maelezo | Kwa nini |
|---|---|---|
| Akaunti tofauti | Iliyofunguliwa mahsusi kwa janga, tofauti na akaunti ya sasa ya klabu | Uwazi, ufuatiliaji |
| Sahihi mbili | Utoaji au uhamisho wowote unahitaji sahihi mbili (rais + mweka hazina au makamu wa rais) | Kuzuia matumizi mabaya |
| Rejista ya michango | Kila mchango uliopokelewa unaandikwa (mfadhili, kiasi, tarehe, njia) | Shukrani, risiti za kodi |
| Mawasiliano | Ripoti ya kila mwezi kwa wafadhili juu ya matumizi ya fedha | Uaminifu na uwazi |
| Kufunga | Akaunti inafungwa na salio linagawiwa utendaji unapoisha | Hakuna fedha zilizolala |
Matumizi ya fedha, uongozi wa kipaumbele:
| Kipaumbele | Matumizi | % ya kielelezo cha bajeti |
|---|---|---|
| 1 | Manunuzi ya moja kwa moja kwa waathirika (maji, chakula, makazi, usafi) | 70-80% |
| 2 | Logistiki ya kiutendaji (usafiri, mafuta, vifaa) | 10-15% |
| 3 | Mawasiliano na uratibu | 3-5% |
| 4 | Gharama za kiutawala (uchapishaji, vitumizi) | 2-5% |
| 5 | Akiba ya dharura | 5% |
Kile ambacho KAMWE hakipaswi kufadhiliwa na fedha za janga: - Milo au malazi kwa Rotarian wasio kwenye dhamira - Nguo au vitu vya kumbukumbu vyenye alama ya Rotary - Safari au mizunguko isiyohusiana moja kwa moja na utendaji - Gharama za burudani au mapokezi
Ripoti ya kifedha ya kila wiki¶
Kila wiki, mweka hazina anatoa ripoti ya kifedha inayotumwa kwa Wilaya na kuwasilishwa kwa wanachama.
RIPOTI YA KIFEDHA YA KILA WIKI
Rotary Club ya [jina] — Utendaji [jina]
Wiki ya [tarehe] hadi [tarehe]
1. FEDHA ZINAZOPATIKANA
Salio mwanzo wa wiki: _________ USD
Michango iliyopokelewa wiki hii: _________ USD
DRG iliyopokelewa: _________ USD
Ufadhili mwingine: _________ USD
JUMLA INAYOPATIKANA: _________ USD
2. MATUMIZI YA WIKI
Maji: _________ USD
Chakula: _________ USD
Makazi: _________ USD
Usafi: _________ USD
Afya: _________ USD
Usafiri / mafuta: _________ USD
Vifaa / nyenzo: _________ USD
Mawasiliano: _________ USD
Vingine: _________ USD
JUMLA YA MATUMIZI: _________ USD
3. SALIO
Salio mwisho wa wiki: _________ USD
4. UTABIRI
Matumizi yaliyopangwa wiki ijayo: _________ USD
Upungufu unaotarajiwa: _________ USD
Hitaji la ufadhili wa ziada: NDIYO / HAPANA
5. IDADI YA RISITI ZILIZOKUSANYWA: _________
Idadi ya risiti zinazokosekana: _________
Hatua za kurekebisha: ________________________________
Imeandaliwa na: _________________ (Mweka Hazina)
Imethibitishwa na: _________________ (Rais)
Tarehe: _________________
Uratibu na Disaster Response Grant (DRG)¶
DRG ni chanzo chako cha kwanza cha ufadhili wa nje. Kiwango cha juu 25,000 USD, kwa kawaida huidhinishwa katika wiki 2-4 na Rotary Foundation, na katika saa 24-48 kwa uwasilishaji kabla ya athari kwa dhoruba iliyopewa jina. Italipwa baada ya kuhalalisha matumizi.
Kile DRG inafadhili: - Maji ya kunywa na kutakasa - Chakula cha dharura - Makazi ya muda na nyenzo za kujenga upya - Vifaa vya kimatibabu na usafi - Nguo na blanketi - Usafirishaji wa kilogistiki - Zana na vifaa vya kuondoa vifusi
Kile DRG HAIFADHILI: - Mishahara ya wajitolea - Vifaa vya kudumu vya klabu - Gharama za uendeshaji za klabu - Michango ya fedha taslimu kwa waathirika (isipokuwa katika kesi maalum zilizoidhinishwa)
Mfululizo wa maombi:
- Rais wa klabu anaandaa maombi na DRO wa Wilaya
- DG anayapeleka kwa Rotary Foundation
- Uidhinishaji katika wiki 2-4 (saa 24-48 kwa uwasilishaji kabla ya athari kwa dhoruba iliyopewa jina)
- Utoaji wa fedha kwa akaunti ya Wilaya au klabu
- Matumizi kulingana na bajeti iliyowasilishwa
- Ripoti ya usimamizi yenye nyaraka za usaidizi ndani ya miezi 12
Kidokezo: Anza kutumia fedha zako mwenyewe mara moja, na omba DRG sambamba. Usisubiri DRG kuchukua hatua, saa 72 za kwanza hazisubiri. DRG itakuja kurejesha matumizi yako kama yameandikwa nyaraka vizuri.
Wakati wa kufunga jikoni ya jamii, vigezo vya lengo¶
Kuendeleza jikoni zaidi ya hitaji hudumisha utegemezi na huchosha wajitolea. Kufunga mapema sana kunamaanisha kuacha familia bila milo. Amua kwa vigezo, si kwa hisia.
Funga jikoni mara tu vigezo VIWILI kati ya vitatu vinapotimizwa:
| Kigezo | Kizingiti |
|---|---|
| Soko la kienyeji linalofanya kazi | ≥ 80% ya maduka ya chakula katika eneo yamefunguliwa tena |
| Gharama ya kitengo cha jikoni | Gharama kwa mlo inazidi bei ya mlo sawa uliononunuliwa katika soko la kienyeji |
| Mahudhurio | Idadi ya wanufaika hai < 20% ya kilele kilichoonekana, kwa siku 3 mfululizo |
Utaratibu wa kufunga (S-3 hadi S+0): - S-3: tangaza tarehe ya kufunga kwa wanufaika na washirika (kubandika, ukumbi wa mji, Msalaba Mwekundu) - S-2: elekeza wanufaika walio hatarini waliobaki kwa huduma za kijamii za kudumu (CCAS, Msalaba Mwekundu, benki ya chakula) - S-1: simamisha manunuzi, futa akiba zinazoharibika (mchango kwa shirika au usambazaji wa mwisho) - S+0: kufunga. Usafi kamili, kurudisha vifaa vilivyoazimwa, ukaguzi wa kifedha - S+7: ripoti ya kufunga yenye picha, rejista ya wanufaika, matumizi, iliyounganishwa katika SITREP ya uimarishaji
Viashiria vya ufuatiliaji katika awamu ya uimarishaji¶
Bandika viashiria hivi kwenye ubao katika makao makuu yako. Vitumishe kila siku. Ni dashibodi yako.
| Kiashiria | Lengo | Marudio ya kupima |
|---|---|---|
| Idadi ya milo iliyohudumiwa / siku | Kulingana na uwezo uliowekwa | Kila siku |
| Lita za maji zilizosambazwa / siku | 15 L × idadi ya wanufaika | Kila siku |
| Idadi ya familia zilizopewa hifadhi | Wote wasio na makazi waliotambuliwa | Kila siku |
| Idadi ya wajitolea hai | Kulingana na mahitaji | Kila siku |
| Saa za jumla za wajitolea | Kuandika nyaraka (uthamini wa Grant) | Kila siku |
| Matumizi ya jumla dhidi ya bajeti | < 100% ya bajeti iliyoidhinishwa | Kila siku |
| Risiti zilizokusanywa / matumizi yaliyofanywa | 100% | Kila siku |
| Matukio ya usalama | 0 | Kila siku |
| Kesi za sumu ya chakula | 0 | Kila siku |
| Ripoti ya kila siku iliyotumwa kwa Wilaya | Kabla ya saa 2 usiku kila siku | Kila siku |
Sura hii inakupa mfumo kamili wa kiutendaji wa kudumu kwa wiki mbili. Kama baada ya wiki mbili hali haijaimarika, ina maana ukubwa unazidi DCA-3. Pandisha juu kwa Wilaya. Omba msaada. Linda wajitolea wako. Awamu ya kupona (Sehemu ya IV) itachukua nafasi.