Chapitre 5, La structure de réponse du club¶
La structure minimale : cinq personnes suffisent¶
Vous avez dirigé des entreprises, des cabinets, des services hospitaliers. Vous savez qu'une structure de crise n'a rien à voir avec un organigramme ordinaire. Elle est plate, rapide, orientée action. En catastrophe, la bureaucratie tue.
La structure de réponse catastrophe d'un club Rotary repose sur cinq personnes minimum :
PRÉSIDENT DU CLUB
│ Décision d'activation — Liaison district — Porte-parole
│
├── COORDINATEUR CATASTROPHES
│ │ Maintien du plan — Contacts — Formation
│ │
│ └── COMITÉ DRC (3 membres)
│ ├── Membre 1 : Logistique
│ ├── Membre 2 : Communication
│ └── Membre 3 : Finances
│
└── MEMBRES DÉSIGNÉS PAR COMPÉTENCES
(activés selon le type de catastrophe)
Cinq personnes. Pas un comité de quinze qui se réunit pour décider de quand se réunir. Le reste du club constitue le réservoir de compétences, mobilisable selon les besoins.
Fiches de rôle¶
Président du club¶
| Responsabilité | Portée |
|---|---|
| Activer le plan d'urgence | Décision souveraine, peut être prise sur un simple appel du Coordinateur |
| Liaison avec le District | Contact direct avec le Gouverneur et le DRO |
| Porte-parole | Parle au nom du club aux médias et aux autorités (ou désigne un porte-parole) |
| Autoriser les dépenses | Déblocage du fonds d'urgence du club (cf. chapitre 11) |
| Présider les réunions de crise | Courtes, décisionnelles, quotidiennes en phase aiguë |
Ce qu'il ne fait pas : - Descendre sur le terrain distribuer des bouteilles d'eau, il devient injoignable pour le DG qui appelle avec 25 000 USD de DRG - Diriger les équipes terrain (c'est le rôle du Coordinateur) - Chercher les fournisseurs, compter les stocks, saisir les reçus (c'est le rôle du comité DRC) - Parler seul aux médias sans briefing préalable avec le Coordinateur
Le Président décide, autorise, communique vers le haut. Il délègue l'exécution.
Coordinateur Catastrophes du club¶
C'est le poste le plus exigeant. Le Coordinateur est le moteur permanent de la préparation et le chef d'opérations quand la crise frappe.
En temps normal (80 % de sa fonction) :
| Tâche | Fréquence |
|---|---|
| Maintenir et mettre à jour le plan d'urgence du club | Annuel + après chaque événement |
| Mettre à jour la call-down list | Trimestrielle |
| Mettre à jour l'inventaire des ressources membres | Annuelle |
| Organiser au moins une formation/exercice au club | Annuelle minimum |
| Participer à la formation district | Annuelle |
| Maintenir le lien avec le DRO du District | Permanente |
| Vérifier le kit de communication d'urgence | Semestrielle |
| Tester les canaux de communication de secours | Annuelle |
En temps de crise :
| Tâche | Détail |
|---|---|
| Proposer l'activation au Président | Avec évaluation rapide de la situation |
| Diriger les opérations terrain | Coordonne le comité DRC, affecte les équipes |
| Gérer les ressources | Affecte matériel et bénévoles selon les priorités |
| Assurer la liaison opérationnelle | Avec les partenaires locaux (Croix-Rouge, mairie, pompiers) |
| Produire le SITREP | Rapport de situation au Président et au District |
Profil idéal : Un membre disponible (pas le plus occupé professionnellement), organisé, à l'aise avec les procédures, qui reste dans le club au moins 2-3 ans. Un retraité actif, un cadre avec de la flexibilité horaire, un chef d'entreprise qui peut déléguer rapidement à son adjoint.
Comité DRC, 3 membres¶
Chaque membre du comité DRC couvre un domaine. En temps normal, leur charge est légère, quelques heures par an. En crise, ils passent en mode opérationnel immédiat.
Membre 1, Logistique
| Domaine | Responsabilités |
|---|---|
| Transport | Coordonne les véhicules des membres, organise les convois |
| Stockage | Gère les lieux de stockage identifiés (entrepôts membres, local club) |
| Distribution | Organise les points de distribution, gère les stocks |
| Approvisionnement | Relations fournisseurs, achats d'urgence |
Profil naturel : chef d'entreprise avec entrepôt, directeur logistique, commerçant grossiste, agriculteur avec véhicules.
Membre 2, Communication
| Domaine | Responsabilités |
|---|---|
| Communication interne | Activation de la call-down list, groupes WhatsApp |
| Communication externe | Relations médias, réseaux sociaux du club |
| Liaison partenaires | Contact opérationnel avec ONG et autorités |
| Documentation | Photos, vidéos, collecte d'informations terrain |
Profil naturel : journaliste, directeur marketing/communication, avocat habitué au contact médias, enseignant.
Membre 3, Finances
| Domaine | Responsabilités |
|---|---|
| Comptabilité d'urgence | Registre dédié dès le premier euro dépensé |
| Gestion des dons | Réception, traçabilité, remerciements |
| Achats | Validation des dépenses, conservation des reçus |
| Reporting financier | Rapports hebdomadaires, préparation stewardship TRF |
Profil naturel : expert-comptable, directeur financier, banquier, trésorier d'association.
Mapper les compétences professionnelles des membres¶
Vos membres ne sont pas des bénévoles lambda. Ce sont des professionnels dont l'expertise est directement transférable en situation de catastrophe. La clé : identifier à l'avance qui fait quoi pour ne pas perdre de temps le jour J.
Matrice compétences-missions¶
| Profession du membre | Mission catastrophe | Déploiement type |
|---|---|---|
| Médecin | Triage, soins d'urgence, évaluation sanitaire | Poste médical avancé, liaison hôpitaux |
| Infirmier(ère) | Premiers soins, suivi des blessés légers | Postes de distribution, abris |
| Pharmacien | Gestion des médicaments, conseils sanitaires | Inventaire médical, distribution ciblée |
| Psychologue / Psychiatre | Premiers Secours Psychologiques (PFA) | Abris, centres d'accueil, équipes bénévoles |
| Ingénieur civil / BTP | Évaluation structurelle des bâtiments | Zones sinistrées, bâtiments habitables ou non |
| Architecte | Évaluation des dommages, plans de réparation | Phase stabilisation et relèvement |
| Avocat | Assurances, droits des sinistrés, litiges | Aide juridique aux victimes, relations autorités |
| Notaire | Perte de documents, attestations | Aide administrative aux sinistrés |
| Expert-comptable | Comptabilité d'urgence, stewardship TRF | Gestion financière de la réponse |
| Chef d'entreprise | Logistique, chaîne d'approvisionnement, management | Coordination générale, approvisionnement |
| Restaurateur / Traiteur | Cuisine collective, hygiène alimentaire | Alimentation des sinistrés et bénévoles |
| Agriculteur | Véhicules lourds, terrain, stockage | Transport, entreposage, déblaiement |
| Électricien | Groupes électrogènes, réparations | Rétablissement électrique d'urgence |
| Plombier | Eau, assainissement | Réparations d'urgence, WASH |
| Informaticien | Systèmes de communication, données | Backup numérique, coordination digitale |
| Journaliste / Communicant | Relations médias, réseaux sociaux | Communication de crise |
| Enseignant | Organisation, gestion de groupes | Accueil enfants, activités en abris |
| Traducteur | Communication multilingue | Liaison avec populations non francophones |
| Agent immobilier | Connaissance du parc immobilier local | Identification de logements temporaires |
| Assureur | Procédures d'indemnisation | Aide aux sinistrés pour les déclarations |
Cette matrice est un point de départ. Chaque club doit la personnaliser avec les professions réelles de ses membres. L'inventaire complet des compétences est traité au chapitre 7.
Principe fondamental : En catastrophe, chaque membre est d'abord déployé selon sa compétence professionnelle, pas selon son ancienneté ou son rang au club.
Plan de succession : quand le Président est injoignable¶
La catastrophe peut frapper le Président lui-même. Sa maison est détruite. Il est blessé. Son téléphone est sous les décombres. Il est en voyage à l'étranger. Ou simplement, le réseau est saturé et personne ne peut le joindre.
Sans plan de succession, le club est paralysé au moment où il devrait agir.
Chaîne de commandement d'urgence¶
| Ordre | Fonction | Autorité en l'absence du précédent |
|---|---|---|
| 1 | Président du club | Autorité pleine |
| 2 | Coordinateur Catastrophes | Active le plan, dirige les opérations, autorise les dépenses d'urgence (plafond défini) |
| 3 | Past President immédiat | Assume la fonction présidentielle pour la liaison district |
| 4 | Président élu | Reprend si les 3 premiers sont injoignables |
| 5 | Secrétaire du club | Assure la continuité administrative |
Règles de succession¶
-
Délai de carence : Si le Président est injoignable pendant 2 heures après le début de l'événement, le Coordinateur Catastrophes active le plan de sa propre autorité.
-
Plafond financier délégué : Le Coordinateur peut engager jusqu'à un montant défini par le club (recommandation : 500-2 000 USD ou équivalent) sans validation présidentielle. Au-delà, il faut atteindre le Président ou le Past President.
-
Notification obligatoire : Toute activation sans le Président doit être notifiée au District (DG ou DRO) dans les 6 heures.
-
Réversibilité : Dès que le Président redevient joignable, il reprend le commandement. Il valide ou ajuste les décisions prises, sans les annuler rétroactivement sauf motif grave.
Fiche de succession à compléter et distribuer¶
Chaque membre de la chaîne de succession conserve une copie plastifiée :
CHAÎNE DE COMMANDEMENT D'URGENCE
Club Rotary de ___________________
N°1 — Président : _________________ Tél : ____________
N°2 — Coordinateur : ______________ Tél : ____________
N°3 — Past President : ____________ Tél : ____________
N°4 — Président élu : _____________ Tél : ____________
N°5 — Secrétaire : ________________ Tél : ____________
Plafond de dépense délégué : ________ USD/EUR
Délai de carence pour activation : 2 heures
Contact District : DG ______________ Tél : ____________
Contact District : DRO _____________ Tél : ____________
Mise à jour : ___/___/______
Conseil pratique : Testez cette chaîne. Lors d'un exercice tabletop (chapitre 10), simulez un scénario où le Président est sinistré. Vous découvrirez vite si le n°2 connaît ses responsabilités, ou si cette fiche n'est qu'un bout de papier.
Intégration Rotaract et Interact¶
Le Rotaract (18 ans et plus, sans limite supérieure d'âge depuis 2019) et l'Interact (12-18 ans) ne sont pas des clubs « juniors » à qui on confie des tâches subalternes. Ce sont des forces vives avec des compétences spécifiques que les Rotariens n'ont généralement pas, et une énergie terrain considérable.
Ce que le Rotaract apporte¶
| Atout | Application catastrophe |
|---|---|
| Digital natives | Gestion des réseaux sociaux en temps réel, cartographie numérique, coordination par messagerie |
| Disponibilité | Souvent plus flexibles que les Rotariens actifs professionnellement, mobilisables rapidement |
| Énergie physique | Déblaiement, distribution, montage de structures, terrain difficile |
| Réseau universitaire | Mobilisation d'étudiants en médecine, ingénierie, sciences sociales |
| Multilinguisme | Générations souvent plus connectées internationalement |
Ce que l'Interact apporte¶
| Atout | Application catastrophe |
|---|---|
| Collecte de dons | Campagnes scolaires, ventes caritatives, mobilisation des parents |
| Communication jeunesse | Messages adaptés aux réseaux des jeunes (Instagram, TikTok) |
| Soutien moral | Activités pour les enfants dans les abris (jeux, animation) |
Intégration opérationnelle¶
- Avant la catastrophe :
- Le Président du Rotaract est invité aux formations catastrophe du club
- Un Rotaractien est nommé « correspondant DRC Rotaract »
- Le Rotaract participe aux exercices tabletop du club
-
Les contacts Rotaract sont dans la call-down list (branche dédiée)
-
Pendant la catastrophe :
- Le correspondant Rotaract rejoint le comité DRC élargi
- Les Rotaractiens sont intégrés aux équipes terrain (jamais seuls, toujours encadrés par un Rotarien expérimenté)
- La gestion des réseaux sociaux peut être déléguée au Rotaract sous supervision du Membre 2 (Communication)
-
Les Interactiens restent hors zone de danger, leur contribution est en amont (collecte, communication) et en aval (soutien moral, animation)
-
Règle absolue : Les mineurs (Interact) ne sont jamais déployés sur le terrain en zone sinistrée. Aucune exception. Leur contribution est canalisée dans des activités sûres, encadrées, et à distance du danger.
Retour d'expérience : Le Rotaract ne s'improvise pas le jour J, il se prépare avec vous, et déploie alors jusqu'à 40 % de bénévoles supplémentaires dans les 24 premières heures.
Checklist de mise en place¶
- Coordinateur Catastrophes nommé (mandat minimum 2 ans recommandé)
- Comité DRC constitué (3 membres : logistique, communication, finances)
- Fiches de rôle distribuées aux 5 personnes de la structure
- Matrice compétences-missions remplie pour chaque membre du club
- Chaîne de succession définie, signée par le Président, distribuée aux 5 niveaux
- Plafond de dépense délégué voté en conseil d'administration du club
- Président Rotaract informé et correspondant DRC nommé
- Structure présentée à l'ensemble du club lors d'une réunion dédiée
- Contact établi avec le DRO du District
La structure est en place. Elle ne sert à rien sans le contenu qu'on y met : les compétences inventoriées, les contacts formalisés, les communications planifiées, les fonds constitués. C'est l'objet des six chapitres qui suivent.