Kabanata 24, Idokumento at iulat¶

Bakit ito kasinghalaga ng aksyon mismo¶

Kagagawa mo pa lang ng dalawang linggong pamamahagi ng tubig, pagsisilong sa mga pamilya at coordination ng mga boluntaryo. Pagod ka na. Ang huling gusto mong gawin ay sagutan ang mga form.

Gayunpaman ito ang pinakakritikal na sandali para sa dokumentasyon. Kung hindi ka magdodokumento ngayon, tatlong bagay ang mangyayari: 1. Mawawala sa iyong district ang TRF qualification nito at hindi na ito makakakuha ng mga grant, para sa sinuman. 2. Hindi malalaman ng iyong mga donor kung ano ang ginawa ng kanilang pera, at hindi na sila magbibigay. 3. Naglalaho ang mga natutuhang aral kasama ng memorya ng mga kalahok.

Ang dokumentasyon ay hindi administratibong pagpapakabusabos. Ito ang garantiya na maaaprubahan ang iyong susunod na DRG, na magtitiwala ang iyong mga susunod na donor sa iyo, at na makikinabang sa iyong karanasan ang susunod na apektadong club.

Mga sapilitang ulat kung nakatanggap ka ng DRG¶

Kung ang iyong district ay nakakuha ng Disaster Response Grant mula sa TRF at ginamit ng iyong club ang buo o bahagi ng pondo, ang disiplina sa pag-uulat ay hindi mababali. Ang opisyal na kahingian ng TRF Terms & Conditions: isang progress report nang hindi bababa sa bawat 12 buwan pagkatapos matanggap ang pondo, at isang final report sa loob ng 2 buwan pagkatapos isara ang proyekto. Karagdagang inirerekomenda ng gabay na ito ang isang mas mahigpit na panloob na ritmo — Day+45, 6 na buwan, pagsasara — na nagtitiyak na hindi ka kailanman mabibigla ng opisyal na deadline. Ang hindi pagtugon sa mga deadline ng TRF ay nag-block sa lahat ng grant sa hinaharap para sa buong district, hindi lang ang iyong club. Suriin ang kasalukuyang bersyon ng T&C sa my.rotary.org.

Ang 3 ulat ng stewardship¶

Day+45 checkpoint (panloob na ritmong inirerekomenda ng gabay na ito)¶

Kinakailangang elemento	Detalye
Kumpirmasyon ng pagtanggap	Halaga na natanggap, petsa ng pagtanggap, numero ng account
Mga unang gastos	Listahan ng mga natapos na gastos na may mga resibo
Na-update na plano ng pagpapatupad	Mga pagsasaayos kumpara sa unang plano (kung kinakailangan)
Mga unang benepisyaryo	Bilang ng mga taong natulungan, profile (mga pamilya, bata, matatanda)
Mga naranasang kahirapan	Tapat na deskripsyon ng mga sagabal at mga sulusyong pinag-isipan

Ano ang inihahanda ng iyong club para sa DRFC: - Talahanayan ng gastos hanggang sa kasalukuyan na may mga scan/larawan ng mga resibo - 5-10 larawan ng mga aksyong ginawa (na may caption: ano, saan, kailan) - Bilang ng mga benepisyaryo ayon sa kategorya - 10-linyang tala sa mga unang kahirapan

TRF progress report, hindi bababa sa 12 buwan pagkatapos ng pagtanggap (inirerekomenda: mula sa 6 na buwan)¶

Kinakailangang elemento	Detalye
Pinagsama-samang mga gastos	Breakdown ayon sa linya ng badyet, paghahambing ng plano vs. aktwal
Mga benepisyaryo sa kalagitnaan	Na-update na mga bilang + larawan
Progreso ng proyekto	Status kumpara sa unang plano
Mga resibo at sumusuportang dokumento	100% ng mga gastos na napatunayan hanggang sa kasalukuyan
Mga pagsasaayos sa badyet	Anumang pagbabago mula sa naaprubahang badyet ay nangangailangan ng paunang pag-apruba mula sa TRF

Ano ang inihahanda ng iyong club para sa DRFC: - Kumpletong pampinansiyal na talahanayan (kita, gastos ayon sa item, balanse) - Lahat ng orihinal na resibo (mataas na resolusyong mga scan) - Mga larawang bago/pagkatapos kung may kaugnayan - Listahan ng mga benepisyaryo (ginawang anonimo kung kinakailangan, ngunit may tumpak na bilang) - Tala sa mga kinakailangang pagsasaayos

TRF final report, sa loob ng 2 buwan pagkatapos isara ang proyekto¶

Kinakailangang elemento	Detalye
Kumpletong pampinansiyal na pahayag	100% ng mga gastos na napatunayan. Walang kahit isang sentimo na walang resibo.
Kumpletong listahan ng mga benepisyaryo	May mga pirma kung posible
Ebalwasyon ng epekto	Kwantitatibo (ilang tao, ilang kit, ilang litro) AT kwalitatibo (mga patotoo, naobserbahang pagbabago)
Mga larawang bago/pagkatapos	Minimum 10 larawan na nagdodokumento ng pagbabago
Mga patotoo	3-5 patotoo ng mga benepisyaryo
Mga natutuhang aral	Ano ang gumana, ano ang maaaring pagbutihin
Pagsasauli ng pondo	Kung may mga pondong hindi nagamit, dapat itong isauli sa TRF

Ano ang inihahanda ng iyong club para sa DRFC: - Kumpletong pampinansiyal na file na may indeks ng resibo - File ng mga larawang isinaayos ayon sa pagkakasunod-sunod ng oras - Mga nakasulat na patotoo (may pahintulot ng mga indibidwal) - Tala ng ebalwasyon ng epekto (1-2 pahina) - Listahan ng mga natutuhang aral

Mga kahihinatnan ng hindi pagsunod¶

Paglabag	Agarang kahihinatnan	Pangmatagalang kahihinatnan
Day+45 checkpoint hindi natugunan (panloob na ritmo)	Follow-up ng DRFC, pagkawala ng visibility sa pondo	Panganib na malampasan ang deadline ng TRF
TRF progress report hindi naisumite (12 buwan)	Pag-freeze ng lahat ng pondo	Pagkawala ng qualification ng district
Final report hindi naisumite	Pag-block ng lahat ng grant sa hinaharap ng district	Kahilingan para ibalik ang pondo
Mga gastos na hindi napatunayan	Kahilingan para sa karagdagang sumusuportang dokumento	Kinakailangang ibalik
Pondong inilihis sa layunin nito	Agarang suspensyon	Posibleng pag-uusig

Hindi ito teoretikal. May mga district na nawalan ng kanilang TRF qualification, at samakatuwid ng access sa lahat ng grant, dahil nabigo ang isang club na isumite ang final report nito. Ang procedural na halaga ng paglaktaw sa hakbang na ito ay konkreto, hindi simboliko.

Mga ulat para sa direktang donasyon (labas ng mga grant)¶

Kung ang iyong club ay nakatanggap ng direktang donasyon mula sa mga indibidwal, negosyo o ibang club (nang hindi dumadaan sa TRF), wala kang legal na obligasyon sa TRF. Ngunit may moral at praktikal kang obligasyon sa iyong mga donor.

Ano ang dapat mong ibigay¶

Aksyon	Deadline	Nilalaman
Pagkilala sa pagtanggap	48 oras pagkatapos ng donasyon	Kumpirmasyon ng halaga, pasasalamat, pangako ng paggamit
Pampinansiyal na ulat sa mga donor	30 araw pagkatapos ng operasyon	Paggamit ng bawat dolyar na natanggap: talahanayan ng kita/gastos
Personalisadong liham ng pasasalamat	Kasama ang pampinansiyal na ulat	Personalisado para sa mga donor na higit sa 500 USD
Ulat ng epekto	60 araw pagkatapos ng pagtatapos	Bilang ng mga benepisyaryo, mga aksyong ginawa, larawan (may pahintulot)
Tax receipt	Kung naaangkop sa ilalim ng lokal na batas	Halaga, petsa, pagkakakilanlan ng donor, tax number ng club

Template ng pampinansiyal na ulat para sa mga donor¶

PAMPINANSIYAL NA ULAT — OPERASYON [PANGALAN]
Rotary Club ng [lungsod]
Panahon: mula ___/___/______ hanggang ___/___/______

KITA
─────────────────────────────────────────
Mga donasyong indibidwal              _____ USD
Mga donasyong korporasyon             _____ USD
Mga donasyon mula sa ibang Rotary club _____ USD
Sariling pondo ng club                _____ USD
DRG TRF                               _____ USD
District DDRF                         _____ USD
Iba pa                                _____ USD
─────────────────────────────────────────
KABUUANG KITA                         _____ USD

MGA GASTOS
─────────────────────────────────────────
Malinis na inuming tubig              _____ USD
Pagkain                               _____ USD
Pansamantalang masilungan             _____ USD
Mga gamit pangkalinisan               _____ USD
Mga gamot                             _____ USD
Transportasyon at logistics           _____ USD
Komunikasyon                          _____ USD
Iba pa (detalye)                      _____ USD
─────────────────────────────────────────
KABUUANG GASTOS                       _____ USD

BALANSE                               _____ USD
Paglalaan ng balanse: ________________________________

MGA BENEPISYARYO
─────────────────────────────────────────
Mga taong direktang natulungan        _____
Mga pamilyang napaglingkuran          _____
Mga pagkaing naipamahagi              _____
Mga kit na naipamahagi                _____
─────────────────────────────────────────

Pinatunayang tumpak ng:
Presidente ng Club: _________________ Petsa: ___/___/______
Ingat-yaman: ________________________ Petsa: ___/___/______

Service Project Center: gawing nakikita ang iyong aksyon¶

Ang Service Project Center (spc.rotary.org) ang pandaigdigang plataporma ng RI para sa pagdodokumento at pagbabahagi ng mga proyekto ng club — pinalitan nito ang Rotary Showcase mula Agosto 2024. Bawat proyekto ng pagtugon o recovery ay dapat lumitaw doon.

Bakit¶

Pandaigdigang visibility: makikita ng ibang club sa buong mundo ang iyong proyekto at makakakuha sila ng inspirasyon mula rito
Reperensya para sa mga grant sa hinaharap: kapag nag-apply ka para sa Global Grant, makikita ng TRF na may kasaysayan ka ng mga naidokumentong proyekto
Kredibilidad: mabe-berify ng mga donor, kasosyo at media kung ano ang ginagawa ng Rotary
Institusyonal na memorya: kapag nagpalit ng presidente, mananatiling naidokumento ang proyekto

Paano¶

Pumunta sa spc.rotary.org (mag-log in gamit ang iyong My Rotary account)
Buksan ang Service Project Center
I-click ang Add a Project
Kumpletuhin ang mga field:
Pangalan ng proyekto
Deskripsyon (200-500 salita)
Rotary area of focus
Heograpikong lugar
Bilang ng mga benepisyaryo
Kabuuang halaga
Mga kasosyo
Mga larawan (minimum 3, maximum 10)
Mga natutuhang aral
I-publish

Kailan: Sa sandaling isara ang proyekto, o sa bawat malaking milestone para sa mahahabang proyekto.

Pananagutan sa pananalapi: ang mga gintong tuntunin¶

Kumpletong traceability¶

Bawat dolyar na natanggap at bawat dolyar na nagastos ay dapat masubaybayan. Walang mga pagtantiya, walang "iba't ibang bayarin", walang gastos na walang resibo.

Inirerekomendang sistema ng pag-file:

FOLDER NG OPERASYON [PANGALAN]
├── 01-KITA/
│   ├── Mga-donasyong-indibidwal/
│   ├── Mga-donasyong-korporasyon/
│   ├── Mga-donasyon-ng-club/
│   ├── DRG/
│   └── DDRF/
├── 02-MGA-GASTOS/
│   ├── Tubig/
│   ├── Pagkain/
│   ├── Mga-masilungan/
│   ├── Kalinisan/
│   ├── Mga-gamot/
│   ├── Transportasyon/
│   └── Iba-pa/
├── 03-MGA-LARAWAN/
│   ├── Bago/
│   ├── Habang/
│   └── Pagkatapos/
├── 04-MGA-BENEPISYARYO/
│   ├── Mga-listahan/
│   └── Mga-patotoo/
├── 05-MGA-ULAT/
│   ├── Paunang-ulat/
│   ├── Panggitnang-ulat/
│   └── Pinal-na-ulat/
└── 06-COORDINATION/
    ├── SITREP/
    ├── Mga-minuto-ng-pulong/
    └── Korespondensya-ng-district/

7 tuntunin ng pamamahala sa pananalapi¶

Hiwalay na account: Magbukas ng sub-account o nakatuong linya sa accounting para sa operasyon ng sakuna. Huwag ihalo sa kasalukuyang account ng club.
Dobleng pirma: Anumang gastos na higit sa 500 USD ay nangangailangan ng dalawang pirma (presidente + ingat-yaman, o ingat-yaman + disaster coordinator).
Sistematikong mga resibo: Walang gastos na walang resibo. Kunan ng larawan ang bawat resibo sa parehong araw. Itago agad sa cloud.
Walang cash na lampas sa 200 USD: Paboran ang mga wire transfer at tseke para sa traceability. Kung ang cash ang tanging paraan (mga liblib na lugar), papirmahan ang supplier sa resibo.
Inventory ng mga item na naipamahagi: Bawat kit, bawat tarpaulin, bawat pakete ng pagkaing naipamahagi ay naitatala sa rehistro ng benepisyaryo na may pangalan (o numero) ng benepisyaryo.
Buwanang ulat sa ingat-yaman: Kahit sa kalagitnaan ng operasyon, ang disaster coordinator ay gumagawa ng buwanang pampinansiyal na check-in kasama ang ingat-yaman ng club.
7-taong pag-archive: Itago ang lahat ng pampinansiyal na dokumento nang hindi bababa sa 7 taon (kahingian ng TRF at legal na kahingian sa karamihan ng mga hurisdiksyon).

Checklist ng dokumentasyon¶

Habang ang operasyon (araw-araw)¶

Mga larawang kinunan na may caption (ano, saan, kailan)
Mga resibo ng gastos na kinunan ng larawan at itinago sa cloud
Rehistro ng benepisyaryo na na-update
SITREP na naipadala sa district DRO

Pagkatapos ng operasyon¶

Mga ulat ng DRG napapanahon (TRF progress ≤ 12 buwan, final ≤ 2 buwan pagkatapos ng pagsasara; panloob na Day+45 checkpoint inirerekomenda)
Panggitnang ulat naisumite (kung nakatanggap ng DRG, sa M+6)
Pinal na ulat naisumite (kung nakatanggap ng DRG, sa pagsasara)
Pampinansiyal na ulat naipadala sa mga direktang donor
Mga liham ng pasasalamat naipadala
Mga tax receipt naibigay (kung naaangkop)
Proyekto naidokumento sa Service Project Center
Lahat ng resibo naka-archive (pisikal at digital)
Kumpletong file naipasa sa susunod na presidente