Sura ya 25, Kutafakari na kuboresha¶
Mkutano wa baada ya hatua¶
Umetumia wiki katika hali ya mgogoro. Wanachama wako wamechoka. Rais anataka kurudi kwenye shughuli za kawaida za klabu. Kila mtu anataka kusonga mbele.
Huu ndio hasa wakati ambapo kikao cha kutafakari lazima kifanyike. Si miezi mitatu kutoka sasa wakati kila mtu amesahau maelezo. Si "katika mkutano ujao wa bodi". Sasa, ndani ya siku 30 tangu mwisho wa operesheni.
Bila kikao cha kutafakari kilichopangwa, mapengo ya kiutendaji yale yale huelekea kujitokeza tena katika tukio linalofuata, na kutakuwa na tukio linalofuata.
Kikao cha kutafakari katika maswali 7¶
Kusanya wanachama wote waliohusika katika operesheni, Mratibu wa Majanga, rais wa klabu, na kwa hakika DRO wa Wilaya. Muda: saa 2 hadi 3. Si mkutano wa kawaida wa klabu, kikao maalum cha kazi.
Mwezeshaji anauliza maswali 7. Katibu anachukua maelezo yaliyopangwa. Kila mshiriki anajibu. Hakuna hukumu, hakuna lawama, ukweli na masomo.
Nani anaongoza kikao cha kutafakari¶
Si rais wa klabu, wala Mratibu wa Majanga. Hawa ni watu wawili waliohusika zaidi katika maamuzi ya kiutendaji, hawawezi kuwezesha kwa umbali unaohitajika.
Kwa mpangilio wa upendeleo: 1. DRO wa Wilaya, mtazamo wa nje, mamlaka inayotambuliwa, inasawazisha mbinu kwenye klabu za wilaya 2. Mratibu wa Majanga wa klabu jirani, rika, huru, anaelewa jukumu 3. Mwanachama wa klabu asiyehusika katika operesheni (mstaafu aliye hai, mwanachama mpya), kwa kawaida kama wawili wa kwanza hawapatikani
Rais na Mratibu ni washiriki, si waezeshaji. Wanajibu maswali kama kila mtu.
Swali la 1, Nini kilifanya kazi vizuri?¶
Anza na chanya. Tambua kile kilichofanya kazi: orodha ya kupiga simu ilifanya kazi ndani ya dakika 20, hifadhi ya dharura ilikuwa mahali sahihi, uratibu na halmashauri ya jiji ulikuwa laini, mwanachama alitumia mtandao wake wa kitaalamu kupata jenereta ndani ya saa 2.
Andika kila kipengele kwa maelezo ya kutosha ili kukifanya kiweze kurudiwa.
Swali la 2, Nini hakikufanya kazi?¶
Bila kutafuta mkosaji. Mpango wa dharura ulikuwa umepitwa na wakati. Nambari ya DRO wa wilaya ilikuwa si sahihi. Hakuna aliyejua turubai zilipo. Tathmini ya kwanza ya uwanjani ilichukua saa 12 badala ya 3. Mweka hazina alikuwa likizoni na hakuna mwingine aliyekuwa na ufikiaji wa akaunti.
Kila utendaji mbaya ni fursa ya uboreshaji halisi.
Swali la 3, Rasilimali gani zilikosekana?¶
Vifaa, ujuzi, fedha, muda, taarifa. Ni nini mlikosa? Mifano: wajitoleaji wasiotosha waliofunzwa huduma ya kwanza, hakuna akaunti ya benki inayopatikana kwa urahisi wikendi, hakuna mawasiliano ya moja kwa moja na ShelterBox, hakuna mkalimani kwa familia zisizozungumza Kifaransa.
Swali la 4, Tungefanya nini kwa njia tofauti?¶
Kwa kutazama nyuma, ni maamuzi gani yangefanywa kwa njia tofauti? Mifano: kuanza ugawaji wa maji saa 6 mapema, kuwasiliana na DNA-RAG siku ya 1 badala ya siku ya 3, kutuma SITREP kwa wilaya kabla ya kuanza hatua za uwanjani.
Swali la 5, Je, mpango wa dharura ulifuatwa?¶
Je, mlikuwa na mpango. Je, mliufuata. Kama hapana, kwa nini. Kama mpango haukufaa hali halisi ya janga, hiyo ni taarifa muhimu ya kuusasisha.
Swali la 6, Je, mawasiliano yalikuwa na ufanisi?¶
Ya ndani (kati ya wanachama), na wilaya, na washirika, na vyombo vya habari, na wanufaika. Palikuwa na mapengo wapi? Kutoelewana? Ujumbe unaopingana?
Swali la 7, Je, uhusiano na washirika ulifanya kazi?¶
Tathmini kila ushirikiano: Msalaba Mwekundu, halmashauri ya jiji, huduma ya zima moto, NGO, wilaya, RAGs. Nini kilikuwa laini? Nini kilikwama? Nani alikuwa mshirika wa kuaminika? Nani alikuwa hayupo wakati wa haja?
After-Action Report (AAR)¶
Kikao cha kutafakari kinazalisha hati rasmi: After-Action Report. Si masimulizi ya operesheni, ni chombo cha uboreshaji kilichopangwa.
Muundo wa AAR¶
Sehemu A, Muhtasari wa operesheni¶
| Kipengele | Maudhui |
|---|---|
| Aina ya janga | Aina, tarehe, eneo la kijiografia |
| Tarehe ya kuamsha Rotary | Wakati klabu ilipoanza kutenda |
| Tarehe ya kufunga | Wakati operesheni ilipotangazwa kumalizika |
| Muda wa jumla | Kwa siku |
| Kiwango cha kuamsha | Klabu peke yake, DCA-2, DCA-3 |
Sehemu B, Matokeo yaliyokadiriwa¶
| Kiashiria | Lengo la awali | Matokeo halisi |
|---|---|---|
| Watu waliosaidiwa | _____ | _____ |
| Kaya zilizohudumiwa | _____ | _____ |
| Wajitoleaji waliohamasishwa | _____ | _____ |
| Saa za wajitoleaji | _____ | _____ |
| Bajeti ya jumla iliyotumika (USD) | _____ | _____ |
| Vifaa vilivyogawiwa | _____ | _____ |
| Milo iliyohudumiwa | _____ | _____ |
| Makazi yaliyotolewa | _____ | _____ |
Sehemu C, Muhtasari wa kifedha¶
| Chanzo | Kiasi kilichopokelewa (USD) | Kiasi kilichotumika (USD) | Salio (USD) |
|---|---|---|---|
| Fedha za klabu | _____ | _____ | _____ |
| DRG TRF | _____ | _____ | _____ |
| DDRF ya wilaya | _____ | _____ | _____ |
| Global Grant | _____ | _____ | _____ |
| Michango ya moja kwa moja | _____ | _____ | _____ |
| Zone Fund | _____ | _____ | _____ |
| Nyingine | _____ | _____ | _____ |
| JUMLA | _____ | _____ | _____ |
Sehemu D, Nini kilifanya kazi vizuri¶
Orodha yenye nambari na maelezo na mifano halisi. Angalau pointi 5.
Sehemu E, Nini lazima kiboreshwe¶
| Tatizo lililotambuliwa | Athari (muhimu/wastani/ndogo) | Hatua ya kurekebisha | Anayehusika | Tarehe ya mwisho |
|---|---|---|---|---|
| _____ | _____ | _____ | _____ | _____ |
| _____ | _____ | _____ | _____ | _____ |
| _____ | _____ | _____ | _____ | _____ |
Safu ya "Anayehusika" na safu ya "Tarehe ya mwisho" ndizo muhimu zaidi. Bila wamiliki na tarehe za mwisho, hatua za kurekebisha huelekea kupotea na mara chache hukamilika.
Sehemu F, Tathmini ya ushirikiano¶
| Mshirika | Ubora wa uratibu | Maelezo |
|---|---|---|
| Wilaya | Bora sana / Nzuri / Wastani / Duni | _____ |
| Msalaba Mwekundu | Bora sana / Nzuri / Wastani / Duni | _____ |
| Halmashauri ya jiji | Bora sana / Nzuri / Wastani / Duni | _____ |
| RAG | Bora sana / Nzuri / Wastani / Duni | _____ |
| ShelterBox | Bora sana / Nzuri / Wastani / Duni | _____ |
| Nyingine | Bora sana / Nzuri / Wastani / Duni | _____ |
Sehemu G, Mapendekezo kwa mpango wa dharura¶
Orodha ya mabadiliko ya kufanywa kwa mpango wa dharura wa klabu, yaliyopangwa kwa kipaumbele.
Kiolezo kamili cha AAR kinapatikana katika Violezo vya Kiutendaji (fomu 9). Kitumie kama kilivyo, kiliundwa ili kufunika vipengele vyote bila kuacha chochote.
Kusasisha mpango wa dharura¶
Kikao cha kutafakari hakina maana kama masomo hayajumuishwi katika mpango wa dharura wa klabu. Hivi ndivyo vipengele vya kuangalia na kusasisha kwa utaratibu.
Orodha ya ukaguzi ya kusasisha baada ya operesheni¶
Mawasiliano na mawasiliano ya simu: - [ ] Orodha ya kupiga simu imesasishwa (nambari zimethibitishwa, wanachama walioondoka wamebadilishwa) - [ ] Nambari za DRO, DRFC na DG wa wilaya zimethibitishwa - [ ] Mawasiliano ya washirika wa eneo yamesasishwa - [ ] Mti wa simu umejaribiwa na kurekebishwa kama inahitajika - [ ] Kituo cha WhatsApp au Signal kimethibitishwa kuwa kinafanya kazi
Rasilimali: - [ ] Orodha ya ujuzi wa wanachama imesasishwa - [ ] Hifadhi ya dharura imejazwa tena (kilichotumika kimebadilishwa) - [ ] Kifaa cha dharura kimeangaliwa na kujazwa upya (fomu, taa, betri, nakala za mpango) - [ ] Fedha za dharura za klabu zimerejeshwa - [ ] Akaunti ya benki imethibitishwa na inafanya kazi
Taratibu: - [ ] Taratibu za kuamsha zimebadilishwa kulingana na masomo yaliyojifunzwa - [ ] Majukumu na wajibu vimefafanuliwa kama maeneo ya kijivu yalitambuliwa - [ ] Vizingiti vya tahadhari vimerekebishwa kama inahitajika - [ ] Utaratibu wa uwasilishaji wa DRG umeandikwa na mawasiliano yaliyo sasa - [ ] Itifaki za uratibu na washirika zimerasimishwa
Mafunzo: - [ ] Mahitaji ya mafunzo yametambuliwa (huduma ya kwanza, tathmini ya majengo, usimamizi wa migogoro) - [ ] Vikao vya mafunzo vimepangwa kwa mwaka unaofuata - [ ] Wanachama wapya wamefunzwa taratibu za dharura za klabu
Kushiriki na klabu nyingine¶
Uzoefu wako una thamani inayozidi klabu yako. Kile ulichojifunza kinaweza kuokoa muda, fedha na maisha katika klabu nyingine, wilaya nyingine, nchi nyingine.
Njia 5 za kushiriki¶
-
Mkutano wa wilaya: Wasilisha AAR yako katika kongamano la wilaya au mkutano wa mafunzo. Dakika 20 zinatosha: ukweli, masomo, mapendekezo.
-
DNA-RAG: Tuma AAR yako kwa DNA-RAG. Wanakusanya masomo yaliyojifunzwa kutoka mamia ya operesheni duniani kote. Uzoefu wako unatajirisha msingi wa maarifa wa kimataifa.
-
Service Project Center: Andika mradi wako kwenye jukwaa la kimataifa (spc.rotary.org, angalia sura ya 24). Klabu nyingine zinaweza kupata msukumo kutoka kwake.
-
Klabu jirani: Pendekeza mkutano kati ya klabu na klabu 2-3 katika eneo lako. Shiriki uzoefu wako kirasmi, chakula cha jioni cha kazi, si kongamano.
-
Machapisho ya Rotary: Jarida la wilaya yako, tovuti ya klabu, mitandao ya kijamii. Si kujiweka mbele, bali ili wengine wajifunze.
Nini cha kushiriki¶
| La kushiriki | Kwa nini |
|---|---|
| Makosa yaliyofanywa | Hiki ndicho chenye thamani zaidi. Klabu inayosema "tulifanya kosa hili, hivi ndivyo vya kuliepuka" inatoa huduma kubwa. |
| Taratibu zilizofanya kazi | Ili wengine waweze kuzichukua bila kulazimika kuzibuni. |
| Mawasiliano yenye manufaa | Nambari ya DRO anayejibu saa 3 asubuhi, msambazaji wa turubai anayeleta ndani ya saa 24, NGO inayoratibu vizuri. |
| Viasi halisi | Operesheni ya jibu inagharimu kiasi gani hasa? Makadirio ya kinadharia daima ni ya makosa. Takwimu zako halisi ni za thamani. |
| Nyakati halisi | Muda gani kati ya ombi la DRG na kupokea fedha? Kati ya kuamsha ShelterBox na kupeleka makazi? Nyakati halisi ndio msingi wa upangaji wowote. |
Kujenga kumbukumbu ya kitaasisi¶
Rotary ina tatizo la kimuundo: mzunguko wa kila mwaka wa marais. Kila mwaka, rais mpya anaanza karibu kutoka mwanzo. Kumbukumbu ya kitaasisi inapotea.
Kwa jibu la majanga, gharama ni halisi: kujifunza upya taratibu za dharura katika kila mabadiliko ya urais kunamaanisha miezi iliyopotea na mawasiliano yaliyopotea. Kumbukumbu ya kitaasisi ndiyo inayoziba pengo hilo.
Hatua 4 za kuhifadhi kumbukumbu¶
1. Kabrasha la Majanga la Klabu
Faili la kimwili NA la kidijitali linalojumuisha: - Mpango wa dharura wa klabu (toleo la sasa) - AAR zote kutoka operesheni zilizopita - Mawasiliano muhimu (DRO, DRFC, DG, RAGs, washirika wa eneo) - Fomu tupu (SITREP, tathmini ya mahitaji, rejista ya wanufaika) - Ripoti za usimamizi zilizowasilishwa - Uandikaji wa Service Project Center
Faili hili linapelekwa kwa rais anayeingia wakati wa ukabidhi wa madaraka. Si katika barua pepe iliyopotea, ana kwa ana, na kikao cha muhtasari cha dakika 30.
2. Mratibu wa Majanga wa kudumu
Jukumu hili halipaswi kubadilika kila mwaka. Tambua mwanachama mwenye uzoefu na aliyejitolea, na umweke katika nafasi kwa angalau miaka 3. Mwendelezo katika jukumu hili ni muhimu zaidi kuliko mzunguko wa kidemokrasia.
Jinsi ya kupitisha hili kupitia kongamano kuu la klabu. Kanuni nyingi za klabu hazizungumzii muda wa wenyeviti wa kamati za kudumu, na mamlaka ya miaka mitatu si kawaida katika klabu nyingi. Usijaribu kuunda ubaguzi papo hapo, uweke kwa uwazi kama marekebisho ya utawala.
- Andaa muhtasari wa ukurasa mmoja kwa bodi na kongamano. Uite Mwendelezo wa jukumu la maandalizi ya majanga. Jumuisha pointi tatu: hatari ya kiutendaji ya kuanzisha upya jukumu kila mwaka (kupoteza kumbukumbu ya kitaasisi, kupoteza mawasiliano, mipango isiyodumishwa), hatua tatu halisi ambazo mratibu wa miaka mingi pekee anaweza kukamilisha (mzunguko kamili wa mazoezi, uhusiano na wilaya, ufuatiliaji wa AAR), na kinga (ripoti ya kila mwaka kwa bodi, uwezekano wa kuondolewa kwa kura ya wengi).
- Pendekeza marekebisho rasmi ya kanuni za klabu au sheria za kudumu: « Mratibu wa Majanga anateuliwa kwa muhula wa miaka mitatu unaoweza kuongezwa. Uteuzi unaweza kufutwa wakati wowote kwa kura ya wengi ya bodi. Mratibu anaripoti kila mwaka kwa bodi kuhusu hali ya maandalizi. » Rekebisha kulingana na lugha ya eneo na kanuni za kawaida za wilaya yako.
- Ipange kwa mzunguko wa kila mwaka wa klabu. Wasilisha marekebisho katika kongamano linalofuata mkutano wa mipango ya kila mwaka wa klabu (kwa kawaida Mei au Juni katika wilaya nyingi), ili yatumike na mwaka mpya wa Rotary tarehe 1 Julai.
- Tabiri pingamizi mbili. « Linapingana na mzunguko wa kila mwaka. », jibu: mzunguko unatumika kwa uongozi wa utendaji (rais, katibu, mweka hazina); wenyeviti wa kamati za kudumu tayari wanatofautiana katika klabu nyingi. « Vipi kama mratibu atakuwa si hai? », jibu: kifungu cha kuondoa kimejengwa ndani, na bodi inapitia jukumu kila mwaka.
Marekebisho kwa kawaida hupita mara tu hoja ya kiutendaji inapotolewa kwa utulivu na kwa maandishi. Kazi ngumu ni kuandaa ukurasa, si kushinda kura.
3. Zoezi la kila mwaka
Mazoezi moja kwa mwaka, hata rahisi (angalia sura za maandalizi). Zoezi hili linaburudisha taratibu, linajaribu mawasiliano, na linafunza wanachama wapya.
4. Mchango kwa mtandao
Tuma AAR zako kwa utaratibu kwa DRO wa Wilaya na kwa DNA-RAG. Shiriki katika mikutano ya mafunzo ya wilaya. Uzoefu wako unalisha mtandao, na mtandao unarudisha uzoefu wa wengine.
Neno la mwisho: mzunguko wa uboreshaji¶
ANDAA → JIBU → PONA → ANDIKA → TAFAKARI → BORESHA
│
└──→ ANDAA (vizuri zaidi)
Kila janga ambalo klabu yako inajibu linafanya mpango wako kuwa bora, wanachama wako kuwa na uwezo zaidi, mawasiliano yako kuwa imara zaidi, jibu lako kuwa la haraka zaidi. Mradi unafunga mzunguko.
Kikao cha kutafakari si mwisho wa operesheni. Ni mwanzo wa maandalizi ya inayofuata.