Sura ya 9, Hamasisha mitandao yako kabla ya maafa¶
Faida ya kimuundo ya Rotary¶
Hakuna shirika lingine la kujitolea lililo na kile ulicho nacho: meza ambayo kuzunguka kwake daktari, mkandarasi, wakili, mmiliki wa mgahawa, mhandisi, mfamasia, mkulima na mwandishi wa habari wanakaa pamoja kila wiki. Wataalamu hawa hawakufika hapo kwa bahati. Wanamjua meya, mkurugenzi wa hospitali, kamanda wa kikosi cha wazima moto, mmiliki wa duka kubwa, kiongozi wa Msalaba Mwekundu. Mara nyingi kibinafsi.
Msongamano huu wa mtandao ni faida yako ya ushindani katika maafa. Lakini faida isiyorasimishwa ni faida iliyopotea. Mwanachama anayemjua "mkurugenzi wa hospitali" hana manufaa yoyote ikiwa uhusiano huo haujaandikwa, hauwezi kuhamasishwa, na haujulikani kwa Mratibu wa Maafa.
Sura hii inashughulikia kurasimisha mitandao, kugeuza mahusiano binafsi kuwa uwezo wa mwitikio wa pamoja.
Kuchora ramani ya wahusika wa ndani: familia 5¶
Kabla ya maafa yoyote, klabu lazima iwe imechora ramani ya wahusika wote waliopo katika eneo lake. Si kitabu cha simu, ramani ya kiuendeshaji: nani anafanya nini, kwa rasilimali zipi, na jinsi ya kuwafikia.
Familia ya 1, Uokoaji na dharura¶
Hawa ni waitikiaji wa kwanza wa kitaaluma. Rotary haiwabadilishi, inawakamilisha.
| Mhusika | Kile wanachofanya katika maafa | Mawasiliano ya kuanzisha | Kile ambacho Rotary inaweza kuleta |
|---|---|---|---|
| Idara ya wazima moto | Uokoaji wa dharura, uondoaji, kuzima moto | Kamanda wa kikosi | Ugavi, magari, wajitolea waliofunzwa |
| EMS / Dharura ya matibabu | Huduma za dharura, uchambuzi wa waathirika, usafiri wa kimatibabu | Mkurugenzi wa matibabu | Wanachama madaktari, wafamasia; usafiri wa wagonjwa |
| Ulinzi wa raia | Uratibu rasmi, uhamishaji, makazi | Mkoa / Ukumbi wa Mji (huduma za dharura) | Wajitolea, maeneo, ufadhili |
| Msalaba Mwekundu / Hilali Nyekundu | Makazi, huduma ya kwanza, maji, kurejesha mawasiliano ya familia | Mwakilishi wa ndani | Ufadhili, ugavi wa kukamilisha, wajitolea |
| Vyama vya usalama wa raia | Uokoaji, ugavi, msaada wa kisaikolojia | Rais wa ndani | Kubadilishana mafunzo, mazoezi ya pamoja |
Familia ya 2, Msaada wa kibinadamu na wa kijamii¶
Mashirika haya hufika ndani ya masaa au siku zinazofuata kukidhi mahitaji ya msingi ya jamii zilizoathirika.
| Mhusika | Kile wanachofanya | Mawasiliano ya kuanzisha |
|---|---|---|
| Mashirika ya hisani ya msaada wa chakula | Msaada wa chakula, nguo, malazi | Meneja wa tawi la ndani |
| Benki ya Chakula | Usambazaji wa chakula kwa wingi | Mkurugenzi wa kikanda |
| Jeshi la Wokovu | Chakula, malazi, msaada wa vifaa | Afisa wa ndani |
| Médecins Sans Frontières / Médecins du Monde | Huduma za matibabu (maafa makubwa) | Ofisi ya kitaifa (uhamasishaji nadra) |
| Vyama vya mtaa / vya jamii | Ufahamu wa uwandani, kiungo cha kuaminika | Rais, kiongozi wa mshikamano |
| Vyama vya wahamiaji / diaspora | Ufasiri, upatanishi wa kitamaduni, mtandao | Kiongozi wa jamii |
Familia ya 3, Jumuiya za kidini¶
Mara nyingi zinapunguzwa thamani katika mipango ya mwitikio, jumuiya za kidini hata hivyo ni miongoni mwa wa kwanza kuhamasika. Zina maeneo ya kuhifadhi (kumbi za parokia, misikiti, mahekalu), mitandao ya mshikamano iliyoimarishwa, na uaminifu wa kina na jamii zilizo katika hatari.
| Mhusika | Rasilimali za kawaida | Mawasiliano |
|---|---|---|
| Parokia za Kikatoliki / Kiprotestanti | Kumbi za parokia, mtandao wa wajitolea, mkahawa, mtandao wa kijamii | Kasisi, mchungaji, shemasi |
| Misikiti | Ukumbi wa sala (uwezo mkubwa), mtandao wa mshikamano, jiko | Imamu, rais wa chama |
| Mahekalu ya Kibudha / Kihindu | Maeneo tulivu kwa msaada wa kisaikolojia, mtandao wa jamii | Mtawa mkuu |
| Masinagogi | Mtandao wa mshikamano, nafasi ya jamii | Rabi, rais wa jamii |
Hatua ya kivitendo: Mualike kiongozi wa kidini wa ndani kwenye mkutano wa klabu mara moja kwa mwaka. Si kuzungumza kuhusu dini, ni kuanzisha mawasiliano ya kibinadamu. Siku ya maafa, atakuwa mshirika, si mgeni.
Familia ya 4, Mamlaka za ndani na huduma za umma¶
Mamlaka za ndani ndizo mamlaka za uratibu. Klabu ya Rotary hufanya kazi chini ya usimamizi wao wakati wa dharura.
| Mhusika | Jukumu katika maafa | Mawasiliano ya kuanzisha |
|---|---|---|
| Ukumbi wa Mji / Jumuiya | Uratibu rasmi, kufungua kumbi za michezo na kumbi, makazi ya dharura, kuchukua kwa lazima | Mkurugenzi wa operesheni au naibu meya wa usalama |
| Baraza la wilaya / la kikanda | Rasilimali za kifedha, msaada wa kiugavi, barabara | Idara ya ulinzi wa raia |
| Mkoa | Mpango wa dharura, uratibu wa wilaya | Mkuu wa huduma za dharura |
| Huduma za maji / usafi wa mazingira | Urejeshaji wa mtandao, kuzima kwa dharura, usalama wa maji | Zamu ya kiufundi |
| Huduma za umeme | Urejeshaji wa umeme, kuzima kwa usalama | Zamu ya shirika |
| Huduma za gesi | Kuzima kwa dharura, kudhibiti uvujaji | Zamu ya shirika |
| Shule / vyuo / sekondari | Kumbi za michezo na mikahawa kama makazi ya dharura | Mkuu wa taasisi + ukumbi wa mji |
Familia ya 5, Wahusika wa kiuchumi wa ndani¶
Hapa ndipo mtandao wa Rotary hufanya tofauti. Wanachama wako wanawajua wahusika hawa. Mara nyingi, ni sehemu yao.
| Mhusika | Rasilimali zinazoweza kuhamasishwa | Jinsi ya kurasimisha uhusiano |
|---|---|---|
| Maduka makubwa / masupamaketi | Maji ya chupa, chakula, bidhaa za usafi, turubai | Makubaliano ya michango ya dharura yaliyojadiliwa awali |
| Kampuni za usafiri | Malori, magari ya mizigo, ugavi | Makubaliano ya mdomo yaliyoandikwa au barua ya nia |
| Hoteli | Vyumba kwa malazi ya dharura (chini ya makubaliano ya ukumbi wa mji) | Mawasiliano na mkurugenzi, uwezo wa kuhifadhi umebainishwa |
| Zahanati | Dawa muhimu, vifaa vya matibabu | Makubaliano ya ugavi wa dharura |
| Vituo vya mafuta | Mafuta kwa jenereta na magari | Makubaliano ya kipaumbele endapo kutakuwa na uhaba |
| Kampuni za ujenzi | Mitambo mizito, vifaa, wafanyakazi wenye ujuzi | Makubaliano ya upatikanaji |
| Printa | Fomu, mabango, vipeperushi vya taarifa | Uchapishaji wa dharura wa bure |
| Kampuni za chakula | Chakula kwa wingi | Makubaliano ya michango |
Rasimisha uhusiano: kutoka mahusiano binafsi hadi uwezo wa pamoja¶
Tatizo la mahusiano yasiyo rasmi¶
"Ninamjua mkuu wa wazima moto, tunacheza gofu pamoja." Vizuri sana. Lakini je, ikiwa hupatikani siku ya maafa? Je, ikiwa wewe mwenyewe umeathirika? Je, ikiwa umeondoka katika klabu? Uhusiano huo unakufa na kuondoka kwako.
Kurasimisha kunageuza mawasiliano binafsi kuwa mali ya pamoja ya klabu.
Jinsi ya kurasimisha: ngazi 3¶
| Ngazi | Njia | Juhudi | Thamani |
|---|---|---|---|
| 1. Uandishi | Ingiza mawasiliano katika orodha ya klabu ukiwa na jina, jukumu, simu, rasilimali zinazoweza kuhamasishwa | dakika 5 | Mawasiliano yanaishi baada ya mwanachama kuondoka |
| 2. Utangulizi | Mualike mawasiliano kwenye mkutano wa klabu. Wanaweka uso kwa "Rotary". Mratibu anachukua uhusiano. | jioni 1 | Mawasiliano yanaijua klabu, si mwanachama mmoja tu |
| 3. Makubaliano | Tia saini kumbukumbu ya makubaliano (MOU) au barua ya nia | saa chache | Ahadi rasmi, inayoweza kuhamasishwa wakati wa dharura bila mazungumzo |
Kumbukumbu iliyorahisishwa ya makubaliano (MOU)¶
MOU haihitaji kuwa nyaraka ya kisheria ya kurasa 20. Kwa klabu ya Rotary, barua ya ukurasa mmoja inatosha:
Muundo wa MOU kwa klabu: 1. Utambulisho wa pande (Rotary Club ya [MJI] na [SHIRIKA]) 2. Lengo: ushirikiano endapo kutakuwa na maafa ya asili au ya kiteknolojia 3. Ahadi za klabu: wajitolea waliofunzwa, ufadhili wa kukamilisha, ugavi 4. Ahadi za mshirika: rasilimali mahususi, ushiriki katika mazoezi, kubadilishana taarifa 5. Muda: mwaka 1, unaoweza kurejeshwa kimyakimya 6. Anwani za mawasiliano za kiuendeshaji: jina 1 + simu kwa kila upande 7. Saini: Rais wa Klabu + mkuu wa shirika
Washirika wa kipaumbele wa kutia saini MOU: 1. Msalaba Mwekundu / Hilali Nyekundu wa ndani 2. Ukumbi wa Mji (idara ya usalama wa raia) 3. Mhusika mkuu wa kiuchumi (duka kubwa au kampuni ya usafiri)
Hatua za kila mwaka: kalenda ya kimahusiano¶
Mahusiano hujengwa kwa muda. Kalenda ya kila mwaka ya hatua huhakikisha kwamba uhusiano unadumishwa, si kuundwa tu.
| Mwezi | Hatua | Mwenye jukumu | Mshirika lengwa |
|---|---|---|---|
| Septemba | Mualike kiongozi wa Msalaba Mwekundu wa ndani kwenye mkutano wa klabu | Mratibu wa Maafa | Msalaba Mwekundu |
| Oktoba | Shiriki katika Siku ya Kimataifa ya Kupunguza Hatari za Maafa (Oktoba 13, UN), andaa pamoja tukio na mshirika | Mratibu + Mawasiliano | Umma kwa jumla + washirika |
| Novemba | Kutana na kamanda wa kikosi cha wazima moto (ziara ya kituo au mwaliko wa klabu) | Mratibu | Idara ya wazima moto |
| Januari | Mualike afisa wa ukumbi wa mji (mkurugenzi wa operesheni au naibu meya wa usalama) | Rais wa Klabu | Mamlaka za ndani |
| Machi | Shiriki katika zoezi la ulinzi wa raia la kimanispaa au la kiwilaya | Mratibu + wanachama 2-3 | Ulinzi wa raia |
| Aprili | Rejesha au tia saini MOU na washirika wakuu | Rais + Mratibu | Washirika wote wa MOU |
| Mei | Mkutano wa ndani baina ya vyama: alika NGO, vyama, jumuiya za kidini kushiriki mipango ya maandalizi | Mratibu | Wahusika wote wa ndani |
| Juni | Mapitio ya kila mwaka ya mahusiano ya washirika. Usasishaji wa orodha ya anwani za mawasiliano za nje. | Mratibu | Wa ndani |
Kanuni: Ziara moja kwa mwaka kwa kila mshirika mkuu. Huu si urasimu, ni uwekezaji wa kimahusiano. Siku utakapompigia simu kamanda wa kikosi cha wazima moto saa 9 usiku kuuliza iwapo eneo ni salama kwa wajitolea wako, atajibu kwa sababu anakujua.
Kanuni ya 3W: Nani anafanya Nini Wapi¶
Kabla ya kuanzisha hatua yoyote katika maafa, maswali matatu lazima yaulizwe na kuandikwa:
NANI anafanya NINI katika ENEO LIPI?
(Nani anafanya Nini Wapi)
Kanuni hii, iliyotokana na uratibu wa kibinadamu wa OCHA, huepusha urudufu (mashirika mawili yakigawa maji mahali pamoja wakati mtaa mzima haupati chochote) na mapengo (hakuna anayeshughulikia wazee waliotengwa).
Jedwali la 3W la kujaza katika masaa 24 ya kwanza¶
| Shirika | NINI (hatua) | WAPI (eneo) | LINI (kipindi) | Mawasiliano |
|---|---|---|---|---|
| Msalaba Mwekundu | Makazi + huduma ya kwanza | Ukumbi wa michezo wa Paul Bert, Kitovu | Endelevu | [Jina, simu] |
| Ukumbi wa Mji | Malazi, maji ya kunywa | Ukumbi wa jamii, Wilaya ya Kaskazini | Endelevu | [Jina, simu] |
| Shirika la hisani la chakula | Usambazaji wa chakula | Eneo la kuegesha la duka kubwa, Eneo la Kusini | saa 4 asubuhi-saa 10 mchana | [Jina, simu] |
| Rotary Club ya [MJI] | Jiko la jamii + usambazaji wa vifaa vya usafi | Shule ya Jean-Moulin, Wilaya ya Mashariki | saa 1 asubuhi-saa 2 usiku | [Jina, simu] |
| Parokia ya Saint-Peter | Mapokezi ya wazee waliotengwa | Ukumbi wa parokia | saa 2 asubuhi-saa 4 usiku | [Jina, simu] |
| PENGO LILILOBAINISHWA | Wilaya ya Lilas, hakuna huduma | Eneo la Magharibi | , | , |
Mstari wa mwisho ndio muhimu zaidi. Hapo ndipo Rotary inatoa thamani zaidi: jaza mapengo, usirudufu kile ambacho tayari kipo.
Wapi kupata taarifa za 3W¶
| Chanzo | Lini | Jinsi gani |
|---|---|---|
| Mkutano wa uratibu wa kimanispaa | Kila siku katika awamu kali | Klabu inatuma mwakilishi |
| Kikosi cha dharura cha kimkoa | Awamu kali na ya kutuliza | Kupitia njia rasmi (mara nyingi mpango wa dharura) |
| Mawasiliano ya moja kwa moja na NGO za ndani | Kudumu | Simu, WhatsApp, ziara za uwandani |
| Mkutano wa kundi la OCHA | Maafa makubwa ya kimataifa | Kupitia DNA-RAG au RI |
Jua anwani zako za mawasiliano za Rotary: wilaya na RAG¶
Klabu yako haifanyi kazi katika utupu. Mtandao wa Rotary wenyewe ni mtandao wa kuhamasisha, na una nguvu zaidi kwa kiasi kikubwa kuliko klabu nyingi zinavyofikiria.
Anwani muhimu za mawasiliano za wilaya¶
| Jukumu | Kile wanachoweza kukufanyia | Mawasiliano |
|---|---|---|
| Gavana wa Wilaya (DG) | Kuanzisha mwitikio wa wilaya, kuratibu klabu jirani, kuidhinisha DRG | Simu: _______ |
| DRO (District Disaster Relief Officer) | Kuratibu mwitikio wa kiuendeshaji katika ngazi ya wilaya, kuhakikisha mawasiliano baina ya klabu na RI | Simu: _______ |
| DRFC (District Rotary Foundation Committee Chair) | Kuwezesha maombi ya ruzuku (DRG, Global Grants), kusimamia fedha za DDF | Simu: _______ |
| Mwenyekiti wa kamati ya maafa ya wilaya | Kuratibu rasilimali baina ya klabu, kuandaa mafunzo | Simu: _______ |
| Klabu jirani, Waratibu wa Maafa | Nyongeza ya kibinadamu na ya kimwili, kiungo cha ugavi | Simu: _______ |
RAG zinazohusika kwa maafa¶
Rotary Action Groups (RAG) ni mitandao ya kimataifa ya Wanarotary wataalamu katika eneo fulani. Katika maafa, wanatoa utaalamu wa kiufundi, uhusiano na ushauri.
| RAG | Eneo | Wakati wa kuhamasisha | Mawasiliano |
|---|---|---|---|
| DNA-RAG (Disaster Network of Assistance) | Uratibu wa jumla wa maafa, mafunzo, zana | Maafa yoyote | dna-rag.com |
| WASH-RAG (Water, Sanitation & Hygiene) | Maji ya kunywa, usafi wa mazingira, usafi | Uhitaji wa maji/usafi wa mazingira | wash-rag.org |
| ShelterBox | Makazi ya dharura (mahema, vifaa) | Uhitaji wa makazi ya dharura | shelterbox.org |
| Disaster Aid | Vifaa vya kunusuru maisha, mwitikio wa papo hapo | Awamu kali | disasteraid.org |
| RAGFP (Rotary Action Group for Peace) | Upatanishi, maeneo ya migogoro | Maafa katika maeneo ya migogoro | rotaryactiongroupforpeace.org |
Hatua ya kivitendo: Mratibu wa Maafa wa klabu lazima awe na anwani za mawasiliano za moja kwa moja za DRO na mawasiliano ya kikanda ya DNA-RAG katika simu yake. Si katika faili mahali fulani, katika anwani za simu yake, tayari kupigiwa.
Zoezi la kuchora ramani: njia ya hatua 4¶
Kwa klabu zinazoanza kutoka mwanzo, hii hapa njia ya kuchora ramani ya wahusika wa ndani katika robo mwaka moja.
Hatua ya 1, Orodha ya ndani (mkutano 1 wa klabu)¶
Muulize kila mwanachama: "Ni mashirika gani katika eneo lako unayoyajua kibinafsi, kupitia shughuli yako ya kitaaluma au ahadi zako?"
Kusanya majibu katika jedwali rahisi:
| Mwanachama | Shirika linalojulikana | Mawasiliano binafsi | Rasilimali zinazowezekana |
|---|---|---|---|
Hatua ya 2, Uainishaji (kazi ya Mratibu, saa 2)¶
Ainisha kila shirika katika mojawapo ya familia 5. Bainisha familia ambazo una mapengo. Weka kipaumbele kwa familia 1 (dharura) na 4 (mamlaka) ikiwa hazijakamilika.
Hatua ya 3, Kuanzisha mawasiliano (miezi 2-3)¶
Kwa kila mhusika aliyebainishwa: 1. Mwanachama anayelijua shirika anaanzisha mawasiliano ya kwanza 2. Anawasilisha mradi wa maandalizi ya maafa wa klabu 3. Anapendekeza mkutano au mwaliko wa klabu 4. Mratibu anahudhuria mkutano ili kuanzisha uhusiano wa kitaasisi
Hatua ya 4, Kurasimisha (endelevu)¶
Kwa kila mawasiliano yaliyoanzishwa: 1. Andika katika orodha ya anwani za mawasiliano za nje (ngazi ya 1) 2. Alika kwenye klabu (ngazi ya 2) 3. Pendekeza MOU ikiwa inafaa (ngazi ya 3)
Vikwazo vya kuepuka¶
| Kikwazo | Matokeo | Suluhu |
|---|---|---|
| Kutegemea mwanachama mmoja kwa mawasiliano muhimu | Mawasiliano yanapotea ikiwa mwanachama hayupo au anaondoka katika klabu | Mtambulishe mawasiliano kwa Mratibu NA Rais, pembetatu |
| Kuchora ramani bila kudumisha | Anwani zilizopitwa na wakati ndani ya miezi 12 | Kalenda ya mikutano ya kila mwaka |
| Kupuuza wahusika wasio rasmi (jumuiya za kidini, vyama vya mtaa) | Kupoteza uaminifu wa jamii, mapengo katika huduma | Jumuisha familia 3 kwa utaratibu |
| Kujaribu kufanya kila kitu mwenyewe | Urudufu, uchovu, mvutano na mashirika mengine | 3W kwa utaratibu: jaza mapengo, usirudufu |
| Kufika siku ya maafa bila kujulikana na washirika | Kukataliwa, kutoaminiwa, kupoteza muda | Angalau mkutano mmoja kwa mwaka na kila mshirika mkuu |
| Kuahidi uwezo ambao klabu haiwezi kuutoa | Kukatishwa tamaa, kupoteza uaminifu wa kudumu | Rasimisha tu kile unachoweza kuhamasisha kweli |
Orodha ya ukaguzi ya kila mwaka, Mitandao na ushirikiano¶
Ya kukamilishwa kati ya Julai na Septemba ya kila mwaka wa Rotary:
- Uchoraji ramani wa familia 5 za wahusika umesasishwa
- Orodha ya anwani za mawasiliano za nje imehakikiwa (simu ya uhakiki kwa kila mawasiliano)
- Angalau MOU 1 hai na mshirika mkuu (Msalaba Mwekundu au ukumbi wa mji)
- Mawasiliano ya DRO wa Wilaya yamehakikiwa na yamehifadhiwa katika simu ya Mratibu
- Mawasiliano ya kikanda ya DNA-RAG yamebainishwa
- Kalenda ya mikutano ya washirika ya kila mwaka imepangwa
- Angalau mshirika 1 amealikwa kwenye klabu katika miezi 12 iliyopita
- Ushiriki wa klabu katika angalau zoezi 1 la ulinzi wa raia katika miezi 12 iliyopita
- Wanachama "wakala wa kiungo" wameteuliwa kwa kila mshirika mkuu
- Matokeo ya uchoraji ramani yamewasilishwa kwa klabu katika mkutano
Wanachama wako tayari wanawajua watu sahihi. Kazi yako si kuunda mtandao, ni kufanya uonekane na uweze kuhamasishwa mtandao ambao tayari upo kuzunguka meza yako kila wiki. Uchoraji ramani na kurasimisha si mazoezi ya kiutawala. Ni vitendo vinavyogeuza vitabu 30 vya anwani binafsi kuwa uwezo wa mwitikio wa pamoja.