Capítulo 11, Fondo de emergencia del club¶
El dinero que espera en una cuenta salva vidas¶
Cuando ocurre una catástrofe, las primeras 72 h son decisivas. La Subvención de Respuesta ante Catástrofes (DRG) de la Fundación Rotaria puede tardar de 2 a 4 semanas en llegar. Las donaciones de los miembros y del público tardan en recaudarse. El seguro no paga hasta pasadas varias semanas.
Durante ese tiempo, hay que comprar agua, combustible para generadores, lonas, alimentos. Hay que pagar el transporte, el equipamiento de cocina, los suministros médicos básicos. Los proveedores locales no dan crédito en una crisis, exigen dinero en efectivo.
Un club con un fondo de emergencia preestablecido puede actuar a las pocas horas de la catástrofe. Un club que no lo tiene pasa sus primeras 48 h buscando dinero en lugar de ayudar a la gente.
Constituir el fondo de emergencia¶
Importe recomendado¶
El importe del fondo depende de dos factores: el tamaño del club y el nivel de riesgo de su territorio.
| Tamaño del club | Riesgo moderado | Riesgo elevado |
|---|---|---|
| < 20 miembros | 1 000 – 2 000 USD/EUR | 2 000 – 3 000 USD/EUR |
| 20-40 miembros | 2 000 – 4 000 USD/EUR | 4 000 – 6 000 USD/EUR |
| > 40 miembros | 4 000 – 6 000 USD/EUR | 6 000 – 10 000 USD/EUR |
Cómo evaluar el riesgo: Si su territorio está expuesto a catástrofes recurrentes (zona inundable, zona sísmica, corredor de ciclones, zona industrial clasificada Seveso), está en riesgo elevado. Si las catástrofes son raras pero posibles, está en riesgo moderado.
Regla práctica: El fondo debe cubrir de 3 a 5 días de operaciones básicas: agua, alimentos para 50-100 familias, combustible, transporte, suministros básicos. Esto corresponde aproximadamente a 50-100 USD por miembro del club.
Constituir el fondo¶
Varios métodos, que pueden combinarse:
| Método | Ventajas | Inconvenientes |
|---|---|---|
| Cuota anual dedicada (5-20 USD/miembro/año) | Previsible, repartida, indolora | Lenta de constituir |
| Asignación presupuestaria (% del presupuesto anual del club) | Decisión colectiva, integrada en el presupuesto | Depende del presupuesto total |
| Evento de recaudación dedicado (cena, venta, rifa) | Importe potencialmente alto, visibilidad | Esfuerzo organizativo |
| Donación excepcional de un miembro | Rápida, significativa | Depende de la generosidad individual |
| Transferencia del superávit presupuestario de fin de año | Aprovecha el dinero no gastado | Varía de un año a otro |
Recomendación: Combine una contribución anual modesta (10 USD/miembro) con una asignación presupuestaria (3-5% del presupuesto anual del club). En 2-3 años, el fondo alcanza su nivel objetivo.
Ejemplo concreto, club de 20 miembros, riesgo moderado, objetivo 2 000 USD:
| Año | Cuota anual (10 USD × 20) | Asignación del presupuesto del club (4% × 2 000) | Cena de recaudación | Acumulado |
|---|---|---|---|---|
| Año 1 | 200 USD | 80 USD | 600 USD (1 evento) | 880 USD |
| Año 2 | 200 USD | 80 USD | 500 USD | 1 660 USD |
| Año 3 | 200 USD | 80 USD | 400 USD | 2 340 USD ✓ |
Objetivo alcanzado en 3 años con un esfuerzo ligero y distribuido. En los años siguientes: reposición tras el uso, o complemento si el fondo permanece intacto.
Cuenta bancaria separada¶
El fondo de emergencia debe estar separado de la cuenta corriente del club. Razones: - Claridad contable: El dinero del fondo no se mezcla con los gastos de funcionamiento - Protección: El fondo no se consume en gastos rutinarios - Trazabilidad: En caso de despliegue, cada entrada y salida es trazable para los donantes y La Fundación Rotaria (TRF) - Confianza: Los miembros y los donantes ven que su contribución está protegida
Tipo de cuenta recomendado: Cuenta de ahorro o libreta dedicada, a nombre del club, con una etiqueta explícita («Club Rotary de [CIUDAD], Fondo de Emergencia ante Catástrofes»). Sin inversiones de riesgo, la liquidez prima sobre el rendimiento.
Gobernanza: quién decide, quién firma, quién controla¶
El fondo de emergencia no es el dinero del Presidente, ni del Tesorero, ni del Coordinador de Catástrofes. Es el dinero del club, dedicado a un uso específico. La gobernanza debe ser rigurosa y transparente.
Autorización de gasto¶
| Importe | Autorización requerida | Plazo de decisión |
|---|---|---|
| < 500 USD/EUR | Coordinador de Catástrofes + Tesorero (acuerdo verbal, confirmado por escrito en 24h) | Inmediato |
| 500 – 2 000 USD/EUR | Coordinador + Tesorero + Presidente (acuerdo por teléfono/WhatsApp, confirmado por escrito) | < 4 horas |
| > 2 000 USD/EUR | Voto de la junta directiva del club (puede ser por WhatsApp o correo electrónico en una emergencia) | < 24 horas |
Principio: En una catástrofe, la rapidez prima sobre el procedimiento, pero nunca a costa de la trazabilidad. Un gasto de 200 USD en agua potable no debe esperar a un voto formal. Pero debe documentarse en 24 horas: importe, proveedor, recibo, beneficiarios.
Doble firma¶
Toda salida de fondos requiere la firma (o validación escrita) de dos personas:
| Firmante 1 | Firmante 2 | Función |
|---|---|---|
| Tesorero del club | Presidente del club | Configuración por defecto |
| Tesorero del club | Coordinador de Catástrofes | Si el Presidente no está disponible |
| Presidente del club | Coordinador de Catástrofes | Si el Tesorero no está disponible |
Regla absoluta: Ninguna persona sola puede retirar fondos. Si ambos firmantes principales no están disponibles, interviene el tercero (Coordinador o Vicepresidente según corresponda). Prevea esta cadena de sucesión en los estatutos del fondo.
Registro de gastos¶
Cada gasto se anota en un registro dedicado, separado de la contabilidad corriente del club:
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Fecha | 15/12/2026 |
| Importe | 350 EUR |
| Destinatario / Proveedor | Supermercado Leclerc, compra de agua y alimentos |
| Finalidad | Suministros de emergencia, inundación en el distrito Norte |
| Autorización | Coordinador (Dupont) + Tesorero (Moreau), SMS a las 14:30 |
| Recibo / Factura | Escaneo adjunto, Factura n.º 2026-1234 |
| Beneficiarios finales | 45 familias, distribución en POD en la Escuela Jean-Moulin |
Formato: Hoja de cálculo digital (Excel/Google Sheets) + carpeta de papel con los recibos originales. Fotografíe sistemáticamente cada recibo con su teléfono, el papel se pierde, se moja, se rompe.
Informe a los miembros¶
El Tesorero presenta un informe sobre el fondo de emergencia al club: - Trimestralmente en tiempos normales: saldo del fondo, intereses, movimientos - Semanalmente durante una operación: gastos semanales, saldo restante, previsiones - Al final de la operación: informe completo con todas las partidas de gasto, número de beneficiarios, documentos justificativos
La transparencia no es opcional. Es lo que garantiza que los miembros seguirán alimentando el fondo año tras año.
Página de donaciones en línea: lista para activar¶
Cuando ocurre una catástrofe, la gente quiere donar. Si su club no tiene una página de donaciones operativa, esas donaciones irán a otra parte, o a ninguna parte.
Prepare la página ANTES de la catástrofe¶
La página de donaciones debe estar preconfigurada y probada. El día de la catástrofe, solo queda activarla y compartirla.
| Paso | Acción | Cuándo |
|---|---|---|
| 1 | Elegir una plataforma de recaudación en línea | En tiempos de paz |
| 2 | Crear la página con la información del club, el logotipo y un texto genérico | En tiempos de paz |
| 3 | Configurar la cuenta receptora (vinculada a la cuenta bancaria del club) | En tiempos de paz |
| 4 | Probar todo el proceso: donación de prueba → recibo → confirmación | En tiempos de paz |
| 5 | Guardar el enlace y las credenciales con 2 administradores | En tiempos de paz |
| 6 | Personalizar la página con el evento específico y activarla | El día de la catástrofe |
| 7 | Compartir por redes sociales, correo electrónico, WhatsApp | El día de la catástrofe |
Plataformas recomendadas¶
| Plataforma | Ventajas | Comisiones | Notas |
|---|---|---|---|
| GoFundMe Charity | Amplia audiencia, confianza del público | 0% (propina opcional) | Disponible en muchos países |
| PayPal Giving Fund | Integración con PayPal, familiar | 0% | Requiere estatus de organización sin ánimo de lucro |
| HelloAsso (Francia) | Gratuito, diseñado para organizaciones sin ánimo de lucro | 0% (propina opcional) | Solo en francés |
| Donorbox | Especializado en organizaciones sin ánimo de lucro, donaciones recurrentes posibles | 1.5% | Interfaz profesional |
| Transferencia bancaria directa | Sin comisiones, simple | 0% | Menos visible, sin página pública |
Elementos de la página de donaciones¶
| Elemento | Contenido |
|---|---|
| Título | «Club Rotary de [CIUDAD], Respuesta de Emergencia [TIPO DE CATÁSTROFE]» |
| Descripción | 3-4 frases: qué, dónde, cuántas personas afectadas, qué está haciendo el club |
| Objetivo financiero | Importe objetivo realista (p. ej., 5 000 EUR) |
| Fotos | 2-3 fotos (de campo si están disponibles, si no logotipo + mapa), NUNCA víctimas identificables sin consentimiento |
| Actualizaciones | Publicar una actualización cada 2-3 días durante la operación |
| Agradecimientos | Lista de donantes (salvo anónimos) e informe sobre el uso de los fondos |
Comunicación en torno a la recaudación¶
| Canal | Acción | Momento |
|---|---|---|
| WhatsApp del club (grupo de información) | Compartir el enlace con los miembros | H+6 |
| Correo electrónico a los miembros y amigos del club | Mensaje personalizado con enlace | H+12 |
| Facebook / Instagram del club | Publicación con enlace y visual | H+12 |
| Redes personales de los miembros | Cada miembro comparte en sus propias redes | H+24 |
| Medios locales | Comunicado de prensa mencionando la recaudación | H+24-48 |
| Distrito de Rotary | Difusión a otros clubes a través del DG | H+24 |
Legados y donaciones conmemorativas: la palanca x10¶
Las cuotas, las cenas de recaudación y las donaciones en línea construyen un fondo lentamente. Un solo legado o una ronda coordinada de donaciones conmemorativas puede hacer crecer el mismo fondo en un orden de magnitud en un solo acto. La razón por la que esta palanca queda sin usar rara vez es legal. Es cultural: nadie en la junta quiere ser quien lo plantee.
Puede plantearse, con sobriedad, por escrito, nunca como una petición personal a un miembro vulnerable.
Tres mecanismos operativos¶
1. Cláusulas de legado. Un miembro que desee apoyar el fondo de emergencia del club tras su fallecimiento puede incluir una cláusula específica en su testamento. La cláusula nombra el fondo de emergencia del club (con sus datos bancarios o la entidad jurídica del club) y especifica el importe o la proporción. Cualquier miembro que considere esta opción debe validar la cláusula con su propio notario o abogado de sucesiones, nunca con el club en sí.
2. Donaciones conmemorativas en lugar de flores. Cuando fallece un miembro o un amigo cercano del club, la familia puede optar por dirigir las donaciones de condolencia al fondo de emergencia del club en lugar de a flores. Esto se anuncia en la esquela o en el programa del funeral. El club proporciona un canal de donación claro (enlace dedicado, IBAN, recibo fiscal si procede) y una breve plantilla de agradecimiento que la familia puede utilizar.
3. Registro de donantes conmemorativos. Una sencilla página en el informe anual del club o en su sitio web enumera, con el permiso de la familia, los nombres de aquellos cuya memoria se honra mediante donaciones al fondo. Este suave reconocimiento público anima a futuras familias a considerar el mismo gesto.
Precauciones¶
- Nunca solicite directamente a un miembro vulnerable. Haga visible la opción (en la carta anual del club, en el sitio web) y deje que los miembros acudan a usted.
- Involucre siempre a un profesional jurídico para la cláusula de legado en sí, su redacción, los testigos, los requisitos específicos de la jurisdicción (legítima hereditaria, impuestos aplicables).
- Aísle los fondos conmemorativos en una línea contable separada. Esto mantiene verificable la naturaleza dedicada de la donación y protege al club si la familia pregunta alguna vez cómo se usó el dinero. Se alinea con las reglas de gobernanza anteriores.
- Proporcione un agradecimiento por escrito por cada legado o donación conmemorativa: la familia lo conservará, y muchas autoridades fiscales lo exigen.
Un modelo de cláusula de legado es específico de cada jurisdicción y queda fuera del alcance de esta guía. Pida al notario o abogado de sucesiones de cualquier miembro interesado que redacte una, la mayoría lo hará pro bono para un fin sin ánimo de lucro reconocido.
Consideraciones legales y fiscales¶
Las reglas varían considerablemente de un país a otro. Lo siguiente es un marco general, consulte a un asesor legal o fiscal local para los detalles de su jurisdicción.
Estatus jurídico del club¶
| Cuestión | Puntos a considerar |
|---|---|
| ¿Puede el club recaudar donaciones? | En la mayoría de los países, un club Rotary (association loi 1901 en Francia, 501(c)(4) en EE. UU., etc.) puede recaudar donaciones. Pero la elegibilidad para beneficios fiscales varía. |
| ¿Son deducibles fiscalmente las donaciones? | En Francia: sí, si el club está reconocido como de interés general (66% de reducción fiscal para particulares, 60% para empresas). En EE. UU.: las donaciones al Club Rotary generalmente no son deducibles (501(c)(4)), pero las donaciones a La Fundación Rotaria sí lo son (501(c)(3)). Compruebe su estatus local. |
| ¿Se necesita autorización para recaudar? | En Francia: declaración a la prefectura para los llamamientos públicos que superen cierto umbral. En otros países: reglas variables. |
| Obligaciones de información | Informe financiero anual a los miembros, declaración fiscal según el estatus, informe a las autoridades para la recaudación pública de fondos. |
Canalización a través de La Fundación Rotaria¶
Para maximizar la deducibilidad fiscal de las donaciones, una opción es dirigir a los donantes a La Fundación Rotaria (TRF), destinando las donaciones al Fondo de Respuesta ante Catástrofes o a un proyecto específico. Ventajas:
| Ventaja | Detalle |
|---|---|
| Deducibilidad fiscal | TRF está reconocida como organización benéfica en la mayoría de los países |
| Efecto multiplicador | Las donaciones al DRF o a través de Global Grants pueden ser igualadas por la Fundación |
| Credibilidad | La marca La Fundación Rotaria inspira confianza a los donantes externos |
| Trazabilidad | Sistema integrado de informes de TRF |
Inconveniente: El desembolso es más lento (proceso de solicitud de subvención). Para los gastos inmediatos (H+0 a H+72), el fondo de emergencia local sigue siendo indispensable.
Protección contra el fraude¶
| Medida | Detalle |
|---|---|
| Cuenta bancaria dedicada a nombre del club | Ninguna cuenta personal |
| Doble firma obligatoria | Ninguna retirada por una sola persona |
| Recibos por cada gasto | Sin excepción, incluso por 5 EUR |
| Informe público sobre el uso del fondo | Accesible a los donantes |
| Auditoría interna anual | Por un miembro no implicado en la gestión (o contador colegiado voluntario) |
| Separación de roles | La persona que autoriza el gasto no es la que efectúa el pago |
Reponer el fondo tras su uso¶
Un fondo de emergencia desplegado debe reponerse. Si el fondo queda vacío tras una operación, el club queda vulnerable ante la próxima catástrofe, que podría llegar 6 meses después.
Plan de reposición¶
| Paso | Acción | Plazo |
|---|---|---|
| 1 | Revisión financiera de la operación: cuánto se gastó, cuánto queda | Fin de la operación + 2 semanas |
| 2 | Cálculo del importe a reponer | Inmediato |
| 3 | Decisión de la junta: método de reposición | Fin de la operación + 1 mes |
| 4 | Ejecución: cuotas, evento de recaudación, asignación presupuestaria | A lo largo de 6-12 meses |
| 5 | Fondo repuesto al nivel objetivo | < 12 meses tras la operación |
Consejo: Si el club recibió una Subvención de Respuesta ante Catástrofes u otra financiación externa que cubrió parte de los gastos inicialmente adelantados por el fondo, el reembolso repone automáticamente parte del fondo. Documente estos flujos con claridad.
Estatutos del fondo de emergencia¶
Formalice las reglas en un documento de una página, votado por la junta directiva del club:
Modelo de estatutos¶
ESTATUTOS DEL FONDO DE EMERGENCIA, Club Rotary de [CIUDAD]
Artículo 1, Objeto: El fondo de emergencia está destinado exclusivamente a financiar operaciones de respuesta ante catástrofes naturales o tecnológicas que afecten al territorio del club o a las comunidades a las que sirve.
Artículo 2, Importe objetivo: [IMPORTE] USD/EUR, revisado anualmente por la junta directiva.
Artículo 3, Financiación: Contribución anual de [IMPORTE] por miembro + asignación del [X%] del presupuesto anual + donaciones voluntarias.
Artículo 4, Cuenta bancaria: Cuenta dedicada n.º [NÚMERO] en [BANCO], separada de la cuenta corriente del club.
Artículo 5, Autorización de gasto: Ver escala (< 500: Coordinador + Tesorero / 500-2000: + Presidente / > 2000: junta directiva).
Artículo 6, Doble firma: Toda salida de fondos requiere la validación escrita de dos personas autorizadas entre: Tesorero, Presidente, Coordinador de Catástrofes.
Artículo 7, Trazabilidad: Cada gasto se respalda con un recibo conservado en el registro. Fotografía digital obligatoria en 24h.
Artículo 8, Informes: Informe trimestral al club. Informe semanal durante las operaciones. Informe completo al final de las operaciones.
Artículo 9, Reposición: El fondo debe reponerse a su nivel objetivo en los 12 meses siguientes al despliegue.
Artículo 10, Auditoría: Auditoría anual por un miembro no implicado en la gestión del fondo.
Adoptado el: // Firmado: Presidente __ Tesorero _____
Lista de verificación, Fondo de emergencia¶
- Importe objetivo definido (según el tamaño del club y el nivel de riesgo)
- Cuenta bancaria dedicada abierta a nombre del club
- Estatutos del fondo redactados y adoptados por la junta directiva
- Método de financiación decidido (cuotas + asignación + eventos)
- El fondo alcanza al menos el 50% del importe objetivo
- Firmantes autorizados designados (mínimo 3 personas)
- Registro de gastos listo (digital + papel)
- Página de donaciones en línea preconfigurada y probada
- Credenciales de la página de donaciones guardadas con 2 administradores
- Estatus fiscal verificado (deducibilidad de las donaciones, obligaciones de información)
- Informe trimestral del fondo presentado al club
- Auditoría anual programada
El fondo de emergencia del club no es un cofre de guerra. Es una herramienta operativa, dinero que espera pacientemente para salvar vidas. Su existencia transforma la postura del club: en lugar de reaccionar ante la catástrofe buscando recursos, reacciona desplegando recursos. La diferencia se mide en horas ganadas, y en horas, cuando las familias están sin agua ni refugio, cada hora cuenta.