Sura ya 5, Muundo wa mwitikio wa klabu¶

Muundo wa chini kabisa: watu watano wanatosha¶

Umeongoza kampuni, makampuni, idara za hospitali. Unajua kwamba muundo wa dharura hauna uhusiano wowote na chati ya kawaida ya shirika. Ni tambarare, wa haraka, unaoendeshwa na hatua. Katika maafa, urasimu unaua.

Muundo wa mwitikio wa maafa wa klabu ya Rotary hutegemea watu watano kwa uchache:

RAIS WA KLABU
│   Uamuzi wa kuanzisha — Mawasiliano na Wilaya — Msemaji
│
├── MRATIBU WA MAAFA
│   │   Utunzaji wa mpango — Anwani za mawasiliano — Mafunzo
│   │
│   └── KAMATI YA DRC (wanachama 3)
│       ├── Mwanachama 1: Ugavi
│       ├── Mwanachama 2: Mawasiliano
│       └── Mwanachama 3: Fedha
│
└── WANACHAMA WALIOTEULIWA KWA UJUZI
    (huanzishwa kutegemeana na aina ya maafa)

Watu watano. Si kamati ya watu kumi na tano inayokutana ili kuamua wakati wa kukutana. Wanachama wengine wa klabu wanaunda hifadhi ya ujuzi, inayoweza kuhamasishwa mahitaji yanapotokea.

Karatasi za majukumu¶

Rais wa Klabu¶

Jukumu	Wigo
Kuanzisha mpango wa dharura	Uamuzi wa mamlaka kamili, unaweza kufanywa kwa simu moja kutoka kwa Mratibu
Mawasiliano na Wilaya	Mawasiliano ya moja kwa moja na Gavana na DRO
Msemaji	Anazungumza kwa niaba ya klabu kwa vyombo vya habari na mamlaka (au anateua msemaji)
Kuidhinisha matumizi	Kutoa fedha ya dharura ya klabu (angalia sura ya 11)
Kuongoza mikutano ya dharura	Mifupi, ya kufanya maamuzi, ya kila siku wakati wa awamu kali

Kile ambacho hafanyi: - Kwenda uwandani kugawa chupa za maji, anakuwa hafikiki kwa DG anayempigia simu kuhusu DRG ya USD 25,000 - Kuongoza timu za uwandani (hilo ni jukumu la Mratibu) - Kutafuta wasambazaji, kuhesabu hifadhi, kuandika mapokezi (hilo ni jukumu la kamati ya DRC) - Kuzungumza peke yake na vyombo vya habari bila mkutano wa maandalizi na Mratibu

Rais anaamua, anaidhinisha, anawasiliana juu. Anakabidhi utekelezaji.

Mratibu wa Maafa wa Klabu¶

Hii ndiyo nafasi yenye mahitaji makubwa zaidi. Mratibu ni injini ya kudumu ya maandalizi na mkuu wa operesheni wakati janga linapotokea.

Katika nyakati za kawaida (asilimia 80 ya jukumu):

Kazi	Mzunguko
Kutunza na kusasisha mpango wa dharura wa klabu	Kila mwaka + baada ya kila tukio
Kusasisha orodha ya kupiga simu za mfululizo	Kila robo mwaka
Kusasisha orodha ya rasilimali za wanachama	Kila mwaka
Kuandaa angalau mafunzo/mazoezi moja katika klabu	Angalau kila mwaka
Kushiriki katika mafunzo ya wilaya	Kila mwaka
Kudumisha uhusiano na DRO wa Wilaya	Kudumu
Kukagua kifaa cha mawasiliano ya dharura	Mara mbili kwa mwaka
Kupima njia mbadala za mawasiliano	Kila mwaka

Wakati wa dharura:

Kazi	Maelezo
Kupendekeza kuanzishwa kwa Rais	Pamoja na tathmini ya haraka ya hali
Kuongoza operesheni za uwandani	Anaratibu kamati ya DRC, anagawa timu
Kusimamia rasilimali	Anagawa vifaa na wajitolea kwa vipaumbele
Kuhakikisha mawasiliano ya kiuendeshaji	Na washirika wa ndani (Msalaba Mwekundu, ukumbi wa mji, wazima moto)
Kutayarisha SITREP	Ripoti ya hali kwa Rais na Wilaya

Wasifu bora: Mwanachama anayepatikana (si yule mwenye shughuli nyingi kikazi), aliye na mpangilio, anayejisikia vizuri na taratibu, atakayebaki katika klabu angalau miaka 2-3. Mstaafu aliye hai, mtendaji mwenye unyumbufu wa ratiba, mmiliki wa biashara anayeweza kukabidhi haraka kwa naibu wake.

Kamati ya DRC, wanachama 3¶

Kila mwanachama wa kamati ya DRC anashughulikia eneo moja. Katika nyakati za kawaida, mzigo wao ni mwepesi, saa chache kwa mwaka. Wakati wa dharura, wanahamia hali ya kiuendeshaji ya papo hapo.

Mwanachama 1, Ugavi

Eneo	Majukumu
Usafiri	Anaratibu magari ya wanachama, anaandaa misafara
Uhifadhi	Anasimamia maeneo yaliyobainishwa ya uhifadhi (maghala ya wanachama, majengo ya klabu)
Usambazaji	Anaandaa vituo vya usambazaji, anasimamia hifadhi
Ununuzi	Uhusiano na wasambazaji, ununuzi wa dharura

Wasifu wa asili: mmiliki wa biashara mwenye ghala, mkurugenzi wa ugavi, mfanyabiashara wa jumla, mkulima mwenye magari.

Mwanachama 2, Mawasiliano

Eneo	Majukumu
Mawasiliano ya ndani	Kuanzisha orodha ya kupiga simu za mfululizo, vikundi vya WhatsApp
Mawasiliano ya nje	Uhusiano na vyombo vya habari, mitandao ya kijamii ya klabu
Mawasiliano na washirika	Mawasiliano ya kiuendeshaji na NGO na mamlaka
Uhifadhi wa nyaraka	Picha, video, ukusanyaji wa taarifa za uwandani

Wasifu wa asili: mwandishi wa habari, mkurugenzi wa masoko/mawasiliano, wakili aliyezoea mawasiliano na vyombo vya habari, mwalimu.

Mwanachama 3, Fedha

Eneo	Majukumu
Uhasibu wa dharura	Daftari maalum kuanzia yuro ya kwanza inayotumika
Usimamizi wa michango	Upokeaji, ufuatiliaji, shukrani
Manunuzi	Uthibitishaji wa matumizi, uhifadhi wa risiti
Utoaji taarifa za kifedha	Ripoti za kila wiki, maandalizi ya usimamizi wa TRF

Wasifu wa asili: mhasibu aliyeidhinishwa, CFO, mfanyakazi wa benki, mweka hazina wa chama.

Chora ramani ya ujuzi wa kitaaluma wa wanachama¶

Wanachama wako si wajitolea wa kawaida. Ni wataalamu ambao utaalamu wao unaweza kuhamishwa moja kwa moja katika hali ya maafa. Ufunguo: bainisha nani anafanya nini mapema ili usipoteze muda siku ya tukio.

Jedwali la ujuzi na majukumu¶

Taaluma ya mwanachama	Jukumu la maafa	Utumaji wa kawaida
Daktari	Uchambuzi wa waathirika, huduma za dharura, tathmini ya afya	Kituo cha matibabu cha mbele, mawasiliano na hospitali
Muuguzi	Huduma ya kwanza, ufuatiliaji wa majeraha madogo	Vituo vya usambazaji, makazi
Mfamasia	Usimamizi wa dawa, ushauri wa afya	Orodha ya vifaa vya matibabu, usambazaji unaolengwa
Mwanasaikolojia / Daktari wa akili	Huduma ya Kwanza ya Kisaikolojia (PFA)	Makazi, vituo vya mapokezi, timu za wajitolea
Mhandisi wa ujenzi wa raia	Tathmini ya kimuundo ya majengo	Maeneo ya maafa, majengo yanayokaliwa au la
Msanifu majengo	Tathmini ya uharibifu, mipango ya ukarabati	Awamu ya kutuliza na kupona
Wakili	Bima, haki za waathirika wa maafa, migogoro	Msaada wa kisheria kwa waathirika, uhusiano na mamlaka
Mwana sheria wa nyaraka (notari)	Upotevu wa nyaraka, uthibitisho	Msaada wa kiutawala kwa waathirika wa maafa
Mhasibu aliyeidhinishwa	Uhasibu wa dharura, usimamizi wa TRF	Usimamizi wa kifedha wa mwitikio
Mmiliki wa biashara	Ugavi, mnyororo wa usambazaji, usimamizi	Uratibu wa jumla, ununuzi
Mmiliki wa mgahawa / Mtayarishaji chakula	Jiko la jamii, usafi wa chakula	Kulisha waathirika wa maafa na wajitolea
Mkulima	Magari mazito, ardhi, uhifadhi	Usafiri, uhifadhi wa maghala, uondoaji wa vifusi
Fundi umeme	Jenereta, matengenezo	Urejeshaji wa umeme wa dharura
Fundi mabomba	Maji, usafi wa mazingira	Matengenezo ya dharura, WASH
Seremala / Mtengeneza mbao	Uimarishaji, kufunika kwa turubai, matengenezo ya mbao	Kutuliza majengo, makazi ya muda
Fundi magari / Mmiliki wa gereji	Kurudisha magari na jenereta katika hali ya kufanya kazi	Utunzaji wa kundi la magari na ugavi
Mhudumu wa dharura / Mwitikiaji wa kwanza wa kitaaluma	Uhamishaji wa matibabu, huduma ya kwanza ya kiufundi	Usafiri wa waliojeruhiwa, kituo cha huduma ya kwanza
Daktari wa mifugo	Wanyama, mifugo, hatari za magonjwa ya wanyama kwa binadamu	Mifugo iliyoathirika, usafi wa wanyama, tahadhari ya afya
Mpima ardhi / Mchoraji ramani	Kuchora ramani ya uharibifu, tafiti za uwandani	Tathmini ya eneo, upangaji wa usambazaji
Afisa wa polisi (aliyeko kazini au mstaafu)	Usalama, utaratibu, mawasiliano na vyombo vya usalama	Usalama wa maeneo, usimamizi wa umati
Mtaalamu wa TEHAMA	Mifumo ya mawasiliano, data	Nakala rudufu ya kidijitali, uratibu wa kidijitali
Mwandishi wa habari / Mtangazaji	Uhusiano na vyombo vya habari, mitandao ya kijamii	Mawasiliano ya dharura
Mwalimu	Mpangilio, usimamizi wa vikundi	Uangalizi wa watoto, shughuli katika makazi
Mfasiri	Mawasiliano ya lugha nyingi	Mawasiliano na jamii zisizozungumza lugha ya asili
Wakala wa mali isiyohamishika	Ufahamu wa hifadhi ya nyumba za eneo	Ubainishaji wa makazi ya muda
Mtoa bima	Taratibu za madai	Msaada kwa waathirika wa maafa kuhusu mawasilisho

Jedwali hili ni mahali pa kuanzia. Kila klabu lazima ilibinafsishe kwa taaluma halisi za wanachama wake. Orodha kamili ya ujuzi imeelezwa katika sura ya 7.

Kanuni ya msingi: Katika maafa, kila mwanachama hutumwa kwanza kulingana na ujuzi wake wa kitaaluma, si kulingana na muda wake wa uzoefu au cheo katika klabu.

Mpango wa urithi: wakati Rais anaposhindikana kufikiwa¶

Maafa yanaweza kumpata Rais mwenyewe. Nyumba yake imeharibiwa. Amejeruhiwa. Simu yake iko chini ya vifusi. Yuko safarini nje ya nchi. Au kwa urahisi tu, mtandao umejaa na hakuna anayeweza kumfikia.

Bila mpango wa urithi, klabu inapooza katika wakati ule ule ambao inapaswa kuchukua hatua.

Mnyororo wa uongozi wa dharura¶

Utaratibu	Jukumu	Mamlaka pale mtu wa awali asipopatikana
1	Rais wa Klabu	Mamlaka kamili
2	Mratibu wa Maafa	Anaanzisha mpango, anaongoza operesheni, anaidhinisha matumizi ya dharura (kiwango cha juu kilichowekwa)
3	Rais wa Zamani wa Papo Hapo	Anachukua jukumu la urais kwa mawasiliano na wilaya
4	Rais Mteule	Anachukua uongozi ikiwa wa kwanza 3 hawapatikani
5	Katibu wa Klabu	Anahakikisha mwendelezo wa kiutawala

Kanuni za urithi¶

Kipindi cha subira: Ikiwa Rais hapatikani kwa saa 2 baada ya kuanza kwa tukio, Mratibu wa Maafa anaanzisha mpango kwa mamlaka yake mwenyewe.
Kiwango cha juu cha matumizi kilichokabidhiwa: Mratibu anaweza kutumia hadi kiasi kilichowekwa na klabu (kinachopendekezwa: USD 500-2,000 au sawa) bila idhini ya rais. Zaidi ya hapo, Rais au Rais wa Zamani lazima afikiwe.
Taarifa ya lazima: Kuanzisha yoyote bila Rais lazima itaarifiwe kwa Wilaya (DG au DRO) ndani ya saa 6.
Uwezekano wa kurudisha: Mara tu Rais anapopatikana tena, anachukua tena uongozi. Anathibitisha au anarekebisha maamuzi yaliyofanywa, bila kuyafuta kwa nyuma isipokuwa kwa sababu nzito.

Karatasi ya urithi ya kujaza na kusambaza¶

Kila mwanachama wa mnyororo wa urithi anaweka nakala iliyofunikwa kwa plastiki:

MNYORORO WA UONGOZI WA DHARURA
Rotary Club ya ___________________

#1 — Rais: __________________ Simu: ____________
#2 — Mratibu: ________________ Simu: ____________
#3 — Rais wa Zamani: _____________ Simu: ____________
#4 — Rais Mteule: ____________ Simu: ____________
#5 — Katibu: __________________ Simu: ____________

Kiwango cha juu cha matumizi kilichokabidhiwa: ________ USD/EUR
Kipindi cha subira cha kuanzisha: saa 2
Mawasiliano ya wilaya: DG _____________ Simu: ____________
Mawasiliano ya wilaya: DRO ____________ Simu: ____________

Imesasishwa: ___/___/______

Kidokezo cha kivitendo: Pima mnyororo huu. Wakati wa zoezi la mezani (sura ya 10), iga hali ambapo Rais ameathiriwa na maafa. Utagundua haraka iwapo #2 anajua majukumu yake, au iwapo karatasi hii ni kipande cha karatasi tu.

Kuunganisha Rotaract na Interact¶

Rotaract (miaka 18 na zaidi, bila kikomo cha juu cha umri tangu 2019) na Interact (miaka 12-18) si klabu za "kiwango cha chini" ambazo unawapa kazi za utii. Ni nguvu hai zenye ujuzi mahususi ambao Wanarotary kwa kawaida hawana, na nishati kubwa ya uwandani.

Kile Rotaract inaleta¶

Uwezo	Matumizi katika maafa
Wazawa wa kidijitali	Usimamizi wa mitandao ya kijamii kwa wakati halisi, uchoraji ramani wa kidijitali, uratibu kupitia ujumbe
Upatikanaji	Mara nyingi wanyumbufu zaidi kuliko Wanarotary wenye shughuli za kikazi, wanaweza kuhamasishwa haraka
Nishati ya kimwili	Uondoaji wa vifusi, usambazaji, ujenzi wa miundo, ardhi ngumu
Mtandao wa chuo kikuu	Uhamasishaji wa wanafunzi wa tiba, uhandisi, sayansi za kijamii
Lugha nyingi	Vizazi mara nyingi vilivyounganishwa zaidi kimataifa

Kile Interact inaleta¶

Uwezo	Matumizi katika maafa
Ukusanyaji wa michango	Kampeni za shuleni, mauzo ya hisani, uhamasishaji wa wazazi
Mawasiliano ya vijana	Ujumbe uliolengwa kwa mitandao ya vijana (Instagram, TikTok)
Msaada wa kimaadili	Shughuli kwa watoto katika makazi (michezo, burudani)

Uunganishaji wa kiuendeshaji¶

Kabla ya maafa:
Rais wa Rotaract anaalikwa kwenye mafunzo ya maafa ya klabu
Mwanarotaract mmoja anateuliwa kuwa "kiungo cha Rotaract na DRC"
Rotaract inashiriki katika mazoezi ya mezani ya klabu
Anwani za Rotaract ziko katika orodha ya kupiga simu za mfululizo (tawi maalum)
Wakati wa maafa:
Kiungo cha Rotaract kinajiunga na kamati ya DRC iliyopanuliwa
Wanarotaract wanaunganishwa katika timu za uwandani (kamwe peke yao, daima chini ya usimamizi wa Mwanarotary mwenye uzoefu)
Usimamizi wa mitandao ya kijamii unaweza kukabidhiwa kwa Rotaract chini ya usimamizi wa Mwanachama 2 (Mawasiliano)
Wanainteract wanabaki nje ya eneo la hatari, mchango wao uko mbele (ukusanyaji, mawasiliano) na nyuma (msaada wa kimaadili, burudani)
Kanuni kamili: Watoto wadogo (Interact) kamwe hawatumwi uwandani katika eneo la maafa. Hakuna ubaguzi. Mchango wao unaelekezwa kwenye shughuli salama, zenye usimamizi, mbali na hatari.

Mafunzo yaliyopatikana: Rotaract haifanywi kwa mategemeo ya papo hapo siku ya tukio, inaandaliwa pamoja nawe, na kisha inatuma hadi asilimia 40 zaidi ya wajitolea katika masaa 24 ya kwanza.

Orodha ya ukaguzi ya kusanidi¶

Mratibu wa Maafa ameteuliwa (muda wa chini wa miaka 2 unapendekezwa)
Kamati ya DRC imeundwa (wanachama 3: ugavi, mawasiliano, fedha)
Karatasi za majukumu zimesambazwa kwa watu 5 wa muundo
Jedwali la ujuzi na majukumu limejazwa kwa kila mwanachama wa klabu
Mnyororo wa urithi umefafanuliwa, umetiwa saini na Rais, umesambazwa kwa ngazi 5
Kiwango cha juu cha matumizi kilichokabidhiwa kimepigiwa kura na bodi ya klabu
Rais wa Rotaract amejulishwa na kiungo cha DRC kimeteuliwa
Muundo umewasilishwa kwa klabu nzima katika mkutano maalum
Mawasiliano yameanzishwa na DRO wa Wilaya

Muundo umewekwa. Hauna maana bila maudhui unayoyaweka ndani yake: ujuzi uliorodheshwa, mawasiliano yaliyorasimishwa, mawasiliano yaliyopangwa, fedha zilizoundwa. Hicho ndicho kitu cha sura sita zinazofuata.