Sura ya 18, Wilaya: mshirika wako wa kwanza¶
Kile wilaya inafanya kwa ajili ya klabu yako¶
Wewe ni klabu ya Rotary. Una wanachama 30, 50, labda 80. Una fedha benki, ujuzi, nia njema. Lakini janga linapotokea, unagundua haraka mipaka mitatu: bajeti yako haitoshi kwa jibu zito, huna ufikiaji wa moja kwa moja wa ruzuku za Rotary Foundation, na huwezi kuratibu peke yako na klabu nyingine 40 katika eneo lako la kijiografia.
Hilo ndilo hasa jukumu la wilaya. Haipo ili kukuongoza, ipo ili kufungua kile usichoweza kufungua peke yako.
Majukumu 5 halisi ya wilaya katika janga¶
| Jukumu | Maana yake kwa klabu yako |
|---|---|
| Ufikiaji wa ufadhili wa TRF | Wilaya pekee ndiyo inaweza kuwasilisha Disaster Response Grant. Klabu yako inatoa tathmini ya uwanjani; wilaya inawasilisha na kupokea fedha. |
| Uratibu kati ya klabu | Kama klabu 6 zimeathirika, wilaya inazuia kila moja isinunue turubai 200 wakati hakuna anayegawa maji. |
| District Disaster Relief Fund (DDRF) | Fedha za wilaya yenyewe, zinapatikana papo hapo, hakuna haja ya kusubiri TRF. |
| Uhusiano na RAGs na Zone | Wilaya ina mawasiliano ya moja kwa moja na DNA-RAG, ShelterBox, mratibu wa Zone. |
| Mawasiliano yaliyounganishwa | Ujumbe mmoja kwa RI, vyombo vya habari, klabu zisizoathirika. Kuchanganyikiwa kidogo, athari zaidi. |
Wahusika wakuu wa wilaya¶
Watu watatu ni wazungumzaji wako wa moja kwa moja katika janga:
District Disaster Relief Officer (DRO), Huyu ndiye simu yako ya kwanza. Anaratibu jibu la kiutendaji, akiwa daraja kati ya klabu zilizoathirika na rasilimali zinazopatikana. Kama wilaya yako haina DRO, Gavana (DG) anachukua jukumu hili.
District Rotary Foundation Committee Chair (DRFC), Anashughulikia uhusiano na TRF. Anaandaa na kutia saini kwa pamoja maombi ya Disaster Response Grant. Kama DRFC hafikiki katika saa za mwanzo, ombi lolote la ufadhili linazuiwa.
District Governor (DG), Anaamsha viwango vya tahadhari, anatia saini kwa pamoja ruzuku, na anahamasisha rasilimali kutoka wilaya nzima. Pia ndiye kiungo kwa mratibu wa Zone kwa majanga yanayovuka mipaka ya wilaya.
Hatua ya papo hapo: Kama humjui binafsi DRO na DRFC wako, wapigie simu wiki hii. Hifadhi nambari zao za simu za mkononi katika simu yako mwenyewe, si tu katika orodha ya wilaya.
Viwango 3 vya kuamsha: DCA-3, DCA-2, DCA-1¶
Wilaya inafanya kazi kwa mizani ya kuamsha ya viwango vitatu. Nambari inavyokuwa kubwa zaidi, ndivyo janga linavyokuwa zito zaidi. Kila kiwango kinafungua rasilimali na wajibu tofauti.
Muhtasari¶
| Kiwango | Ukubwa | Kichocheo | Kinachobadilika kwa klabu yako |
|---|---|---|---|
| DCA-3 | Tukio la eneo | Tukio linaloweza kudhibitiwa na klabu peke yake | Klabu inatenda kwa fedha zake. Wilaya inaarifiwa kwa rekodi. |
| DCA-2 | Klabu imezidiwa | Janga la eneo, klabu 1 hadi chache zimeathirika, au tishio lililotambuliwa (kimbunga chenye jina, tahadhari ya tetemeko) | DRO anafanya mawasiliano ya kila siku. Tathmini ya haraka inaanzishwa. DRG (kiwango cha juu 25,000 USD) katika maandalizi. ShelterBox iko katika tahadhari. |
| DCA-1 | Kubwa | Wilaya kadhaa zimeathirika, mahitaji yanazidi wilaya | Rasilimali zote zinahamasishwa. DRG inawasilishwa ndani ya saa 48. DNA-RAG inaamshwa. Uratibu wa Zone + RI. Global Grant ya kuandaa. |
DCA-3, Klabu inashughulikia peke yake¶
Klabu inatenda kwa rasilimali zake zenyewe (fedha za dharura, wajitoleaji wanachama, vifaa vya wanachama). Wilaya inaarifiwa kwa ufuatiliaji lakini haiamshi chochote.
Kile klabu yako inafanya katika DCA-3: - Inaamsha mpango wake wa ndani wa dharura - Inaandika tukio (picha, orodha ya hatua, matumizi) - Inatuma SITREP kwa DRO ndani ya saa 24, kwa rekodi na takwimu za wilaya - Inaendelea kudumisha mpango wake wa dharura na mafunzo
DCA-2, Kuamsha kwa wilaya¶
DCA-2 inachochewa wakati janga linapoathiri klabu moja au chache zenye mahitaji yanayozidi fedha zao wenyewe, au wakati tishio kubwa linapotambuliwa (kimbunga kinachokaribia, hatari ya mafuriko ya msimu).
Kile wilaya inafanya katika DCA-2:
- DRC (Disaster Response Committee) inaitwa katika kikao cha dharura
- DRO anaingia katika mawasiliano ya kila siku na klabu zilizoathirika
- Tathmini ya mahitaji na rasilimali zinazopatikana
- Uamuzi kuhusu uwasilishaji wa DRG
- DDRF inafunguliwa na DG (saini moja, muda < saa 24)
- ShelterBox inawekwa katika tahadhari kama kuna hatari ya makazi (rotaryrequest@shelterbox.org)
Kile klabu yako inafanya katika DCA-2: - Inatuma SITREP yake kwa DRO ndani ya saa 6 - Inaandaa tathmini ya uwanjani (angalia Kiambatisho A, fomu 2) - Inakadiria bajeti ya awali kwa hatua za dharura - Inatambua wanachama wanaopatikana kwa saa 72 zijazo
DCA-1, Janga kubwa¶
DCA-1 ni kiwango cha juu zaidi. Kinamaanisha janga linazidi uwezo wa kawaida wa wilaya, linaathiri wilaya kadhaa, au linahitaji msaada wa kimataifa.
Kile wilaya inafanya katika DCA-1: - Disaster Response Committee inaamshwa na DG - Rasilimali zote za wilaya zinahamasishwa - DRG inawasilishwa papo hapo - ShelterBox inawasiliwa kwa ajili ya kupeleka - DNA-RAG inaarifiwa na iko katika uratibu wa vitendo - Uratibu na Mkurugenzi wa Zone - Mawasiliano ya umma yanaanzishwa - Ripoti za kila siku kwa RI
Kile klabu yako inafanya katika DCA-1: - Inatekeleza mpango wake wa dharura - Inatuma SITREP kila saa 6 (awamu ya papo hapo), kisha kila siku - Inafuata maelekezo ya uratibu kutoka DRO, hakuna hatua ya pekee - Inaandika kila kitu: picha, risiti, orodha za wanufaika - Inahamasisha mitandao yake ya kitaalamu kusaidia uratibu wa wilaya
Kupata Disaster Response Grant: utaratibu kutoka mtazamo wa klabu¶
Disaster Response Grant (DRG) ni njia ya jibu la haraka ya The Rotary Foundation. Kiwango cha juu 25,000 USD kwa ombi, inashughulikiwa katika wiki 2 hadi 4. Ni njia yako ya kwanza ya kifedha ya nje baada ya janga.
Jambo muhimu: wewe hauwasilishi DRG¶
Klabu haiwezi kuwasilisha DRG moja kwa moja. Wilaya (DG + DRFC kwa pamoja) inawasilisha. Jukumu lako ni kutoa tathmini ya uwanjani, data, picha, na kuvitoa haraka.
Hatua kwa hatua, kutoka mtazamo wa klabu¶
HATUA 1 — TATHMINI (D+0 hadi D+3)
Unafanya wewe.
└── Tathmini ya haraka ya mahitaji uwanjani
└── Kadirio la awali la bajeti
└── Picha na uandikaji wa awali
└── Vipeleke vyote kwa DRO na DRFC wa wilaya
HATUA 2 — WILAYA INAANDAA (D+3 hadi D+7)
DRFC anafanya.
└── Uandaaji wa faili kwenye MyRotary (Submittable)
└── Ufikiaji: my.rotary.org → Grants → Apply for Grant → Disaster Response Grant
└── Data yako ya uwanjani inajumuishwa katika fomu
HATUA 3 — UTHIBITISHO NA UWASILISHAJI (D+7 hadi D+10)
DG na DRFC wanafanya.
└── DG anathibitisha na kutia saini kwa pamoja ombi
└── Uwasilishaji kupitia Submittable au barua pepe: grants@rotary.org
└── Nambari ya faili ya Submittable inatolewa
HATUA 4 — USHUGHULIKIAJI WA TRF (D+10 hadi D+28)
TRF inafanya.
└── Tathmini ya ombi (kwa kawaida wiki 2-4)
└── Ombi linalowezekana la taarifa za ziada
└── Uamuzi na taarifa kwa barua pepe
HATUA 5 — MAPOKEZI NA UTEKELEZAJI
Wewe na wilaya mnafanya.
└── Fedha zinahamishiwa kwenye akaunti ya USD ya wilaya
└── Wilaya inakugawia fedha kulingana na mpango ulioidhinishwa
└── Unatekeleza uwanjani
└── Unaandika kila matumizi (risiti za lazima)
HATUA 6 — RIPOTI ZA USIMAMIZI
Wewe na wilaya mnafanya.
└── Sharti la TRF (DRG T&C): ripoti ya maendeleo angalau kila miezi 12 baada ya kupokea fedha, ripoti ya mwisho ndani ya miezi 2 baada ya kufunga mradi
└── Mdundo wa ndani unaopendekezwa na mwongozo huu: ukaguzi Siku+45, kisha miezi 6
Nyakati za kawaida¶
| Hatua | Muda wa kawaida |
|---|---|
| Uandaaji wa faili (wilaya + klabu) | Siku 3-7 |
| Ushughulikiaji wa TRF | Wiki 2-4 |
| Uhamishaji wa fedha baada ya idhini | Siku 5-10 za kazi |
| Muda wa jumla hadi kupokea fedha | Wiki 2-4 baada ya uwasilishaji kamili |
Uwasilishaji wa mapema kwa vimbunga¶
TRF inaruhusu uwasilishaji wa DRG kabla ya athari ya kimbunga wakati mwelekeo una uhakika wa kutosha. Hii ni faida kubwa.
- Uwasilishaji unawezekana hadi saa 72-48 kabla ya athari inayotarajiwa
- Uthibitisho unaohitajika: ufuatiliaji wa mwelekeo wa NOAA/NHC
- Ruzuku inaidhinishwa tu baada ya uthibitisho wa athari
- Matokeo: fedha zinapatikana ndani ya saa 24-48 baada ya athari badala ya wiki 2-4 za kawaida
Chanzo. Uwasilishaji wa kabla ya athari unadhibitiwa na Disaster Response Grant Terms and Conditions zilizochapishwa na The Rotary Foundation na zinazopatikana kwenye my.rotary.org. Ustahiki, tarehe za mwisho, na hati zinazohitajika zinawekwa na hati hiyo, thibitisha toleo linalotumika kabla ya kuamsha itifaki, kwa kuwa TRF hurekebisha masharti haya mara kwa mara.
Hatua kwa klabu yako: Kama upo katika eneo la vimbunga, muombe DRFC wako kuandaa faili la DRG lililojazwa mapema na taarifa za kudumu za wilaya (akaunti ya benki, mawasiliano, maelezo ya eneo). Kimbunga kinapokaribia, kinachobaki ni kujaza data mahususi.
DRG: matumizi yanayostahiki na yasiyostahiki¶
Kabla ya kuwasilisha kadirio lako la bajeti kwa wilaya, thibitisha kwamba kila kipengele cha matumizi kinastahiki. Bajeti inayojumuisha matumizi yasiyostahiki inachelewesha au kuzuia ruzuku.
Matumizi yanayostahiki¶
| Aina | Mifano |
|---|---|
| Maji ya kunywa | Kununua maji ya chupa, mifumo ya kusafisha, vyombo, usafirishaji |
| Chakula | Vyakula visivyoharibika, vifaa vya chakula, uandaaji na ugawaji |
| Makazi ya muda | Mahema, turubai, vifaa vya muda (kama havitolewi na ShelterBox) |
| Vitu vya usafi | Vifaa vya usafi, sabuni, bidhaa za usafi |
| Dawa | Vifaa vya matibabu, dawa za dharura, huduma za msingi |
| Usafishaji na kifusi | Vifaa vya kuondoa kifusi, zana, glavu, buti |
| Usafirishaji na utaratibu wa vifaa | Usafirishaji unaohusiana moja kwa moja na ugawaji wa misaada |
| Mawasiliano ya dharura | Redio, vifaa vya mawasiliano |
| Nguo na blanketi | Vitu vya lazima ya msingi kwa waathirika |
Matumizi yasiyostahiki¶
| Aina | Kwa nini | Mbadala |
|---|---|---|
| Ujenzi wa kudumu | Uko chini ya Global Grant | Panga Global Grant kwa awamu ya kupona |
| Mishahara ya kudumu | Hakuna ufadhili wa wafanyakazi | Tumia wajitoleaji wa Rotary |
| Magari yaliyonunuliwa | Ununuzi wa kudumu, si wa dharura | Kukodisha magari (kunastahiki) |
| Gharama za utawala za wilaya | Nje ya wigo wa DRG | Bajeti ya uendeshaji wa wilaya |
| Michango ya fedha taslimu moja kwa moja | Hakuna ufuatiliaji | Nunua na ugawe bidhaa |
Sababu 10 za mara kwa mara za kukataliwa¶
Makosa haya yanaweza kuepukika. Kila moja yao imesababisha ucheleweshaji wa wiki, hata kukataliwa, kwa wilaya zilizohitaji fedha kwa haraka.
| # | Kosa | Athari | Kile klabu yako inaweza kufanya |
|---|---|---|---|
| 1 | Wilaya haijastahili | Kuzuiwa moja kwa moja kwa ombi | Thibitisha na DRFC kwamba ustahiki uko sasa KABLA ya msimu wa majanga |
| 2 | Uandikaji usiokamilika | Kurudishwa kwa kukamilisha, ucheleweshaji wa wiki 2-3 | Toa kwa wilaya: picha, maelezo ya kina, kadirio la wanufaika |
| 3 | Bajeti ya mstari mmoja | TRF inahitaji mgawanyo wa vipengele | Gawa: maji (X USD), chakula (X USD), makazi (X USD), usafirishaji (X USD) |
| 4 | Fomu isiyo sahihi | DRG badala ya Global Grant, au kinyume chake | DRG = dharura (miezi 0-6, kiwango cha juu 25,000 USD). Global Grant = kupona (miezi 6-24, 30,000+ USD) |
| 5 | Matumizi yasiyostahiki katika bajeti | Kukataliwa au ombi la marekebisho | Rejea orodha iliyo hapo juu kabla ya kumalizia kadirio lako |
| 6 | Uwasilishaji na klabu badala ya wilaya | Kukataliwa kwa utaratibu | Wasiliana mara moja na DRFC na DG wako. Wewe unatoa data, wao wanawasilisha |
| 7 | Ripoti za awali za usimamizi zimechelewa | Inazuia ombi lolote jipya | Mtahadharishe DRFC wako kama unajua ripoti za ruzuku za awali zimechelewa |
| 8 | Hakuna saini ya pamoja ya DG/DRFC | Faili isiyokamilika, imezuiwa | Mtaarifu DG kutoka saa za kwanza ili abaki anapatikana |
| 9 | Idadi ya wanufaika haijakadiriwa | TRF haiwezi kutathmini uwiano wa gharama/mnufaika | Hata kwa makadirio, toa takwimu kwa msingi wa data ya uwanjani |
| 10 | Akaunti ya benki ya USD ya wilaya haifanyi kazi | Haiwezekani kuhamisha fedha | Thibitisha na mweka hazina wa wilaya kwamba akaunti inatumika |
Pendekezo: Kabla ya msimu wa majanga (Juni-Novemba kwa Atlantiki, mwaka mzima katika maeneo ya matetemeko), fanya "ukaguzi wa kabla ya msimu" na DRFC wako, ukithibitisha pointi hizi 10. Wilaya iliyoandaliwa inawasilisha DRG ndani ya saa 48. Wilaya isiyoandaliwa inachukua wiki 2-3, na tofauti hupimwa kwa maisha.
Kupata msaada kutoka klabu nyingine¶
Janga linapozidi uwezo wako, wilaya inaamsha mshikamano kati ya klabu. Njia tatu halisi.
Uundaji wa marika wa dharura¶
Wilaya inaweza kuunganisha klabu yako iliyoathirika na klabu moja au kadhaa zisizoathirika kutoka wilaya ile ile au wilaya jirani. Klabu iliyounganishwa inatoa: - Fedha (uchangishaji wa mara moja uliopigiwa kura katika mkutano) - Wajitoleaji (waliopelekwa katika eneo lako kulingana na mahitaji yako) - Vifaa (jenereta, pampu, zana, mahema yaliyohifadhiwa) - Utaalamu (kama unakosa mhandisi wa miundo au daktari, klabu nyingine inaweza kuwa nao)
Jinsi ya kuiamsha: Muombe DRO wa wilaya. Anatangaza mwito kwa klabu zenye mahitaji yako halisi (si mwito usio wazi, mahitaji yaliyokadiriwa kwa idadi).
Wajitoleaji kutoka klabu nyingine¶
Wanachama wa klabu nyingine wanaweza kupelekwa katika eneo lako. Ili ifanye kazi: - Wanajisajili na DRO (si kwa njia ya kujitegemea) - Klabu yako inawapa msimamizi wa mapokezi na kazi mahususi - Wanaleta utaratibu wao wa vifaa (usafirishaji, chakula, malazi kama inawezekana) - Wanafuata maelekezo yako ya uratibu, si yao
Kuchangia vifaa¶
Klabu kadhaa katika wilaya ile ile zinaweza kujenga hifadhi ya pamoja ya vifaa vya dharura (turubai, pampu, jenereta, vifaa vya usafi). Wilaya inadumisha orodha ya vifaa. Katika tukio la janga, vifaa vinapelekwa katika eneo lililoathirika.
Kile klabu yako inaweza kutoa kama malipo: Klabu nyingine inapoathirika, wewe ndiwe utakayetuma wajitoleaji, vifaa na fedha. Hii ndiyo kanuni ya mtandao: unachangia wakati wa kawaida, unavuta wakati wa mgogoro.
Orodha ya ukaguzi: andaa uhusiano na wilaya kabla ya janga¶
- ☐ Nambari za simu binafsi za DRO, DRFC na DG zimehifadhiwa katika simu yako
- ☐ Ushiriki katika angalau mafunzo moja ya wilaya kwa mwaka kuhusu jibu la majanga
- ☐ Mchango wa kila mwaka kwa DDRF (hata mdogo)
- ☐ Faili la DRG lililojazwa mapema (taarifa za kudumu za wilaya) limehifadhiwa katika kifaa cha dharura
- ☐ Orodha ya ujuzi wa wanachama imepelekwa kwa DRO wa wilaya
- ☐ Ushiriki katika jaribio la kila mwaka la orodha ya kupiga simu
- ☐ Ujuzi wa klabu jirani zinazoweza kutoa msaada (au kuuhitaji)