Chapitre 14, Stabilisation : de 72 heures à 2 semaines¶
Partie III, AGIR : AVEC NOS PROPRES MOYENS
L'adrénaline des premières 72 heures retombe. Les secouristes professionnels sont en place, ou pas. Les médias commencent à se détourner. Et c'est maintenant que le vrai travail commence.
La phase de stabilisation est la plus longue, la plus coûteuse et la plus exigeante. C'est celle où les clubs non préparés s'effondrent : épuisement des bénévoles, dérapage financier, perte de contrôle des opérations. C'est aussi celle où un club bien organisé fait la différence durable.
Ce chapitre couvre quatre opérations continues : les cuisines collectives, les points de distribution, la coordination quotidienne et la gestion financière. Chaque section est conçue pour être directement opérationnelle, vous pouvez arracher ces pages et les donner à un chef d'équipe.
Les cuisines collectives¶
Quand les sinistrés n'ont plus de moyens de cuisson, quand les commerces sont fermés, quand les stocks alimentaires familiaux sont épuisés, la cuisine collective devient le coeur logistique de votre opération. C'est aussi l'un des postes les plus complexes et les plus risqués. Une intoxication alimentaire collective en pleine catastrophe serait un désastre dans le désastre.
Dimensionnement¶
Avant de monter une cuisine, déterminez votre capacité cible. Ce tableau lie la capacité au dispositif nécessaire.
| Capacité cible | Cuisiniers | Aides-cuisine | Logistique | Chef d'équipe | Total personnel | Surface minimum |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 100 repas/jour | 2 | 4 | 3 | 1 | 10 | 30 m² |
| 200 repas/jour | 3 | 6 | 5 | 1 | 15 | 50 m² |
| 500 repas/jour | 5 | 12 | 10 | 2 | 29 | 100 m² |
Indicateur pour le DRG : Chaque repas distribué est un livrable mesurable. 200 repas/jour pendant 14 jours = 2 800 repas = un chiffre solide dans votre rapport de stewardship.
Équipement complet¶
Matériel de cuisson¶
| Équipement | Quantité (pour 200 repas/jour) | Coût estimatif |
|---|---|---|
| Réchauds à gaz industriels (2 brûleurs) | 3 unités | 300-600 USD |
| Marmites 50 litres inox | 4 unités | 300-600 USD |
| Poêles / sauteuses industrielles (diam. 60 cm) | 2 unités | 100-200 USD |
| Planches à découper HACCP (couleurs) | 1 jeu (rouge, vert, bleu) | 30-50 USD |
| Couteaux professionnels (chef, légumes, pain) | 1 jeu | 40-80 USD |
| Ustensiles de service inox (louches, spatules, pinces) | 10 pièces | 50-100 USD |
| Bacs gastronormes inox (GN 1/1 et 1/2) | 10 unités | 150-250 USD |
| Conteneurs isothermes pour transport | 2 unités | 100-300 USD |
| Tables de travail pliantes | 4 unités (4 m linéaires min.) | 200-400 USD |
| Balance de cuisine (capacité 30 kg) | 1 unité | 30-50 USD |
Code couleur des planches HACCP : Rouge = viande crue. Jaune = volaille crue. Bleu = poisson et fruits de mer. Vert = fruits et légumes. Blanc = laiterie et boulangerie. Marron = viande cuite. Cette distinction évite la contamination croisée. Elle n'est pas optionnelle.
Hygiène et sécurité alimentaire¶
| Équipement | Quantité / jour | Coût |
|---|---|---|
| Lave-mains autonome avec réservoir | 1 unité (fixe) | 100-300 USD |
| Savon antibactérien liquide sans contact | 2 litres / jour | 5 USD/jour |
| Gel hydroalcoolique (1 L par poste) | 4 litres / jour | 10 USD/jour |
| Gants jetables nitrile | 100 paires / jour | 10 USD/jour |
| Charlottes / filets à cheveux | 20 / jour | 3 USD/jour |
| Tabliers jetables ou lavables | 10 / jour | 5 USD/jour |
| Sacs poubelle 120 L renforcés | 20 / jour | 5 USD/jour |
| Produits de nettoyage alimentaire | 2 litres / jour | 5 USD/jour |
| Thermomètre à sonde alimentaire | 2 unités (fixe) | 30-50 USD |
| Thermomètre de réfrigération | 2 unités (fixe) | 20-30 USD |
| Trousse premiers secours cuisine | 1 unité (fixe) | 30-50 USD |
| Extincteur classe F (feux de graisses) | 1 par zone de cuisson | 40-80 USD |
Le lave-mains est obligatoire. Il n'y a aucune exception. Si vous ne pouvez pas installer un lave-mains avec eau propre et savon à l'entrée de la zone de cuisson, vous ne pouvez pas ouvrir la cuisine.
Stockage¶
| Équipement | Quantité | Coût |
|---|---|---|
| Réfrigérateur ou chambre froide mobile | 1 unité (si électricité) | 500-2 000 USD |
| Glacières rigides 100 L | 4 unités | 300-600 USD |
| Pain de glace / glace en sacs | 20 kg/jour | 10 USD/jour |
| Étagères surélevées (min. 15 cm du sol) | 4 unités | 100-200 USD |
| Conteneurs hermétiques pour denrées sèches | 10 unités | 50-100 USD |
| Bâches de protection pluie/soleil | 50 m² | 50-100 USD |
| Tente / structure cuisine (6 × 3 m) | 1 unité | 500-1 500 USD |
Les 5 règles d'hygiène non négociables¶
Ces cinq règles doivent être affichées en grand, en plusieurs langues si nécessaire, dans la zone de cuisson. Elles doivent être répétées à chaque briefing. Elles ne sont pas des recommandations, ce sont des obligations.
| # | Règle | Standard | Vérification |
|---|---|---|---|
| 1 | Lavage des mains | Avant chaque manipulation, après chaque pause, après les toilettes | Observation directe par le chef d'équipe |
| 2 | Séparation cru/cuit | Jamais de contact entre aliments crus et cuits. Ustensiles différenciés par couleur. | Vérification des planches et ustensiles |
| 3 | Cuisson complète | Température à coeur >= 63 °C (viandes), >= 74 °C (volailles) | Thermomètre sonde à chaque service |
| 4 | Chaîne du froid | Denrées périssables entre 0 et 4 °C. Si impossible : denrées non périssables uniquement. | Thermomètre glacière à 06h et 14h |
| 5 | Nettoyage continu | Surfaces désinfectées toutes les 2 heures minimum | Registre de nettoyage signé |
Checklist hygiène quotidienne¶
Cette checklist est remplie deux fois par jour, matin et soir, par le chef d'équipe cuisine.
- Température glacières vérifiée à 06h00 : ___°C (acceptable : 0-4 °C)
- Température glacières vérifiée à 14h00 : ___°C
- Lavage des mains vérifié à chaque prise de poste
- Port EPI vérifié (charlotte, tablier, gants)
- Surfaces de travail désinfectées avant chaque service
- Température de cuisson vérifiée au thermomètre sonde : ___°C
- Poubelles vidées entre chaque service
- Aucun aliment au sol, stockage surélevé vérifié
- Registre de traçabilité rempli (origine, date, heure de chaque lot)
- Signalement immédiat de toute personne malade en cuisine
- Nettoyage complet de fin de journée effectué
Rotations du personnel¶
Trois équipes en rotation pour couvrir la journée. Un bénévole en cuisine ne doit jamais dépasser 8 heures consécutives, la fatigue en cuisine est dangereuse (brûlures, coupures, erreurs d'hygiène).
| Rotation | Horaires | Tâches principales |
|---|---|---|
| Équipe matin | 05h00 - 13h00 | Petit-déjeuner + préparation déjeuner |
| Équipe après-midi | 12h00 - 20h00 | Service déjeuner + préparation dîner + nettoyage |
| Équipe de nuit | 19h00 - 23h00 | Service dîner + nettoyage complet + préparation lendemain |
Le chevauchement d'une heure entre les équipes est intentionnel : il permet le transfert d'information et la continuité.
Budget d'une cuisine collective¶
Coûts d'exploitation quotidiens¶
| Poste | 100 repas/jour | 200 repas/jour | 500 repas/jour |
|---|---|---|---|
| Denrées alimentaires (2-4 USD/repas) | 200-400 USD | 400-800 USD | 1 000-2 000 USD |
| Gaz / combustible | 25 USD | 45 USD | 100 USD |
| Consommables hygiène | 15 USD | 25 USD | 50 USD |
| Vaisselle jetable | 30 USD | 60 USD | 150 USD |
| Eau potable (cuisson + nettoyage) | 20 USD | 35 USD | 75 USD |
| Glace / réfrigération | 15 USD | 25 USD | 50 USD |
| Total quotidien | 305-505 USD | 590-990 USD | 1 425-2 425 USD |
| Total sur 14 jours | 4 270-7 070 USD | 8 260-13 860 USD | 19 950-33 950 USD |
Investissement initial (matériel durable)¶
| Équipement | Coût estimatif |
|---|---|
| Réchauds industriels (lot de 4) | 400-800 USD |
| Marmites 50 L inox (lot de 4) | 300-600 USD |
| Tables pliantes (4 unités) | 200-400 USD |
| Bacs gastronormes (lot de 10) | 150-250 USD |
| Tente / structure cuisine (6 × 3 m) | 500-1 500 USD |
| Lave-mains autonome | 100-300 USD |
| Glacières 100 L (4 unités) | 300-600 USD |
| Divers (extincteurs, thermomètres, EPI) | 200-400 USD |
| Total investissement initial | 2 150-4 850 USD |
Financement : Le Disaster Response Grant (max 25 000 USD) couvre une cuisine collective de 200-500 repas/jour pendant 14 jours. Présentez un budget ligne par ligne dans votre demande. Les chiffres ci-dessus sont directement utilisables.
Chaîne d'approvisionnement alimentaire¶
| Source | Type de denrées | Avantages | Précautions |
|---|---|---|---|
| Marchés de gros locaux | Denrées sèches, frais | Soutient l'économie locale, rapide | Conserver tous les reçus (TRF) |
| Dons alimentaires locaux | Produits frais, conserves | Gratuit, rapide | Vérifier dates de péremption systématiquement |
| Banques alimentaires | Conserves, denrées sèches | Volume important, gratuit | Délai de livraison variable |
| ONG partenaires (PAM, Croix-Rouge) | Rations prêtes à l'emploi | Normes nutritionnelles garanties | Coordination pour éviter doublons |
| Supermarchés (accord de gros) | Tout type | Factures formelles | Négocier prix catastrophe |
Gestion des stocks, règles absolues :
- FIFO (First In, First Out). Les denrées les plus anciennes sortent en premier. Pas d'exception.
- Étiquetage. Chaque lot reçu est étiqueté avec la date de réception. Pas d'étiquette = pas de mise en stock.
- Inventaire quotidien. Chaque matin avant 07h00. Stock restant noté dans le registre.
- Commande anticipée. Commande d'approvisionnement 48 heures à l'avance pour les denrées sèches.
- Stock tampon. Maintenir en permanence un stock de 3 jours de denrées non périssables.
- Refus des dons inappropriés. Si un don est périmé, mal conditionné, ou de composition inconnue, il est refusé. Poliment mais fermement.
Menus type pour 200 personnes¶
Les menus doivent être simples, nutritifs, adaptés aux habitudes alimentaires locales, et réalisables avec un équipement de base.
Modèle de menu rotatif sur 3 jours :
| Jour | Petit-déjeuner (600 kcal) | Déjeuner (800 kcal) | Dîner (700 kcal) |
|---|---|---|---|
| Jour 1 | Bouillie de riz au lait + sucre + thé | Riz + haricots rouges + huile + légumes | Soupe épaisse de lentilles + pain |
| Jour 2 | Pain + beurre de cacahuète + thé | Pâtes + sauce tomate + sardines | Riz + ragoût de légumes |
| Jour 3 | Bouillie de maïs + lait + sucre | Riz + poisson en conserve + légumes sautés | Soupe de haricots + pain + fromage |
Quantités pour 200 personnes / 1 repas principal :
| Ingrédient | Quantité | Poids total |
|---|---|---|
| Riz (base) | 200 g/personne (cru) | 40 kg |
| Haricots (protéines) | 80 g/personne (cru) | 16 kg |
| Huile végétale | 20 ml/personne | 4 litres |
| Légumes (oignons, tomates, carottes) | 100 g/personne | 20 kg |
| Sel | 3 g/personne | 600 g |
| Eau de cuisson | 3 L / kg de riz | 120 litres |
Les points de distribution (PODs)¶
Le point de distribution est l'interface entre votre logistique et les sinistrés. Un POD mal organisé, c'est des heures d'attente, des tensions, des bousculades, des accusations de favoritisme. Un POD bien organisé, c'est une opération fluide, traçable, et digne.
Choix du site¶
Le site d'un POD n'est pas choisi au hasard. Appliquez ces critères systématiquement.
| Critère | Standard minimum | Commentaire |
|---|---|---|
| Accessibilité routière | Route praticable par véhicule de livraison | Vérifier quotidiennement, les conditions changent |
| Distance des bénéficiaires | Rayon <= 2 km de la population cible | Au-delà, les personnes âgées et handicapées ne viendront pas |
| Sécurité | Éloigné des zones à risque (inondation, éboulement) | Évaluation quotidienne des risques |
| Surface | Minimum 200 m² pour 200 bénéficiaires/jour | Inclut file d'attente, enregistrement, distribution, sortie |
| Ombrage | Tente, bâche, ou arbre | L'attente au soleil provoque malaises et colère |
| Stationnement | Espace pour véhicules de livraison | Séparé de la zone piétonne |
| Visibilité | Lieu connu de la population | Église, école, place de marché |
Aménagement physique¶
Le flux doit être unidirectionnel. Les bénéficiaires ne doivent jamais revenir en arrière ni croiser ceux qui ont déjà reçu leur aide.
ZONE DE LIVRAISON ZONE DE STOCKAGE ZONE DE PRÉPARATION
(véhicules) ──────> (sécurisée, fermée) ──> (tri des kits / portions)
|
v
SORTIE <──── DISTRIBUTION <──── ENREGISTREMENT <──── FILE D'ATTENTE <──── ENTRÉE
(flux sortant) (tables) (tables + registres) (balisée, ombragée) (accueil)
|
FILE PRIORITAIRE
(personnes âgées, enceintes,
handicapées, familles
avec jeunes enfants)
Matériel nécessaire pour un POD¶
| Matériel | Quantité | Coût estimatif |
|---|---|---|
| Tables pliantes (enregistrement + distribution) | 6 | 120-240 USD |
| Tentes ou bâches (30 m² minimum) | 2 | 200-600 USD |
| Barrières de canalisation ou ruban de balisage | 100 mètres | 30-60 USD |
| Panneaux d'information (horaires, consignes) | 4 | 20-40 USD |
| Mégaphone ou sonorisation portable | 1 | 30-80 USD |
| Registre papier + stylos (backup obligatoire) | 500 formulaires + 20 stylos | 20-40 USD |
| Gilets haute visibilité | 15 | 45-75 USD |
| Point d'eau potable pour l'attente | 1 jerrycan 20 L + gobelets | 15-30 USD |
| Trousse premiers secours | 1 | 30-50 USD |
| Chaises pour le personnel d'enregistrement | 6 | 30-60 USD |
| Total | 540-1 275 USD |
Gestion de la foule¶
La gestion de la foule n'est pas un sujet théorique. Des gens désespérés, fatigués, affamés, qui attendent au soleil avec leurs enfants, c'est une situation explosive. Votre job est de la désamorcer avant qu'elle n'explose.
Règles de gestion :
| Règle | Détail |
|---|---|
| Capacité maximale en zone d'attente | 50 personnes à la fois |
| File prioritaire séparée | Personnes âgées, femmes enceintes, familles avec enfants < 5 ans, personnes handicapées |
| Ratio personnel / attente | 1 agent de gestion par 50 personnes en attente |
| Communication régulière | Mégaphone toutes les 15 minutes : avancement, temps d'attente estimé |
| Attente > 1 heure | Distribuer de l'eau. Distribuer des tickets horaires (revenir à telle heure). |
| Interdiction absolue | Ne jamais lancer des fournitures dans la foule. Jamais. |
| Protocole d'arrêt | Si bousculade ou altercation : arrêt immédiat de la distribution, évacuation du personnel, reprise après retour au calme |
La file prioritaire n'est pas une faveur, c'est une norme humanitaire. Les personnes vulnérables ne peuvent pas attendre des heures. Affichez clairement les critères de priorité. Expliquez-les au mégaphone. La transparence désamorce le ressentiment.
Enregistrement des bénéficiaires¶
Chaque personne qui reçoit de l'aide est enregistrée. Sans exception. C'est la base de la traçabilité, de l'équité (pas de doublons), et de la redevabilité envers les donateurs et la TRF.
Formulaire d'enregistrement, données à collecter :
| Champ | Type | Obligatoire | Objectif |
|---|---|---|---|
| Numéro unique | POD[X]-[NNN] (ex: POD1-001) | Oui | Identification unique, anti-doublon |
| Nom complet du chef de ménage | Texte | Oui | Identification |
| Pièce d'identité (type + numéro) | Texte | Si disponible | Vérification |
| Nombre de personnes dans le ménage | Nombre | Oui | Calcul des quantités |
| Adresse ou localisation | Texte | Oui | Cartographie des besoins |
| Besoins spécifiques | Cases à cocher | Oui | Adaptation de l'aide |
| Fournitures reçues (type, quantité, date) | Tableau | Oui | Traçabilité TRF |
| Signature ou empreinte digitale | Signature | Oui | Preuve de réception |
Besoins spécifiques à cocher : - [ ] Bébé (< 2 ans), besoin de lait, couches - [ ] Enfants (2-12 ans), besoin alimentaire enfant - [ ] Personne âgée (> 70 ans), besoin de médicaments, mobilité réduite - [ ] Personne handicapée, type : ___ - [ ] Femme enceinte / allaitante - [ ] Maladie chronique nécessitant un traitement, type : ___
Logistique d'enregistrement :
- 500 formulaires pré-imprimés minimum (imprimer avant la catastrophe si possible)
- Carte bénéficiaire plastifiée réutilisable (évite les doublons lors des distributions suivantes)
- Saisie tableur en fin de journée (backup numérique obligatoire)
- Statistiques quotidiennes transmises au coordinateur et au District
Horaires et rythme¶
| Paramètre | Standard recommandé |
|---|---|
| Horaires d'ouverture | 08h00 - 16h00 (8 heures maximum) |
| Briefing pré-ouverture | 07h30 (30 minutes) |
| Pause personnel | 12h00 - 13h00 (fermeture ou rotation) |
| Nettoyage et rangement | 16h00 - 17h00 |
| Rapport quotidien | 17h00 - 18h00 |
Coordination quotidienne¶
La coordination est ce qui distingue une opération humanitaire d'un chaos bien intentionné. Trois rendez-vous par jour structurent votre opération.
Briefing du matin (07h00, 30 minutes)¶
Ce briefing est obligatoire pour tous les chefs d'équipe. Les bénévoles de terrain reçoivent les instructions de leur chef d'équipe après le briefing.
| Point | Responsable | Durée |
|---|---|---|
| Résumé de la situation (évolution depuis hier, nouvelles informations) | Coordinateur catastrophes | 5 min |
| État des stocks et approvisionnements (ruptures prévues, livraisons attendues) | Responsable logistique | 5 min |
| Affectation des équipes et tâches du jour (qui fait quoi, où, jusqu'à quelle heure) | Chef d'équipe | 10 min |
| Points de sécurité (météo, zones à éviter, incidents de la veille) | Responsable sécurité | 5 min |
| Questions des chefs d'équipe | Tous | 5 min |
Sortie du briefing : Chaque chef d'équipe repart avec : 1. Sa mission du jour, par écrit 2. Son effectif confirmé 3. Ses besoins logistiques identifiés 4. Le numéro d'urgence du jour
Point de mi-journée (12h30, 15 minutes, par radio ou WhatsApp)¶
Un point rapide entre le coordinateur et chaque chef d'équipe : - Avancement par rapport aux objectifs du matin - Problèmes rencontrés nécessitant une décision - Ajustements de l'après-midi si nécessaire
Débriefing du soir (19h00, 30 minutes)¶
| Point | Contenu | Durée |
|---|---|---|
| Ce qui a bien fonctionné | Chaque chef d'équipe partage une réussite | 5 min |
| Difficultés rencontrées et solutions trouvées | Discussion collective | 10 min |
| Ajustements pour demain | Décisions du coordinateur | 5 min |
| Vérification du rapport quotidien | Chiffres, incidents, besoins | 5 min |
| Planning du lendemain annoncé | Qui, quoi, où, quand | 5 min |
Règle absolue du débriefing : Personne ne quitte le débriefing frustré et silencieux. Si un membre a un problème, il le dit maintenant. Les non-dits tuent les équipes plus vite que la fatigue.
Rapport quotidien au District¶
Le rapport quotidien est envoyé au DRO avant 20h00. Il reprend le format défini au chapitre 13. En phase de stabilisation, ajoutez :
- Évolution de la situation (amélioration, dégradation, stagnation)
- Suivi du DRG (montant reçu, montant dépensé, solde)
- Coordination avec d'autres acteurs (ONG, autorités, autres clubs)
- Prévisions à 3 jours (pas seulement demain)
- Besoins en relève (bénévoles, matériel)
Gestion financière d'urgence¶
L'argent en catastrophe est un accélérateur et un risque. Bien géré, il sauve des vies. Mal géré, il détruit la réputation du club et invalide vos demandes de financement auprès de la Fondation Rotary.
Principe fondamental : traçabilité absolue dès le premier centime¶
Il n'existe pas de « petit achat sans reçu » en opération de catastrophe. Chaque dépense est documentée. Chaque don est enregistré. Chaque distribution est tracée. Ce n'est pas de la bureaucratie, c'est la condition sine qua non pour :
- Obtenir le remboursement du DRG
- Justifier l'utilisation des dons auprès des donateurs
- Rendre des comptes aux membres du club
- Se protéger juridiquement en cas de contestation
Le registre financier de catastrophe¶
Ouvrez un registre dédié dès le premier achat. Séparez-le totalement de la comptabilité courante du club.
Format du registre :
| Date | Heure | Description | Catégorie | Fournisseur | Montant (USD) | Mode de paiement | Reçu n° | Validé par |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 10/03 | 08h30 | Eau embouteillée (200 × 1,5L) | Eau | Supermarché X | 150,00 | Espèces | R-001 | [initiales] |
| 10/03 | 10h00 | Riz 50 kg (5 sacs) | Nourriture | Grossiste Y | 125,00 | Virement | R-002 | [initiales] |
| 10/03 | 14h00 | Bâches 4×6m (10 unités) | Abris | Quincaillerie Z | 200,00 | Espèces | R-003 | [initiales] |
Catégories standard : - Eau - Nourriture - Abris - Hygiène - Santé / premiers secours - Transport / carburant - Communication - Matériel / équipement - Divers (à justifier systématiquement)
Procédure de gestion des reçus¶
- Collecte : Chaque membre qui effectue un achat rapporte le reçu original le jour même.
- Numérotation : Chaque reçu reçoit un numéro séquentiel (R-001, R-002...).
- Photographie : Chaque reçu est immédiatement photographié (backup numérique).
- Classement : Les reçus originaux sont classés dans une pochette, par date, dans l'ordre numérique.
- Saisie : Chaque reçu est saisi dans le registre financier dans les 24 heures.
- Validation : Chaque ligne du registre est visée par un second responsable (double contrôle).
Si un achat n'a pas de reçu : Le membre rédige une attestation sur l'honneur indiquant la date, le montant, la nature de l'achat et la raison de l'absence de reçu. Cela reste acceptable ponctuellement, mais ne doit pas devenir la règle.
Compte bancaire dédié aux dons¶
Si le club ouvre ses propres canaux de dons, et il le devrait pour toute opération significative, les règles sont strictes.
| Règle | Détail | Pourquoi |
|---|---|---|
| Compte séparé | Ouvert spécifiquement pour la catastrophe, distinct du compte courant du club | Transparence, traçabilité |
| Double signature | Tout retrait ou virement nécessite deux signatures (président + trésorier ou vice-président) | Prévention des abus |
| Registre des dons | Chaque don reçu est enregistré (donateur, montant, date, mode) | Remerciements, reçus fiscaux |
| Communication | Rapport mensuel aux donateurs sur l'utilisation des fonds | Confiance et transparence |
| Clôture | Le compte est clôturé et le solde affecté lorsque l'opération est terminée | Pas de fonds dormants |
Utilisation des fonds, hiérarchie de priorité :
| Priorité | Usage | % indicatif du budget |
|---|---|---|
| 1 | Achats directs pour les sinistrés (eau, nourriture, abris, hygiène) | 70-80 % |
| 2 | Logistique opérationnelle (transport, carburant, matériel) | 10-15 % |
| 3 | Communication et coordination | 3-5 % |
| 4 | Frais administratifs (impression, fournitures) | 2-5 % |
| 5 | Réserve pour imprévus | 5 % |
Ce qui ne doit JAMAIS être financé par les fonds catastrophe : - Repas ou hébergement des Rotariens qui ne sont pas en mission - Vêtements siglés ou goodies Rotary - Voyages ou déplacements non directement liés à l'opération - Frais de représentation ou de réception
Rapport financier hebdomadaire¶
Chaque semaine, le trésorier produit un rapport financier envoyé au District et présenté aux membres.
RAPPORT FINANCIER HEBDOMADAIRE
Club Rotary de [nom] — Opération [nom]
Semaine du [date] au [date]
1. FONDS DISPONIBLES
Solde début de semaine : _________ USD
Dons reçus cette semaine : _________ USD
DRG reçu : _________ USD
Autres financements : _________ USD
TOTAL DISPONIBLE : _________ USD
2. DÉPENSES DE LA SEMAINE
Eau : _________ USD
Nourriture : _________ USD
Abris : _________ USD
Hygiène : _________ USD
Santé : _________ USD
Transport / carburant : _________ USD
Matériel / équipement : _________ USD
Communication : _________ USD
Divers : _________ USD
TOTAL DÉPENSES : _________ USD
3. SOLDE
Solde fin de semaine : _________ USD
4. PROJECTION
Dépenses prévues semaine prochaine : _________ USD
Déficit anticipé : _________ USD
Besoin de financement additionnel : OUI / NON
5. NOMBRE DE REÇUS COLLECTÉS : _________
Nombre de reçus manquants : _________
Actions correctives : ________________________________
Rédigé par : _________________ (Trésorier)
Validé par : _________________ (Président)
Date : _________________
Articulation avec le Disaster Response Grant (DRG)¶
Le DRG est votre première source de financement externe. Maximum 25 000 USD, approuvé typiquement en 2 à 4 semaines par la Fondation Rotary, et en 24-48 heures sur soumission préemptive pour une tempête nommée. Il sera versé après justification de l'utilisation.
Ce que le DRG finance : - Eau potable et purification - Nourriture d'urgence - Abris temporaires et matériel de reconstruction - Fournitures médicales et d'hygiène - Vêtements et couvertures - Transport logistique - Outils et matériel de déblaiement
Ce que le DRG ne finance PAS : - Salaires des bénévoles - Équipement permanent du club - Frais de fonctionnement du club - Dons en espèces aux sinistrés (sauf cas particulier approuvé)
Séquence de demande :
- Le Président du club rédige la demande avec le DRO du District
- Le DG la transmet à la Fondation Rotary
- Approbation en 2 à 4 semaines (24-48 heures sur soumission préemptive pour une tempête nommée)
- Versement sur le compte du District ou du club
- Utilisation conforme au budget présenté
- Rapport de stewardship avec justificatifs dans les 12 mois
Astuce : Commencez à dépenser vos fonds propres immédiatement, et demandez le DRG en parallèle. N'attendez pas le DRG pour agir, les premières 72 heures n'attendent pas. Le DRG viendra rembourser vos dépenses si elles sont correctement documentées.
Quand fermer la cuisine collective, critères objectifs¶
Prolonger une cuisine au-delà du besoin, c'est entretenir la dépendance et épuiser les bénévoles. Fermer trop tôt, c'est laisser des familles sans repas. Décidez sur critères, pas au feeling.
Fermez la cuisine dès que DEUX des trois critères sont remplis :
| Critère | Seuil |
|---|---|
| Marché local fonctionnel | ≥ 80 % des commerces alimentaires de la zone ont rouvert |
| Coût unitaire cuisine | Le coût par repas dépasse le prix d'un repas équivalent acheté au marché local |
| Fréquentation | Nombre de bénéficiaires actifs < 20 % du pic observé, sur 3 jours consécutifs |
Procédure de fermeture (J-3 à J+0) : - J-3 : annoncer la date de fermeture aux bénéficiaires et partenaires (affichage, mairie, Croix-Rouge) - J-2 : orienter les bénéficiaires vulnérables restants vers les dispositifs sociaux permanents (CCAS, Croix-Rouge, banque alimentaire) - J-1 : arrêter les achats, liquider les stocks périssables (don à une association ou distribution finale) - J+0 : fermeture. Nettoyage complet, restitution du matériel prêté, bilan financier - J+7 : rapport de clôture avec photos, registre bénéficiaires, dépenses, intégré au SITREP de stabilisation
Indicateurs de suivi en phase de stabilisation¶
Affichez ces indicateurs sur un tableau dans votre QG. Mettez-les à jour quotidiennement. Ils sont votre tableau de bord.
| Indicateur | Cible | Fréquence de mesure |
|---|---|---|
| Nombre de repas servis / jour | Selon capacité installée | Quotidien |
| Litres d'eau distribués / jour | 15 L × nombre de bénéficiaires | Quotidien |
| Nombre de familles hébergées | Tous les sans-abri identifiés | Quotidien |
| Nombre de bénévoles actifs | Selon les besoins | Quotidien |
| Heures de bénévolat cumulées | À documenter (valorisation Grant) | Quotidien |
| Dépenses cumulées vs. budget | < 100 % du budget approuvé | Quotidien |
| Reçus collectés / dépenses effectuées | 100 % | Quotidien |
| Incidents de sécurité | 0 | Quotidien |
| Cas d'intoxication alimentaire | 0 | Quotidien |
| Rapport quotidien envoyé au District | Avant 20h00 chaque jour | Quotidien |
Ce chapitre vous donne le cadre opérationnel complet pour tenir pendant deux semaines. Si au bout de deux semaines la situation ne s'est pas stabilisée, c'est que l'ampleur dépasse le DCA-3. Remontez au District. Demandez de la relève. Protégez vos bénévoles. La phase de relèvement (Partie IV) prendra le relais.