Capítulo 14, Estabilização: de 72 horas a 2 semanas¶
Parte III, AGIR COM NOSSOS PRÓPRIOS MEIOS
A adrenalina das primeiras 72 horas diminui. Os socorristas profissionais estão posicionados, ou não. A mídia começa a desviar o olhar. E é então que o verdadeiro trabalho começa.
A fase de estabilização é a mais longa, a mais custosa e a mais exigente. É a fase em que os clubes despreparados desmoronam: esgotamento dos voluntários, descontrole financeiro, perda do controle operacional. É também a fase em que um clube bem organizado faz a diferença duradoura.
Este capítulo cobre quatro operações contínuas: cozinhas comunitárias, pontos de distribuição, coordenação diária e gestão financeira. Cada seção foi concebida para ser diretamente operacional, você pode fotocopiar estas páginas e entregá-las a um líder de equipe.
Cozinhas comunitárias¶
Quando as vítimas já não têm condições de cozinhar, quando as lojas estão fechadas, quando os estoques de alimentos das famílias se esgotaram, a cozinha comunitária torna-se o coração logístico da sua operação. É também um dos postos mais complexos e arriscados. Uma intoxicação alimentar em massa no meio de um desastre seria um desastre dentro do desastre.
Dimensionamento¶
Antes de montar uma cozinha, determine a sua capacidade-alvo. Esta tabela relaciona a capacidade à estrutura necessária.
| Capacidade-alvo | Cozinheiros | Auxiliares de cozinha | Logística | Líder de equipe | Equipe total | Área mínima |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 100 refeições/dia | 2 | 4 | 3 | 1 | 10 | 30 m² |
| 200 refeições/dia | 3 | 6 | 5 | 1 | 15 | 50 m² |
| 500 refeições/dia | 5 | 12 | 10 | 2 | 29 | 100 m² |
Indicador para o DRG: Cada refeição distribuída é uma entrega mensurável. 200 refeições/dia durante 14 dias = 2 800 refeições = um número sólido no seu relatório de prestação de contas.
Equipamento completo¶
Equipamento de cozimento¶
| Equipamento | Quantidade (para 200 refeições/dia) | Custo estimado |
|---|---|---|
| Fogões industriais a gás (2 bocas) | 3 unidades | 300-600 USD |
| Panelas de aço inoxidável de 50 litros | 4 unidades | 300-600 USD |
| Frigideiras / sautés industriais (60 cm de diâm.) | 2 unidades | 100-200 USD |
| Tábuas de corte HACCP (codificadas por cor) | 1 conjunto (vermelha, verde, azul) | 30-50 USD |
| Facas profissionais (chef, legumes, pão) | 1 conjunto | 40-80 USD |
| Utensílios de serviço em aço inoxidável (conchas, espátulas, pegadores) | 10 peças | 50-100 USD |
| Cubas gastronorm em aço inoxidável (GN 1/1 e 1/2) | 10 unidades | 150-250 USD |
| Recipientes isotérmicos para transporte | 2 unidades | 100-300 USD |
| Mesas de trabalho dobráveis | 4 unidades (4 m lineares mín.) | 200-400 USD |
| Balança de cozinha (capacidade 30 kg) | 1 unidade | 30-50 USD |
Código de cores das tábuas de corte HACCP: Vermelha = carne crua. Amarela = aves cruas. Azul = peixes e frutos do mar. Verde = frutas e legumes. Branca = laticínios e panificação. Marrom = carne cozida. Essa distinção previne a contaminação cruzada. Não é opcional.
Higiene e segurança alimentar¶
| Equipamento | Quantidade / dia | Custo |
|---|---|---|
| Estação autônoma de lavagem de mãos com reservatório | 1 unidade (fixa) | 100-300 USD |
| Sabão antibacteriano líquido, sem contato | 2 litros / dia | 5 USD/dia |
| Álcool em gel para as mãos (1 L por estação) | 4 litros / dia | 10 USD/dia |
| Luvas descartáveis de nitrila | 100 pares / dia | 10 USD/dia |
| Toucas / coberturas de cabelo | 20 / dia | 3 USD/dia |
| Aventais descartáveis ou laváveis | 10 / dia | 5 USD/dia |
| Sacos de lixo reforçados de 120 L | 20 / dia | 5 USD/dia |
| Produtos de limpeza de grau alimentar | 2 litros / dia | 5 USD/dia |
| Termômetro de sonda para alimentos | 2 unidades (fixas) | 30-50 USD |
| Termômetro de refrigeração | 2 unidades (fixas) | 20-30 USD |
| Kit de primeiros socorros de cozinha | 1 unidade (fixa) | 30-50 USD |
| Extintor de incêndio classe F (incêndios de gordura) | 1 por zona de cozimento | 40-80 USD |
A estação de lavagem de mãos é obrigatória. Não há exceção. Se você não consegue instalar uma estação de lavagem de mãos com água limpa e sabão na entrada da área de cozimento, você não pode abrir a cozinha.
Armazenamento¶
| Equipamento | Quantidade | Custo |
|---|---|---|
| Geladeira ou câmara fria móvel | 1 unidade (se houver eletricidade) | 500-2 000 USD |
| Caixas térmicas rígidas de 100 L | 4 unidades | 300-600 USD |
| Blocos de gelo / gelo ensacado | 20 kg/dia | 10 USD/dia |
| Prateleiras elevadas (mín. 15 cm do chão) | 4 unidades | 100-200 USD |
| Recipientes herméticos para mantimentos secos | 10 unidades | 50-100 USD |
| Lonas de proteção contra chuva/sol | 50 m² | 50-100 USD |
| Tenda / estrutura de cozinha (6 × 3 m) | 1 unidade | 500-1 500 USD |
As 5 regras de higiene não negociáveis¶
Estas cinco regras devem ser afixadas em destaque, em vários idiomas se necessário, na área de cozimento. Elas devem ser repetidas em cada briefing. Não são recomendações, são obrigações.
| # | Regra | Padrão | Verificação |
|---|---|---|---|
| 1 | Lavagem das mãos | Antes de cada manipulação, após cada pausa, após usar o banheiro | Observação direta pelo líder de equipe |
| 2 | Separação cru/cozido | Nunca qualquer contato entre alimentos crus e cozidos. Utensílios diferenciados por cor. | Verificar tábuas e utensílios |
| 3 | Cozimento completo | Temperatura no centro >= 63 °C (carnes), >= 74 °C (aves) | Termômetro de sonda a cada serviço |
| 4 | Cadeia de frio | Perecíveis entre 0 e 4 °C. Se não for possível: apenas não perecíveis. | Termômetro da caixa térmica às 6h00 e às 14h00 |
| 5 | Limpeza contínua | Superfícies desinfetadas a cada 2 horas no mínimo | Registro de limpeza assinado |
Checklist de higiene diária¶
Esta checklist é preenchida duas vezes por dia, de manhã e à noite, pelo líder de equipe da cozinha.
- ☐ Temperatura da caixa térmica verificada às 06h00: ___°C (aceitável: 0-4 °C)
- ☐ Temperatura da caixa térmica verificada às 14h00: ___°C
- ☐ Lavagem das mãos verificada no início de cada turno
- ☐ Uso de EPI verificado (touca, avental, luvas)
- ☐ Superfícies de trabalho desinfetadas antes de cada serviço
- ☐ Temperatura de cozimento verificada com termômetro de sonda: ___°C
- ☐ Lixeiras esvaziadas entre cada serviço
- ☐ Nenhum alimento no chão, armazenamento elevado verificado
- ☐ Registro de rastreabilidade preenchido (origem, data, hora de cada lote)
- ☐ Comunicação imediata de qualquer pessoa doente na cozinha
- ☐ Limpeza completa de fim de dia realizada
Rodízios da equipe¶
Três equipes em rodízio para cobrir o dia. Um voluntário de cozinha nunca deve exceder 8 horas consecutivas, o cansaço na cozinha é perigoso (queimaduras, cortes, erros de higiene).
| Rodízio | Horário | Tarefas principais |
|---|---|---|
| Equipe da manhã | 05h00 - 13h00 | Café da manhã + preparo do almoço |
| Equipe da tarde | 12h00 - 20h00 | Serviço do almoço + preparo do jantar + limpeza |
| Equipe da noite | 19h00 - 23h00 | Serviço do jantar + limpeza completa + preparo do dia seguinte |
A sobreposição de uma hora entre as equipes é intencional: ela permite a transmissão de informações e a continuidade.
Orçamento da cozinha comunitária¶
Custos operacionais diários¶
| Item | 100 refeições/dia | 200 refeições/dia | 500 refeições/dia |
|---|---|---|---|
| Alimentos (2-4 USD/refeição) | 200-400 USD | 400-800 USD | 1 000-2 000 USD |
| Gás / combustível | 25 USD | 45 USD | 100 USD |
| Consumíveis de higiene | 15 USD | 25 USD | 50 USD |
| Utensílios descartáveis | 30 USD | 60 USD | 150 USD |
| Água potável (cozimento + limpeza) | 20 USD | 35 USD | 75 USD |
| Gelo / refrigeração | 15 USD | 25 USD | 50 USD |
| Total diário | 305-505 USD | 590-990 USD | 1 425-2 425 USD |
| Total em 14 dias | 4 270-7 070 USD | 8 260-13 860 USD | 19 950-33 950 USD |
Investimento inicial (equipamento durável)¶
| Equipamento | Custo estimado |
|---|---|
| Fogões industriais (conjunto de 4) | 400-800 USD |
| Panelas de aço inoxidável de 50 L (conjunto de 4) | 300-600 USD |
| Mesas dobráveis (4 unidades) | 200-400 USD |
| Cubas gastronorm (conjunto de 10) | 150-250 USD |
| Tenda / estrutura de cozinha (6 × 3 m) | 500-1 500 USD |
| Estação autônoma de lavagem de mãos | 100-300 USD |
| Caixas térmicas de 100 L (4 unidades) | 300-600 USD |
| Diversos (extintores, termômetros, EPI) | 200-400 USD |
| Total do investimento inicial | 2 150-4 850 USD |
Financiamento: O Subsídio de Resposta a Desastres (máx. 25 000 USD) cobre uma cozinha comunitária de 200-500 refeições/dia durante 14 dias. Apresente um orçamento linha por linha na sua solicitação. Os números acima são diretamente utilizáveis.
Cadeia de suprimento de alimentos¶
| Fonte | Tipo de bens | Vantagens | Cuidados |
|---|---|---|---|
| Mercados de atacado locais | Mantimentos secos, frescos | Apoia a economia local, rápido | Guardar todos os recibos (TRF) |
| Doações locais de alimentos | Produtos frescos, enlatados | Gratuito, rápido | Verificar sistematicamente as datas de validade |
| Bancos de alimentos | Enlatados, mantimentos secos | Grande volume, gratuito | Prazo de entrega variável |
| ONGs parceiras (WFP, Cruz Vermelha) | Rações prontas para consumo | Padrões nutricionais garantidos | Coordenação para evitar duplicatas |
| Supermercados (acordo de atacado) | Todos os tipos | Notas fiscais formais | Negociar preços de desastre |
Gestão de estoque, regras absolutas:
- FIFO (First In, First Out). Os bens mais antigos saem primeiro. Sem exceção.
- Etiquetagem. Cada lote recebido é etiquetado com a data de recebimento. Sem etiqueta = sem estocagem.
- Inventário diário. Toda manhã antes das 07h00. Estoque restante anotado no registro.
- Pedido antecipado. Pedido de suprimento feito com 48 horas de antecedência para os mantimentos secos.
- Estoque de segurança. Manter um estoque de 3 dias de não perecíveis em todos os momentos.
- Recusa de doações inadequadas. Se uma doação estiver vencida, mal embalada ou de composição desconhecida, ela é recusada. Com gentileza, mas com firmeza.
Exemplos de cardápios para 200 pessoas¶
Os cardápios devem ser simples, nutritivos, adaptados aos hábitos alimentares locais e exequíveis com equipamento básico.
Modelo de cardápio rotativo de 3 dias:
| Dia | Café da manhã (600 kcal) | Almoço (800 kcal) | Jantar (700 kcal) |
|---|---|---|---|
| Dia 1 | Mingau de arroz com leite + açúcar + chá | Arroz + feijão vermelho + óleo + legumes | Sopa grossa de lentilha + pão |
| Dia 2 | Pão + manteiga de amendoim + chá | Macarrão + molho de tomate + sardinha | Arroz + ensopado de legumes |
| Dia 3 | Mingau de milho + leite + açúcar | Arroz + peixe enlatado + legumes salteados | Sopa de feijão + pão + queijo |
Quantidades para 200 pessoas / 1 refeição principal:
| Ingrediente | Quantidade | Peso total |
|---|---|---|
| Arroz (base) | 200 g/pessoa (cru) | 40 kg |
| Feijão (proteína) | 80 g/pessoa (cru) | 16 kg |
| Óleo vegetal | 20 ml/pessoa | 4 litros |
| Legumes (cebola, tomate, cenoura) | 100 g/pessoa | 20 kg |
| Sal | 3 g/pessoa | 600 g |
| Água de cozimento | 3 L / kg de arroz | 120 litros |
Pontos de Distribuição (PODs)¶
O ponto de distribuição é a interface entre a sua logística e as vítimas. Um POD mal organizado significa horas de espera, tensões, empurrões, acusações de favoritismo. Um POD bem organizado significa uma operação fluida, rastreável e digna.
Seleção do local¶
Um local de POD não é escolhido ao acaso. Aplique estes critérios sistematicamente.
| Critério | Padrão mínimo | Comentário |
|---|---|---|
| Acessibilidade rodoviária | Estrada transitável por veículo de entrega | Verificar diariamente, as condições mudam |
| Distância dos beneficiários | Raio <= 2 km da população-alvo | Além disso, idosos e pessoas com deficiência não virão |
| Segurança | Longe de zonas de risco (inundação, deslizamento) | Avaliação diária de risco |
| Superfície | Mínimo 200 m² para 200 beneficiários/dia | Inclui fila, registro, distribuição, saída |
| Sombra | Tenda, lona ou árvore | Esperar ao sol causa desmaios e raiva |
| Estacionamento | Espaço para veículos de entrega | Separado da área de pedestres |
| Visibilidade | Local conhecido pela população | Igreja, escola, praça do mercado |
Disposição física¶
O fluxo deve ser de mão única. Os beneficiários nunca devem voltar atrás ou cruzar com aqueles que já receberam a sua ajuda.
ZONA DE ENTREGA ZONA DE ARMAZENAMENTO ZONA DE PREPARAÇÃO
(veículos) ──────> (segura, fechada) ──> (triagem kit / porção)
|
v
SAÍDA <──── DISTRIBUIÇÃO <──── REGISTRO <──── FILA <──── ENTRADA
(fluxo de saída) (mesas) (mesas + registros) (marcada, sombreada) (recepção)
|
FILA PRIORITÁRIA
(idosos, gestantes,
pessoas com deficiência,
famílias com crianças
pequenas)
Equipamento necessário para um POD¶
| Equipamento | Quantidade | Custo estimado |
|---|---|---|
| Mesas dobráveis (registro + distribuição) | 6 | 120-240 USD |
| Tendas ou lonas (30 m² mínimo) | 2 | 200-600 USD |
| Barreiras de controle de multidão ou fita de demarcação | 100 metros | 30-60 USD |
| Placas informativas (horários, instruções) | 4 | 20-40 USD |
| Megafone ou sistema de som portátil | 1 | 30-80 USD |
| Registro em papel + canetas (backup obrigatório) | 500 formulários + 20 canetas | 20-40 USD |
| Coletes de alta visibilidade | 15 | 45-75 USD |
| Ponto de água potável para a fila | 1 galão de 20 L + copos | 15-30 USD |
| Kit de primeiros socorros | 1 | 30-50 USD |
| Cadeiras para a equipe de registro | 6 | 30-60 USD |
| Total | 540-1 275 USD |
Gestão de multidão¶
A gestão de multidão não é um assunto teórico. Pessoas desesperadas, cansadas, com fome, esperando ao sol com seus filhos, isto é uma situação explosiva. Seu trabalho é desativá-la antes que exploda.
Regras de gestão:
| Regra | Detalhe |
|---|---|
| Capacidade máxima na zona de espera | 50 pessoas por vez |
| Fila prioritária separada | Idosos, gestantes, famílias com crianças < 5 anos, pessoas com deficiência |
| Proporção de pessoal por fila | 1 agente de gestão por 50 pessoas em espera |
| Comunicação regular | Megafone a cada 15 minutos: andamento, tempo estimado de espera |
| Espera > 1 hora | Distribuir água. Distribuir senhas com horário (volte em tal horário). |
| Proibição absoluta | Nunca jogar suprimentos na multidão. Nunca. |
| Protocolo de interrupção | Em caso de empurrões ou altercação: interrupção imediata da distribuição, evacuação do pessoal, retomada após o retorno à calma |
A fila prioritária não é um favor, é um padrão humanitário. As pessoas vulneráveis não podem esperar por horas. Afixe claramente os critérios de prioridade. Explique-os no megafone. A transparência desativa o ressentimento.
Registro de beneficiários¶
Cada pessoa que recebe ajuda é registrada. Sem exceções. Esta é a base da rastreabilidade, da equidade (sem duplicatas) e da prestação de contas aos doadores e à TRF.
Formulário de registro, dados a coletar:
| Campo | Tipo | Obrigatório | Finalidade |
|---|---|---|---|
| Número único | POD[X]-[NNN] (ex.: POD1-001) | Sim | Identificação única, antiduplicata |
| Nome completo do chefe de família | Texto | Sim | Identificação |
| Documento (tipo + número) | Texto | Se disponível | Verificação |
| Número de pessoas na família | Número | Sim | Cálculo das quantidades |
| Endereço ou localização | Texto | Sim | Mapeamento das necessidades |
| Necessidades específicas | Caixas de seleção | Sim | Adaptação da ajuda |
| Suprimentos recebidos (tipo, quantidade, data) | Tabela | Sim | Rastreabilidade TRF |
| Assinatura ou impressão digital | Assinatura | Sim | Prova de recebimento |
Necessidades específicas a verificar: - ☐ Bebê (< 2 anos), necessidade de leite, fraldas - ☐ Crianças (2-12 anos), necessidades alimentares infantis - ☐ Idosos (> 70 anos), necessidade de medicação, mobilidade reduzida - ☐ Pessoa com deficiência, tipo: ___ - ☐ Gestante / lactante - ☐ Doença crônica que exige tratamento, tipo: ___
Logística do registro:
- 500 formulários pré-impressos no mínimo (imprimir antes do desastre se possível)
- Cartão de beneficiário plastificado reutilizável (evita duplicatas nas distribuições seguintes)
- Lançamento em planilha ao fim do dia (backup digital obrigatório)
- Estatísticas diárias encaminhadas ao coordenador e ao Distrito
Horários e ritmo¶
| Parâmetro | Padrão recomendado |
|---|---|
| Horário de funcionamento | 08h00 - 16h00 (8 horas no máximo) |
| Briefing pré-abertura | 07h30 (30 minutos) |
| Pausa da equipe | 12h00 - 13h00 (fechamento ou rodízio) |
| Limpeza e armazenamento | 16h00 - 17h00 |
| Relatório diário | 17h00 - 18h00 |
Coordenação diária¶
A coordenação é o que distingue uma operação humanitária de um caos bem-intencionado. Três compromissos por dia estruturam a sua operação.
Briefing da manhã (07h00, 30 minutos)¶
Este briefing é obrigatório para todos os líderes de equipe. Os voluntários de campo recebem instruções do seu líder de equipe após o briefing.
| Ponto | Responsável | Duração |
|---|---|---|
| Resumo da situação (evolução desde ontem, novas informações) | Coordenador de Desastres | 5 min |
| Estado de estoque e suprimento (faltas previstas, entregas a chegar) | Gestor de logística | 5 min |
| Atribuição de equipes e tarefas do dia (quem faz o quê, onde, até que hora) | Líder de equipe | 10 min |
| Pontos de segurança (clima, zonas a evitar, incidentes do dia anterior) | Responsável de segurança | 5 min |
| Perguntas dos líderes de equipe | Todos | 5 min |
Resultado do briefing: Cada líder de equipe sai com: 1. Sua missão para o dia, por escrito 2. Seu efetivo confirmado 3. Suas necessidades logísticas identificadas 4. O número de emergência do dia
Ponto do meio-dia (12h30, 15 minutos, por rádio ou WhatsApp)¶
Uma verificação rápida entre o coordenador e cada líder de equipe: - Andamento em relação aos objetivos da manhã - Problemas encontrados que exigem uma decisão - Ajustes da tarde se necessário
Debriefing da noite (19h00, 30 minutos)¶
| Ponto | Conteúdo | Duração |
|---|---|---|
| O que funcionou bem | Cada líder de equipe compartilha um êxito | 5 min |
| Dificuldades encontradas e soluções achadas | Discussão coletiva | 10 min |
| Ajustes para amanhã | Decisões do coordenador | 5 min |
| Verificação do relatório diário | Números, incidentes, necessidades | 5 min |
| Anúncio do plano do dia seguinte | Quem, o quê, onde, quando | 5 min |
Regra absoluta do debriefing: Ninguém sai do debriefing frustrado e calado. Se um associado tem um problema, ele o diz agora. As coisas não ditas matam as equipes mais rápido do que o cansaço.
Relatório diário ao Distrito¶
O relatório diário é enviado ao DRO antes das 20h00. Ele usa o formato definido no Capítulo 13. Na fase de estabilização, acrescente:
- Evolução da situação (melhora, degradação, estagnação)
- Acompanhamento do DRG (valor recebido, valor gasto, saldo)
- Coordenação com outros atores (ONGs, autoridades, outros clubes)
- Previsão de 3 dias (não apenas amanhã)
- Necessidades de socorro (voluntários, equipamento)
Gestão financeira em desastre¶
O dinheiro em um desastre é um acelerador e um risco. Bem gerido, salva vidas. Mal gerido, destrói a reputação do clube e invalida as suas solicitações de financiamento à Fundação Rotária.
Princípio fundamental: rastreabilidade absoluta desde o primeiro centavo¶
Não existe «pequena compra sem recibo» em uma operação de desastre. Cada despesa é documentada. Cada doação é registrada. Cada distribuição é rastreada. Isto não é burocracia, é a condição sine qua non para:
- Obter o reembolso do DRG
- Justificar o uso das doações aos doadores
- Prestar contas aos associados do clube
- Proteger-se legalmente em caso de litígio
O registro financeiro de desastre¶
Abra um registro dedicado desde a primeira compra. Separe-o completamente da contabilidade corrente do clube.
Formato do registro:
| Data | Hora | Descrição | Categoria | Fornecedor | Valor (USD) | Forma de pagamento | Recibo nº | Validado por |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 10/03 | 08h30 | Água engarrafada (200 × 1,5L) | Água | Supermercado X | 150,00 | Dinheiro | R-001 | [iniciais] |
| 10/03 | 10h00 | Arroz 50 kg (5 sacos) | Alimentos | Atacadista Y | 125,00 | Transferência | R-002 | [iniciais] |
| 10/03 | 14h00 | Lonas 4×6m (10 unidades) | Abrigo | Loja de materiais Z | 200,00 | Dinheiro | R-003 | [iniciais] |
Categorias padrão: - Água - Alimentos - Abrigo - Higiene - Saúde / primeiros socorros - Transporte / combustível - Comunicação - Equipamento / materiais - Diversos (a justificar sistematicamente)
Procedimento de gestão de recibos¶
- Coleta: Cada associado que faz uma compra devolve o recibo original no mesmo dia.
- Numeração: Cada recibo recebe um número sequencial (R-001, R-002...).
- Fotografia: Cada recibo é imediatamente fotografado (backup digital).
- Arquivamento: Os recibos originais são arquivados em uma pasta, por data, em ordem numérica.
- Lançamento: Cada recibo é lançado no registro financeiro em até 24 horas.
- Validação: Cada linha do registro é contrassinada por um segundo gestor (duplo controle).
Se uma compra não tiver recibo: O associado redige uma declaração juramentada indicando a data, o valor, a natureza da compra e o motivo do recibo faltante. Isto permanece aceitável ocasionalmente, mas não deve se tornar a regra.
Conta bancária dedicada às doações¶
Se o clube abrir os seus próprios canais de doação, e deve fazê-lo para qualquer operação significativa, as regras são estritas.
| Regra | Detalhe | Por quê |
|---|---|---|
| Conta separada | Aberta especificamente para o desastre, distinta da conta corrente do clube | Transparência, rastreabilidade |
| Assinatura dupla | Qualquer retirada ou transferência exige duas assinaturas (presidente + tesoureiro ou vice-presidente) | Prevenção de abusos |
| Registro de doações | Cada doação recebida é registrada (doador, valor, data, forma) | Agradecimentos, recibos fiscais |
| Comunicação | Relatório mensal aos doadores sobre o uso dos fundos | Confiança e transparência |
| Encerramento | A conta é encerrada e o saldo alocado quando a operação termina | Sem fundos parados |
Uso dos fundos, hierarquia de prioridades:
| Prioridade | Uso | % indicativo do orçamento |
|---|---|---|
| 1 | Compras diretas para as vítimas (água, alimentos, abrigo, higiene) | 70-80% |
| 2 | Logística operacional (transporte, combustível, equipamento) | 10-15% |
| 3 | Comunicação e coordenação | 3-5% |
| 4 | Custos administrativos (impressão, suprimentos) | 2-5% |
| 5 | Reserva de contingência | 5% |
O que NUNCA deve ser financiado por fundos de desastre: - Refeições ou hospedagem de rotarianos que não estejam em missão - Roupas ou brindes com a marca do Rotary - Viagens ou deslocamentos não diretamente relacionados à operação - Despesas de entretenimento ou de recepção
Relatório financeiro semanal¶
Toda semana, o tesoureiro produz um relatório financeiro enviado ao Distrito e apresentado aos associados.
RELATÓRIO FINANCEIRO SEMANAL
Rotary Club de [nome] — Operação [nome]
Semana de [data] a [data]
1. FUNDOS DISPONÍVEIS
Saldo no início da semana: _________ USD
Doações recebidas nesta semana: _________ USD
DRG recebido: _________ USD
Outros financiamentos: _________ USD
TOTAL DISPONÍVEL: _________ USD
2. DESPESAS DA SEMANA
Água: _________ USD
Alimentos: _________ USD
Abrigo: _________ USD
Higiene: _________ USD
Saúde: _________ USD
Transporte / combustível: _________ USD
Equipamento / materiais: _________ USD
Comunicação: _________ USD
Diversos: _________ USD
TOTAL DE DESPESAS: _________ USD
3. SALDO
Saldo no fim da semana: _________ USD
4. PROJEÇÃO
Despesas previstas próxima semana: _________ USD
Déficit previsto: _________ USD
Necessidade de financiamento adicional: SIM / NÃO
5. NÚMERO DE RECIBOS COLETADOS: _________
Número de recibos faltantes: _________
Ações corretivas: ________________________________
Redigido por: _________________ (Tesoureiro)
Validado por: _________________ (Presidente)
Data: _________________
Coordenação com o Subsídio de Resposta a Desastres (DRG)¶
O DRG é a sua primeira fonte de financiamento externo. Máximo 25 000 USD, normalmente aprovado em 2-4 semanas pela Fundação Rotária, e em 24-48 horas em submissão pré-impacto para uma tempestade nomeada. Ele será pago após a justificação do uso.
O que o DRG financia: - Água potável e purificação - Alimentos de emergência - Abrigos temporários e materiais de reconstrução - Suprimentos médicos e de higiene - Roupas e cobertores - Transporte logístico - Ferramentas e equipamento de remoção de entulho
O que o DRG NÃO financia: - Salários de voluntários - Equipamento permanente do clube - Custos operacionais do clube - Doações em dinheiro às vítimas (exceto em casos especiais aprovados)
Sequência de solicitação:
- O Presidente do clube redige a solicitação com o DRO do Distrito
- O DG a encaminha à Fundação Rotária
- Aprovação em 2-4 semanas (24-48 horas em submissão pré-impacto para uma tempestade nomeada)
- Desembolso para a conta do Distrito ou do clube
- Uso de acordo com o orçamento apresentado
- Relatório de prestação de contas com comprovantes em até 12 meses
Dica: Comece a gastar seus próprios fundos imediatamente, e solicite o DRG em paralelo. Não espere o DRG para agir, as primeiras 72 horas não esperam. O DRG virá reembolsar as suas despesas se elas estiverem devidamente documentadas.
Quando encerrar a cozinha comunitária, critérios objetivos¶
Prolongar uma cozinha além da necessidade mantém a dependência e esgota os voluntários. Encerrar cedo demais significa deixar famílias sem refeições. Decida com base em critérios, não em sensações.
Encerre a cozinha assim que DOIS dos três critérios forem atendidos:
| Critério | Limiar |
|---|---|
| Mercado local funcional | ≥ 80% das lojas de alimentos da área reabriram |
| Custo unitário da cozinha | O custo por refeição supera o preço de uma refeição equivalente comprada no mercado local |
| Frequência | Número de beneficiários ativos < 20% do pico observado, por 3 dias consecutivos |
Procedimento de encerramento (D-3 a D+0): - D-3: anunciar a data de encerramento aos beneficiários e parceiros (afixação, prefeitura, Cruz Vermelha) - D-2: encaminhar os beneficiários vulneráveis restantes aos serviços sociais permanentes (CCAS, Cruz Vermelha, banco de alimentos) - D-1: parar as compras, liquidar os estoques perecíveis (doação a uma associação ou distribuição final) - D+0: encerramento. Limpeza completa, devolução do equipamento emprestado, balanço financeiro - D+7: relatório de encerramento com fotos, registro de beneficiários, despesas, integrado ao SITREP de estabilização
Indicadores de monitoramento na fase de estabilização¶
Afixe estes indicadores em um quadro no seu QG. Atualize-os diariamente. Eles são o seu painel de controle.
| Indicador | Meta | Frequência de medição |
|---|---|---|
| Número de refeições servidas / dia | Conforme a capacidade instalada | Diária |
| Litros de água distribuídos / dia | 15 L × número de beneficiários | Diária |
| Número de famílias abrigadas | Todos os desabrigados identificados | Diária |
| Número de voluntários ativos | Conforme as necessidades | Diária |
| Horas acumuladas de voluntários | A documentar (valorização do Subsídio) | Diária |
| Despesas acumuladas vs. orçamento | < 100% do orçamento aprovado | Diária |
| Recibos coletados / despesas realizadas | 100% | Diária |
| Incidentes de segurança | 0 | Diária |
| Casos de intoxicação alimentar | 0 | Diária |
| Relatório diário enviado ao Distrito | Antes das 20h00 todos os dias | Diária |
Este capítulo dá a você o marco operacional completo para aguentar duas semanas. Se após duas semanas a situação não tiver se estabilizado, significa que a escala supera o DCA-3. Escalone ao Distrito. Peça socorro. Proteja os seus voluntários. A fase de recuperação (Parte IV) assumirá o comando.