Anexo A, Formularios operativos¶

Cómo utilizarlos: Estos 10 formularios están diseñados para ser fotocopiados y utilizados sobre el terreno. Imprímalos ANTES de la catástrofe. Conserve 20 copias de cada uno en su kit de emergencia. Cada formulario funciona en papel (a mano) o en formato digital (PDF rellenable).

Protección de datos: Los formularios 3 (beneficiarios) y 5 (voluntarios) contienen datos personales. Aplica las reglas de protección de datos del recuadro del formulario 3: consentimiento informado, único titular del registro, transmisión agregada, conservación bajo llave y destrucción segura al cierre (ver también ficha F2).

Formulario 1, SITREP, Informe de situación¶

Frecuencia: Cada 6 horas (Fase 1), luego diariamente (Fase 2), luego semanalmente (Fase 3). Completado por: Coordinador de Catástrofes del club o DRO del distrito. Destinatarios: Distrito (DRO), Zona, DNA-RAG si está activado.

SITREP n.º _ | Fecha: /_/_ | Hora: :____¶

Club / Distrito: ___________

Autor del informe: ____ Teléfono: ______

Tipo de catástrofe: ______

Nivel de activación: ☐ Club solo ☐ DCA-3 ☐ DCA-2 ☐ DCA-1

Recomendación financiera (a marcar por el autor): ☐ No se necesita financiación externa ☐ DDRF del distrito ☐ DRG a presentar ☐ Fondo de Zona ☐ Subvención Global a establecer

A, Situación general¶

Elemento	Datos
Zona geográfica afectada	__________
Población total afectada estimada	__________
Número de fallecidos confirmados	__________
Número de heridos	__________
Número de personas desplazadas	__________
Número de viviendas destruidas	__________
Número de viviendas dañadas	__________
Infraestructuras críticas fuera de servicio	__________

B, Estado de los servicios esenciales¶

Servicio	Funcional	Parcial	Fuera de servicio
Agua potable	☐	☐	☐
Electricidad	☐	☐	☐
Red telefónica	☐	☐	☐
Vías principales	☐	☐	☐
Hospital / centro de salud	☐	☐	☐
Escuelas	☐	☐	☐
Mercado / abastecimiento	☐	☐	☐

C, Acciones de Rotary en curso¶

Acción	Responsable	N.º beneficiarios	Estado
________	______	___	☐ En curso ☐ Completada
________	______	___	☐ En curso ☐ Completada
________	______	___	☐ En curso ☐ Completada
________	______	___	☐ En curso ☐ Completada
________	______	___	☐ En curso ☐ Completada
________	______	___	☐ En curso ☐ Completada

D, Necesidades inmediatas no cubiertas¶

Prioridad	Necesidad	Cantidad estimada	Urgencia
1	________	___	☐ Crítica ☐ Urgente ☐ Moderada
2	________	___	☐ Crítica ☐ Urgente ☐ Moderada
3	________	___	☐ Crítica ☐ Urgente ☐ Moderada
4	________	___	☐ Crítica ☐ Urgente ☐ Moderada
5	________	___	☐ Crítica ☐ Urgente ☐ Moderada

E, Recursos disponibles¶

Recurso	Cantidad	Fuente
Fondos disponibles (club/distrito)	_____ USD	________
Voluntarios activos	_____	________
Vehículos	_____	________
Reservas de emergencia	_____	________

F, Próximos pasos (próximas 6-24 horas)¶

G, Solicitudes al nivel superior¶

☐ Sin solicitud

☐ Activación de un DCA superior → justificación: _________

☐ Solicitud de DRG → importe estimado: _____ USD

☐ Activación de RAG → cuál: ____________

☐ Otro: ___________

Firma: ____ Fecha/Hora: _____

Formulario 2, Evaluación rápida de necesidades¶

Cuándo: Dentro de las primeras 6 horas tras la catástrofe. Por quién: Equipo de evaluación del club (mínimo 2 personas). Duración: De 1 a 3 horas sobre el terreno.

Fecha: _//_ Hora de inicio: _: Hora de finalización: _:

Evaluadores: 1. ____ 2. ____

Zona evaluada: ___________

GPS (si está disponible): Lat: ___ Long: _____

Ámbito 1, Población afectada¶

Categoría	Número estimado
Familias afectadas	______
Personas afectadas (total)	______
Niños (0-5 años)	______
Niños (6-17 años)	______
Mujeres embarazadas / lactantes	______
Personas mayores (65+)	______
Personas con discapacidad	______
Personas fallecidas	______
Personas heridas	______
Personas desaparecidas	______

Ámbito 2, Vivienda / refugio¶

Estado	Número de viviendas
Totalmente destruidas	______
Parcialmente dañadas (habitables)	______
Parcialmente dañadas (inhabitables)	______
Intactas	______

Vivienda de emergencia necesaria para: ______ familias

Lugares potenciales identificados: __________

Ámbito 3, Agua y saneamiento (WASH)¶

Elemento	Sí	No	Parcial
Acceso a agua potable	☐	☐	☐
Red de agua funcional	☐	☐	☐
Letrinas / sanitarios utilizables	☐	☐	☐
Riesgo de contaminación del agua	☐	☐	☐
Sistema de eliminación de residuos funcional	☐	☐	☐

Litros de agua potable necesarios / día: ______

Ámbito 4, Alimentación¶

Elemento	Sí	No	Detalles
Reservas de alimentos disponibles en la zona	☐	☐	Para ___ días
Mercado local funcional	☐	☐	______
Abastecimiento externo posible	☐	☐	______
Cocina comunitaria posible	☐	☐	______

Número de comidas / día necesarias: ______

Ámbito 5, Salud¶

Elemento	Sí	No	Detalles
Centro de salud funcional cercano	☐	☐	______
Personal médico disponible	☐	☐	______
Medicamentos disponibles	☐	☐	______
Riesgo epidémico identificado	☐	☐	______
Mujeres/niños que requieren atención urgente	☐	☐	N.º: _______

Ámbito 6, Infraestructuras¶

Infraestructura	Funcional	Dañada	Destruida
Vía principal	☐	☐	☐
Puente(s)	☐	☐	☐
Electricidad	☐	☐	☐
Teléfono fijo	☐	☐	☐
Red móvil	☐	☐	☐
Internet	☐	☐	☐

Ámbito 7, Acceso¶

Acceso al sitio por: ☐ Carretera ☐ Camino ☐ Solo a pie ☐ Agua

Tiempo de acceso desde el club: ______ horas

Obstáculos identificados: ___________

Ámbito 8, Seguridad¶

Elemento	Sí	No	Detalles
Zona segura para los intervinientes	☐	☐	______
Riesgos secundarios (réplicas, inundaciones, deslizamientos)	☐	☐	______
Presencia de las fuerzas del orden	☐	☐	______
Riesgo de saqueo reportado	☐	☐	______
Acceso seguro para las distribuciones	☐	☐	______

Necesidades prioritarias inmediatas (ordenar de 1 a 10)¶

Orden	Necesidad
___	Agua potable
___	Alimentos
___	Refugios de emergencia / lonas
___	Atención médica
___	Ropa / mantas
___	Artículos de higiene
___	Evacuación
___	Búsqueda y rescate
___	Apoyo psicológico
___	Otro: ________

Organizaciones ya presentes¶

Organización	Tipo de ayuda	Contacto
________	________	______
________	________	______
________	________	______
________	________	______

Observaciones y fotos¶

Notas de campo: ___________

Fotos tomadas: ☐ Sí (número: _____) ☐ No

Firma del evaluador 1: ___ Fecha: ______

Firma del evaluador 2: ___ Fecha: ______

Formulario 3, Registro de beneficiarios¶

Uso: Documente cada distribución de ayuda. Un formulario por punto de distribución y por día. Obligatorio para los informes de rendición de cuentas (stewardship) de la TRF.

Encabezado de la distribución¶

Fecha: _//_ Lugar de distribución: _______

Tipo de ayuda distribuida: ____________

Responsable de la distribución: ____ Club: ______

Financiación: ☐ Fondos del club ☐ DRG ☐ DDRF ☐ Subvención Global ☐ Donaciones directas ☐ Otro

Lista de beneficiarios¶

Protección de datos — obligatorio. Este registro contiene datos personales de personas en situación de vulnerabilidad. Reglas innegociables: (1) informar a cada persona del uso de los datos (justificación de la ayuda ante la Fundación Rotaria) y obtener su acuerdo — la ayuda nunca está condicionada a la firma; (2) una sola persona conserva el registro (el administrador designado), nunca una foto del registro en redes sociales o grupos de WhatsApp; (3) conservación bajo llave, transmisión al distrito de forma agregada (números, no nombres) salvo solicitud expresa de TRF; (4) destrucción segura de los originales al cierre del grant, según la duración exigida por TRF y la ley local (RGPD en Europa); (5) nunca dejar accesible una lista nominal de personas vulnerables (mujeres solas, menores) — es una herramienta de selección para los traficantes (ver ficha F2).

N.º	Nombre completo	N.º pers. en el hogar	Localidad / dirección	Necesidades identificadas	Ayuda recibida (tipo + cantidad)	Firma o huella dactilar
1	______	_____	______	______	______	_______
2	______	_____	______	______	______	_______
3	______	_____	______	______	______	_______
4	______	_____	______	______	______	_______
5	______	_____	______	______	______	_______
6	______	_____	______	______	______	_______
7	______	_____	______	______	______	_______
8	______	_____	______	______	______	_______
9	______	_____	______	______	______	_______
10	______	_____	______	______	______	_______
11	______	_____	______	______	______	_______
12	______	_____	______	______	______	_______
13	______	_____	______	______	______	_______
14	______	_____	______	______	______	_______
15	______	_____	______	______	______	_______
16	______	_____	______	______	______	_______
17	______	_____	______	______	______	_______
18	______	_____	______	______	______	_______
19	______	_____	______	______	______	_______
20	______	_____	______	______	______	_______
21	______	_____	______	______	______	_______
22	______	_____	______	______	______	_______
23	______	_____	______	______	______	_______
24	______	_____	______	______	______	_______
25	______	_____	______	______	______	_______

Resumen de la distribución¶

Elemento	Total
Número total de beneficiarios	______
Número total de hogares atendidos	______
Cantidad total distribuida	______
Valor estimado (USD)	______
Reservas restantes	______

Notas: __________

Firma del responsable: __ Firma del testigo: ______

Formulario 4, Registro financiero diario¶

Uso: Registro de caja específico para la catástrofe. Un formulario por día. Doble firma obligatoria para cualquier gasto > 100 USD.

Registro financiero, Fecha: _//_¶

Club / Distrito: ____ Tesorero: ______

N.º de cuenta específica para la catástrofe: ________

Saldo de apertura¶

Fuente	Importe (USD)
Saldo del día anterior arrastrado	____
Fondos del club asignados	____
DRG recibida	____
DDRF recibido	____
Donaciones recibidas hoy	____
TOTAL DISPONIBLE	____

Gastos del día¶

N.º	Descripción	Proveedor	Importe (USD)	Categoría	N.º de recibo	Autorizado por
1	________	______	___	______	_	______
2	________	______	___	______	_	______
3	________	______	___	______	_	______
4	________	______	___	______	_	______
5	________	______	___	______	_	______
6	________	______	___	______	_	______
7	________	______	___	______	_	______
8	________	______	___	______	_	______
9	________	______	___	______	_	______
10	________	______	___	______	_	______
		TOTAL DE GASTOS	___

Saldo de cierre¶

Cálculo	Importe (USD)
Total disponible	____
- Total de gastos	____
= Saldo de cierre	____

Saldo acumulado desde el inicio de la operación: ____ USD

Documentos justificativos¶

Tipo	Cantidad
Recibos / facturas adjuntos	______
Órdenes de compra	______
Fotos de los recibos (si se perdieron los originales)	______

Firma del tesorero: ____ Firma del presidente: _______

Formulario 5, Inscripción de voluntarios¶

Uso: Inscriba a cada voluntario ANTES del despliegue. Verifique las competencias, la disponibilidad y el estado de salud. Conserve este registro para el seguro y el seguimiento.

Formulario de inscripción de voluntarios¶

Fecha de inscripción: _//_ Club: _______

Identidad¶

Campo	Información
Nombre completo	_______
Fecha de nacimiento	_//_
Teléfono principal	_______
Teléfono secundario	_______
Correo electrónico	_______
Dirección	_______
Contacto de emergencia (nombre + teléfono)	_______
Miembro de Rotary	☐ Sí (Club: ______) ☐ No
Rotaract / Interact	☐ Sí ☐ No

Competencias¶

Competencia	Sí	Nivel	Certificación
Primeros auxilios / RCP básica	☐	☐ Básico ☐ Avanzado	Fecha: ____
Apoyo psicológico (PFA)	☐	☐ Básico ☐ Avanzado	Fecha: ____
Médica (enfermero, médico)	☐	Especialidad: ____	N.º: ____
Construcción / reparación	☐	☐ Básico ☐ Avanzado	_____
Electricidad / fontanería	☐	☐ Básico ☐ Avanzado	_____
Conducción de vehículos pesados	☐	Permiso: ____	_____
Comunicación / medios	☐	☐ Básico ☐ Avanzado	_____
Logística / gestión de existencias	☐	☐ Básico ☐ Avanzado	_____
Cocina comunitaria	☐	☐ Básico ☐ Avanzado	_____
Seguridad / gestión de multitudes	☐	☐ Básico ☐ Avanzado	_____
Cuidado de animales / veterinaria	☐	☐ Básico ☐ Avanzado	_____
Traducción (idiomas: ___)	☐	______	_____
Otro: ________	☐	______	_____

Disponibilidad y asignación¶

Día	Disponible	Horario	Asignación / zona
Lunes	☐	_: a _:	______
Martes	☐	_: a _:	______
Miércoles	☐	_: a _:	______
Jueves	☐	_: a _:	______
Viernes	☐	_: a _:	______
Sábado	☐	_: a _:	______
Domingo	☐	_: a _:	______

Duración de compromiso posible: ☐ 1-3 días ☐ 1 semana ☐ 2 semanas ☐ 1 mes+

Movilidad: ☐ Vehículo personal ☐ Transporte público ☐ Se necesita transporte

Salud y seguridad¶

Elemento	Respuesta
Restricciones médicas	☐ No ☐ Sí: _________
Alergias	☐ No ☐ Sí: _________
Vacunas al día	☐ Sí ☐ No ☐ No lo sé
Seguro personal que cubre el voluntariado	☐ Sí ☐ No

Registro de entrada/salida sobre el terreno¶

Fecha	Hora de llegada (check-in)	Hora de salida (check-out)	Zona / misión	Firma del responsable
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____

Compromiso¶

Me comprometo a: - [ ] Respetar las instrucciones de seguridad - [ ] Seguir las instrucciones del coordinador - [ ] No comunicar con los medios sin autorización - [ ] Reportar cualquier incidente o lesión de inmediato - [ ] Respetar la dignidad de las personas ayudadas - [ ] Consentimiento de datos: «Acepto que mis datos de contacto y competencias sean utilizados por el club únicamente para la organización de la respuesta, conservados de forma segura, y destruidos al final de la operación salvo acuerdo para unirme a la reserva de voluntarios.» - [ ] Consentimiento de imagen: «Autorizo / No autorizo (tachar) el uso de fotos en las que aparezco en la comunicación del club.» - [ ] Contacto con menores: «Entiendo que todo rol en contacto con menores exige una verificación previa (extracto de antecedentes penales o equivalente local) y la aplicación de la regla "nunca un adulto solo con un niño".»

Firma: ____ Fecha: _/_/_____

Parte reservada al club¶

Verificación de antecedentes requerida para este rol: ☐ SÍ ☐ NO — realizada el: _//_ por: _______

Registro consolidado de voluntarios (tabla resumen)¶

N.º	Nombre	Competencia principal	Teléfono	Disponibilidad	Desplegado el	Zona	Check-out
1	______	____	____	___	___	_	_
2	______	____	____	___	___	_	_
3	______	____	____	___	___	_	_
4	______	____	____	___	___	_	_
5	______	____	____	___	___	_	_
6	______	____	____	___	___	_	_
7	______	____	____	___	___	_	_
8	______	____	____	___	___	_	_
9	______	____	____	___	___	_	_
10	______	____	____	___	___	_	_
11	______	____	____	___	___	_	_
12	______	____	____	___	___	_	_
13	______	____	____	___	___	_	_
14	______	____	____	___	___	_	_
15	______	____	____	___	___	_	_
16	______	____	____	___	___	_	_
17	______	____	____	___	___	_	_
18	______	____	____	___	___	_	_
19	______	____	____	___	___	_	_
20	______	____	____	___	___	_	_

Formulario 6, Seguimiento de donaciones y obsequios¶

Uso: Lleve el seguimiento de cada donación recibida. Obligatorio para la transparencia, los recibos fiscales y las cartas de agradecimiento. Un formulario por semana o por campaña.

Registro de donaciones, Operación: _______¶

Club / Distrito: ____ Período: del /_ al /____

Responsable del seguimiento: ____ Teléfono: ______

N.º	Donante (nombre u organización)	Importe / Descripción	Fecha	Método de recepción	Asignación / finalidad	Recibo fiscal emitido	Agradecimiento enviado
1	________	____	__	☐ Transferencia ☐ Cheque ☐ Efectivo ☐ En especie	____	☐	☐
2	________	____	__	☐ Transferencia ☐ Cheque ☐ Efectivo ☐ En especie	____	☐	☐
3	________	____	__	☐ Transferencia ☐ Cheque ☐ Efectivo ☐ En especie	____	☐	☐
4	________	____	__	☐ Transferencia ☐ Cheque ☐ Efectivo ☐ En especie	____	☐	☐
5	________	____	__	☐ Transferencia ☐ Cheque ☐ Efectivo ☐ En especie	____	☐	☐
6	________	____	__	☐ Transferencia ☐ Cheque ☐ Efectivo ☐ En especie	____	☐	☐
7	________	____	__	☐ Transferencia ☐ Cheque ☐ Efectivo ☐ En especie	____	☐	☐
8	________	____	__	☐ Transferencia ☐ Cheque ☐ Efectivo ☐ En especie	____	☐	☐
9	________	____	__	☐ Transferencia ☐ Cheque ☐ Efectivo ☐ En especie	____	☐	☐
10	________	____	__	☐ Transferencia ☐ Cheque ☐ Efectivo ☐ En especie	____	☐	☐
11	________	____	__	☐ Transferencia ☐ Cheque ☐ Efectivo ☐ En especie	____	☐	☐
12	________	____	__	☐ Transferencia ☐ Cheque ☐ Efectivo ☐ En especie	____	☐	☐
13	________	____	__	☐ Transferencia ☐ Cheque ☐ Efectivo ☐ En especie	____	☐	☐
14	________	____	__	☐ Transferencia ☐ Cheque ☐ Efectivo ☐ En especie	____	☐	☐
15	________	____	__	☐ Transferencia ☐ Cheque ☐ Efectivo ☐ En especie	____	☐	☐

Totales¶

Categoría	Total
Total de donaciones monetarias (USD)	____
Total de donaciones en especie (valor estimado USD)	____
Total general	____
Número de recibos fiscales emitidos	____
Número de agradecimientos enviados	____

Formulario 7, Comunicados de prensa y redes sociales¶

Regla de oro: UN solo portavoz designado. Cada comunicado validado por el Presidente o el DG antes de su publicación.

7.1 Plantilla de comunicado de prensa¶

COMUNICADO DE PRENSA
[Logotipo de Rotary]

Para difusión inmediata
Fecha: ____/____/________

Contacto de prensa:
Nombre: ________________________________
Teléfono: ________________________________
Correo electrónico: ________________________________

------------------------------------------------------

[TITULAR — Acción clara, 10 palabras máximo]
Ejemplo: El Rotary Club de [ciudad] moviliza a [X] voluntarios
         tras [tipo de catástrofe]

------------------------------------------------------

[Ciudad], [fecha] — El Rotary Club de [nombre] / Distrito
[número] de Rotary se moviliza tras [breve descripción
de la catástrofe] que afectó a [zona] el [fecha].

PÁRRAFO 1 — Los hechos:
[Describa la situación: número de personas afectadas, daños,
contexto]

PÁRRAFO 2 — La acción de Rotary:
[Describa concretamente lo que hace Rotary: número de
voluntarios, tipo de ayuda, importes comprometidos, alianzas]

PÁRRAFO 3 — Cita:
"[Cita del Presidente del Club o del Gobernador del Distrito],"
dice [Nombre], [Cargo].

PÁRRAFO 4 — Cómo ayudar:
Quienes deseen contribuir pueden:
- Hacer una donación: [enlace o datos bancarios]
- Ser voluntario: [contacto]
- Seguir la evolución: [página de Facebook / sitio web]

PÁRRAFO 5 — Acerca de Rotary:
Rotary reúne a [X] miembros en [X] clubes de todo
el mundo. [1-2 frases sobre la misión de Rotary y la respuesta
ante catástrofes].

------------------------------------------------------
FIN DEL COMUNICADO

Fotos en alta resolución disponibles a pedido.

7.2 Plantillas para redes sociales¶

Publicación inicial (0-6 horas)¶

ALERTA — [Tipo de catástrofe] en [localidad]

El Rotary Club de [nombre] activa su respuesta de emergencia.

Nuestros equipos están sobre el terreno para evaluar las necesidades
y prestar los primeros auxilios.

Más información próximamente.

#Rotary #[Ciudad] #DisasterResponse #PeopleOfAction

Publicación de movilización (6-24 horas)¶

ACTUALIZACIÓN — Respuesta a [catástrofe] en [localidad]

Nuestros equipos ya han:
- [Acción 1 — p. ej., distribuido 200 kits de higiene]
- [Acción 2 — p. ej., abierto 2 centros de refugio]
- [Acción 3 — p. ej., movilizado 45 voluntarios]

[X] familias han recibido ayuda de emergencia.

Para ayudar económicamente: [enlace de donación]
Para ser voluntario: [contacto]

#Rotary #PeopleOfAction #DisasterRelief

Publicación de agradecimiento (tras la operación)¶

GRACIAS — Resumen de nuestra respuesta a [catástrofe]

En [X] días, gracias a USTEDES:
- [X] familias ayudadas
- [X] voluntarios movilizados
- [X] USD recaudados y distribuidos
- [X] kits distribuidos

Gracias a nuestros socios: [lista]
Gracias a todos los donantes y voluntarios.

Rotary continúa apoyando la reconstrucción.

#Rotary #PeopleOfAction #ThankYou

Formulario 8, Acuerdo de colaboración con ONG (MOU)¶

Uso: Formalice cualquier colaboración con una ONG que supere las 2 semanas o los 5 000 USD. Obligatorio para las Subvenciones Globales.

ACUERDO DE COLABORACIÓN
PARA LA RESPUESTA ANTE CATÁSTROFES

------------------------------------------------------

ENTRE:

El [Rotary Club de _________ / Distrito _________ de Rotary]
Representado por: _________________________________________
Cargo: _______________________________________________
Dirección: ________________________________________________
Teléfono: __________________ Correo electrónico: __________________________

En adelante denominado "Rotary"

Y:

[Nombre de la ONG / Organización asociada]
Representada por: _________________________________________
Cargo: _______________________________________________
Dirección: ________________________________________________
Teléfono: __________________ Correo electrónico: __________________________

En adelante denominada "el Socio"

------------------------------------------------------

ARTÍCULO 1 — OBJETO

Este acuerdo define los términos de la colaboración
entre Rotary y el Socio para la respuesta a:

Tipo de catástrofe: ____________________________________
Zona geográfica: ______________________________________
Población destinataria: ________________________________________
Fecha de inicio: ____/____/________
Duración prevista: ___________________________________________

------------------------------------------------------

ARTÍCULO 2 — COMPROMISOS DE ROTARY

Rotary se compromete a:
☐ Aportar una financiación de ____________ USD
☐ Movilizar a ____________ voluntarios
☐ Proporcionar equipamiento: ___________________________________
☐ Garantizar la coordinación con el Distrito / la Zona
☐ Elaborar los informes de rendición de cuentas (stewardship) exigidos por la TRF
☐ Otro: _________________________________________________

------------------------------------------------------

ARTÍCULO 3 — COMPROMISOS DEL SOCIO

El Socio se compromete a:
☐ Desplegar a ____________ personas cualificadas
☐ Aportar experiencia técnica en: _________________________
☐ Garantizar la logística de: ________________________________
☐ Proporcionar informes de actividad: ☐ Semanales ☐ Mensuales
☐ Respetar los estándares humanitarios (Sphere, CHS)
☐ Mencionar a Rotary en sus comunicaciones
☐ Proporcionar documentos justificativos financieros
☐ Otro: _________________________________________________

------------------------------------------------------

ARTÍCULO 4 — PRESUPUESTO Y FINANCIACIÓN

Presupuesto total de la operación: ____________ USD

Partida	Rotary (USD)	Socio (USD)	Otro (USD)
Personal	____	____	____
Material / equipamiento	____	____	____
Transporte / logística	____	____	____
Alimentos / agua	____	____	____
Vivienda	____	____	____
Administración	____	____	____
Otro	____	____	____
TOTAL	____	____	____

Condiciones de pago:
☐ En un solo pago a la firma
☐ En _____ plazos: _____________________________________
☐ Contra presentación de facturas
☐ Otro: _________________________________________________

------------------------------------------------------

ARTÍCULO 5 — COORDINACIÓN

Reuniones de coordinación: ☐ Diarias ☐ Semanales
☐ Quincenales

Punto focal de Rotary: _________________ Teléfono: _________________
Punto focal del Socio: ______________ Teléfono: _________________

Informes de avance: ☐ Semanales ☐ Mensuales

------------------------------------------------------

ARTÍCULO 6 — COMUNICACIÓN Y VISIBILIDAD

- Toda comunicación pública menciona a ambas partes.
- El logotipo de Rotary se utiliza conforme a la guía de marca de RI.
- El Socio no solicita donaciones en nombre de Rotary.
- Las fotos de los beneficiarios respetan su dignidad y
  su consentimiento.

------------------------------------------------------

ARTÍCULO 7 — DURACIÓN Y RESCISIÓN

Duración: del ____/____/________ al ____/____/________

Renovación: ☐ Automática ☐ De mutuo acuerdo ☐ No

Rescisión anticipada: posible por cada parte con
_______ días de preaviso, mediante notificación por escrito.

En caso de rescisión, el Socio devuelve los fondos
no utilizados en un plazo de _______ días.

------------------------------------------------------

ARTÍCULO 8 — INFORMES Y RENDICIÓN DE CUENTAS (STEWARDSHIP)

El Socio proporciona a Rotary:
☐ Informe intermedio a más tardar el ____/____/________
☐ Informe final a más tardar el ____/____/________
☐ Documentos justificativos (recibos, facturas, fotos)
☐ Lista de beneficiarios (anonimizada si es necesario)
☐ Evaluación de impacto

------------------------------------------------------

ARTÍCULO 9 — CONTROVERSIAS

Toda controversia se resolverá mediante conciliación amistosa.
En su defecto, se recurrirá a los tribunales competentes de
__________________.

------------------------------------------------------

Hecho en dos ejemplares en ________________, el ____/____/________

Por Rotary:                    Por el Socio:

Nombre: ____________________         Nombre: ____________________
Cargo: ________________         Cargo: ________________
Firma:                         Firma:



Testigo:                            Testigo:
Nombre: ____________________         Nombre: ____________________
Firma:                         Firma:

Formulario 9, Informe posterior a la acción (AAR)¶

Uso: Reunión de balance estructurada después de cada operación. Obligatoria. Duración recomendada: 2-3 horas. Todos los participantes invitados.

Informe posterior a la acción, Operación: _________¶

Fecha del AAR: _//_

Facilitador: ____ Secretario: ____

Participantes:

N.º	Nombre	Función en la operación
1	________	________
2	________	________
3	________	________
4	________	________
5	________	________
6	________	________
7	________	________
8	________	________

Sección A, Cronología de la operación¶

Fecha/Hora	Evento / Decisión	Por quién
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______

Sección B, Resumen de la operación¶

Elemento	Detalle
Tipo de catástrofe	_______
Fecha de la catástrofe	_//_
Fecha de activación de Rotary	_//_
Fecha de cierre	_//_
Duración total de la operación	_ días
Zona geográfica	_______
Nivel de activación	☐ Club ☐ DCA-3 ☐ DCA-2 ☐ DCA-1

Sección C, Resultados¶

Indicador	Objetivo inicial	Resultado real
Personas ayudadas	______	______
Hogares atendidos	______	______
Voluntarios movilizados	______	______
Horas de voluntariado	______	______
Presupuesto total gastado (USD)	______	______
Kits distribuidos	______	______
Comidas servidas	______	______
Refugios proporcionados	______	______

Sección D, Financiación¶

Fuente	Importe recibido (USD)	Importe gastado (USD)	Saldo (USD)
Fondos del club	______	______	______
DRG	______	______	______
DDRF	______	______	______
Subvención Global	______	______	______
Donaciones directas	______	______	______
Fondo de Zona	______	______	______
Otro	______	______	______
TOTAL	______	______	______

Sección E, Lo que funcionó bien¶

N.º	Elemento	Detalle / Ejemplo
1	________	_______
2	________	_______
3	________	_______
4	________	_______
5	________	_______

Sección F, Lo que no funcionó / necesita mejorar¶

N.º	Problema identificado	Impacto	Acción correctiva recomendada	Responsable
1	______	☐ Crítico ☐ Moderado ☐ Menor	______	____
2	______	☐ Crítico ☐ Moderado ☐ Menor	______	____
3	______	☐ Crítico ☐ Moderado ☐ Menor	______	____
4	______	☐ Crítico ☐ Moderado ☐ Menor	______	____
5	______	☐ Crítico ☐ Moderado ☐ Menor	______	____

Sección G, Recomendaciones¶

N.º	Recomendación	Prioridad	Plazo	Responsable
1	_________	☐ Alta ☐ Media ☐ Baja	____	____
2	_________	☐ Alta ☐ Media ☐ Baja	____	____
3	_________	☐ Alta ☐ Media ☐ Baja	____	____
4	_________	☐ Alta ☐ Media ☐ Baja	____	____
5	_________	☐ Alta ☐ Media ☐ Baja	____	____

Sección H, Apoyo psicológico posoperación¶

Elemento	Sí	No	Detalles
Signos de estrés / fatiga identificados en los voluntarios	☐	☐	_____
Balance psicológico (debriefing) organizado	☐	☐	Fecha: ____
Derivación a apoyo profesional si es necesario	☐	☐	_____
Seguimiento a 1 mes previsto	☐	☐	Fecha: ____

Este informe se archivará y se transmitirá a: - [ ] Distrito (DRO) - [ ] Zona (si DCA-2/3) - [ ] DNA-RAG (si está activado) - [ ] TRF (con el informe de rendición de cuentas/stewardship)

Firma del facilitador: ___ Fecha: _//__

Formulario 10, Árbol de decisión de financiación¶

Uso: Cuando ocurre una catástrofe, siga este árbol para determinar qué mecanismo de financiación activar y en qué orden.

OCURRE UNA CATÁSTROFE
        |
        v
¿El club dispone de fondos propios disponibles?
|-- SÍ --> Utilizarlos de inmediato (sin aprobación necesaria)
|           Presupuesto máximo recomendado: 2 000-5 000 USD
|           |
|           v
|           ¿Suficiente?
|           |-- SÍ --> Continuar con los fondos del club + pasar al AAR
|           '-- NO --> v
|
'-- NO --> v

¿El distrito dispone de un DDRF (District Disaster Relief Fund)?
|-- SÍ --> El DG autoriza un desembolso inmediato
|           Importe típico: 5 000-15 000 USD
|           Plazo: unas pocas horas
|           |
|           v
|           ¿Suficiente?
|           |-- SÍ --> Continuar + informar al Distrito
|           '-- NO --> v
|
'-- NO --> v

Solicitar una DRG (Disaster Response Grant) a la TRF
|-- Importe: hasta 25 000 USD
|-- Condición: Distrito cualificado por la TRF
|-- Plazo de aprobación: 2-4 semanas (24-48 h preimpacto para tormentas con nombre)
|-- Presentación a través de MyRotary (DG + DRFC)
|   |
|   v
|   ¿Suficiente?
|   |-- SÍ --> Ejecutar + informe de rendición de cuentas (stewardship) en un plazo de 12 meses
|   '-- NO --> v
|
v
¿La zona dispone de un Zone Disaster Response Fund?
|-- SÍ --> Solicitar un complemento a la Zona
|           Importe típico: 10 000-50 000 USD
|           |
|           v
|           ¿Suficiente?
|           |-- SÍ --> Ejecutar + informar a la Zona
|           '-- NO --> v
|
'-- NO --> v

Establecer una Subvención Global de la TRF
|-- Importe: de 30 000 a 400 000 USD
|-- Requiere: DDF del distrito + socio internacional
|-- Plazo: 3-6 meses (de la planificación a la recuperación)
|-- Ideal para: reconstrucción, WASH, formación
|
v
¿Se pueden combinar?
|-- SÍ — Los mecanismos son COMBINABLES:
|   |-- DRG + DDRF + Fondos del club = respuesta inmediata
|   |-- Subvención Global = recuperación a medio plazo
|   |-- Fondo de Zona = coordinación multidistrital
|   '-- Fondo DNA-RAG = experiencia técnica
|
v
ADVERTENCIA — Reglas de no combinación:
|-- Una DRG NO financia los mismos gastos que una Subvención Global
|-- El DDF utilizado para una Subvención Global no puede usarse para una DRG
|-- Los fondos del club NO requieren rendición de cuentas (stewardship) ante la TRF
'-- Cualquier financiación de la TRF (DRG + Subvención Global) requiere un informe

Tabla resumen de mecanismos¶

Mecanismo	Importe	Plazo	Quién decide	Rendición de cuentas (stewardship)
Fondos del club	1 000-5 000 USD	Inmediato	Presidente	No (interno)
DDRF	5 000-15 000 USD	Horas	DG	Informe al distrito
DRG	Hasta 25 000 USD	2-4 semanas (24-48 h preimpacto)	TRF	Sí (12 meses)
Fondo de Zona	10 000-50 000 USD	Días	Director de Zona	Informe a la Zona
Subvención Global	30 000-400 000 USD	3-6 meses	TRF	Sí (obligatorio)
Fondo DNA-RAG	Variable	Días	Presidente del DNA-RAG	Informe al RAG
Fondo Central de la TRF	Variable	Semanas	Fideicomisarios de la TRF	Sí

Referencia rápida, qué financiación en qué momento¶

Esta referencia rápida condensa el árbol de decisión completo en una sola hoja, para fotocopiar y deslizar en el kit de emergencia del club. Responde a una única pregunta operativa: en H+12, en D+5, en D+30, en M+6, ¿cuál de los siete mecanismos debe activarse?

Por fase de respuesta¶

Fase	Tiempo desde el evento	Mecanismos a activar	Acción inmediata del club
Emergencia inmediata	0–72 h	Fondos del club + DDRF + DRG (en preparación)	Iniciar los primeros gastos con fondos propios. Pedir al DG que active el DDRF. Preparar la evaluación de campo para la DRG.
Estabilización	1–4 semanas	DRG aprobada + Fondo de Zona + Fondo DNA-RAG	Poner en marcha la cocina comunitaria, las distribuciones estructuradas, las rotaciones de voluntarios. Documentar cada gasto para los informes DRG (punto de control interno recomendado en J+45; requisito TRF: informe de avance ≤ 12 meses + informe final).
Recuperación a corto plazo	1–6 meses	Saldo de la DRG + Subvención Global en preparación + alianzas con ONG	Identificar las necesidades duraderas (agua, escuelas, salud). Encontrar el club socio internacional a través de Club Finder o DNA-RAG.
Reconstrucción	6–24 meses	Subvención Global + Subvenciones por Paquetes (Packaged Grants) + Fondo Central de la TRF	Dirigir el proyecto a lo largo del tiempo. Informe intermedio en M+6, informe final al cierre.

Por tipo de emergencia¶

Situación típica	Primer reflejo	Mecanismo central	Por qué
Catástrofe localizada, club actuando solo	Fondos propios + cuotas extraordinarias	Fondos del club	DCA-3, no se requiere escalada al distrito
Catástrofe regional, varios clubes afectados	Activación del DDRF por el DG	DDRF + DRG	DCA-2, el distrito coordina
Catástrofe mayor, varios distritos	DG + RI + DNA-RAG en coordinación	DRG + Fondo DNA-RAG + Fondo de Zona	DCA-1, movilización internacional
Ciclón con nombre que se aproxima	Presentación preventiva de la DRG	DRG (24-48 h preimpacto)	El único caso en que la DRG se tramita en horas, no en semanas
Reconstrucción posdesastre	Ensamblaje de una Subvención Global en D+30	Subvención Global	La DRG ha terminado, es momento del largo plazo

Tres reglas que nunca hay que olvidar¶

El DDRF es inmediato, la DRG tarda semanas. No espere a la DRG para iniciar los primeros gastos. El DDRF, los fondos del club y las donaciones espontáneas cubren las primeras 72 horas.
Informar temprano condiciona lo demás. El requisito TRF: un informe de avance al menos cada 12 meses y un informe final dentro de los 2 meses tras el cierre; esta guía recomienda un punto de control interno ya en J+45. Sin informes al día, no se concede ningún DRG adicional y la calificación TRF del distrito queda en cuestión. Ni un club, ni un distrito: toda la red de tu distrito pierde el acceso a los grants.
La DRG no financia efectivo directo a las víctimas. Agua, refugio, kits, alimentos: sí. Efectivo: no, salvo en casos excepcionales aprobados. Esta es la trampa más frecuente en las primeras horas, cuando un rotario generoso siente la tentación de repartir billetes.

Contactos a tener a mano¶

Quién	Por qué	Cuándo
DG (gobernador del distrito)	Activa el DCA y libera el DDRF	H+0 a H+6
DRO (responsable de respuesta ante catástrofes del distrito)	Coordinación operativa entre clubes	H+0 a D+30
DRFC (presidente de la fundación del distrito)	Presenta la DRG y cofirma la Subvención Global	D+1 a D+10
Representante de zona del DNA-RAG	Experiencia técnica y coordinación internacional	DCA-2 y DCA-1
Responsable local de ShelterBox	Si se requieren refugios de emergencia	DCA-2 y DCA-1

Consejo. Imprima estas tres tablas y péguelas en la cara interior de la cubierta del kit de emergencia del club. En H+0, esta es la página que el Coordinador de Catástrofes abre primero.

Formulario 11, Censo del estado de los miembros¶

Uso: A completar en cuanto se activa la call-down list (capítulo 12, paso 2). Antes de ayudar a nadie en el exterior, un club debe saber en qué estado se encuentran sus propios miembros. Esta ficha registra, miembro por miembro, quién está sano y disponible, quién está afectado y quién sigue ilocalizable. Condiciona toda la respuesta: no se despliega a un miembro cuya casa acaba de ser destruida. Completado por: Coordinador de Catástrofes del club (o los responsables de rama de la call-down list). Actualización: En cada pasada de la call-down list durante las primeras 72 horas, luego a diario.

Censo, Fecha: _//_ | Hora de la pasada: _:_¶

Club: _______ Miembros en total: _ Contactados hasta la fecha: _ Ilocalizables: _____

#	Miembro	Estado	Vivienda	Necesidades inmediatas	Disponible para la respuesta
1	__	☐ Sano ☐ Herido leve ☐ Herido grave ☐ Ilocalizable ☐ Siniestrado	☐ Intacta ☐ Dañada ☐ Destruida	☐ Médic. ☐ Refugio ☐ Evac. ☐ Otro: ____	☐ Sí ☐ Parcial ☐ No
2	(ídem línea 1)
3	(ídem línea 1)
4	(ídem línea 1)
5	(ídem línea 1)
…	(añadir una línea por miembro)

Miembros a socorrer con prioridad (heridos graves, siniestrados, ilocalizables):

Regla. Un miembro ilocalizable no está «ausente»: es una alerta. Envíe a una pareja a verificar en su domicilio en cuanto la zona sea segura. El primer deber de solidaridad de un club es hacia los suyos.

Anexo A, Formularios operativos, Manual de Respuesta ante Catástrofes del Rotary Club