Capítulo 24, Documentar e informar¶

Por qué importa tanto como la acción misma¶

Acaba de pasar dos semanas distribuyendo agua, refugiando familias y coordinando voluntarios. Está agotado. Lo último que quiere hacer es rellenar formularios.

Sin embargo, este es el momento más crítico para la documentación. Si no documenta ahora, ocurren tres cosas: 1. Su distrito pierde su cualificación de la TRF y ya no podrá obtener subvenciones, para nadie. 2. Sus donantes nunca sabrán qué hizo su dinero, y dejarán de donar. 3. Las lecciones aprendidas desaparecen con la memoria de los participantes.

La documentación no es una carga administrativa. Es la garantía de que su próxima DRG será aprobada, de que sus próximos donantes confiarán en usted, y de que el próximo club afectado se beneficiará de su experiencia.

Informes obligatorios si recibió una DRG¶

Si su distrito obtuvo una Subvención de Respuesta a Catástrofes de la TRF y su club usó la totalidad o parte de los fondos, tres informes son obligatorios. Incumplir estos plazos bloquea de inmediato cualquier subvención futura para todo el distrito, no solo para su club.

Los 3 informes de rendición de cuentas (stewardship)¶

Informe preliminar, 45 días después de la recepción de los fondos¶

Elemento requerido	Detalle
Confirmación de recepción	Monto recibido, fecha de recepción, número de cuenta
Primeros gastos	Lista de gastos efectuados con recibos
Plan de implementación actualizado	Ajustes respecto al plan inicial (si es necesario)
Beneficiarios iniciales	Número de personas ayudadas, perfil (familias, niños, personas mayores)
Dificultades encontradas	Descripción honesta de los obstáculos y las soluciones consideradas

Lo que su club prepara para el DRFC: - Tabla de gastos hasta la fecha con escaneos/fotos de los recibos - 5-10 fotos de las acciones realizadas (con pies de foto: qué, dónde, cuándo) - Número de beneficiarios por categoría - Nota de 10 líneas sobre las dificultades iniciales

Informe intermedio, 6 meses después de la recepción de los fondos¶

Elemento requerido	Detalle
Gastos acumulados	Desglose por partida presupuestaria, comparación plan vs. real
Beneficiarios a mitad de camino	Cifras actualizadas + fotos
Avance del proyecto	Estado respecto al plan inicial
Recibos y documentos justificativos	100 % de los gastos justificados hasta la fecha
Ajustes presupuestarios	Cualquier cambio respecto al presupuesto aprobado requiere la aprobación previa de la TRF

Lo que su club prepara para el DRFC: - Tabla financiera completa (ingresos, gastos por partida, saldo) - Todos los recibos originales (escaneos de alta resolución) - Fotos del antes/después si procede - Lista de beneficiarios (anonimizada si es necesario, pero con recuentos precisos) - Nota sobre los ajustes necesarios

Informe final, Al cierre del proyecto¶

Elemento requerido	Detalle
Estado financiero completo	100 % de los gastos justificados. Ni un solo centavo sin recibo.
Lista completa de beneficiarios	Con firmas si es posible
Evaluación de impacto	Cuantitativa (cuántas personas, cuántos kits, cuántos litros) Y cualitativa (testimonios, cambio observado)
Fotos del antes/después	Mínimo 10 fotos que documenten el cambio
Testimonios	3-5 testimonios de beneficiarios
Lecciones aprendidas	Lo que funcionó, lo que puede mejorarse
Devolución de fondos	Si algunos fondos no se han usado, deben devolverse a la TRF

Lo que su club prepara para el DRFC: - Expediente financiero completo con índice de recibos - Archivo fotográfico organizado cronológicamente - Testimonios escritos (con el consentimiento de las personas) - Nota de evaluación de impacto (1-2 páginas) - Lista de lecciones aprendidas

Consecuencias del incumplimiento¶

Infracción	Consecuencia inmediata	Consecuencia a largo plazo
Informe preliminar no presentado en D+45	Alerta de la TRF, recordatorio	Congelación de los fondos restantes
Informe intermedio no presentado en M+6	Congelación de todos los fondos	Pérdida de la cualificación del distrito
Informe final no presentado	Bloqueo de todas las subvenciones futuras del distrito	Exigencia de reembolso de los fondos
Gastos injustificados	Solicitud de documentos justificativos adicionales	Reembolso obligatorio
Fondos desviados de su finalidad	Suspensión inmediata	Posibles acciones judiciales

Esto no es teórico. Hay distritos que han perdido su cualificación de la TRF, y por tanto el acceso a todas las subvenciones, porque un club no presentó su informe final. El costo de saltarse este paso es concreto, no simbólico.

Informes para donaciones directas (fuera de las subvenciones)¶

Si su club recibió donaciones directas de particulares, empresas u otros clubes (sin pasar por la TRF), no tiene ninguna obligación legal con la TRF. Pero tiene una obligación moral y práctica con sus donantes.

Lo que debe proporcionar¶

Acción	Plazo	Contenido
Acuse de recibo	48 horas después de la donación	Confirmación del monto, agradecimiento, compromiso de uso
Informe financiero a los donantes	30 días después del fin de la operación	Uso de cada dólar recibido: tabla de ingresos/gastos
Carta de agradecimiento personalizada	Junto con el informe financiero	Personalizada para donantes de más de 500 USD
Informe de impacto	60 días después del fin	Número de beneficiarios, acciones realizadas, fotos (con consentimiento)
Recibo fiscal	Si procede según la legislación local	Monto, fecha, identidad del donante, número fiscal del club

Plantilla de informe financiero para los donantes¶

INFORME FINANCIERO — OPERACIÓN [NOMBRE]
Club Rotario de [ciudad]
Período: del ___/___/______ al ___/___/______

INGRESOS
─────────────────────────────────────────
Donaciones individuales              _____ USD
Donaciones de empresas               _____ USD
Donaciones de otros clubes rotarios  _____ USD
Fondos propios del club              _____ USD
DRG TRF                              _____ USD
DDRF distrital                       _____ USD
Otros                                _____ USD
─────────────────────────────────────────
TOTAL DE INGRESOS                    _____ USD

GASTOS
─────────────────────────────────────────
Agua potable                         _____ USD
Alimentos                            _____ USD
Refugios temporales                  _____ USD
Productos de higiene                 _____ USD
Medicamentos                         _____ USD
Transporte y logística               _____ USD
Comunicación                         _____ USD
Otros (detallar)                     _____ USD
─────────────────────────────────────────
TOTAL DE GASTOS                      _____ USD

SALDO                                _____ USD
Asignación del saldo: ________________________________

BENEFICIARIOS
─────────────────────────────────────────
Personas ayudadas directamente       _____
Familias atendidas                   _____
Comidas distribuidas                 _____
Kits distribuidos                    _____
─────────────────────────────────────────

Certificado como exacto por:
Presidente del club: _________________ Fecha: ___/___/______
Tesorero: ________________________ Fecha: ___/___/______

Rotary Showcase: hacer visible su acción¶

Rotary Showcase es la plataforma mundial de RI para documentar y compartir los proyectos de los clubes. Todo proyecto de respuesta o de recuperación debería figurar en ella.

Por qué¶

Visibilidad mundial: otros clubes de todo el mundo verán su proyecto y podrán inspirarse en él
Referencia para futuras subvenciones: cuando solicite una Subvención Global, la TRF verá que tiene un historial de proyectos documentados
Credibilidad: donantes, socios y medios pueden verificar lo que hace Rotary
Memoria institucional: cuando cambia el presidente, el proyecto sigue documentado

Cómo¶

Inicie sesión en my.rotary.org
Vaya a Proyectos → Rotary Showcase
Haga clic en Añadir un proyecto
Complete los campos:
Nombre del proyecto
Descripción (200-500 palabras)
Área de interés de Rotary
Zona geográfica
Número de beneficiarios
Monto total
Socios
Fotos (mínimo 3, máximo 10)
Lecciones aprendidas
Publique

Cuándo: En cuanto se cierre el proyecto, o en cada hito importante para los proyectos largos.

Responsabilidad financiera: las reglas de oro¶

Trazabilidad total¶

Cada dólar recibido y cada dólar gastado debe ser rastreable. Sin aproximaciones, sin «gastos varios», sin gastos sin recibo.

Sistema de archivo recomendado:

CARPETA OPERACIÓN [NOMBRE]
├── 01-INGRESOS/
│   ├── Donaciones-individuales/
│   ├── Donaciones-empresas/
│   ├── Donaciones-clubes/
│   ├── DRG/
│   └── DDRF/
├── 02-GASTOS/
│   ├── Agua/
│   ├── Alimentos/
│   ├── Refugios/
│   ├── Higiene/
│   ├── Medicamentos/
│   ├── Transporte/
│   └── Otros/
├── 03-FOTOS/
│   ├── Antes/
│   ├── Durante/
│   └── Despues/
├── 04-BENEFICIARIOS/
│   ├── Listas/
│   └── Testimonios/
├── 05-INFORMES/
│   ├── Informe-preliminar/
│   ├── Informe-intermedio/
│   └── Informe-final/
└── 06-COORDINACION/
    ├── SITREP/
    ├── Actas-de-reunion/
    └── Correspondencia-distrito/

7 reglas de gestión financiera¶

Cuenta separada: Abra una subcuenta o una línea contable dedicada a la operación de catástrofe. No la mezcle con la cuenta corriente del club.
Doble firma: Todo gasto superior a 500 USD requiere dos firmas (presidente + tesorero, o tesorero + coordinador de catástrofes).
Recibos sistemáticos: Ningún gasto sin recibo. Fotografíe cada recibo el mismo día. Guárdelo en la nube de inmediato.
Nada de efectivo por encima de 200 USD: Privilegie las transferencias y los cheques para la trazabilidad. Si el efectivo es el único medio (zonas aisladas), haga que el proveedor firme un recibo.
Inventario de los artículos distribuidos: Cada kit, cada lona, cada paquete de alimentos distribuido se anota en el registro de beneficiarios con el nombre (o número) del beneficiario.
Informe mensual al tesorero: Incluso en plena operación, el coordinador de catástrofes realiza un balance financiero mensual con el tesorero del club.
Archivo durante 7 años: Conserve todos los documentos financieros durante un mínimo de 7 años (requisito de la TRF y requisito legal en la mayoría de las jurisdicciones).

Lista de verificación de documentación¶

Durante la operación (a diario)¶

Fotos tomadas con pies de foto (qué, dónde, cuándo)
Recibos de gastos fotografiados y guardados en la nube
Registro de beneficiarios actualizado
SITREP enviado al DRO del distrito

Después de la operación¶

Informe preliminar presentado (si se recibió DRG, en D+45)
Informe intermedio presentado (si se recibió DRG, en M+6)
Informe final presentado (si se recibió DRG, al cierre)
Informe financiero enviado a los donantes directos
Cartas de agradecimiento enviadas
Recibos fiscales emitidos (si procede)
Proyecto documentado en Rotary Showcase
Todos los recibos archivados (físico y digital)
Expediente completo transmitido al próximo presidente