Kiambatisho A, Fomu za Uendeshaji¶

Jinsi ya kutumia: Fomu hizi 11 zimeundwa ili kunakiliwa (photocopy) na kutumiwa uwandani. Zichape KABLA ya janga. Weka nakala 20 za kila moja katika kifurushi chako cha dharura. Kila fomu inafanya kazi kwenye karatasi (kwa mkono) au kidijitali (PDF inayojazwa).

Ulinzi wa data: Fomu 3 (wanufaika) na 5 (wajitolea) zina data binafsi. Tekeleza kanuni za ulinzi wa data kutoka katika kisanduku cha fomu 3: idhini ya taarifa, mshikaji mmoja wa daftari, uwasilishaji uliojumlishwa, uhifadhi chini ya kufuli na uharibifu salama wakati wa kufunga (angalia pia kadi F2).

Jedwali la fomu¶

SITREP, Ripoti ya Hali
Tathmini ya Haraka ya Mahitaji
Daftari la Wanufaika
Kumbukumbu ya Kifedha ya Kila Siku
Usajili wa Wajitolea
Ufuatiliaji wa Michango na Zawadi
Taarifa kwa Vyombo vya Habari na Mitandao ya Kijamii
Mkataba wa Ushirikiano na NGO (MOU)
Ripoti ya Baada ya Hatua (AAR)
Mti wa Maamuzi ya Ufadhili
Sensa ya Hali ya Wanachama

Form 1, SITREP, Ripoti ya Hali¶

Marudio: Kila saa 6 (Awamu ya 1), kisha kila siku (Awamu ya 2), kisha kila wiki (Awamu ya 3). Imejazwa na: Mratibu wa Janga wa Klabu au DRO wa Wilaya. Wapokeaji: Wilaya (DRO), Kanda, DNA-RAG ikiwa imeamilishwa.

SITREP Na. _ | Tarehe: /_/_ | Saa: :____¶

Klabu / Wilaya: ___________

Mwandishi wa ripoti: ____ Simu: ______

Aina ya janga: ______

Kiwango cha uamilisho: ☐ Klabu peke yake ☐ DCA-3 ☐ DCA-2 ☐ DCA-1

Mapendekezo ya kifedha (yataangaliwa na mwandishi): ☐ Hakuna ufadhili wa nje unaohitajika ☐ DDRF ya Wilaya ☐ DRG itawasilishwa ☐ Mfuko wa Kanda ☐ Global Grant itaanzishwa

A, Hali ya jumla¶

Kipengele	Data
Eneo la kijiografia lililoathirika	__________
Jumla ya idadi ya watu walioathirika	__________
Idadi ya vifo vilivyothibitishwa	__________
Idadi ya waliojeruhiwa	__________
Idadi ya watu waliohamishwa	__________
Idadi ya nyumba zilizoharibiwa kabisa	__________
Idadi ya nyumba zilizoharibiwa	__________
Miundombinu muhimu isiyofanya kazi	__________

B, Hali ya huduma muhimu¶

Huduma	Inafanya kazi	Kwa sehemu	Haifanyi kazi
Maji ya kunywa	☐	☐	☐
Umeme	☐	☐	☐
Mtandao wa simu	☐	☐	☐
Barabara kuu	☐	☐	☐
Hospitali / kituo cha afya	☐	☐	☐
Shule	☐	☐	☐
Soko / ugavi	☐	☐	☐

C, Hatua za Rotary zinazoendelea¶

Hatua	Mwenye jukumu	Idadi ya wanufaika	Hali
________	______	___	☐ Inaendelea ☐ Imekamilika
________	______	___	☐ Inaendelea ☐ Imekamilika
________	______	___	☐ Inaendelea ☐ Imekamilika
________	______	___	☐ Inaendelea ☐ Imekamilika
________	______	___	☐ Inaendelea ☐ Imekamilika
________	______	___	☐ Inaendelea ☐ Imekamilika

D, Mahitaji ya haraka yasiyotimizwa¶

Kipaumbele	Hitaji	Kiasi kinachokadiriwa	Uharaka
1	________	___	☐ Muhimu sana ☐ Haraka ☐ Wastani
2	________	___	☐ Muhimu sana ☐ Haraka ☐ Wastani
3	________	___	☐ Muhimu sana ☐ Haraka ☐ Wastani
4	________	___	☐ Muhimu sana ☐ Haraka ☐ Wastani
5	________	___	☐ Muhimu sana ☐ Haraka ☐ Wastani

E, Rasilimali zinazopatikana¶

Rasilimali	Kiasi	Chanzo
Fedha zinazopatikana (klabu/wilaya)	_____ USD	________
Wajitolea wanaofanya kazi	_____	________
Magari	_____	________
Akiba za dharura	_____	________

F, Hatua zinazofuata (saa 6-24 zijazo)¶

G, Maombi kwa ngazi ya juu¶

☐ Hakuna ombi

☐ Uamilisho wa DCA ya juu → uthibitisho: _________

☐ Ombi la DRG → kiasi kinachokadiriwa: _____ USD

☐ Uamilisho wa RAG → ni ipi: ____________

☐ Nyingine: ___________

Saini: ____ Tarehe/Saa: _____

Form 2, Tathmini ya Haraka ya Mahitaji¶

Lini: Ndani ya saa 6 za kwanza baada ya janga. Na nani: Timu ya tathmini ya klabu (angalau watu 2). Muda: Saa 1 hadi 3 uwandani.

Tarehe: _//_ Saa ya kuanza: _: Saa ya kumaliza: _:

Watathmini: 1. ____ 2. ____

Eneo lililotathminiwa: ___________

GPS (ikiwa inapatikana): Lat: ___ Long: _____

Kipeo 1, Idadi ya watu walioathirika¶

Kundi	Idadi inayokadiriwa
Familia zilizoathirika	______
Watu walioathirika (jumla)	______
Watoto (miaka 0-5)	______
Watoto (miaka 6-17)	______
Wanawake wajawazito / wanaonyonyesha	______
Wazee (65+)	______
Watu wenye ulemavu	______
Watu waliofariki	______
Watu waliojeruhiwa	______
Watu waliopotea	______

Kipeo 2, Makazi / hifadhi¶

Hali	Idadi ya nyumba
Zilizoharibiwa kabisa	______
Zilizoharibiwa kwa sehemu (zinazokalika)	______
Zilizoharibiwa kwa sehemu (zisizokalika)	______
Salama	______

Makazi ya dharura yanahitajika kwa: ______ familia

Maeneo yanayowezekana yaliyobainishwa: __________

Kipeo 3, Maji na usafi wa mazingira (WASH)¶

Kipengele	Ndio	Hapana	Kwa sehemu
Upatikanaji wa maji ya kunywa	☐	☐	☐
Mtandao wa maji unaofanya kazi	☐	☐	☐
Vyoo / vyoo vinavyotumika	☐	☐	☐
Hatari ya uchafuzi wa maji	☐	☐	☐
Mfumo wa kutupa taka unaofanya kazi	☐	☐	☐

Lita za maji ya kunywa zinazohitajika / siku: ______

Kipeo 4, Chakula¶

Kipengele	Ndio	Hapana	Maelezo
Akiba za chakula zinazopatikana katika eneo	☐	☐	Kwa siku ___
Soko la eneo linalofanya kazi	☐	☐	______
Ugavi wa nje unawezekana	☐	☐	______
Jikoni ya jamii inawezekana	☐	☐	______

Idadi ya milo / siku inayohitajika: ______

Kipeo 5, Afya¶

Kipengele	Ndio	Hapana	Maelezo
Kituo cha afya kinachofanya kazi karibu	☐	☐	______
Wafanyakazi wa matibabu wanaopatikana	☐	☐	______
Dawa zinazopatikana	☐	☐	______
Hatari ya mlipuko wa ugonjwa iliyobainishwa	☐	☐	______
Wanawake/watoto wanaohitaji matibabu ya haraka	☐	☐	Idadi: _______

Kipeo 6, Miundombinu¶

Miundombinu	Inafanya kazi	Imeharibiwa	Imeharibiwa kabisa
Barabara kuu	☐	☐	☐
Daraja (madaraja)	☐	☐	☐
Umeme	☐	☐	☐
Simu ya mezani	☐	☐	☐
Mtandao wa simu	☐	☐	☐
Intaneti	☐	☐	☐

Kipeo 7, Ufikiaji¶

Ufikiaji wa eneo kwa: ☐ Barabara ☐ Njia ☐ Kwa miguu tu ☐ Maji

Muda wa kufika kutoka klabu: ______ saa

Vikwazo vilivyobainishwa: ___________

Kipeo 8, Usalama¶

Kipengele	Ndio	Hapana	Maelezo
Eneo ni salama kwa waokoaji	☐	☐	______
Hatari za pili (mitetemeko ya baadaye, mafuriko, maporomoko ya ardhi)	☐	☐	______
Uwepo wa vyombo vya kutekeleza sheria	☐	☐	______
Hatari ya uporaji iliyoripotiwa	☐	☐	______
Ufikiaji salama kwa ugawaji	☐	☐	______

Mahitaji ya kipaumbele ya haraka (panga 1 hadi 10)¶

Cheo	Hitaji
___	Maji ya kunywa
___	Chakula
___	Hifadhi za dharura / turubai
___	Matibabu
___	Nguo / blanketi
___	Vitu vya usafi
___	Uhamishaji
___	Utafutaji na uokoaji
___	Msaada wa kisaikolojia
___	Nyingine: ________

Mashirika yaliyopo tayari¶

Shirika	Aina ya msaada	Mawasiliano
________	________	______
________	________	______
________	________	______
________	________	______

Uchunguzi na picha¶

Maelezo ya uwandani: ___________

Picha zilizopigwa: ☐ Ndio (idadi: _____) ☐ Hapana

Saini ya mtathmini 1: ___ Tarehe: ______

Saini ya mtathmini 2: ___ Tarehe: ______

Form 3, Daftari la Wanufaika¶

Matumizi: Andika kila ugawaji wa msaada. Fomu moja kwa kila kituo cha ugawaji kwa siku. Ni lazima kwa ripoti za usimamizi za TRF.

Kichwa cha ugawaji¶

Tarehe: _//_ Mahali pa ugawaji: _______

Aina ya msaada uliogawiwa: ____________

Meneja wa ugawaji: ____ Klabu: ______

Ufadhili: ☐ Fedha za klabu ☐ DRG ☐ DDRF ☐ Global Grant ☐ Michango ya moja kwa moja ☐ Nyingine

Orodha ya wanufaika¶

Ulinzi wa data — ni lazima. Daftari hili lina data binafsi za watu walio katika mazingira magumu. Kanuni zisizojadiliwa: (1) mjulishe kila mtu kuhusu matumizi ya data (uthibitisho wa msaada kwa Rotary Foundation) na upate makubaliano yao — msaada hautegemei kamwe kusaini; (2) mtu mmoja anashikilia daftari (msimamizi aliyeteuliwa), kamwe si picha ya daftari kwenye mitandao ya kijamii au vikundi vya WhatsApp; (3) uhifadhi chini ya kufuli, uwasilishaji kwa wilaya kwa mfumo uliojumlishwa (idadi, si majina) isipokuwa iombwe waziwazi na TRF; (4) uharibifu salama wa nakala za asili wakati wa kufunga ruzuku, kulingana na muda unaohitajika na TRF na sheria za mahali (GDPR barani Ulaya); (5) kamwe usiache orodha yenye majina inayoweza kufikiwa ya watu walio katika mazingira magumu (wanawake wasio na waume, watoto wadogo) — ni zana ya kulenga kwa wafanyabiashara haramu wa binadamu (angalia kadi F2).

Na.	Jina kamili	Idadi ya watu katika kaya	Mahali / anwani	Mahitaji yaliyobainishwa	Msaada uliopokelewa (aina + kiasi)	Saini au alama ya kidole
1	______	_____	______	______	______	_______
2	______	_____	______	______	______	_______
3	______	_____	______	______	______	_______
4	______	_____	______	______	______	_______
5	______	_____	______	______	______	_______
6	______	_____	______	______	______	_______
7	______	_____	______	______	______	_______
8	______	_____	______	______	______	_______
9	______	_____	______	______	______	_______
10	______	_____	______	______	______	_______
11	______	_____	______	______	______	_______
12	______	_____	______	______	______	_______
13	______	_____	______	______	______	_______
14	______	_____	______	______	______	_______
15	______	_____	______	______	______	_______
16	______	_____	______	______	______	_______
17	______	_____	______	______	______	_______
18	______	_____	______	______	______	_______
19	______	_____	______	______	______	_______
20	______	_____	______	______	______	_______
21	______	_____	______	______	______	_______
22	______	_____	______	______	______	_______
23	______	_____	______	______	______	_______
24	______	_____	______	______	______	_______
25	______	_____	______	______	______	_______

Muhtasari wa ugawaji¶

Kipengele	Jumla
Jumla ya idadi ya wanufaika	______
Jumla ya idadi ya kaya zilizohudumiwa	______
Jumla ya kiasi kilichogawiwa	______
Thamani inayokadiriwa (USD)	______
Akiba iliyobaki	______

Maelezo: __________

Saini ya meneja: __ Saini ya shahidi: ______

Form 4, Kumbukumbu ya Kifedha ya Kila Siku¶

Matumizi: Kumbukumbu ya fedha taslimu iliyotengwa kwa janga. Fomu moja kwa siku. Saini mbili ni lazima kwa gharama yoyote > 100 USD.

Kumbukumbu ya kifedha, Tarehe: _//_¶

Klabu / Wilaya: ____ Mweka hazina: ______

Akaunti maalum ya janga Na.: ________

Salio la kufungua¶

Chanzo	Kiasi (USD)
Salio la siku iliyopita lililohamishwa	____
Fedha za klabu zilizotengwa	____
DRG iliyopokelewa	____
DDRF iliyopokelewa	____
Michango iliyopokelewa leo	____
JUMLA INAYOPATIKANA	____

Gharama za siku¶

Na.	Maelezo	Msambazaji	Kiasi (USD)	Kategoria	Risiti Na.	Iliidhinishwa na
1	________	______	___	______	_	______
2	________	______	___	______	_	______
3	________	______	___	______	_	______
4	________	______	___	______	_	______
5	________	______	___	______	_	______
6	________	______	___	______	_	______
7	________	______	___	______	_	______
8	________	______	___	______	_	______
9	________	______	___	______	_	______
10	________	______	___	______	_	______
		JUMLA YA GHARAMA	___

Salio la kufunga¶

Kokotoo	Kiasi (USD)
Jumla inayopatikana	____
- Jumla ya gharama	____
= Salio la kufunga	____

Salio la jumla tangu kuanza kwa operesheni: ____ USD

Nyaraka za uthibitisho¶

Aina	Kiasi
Risiti / ankara zilizoambatanishwa	______
Amri za ununuzi	______
Picha za risiti (ikiwa asili zimepotea)	______

Saini ya mweka hazina: ____ Saini ya rais: _______

Form 5, Usajili wa Wajitolea¶

Matumizi: Sajili kila mjitolea KABLA ya kupelekwa. Thibitisha ujuzi, upatikanaji na hali ya afya. Weka daftari hili kwa bima na ufuatiliaji.

Fomu ya usajili wa mjitolea¶

Tarehe ya usajili: _//_ Klabu: _______

Utambulisho¶

Sehemu	Taarifa
Jina kamili	_______
Tarehe ya kuzaliwa	_//_
Simu ya msingi	_______
Simu ya pili	_______
Barua pepe	_______
Anwani	_______
Mtu wa kuwasiliana naye wakati wa dharura (jina + simu)	_______
Mwanachama wa Rotary	☐ Ndio (Klabu: ______) ☐ Hapana
Rotaract / Interact	☐ Ndio ☐ Hapana

Ujuzi¶

Ujuzi	Ndio	Kiwango	Cheti
Huduma ya kwanza / CPR ya msingi	☐	☐ Msingi ☐ Juu	Tarehe: ____
Msaada wa kisaikolojia (PFA)	☐	☐ Msingi ☐ Juu	Tarehe: ____
Matibabu (muuguzi, daktari)	☐	Utaalamu: ____	Na.: ____
Ujenzi / ukarabati	☐	☐ Msingi ☐ Juu	_____
Umeme / mabomba	☐	☐ Msingi ☐ Juu	_____
Uendeshaji wa magari mazito	☐	Leseni: ____	_____
Mawasiliano / vyombo vya habari	☐	☐ Msingi ☐ Juu	_____
Lojistiki / usimamizi wa akiba	☐	☐ Msingi ☐ Juu	_____
Upishi wa jamii	☐	☐ Msingi ☐ Juu	_____
Usalama / usimamizi wa umati	☐	☐ Msingi ☐ Juu	_____
Utunzaji wa wanyama / uganga wa mifugo	☐	☐ Msingi ☐ Juu	_____
Tafsiri (lugha: ___)	☐	______	_____
Nyingine: ________	☐	______	_____

Upatikanaji na ukabidhiaji wa kazi¶

Siku	Anapatikana	Saa	Kazi / eneo
Jumatatu	☐	_: hadi _:	______
Jumanne	☐	_: hadi _:	______
Jumatano	☐	_: hadi _:	______
Alhamisi	☐	_: hadi _:	______
Ijumaa	☐	_: hadi _:	______
Jumamosi	☐	_: hadi _:	______
Jumapili	☐	_: hadi _:	______

Muda unaowezekana wa kujitolea: ☐ Siku 1-3 ☐ Wiki 1 ☐ Wiki 2 ☐ Mwezi 1+

Uhamaji: ☐ Gari binafsi ☐ Usafiri wa umma ☐ Usafiri unahitajika

Afya na usalama¶

Kipengele	Jibu
Vikwazo vya kimatibabu	☐ Hapana ☐ Ndio: _________
Mzio	☐ Hapana ☐ Ndio: _________
Chanjo zilizosasishwa	☐ Ndio ☐ Hapana ☐ Sijui
Bima binafsi inayolinda ujitolea	☐ Ndio ☐ Hapana

Kuingia/kutoka uwandani¶

Tarehe	Saa ya kuwasili (check-in)	Saa ya kuondoka (check-out)	Eneo / dhamira	Saini ya meneja
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____

Ahadi¶

Ninajitolea: - [ ] Kuheshimu maelekezo ya usalama - [ ] Kufuata maelekezo ya mratibu - [ ] Kutowasiliana na vyombo vya habari bila idhini - [ ] Kuripoti tukio au jeraha lolote mara moja - [ ] Kuheshimu utu wa watu wanaosaidiwa - [ ] Idhini ya data: "Ninakubali kwamba maelezo yangu ya mawasiliano na ujuzi yaweza kutumiwa na klabu kwa ajili ya kupanga majibu tu, kuhifadhiwa kwa usalama, na kuharibiwa mwishoni mwa operesheni isipokuwa nikubali kujiunga na hifadhi ya wajitolea." - [ ] Idhini ya picha: "Ninaidhinisha / Siidhinishi (futa moja) matumizi ya picha ambazo naonekana ndani yake katika mawasiliano ya klabu." - [ ] Mawasiliano na watoto wadogo: "Ninaelewa kwamba jukumu lolote linalohusisha mawasiliano na watoto wadogo linahitaji ukaguzi wa awali wa historia (nakala ya rekodi ya jinai au kinacholingana cha eneo) na utekelezaji wa kanuni ya 'kamwe mtu mzima mmoja peke yake na mtoto'."

Saini: ____ Tarehe: _/_/_____

Kwa matumizi ya klabu pekee¶

Ukaguzi wa historia unahitajika kwa jukumu hili: ☐ NDIO ☐ HAPANA — ulikamilika tarehe: _//_ na: _______

Daftari lililojumuishwa la wajitolea (jedwali la muhtasari)¶

Na.	Jina	Ujuzi wa msingi	Simu	Upatikanaji	Alipelekwa tarehe	Eneo	Check-out
1	______	____	____	___	___	_	_
2	______	____	____	___	___	_	_
3	______	____	____	___	___	_	_
4	______	____	____	___	___	_	_
5	______	____	____	___	___	_	_
6	______	____	____	___	___	_	_
7	______	____	____	___	___	_	_
8	______	____	____	___	___	_	_
9	______	____	____	___	___	_	_
10	______	____	____	___	___	_	_
11	______	____	____	___	___	_	_
12	______	____	____	___	___	_	_
13	______	____	____	___	___	_	_
14	______	____	____	___	___	_	_
15	______	____	____	___	___	_	_
16	______	____	____	___	___	_	_
17	______	____	____	___	___	_	_
18	______	____	____	___	___	_	_
19	______	____	____	___	___	_	_
20	______	____	____	___	___	_	_

Form 6, Ufuatiliaji wa Michango na Zawadi¶

Matumizi: Fuatilia kila mchango uliopokelewa. Ni lazima kwa uwazi, risiti za kodi na barua za shukrani. Fomu moja kwa wiki au kwa kampeni.

Daftari la michango, Operesheni: _______¶

Klabu / Wilaya: ____ Kipindi: kutoka /_ hadi /____

Meneja wa ufuatiliaji: ____ Simu: ______

Na.	Mtoaji (jina au shirika)	Kiasi / Maelezo	Tarehe	Njia ya kupokea	Ugawaji / madhumuni	Risiti ya kodi imetolewa	Shukrani zimetumwa
1	________	____	__	☐ Uhamishaji ☐ Cheki ☐ Fedha taslimu ☐ Kwa aina	____	☐	☐
2	________	____	__	☐ Uhamishaji ☐ Cheki ☐ Fedha taslimu ☐ Kwa aina	____	☐	☐
3	________	____	__	☐ Uhamishaji ☐ Cheki ☐ Fedha taslimu ☐ Kwa aina	____	☐	☐
4	________	____	__	☐ Uhamishaji ☐ Cheki ☐ Fedha taslimu ☐ Kwa aina	____	☐	☐
5	________	____	__	☐ Uhamishaji ☐ Cheki ☐ Fedha taslimu ☐ Kwa aina	____	☐	☐
6	________	____	__	☐ Uhamishaji ☐ Cheki ☐ Fedha taslimu ☐ Kwa aina	____	☐	☐
7	________	____	__	☐ Uhamishaji ☐ Cheki ☐ Fedha taslimu ☐ Kwa aina	____	☐	☐
8	________	____	__	☐ Uhamishaji ☐ Cheki ☐ Fedha taslimu ☐ Kwa aina	____	☐	☐
9	________	____	__	☐ Uhamishaji ☐ Cheki ☐ Fedha taslimu ☐ Kwa aina	____	☐	☐
10	________	____	__	☐ Uhamishaji ☐ Cheki ☐ Fedha taslimu ☐ Kwa aina	____	☐	☐
11	________	____	__	☐ Uhamishaji ☐ Cheki ☐ Fedha taslimu ☐ Kwa aina	____	☐	☐
12	________	____	__	☐ Uhamishaji ☐ Cheki ☐ Fedha taslimu ☐ Kwa aina	____	☐	☐
13	________	____	__	☐ Uhamishaji ☐ Cheki ☐ Fedha taslimu ☐ Kwa aina	____	☐	☐
14	________	____	__	☐ Uhamishaji ☐ Cheki ☐ Fedha taslimu ☐ Kwa aina	____	☐	☐
15	________	____	__	☐ Uhamishaji ☐ Cheki ☐ Fedha taslimu ☐ Kwa aina	____	☐	☐

Jumla¶

Kategoria	Jumla
Jumla ya michango ya kifedha (USD)	____
Jumla ya michango ya kwa aina (thamani inayokadiriwa USD)	____
Jumla kuu	____
Idadi ya risiti za kodi zilizotolewa	____
Idadi ya shukrani zilizotumwa	____

Form 7, Taarifa kwa Vyombo vya Habari na Mitandao ya Kijamii¶

Kanuni ya dhahabu: Msemaji MMOJA aliyeteuliwa. Kila taarifa inathibitishwa na Rais au DG kabla ya kuchapishwa.

7.1 Kiolezo cha taarifa kwa vyombo vya habari¶

TAARIFA KWA VYOMBO VYA HABARI
[Rotary Logo]

Kwa kuchapishwa mara moja
Tarehe: ____/____/________

Mawasiliano kwa vyombo vya habari:
Jina: ________________________________
Simu: ________________________________
Barua pepe: ________________________________

------------------------------------------------------

[KICHWA — Hatua iliyo wazi, maneno 10 zaidi]
Mfano: Rotary Club of [mji] inahamasisha wajitolea [X]
         baada ya [aina ya janga]

------------------------------------------------------

[Mji], [tarehe] — The Rotary Club of [jina] / Wilaya
[nambari] ya Rotary inahamasisha kufuatia [maelezo mafupi
ya janga] lililoathiri [eneo] tarehe [tarehe].

AYA YA 1 — Ukweli:
[Eleza hali: idadi ya watu walioathirika, uharibifu,
mazingira]

AYA YA 2 — Hatua ya Rotary:
[Eleza kwa uwazi kile Rotary inafanya: idadi ya
wajitolea, aina ya msaada, kiasi kilichojitolewa, ushirikiano]

AYA YA 3 — Nukuu:
"[Nukuu kutoka kwa Rais wa Klabu au Gavana wa Wilaya],"
anasema [Jina], [Cheo].

AYA YA 4 — Jinsi ya kusaidia:
Wanaotaka kuchangia wanaweza:
- Kutoa mchango: [kiungo au maelezo ya benki]
- Kujitolea: [mawasiliano]
- Kufuatilia maendeleo: [ukurasa wa Facebook / tovuti]

AYA YA 5 — Kuhusu Rotary:
Rotary inakusanya wanachama [X] katika klabu [X] duniani
kote. [Sentensi 1-2 kuhusu dhamira ya Rotary na majibu ya
majanga].

------------------------------------------------------
MWISHO WA TAARIFA

Picha za ubora wa juu zinapatikana zikiombwa.

7.2 Violezo vya mitandao ya kijamii¶

Chapisho la awali (saa 0-6)¶

TAHADHARI — [Aina ya janga] katika [mahali]

The Rotary Club of [jina] inaamilisha majibu yake ya dharura.

Timu zetu ziko uwandani kutathmini mahitaji
na kutoa huduma ya kwanza.

Taarifa zaidi zinafuata.

#Rotary #[Mji] #DisasterResponse #PeopleOfAction

Chapisho la uhamasishaji (saa 6-24)¶

SASISHO — Majibu kwa [janga] katika [mahali]

Timu zetu tayari zimefanya:
- [Hatua 1 — mfano, kugawa vifurushi 200 vya usafi]
- [Hatua 2 — mfano, kufungua vituo 2 vya hifadhi]
- [Hatua 3 — mfano, kuhamasisha wajitolea 45]

Familia [X] zimepokea msaada wa dharura.

Kusaidia kifedha: [kiungo cha mchango]
Kujitolea: [mawasiliano]

#Rotary #PeopleOfAction #DisasterRelief

Chapisho la shukrani (baada ya operesheni)¶

ASANTE — Muhtasari wa majibu yetu kwa [janga]

Katika siku [X], kwa shukrani KWENU:
- Familia [X] zimesaidiwa
- Wajitolea [X] wamehamasishwa
- USD [X] zimekusanywa na kugawiwa
- Vifurushi [X] vimegawiwa

Asante kwa washirika wetu: [orodha]
Asante kwa watoaji na wajitolea wote.

Rotary inaendelea kuunga mkono ujenzi upya.

#Rotary #PeopleOfAction #ThankYou

Form 8, Mkataba wa Ushirikiano na NGO (MOU)¶

Matumizi: Rasmisha ushirikiano wowote na NGO unaozidi wiki 2 au 5,000 USD. Ni lazima kwa Global Grants.

MKATABA WA USHIRIKIANO
KWA AJILI YA MAJIBU YA MAJANGA

------------------------------------------------------

KATI YA:

The [Rotary Club of _________ / Wilaya _________ ya Rotary]
Anayewakilishwa na: _________________________________________
Nafasi: _______________________________________________
Anwani: ________________________________________________
Simu: __________________ Barua pepe: __________________________

Baadaye inarejelewa kama "Rotary"

NA:

[Jina la NGO / Shirika mshirika]
Anayewakilishwa na: _________________________________________
Nafasi: _______________________________________________
Anwani: ________________________________________________
Simu: __________________ Barua pepe: __________________________

Baadaye inarejelewa kama "Mshirika"

------------------------------------------------------

KIFUNGU 1 — MADHUMUNI

Mkataba huu unafafanua masharti ya ushirikiano
kati ya Rotary na Mshirika kwa ajili ya majibu ya:

Aina ya janga: ____________________________________
Eneo la kijiografia: ______________________________________
Idadi lengwa ya watu: ________________________________________
Tarehe ya kuanza: ____/____/________
Muda unaotarajiwa: ___________________________________________

------------------------------------------------------

KIFUNGU 2 — AHADI ZA ROTARY

Rotary inajitolea:
☐ Kutoa ufadhili wa ____________ USD
☐ Kuhamasisha wajitolea ____________
☐ Kutoa vifaa: ___________________________________
☐ Kuhakikisha uratibu na Wilaya / Kanda
☐ Kutayarisha ripoti za usimamizi zinazohitajika na TRF
☐ Nyingine: _________________________________________________

------------------------------------------------------

KIFUNGU 3 — AHADI ZA MSHIRIKA

Mshirika anajitolea:
☐ Kupeleka wafanyakazi ____________ wenye sifa
☐ Kutoa utaalamu wa kiufundi katika: _________________________
☐ Kuhakikisha lojistiki ya: ________________________________
☐ Kutoa ripoti za shughuli: ☐ Kila wiki ☐ Kila mwezi
☐ Kuheshimu viwango vya kibinadamu (Sphere, CHS)
☐ Kutaja Rotary katika mawasiliano yake
☐ Kutoa nyaraka za uthibitisho wa kifedha
☐ Nyingine: _________________________________________________

------------------------------------------------------

KIFUNGU 4 — BAJETI NA UFADHILI

Jumla ya bajeti ya operesheni: ____________ USD

Kifungu cha bajeti	Rotary (USD)	Mshirika (USD)	Nyingine (USD)
Wafanyakazi	____	____	____
Vifaa / vitendea kazi	____	____	____
Usafiri / lojistiki	____	____	____
Chakula / maji	____	____	____
Makazi	____	____	____
Utawala	____	____	____
Nyingine	____	____	____
JUMLA	____	____	____

Masharti ya malipo:
☐ Kwa malipo moja wakati wa kusaini
☐ Kwa awamu _____: _____________________________________
☐ Wakati wa kuwasilisha ankara
☐ Nyingine: _________________________________________________

------------------------------------------------------

KIFUNGU 5 — URATIBU

Mikutano ya uratibu: ☐ Kila siku ☐ Kila wiki
☐ Mara mbili kwa mwezi

Kiungo cha Rotary: _________________ Simu: _________________
Kiungo cha Mshirika: ______________ Simu: _________________

Ripoti za maendeleo: ☐ Kila wiki ☐ Kila mwezi

------------------------------------------------------

KIFUNGU 6 — MAWASILIANO NA UONEKANO

- Kila mawasiliano ya umma yanataja pande zote mbili.
- Nembo ya Rotary inatumiwa kwa mujibu wa mwongozo wa chapa wa RI.
- Mshirika haombi michango kwa niaba ya Rotary.
- Picha za wanufaika zinaheshimu utu wao na
  idhini yao.

------------------------------------------------------

KIFUNGU 7 — MUDA NA KUSITISHWA

Muda: kutoka ____/____/________ hadi ____/____/________

Kuhuisha: ☐ Kiotomatiki ☐ Kwa makubaliano ya pande zote ☐ Hapana

Kusitisha mapema: kunawezekana na kila upande kwa
notisi ya siku _______, kwa taarifa iliyoandikwa.

Ikiwa kutasitishwa, Mshirika anarudisha fedha
zisizotumika ndani ya siku _______.

------------------------------------------------------

KIFUNGU 8 — RIPOTI NA USIMAMIZI

Mshirika anaipa Rotary:
☐ Ripoti ya muda si baadaye ya ____/____/________
☐ Ripoti ya mwisho si baadaye ya ____/____/________
☐ Nyaraka za uthibitisho (risiti, ankara, picha)
☐ Orodha ya wanufaika (isiyo na majina ikiwa ni lazima)
☐ Tathmini ya athari

------------------------------------------------------

KIFUNGU 9 — MIGOGORO

Mgogoro wowote utatatuliwa kwa upatanishi wa amani.
Ikishindwa, mahakama zenye mamlaka za __________________
zitashughulikia jambo hilo.

------------------------------------------------------

Umetengenezwa katika nakala mbili katika ________________, tarehe ____/____/________

Kwa Rotary:                    Kwa Mshirika:

Jina: ____________________         Jina: ____________________
Nafasi: ________________         Nafasi: ________________
Saini:                         Saini:



Shahidi:                            Shahidi:
Jina: ____________________         Jina: ____________________
Saini:                         Saini:

Form 9, Ripoti ya Baada ya Hatua (AAR)¶

Matumizi: Mkutano wa tathmini uliopangwa baada ya kila operesheni. Ni lazima. Muda unaopendekezwa: saa 2-3. Washiriki wote wanaalikwa.

Ripoti ya Baada ya Hatua, Operesheni: _________¶

Tarehe ya AAR: _//_

Mwezeshaji: ____ Katibu: ____

Washiriki:

Na.	Jina	Jukumu katika operesheni
1	________	________
2	________	________
3	________	________
4	________	________
5	________	________
6	________	________
7	________	________
8	________	________

Sehemu A, Ratiba ya matukio ya operesheni¶

Tarehe/Saa	Tukio / Uamuzi	Na nani
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______

Sehemu B, Muhtasari wa operesheni¶

Kipengele	Maelezo
Aina ya janga	_______
Tarehe ya janga	_//_
Tarehe ya uamilisho wa Rotary	_//_
Tarehe ya kufunga	_//_
Jumla ya muda wa operesheni	_ siku
Eneo la kijiografia	_______
Kiwango cha uamilisho	☐ Klabu ☐ DCA-3 ☐ DCA-2 ☐ DCA-1

Sehemu C, Matokeo¶

Kiashiria	Lengo la awali	Matokeo halisi
Watu waliosaidiwa	______	______
Kaya zilizohudumiwa	______	______
Wajitolea waliohamasishwa	______	______
Saa za ujitolea	______	______
Jumla ya bajeti iliyotumika (USD)	______	______
Vifurushi vilivyogawiwa	______	______
Milo iliyotolewa	______	______
Hifadhi zilizotolewa	______	______

Sehemu D, Ufadhili¶

Chanzo	Kiasi kilichopokelewa (USD)	Kiasi kilichotumika (USD)	Salio (USD)
Fedha za klabu	______	______	______
DRG	______	______	______
DDRF	______	______	______
Global Grant	______	______	______
Michango ya moja kwa moja	______	______	______
Mfuko wa Kanda	______	______	______
Nyingine	______	______	______
JUMLA	______	______	______

Sehemu E, Kilichofanya kazi vizuri¶

Na.	Kipengele	Maelezo / Mfano
1	________	_______
2	________	_______
3	________	_______
4	________	_______
5	________	_______

Sehemu F, Kilichoshindwa kufanya kazi / kinachohitaji kuboreshwa¶

Na.	Tatizo lililobainishwa	Athari	Hatua ya kurekebisha inayopendekezwa	Mwenye jukumu
1	______	☐ Muhimu sana ☐ Wastani ☐ Ndogo	______	____
2	______	☐ Muhimu sana ☐ Wastani ☐ Ndogo	______	____
3	______	☐ Muhimu sana ☐ Wastani ☐ Ndogo	______	____
4	______	☐ Muhimu sana ☐ Wastani ☐ Ndogo	______	____
5	______	☐ Muhimu sana ☐ Wastani ☐ Ndogo	______	____

Sehemu G, Mapendekezo¶

Na.	Pendekezo	Kipaumbele	Tarehe ya mwisho	Mwenye jukumu
1	_________	☐ Juu ☐ Wastani ☐ Chini	____	____
2	_________	☐ Juu ☐ Wastani ☐ Chini	____	____
3	_________	☐ Juu ☐ Wastani ☐ Chini	____	____
4	_________	☐ Juu ☐ Wastani ☐ Chini	____	____
5	_________	☐ Juu ☐ Wastani ☐ Chini	____	____

Sehemu H, Msaada wa kisaikolojia baada ya operesheni¶

Kipengele	Ndio	Hapana	Maelezo
Dalili za msongo / uchovu zilizobainishwa kwa wajitolea	☐	☐	_____
Tathmini ya kisaikolojia iliyopangwa	☐	☐	Tarehe: ____
Kupelekwa kwa msaada wa kitaalamu ikiwa ni lazima	☐	☐	_____
Ufuatiliaji wa mwezi 1 uliopangwa	☐	☐	Tarehe: ____

Ripoti hii itahifadhiwa na kupelekwa kwa: - [ ] Wilaya (DRO) - [ ] Kanda (ikiwa DCA-2/3) - [ ] DNA-RAG (ikiwa imeamilishwa) - [ ] TRF (pamoja na ripoti ya usimamizi)

Saini ya mwezeshaji: ___ Tarehe: _//__

Form 10, Mti wa Maamuzi ya Ufadhili¶

Matumizi: Janga linapotokea, fuata mti huu ili kubaini ni mfumo gani wa ufadhili wa kuamilisha, kwa mpangilio upi.

JANGA LINATOKEA
        |
        v
Je, Klabu ina fedha zake zinazopatikana?
|-- NDIO --> Tumia mara moja (hakuna idhini inayohitajika)
|           Bajeti ya juu inayopendekezwa: 2,000-5,000 USD
|           |
|           v
|           Zinatosha?
|           |-- NDIO --> Endelea na fedha za klabu + nenda kwenye AAR
|           '-- HAPANA --> v
|
'-- HAPANA --> v

Je, Wilaya ina DDRF (District Disaster Relief Fund)?
|-- NDIO --> DG anaidhinisha malipo ya haraka
|           Kiasi cha kawaida: 5,000-15,000 USD
|           Muda wa kusubiri: saa chache
|           |
|           v
|           Zinatosha?
|           |-- NDIO --> Endelea + ripoti kwa Wilaya
|           '-- HAPANA --> v
|
'-- HAPANA --> v

Omba DRG (Disaster Response Grant) kutoka TRF
|-- Kiasi: hadi 25,000 USD
|-- Sharti: Wilaya iliyostahilishwa na TRF
|-- Muda wa kuidhinisha: wiki 2-4 (saa 24-48 kabla ya athari kwa dhoruba zenye majina)
|-- Uwasilishaji kupitia MyRotary (DG + DRFC)
|   |
|   v
|   Zinatosha?
|   |-- NDIO --> Tekeleza + ripoti ya usimamizi ndani ya miezi 12
|   '-- HAPANA --> v
|
v
Je, Kanda ina Zone Disaster Response Fund?
|-- NDIO --> Omba nyongeza kutoka Kanda
|           Kiasi cha kawaida: 10,000-50,000 USD
|           |
|           v
|           Zinatosha?
|           |-- NDIO --> Tekeleza + ripoti kwa Kanda
|           '-- HAPANA --> v
|
'-- HAPANA --> v

Anzisha TRF Global Grant
|-- Kiasi: 30,000 hadi 400,000 USD
|-- Inahitaji: DDF ya Wilaya + mshirika wa kimataifa
|-- Muda wa kusubiri: miezi 3-6 (kupanga hadi kupata nafuu)
|-- Bora kwa: ujenzi upya, WASH, mafunzo
|
v
Je, zinaweza kuunganishwa?
|-- NDIO — Mifumo INAWEZA KUUNGANISHWA:
|   |-- DRG + DDRF + Fedha za klabu = majibu ya haraka
|   |-- Global Grant = nafuu ya muda wa kati
|   |-- Mfuko wa Kanda = uratibu wa wilaya nyingi
|   '-- Mfuko wa DNA-RAG = utaalamu wa kiufundi
|
v
TAHADHARI — Kanuni za kutokuunganishwa:
|-- DRG HAIFADHILI gharama zilezile za Global Grant
|-- DDF inayotumika kwa Global Grant haiwezi kutumiwa kwa DRG
|-- Fedha za klabu HAZIHITAJI usimamizi wa TRF
'-- Ufadhili wowote wa TRF (DRG + Global Grant) unahitaji ripoti

Jedwali la muhtasari wa mifumo¶

Mfumo	Kiasi	Muda wa kusubiri	Anayeamua	Usimamizi
Fedha za klabu	1,000-5,000 USD	Mara moja	Rais	Hapana (wa ndani)
DDRF	5,000-15,000 USD	Saa	DG	Ripoti ya wilaya
DRG	Hadi 25,000 USD	Wiki 2-4 (saa 24-48 kabla ya athari)	TRF	Ndio (miezi 12)
Mfuko wa Kanda	10,000-50,000 USD	Siku	Mkurugenzi wa Kanda	Ripoti ya kanda
Global Grant	30,000-400,000 USD	Miezi 3-6	TRF	Ndio (ni lazima)
Mfuko wa DNA-RAG	Inayobadilika	Siku	Mwenyekiti wa DNA-RAG	Ripoti ya RAG
Mfuko Mkuu wa TRF	Inayobadilika	Wiki	Wadhamini wa TRF	Ndio

Rejeleo la haraka, ufadhili gani wakati gani¶

Rejeleo hili la haraka linafupisha mti kamili wa maamuzi katika karatasi moja, ili linakiliwe na kuingizwa katika kifurushi cha dharura cha klabu. Linajibu swali moja la kiuendeshaji: katika S+12, katika W+5, katika W+30, katika M+6, ni mfumo upi kati ya mifumo saba unaopaswa kuamilishwa?

Kwa awamu ya majibu¶

Awamu	Muda tangu tukio	Mifumo ya kuamilisha	Hatua ya haraka ya klabu
Dharura ya haraka	0–72 saa	Fedha za klabu + DDRF + DRG (katika maandalizi)	Anzisha matumizi ya awali kutoka fedha zako. Mwombe DG kuamilisha DDRF. Andaa tathmini ya uwandani kwa DRG.
Uthabiti	Wiki 1–4	DRG iliyoidhinishwa + Mfuko wa Kanda + Mfuko wa DNA-RAG	Zindua jikoni ya jamii, ugawaji uliopangwa, mizunguko ya wajitolea. Andika kila gharama kwa ripoti za DRG (kituo cha ukaguzi cha ndani kinapendekezwa siku ya +45; sharti la TRF: ripoti ya maendeleo ≤ miezi 12 + ripoti ya mwisho).
Nafuu ya muda mfupi	Miezi 1–6	Salio la DRG + Global Grant inayoandaliwa + ushirikiano na NGO	Bainisha mahitaji ya kudumu (maji, shule, afya). Tafuta klabu mshirika wa kimataifa kupitia Club Finder au DNA-RAG.
Ujenzi upya	Miezi 6–24	Global Grant + Packaged Grants + Mfuko Mkuu wa TRF	Ongoza mradi kwa muda. Ripoti ya muda katika M+6, ripoti ya mwisho wakati wa kufunga.

Kwa aina ya dharura¶

Hali ya kawaida	Hatua ya kwanza	Mfumo mkuu	Kwa nini
Janga la ndani, klabu ikitenda peke yake	Fedha zenu + ada za ziada	Fedha za klabu	DCA-3, hakuna kupandisha kwa wilaya kunakohitajika
Janga la kanda, klabu kadhaa zilizoathirika	Uamilisho wa DDRF na DG	DDRF + DRG	DCA-2, wilaya inaratibu
Janga kubwa, wilaya kadhaa	DG + RI + DNA-RAG kwa uratibu	DRG + Mfuko wa DNA-RAG + Mfuko wa Kanda	DCA-1, uhamasishaji wa kimataifa
Kimbunga chenye jina kinachokaribia	Uwasilishaji wa DRG kabla ya wakati	DRG (saa 24-48 kabla ya athari)	Kesi pekee ambapo DRG inashughulikiwa kwa saa, si wiki
Ujenzi upya baada ya janga	Kuunda Global Grant siku ya +30	Global Grant	DRG imekwisha, wakati wa muda mrefu

Kanuni tatu za kutosahau kamwe¶

DDRF ni ya haraka, DRG inachukua wiki. Usisubiri DRG ili kuanzisha matumizi ya awali. DDRF, fedha za klabu na michango ya papo hapo hufunika saa 72 za kwanza.
Kuripoti mapema kunatawala kila kinachofuata. Sharti la TRF: ripoti ya maendeleo angalau kila miezi 12 na ripoti ya mwisho ndani ya miezi 2 baada ya kufunga; mwongozo huu unapendekeza kituo cha ukaguzi cha ndani mapema siku ya +45. Bila ripoti zilizosasishwa, hakuna DRG ya ziada inayotolewa na ustahili wa TRF wa wilaya unatiliwa shaka. Si klabu moja, si wilaya moja: mtandao mzima wa wilaya yenu unapoteza upatikanaji wa ruzuku.
DRG haifadhili fedha taslimu za moja kwa moja kwa waathirika. Maji, hifadhi, vifurushi, chakula: ndio. Fedha taslimu: hapana, isipokuwa katika kesi za kipekee zilizoidhinishwa. Hii ni mtego wa mara kwa mara zaidi katika saa za kwanza, wakati Mrotari mkarimu anajaribiwa kugawa noti za pesa.

Mawasiliano ya kuweka karibu¶

Nani	Kwa nini	Lini
DG (gavana wa wilaya)	Anaamilisha DCA na kutoa DDRF	S+0 hadi S+6
DRO (afisa wa majibu ya majanga wa wilaya)	Uratibu wa kiuendeshaji kati ya klabu	S+0 hadi W+30
DRFC (mwenyekiti wa foundation wa wilaya)	Anawasilisha DRG na kusaini pamoja Global Grant	W+1 hadi W+10
Mwakilishi wa kanda wa DNA-RAG	Utaalamu wa kiufundi na uratibu wa kimataifa	DCA-2 na DCA-1
Kiongozi wa ndani wa ShelterBox	Ikiwa hifadhi za dharura zinahitajika	DCA-2 na DCA-1

Kidokezo. Chapa jedwali hizi tatu na uzibandike ndani ya kifuniko cha kifurushi cha dharura cha klabu. Katika S+0, huu ndio ukurasa ambao Mratibu wa Janga anafungua kwanza.

Form 11, Sensa ya Hali ya Wanachama¶

Matumizi: Ijazwe mara tu call-down list inapoamilishwa (sura ya 12, hatua ya 2). Kabla ya kumsaidia mtu yeyote wa nje, klabu lazima ijue hali ya wanachama wake wenyewe. Karatasi hii inaandika, mwanachama kwa mwanachama, ni nani yuko salama na yupo tayari, ni nani ameathirika, na ni nani bado hafikiwi. Inatawala majibu yote: hupelekewi mwanachama ambaye nyumba yake imeharibiwa hivi punde. Imejazwa na: Mratibu wa Janga wa Klabu (au viongozi wa matawi wa call-down list). Sasisho: Katika kila mzunguko wa call-down list wakati wa saa 72 za kwanza, kisha kila siku.

Sensa, Tarehe: _//_ | Saa ya mzunguko: _:_¶

Klabu: _______ Jumla ya wanachama: _ Waliofikiwa hadi sasa: _ Wasiofikiwa: _____

#	Mwanachama	Hali	Makazi	Mahitaji ya haraka	Anapatikana kwa majibu
1	__	☐ Salama ☐ Jeraha dogo ☐ Jeraha kubwa ☐ Hafikiwi ☐ Ameathirika	☐ Salama ☐ Yameharibiwa ☐ Yameharibiwa kabisa	☐ Matibabu ☐ Hifadhi ☐ Uhamishaji ☐ Nyingine: ____	☐ Ndio ☐ Kwa sehemu ☐ Hapana
2	(sawa na safu ya 1)
3	(sawa na safu ya 1)
4	(sawa na safu ya 1)
5	(sawa na safu ya 1)
…	(ongeza safu moja kwa kila mwanachama)

Wanachama wa kusaidiwa kwa kipaumbele (waliojeruhiwa vibaya, walioathirika, wasiofikiwa):

Kanuni. Mwanachama asiyefikiwa si "hayupo": ni tahadhari. Tuma timu ya watu wawili kumkagua nyumbani kwake mara tu eneo linapokuwa salama. Wajibu wa kwanza wa mshikamano wa klabu ni kwa wanachama wake wenyewe.

Kiambatisho A, Fomu za Uendeshaji, Kitabu cha Majibu ya Majanga cha Rotary Club