Capítulo 7, Inventariar el capital del club¶
Tres capitales, un inventario¶
Un club rotario de 30 miembros no son 30 voluntarios. Son 30 profesionales, cada uno con una red de contactos, competencias especializadas, recursos materiales, personales y profesionales. La empresa de transporte de un miembro significa tres camiones disponibles. La consulta médica de otro significa una fuente de suministros médicos. El restaurante de un tercero significa una cocina comunitaria ya equipada.
El poder de un club en una catástrofe no se mide por el número de miembros, sino por la calidad del inventario que ha hecho de lo que esos miembros pueden movilizar.
Este inventario cubre tres capitales: - Capital humano: competencias, idiomas, disponibilidad - Capital material: equipamiento, vehículos, locales, existencias - Capital relacional: afiliaciones, redes profesionales, contactos institucionales
El Coordinador de Catástrofes es responsable de construir y actualizar este inventario. Frecuencia: anual como mínimo, al inicio del año rotario (julio-septiembre).
Capital humano: las competencias de sus miembros¶
Tabla de inventario de competencias¶
Cada miembro rellena una ficha. El Coordinador lo compila todo en una hoja de cálculo compartida + una copia en papel plastificada.
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Nombre completo | Dra. Marie DUPONT |
| Profesión principal | Médica de cabecera |
| Competencia principal en catástrofe | Triaje, atención de urgencia, evaluación sanitaria |
| Competencia secundaria en catástrofe | Formación en primeros auxilios, PFA |
| Formaciones específicas | PSC1 (2024), PFA Cruz Roja (2025), GMS (2025) |
| Idiomas hablados | Francés (nativo), inglés (fluido), árabe (conversacional) |
| Disponibilidad estimada en crisis | D+0 a D+3: 100 % / D+4 a D+14: 50 % (consulta que mantener en marcha) |
| Limitaciones | Movilidad reducida (rodilla), sin terreno accidentado |
Plantilla de tabla resumen (extracto)¶
| Miembro | Profesión | Competencia en catástrofe | Idiomas | Disponibilidad D+0 |
|---|---|---|---|---|
| Martin, J. | Dueño de empresa de construcción | Logística, retirada de escombros, evaluación de edificios | FR, EN | Inmediata |
| Dupont, M. | Médica | Triaje, atención | FR, EN, AR | Inmediata |
| Leroy, P. | Abogado | Seguros, derechos de las víctimas | FR, EN | H+6 |
| Chen, L. | Restaurador | Cocina comunitaria, higiene alimentaria | FR, ZH, EN | Inmediata |
| Konaté, A. | Ingeniero de telecomunicaciones | Comunicaciones, sistemas TI | FR, WO, EN | H+4 |
| Moreau, S. | Contable colegiado | Contabilidad, rendición de cuentas (stewardship) ante TRF | FR | H+12 |
| Petit, F. | Agricultor | Vehículos pesados, terrenos, almacenamiento | FR | Inmediata |
| Da Silva, R. | Farmacéutico | Gestión de medicamentos, consejos de salud | FR, PT, EN | H+2 |
| Berger, C. | Periodista | Comunicación de crisis, medios | FR, EN, ES | Inmediata |
| Nakamura, H. | Arquitecto | Evaluación de daños, planos de reconstrucción | FR, JA, EN | H+6 |
Las redes profesionales de los miembros¶
Aquí es donde Rotary se distingue de cualquier otra organización de voluntariado. Sus miembros no vienen solos, vienen con sus redes.
| Miembro | Red profesional movilizable | Recurso potencial |
|---|---|---|
| Martin, J. (Construcción) | Proveedores de materiales, subcontratistas, operadores de maquinaria pesada | Lonas, madera, mano de obra cualificada, maquinaria |
| Chen, L. (Restaurante) | Proveedores de alimentos, mayoristas, red HACCP | Alimentos a granel, equipamiento de cocina |
| Petit, F. (Agricultura) | Cooperativa agrícola, transportistas, almacenamiento en frío | Camiones, almacenes refrigerados, alimentos |
| Da Silva, R. (Farmacia) | Mayoristas farmacéuticos, red de farmacias | Medicamentos de emergencia, suministros médicos |
| Leroy, P. (Abogado) | Red del colegio de abogados, notarios, aseguradores | Asistencia jurídica pro bono, experiencia en seguros |
Acción concreta: Durante el inventario anual, pregunte a cada miembro: «Si la catástrofe golpea mañana, ¿a qué contactos profesionales podrías llamar en una hora para obtener recursos?» Anote los nombres, los números, los recursos accesibles. Estos contactos de segundo círculo multiplican la capacidad del club por 5 o 10.
Capital material: lo que poseen sus miembros¶
El inventario material cubre lo que los miembros pueden poner a disposición, personalmente y a través de sus empresas. La distinción importa: un miembro puede ofrecer su coche personal de inmediato; el camión de la empresa puede requerir la aprobación de un socio.
Ejemplo de inventario¶
Vehículos¶
| Propietario | Tipo de vehículo | Capacidad | Personal/Empresa | Disponibilidad |
|---|---|---|---|---|
| Martin, J. | Camión 3,5 T | 3 toneladas | Empresa | Se requiere aprobación del socio |
| Martin, J. | Furgoneta utilitaria | 1,2 T | Empresa | Inmediata |
| Petit, F. | Tractor + remolque | 5 toneladas | Personal | Inmediata |
| Petit, F. | Pick-up 4×4 | 5 pasajeros + 500 kg | Personal | Inmediata |
| Konaté, A. | Berlina | 4 pasajeros | Personal | Inmediata |
Generadores y energía¶
| Propietario | Equipamiento | Potencia | Combustible | Disponibilidad |
|---|---|---|---|---|
| Martin, J. | Generador portátil | 5 kW | Gasolina | Empresa, se requiere aprobación |
| Petit, F. | Generador agrícola | 12 kW | Diésel | Inmediata |
| Club Rotario | Batería solar | 100 W | Solar | En los locales del club |
Locales y espacios¶
| Propietario | Tipo de local | Superficie | Capacidad de acogida | Equipamiento |
|---|---|---|---|---|
| Chen, L. | Restaurante | 120 m² | 80 personas | Cocina equipada, agua, electricidad, aparcamiento |
| Martin, J. | Almacén de construcción | 300 m² | Solo almacenamiento | Accesible a camiones, asegurado |
| Club Rotario | Sala de reuniones | 60 m² | 40 personas | WiFi, aseos, proyector |
| Moreau, S. | Garaje/taller | 80 m² | Almacenamiento | Electricidad, acceso para vehículos |
| Berger, C. | Oficina | 40 m² | 10 personas | WiFi de alta velocidad, impresora |
Equipamiento especializado¶
| Categoría | Equipamiento | Propietario | Cantidad |
|---|---|---|---|
| Construcción | Motosierra | Petit, F. | 2 |
| Construcción | Taladro, atornillador, sierra circular | Martin, J. | Juego completo |
| Agua | Bomba de agua sumergible | Petit, F. | 1 |
| Agua | Filtro de agua de campo | Club Rotario | 1 (kit DRC) |
| Comunicaciones | Walkie-talkies PMR446 | Club Rotario | 4 |
| Comunicaciones | Teléfono satelital Iridium | Konaté, A. | 1 (profesional) |
| Comunicaciones | Terminal de internet satelital (Starlink Mini) | Konaté, A. | 1 (a movilizar) |
| Médico | Desfibrilador (DEA) | Dra. Dupont | 1 (consulta) |
| Médico | Botiquines completos de primeros auxilios | Club Rotario | 3 |
| Cocina | Quemadores de gas industriales | Chen, L. | 4 (restaurante) |
| Cocina | Ollas de 50 L | Chen, L. | 3 (restaurante) |
| Refugio | Tiendas para 4 personas | Petit, F. | 2 |
| Refugio | Lonas de 6×4 m | Martin, J. | 10 (empresa) |
| Iluminación | Focos LED de pie | Martin, J. | 2 (construcción) |
Formato del inventario¶
Doble formato obligatorio: - Digital: Hoja de cálculo (Excel/Google Sheets) compartida con el Coordinador, el Presidente y los 3 miembros del comité DRC. Protegida con contraseña (contiene información personal). - Papel: Versión impresa y plastificada, almacenada en el domicilio del Coordinador Y en los locales del club. Esta versión no contiene direcciones personales, solo nombres, competencias, teléfonos y recursos.
Capital relacional: afiliaciones cruzadas¶
Los rotarios no viven en una burbuja Rotary. Muchos están activos en otras organizaciones, ostentan mandatos o pertenecen a redes complementarias. Estas afiliaciones cruzadas son un activo considerable, siempre que se conozcan.
Tabla de afiliaciones cruzadas¶
| Miembro | Afiliación externa | Función/Rango | Recurso en catástrofe |
|---|---|---|---|
| Martin, J. | Bomberos voluntarios | Sargento | Acceso a las redes de bomberos, formación en rescate, equipamiento |
| Leroy, P. | Consejo municipal | Teniente de alcalde | Acceso directo al ayuntamiento, decisiones de emergencia |
| Dupont, M. | Cruz Roja | Voluntaria formada | Enlace directo con la Cruz Roja, formación PFA |
| Petit, F. | Reserva militar | Reservista | Formación de campo, red logística militar |
| Nakamura, H. | Club de Leones | Miembro activo | Coordinación entre clubes de servicio, puesta en común |
| Berger, C. | Asociación de periodistas | Miembro de la junta | Red de medios, difusión rápida de información |
| Konaté, A. | Comunidad religiosa (mezquita) | Coordinador de solidaridad | Red comunitaria de ayuda mutua, espacios de acogida |
| Moreau, S. | Cámara de Comercio | Tesorero | Red de empresas locales, fondo económico de emergencia |
Por qué es crítico: Martin, que es bombero voluntario, puede decirle en 10 minutos si la zona es segura para sus voluntarios, información que esperaría horas por los canales oficiales. Leroy, que es teniente de alcalde, puede desbloquear la apertura del polideportivo para acoger a las víctimas con una sola llamada de teléfono. Estos puentes son su ventaja competitiva.
Doble afiliación Rotary-ONG: formalizar la función de enlace¶
Cuando un miembro está también activo en otra organización (Cruz Roja, Leones, Protección Civil), desígnelo formalmente como agente de enlace entre el club y esa organización. Esto significa:
- Es el primer contacto del club con esa organización en una crisis
- Representa al club en las reuniones de coordinación con esa organización
- Mantiene actualizados los contactos entre ambas organizaciones
- Señala los ejercicios o formaciones en los que el club debería participar
El sistema de call-down list¶
La call-down list es el mecanismo que permite contactar a cada miembro en menos de 30 minutos, incluso si las redes están saturadas. El principio: cada persona llama a 2-3 personas, que a su vez llaman a 2-3 personas, y así sucesivamente.
Arquitectura del árbol de llamadas¶
COORDINADOR DE CATÁSTROFES
├── Responsable de la rama A
│ ├── A-1 → llama a 5 miembros
│ └── A-2 → llama a 5 miembros
├── Responsable de la rama B
│ ├── B-1 → llama a 5 miembros
│ └── B-2 → llama a 5 miembros
└── Responsable de la rama C (si >30 miembros)
├── C-1 → llama a 5 miembros
└── C-2 → llama a 5 miembros
Resultado: El Coordinador hace 2-3 llamadas. En 30 minutos, se contacta a más de 30 miembros.
Reglas de funcionamiento¶
| Regla | Detalle |
|---|---|
| Sin respuesta | 3 intentos con 5 minutos de diferencia, luego pasar al suplente designado |
| Confirmación | El último miembro de cada rama envía un SMS al Coordinador: «Rama X completa, [número] contactados de [total]» |
| Horario | Sin llamadas entre las 22 h y las 6 h salvo emergencias vitales |
| Mensaje | Retransmitir exactamente como se recibió, no interpretar, no añadir, no comentar |
| Suplentes | Cada puesto del árbol tiene un suplente designado |
Guion de llamada estandarizado¶
«Hola, soy [NOMBRE], Club Rotario de [CIUDAD].
Mensaje de alerta de catástrofe.
SITUACIÓN: [resumen en 1-2 frases].
ACCIÓN SOLICITADA: [lo que el miembro debe hacer].
¿Confirmas la recepción?
Por favor, llama ahora a [NOMBRE 1] al [NÚMERO]
y a [NOMBRE 2] al [NÚMERO].»
Prueba trimestral obligatoria (cadencia armonizada con cap. 00)¶
La call-down list solo funciona si se prueba. Organice una prueba real cuatro veces al año:
| Mes | Tipo de prueba | Método |
|---|---|---|
| Septiembre | Prueba completa | Activación real del árbol. El Coordinador desencadena, cronometra y anota los fallos. |
| Diciembre | Prueba parcial | Activación de una sola rama, por SMS. |
| Marzo | Prueba parcial | Activación de otra rama, por llamada telefónica. |
| Junio | Prueba parcial | Activación de la última rama, por WhatsApp. |
Indicadores de rendimiento:
| Indicador | Objetivo |
|---|---|
| Tiempo para contactar al 80 % de los miembros | < 30 minutos |
| Tasa de respuesta a la primera llamada | > 60 % |
| Tasa de respuesta tras 3 intentos + suplente | > 90 % |
| Números obsoletos detectados | 0 (si no, actualizar de inmediato) |
Formato de la call-down list¶
La call-down list existe en dos versiones:
Versión completa (digital): - Hoja de cálculo con: nombre, función en el árbol, teléfono principal, teléfono secundario, correo electrónico, competencias, dirección - Almacenada en la nube segura + copia local en llave USB
Versión de campo (papel): - Formato de tarjeta plegable (cabe en una cartera) - Contiene solo: nombre, posición en el árbol, teléfono principal, teléfono secundario - Plastificada - Distribuida a cada miembro del club - Conservada en casa Y en la oficina
Recordatorio: Un número obsoleto en una call-down list significa toda una rama cortada. Las actualizaciones trimestrales no son opcionales.
Directorio de contactos externos¶
Más allá de los miembros, el club debe tener un directorio de contactos externos, las personas y organizaciones a las que recurrir en caso de catástrofe. Este directorio es responsabilidad del Coordinador de Catástrofes.
Contactos de emergencia locales¶
| Organización | Nombre del contacto | Teléfono directo | Función | Última verificación |
|---|---|---|---|---|
| Bomberos | Jefe de brigada | //___ | ||
| SEM / Emergencia médica | Director médico | //___ | ||
| Policía | Comisario / Comandante | //___ | ||
| Ayuntamiento, célula de crisis | Director de operaciones o responsable de seguridad | //___ | ||
| Prefectura, protección civil | Jefe de servicios de emergencia | //___ | ||
| Hospital principal | Director del servicio de urgencias | //___ | ||
| Compañía de agua | Guardia de emergencia | //___ | ||
| Compañía eléctrica | Guardia de emergencia | //___ | ||
| Compañía de gas | Guardia de emergencia | //___ |
Contactos humanitarios y asociativos¶
| Organización | Nombre del contacto | Teléfono directo | Recursos movilizables | Última verificación |
|---|---|---|---|---|
| Cruz Roja / Media Luna Roja | Refugios, primeros auxilios, agua | //___ | ||
| Asociación de ayuda alimentaria | Ayuda alimentaria, ropa | //___ | ||
| Banco de Alimentos | Suministros alimentarios | //___ | ||
| Ejército de Salvación | Alimentos, alojamiento | //___ | ||
| Otra ONG local 1 | //___ | |||
| Otra ONG local 2 | //___ |
Contactos Rotary¶
| Función | Nombre | Teléfono directo | Correo electrónico | Última verificación |
|---|---|---|---|---|
| Gobernador del distrito | //___ | |||
| DRO (District Disaster Relief Officer) | //___ | |||
| DRFC (District Rotary Foundation Committee Chair) | //___ | |||
| Contacto regional DNA-RAG | //___ | |||
| ShelterBox, contacto local | //___ | |||
| Club gemelo más cercano | //___ |
Contactos económicos¶
| Actor | Nombre del contacto | Teléfono directo | Recursos movilizables | Última verificación |
|---|---|---|---|---|
| Supermercado / Gran superficie | Agua, alimentos, higiene | //___ | ||
| Empresa de transporte | Camiones, logística | //___ | ||
| Gasolinera | Combustible | //___ | ||
| Farmacia | Medicamentos | //___ | ||
| Hotel | Alojamiento de emergencia | //___ | ||
| Imprenta | Formularios, carteles | //___ |
Contactos con los medios¶
| Medio | Nombre del periodista | Teléfono directo | Tipo | Última verificación |
|---|---|---|---|---|
| Periódico local | Prensa escrita | //___ | ||
| Radio local | Radio | //___ | ||
| TV local | Televisión | //___ | ||
| Corresponsal de prensa nacional | Prensa | //___ |
Frecuencia de actualización: Trimestral para los contactos de emergencia. Anual para los demás. La columna «Última verificación» está ahí por una razón: un número no verificado en 12 meses ya no es fiable.
Digital Y papel: ambos son esenciales¶
Este punto merece ser machacado. En una catástrofe, uno u otro fallará.
Por qué lo digital no basta¶
| Escenario | Consecuencia |
|---|---|
| Corte de electricidad prolongado | Sin WiFi, sin acceso a la nube, batería del teléfono limitada |
| Antenas de telefonía destruidas | Sin 4G/5G, sin datos móviles |
| Servidor en la nube inaccesible | Google Drive, Dropbox, inaccesibles sin internet |
| Teléfono perdido/destruido | Todos los datos locales perdidos |
Por qué el papel no basta¶
| Escenario | Consecuencia |
|---|---|
| Hogar destruido o inaccesible | Documentos en papel perdidos |
| Inundación | Documentos en papel destruidos |
| Necesidad de compartir rápido | Imposible copiar/enviar un documento en papel a 30 personas |
| Actualizaciones | El papel no se actualiza en tiempo real |
La solución: doble formato sistemático¶
| Documento | Versión digital | Versión papel |
|---|---|---|
| Call-down list | Nube + llave USB + teléfono | Tarjeta plastificada (cada miembro) |
| Inventario de recursos | Hoja de cálculo compartida (protegida) | Carpeta plastificada (Coordinador + locales del club) |
| Directorio de contactos externos | Hoja de cálculo compartida | Hoja plastificada (Coordinador + Presidente) |
| Plan de emergencia completo | PDF en la nube + llave USB | Carpeta en los locales del club + domicilio del Coordinador |
| Formularios operativos | Archivos de plantilla en llave USB | 50 copias preimpresas en los locales |
Kit documental físico¶
El Coordinador de Catástrofes mantiene una carpeta de emergencia, una carpeta física, almacenada en un lugar seguro (locales del club + copia en el domicilio del Coordinador), que contiene:
- Call-down list actualizada (plastificada)
- Inventario de recursos de los miembros (resumen)
- Directorio de contactos externos
- Plan de sucesión
- 20 formularios SITREP en blanco
- 20 formularios de evaluación rápida en blanco
- 20 formularios de registro de voluntarios en blanco
- 10 hojas de seguimiento financiero diario en blanco
- 10 hojas de mensaje de emergencia en papel
- Mapa local impreso
- Llave USB con todos los archivos digitales
Esta carpeta se revisa y actualiza al inicio de cada trimestre.
Checklist de inventario anual¶
A completar entre julio y septiembre de cada año rotario:
- Ficha de competencias completada por cada miembro (nuevos y existentes)
- Tabla resumen de competencias actualizada
- Redes profesionales de cada miembro documentadas
- Inventario material actualizado (vehículos, generadores, locales, equipamiento)
- Afiliaciones cruzadas registradas
- Agentes de enlace nombrados formalmente
- Call-down list actualizada y redistribuida a todos los miembros
- Directorio de contactos externos verificado (llamada de verificación)
- Versión digital respaldada (nube + llave USB)
- Versión en papel impresa y archivada (locales del club + domicilio del Coordinador)
- Resultados del inventario presentados al club en una reunión
El capital de su club no está en la caja. Está en la sala, cada semana, alrededor de la mesa. Este inventario transforma a un grupo de profesionales que se reúnen para almorzar el martes en una fuerza de respuesta estructurada e inmediatamente movilizable. La diferencia entre un club preparado y uno que no lo está es este documento.