Sura ya 24, Kuandika na kuripoti¶

Kwa nini ni muhimu kama hatua yenyewe¶

Umetumia wiki mbili kugawa maji, kuwapa makazi familia na kuratibu wajitoleaji. Umechoka. Jambo la mwisho unalotaka kufanya ni kujaza fomu.

Hata hivyo huu ndio wakati muhimu zaidi kwa uandikaji. Kama hutaandika sasa, mambo matatu yanatokea: 1. Wilaya yako inapoteza ustahiki wake wa TRF na haitaweza tena kupata ruzuku, kwa yeyote. 2. Wafadhili wako hawatajua kamwe fedha zao zilifanya nini, na hawatatoa tena. 3. Masomo yaliyojifunzwa yanatoweka pamoja na kumbukumbu ya washiriki.

Uandikaji si kazi ya kiutawala isiyofurahisha. Ni dhamana kwamba DRG yako inayofuata itaidhinishwa, kwamba wafadhili wako wanaofuata watakuamini, na kwamba klabu inayofuata iliyoathirika itanufaika na uzoefu wako.

Ripoti za lazima ikiwa umepokea DRG¶

Kama wilaya yako ilipata Disaster Response Grant kutoka TRF na klabu yako ilitumia fedha zote au sehemu, nidhamu ya ripoti haiwezi kujadiliwa. Sharti rasmi la TRF Terms & Conditions: ripoti ya maendeleo angalau kila miezi 12 baada ya kupokea fedha, na ripoti ya mwisho ndani ya miezi 2 baada ya kufunga mradi. Mwongozo huu unapendekeza zaidi mdundo wa ndani wenye vipimo vikali — Siku+45, miezi 6, kufunga — ambao unahakikisha hukamatwi kamwe kwa tarehe rasmi ya mwisho. Kushindwa kufikia tarehe za mwisho za TRF kunazuia ruzuku zote za baadaye kwa wilaya nzima, si tu klabu yako. Angalia toleo la sasa la T&C kwenye my.rotary.org.

Ripoti 3 za usimamizi¶

Ukaguzi wa Siku+45 (mdundo wa ndani unaopendekezwa na mwongozo huu)¶

Kipengele kinachohitajika	Maelezo
Uthibitisho wa mapokezi	Kiasi kilichopokelewa, tarehe ya mapokezi, nambari ya akaunti
Matumizi ya kwanza	Orodha ya matumizi yaliyofanywa na risiti
Mpango wa utekelezaji uliosasishwa	Marekebisho ikilinganishwa na mpango wa awali (kama inahitajika)
Wanufaika wa awali	Idadi ya watu waliosaidiwa, wasifu (familia, watoto, wazee)
Ugumu uliokabiliwa	Maelezo ya kweli ya vikwazo na suluhisho zilizozingatiwa

Kile klabu yako inaandaa kwa DRFC: - Jedwali la matumizi hadi sasa na skani/picha za risiti - Picha 5-10 za hatua zilizochukuliwa (na maelezo: nini, wapi, lini) - Idadi ya wanufaika kwa kila aina - Kidokezo cha mistari 10 kuhusu ugumu wa awali

Ripoti ya maendeleo ya TRF, isiyozidi miezi 12 baada ya mapokezi (inayopendekezwa: kutoka miezi 6)¶

Kipengele kinachohitajika	Maelezo
Matumizi ya jumla	Mgawanyo kwa mstari wa bajeti, ulinganishi wa mpango dhidi ya halisi
Wanufaika wa muda wa kati	Takwimu zilizosasishwa + picha
Maendeleo ya mradi	Hali ikilinganishwa na mpango wa awali
Risiti na hati za uthibitisho	100% ya matumizi yamethibitishwa hadi sasa
Marekebisho ya bajeti	Mabadiliko yoyote kutoka bajeti iliyoidhinishwa yanahitaji idhini ya awali kutoka TRF

Kile klabu yako inaandaa kwa DRFC: - Jedwali kamili la kifedha (mapato, matumizi kwa kila kipengele, salio) - Risiti zote halisi (skani za ubora wa juu) - Picha za kabla/baada kama zinahusika - Orodha ya wanufaika (iliyofichwa utambulisho kama inahitajika, lakini na idadi halisi) - Kidokezo kuhusu marekebisho yanayohitajika

Ripoti ya mwisho ya TRF, ndani ya miezi 2 baada ya kufunga mradi¶

Kipengele kinachohitajika	Maelezo
Taarifa kamili ya kifedha	100% ya matumizi yamethibitishwa. Hakuna hata senti moja bila risiti.
Orodha kamili ya wanufaika	Na saini kama inawezekana
Tathmini ya athari	Ya kiidadi (watu wangapi, vifaa vingapi, lita ngapi) NA ya kiubora (ushuhuda, mabadiliko yaliyoonwa)
Picha za kabla/baada	Angalau picha 10 zinazoandika mabadiliko
Ushuhuda	Ushuhuda 3-5 wa wanufaika
Masomo yaliyojifunzwa	Kilichofanya kazi, kinachoweza kuboreshwa
Kurejesha fedha	Kama fedha zozote hazikutumika, lazima zirejeshwe kwa TRF

Kile klabu yako inaandaa kwa DRFC: - Faili kamili la kifedha na orodha ya risiti - Faili la picha lililopangwa kwa mpangilio wa tarehe - Ushuhuda ulioandikwa (kwa ridhaa ya watu) - Kidokezo cha tathmini ya athari (kurasa 1-2) - Orodha ya masomo yaliyojifunzwa

Matokeo ya kutofuata¶

Ukiukaji	Matokeo ya papo hapo	Matokeo ya muda mrefu
Ukaguzi wa Siku+45 haujafikiwa (mdundo wa ndani)	Ufuatiliaji wa DRFC, kupoteza mwonekano wa fedha	Hatari ya kukosa tarehe ya mwisho ya TRF
Ripoti ya maendeleo ya TRF haijawasilishwa (miezi 12)	Kufungiwa kwa fedha zote	Kupoteza ustahiki wa wilaya
Ripoti ya mwisho haijawasilishwa	Kuzuiwa kwa ruzuku zote za baadaye za wilaya	Dai la kurejesha fedha
Matumizi yasiyothibitishwa	Ombi la hati za ziada za uthibitisho	Kurejesha kunahitajika
Fedha zilizoelekezwa mbali na kusudi lake	Kusimamishwa mara moja	Mashtaka yanawezekana

Hili si la kinadharia. Wilaya zimepoteza ustahiki wao wa TRF, na hivyo ufikiaji wa ruzuku zote, kwa sababu klabu ilishindwa kuwasilisha ripoti yake ya mwisho. Gharama ya kiutaratibu ya kuruka hatua hii ni halisi, si ya kiishara.

Ripoti za michango ya moja kwa moja (nje ya ruzuku)¶

Kama klabu yako ilipokea michango ya moja kwa moja kutoka kwa watu binafsi, biashara au klabu nyingine (bila kupitia TRF), huna wajibu wa kisheria kwa TRF. Lakini una wajibu wa kimaadili na wa kivitendo kwa wafadhili wako.

Kile lazima utoe¶

Hatua	Tarehe ya mwisho	Maudhui
Kutambua mapokezi	Saa 48 baada ya mchango	Uthibitisho wa kiasi, shukrani, ahadi ya matumizi
Ripoti ya kifedha kwa wafadhili	Siku 30 baada ya mwisho wa operesheni	Matumizi ya kila dola iliyopokelewa: jedwali la mapato/matumizi
Barua ya shukrani ya kibinafsi	Pamoja na ripoti ya kifedha	Ya kibinafsi kwa wafadhili wa zaidi ya 500 USD
Ripoti ya athari	Siku 60 baada ya mwisho	Idadi ya wanufaika, hatua zilizochukuliwa, picha (kwa ridhaa)
Risiti ya kodi	Kama inatumika chini ya sheria ya eneo	Kiasi, tarehe, utambulisho wa mfadhili, nambari ya kodi ya klabu

Kiolezo cha ripoti ya kifedha kwa wafadhili¶

RIPOTI YA KIFEDHA — OPERESHENI [JINA]
Rotary Club ya [jiji]
Kipindi: kutoka ___/___/______ hadi ___/___/______

MAPATO
─────────────────────────────────────────
Michango ya watu binafsi              _____ USD
Michango ya makampuni                 _____ USD
Michango kutoka klabu nyingine za Rotary  _____ USD
Fedha za klabu yenyewe                _____ USD
DRG TRF                               _____ USD
DDRF ya wilaya                        _____ USD
Nyingine                              _____ USD
─────────────────────────────────────────
JUMLA YA MAPATO                       _____ USD

MATUMIZI
─────────────────────────────────────────
Maji ya kunywa                        _____ USD
Chakula                               _____ USD
Makazi ya muda                        _____ USD
Vitu vya usafi                        _____ USD
Dawa                                  _____ USD
Usafirishaji na utaratibu wa vifaa    _____ USD
Mawasiliano                           _____ USD
Nyingine (fafanua)                    _____ USD
─────────────────────────────────────────
JUMLA YA MATUMIZI                     _____ USD

SALIO                                 _____ USD
Ugawaji wa salio: ________________________________

WANUFAIKA
─────────────────────────────────────────
Watu waliosaidiwa moja kwa moja       _____
Familia zilizohudumiwa                _____
Milo iliyogawiwa                      _____
Vifaa vilivyogawiwa                   _____
─────────────────────────────────────────

Imethibitishwa kuwa sahihi na:
Rais wa Klabu: _________________ Tarehe: ___/___/______
Mweka hazina: ________________________ Tarehe: ___/___/______

Service Project Center: kufanya hatua yako ionekane¶

Service Project Center (spc.rotary.org) ni jukwaa la kimataifa la RI la kuandika na kushiriki miradi ya klabu — inachukua nafasi ya Rotary Showcase tangu Agosti 2024. Kila mradi wa jibu au kupona unapaswa kuonekana pale.

Kwa nini¶

Mwonekano wa kimataifa: klabu nyingine duniani kote zitaona mradi wako na zinaweza kupata msukumo kutoka kwake
Marejeo kwa ruzuku za baadaye: unapoomba Global Grant, TRF itaona kwamba una historia ya miradi iliyoandikwa
Uaminifu: wafadhili, washirika na vyombo vya habari wanaweza kuthibitisha kile Rotary inafanya
Kumbukumbu ya kitaasisi: rais anapobadilika, mradi unabaki umeandikwa

Jinsi gani¶

Nenda spc.rotary.org (ingia na akaunti yako ya My Rotary)
Fungua Service Project Center
Bofya Add a Project
Kamilisha sehemu:
Jina la mradi
Maelezo (maneno 200-500)
Eneo la mkazo la Rotary
Eneo la kijiografia
Idadi ya wanufaika
Kiasi cha jumla
Washirika
Picha (angalau 3, kiwango cha juu 10)
Masomo yaliyojifunzwa
Chapisha

Lini: Mara tu mradi unapofungwa, au katika kila hatua kuu kwa miradi mirefu.

Uwajibikaji wa kifedha: kanuni za dhahabu¶

Ufuatiliaji kamili¶

Kila dola iliyopokelewa na kila dola iliyotumika lazima iweze kufuatiliwa. Hakuna makadirio, hakuna "gharama mbalimbali", hakuna matumizi bila risiti.

Mfumo wa kuweka faili unaopendekezwa:

FOLDA YA OPERESHENI [JINA]
├── 01-MAPATO/
│   ├── Michango-ya-watu-binafsi/
│   ├── Michango-ya-makampuni/
│   ├── Michango-ya-klabu/
│   ├── DRG/
│   └── DDRF/
├── 02-MATUMIZI/
│   ├── Maji/
│   ├── Chakula/
│   ├── Makazi/
│   ├── Usafi/
│   ├── Dawa/
│   ├── Usafirishaji/
│   └── Nyingine/
├── 03-PICHA/
│   ├── Kabla/
│   ├── Wakati/
│   └── Baada/
├── 04-WANUFAIKA/
│   ├── Orodha/
│   └── Ushuhuda/
├── 05-RIPOTI/
│   ├── Ripoti-ya-awali/
│   ├── Ripoti-ya-kati/
│   └── Ripoti-ya-mwisho/
└── 06-URATIBU/
    ├── SITREP/
    ├── Kumbukumbu-za-mikutano/
    └── Mawasiliano-ya-wilaya/

Kanuni 7 za usimamizi wa kifedha¶

Akaunti tofauti: Fungua akaunti ndogo au mstari wa uhasibu maalum kwa operesheni ya janga. Usichanganye na akaunti ya sasa ya klabu.
Saini maradufu: Matumizi yoyote zaidi ya 500 USD yanahitaji saini mbili (rais + mweka hazina, au mweka hazina + mratibu wa majanga).
Risiti za utaratibu: Hakuna matumizi bila risiti. Piga picha kila risiti siku ile ile. Hifadhi katika wingu papo hapo.
Hakuna fedha taslimu zaidi ya 200 USD: Pendelea uhamishaji wa benki na hundi kwa ufuatiliaji. Kama fedha taslimu ndiyo njia pekee (maeneo yaliyotengwa), muagize msambazaji atie saini risiti.
Orodha ya vitu vilivyogawiwa: Kila kifaa, kila turubai, kila kifurushi cha chakula kilichogawiwa kinaandikwa katika rejista ya wanufaika na jina (au nambari) ya mnufaika.
Ripoti ya kila mwezi kwa mweka hazina: Hata katikati ya operesheni, mratibu wa majanga anafanya ukaguzi wa kifedha wa kila mwezi na mweka hazina wa klabu.
Kuhifadhi kwa miaka 7: Weka hati zote za kifedha kwa kiwango cha chini cha miaka 7 (sharti la TRF na sharti la kisheria katika mamlaka nyingi).

Orodha ya ukaguzi ya uandikaji¶

Wakati wa operesheni (kila siku)¶

Picha zimepigwa na maelezo (nini, wapi, lini)
Risiti za matumizi zimepigwa picha na kuhifadhiwa katika wingu
Rejista ya wanufaika imesasishwa
SITREP imetumwa kwa DRO wa wilaya

Baada ya operesheni¶

Ripoti za DRG ziko sasa (maendeleo ya TRF ≤ miezi 12, mwisho ≤ miezi 2 baada ya kufunga; ukaguzi wa ndani wa Siku+45 unapendekezwa)
Ripoti ya kati imewasilishwa (kama DRG imepokelewa, katika M+6)
Ripoti ya mwisho imewasilishwa (kama DRG imepokelewa, wakati wa kufunga)
Ripoti ya kifedha imetumwa kwa wafadhili wa moja kwa moja
Barua za shukrani zimetumwa
Risiti za kodi zimetolewa (kama zinatumika)
Mradi umeandikwa katika Service Project Center
Risiti zote zimehifadhiwa (za kimwili na za kidijitali)
Faili kamili limepelekwa kwa rais anayefuata