الملحق أ، نماذج تشغيلية¶

كيفية الاستخدام: صُمّمت هذه النماذج العشرة لتُصوَّر وتُستخدَم في الميدان. اطبعوها قبل وقوع الكارثة. احتفظوا بعشرين نسخة من كل نموذج في عدّة الطوارئ. يعمل كل نموذج على الورق (يدويًّا) أو رقميًّا (PDF قابل للتعبئة).

حماية البيانات: يحتوي النموذجان 3 (المستفيدون) و5 (المتطوعون) على بيانات شخصية. طبّقوا القواعد التالية: موافقة مستنيرة، حائز واحد للسجل، إرسال البيانات إلى المقاطعة بشكل مجمَّع (أرقام لا أسماء)، حفظ تحت القفل، وإتلاف آمن عند الإغلاق (انظروا أيضًا الفيشة F2).

جدول النماذج¶

SITREP، تقرير الموقف
التقييم السريع للاحتياجات
سجل المستفيدين
السجل المالي اليومي
تسجيل المتطوعين
تتبّع التبرّعات والهدايا
البيانات الصحفية ووسائل التواصل الاجتماعي
اتفاقية شراكة مع منظمة غير حكومية (MOU)
تقرير ما بعد العملية (AAR)
شجرة قرار التمويل
إحصاء حالة الأعضاء

النموذج 1، SITREP، تقرير الموقف¶

التواتر: كل 6 ساعات (المرحلة 1)، ثم يوميًّا (المرحلة 2)، ثم أسبوعيًّا (المرحلة 3). يملؤه: منسّق الكوارث في النادي أو DRO التابع للمقاطعة. المستلمون: المقاطعة (DRO)، والمنطقة، وDNA-RAG عند تفعيلها.

SITREP رقم _ | التاريخ: /_/_ | الوقت: :____¶

النادي / المقاطعة: ___________

مُعِدّ التقرير: ____ الهاتف: ______

نوع الكارثة: ______

مستوى التفعيل: ☐ النادي وحده ☐ DCA-3 ☐ DCA-2 ☐ DCA-1

التوصية المالية (يؤشّرها المُعِدّ): ☐ لا حاجة لتمويل خارجي ☐ DDRF المقاطعة ☐ DRG للتقديم ☐ صندوق المنطقة ☐ منحة عالمية للإعداد

أ، الوضع العام¶

العنصر	البيانات
المنطقة الجغرافية المتضررة	__________
إجمالي السكان المتضررين المقدَّر	__________
عدد الوفيات المؤكَّدة	__________
عدد الجرحى	__________
عدد النازحين	__________
عدد المنازل المدمَّرة	__________
عدد المنازل المتضررة	__________
البنية التحتية الحيوية خارج الخدمة	__________

ب، حالة الخدمات الأساسية¶

الخدمة	تعمل	جزئية	خارج الخدمة
مياه الشرب	☐	☐	☐
الكهرباء	☐	☐	☐
شبكة الهاتف	☐	☐	☐
الطرق الرئيسية	☐	☐	☐
المستشفى / المركز الصحي	☐	☐	☐
المدارس	☐	☐	☐
السوق / التموين	☐	☐	☐

ج، إجراءات الروتاري الجارية¶

الإجراء	المسؤول	عدد المستفيدين	الحالة
________	______	___	☐ جارٍ ☐ مكتمل
________	______	___	☐ جارٍ ☐ مكتمل
________	______	___	☐ جارٍ ☐ مكتمل
________	______	___	☐ جارٍ ☐ مكتمل
________	______	___	☐ جارٍ ☐ مكتمل
________	______	___	☐ جارٍ ☐ مكتمل

د، الاحتياجات الفورية غير الملبّاة¶

الأولوية	الاحتياج	الكمية المقدَّرة	الإلحاح
1	________	___	☐ حرِج ☐ عاجل ☐ متوسط
2	________	___	☐ حرِج ☐ عاجل ☐ متوسط
3	________	___	☐ حرِج ☐ عاجل ☐ متوسط
4	________	___	☐ حرِج ☐ عاجل ☐ متوسط
5	________	___	☐ حرِج ☐ عاجل ☐ متوسط

هـ، الموارد المتاحة¶

المورد	الكمية	المصدر
الأموال المتاحة (النادي/المقاطعة)	_____ USD	________
المتطوعون النشطون	_____	________
المركبات	_____	________
المخزونات الطارئة	_____	________

و، الخطوات التالية (الـ 6-24 ساعة القادمة)¶

ز، الطلبات إلى المستوى الأعلى¶

☐ لا طلب

☐ تفعيل DCA أعلى ← المبرّر: _________

☐ طلب DRG ← المبلغ المقدَّر: _____ USD

☐ تفعيل RAG ← أيّ منها: ____________

☐ أخرى: ___________

التوقيع: ____ التاريخ/الوقت: _____

النموذج 2، التقييم السريع للاحتياجات¶

متى: خلال أول 6 ساعات بعد الكارثة. بواسطة من: فريق تقييم النادي (شخصان على الأقل). المدة: من ساعة إلى ثلاث ساعات في الميدان.

التاريخ: _//_ وقت البدء: _: وقت الانتهاء: _:

المقيّمون: 1. ____ 2. ____

المنطقة المقيَّمة: ___________

الإحداثيات (إن توفّرت): خط العرض: ___ خط الطول: _____

المجال 1، السكان المتضررون¶

الفئة	العدد المقدَّر
الأسر المتضررة	______
الأشخاص المتضررون (الإجمالي)	______
الأطفال (0-5 سنوات)	______
الأطفال (6-17 سنة)	______
النساء الحوامل / المرضعات	______
المسنّون (65+)	______
الأشخاص ذوو الإعاقة	______
المتوفّون	______
الجرحى	______
المفقودون	______

المجال 2، المساكن / المأوى¶

الحالة	عدد المنازل
مدمَّرة كليًّا	______
متضررة جزئيًّا (صالحة للسكن)	______
متضررة جزئيًّا (غير صالحة للسكن)	______
سليمة	______

مأوى طارئ لازم لـ: ______ أسرة

المواقع المحتملة المحدَّدة: __________

المجال 3، المياه والصرف الصحي (WASH)¶

العنصر	نعم	لا	جزئي
الوصول إلى مياه الشرب	☐	☐	☐
شبكة مياه تعمل	☐	☐	☐
مراحيض / دورات مياه صالحة	☐	☐	☐
خطر تلوّث المياه	☐	☐	☐
نظام تصريف نفايات يعمل	☐	☐	☐

لترات مياه الشرب اللازمة / يوم: ______

المجال 4، الغذاء¶

العنصر	نعم	لا	التفاصيل
مخزونات غذائية متاحة في المنطقة	☐	☐	لمدة ___ أيام
سوق محلي يعمل	☐	☐	______
تموين خارجي ممكن	☐	☐	______
مطبخ جماعي ممكن	☐	☐	______

عدد الوجبات / يوم اللازمة: ______

المجال 5، الصحة¶

العنصر	نعم	لا	التفاصيل
مركز صحي يعمل قريب	☐	☐	______
كوادر طبية متاحة	☐	☐	______
أدوية متاحة	☐	☐	______
خطر وبائي محدَّد	☐	☐	______
نساء/أطفال بحاجة إلى رعاية عاجلة	☐	☐	العدد: _______

المجال 6، البنية التحتية¶

البنية التحتية	تعمل	متضررة	مدمَّرة
الطريق الرئيسي	☐	☐	☐
الجسر (الجسور)	☐	☐	☐
الكهرباء	☐	☐	☐
الهاتف الثابت	☐	☐	☐
الشبكة الخلوية	☐	☐	☐
الإنترنت	☐	☐	☐

المجال 7، الوصول¶

الوصول إلى الموقع عبر: ☐ طريق ☐ مسلك ☐ سيرًا فقط ☐ ماء

زمن الوصول من النادي: ______ ساعة

العوائق المحدَّدة: ___________

المجال 8، السلامة¶

العنصر	نعم	لا	التفاصيل
المنطقة آمنة للمستجيبين	☐	☐	______
مخاطر ثانوية (هزّات ارتدادية، فيضانات، انهيارات)	☐	☐	______
وجود قوّات أمن	☐	☐	______
خطر نهب مُبلَّغ عنه	☐	☐	______
وصول آمن للتوزيعات	☐	☐	______

الاحتياجات ذات الأولوية الفورية (رتّبها من 1 إلى 10)¶

الرتبة	الاحتياج
___	مياه الشرب
___	الغذاء
___	ملاجئ طارئة / مشمّعات
___	الرعاية الطبية
___	ملابس / بطانيات
___	مواد النظافة
___	الإجلاء
___	البحث والإنقاذ
___	الدعم النفسي
___	أخرى: ________

المنظمات الموجودة أصلًا¶

المنظمة	نوع المساعدة	جهة الاتصال
________	________	______
________	________	______
________	________	______
________	________	______

الملاحظات والصور¶

ملاحظات ميدانية: ___________

صور مأخوذة: ☐ نعم (العدد: _____) ☐ لا

توقيع المقيّم 1: ___ التاريخ: ______

توقيع المقيّم 2: ___ التاريخ: ______

النموذج 3، سجل المستفيدين¶

الاستخدام: وثّقوا كل توزيع للمساعدة. نموذج واحد لكل نقطة توزيع في اليوم. إلزامي لتقارير رعاية TRF.

حماية البيانات — إلزامية. (1) أعلِموا كل شخص بكيفية استخدام بياناته واطلبوا موافقته — المساعدة لا تُشترَط أبدًا بالتوقيع؛ (2) شخص واحد فقط يحوز السجل، ولا تُلتقَط صورة للسجل على الشبكات أو WhatsApp أبدًا؛ (3) حفظ تحت القفل، والإرسال إلى المقاطعة بشكل مجمَّع (أرقام لا أسماء) إلا إذا طلبت TRF غير ذلك؛ (4) إتلاف آمن للأصول عند الإغلاق، وفق قواعد TRF والقانون المحلي (RGPD/GDPR في أوروبا)؛ (5) لا تُترَك أبدًا قائمة اسمية للأشخاص الضعفاء في متناول اليد — فهي أداة استهداف للمتّجرين بالبشر (انظروا الفيشة F2).

ترويسة التوزيع¶

التاريخ: _//_ مكان التوزيع: _______

نوع المساعدة الموزَّعة: ____________

مدير التوزيع: ____ النادي: ______

التمويل: ☐ أموال النادي ☐ DRG ☐ DDRF ☐ منحة عالمية ☐ تبرّعات مباشرة ☐ أخرى

قائمة المستفيدين¶

رقم	الاسم الكامل	عدد الأفراد في الأسرة	الموقع / العنوان	الاحتياجات المحدَّدة	المساعدة المستلمة (النوع + الكمية)	التوقيع أو البصمة
1	______	_____	______	______	______	_______
2	______	_____	______	______	______	_______
3	______	_____	______	______	______	_______
4	______	_____	______	______	______	_______
5	______	_____	______	______	______	_______
6	______	_____	______	______	______	_______
7	______	_____	______	______	______	_______
8	______	_____	______	______	______	_______
9	______	_____	______	______	______	_______
10	______	_____	______	______	______	_______
11	______	_____	______	______	______	_______
12	______	_____	______	______	______	_______
13	______	_____	______	______	______	_______
14	______	_____	______	______	______	_______
15	______	_____	______	______	______	_______
16	______	_____	______	______	______	_______
17	______	_____	______	______	______	_______
18	______	_____	______	______	______	_______
19	______	_____	______	______	______	_______
20	______	_____	______	______	______	_______
21	______	_____	______	______	______	_______
22	______	_____	______	______	______	_______
23	______	_____	______	______	______	_______
24	______	_____	______	______	______	_______
25	______	_____	______	______	______	_______

ملخّص التوزيع¶

العنصر	الإجمالي
إجمالي عدد المستفيدين	______
إجمالي عدد الأسر المخدومة	______
إجمالي الكمية الموزَّعة	______
القيمة المقدَّرة (USD)	______
المخزون المتبقّي	______

ملاحظات: __________

توقيع المدير: __ توقيع الشاهد: ______

النموذج 4، السجل المالي اليومي¶

الاستخدام: سجل نقدي مخصّص للكارثة. نموذج واحد في اليوم. التوقيع المزدوج إلزامي لأي نفقة > 100 USD.

السجل المالي، التاريخ: _//_¶

النادي / المقاطعة: ____ أمين الصندوق: ______

رقم الحساب المخصّص للكارثة: ________

الرصيد الافتتاحي¶

المصدر	المبلغ (USD)
رصيد اليوم السابق المُرحَّل	____
أموال النادي المخصّصة	____
DRG المستلمة	____
DDRF المستلمة	____
التبرّعات المستلمة اليوم	____
إجمالي المتاح	____

نفقات اليوم¶

رقم	الوصف	المورّد	المبلغ (USD)	الفئة	رقم الإيصال	مصرَّح بها من
1	________	______	___	______	_	______
2	________	______	___	______	_	______
3	________	______	___	______	_	______
4	________	______	___	______	_	______
5	________	______	___	______	_	______
6	________	______	___	______	_	______
7	________	______	___	______	_	______
8	________	______	___	______	_	______
9	________	______	___	______	_	______
10	________	______	___	______	_	______
		إجمالي النفقات	___

الرصيد الختامي¶

الحساب	المبلغ (USD)
إجمالي المتاح	____
- إجمالي النفقات	____
= الرصيد الختامي	____

الرصيد التراكمي منذ بداية العملية: ____ USD

الوثائق المؤيِّدة¶

النوع	الكمية
إيصالات / فواتير مرفقة	______
أوامر شراء	______
صور الإيصالات (إن فُقدت الأصول)	______

توقيع أمين الصندوق: ____ توقيع الرئيس: _______

النموذج 5، تسجيل المتطوعين¶

الاستخدام: سجّلوا كل متطوّع قبل النشر. تحقّقوا من المهارات، والإتاحة، والحالة الصحية. احتفظوا بهذا السجل للتأمين والمتابعة.

استمارة تسجيل المتطوع¶

تاريخ التسجيل: _//_ النادي: _______

الهوية¶

الحقل	المعلومات
الاسم الكامل	_______
تاريخ الميلاد	_//_
الهاتف الأساسي	_______
الهاتف الثانوي	_______
البريد الإلكتروني	_______
العنوان	_______
جهة اتصال للطوارئ (الاسم + الهاتف)	_______
عضو روتاري	☐ نعم (النادي: ______) ☐ لا
Rotaract / Interact	☐ نعم ☐ لا

المهارات¶

المهارة	نعم	المستوى	الشهادة
إسعافات أولية / إنعاش قلبي رئوي أساسي	☐	☐ أساسي ☐ متقدّم	التاريخ: ____
دعم نفسي (PFA)	☐	☐ أساسي ☐ متقدّم	التاريخ: ____
طبي (ممرّض، طبيب)	☐	التخصص: ____	الرقم: ____
بناء / إصلاح	☐	☐ أساسي ☐ متقدّم	_____
كهرباء / سباكة	☐	☐ أساسي ☐ متقدّم	_____
قيادة مركبات ثقيلة	☐	الرخصة: ____	_____
اتصالات / إعلام	☐	☐ أساسي ☐ متقدّم	_____
لوجستيات / إدارة مخزون	☐	☐ أساسي ☐ متقدّم	_____
طبخ جماعي	☐	☐ أساسي ☐ متقدّم	_____
الأمن / إدارة الحشود	☐	☐ أساسي ☐ متقدّم	_____
رعاية حيوانية / بيطرة	☐	☐ أساسي ☐ متقدّم	_____
ترجمة (اللغات: ___)	☐	______	_____
أخرى: ________	☐	______	_____

الإتاحة والتكليف¶

اليوم	متاح	الساعات	التكليف / المنطقة
الإثنين	☐	_: إلى _:	______
الثلاثاء	☐	_: إلى _:	______
الأربعاء	☐	_: إلى _:	______
الخميس	☐	_: إلى _:	______
الجمعة	☐	_: إلى _:	______
السبت	☐	_: إلى _:	______
الأحد	☐	_: إلى _:	______

مدة الالتزام الممكنة: ☐ 1-3 أيام ☐ أسبوع ☐ أسبوعان ☐ شهر+

التنقّل: ☐ مركبة شخصية ☐ نقل عام ☐ نقل مطلوب

الصحة والسلامة¶

العنصر	الإجابة
قيود طبية	☐ لا ☐ نعم: _________
حساسيات	☐ لا ☐ نعم: _________
التطعيمات محدَّثة	☐ نعم ☐ لا ☐ لا أعرف
تأمين شخصي يغطّي التطوّع	☐ نعم ☐ لا

تسجيل الحضور/الانصراف الميداني¶

التاريخ	وقت الوصول (حضور)	وقت المغادرة (انصراف)	المنطقة / المهمة	توقيع المدير
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____

التعهّد¶

أتعهّد بما يلي: - [ ] احترام تعليمات السلامة - [ ] اتّباع تعليمات المنسّق - [ ] عدم التواصل مع الإعلام دون تصريح - [ ] الإبلاغ فورًا عن أي حادث أو إصابة - [ ] احترام كرامة الأشخاص المُساعَدين - [ ] الموافقة على استخدام البيانات: أوافق على أن يستخدم النادي بياناتي وكفاءاتي لتنظيم الاستجابة فقط، وأن تُحفَظ بشكل آمن، وأن تُتلَف عند نهاية العملية ما لم أوافق على الانضمام إلى الاحتياط. - [ ] الموافقة على الصورة: ☐ أُصرّح / ☐ لا أُصرّح (اشطبوا ما لا يلزم) باستخدام صور أظهر فيها. - [ ] التواصل مع القُصَّر: أُقرّ بأن أي دور على تماس مع القُصَّر يقتضي تحقّقًا مسبقًا وقاعدة « لا يبقى بالغ واحد بمفرده مع طفل ».

التوقيع: ____ التاريخ: _/_/_____

قسم مخصَّص للنادي¶

تحقّق من الخلفية مطلوب لهذا الدور: ☐ نعم / ☐ لا — أُجري في _//_ بواسطة _______

سجل المتطوعين الموحَّد (جدول ملخّص)¶

رقم	الاسم	المهارة الأساسية	الهاتف	الإتاحة	نُشر في	المنطقة	الانصراف
1	______	____	____	___	___	_	_
2	______	____	____	___	___	_	_
3	______	____	____	___	___	_	_
4	______	____	____	___	___	_	_
5	______	____	____	___	___	_	_
6	______	____	____	___	___	_	_
7	______	____	____	___	___	_	_
8	______	____	____	___	___	_	_
9	______	____	____	___	___	_	_
10	______	____	____	___	___	_	_
11	______	____	____	___	___	_	_
12	______	____	____	___	___	_	_
13	______	____	____	___	___	_	_
14	______	____	____	___	___	_	_
15	______	____	____	___	___	_	_
16	______	____	____	___	___	_	_
17	______	____	____	___	___	_	_
18	______	____	____	___	___	_	_
19	______	____	____	___	___	_	_
20	______	____	____	___	___	_	_

النموذج 6، تتبّع التبرّعات والهدايا¶

الاستخدام: تتبّعوا كل تبرّع مستلَم. إلزامي للشفافية، والإيصالات الضريبية، ورسائل الشكر. نموذج واحد في الأسبوع أو لكل حملة.

سجل التبرّعات، العملية: _______¶

النادي / المقاطعة: ____ الفترة: من /_ إلى /____

مدير التتبّع: ____ الهاتف: ______

رقم	المتبرّع (الاسم أو المنظمة)	المبلغ / الوصف	التاريخ	طريقة الاستلام	التخصيص / الغرض	إيصال ضريبي صادر	شكر مُرسَل
1	________	____	__	☐ تحويل ☐ شيك ☐ نقد ☐ عيني	____	☐	☐
2	________	____	__	☐ تحويل ☐ شيك ☐ نقد ☐ عيني	____	☐	☐
3	________	____	__	☐ تحويل ☐ شيك ☐ نقد ☐ عيني	____	☐	☐
4	________	____	__	☐ تحويل ☐ شيك ☐ نقد ☐ عيني	____	☐	☐
5	________	____	__	☐ تحويل ☐ شيك ☐ نقد ☐ عيني	____	☐	☐
6	________	____	__	☐ تحويل ☐ شيك ☐ نقد ☐ عيني	____	☐	☐
7	________	____	__	☐ تحويل ☐ شيك ☐ نقد ☐ عيني	____	☐	☐
8	________	____	__	☐ تحويل ☐ شيك ☐ نقد ☐ عيني	____	☐	☐
9	________	____	__	☐ تحويل ☐ شيك ☐ نقد ☐ عيني	____	☐	☐
10	________	____	__	☐ تحويل ☐ شيك ☐ نقد ☐ عيني	____	☐	☐
11	________	____	__	☐ تحويل ☐ شيك ☐ نقد ☐ عيني	____	☐	☐
12	________	____	__	☐ تحويل ☐ شيك ☐ نقد ☐ عيني	____	☐	☐
13	________	____	__	☐ تحويل ☐ شيك ☐ نقد ☐ عيني	____	☐	☐
14	________	____	__	☐ تحويل ☐ شيك ☐ نقد ☐ عيني	____	☐	☐
15	________	____	__	☐ تحويل ☐ شيك ☐ نقد ☐ عيني	____	☐	☐

الإجماليات¶

الفئة	الإجمالي
إجمالي التبرّعات النقدية (USD)	____
إجمالي التبرّعات العينية (القيمة المقدَّرة USD)	____
المجموع الكلي	____
عدد الإيصالات الضريبية الصادرة	____
عدد رسائل الشكر المُرسَلة	____

النموذج 7، البيانات الصحفية ووسائل التواصل الاجتماعي¶

القاعدة الذهبية: متحدّث رسمي واحد معيَّن. كل بيان يُعتمَد من الرئيس أو DG قبل النشر.

7.1 قالب البيان الصحفي¶

PRESS RELEASE
[Rotary Logo]

For immediate release
Date: ____/____/________

Press contact:
Name: ________________________________
Phone: ________________________________
Email: ________________________________

------------------------------------------------------

[HEADLINE — Clear action, 10 words maximum]
Example: Rotary Club of [city] mobilizes [X] volunteers
         after [type of disaster]

------------------------------------------------------

[City], [date] — The Rotary Club of [name] / District
[number] of Rotary mobilizes following [brief description
of the disaster] which affected [area] on [date].

PARAGRAPH 1 — The facts:
[Describe the situation: number of people affected, damage,
context]

PARAGRAPH 2 — Rotary's action:
[Concretely describe what Rotary is doing: number of
volunteers, type of aid, amounts committed, partnerships]

PARAGRAPH 3 — Quote:
"[Quote from Club President or District Governor],"
says [Name], [Title].

PARAGRAPH 4 — How to help:
Those wishing to contribute can:
- Make a donation: [link or bank details]
- Volunteer: [contact]
- Follow developments: [Facebook page / website]

PARAGRAPH 5 — About Rotary:
Rotary brings together [X] members in [X] clubs across
the world. [1-2 sentences on the Rotary mission and disaster
response].

------------------------------------------------------
END OF RELEASE

High-resolution photos available on request.

7.2 قوالب وسائل التواصل الاجتماعي¶

المنشور الأولي (0-6 ساعات)¶

ALERT — [Type of disaster] in [location]

The Rotary Club of [name] is activating its emergency response.

Our teams are in the field to assess needs
and provide first aid.

More information to follow.

#Rotary #[City] #DisasterResponse #PeopleOfAction

منشور التعبئة (6-24 ساعة)¶

UPDATE — Response to [disaster] in [location]

Our teams have already:
- [Action 1 — e.g., distributed 200 hygiene kits]
- [Action 2 — e.g., opened 2 shelter centers]
- [Action 3 — e.g., mobilized 45 volunteers]

[X] families have received emergency aid.

To help financially: [donation link]
To volunteer: [contact]

#Rotary #PeopleOfAction #DisasterRelief

منشور الشكر (بعد العملية)¶

THANK YOU — Summary of our response to [disaster]

In [X] days, thanks to YOU:
- [X] families helped
- [X] volunteers mobilized
- [X] USD collected and distributed
- [X] kits distributed

Thanks to our partners: [list]
Thanks to all donors and volunteers.

Rotary continues to support the reconstruction.

#Rotary #PeopleOfAction #ThankYou

النموذج 8، اتفاقية شراكة مع منظمة غير حكومية (MOU)¶

الاستخدام: أضفوا الطابع الرسمي على أي شراكة مع منظمة غير حكومية تتجاوز أسبوعين أو 5,000 USD. إلزامي للمنح العالمية.

PARTNERSHIP AGREEMENT
FOR DISASTER RESPONSE

------------------------------------------------------

BETWEEN:

The [Rotary Club of _________ / District _________ of Rotary]
Represented by: _________________________________________
Position: _______________________________________________
Address: ________________________________________________
Phone: __________________ Email: __________________________

Hereinafter referred to as "Rotary"

AND:

[Name of NGO / Partner organization]
Represented by: _________________________________________
Position: _______________________________________________
Address: ________________________________________________
Phone: __________________ Email: __________________________

Hereinafter referred to as "the Partner"

------------------------------------------------------

ARTICLE 1 — PURPOSE

This agreement defines the terms of collaboration
between Rotary and the Partner for the response to:

Type of disaster: ____________________________________
Geographic area: ______________________________________
Target population: ________________________________________
Start date: ____/____/________
Expected duration: ___________________________________________

------------------------------------------------------

ARTICLE 2 — ROTARY COMMITMENTS

Rotary commits to:
☐ Provide funding of ____________ USD
☐ Mobilize ____________ volunteers
☐ Provide equipment: ___________________________________
☐ Ensure coordination with District / Zone
☐ Produce stewardship reports required by TRF
☐ Other: _________________________________________________

------------------------------------------------------

ARTICLE 3 — PARTNER COMMITMENTS

The Partner commits to:
☐ Deploy ____________ qualified personnel
☐ Provide technical expertise in: _________________________
☐ Ensure logistics of: ________________________________
☐ Provide activity reports: ☐ Weekly ☐ Monthly
☐ Respect humanitarian standards (Sphere, CHS)
☐ Mention Rotary in its communications
☐ Provide financial supporting documents
☐ Other: _________________________________________________

------------------------------------------------------

ARTICLE 4 — BUDGET AND FINANCING

Total operation budget: ____________ USD

بند الميزانية	الروتاري (USD)	الشريك (USD)	أخرى (USD)
الكوادر	____	____	____
مواد / معدّات	____	____	____
نقل / لوجستيات	____	____	____
غذاء / ماء	____	____	____
إسكان	____	____	____
إدارة	____	____	____
أخرى	____	____	____
الإجمالي	____	____	____

Payment terms:
☐ In one payment upon signing
☐ In _____ installments: _____________________________________
☐ Upon presentation of invoices
☐ Other: _________________________________________________

------------------------------------------------------

ARTICLE 5 — COORDINATION

Coordination meetings: ☐ Daily ☐ Weekly
☐ Bi-monthly

Rotary focal point: _________________ Phone: _________________
Partner focal point: ______________ Phone: _________________

Progress reports: ☐ Weekly ☐ Monthly

------------------------------------------------------

ARTICLE 6 — COMMUNICATION AND VISIBILITY

- All public communication mentions both parties.
- The Rotary logo is used in accordance with the RI brand guide.
- The Partner does not solicit donations on behalf of Rotary.
- Photos of beneficiaries respect their dignity and
  consent.

------------------------------------------------------

ARTICLE 7 — DURATION AND TERMINATION

Duration: from ____/____/________ to ____/____/________

Renewal: ☐ Automatic ☐ By mutual agreement ☐ No

Early termination: possible by each party with
_______ days' notice, by written notification.

In case of termination, the Partner returns unused
funds within _______ days.

------------------------------------------------------

ARTICLE 8 — REPORTS AND STEWARDSHIP

The Partner provides Rotary with:
☐ Interim report no later than ____/____/________
☐ Final report no later than ____/____/________
☐ Supporting documents (receipts, invoices, photos)
☐ Beneficiary list (anonymized if necessary)
☐ Impact evaluation

------------------------------------------------------

ARTICLE 9 — DISPUTES

Any dispute will be resolved by amicable conciliation.
Failing this, the competent courts of __________________
will be seized.

------------------------------------------------------

Made in two copies in ________________, on ____/____/________

For Rotary:                    For the Partner:

Name: ____________________         Name: ____________________
Position: ________________         Position: ________________
Signature:                         Signature:



Witness:                            Witness:
Name: ____________________         Name: ____________________
Signature:                         Signature:

النموذج 9، تقرير ما بعد العملية (AAR)¶

الاستخدام: اجتماع استخلاص منظَّم بعد كل عملية. إلزامي. المدة الموصى بها: 2-3 ساعات. جميع المشاركين مدعوّون.

تقرير ما بعد العملية، العملية: _________¶

تاريخ AAR: _//_

الميسّر: ____ المقرّر: ____

المشاركون:

رقم	الاسم	الدور في العملية
1	________	________
2	________	________
3	________	________
4	________	________
5	________	________
6	________	________
7	________	________
8	________	________

القسم أ، التسلسل الزمني للعملية¶

التاريخ/الوقت	الحدث / القرار	بواسطة من
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______

القسم ب، ملخّص العملية¶

العنصر	التفصيل
نوع الكارثة	_______
تاريخ الكارثة	_//_
تاريخ تفعيل الروتاري	_//_
تاريخ الإغلاق	_//_
إجمالي مدة العملية	_ يومًا
المنطقة الجغرافية	_______
مستوى التفعيل	☐ النادي ☐ DCA-3 ☐ DCA-2 ☐ DCA-1

القسم ج، النتائج¶

المؤشر	الهدف الأولي	النتيجة الفعلية
الأشخاص المُساعَدون	______	______
الأسر المخدومة	______	______
المتطوعون المعبَّؤون	______	______
ساعات التطوّع	______	______
إجمالي الميزانية المنفَقة (USD)	______	______
الأطقم الموزَّعة	______	______
الوجبات المقدَّمة	______	______
الملاجئ الموفَّرة	______	______

القسم د، التمويل¶

المصدر	المبلغ المستلَم (USD)	المبلغ المنفَق (USD)	الرصيد (USD)
أموال النادي	______	______	______
DRG	______	______	______
DDRF	______	______	______
منحة عالمية	______	______	______
تبرّعات مباشرة	______	______	______
صندوق المنطقة	______	______	______
أخرى	______	______	______
الإجمالي	______	______	______

القسم هـ، ما نجح جيدًا¶

رقم	العنصر	التفصيل / المثال
1	________	_______
2	________	_______
3	________	_______
4	________	_______
5	________	_______

القسم و، ما لم ينجح / يحتاج إلى تحسين¶

رقم	المشكلة المحدَّدة	الأثر	الإجراء التصحيحي الموصى به	المسؤول
1	______	☐ حرِج ☐ متوسط ☐ طفيف	______	____
2	______	☐ حرِج ☐ متوسط ☐ طفيف	______	____
3	______	☐ حرِج ☐ متوسط ☐ طفيف	______	____
4	______	☐ حرِج ☐ متوسط ☐ طفيف	______	____
5	______	☐ حرِج ☐ متوسط ☐ طفيف	______	____

القسم ز، التوصيات¶

رقم	التوصية	الأولوية	الموعد النهائي	المسؤول
1	_________	☐ عالية ☐ متوسطة ☐ منخفضة	____	____
2	_________	☐ عالية ☐ متوسطة ☐ منخفضة	____	____
3	_________	☐ عالية ☐ متوسطة ☐ منخفضة	____	____
4	_________	☐ عالية ☐ متوسطة ☐ منخفضة	____	____
5	_________	☐ عالية ☐ متوسطة ☐ منخفضة	____	____

القسم ح، الدعم النفسي بعد العملية¶

العنصر	نعم	لا	التفاصيل
علامات إجهاد / تعب لدى المتطوعين	☐	☐	_____
استخلاص نفسي منظَّم	☐	☐	التاريخ: ____
إحالة إلى دعم مهني عند اللزوم	☐	☐	_____
متابعة بعد شهر مخطَّطة	☐	☐	التاريخ: ____

سيُؤرشَف هذا التقرير ويُرسَل إلى: - [ ] المقاطعة (DRO) - [ ] المنطقة (إذا DCA-2/3) - [ ] DNA-RAG (عند تفعيلها) - [ ] TRF (مع تقرير الرعاية)

توقيع الميسّر: ___ التاريخ: _//__

النموذج 10، شجرة قرار التمويل¶

الاستخدام: عند وقوع كارثة، اتبعوا هذه الشجرة لتحديد آلية التمويل التي يجب تفعيلها، وبأي ترتيب.

DISASTER OCCURS
        |
        v
Does the Club have own funds available?
|-- YES --> Use immediately (no approval needed)
|           Recommended max budget: 2,000-5,000 USD
|           |
|           v
|           Sufficient?
|           |-- YES --> Continue with club funds + move to AAR
|           '-- NO --> v
|
'-- NO --> v

Does the District have a DDRF (District Disaster Relief Fund)?
|-- YES --> The DG authorizes an immediate disbursement
|           Typical amount: 5,000-15,000 USD
|           Lead time: a few hours
|           |
|           v
|           Sufficient?
|           |-- YES --> Continue + report to District
|           '-- NO --> v
|
'-- NO --> v

Request a DRG (Disaster Response Grant) from TRF
|-- Amount: up to 25,000 USD
|-- Condition: District qualified by TRF
|-- Approval lead time: 2-4 weeks (24-48 h pre-impact for named storms)
|-- Submission via MyRotary (DG + DRFC)
|   |
|   v
|   Sufficient?
|   |-- YES --> Execute + stewardship report within 12 months
|   '-- NO --> v
|
v
Does the Zone have a Zone Disaster Response Fund?
|-- YES --> Request a supplement from the Zone
|           Typical amount: 10,000-50,000 USD
|           |
|           v
|           Sufficient?
|           |-- YES --> Execute + report to Zone
|           '-- NO --> v
|
'-- NO --> v

Set up a TRF Global Grant
|-- Amount: 30,000 to 400,000 USD
|-- Requires: District DDF + international partner
|-- Lead time: 3-6 months (planning to recovery)
|-- Ideal for: reconstruction, WASH, training
|
v
Can they be combined?
|-- YES — Mechanisms are COMBINABLE:
|   |-- DRG + DDRF + Club funds = immediate response
|   |-- Global Grant = medium-term recovery
|   |-- Zone Fund = multi-district coordination
|   '-- DNA-RAG Fund = technical expertise
|
v
WARNING — Non-combination rules:
|-- A DRG does NOT fund the same expenses as a Global Grant
|-- DDF used for a Global Grant cannot be used for a DRG
|-- Club funds do NOT require TRF stewardship
'-- Any TRF funding (DRG + Global Grant) requires a report

جدول ملخّص الآليات¶

الآلية	المبلغ	المهلة	من يقرّر	الرعاية
أموال النادي	1,000-5,000 USD	فورية	الرئيس	لا (داخلية)
DDRF	5,000-15,000 USD	ساعات	DG	تقرير المقاطعة
DRG	حتى 25,000 USD	2-4 أسابيع (24-48 ساعة قبل الأثر)	TRF	نعم (12 شهرًا)
صندوق المنطقة	10,000-50,000 USD	أيام	مدير المنطقة	تقرير المنطقة
منحة عالمية	30,000-400,000 USD	3-6 أشهر	TRF	نعم (إلزامية)
صندوق DNA-RAG	متغيّر	أيام	رئيس DNA-RAG	تقرير RAG
الصندوق المركزي لـ TRF	متغيّر	أسابيع	أمناء TRF	نعم

مرجع سريع، أي تمويل في أي لحظة¶

يختصر هذا المرجع السريع شجرة القرار الكاملة في صفحة واحدة، تُصوَّر وتُدسّ في عدّة طوارئ النادي. يجيب عن سؤال تشغيلي واحد: عند الساعة H+12، وعند اليوم D+5، وعند D+30، وعند M+6، أيّ من الآليات السبع ينبغي تفعيلها؟

حسب مرحلة الاستجابة¶

المرحلة	الزمن منذ الحدث	الآليات المطلوب تفعيلها	الإجراء الفوري للنادي
الطوارئ الفورية	0–72 ساعة	أموال النادي + DDRF + DRG (قيد الإعداد)	الشروع في الإنفاق الأولي من الأموال الخاصة. طلب تفعيل DDRF من DG. إعداد التقييم الميداني لـ DRG.
التثبيت	1–4 أسابيع	DRG معتمَدة + صندوق المنطقة + صندوق DNA-RAG	إطلاق المطبخ الجماعي، والتوزيعات المنظَّمة، وتناوب المتطوعين. نقطة متابعة داخلية موصى بها عند J+45؛ متطلَّب TRF: تقرير مرحلي كل 12 شهرًا على الأقل + تقرير نهائي. توثيق كل نفقة.
التعافي قصير الأمد	1–6 أشهر	رصيد DRG + منحة عالمية قيد الإعداد + شراكات مع منظمات غير حكومية	تحديد الاحتياجات الدائمة (الماء، المدارس، الصحة). إيجاد نادي الشريك الدولي عبر Club Finder أو DNA-RAG.
إعادة الإعمار	6–24 شهرًا	منحة عالمية + منح مجمَّعة + الصندوق المركزي لـ TRF	توجيه المشروع عبر الزمن. تقرير مرحلي داخلي موصى به منذ 6 أشهر (متطلَّب TRF: كل 12 شهرًا على الأقل)، وتقرير نهائي TRF خلال شهرين من الإغلاق.

حسب نوع الطوارئ¶

الوضع النموذجي	ردّ الفعل الأول	الآلية المركزية	لماذا
كارثة موضعية، النادي يتحرّك وحده	أموال خاصة + اشتراكات استثنائية	أموال النادي	DCA-3، لا حاجة لتصعيد المقاطعة
كارثة إقليمية، أندية عدة متضررة	تفعيل DDRF من DG	DDRF + DRG	DCA-2، المقاطعة تنسّق
كارثة كبرى، مقاطعات عدة	DG + RI + DNA-RAG بالتنسيق	DRG + صندوق DNA-RAG + صندوق المنطقة	DCA-1، تعبئة دولية
إعصار مسمّى يقترب	تقديم DRG قبل الأثر	DRG (24-48 ساعة قبل الأثر)	الحالة الوحيدة التي تُعالَج فيها DRG بالساعات، لا بالأسابيع
إعادة إعمار بعد الكارثة	تجميع منحة عالمية عند D+30	منحة عالمية	انتهت DRG، حان وقت المدى الطويل

ثلاث قواعد لا تُنسى أبدًا¶

DDRF فورية، وDRG تستغرق أسابيع. لا تنتظروا DRG للشروع في الإنفاق الأولي. تغطّي DDRF وأموال النادي والتبرّعات التلقائية أول 72 ساعة.
تقارير الرعاية تحدّد كل ما يليه. متطلَّب TRF: تقرير مرحلي كل 12 شهرًا على الأقل، وتقرير نهائي خلال شهرين من الإغلاق؛ ويوصي هذا الدليل بنقطة متابعة داخلية منذ J+45. بدون تقارير TRF المطلوبة، يُجمَّد رصيد DRG ويُشكَّك في تأهيل المقاطعة لدى TRF. لا نادٍ واحد، ولا مقاطعة واحدة: شبكة مقاطعتكم بأكملها تفقد الوصول إلى المنح.
DRG لا تموّل نقدًا مباشرًا للضحايا. الماء، والمأوى، والأطقم، والغذاء: نعم. النقد: لا، إلا في حالات استثنائية معتمَدة. هذا أكثر الأفخاخ تكرارًا في الساعات الأولى، حين يُغرى روتاري كريم بتوزيع الأوراق النقدية.

جهات اتصال يُحتفَظ بها في المتناول¶

من	لماذا	متى
DG (حاكم المقاطعة)	يفعّل DCA ويطلق DDRF	H+0 إلى H+6
DRO (مسؤول استجابة المقاطعة للكوارث)	التنسيق التشغيلي بين الأندية	H+0 إلى D+30
DRFC (رئيس مؤسسة الروتاري بالمقاطعة)	يقدّم DRG ويشارك في توقيع المنحة العالمية	D+1 إلى D+10
ممثل DNA-RAG في المنطقة	الخبرة التقنية والتنسيق الدولي	DCA-2 وDCA-1
مسؤول ShelterBox المحلي	إذا لزمت ملاجئ طارئة	DCA-2 وDCA-1

نصيحة. اطبعوا هذه الجداول الثلاثة والصقوها داخل غلاف عدّة طوارئ النادي. عند الساعة H+0، هذه هي الصفحة التي يفتحها منسّق الكوارث أولًا.

النموذج 11، إحصاء حالة الأعضاء¶

الاستخدام: يُملأ فور تفعيل قائمة النداء المتسلسل (call-down list) (الفصل 12، الخطوة 2). قبل مساعدة أي شخص في الخارج، يجب أن يعرف النادي في أي حال هم أعضاؤه أنفسهم. تُحصي هذه البطاقة، عضوًا عضوًا، من هو سليم ومتاح، ومن هو متضرّر، ومن يتعذّر الوصول إليه بعد. وهي تحكم الاستجابة كلها: لا نُرسِل عضوًا هُدِم منزله لتوّه. يملؤه: منسّق كوارث النادي (أو مسؤولو فروع قائمة النداء المتسلسل). التحديث: عند كل تمريرة لقائمة النداء المتسلسل خلال الساعات الاثنتين والسبعين الأولى، ثم يوميًّا.

الإحصاء، التاريخ: _//_ | وقت التمريرة: _:_¶

النادي: _______ إجمالي الأعضاء: _ الذين تمّ الوصول إليهم حتى الآن: _ المتعذّر الوصول إليهم: _____

#	العضو	الحالة	المسكن	الاحتياجات الفورية	متاح للاستجابة
1	__	☐ سليم ☐ مصاب طفيف ☐ مصاب خطير ☐ يتعذّر الوصول إليه ☐ متضرّر	☐ سليم ☐ متضرّر ☐ مدمَّر	☐ طبي ☐ مأوى ☐ إجلاء ☐ أخرى: ____	☐ نعم ☐ جزئي ☐ لا
2	(كما في السطر 1)
3	(كما في السطر 1)
4	(كما في السطر 1)
5	(كما في السطر 1)
…	(أضيفوا سطرًا لكل عضو)

الأعضاء الواجب إغاثتهم أولًا (مصابون خطيرون، متضرّرون، يتعذّر الوصول إليهم):

قاعدة. العضو الذي يتعذّر الوصول إليه ليس «غائبًا»: إنه إنذار. أرسلوا ثنائيًّا للتحقّق في منزله بمجرد أن تصبح المنطقة آمنة. أول واجب تضامن للنادي هو تجاه أعضائه.

الملحق أ، نماذج تشغيلية، كتاب الاستجابة للكوارث لنادي الروتاري