अध्याय 14, स्थिरीकरण: 72 घंटे से 2 सप्ताह तक¶

भाग III, कार्रवाई: अपने स्वयं के साधनों से

पहले 72 घंटों की एड्रेनालाइन कम हो जाती है। पेशेवर बचावकर्ता मौक़े पर हैं, या नहीं। मीडिया अन्यत्र देखना शुरू कर देता है। और तभी असली काम शुरू होता है।

स्थिरीकरण चरण सबसे लंबा, सबसे ख़र्चीला और सबसे माँग वाला है। यह वह चरण है जहाँ अ-तैयार क्लब ढह जाते हैं: स्वयंसेवकों की थकावट, वित्तीय फिसलन, परिचालन नियंत्रण का ह्रास। यह वह चरण भी है जहाँ एक सुव्यवस्थित क्लब स्थायी अंतर पैदा करता है।

यह अध्याय चार जारी संचालनों को कवर करता है: सामुदायिक रसोई, वितरण बिंदु, दैनिक समन्वय और वित्तीय प्रबंधन। प्रत्येक अनुभाग को सीधे परिचालन-योग्य होने के लिए डिज़ाइन किया गया है, आप इन पृष्ठों की फ़ोटोकॉपी कर सकते हैं और उन्हें किसी टीम लीडर को दे सकते हैं।

सामुदायिक रसोई¶

जब पीड़ितों के पास अब खाना पकाने की सुविधाएँ नहीं रहतीं, जब दुकानें बंद हो जाती हैं, जब पारिवारिक खाद्य भंडार समाप्त हो जाते हैं, तो सामुदायिक रसोई आपके संचालन का रसद-संबंधी केंद्र बन जाती है। यह सबसे जटिल और जोखिमपूर्ण चौकियों में से एक भी है। किसी आपदा के बीच एक सामूहिक खाद्य विषाक्तता आपदा के भीतर एक आपदा होगी।

आकार-निर्धारण¶

रसोई स्थापित करने से पहले, अपनी लक्षित क्षमता निर्धारित करें। यह तालिका क्षमता को आवश्यक व्यवस्था से जोड़ती है।

लक्षित क्षमता	रसोइये	रसोई सहायक	रसद	टीम लीडर	कुल कर्मचारी	न्यूनतम क्षेत्रफल
100 भोजन/दिन	2	4	3	1	10	30 m²
200 भोजन/दिन	3	6	5	1	15	50 m²
500 भोजन/दिन	5	12	10	2	29	100 m²

DRG के लिए संकेतक: प्रत्येक वितरित भोजन एक मापने योग्य वितरण-योग्य है। 14 दिनों के लिए 200 भोजन/दिन = 2,800 भोजन = आपकी संरक्षकता रिपोर्ट में एक ठोस आँकड़ा।

संपूर्ण उपकरण¶

खाना पकाने के उपकरण¶

उपकरण	मात्रा (200 भोजन/दिन के लिए)	अनुमानित लागत
औद्योगिक गैस चूल्हे (2 बर्नर)	3 इकाई	300-600 USD
50-लीटर स्टेनलेस स्टील बर्तन	4 इकाई	300-600 USD
औद्योगिक कड़ाही / सॉते पैन (60 सेमी व्यास)	2 इकाई	100-200 USD
HACCP कटिंग बोर्ड (रंग-कोडित)	1 सेट (लाल, हरा, नीला)	30-50 USD
पेशेवर चाकू (शेफ़, सब्ज़ी, ब्रेड)	1 सेट	40-80 USD
स्टेनलेस स्टील परोसने के बर्तन (कलछी, स्पैटुला, चिमटा)	10 टुकड़े	50-100 USD
स्टेनलेस स्टील गैस्ट्रोनॉर्म पैन (GN 1/1 और 1/2)	10 इकाई	150-250 USD
परिवहन के लिए इंसुलेटेड कंटेनर	2 इकाई	100-300 USD
तह करने योग्य कार्य मेज़	4 इकाई (न्यूनतम 4 रैखिक मीटर)	200-400 USD
रसोई तराज़ू (30 किग्रा क्षमता)	1 इकाई	30-50 USD

HACCP कटिंग बोर्ड रंग कोड: लाल = कच्चा मांस। पीला = कच्चा मुर्ग़ा। नीला = मछली और समुद्री भोजन। हरा = फल और सब्ज़ियाँ। सफ़ेद = डेयरी और बेकरी। भूरा = पका हुआ मांस। यह विभेदन क्रॉस-संदूषण को रोकता है। यह वैकल्पिक नहीं है।

स्वच्छता और खाद्य सुरक्षा¶

उपकरण	मात्रा / दिन	लागत
टैंक के साथ स्टैंडअलोन हाथ धोने का स्टेशन	1 इकाई (स्थायी)	100-300 USD
तरल जीवाणुरोधी साबुन, स्पर्श-रहित	2 लीटर / दिन	5 USD/दिन
हैंड सैनिटाइज़र (प्रति स्टेशन 1 L)	4 लीटर / दिन	10 USD/दिन
नाइट्राइल डिस्पोज़ेबल दस्ताने	100 जोड़े / दिन	10 USD/दिन
हेयर नेट / बाल कवर	20 / दिन	3 USD/दिन
डिस्पोज़ेबल या धोने योग्य एप्रन	10 / दिन	5 USD/दिन
प्रबलित 120 L कचरा बैग	20 / दिन	5 USD/दिन
खाद्य-श्रेणी के सफ़ाई उत्पाद	2 लीटर / दिन	5 USD/दिन
खाद्य प्रोब थर्मामीटर	2 इकाई (स्थायी)	30-50 USD
प्रशीतन थर्मामीटर	2 इकाई (स्थायी)	20-30 USD
रसोई प्राथमिक चिकित्सा किट	1 इकाई (स्थायी)	30-50 USD
क्लास F अग्निशामक (चिकनाई की आग)	प्रति खाना पकाने के क्षेत्र में 1	40-80 USD

हाथ धोने का स्टेशन अनिवार्य है। इसमें कोई अपवाद नहीं है। यदि आप खाना पकाने के क्षेत्र के प्रवेश द्वार पर साफ़ पानी और साबुन के साथ हाथ धोने का स्टेशन स्थापित नहीं कर सकते, तो आप रसोई नहीं खोल सकते।

भंडारण¶

उपकरण	मात्रा	लागत
रेफ्रिजरेटर या मोबाइल कोल्ड रूम	1 इकाई (यदि बिजली हो)	500-2,000 USD
कठोर 100 L कूलर	4 इकाई	300-600 USD
बर्फ़ के ब्लॉक / थैलीबद्ध बर्फ़	20 किग्रा/दिन	10 USD/दिन
उठी हुई अलमारियाँ (ज़मीन से न्यूनतम 15 सेमी)	4 इकाई	100-200 USD
सूखे सामान के लिए वायुरुद्ध कंटेनर	10 इकाई	50-100 USD
बारिश/धूप से बचाव के तिरपाल	50 m²	50-100 USD
रसोई तंबू / संरचना (6 × 3 मी)	1 इकाई	500-1,500 USD

5 गैर-परक्राम्य स्वच्छता नियम¶

इन पाँच नियमों को खाना पकाने के क्षेत्र में प्रमुखता से, आवश्यक होने पर कई भाषाओं में, चिपकाया जाना चाहिए। इन्हें प्रत्येक ब्रीफ़िंग में दोहराया जाना चाहिए। ये अनुशंसाएँ नहीं हैं, ये दायित्व हैं।

#	नियम	मानक	सत्यापन
1	हाथ धोना	प्रत्येक हैंडलिंग से पहले, प्रत्येक विराम के बाद, शौचालय उपयोग के बाद	टीम लीडर द्वारा प्रत्यक्ष अवलोकन
2	कच्चा/पका अलगाव	कच्चे और पके खाद्य पदार्थों के बीच कभी कोई संपर्क नहीं। बर्तन रंग से विभेदित।	बोर्ड और बर्तन जाँचें
3	पूर्ण खाना पकाना	आंतरिक तापमान >= 63 °C (मांस), >= 74 °C (मुर्ग़ा)	प्रत्येक सेवा पर प्रोब थर्मामीटर
4	शीत-श्रृंखला	नाशवान 0 और 4 °C के बीच। यदि संभव न हो: केवल अ-नाशवान।	कूलर थर्मामीटर सुबह 6:00 बजे और दोपहर 2:00 बजे
5	सतत सफ़ाई	सतहें न्यूनतम प्रत्येक 2 घंटे में कीटाणुरहित	हस्ताक्षरित सफ़ाई रजिस्टर

दैनिक स्वच्छता चेकलिस्ट¶

यह चेकलिस्ट दिन में दो बार, सुबह और शाम, रसोई टीम लीडर द्वारा भरी जाती है।

☐ कूलर तापमान 06:00 पर जाँचा गया: ___°C (स्वीकार्य: 0-4 °C)
☐ कूलर तापमान 14:00 पर जाँचा गया: ___°C
☐ प्रत्येक शिफ़्ट प्रारंभ पर हाथ धोना सत्यापित
☐ PPE धारण सत्यापित (हेयरनेट, एप्रन, दस्ताने)
☐ प्रत्येक सेवा से पहले कार्य सतहें कीटाणुरहित
☐ प्रोब थर्मामीटर से खाना पकाने का तापमान सत्यापित: ___°C
☐ प्रत्येक सेवा के बीच कूड़ेदान ख़ाली किए गए
☐ फ़र्श पर कोई भोजन नहीं, उठा हुआ भंडारण सत्यापित
☐ अनुरेखणीयता रजिस्टर भरा गया (प्रत्येक बैच का मूल, दिनांक, समय)
☐ रसोई में किसी बीमार व्यक्ति की तत्काल रिपोर्टिंग
☐ पूर्ण दिन-समाप्ति सफ़ाई की गई

कर्मचारी घुमाव¶

दिन को कवर करने के लिए तीन घूमने वाली टीमें। एक रसोई स्वयंसेवक को कभी 8 लगातार घंटों से अधिक नहीं करना चाहिए, रसोई की थकान ख़तरनाक है (जलना, कटना, स्वच्छता संबंधी ग़लतियाँ)।

घुमाव	घंटे	मुख्य कार्य
सुबह की टीम	05:00 - 13:00	नाश्ता + दोपहर के भोजन की तैयारी
दोपहर की टीम	12:00 - 20:00	दोपहर के भोजन की सेवा + रात के भोजन की तैयारी + सफ़ाई
रात्रि टीम	19:00 - 23:00	रात्रि भोजन सेवा + पूर्ण सफ़ाई + अगले दिन की तैयारी

टीमों के बीच एक-घंटे का अतिव्यापन जानबूझकर है: यह जानकारी हस्तांतरण और निरंतरता की अनुमति देता है।

सामुदायिक रसोई बजट¶

दैनिक परिचालन लागत¶

मद	100 भोजन/दिन	200 भोजन/दिन	500 भोजन/दिन
भोजन (2-4 USD/भोजन)	200-400 USD	400-800 USD	1,000-2,000 USD
गैस / ईंधन	25 USD	45 USD	100 USD
स्वच्छता उपभोग्य सामग्री	15 USD	25 USD	50 USD
डिस्पोज़ेबल क्रॉकरी	30 USD	60 USD	150 USD
पेयजल (खाना पकाना + सफ़ाई)	20 USD	35 USD	75 USD
बर्फ़ / प्रशीतन	15 USD	25 USD	50 USD
दैनिक कुल	305-505 USD	590-990 USD	1,425-2,425 USD
14 दिनों में कुल	4,270-7,070 USD	8,260-13,860 USD	19,950-33,950 USD

प्रारंभिक निवेश (टिकाऊ उपकरण)¶

उपकरण	अनुमानित लागत
औद्योगिक चूल्हे (4 का सेट)	400-800 USD
50 L स्टेनलेस स्टील बर्तन (4 का सेट)	300-600 USD
तह करने योग्य मेज़ (4 इकाई)	200-400 USD
गैस्ट्रोनॉर्म पैन (10 का सेट)	150-250 USD
रसोई तंबू / संरचना (6 × 3 मी)	500-1,500 USD
स्टैंडअलोन हाथ धोने का स्टेशन	100-300 USD
100 L कूलर (4 इकाई)	300-600 USD
विविध (अग्निशामक, थर्मामीटर, PPE)	200-400 USD
कुल प्रारंभिक निवेश	2,150-4,850 USD

वित्तपोषण: Disaster Response Grant (अधिकतम 25,000 USD) 14 दिनों के लिए 200-500 भोजन/दिन की सामुदायिक रसोई को कवर करता है। अपने आवेदन में पंक्ति-दर-पंक्ति बजट प्रस्तुत करें। ऊपर दिए गए आँकड़े सीधे उपयोग करने योग्य हैं।

खाद्य आपूर्ति-श्रृंखला¶

स्रोत	वस्तु का प्रकार	लाभ	सावधानियाँ
स्थानीय थोक बाज़ार	सूखा सामान, ताज़ा	स्थानीय अर्थव्यवस्था का समर्थन, तेज़	सभी रसीदें रखें (TRF)
स्थानीय खाद्य दान	ताज़ी उपज, डिब्बाबंद सामान	मुफ़्त, तेज़	समाप्ति तिथियाँ व्यवस्थित रूप से जाँचें
फ़ूड बैंक	डिब्बाबंद सामान, सूखा सामान	बड़ी मात्रा, मुफ़्त	परिवर्तनशील वितरण समय
भागीदार NGO (WFP, Red Cross)	तैयार-भोजन राशन	गारंटीकृत पोषण मानक	दोहराव से बचने के लिए समन्वय
सुपरमार्केट (थोक समझौता)	सभी प्रकार	औपचारिक चालान	आपदा मूल्य निर्धारण पर बातचीत करें

भंडार प्रबंधन, परम नियम:

FIFO (First In, First Out)। सबसे पुराना सामान पहले निकलता है। कोई अपवाद नहीं।
लेबलिंग। प्राप्त प्रत्येक बैच पर प्राप्ति की तिथि लेबल की जाती है। कोई लेबल नहीं = कोई भंडारण नहीं।
दैनिक सूची। प्रत्येक सुबह 07:00 से पहले। शेष भंडार रजिस्टर में नोट किया जाता है।
अग्रिम ऑर्डर। सूखे सामान के लिए आपूर्ति ऑर्डर 48 घंटे पहले दिया जाता है।
बफ़र भंडार। हर समय अ-नाशवान वस्तुओं का 3-दिन का भंडार बनाए रखें।
अनुपयुक्त दान की अस्वीकृति। यदि कोई दान समय-सीमा समाप्त, ख़राब पैक किया हुआ, या अज्ञात संरचना का है, तो उसे अस्वीकार किया जाता है। विनम्रतापूर्वक परंतु दृढ़ता से।

200 लोगों के लिए नमूना मेनू¶

मेनू सरल, पौष्टिक, स्थानीय खाद्य आदतों के अनुकूल, और बुनियादी उपकरणों से प्राप्य होने चाहिए।

3-दिवसीय घूमने वाला मेनू टेम्पलेट:

दिन	नाश्ता (600 kcal)	दोपहर का भोजन (800 kcal)	रात का भोजन (700 kcal)
दिन 1	दूध + चीनी + चाय के साथ चावल का दलिया	चावल + लाल राजमा + तेल + सब्ज़ियाँ	गाढ़ा दाल का सूप + ब्रेड
दिन 2	ब्रेड + पीनट बटर + चाय	पास्ता + टमाटर सॉस + सार्डिन	चावल + सब्ज़ी का स्टू
दिन 3	मक्के का दलिया + दूध + चीनी	चावल + डिब्बाबंद मछली + तली हुई सब्ज़ियाँ	राजमा का सूप + ब्रेड + पनीर

200 लोगों के लिए मात्रा / 1 मुख्य भोजन:

सामग्री	मात्रा	कुल वज़न
चावल (आधार)	200 ग्राम/व्यक्ति (कच्चा)	40 किग्रा
राजमा (प्रोटीन)	80 ग्राम/व्यक्ति (कच्चा)	16 किग्रा
वनस्पति तेल	20 मिली/व्यक्ति	4 लीटर
सब्ज़ियाँ (प्याज़, टमाटर, गाजर)	100 ग्राम/व्यक्ति	20 किग्रा
नमक	3 ग्राम/व्यक्ति	600 ग्राम
पकाने का पानी	3 L / किग्रा चावल	120 लीटर

वितरण बिंदु (PODs)¶

वितरण बिंदु आपके रसद और पीड़ितों के बीच का इंटरफ़ेस है। एक ख़राब संगठित POD का अर्थ है घंटों की प्रतीक्षा, तनाव, धक्का-मुक्की, पक्षपात के आरोप। एक सुव्यवस्थित POD का अर्थ है एक सहज, अनुरेखणीय और गरिमापूर्ण संचालन।

स्थल चयन¶

एक POD स्थल यादृच्छिक रूप से नहीं चुना जाता। इन मानदंडों को व्यवस्थित रूप से लागू करें।

मानदंड	न्यूनतम मानक	टिप्पणी
सड़क पहुँच	डिलीवरी वाहन द्वारा चलने योग्य सड़क	दैनिक जाँचें, परिस्थितियाँ बदलती हैं
लाभार्थियों से दूरी	लक्षित जनसंख्या से <= 2 किमी त्रिज्या	उससे आगे, बुज़ुर्ग और दिव्यांग नहीं आएँगे
सुरक्षा	जोखिम क्षेत्रों से दूर (बाढ़, भूस्खलन)	दैनिक जोखिम मूल्यांकन
सतह	200 लाभार्थी/दिन के लिए न्यूनतम 200 m²	क़तार, पंजीकरण, वितरण, निकास शामिल
छाया	तंबू, तिरपाल, या पेड़	धूप में प्रतीक्षा से मूर्च्छा और क्रोध होता है
पार्किंग	डिलीवरी वाहनों के लिए स्थान	पैदल-यात्री क्षेत्र से अलग
दृश्यता	जनसंख्या को ज्ञात स्थान	चर्च, विद्यालय, बाज़ार चौक

भौतिक विन्यास¶

प्रवाह एकदिशीय होना चाहिए। लाभार्थियों को कभी पीछे नहीं जाना चाहिए या उन लोगों के मार्ग को पार नहीं करना चाहिए जिन्हें पहले ही अपनी सहायता मिल चुकी है।

DELIVERY ZONE              STORAGE ZONE             PREPARATION ZONE
(वाहन)          ──────>   (सुरक्षित, बंद)      ──> (किट / भाग छँटाई)
                                                          |
                                                          v
EXIT    <────  DISTRIBUTION  <────  REGISTRATION   <──── QUEUE       <──── ENTRY
(निर्गामी प्रवाह)  (मेज़)          (मेज़ + रजिस्टर)     (चिह्नित, छायादार)   (स्वागत)
                                                                                     |
                                                                              PRIORITY QUEUE
                                                                         (बुज़ुर्ग, गर्भवती,
                                                                          दिव्यांग, छोटे बच्चों
                                                                          वाले परिवार)

एक POD के लिए आवश्यक उपकरण¶

उपकरण	मात्रा	अनुमानित लागत
तह करने योग्य मेज़ (पंजीकरण + वितरण)	6	120-240 USD
तंबू या तिरपाल (न्यूनतम 30 m²)	2	200-600 USD
भीड़ नियंत्रण बैरियर या चिह्नन टेप	100 मीटर	30-60 USD
सूचना संकेत (समय, निर्देश)	4	20-40 USD
मेगाफ़ोन या पोर्टेबल PA सिस्टम	1	30-80 USD
काग़ज़ी रजिस्टर + पेन (अनिवार्य बैकअप)	500 फ़ॉर्म + 20 पेन	20-40 USD
उच्च-दृश्यता जैकेट	15	45-75 USD
क़तार के लिए पेयजल बिंदु	1 जेरीकैन 20 L + कप	15-30 USD
प्राथमिक चिकित्सा किट	1	30-50 USD
पंजीकरण कर्मचारियों के लिए कुर्सियाँ	6	30-60 USD
कुल		540-1,275 USD

भीड़ प्रबंधन¶

भीड़ प्रबंधन कोई सैद्धांतिक विषय नहीं है। हताश, थके, भूखे लोग अपने बच्चों के साथ धूप में प्रतीक्षा कर रहे हैं, यह एक विस्फोटक स्थिति है। आपका काम इसे विस्फोट से पहले शांत करना है।

प्रबंधन नियम:

नियम	विवरण
प्रतीक्षा क्षेत्र में अधिकतम क्षमता	एक बार में 50 लोग
अलग प्राथमिकता क़तार	बुज़ुर्ग, गर्भवती महिलाएँ, < 5 वर्ष के बच्चों वाले परिवार, दिव्यांग व्यक्ति
कर्मचारी-क़तार अनुपात	प्रति 50 प्रतीक्षारत लोगों पर 1 प्रबंधन अधिकारी
नियमित संचार	प्रत्येक 15 मिनट में मेगाफ़ोन: प्रगति, अनुमानित प्रतीक्षा समय
प्रतीक्षा > 1 घंटा	पानी वितरित करें। समय-टिकट वितरित करें (अमुक समय पर वापस आएँ)।
परम निषेध	कभी भीड़ में आपूर्ति न फेंकें। कभी नहीं।
रुकने का प्रोटोकॉल	यदि धक्का-मुक्की या झगड़ा: वितरण का तत्काल स्थगन, कर्मचारियों की निकासी, शांति की वापसी के बाद फिर से शुरू

प्राथमिकता क़तार कोई एहसान नहीं है, यह एक मानवीय मानक है। कमज़ोर व्यक्ति घंटों प्रतीक्षा नहीं कर सकते। प्राथमिकता मानदंडों को स्पष्ट रूप से चिपकाएँ। उन्हें मेगाफ़ोन पर समझाएँ। पारदर्शिता आक्रोश को शांत करती है।

लाभार्थी पंजीकरण¶

सहायता प्राप्त करने वाला प्रत्येक व्यक्ति पंजीकृत होता है। कोई अपवाद नहीं। यह अनुरेखणीयता, समता (कोई दोहराव नहीं), और दानदाताओं तथा TRF के प्रति जवाबदेही का आधार है।

पंजीकरण फ़ॉर्म, एकत्रित करने योग्य डेटा:

फ़ील्ड	प्रकार	अनिवार्य	प्रयोजन
विशिष्ट संख्या	POD[X]-[NNN] (उदा., POD1-001)	हाँ	विशिष्ट पहचान, दोहराव-रोधी
परिवार के मुखिया का पूरा नाम	टेक्स्ट	हाँ	पहचान
पहचान (प्रकार + संख्या)	टेक्स्ट	यदि उपलब्ध	सत्यापन
परिवार में व्यक्तियों की संख्या	संख्या	हाँ	मात्राओं की गणना
पता या स्थान	टेक्स्ट	हाँ	आवश्यकताओं का मानचित्रण
विशिष्ट आवश्यकताएँ	चेकबॉक्स	हाँ	सहायता का अनुकूलन
प्राप्त आपूर्ति (प्रकार, मात्रा, दिनांक)	तालिका	हाँ	TRF अनुरेखणीयता
हस्ताक्षर या अंगुली-छाप	हस्ताक्षर	हाँ	प्राप्ति का प्रमाण

जाँचने योग्य विशिष्ट आवश्यकताएँ: - ☐ शिशु (< 2 वर्ष), दूध, डायपर की आवश्यकता - ☐ बच्चे (2-12 वर्ष), बाल खाद्य आवश्यकताएँ - ☐ बुज़ुर्ग (> 70 वर्ष), दवा की आवश्यकता, गतिशीलता में कमी - ☐ दिव्यांग व्यक्ति, प्रकार: ___ - ☐ गर्भवती / स्तनपान कराने वाली महिला - ☐ उपचार की आवश्यकता वाली दीर्घकालिक बीमारी, प्रकार: ___

पंजीकरण रसद:

न्यूनतम 500 पूर्व-मुद्रित फ़ॉर्म (संभव हो तो आपदा से पहले प्रिंट करें)
पुन: उपयोग योग्य लैमिनेटेड लाभार्थी कार्ड (बाद के वितरणों में दोहराव से बचाता है)
दिन के अंत में स्प्रेडशीट प्रविष्टि (डिजिटल बैकअप अनिवार्य)
दैनिक आँकड़े समन्वयक और जिले को अग्रेषित

समय और लय¶

पैरामीटर	अनुशंसित मानक
खुलने का समय	08:00 - 16:00 (अधिकतम 8 घंटे)
खुलने-पूर्व ब्रीफ़िंग	07:30 (30 मिनट)
कर्मचारी विराम	12:00 - 13:00 (बंद या घुमाव)
सफ़ाई और भंडारण	16:00 - 17:00
दैनिक रिपोर्ट	17:00 - 18:00

दैनिक समन्वय¶

समन्वय ही वह है जो एक मानवीय संचालन को सद्भावनापूर्ण अराजकता से अलग करता है। प्रतिदिन तीन नियुक्तियाँ आपके संचालन को संरचित करती हैं।

सुबह की ब्रीफ़िंग (07:00, 30 मिनट)¶

यह ब्रीफ़िंग सभी टीम लीडरों के लिए अनिवार्य है। क्षेत्र स्वयंसेवक ब्रीफ़िंग के बाद अपने टीम लीडर से निर्देश प्राप्त करते हैं।

बिंदु	ज़िम्मेदार	अवधि
स्थिति सारांश (कल से विकास, नई जानकारी)	Disaster Coordinator	5 मिनट
भंडार और आपूर्ति स्थिति (अपेक्षित कमी, आने वाली डिलीवरी)	रसद प्रबंधक	5 मिनट
टीम आवंटन और दैनिक कार्य (कौन क्या करता है, कहाँ, किस समय तक)	टीम लीडर	10 मिनट
सुरक्षा बिंदु (मौसम, बचने योग्य क्षेत्र, पिछले दिन की घटनाएँ)	सुरक्षा अधिकारी	5 मिनट
टीम लीडरों के प्रश्न	सभी	5 मिनट

ब्रीफ़िंग निर्गम: प्रत्येक टीम लीडर निम्न के साथ जाता है: 1. दिन के लिए उनका कार्य, लिखित में 2. उनकी पुष्ट संख्या 3. उनकी पहचानी गई रसद आवश्यकताएँ 4. दिन का आपातकालीन नंबर

मध्याह्न बिंदु (12:30, 15 मिनट, रेडियो या WhatsApp द्वारा)¶

समन्वयक और प्रत्येक टीम लीडर के बीच एक त्वरित जाँच: - सुबह के उद्देश्यों के विरुद्ध प्रगति - निर्णय की आवश्यकता वाली समस्याएँ - आवश्यक होने पर दोपहर के समायोजन

शाम की समीक्षा (19:00, 30 मिनट)¶

बिंदु	विषय-वस्तु	अवधि
क्या अच्छा चला	प्रत्येक टीम लीडर एक सफलता साझा करता है	5 मिनट
आई कठिनाइयाँ और खोजे गए समाधान	सामूहिक चर्चा	10 मिनट
कल के लिए समायोजन	समन्वयक के निर्णय	5 मिनट
दैनिक रिपोर्ट का सत्यापन	आँकड़े, घटनाएँ, आवश्यकताएँ	5 मिनट
अगले दिन की योजना की घोषणा	कौन, क्या, कहाँ, कब	5 मिनट

समीक्षा का परम नियम: कोई भी समीक्षा से निराश और मौन होकर नहीं जाता। यदि किसी सदस्य को कोई समस्या है, तो वह अभी कहता है। अनकही बातें थकान से तेज़ी से टीमों को मार देती हैं।

जिले को दैनिक रिपोर्ट¶

दैनिक रिपोर्ट 20:00 से पहले DRO को भेजी जाती है। यह अध्याय 13 में परिभाषित प्रारूप का उपयोग करती है। स्थिरीकरण चरण में, जोड़ें:

स्थिति का विकास (सुधार, गिरावट, ठहराव)
DRG ट्रैकिंग (प्राप्त राशि, ख़र्च की गई राशि, शेष)
अन्य कर्ताओं के साथ समन्वय (NGO, प्राधिकरण, अन्य क्लब)
3-दिन का पूर्वानुमान (केवल कल नहीं)
राहत आवश्यकताएँ (स्वयंसेवक, उपकरण)

आपदा वित्तीय प्रबंधन¶

आपदा में धन एक त्वरक और एक जोखिम है। सुप्रबंधित, यह जीवन बचाता है। कुप्रबंधित, यह क्लब की प्रतिष्ठा को नष्ट करता है और The Rotary Foundation के प्रति आपके वित्तपोषण आवेदनों को अमान्य कर देता है।

मूलभूत सिद्धांत: पहले पैसे से परम अनुरेखणीयता¶

आपदा संचालन में "रसीद के बिना छोटी ख़रीद" जैसी कोई चीज़ नहीं होती। प्रत्येक व्यय प्रलेखित होता है। प्रत्येक दान दर्ज होता है। प्रत्येक वितरण ट्रैक किया जाता है। यह नौकरशाही नहीं है, यह निम्न के लिए अनिवार्य शर्त है:

DRG प्रतिपूर्ति प्राप्त करना
दानदाताओं को दान के उपयोग को उचित ठहराना
क्लब सदस्यों को हिसाब देना
विवाद की स्थिति में स्वयं को क़ानूनी रूप से सुरक्षित करना

आपदा वित्तीय रजिस्टर¶

पहली ख़रीद से एक समर्पित रजिस्टर खोलें। इसे क्लब के वर्तमान लेखांकन से पूरी तरह अलग करें।

रजिस्टर प्रारूप:

दिनांक	समय	विवरण	श्रेणी	आपूर्तिकर्ता	राशि (USD)	भुगतान विधि	रसीद संख्या	सत्यापित करने वाला
03/10	08:30	बोतलबंद पानी (200 × 1.5L)	जल	सुपरमार्केट X	150.00	नक़द	R-001	[आद्याक्षर]
03/10	10:00	चावल 50 किग्रा (5 बोरे)	भोजन	थोक विक्रेता Y	125.00	हस्तांतरण	R-002	[आद्याक्षर]
03/10	14:00	तिरपाल 4×6मी (10 इकाई)	आश्रय	हार्डवेयर दुकान Z	200.00	नक़द	R-003	[आद्याक्षर]

मानक श्रेणियाँ: - जल - भोजन - आश्रय - स्वच्छता - स्वास्थ्य / प्राथमिक चिकित्सा - परिवहन / ईंधन - संचार - उपकरण / सामग्री - विविध (व्यवस्थित रूप से उचित ठहराया जाना है)

रसीद प्रबंधन प्रक्रिया¶

संग्रह: ख़रीद करने वाला प्रत्येक सदस्य उसी दिन मूल रसीद लौटाता है।
संख्यांकन: प्रत्येक रसीद को एक क्रमिक संख्या मिलती है (R-001, R-002...)।
फ़ोटोग्राफ़: प्रत्येक रसीद की तुरंत तस्वीर ली जाती है (डिजिटल बैकअप)।
फ़ाइलिंग: मूल रसीदें एक फ़ोल्डर में, दिनांक के अनुसार, संख्यात्मक क्रम में दायर की जाती हैं।
प्रविष्टि: प्रत्येक रसीद 24 घंटों के भीतर वित्तीय रजिस्टर में दर्ज की जाती है।
सत्यापन: रजिस्टर की प्रत्येक पंक्ति पर एक दूसरे प्रबंधक द्वारा प्रति-हस्ताक्षर किया जाता है (द्वैध नियंत्रण)।

यदि किसी ख़रीद की कोई रसीद नहीं है: सदस्य एक शपथ-पत्र लिखता है जिसमें दिनांक, राशि, ख़रीद की प्रकृति और रसीद के अभाव का कारण दर्शाया जाता है। यह कभी-कभार स्वीकार्य रहता है, परंतु इसे नियम नहीं बनना चाहिए।

समर्पित दान बैंक खाता¶

यदि क्लब अपने स्वयं के दान चैनल खोलता है, और किसी भी महत्वपूर्ण संचालन के लिए उसे ऐसा करना चाहिए, तो नियम कठोर हैं।

नियम	विवरण	क्यों
अलग खाता	आपदा के लिए विशेष रूप से खोला गया, क्लब के वर्तमान खाते से भिन्न	पारदर्शिता, अनुरेखणीयता
द्वैध हस्ताक्षर	किसी भी निकासी या हस्तांतरण के लिए दो हस्ताक्षर आवश्यक (president + treasurer या vice-president)	दुरुपयोग की रोकथाम
दान रजिस्टर	प्राप्त प्रत्येक दान दर्ज होता है (दानदाता, राशि, दिनांक, विधि)	धन्यवाद, कर रसीदें
संचार	धन के उपयोग पर दानदाताओं को मासिक रिपोर्ट	विश्वास और पारदर्शिता
समापन	संचालन समाप्त होने पर खाता बंद कर दिया जाता है और शेष आवंटित कर दिया जाता है	कोई निष्क्रिय धन नहीं

धन का उपयोग, प्राथमिकता पदानुक्रम:

प्राथमिकता	उपयोग	बजट का % संकेतक
1	पीड़ितों के लिए प्रत्यक्ष ख़रीद (पानी, भोजन, आश्रय, स्वच्छता)	70-80%
2	परिचालन रसद (परिवहन, ईंधन, उपकरण)	10-15%
3	संचार और समन्वय	3-5%
4	प्रशासनिक लागत (प्रिंटिंग, सामग्री)	2-5%
5	आकस्मिकता आरक्षित	5%

आपदा निधियों से जो कभी वित्तपोषित नहीं किया जाना चाहिए: - कार्य पर न रहने वाले रोटेरियनों के लिए भोजन या आवास - रोटरी-ब्रांडेड कपड़े या उपहार - संचालन से सीधे संबंधित न होने वाली यात्राएँ या दौरे - मनोरंजन या स्वागत ख़र्च

साप्ताहिक वित्तीय रिपोर्ट¶

प्रत्येक सप्ताह, treasurer एक वित्तीय रिपोर्ट तैयार करता है जो जिले को भेजी जाती है और सदस्यों को प्रस्तुत की जाती है।

साप्ताहिक वित्तीय रिपोर्ट
Rotary Club of [नाम] — संचालन [नाम]
[दिनांक] से [दिनांक] तक का सप्ताह

1. उपलब्ध धन
   सप्ताह के प्रारंभ में शेष:        _________ USD
   इस सप्ताह प्राप्त दान:           _________ USD
   प्राप्त DRG:                     _________ USD
   अन्य वित्तपोषण:                  _________ USD
   कुल उपलब्ध:                      _________ USD

2. सप्ताह के व्यय
   जल:                             _________ USD
   भोजन:                           _________ USD
   आश्रय:                          _________ USD
   स्वच्छता:                       _________ USD
   स्वास्थ्य:                      _________ USD
   परिवहन / ईंधन:                  _________ USD
   उपकरण / सामग्री:                _________ USD
   संचार:                          _________ USD
   विविध:                          _________ USD
   कुल व्यय:                        _________ USD

3. शेष
   सप्ताह के अंत में शेष:            _________ USD

4. प्रक्षेपण
   अगले सप्ताह के नियोजित व्यय:      _________ USD
   प्रत्याशित घाटा:                 _________ USD
   अतिरिक्त वित्तपोषण की आवश्यकता: हाँ / नहीं

5. एकत्रित रसीदों की संख्या:        _________
   लापता रसीदों की संख्या:          _________
   सुधारात्मक कार्रवाइयाँ: ________________________________

तैयारकर्ता: _________________ (Treasurer)
सत्यापित करने वाला: _________________ (President)
दिनांक: _________________

Disaster Response Grant (DRG) के साथ समन्वय¶

DRG आपका बाहरी वित्तपोषण का पहला स्रोत है। अधिकतम 25,000 USD, आमतौर पर The Rotary Foundation द्वारा 2-4 सप्ताह में अनुमोदित, और किसी नामित तूफ़ान के लिए प्रभाव-पूर्व प्रस्तुति पर 24-48 घंटों में। इसका भुगतान उपयोग के औचित्य के बाद किया जाएगा।

DRG क्या वित्तपोषित करता है: - पेयजल और शुद्धिकरण - आपातकालीन भोजन - अस्थायी आश्रय और पुनर्निर्माण सामग्री - चिकित्सा और स्वच्छता आपूर्ति - वस्त्र और कंबल - रसद परिवहन - उपकरण और मलबा हटाने के साधन

DRG क्या वित्तपोषित नहीं करता: - स्वयंसेवक वेतन - स्थायी क्लब उपकरण - क्लब परिचालन लागत - पीड़ितों को नक़द दान (विशेष अनुमोदित मामलों को छोड़कर)

आवेदन अनुक्रम:

क्लब President जिला DRO के साथ आवेदन तैयार करता है
DG इसे The Rotary Foundation को अग्रेषित करता है
2-4 सप्ताह में अनुमोदन (किसी नामित तूफ़ान के लिए प्रभाव-पूर्व प्रस्तुति पर 24-48 घंटे)
जिले या क्लब के खाते में संवितरण
प्रस्तुत बजट के अनुसार उपयोग
12 महीनों के भीतर सहायक दस्तावेज़ों के साथ संरक्षकता रिपोर्ट

सुझाव: तुरंत अपने स्वयं के धन ख़र्च करना शुरू करें, और समानांतर में DRG का अनुरोध करें। कार्रवाई के लिए DRG की प्रतीक्षा न करें, पहले 72 घंटे प्रतीक्षा नहीं करते। DRG आपके व्ययों की प्रतिपूर्ति के लिए आएगा यदि वे उचित रूप से प्रलेखित हैं।

सामुदायिक रसोई कब बंद करें, वस्तुनिष्ठ मानदंड¶

आवश्यकता से परे रसोई का विस्तार निर्भरता बनाए रखता है और स्वयंसेवकों को थका देता है। बहुत जल्दी बंद करने का अर्थ है परिवारों को भोजन के बिना छोड़ देना। मानदंडों पर निर्णय लें, भावना पर नहीं।

तीन में से दो मानदंड पूरे होते ही रसोई बंद कर दें:

मानदंड	सीमा
कार्यशील स्थानीय बाज़ार	क्षेत्र की ≥ 80% खाद्य दुकानें फिर से खुल गई हैं
रसोई की इकाई लागत	प्रति भोजन की लागत स्थानीय बाज़ार पर ख़रीदे गए समकक्ष भोजन के मूल्य से अधिक हो जाती है
उपस्थिति	सक्रिय लाभार्थियों की संख्या < अवलोकित शिखर का 20%, लगातार 3 दिनों तक

समापन प्रक्रिया (D-3 से D+0): - D-3: लाभार्थियों और भागीदारों को समापन तिथि की घोषणा करें (पोस्टिंग, नगरपालिका, Red Cross) - D-2: शेष कमज़ोर लाभार्थियों को स्थायी सामाजिक सेवाओं की ओर निर्देशित करें (CCAS, Red Cross, फ़ूड बैंक) - D-1: ख़रीद रोकें, नाशवान भंडार का निपटान करें (किसी संघ को दान या अंतिम वितरण) - D+0: समापन। पूर्ण सफ़ाई, उधार लिए गए उपकरणों की वापसी, वित्तीय समीक्षा - D+7: तस्वीरों, लाभार्थी रजिस्टर, व्ययों के साथ समापन रिपोर्ट, स्थिरीकरण SITREP में एकीकृत

स्थिरीकरण चरण में निगरानी संकेतक¶

इन संकेतकों को अपने मुख्यालय में एक बोर्ड पर चिपकाएँ। इन्हें प्रतिदिन अद्यतन करें। ये आपका डैशबोर्ड हैं।

संकेतक	लक्ष्य	मापन आवृत्ति
परोसे गए भोजन की संख्या / दिन	स्थापित क्षमता के अनुसार	दैनिक
वितरित पानी के लीटर / दिन	15 L × लाभार्थियों की संख्या	दैनिक
आश्रित परिवारों की संख्या	सभी पहचाने गए बेघर	दैनिक
सक्रिय स्वयंसेवकों की संख्या	आवश्यकताओं के अनुसार	दैनिक
संचयी स्वयंसेवक घंटे	प्रलेखित किया जाना है (Grant मूल्यांकन)	दैनिक
संचयी व्यय बनाम बजट	अनुमोदित बजट का < 100%	दैनिक
एकत्रित रसीदें / किए गए व्यय	100%	दैनिक
सुरक्षा घटनाएँ	0	दैनिक
खाद्य विषाक्तता के मामले	0	दैनिक
जिले को भेजी गई दैनिक रिपोर्ट	प्रतिदिन 20:00 से पहले	दैनिक

यह अध्याय आपको दो सप्ताह तक टिके रहने के लिए संपूर्ण परिचालन ढाँचा देता है। यदि दो सप्ताह के बाद भी स्थिति स्थिर नहीं हुई है, तो इसका अर्थ है कि पैमाना DCA-3 से अधिक है। जिले को ऊपर सूचित करें। राहत माँगें। अपने स्वयंसेवकों की रक्षा करें। पुनर्प्राप्ति चरण (भाग IV) ज़िम्मेदारी संभालेगा।