Chapitre 24, Documenter et rapporter¶

Pourquoi cela compte autant que l'action elle-même¶

Vous venez de passer deux semaines à distribuer de l'eau, héberger des familles et coordonner des bénévoles. Vous êtes épuisé. La dernière chose dont vous avez envie, c'est de remplir des formulaires.

C'est pourtant le moment le plus critique pour la documentation. Si vous ne documentez pas maintenant, trois choses se passent : 1. Votre district perd sa qualification TRF et ne pourra plus obtenir de grants, pour personne. 2. Vos donateurs ne sauront jamais ce que leur argent a fait, et ne donneront plus. 3. Les leçons apprises disparaissent avec la mémoire des participants.

La documentation n'est pas une corvée administrative. C'est la garantie que votre prochain DRG sera approuvé, que vos prochains donateurs vous feront confiance, et que votre prochain club touché bénéficiera de votre expérience.

Rapports obligatoires si vous avez reçu un DRG¶

Si votre district a obtenu un Disaster Response Grant de TRF et que votre club a utilisé tout ou partie des fonds, trois rapports sont obligatoires. Le non-respect de ces échéances bloque immédiatement tout futur grant pour le district entier, pas seulement pour votre club.

Les 3 rapports de stewardship¶

Rapport préliminaire, 45 jours après réception des fonds¶

Élément requis	Détail
Confirmation de réception	Montant reçu, date de réception, numéro de compte
Premières dépenses	Liste des dépenses engagées avec reçus
Plan de mise en oeuvre mis à jour	Ajustements par rapport au plan initial (si nécessaire)
Bénéficiaires initiaux	Nombre de personnes aidées, profil (familles, enfants, personnes âgées)
Difficultés rencontrées	Description honnête des obstacles et solutions envisagées

Ce que votre club prépare pour le DRFC : - Tableau des dépenses à date avec scans/photos des reçus - 5-10 photos des actions menées (avec légendes : quoi, où, quand) - Nombre de bénéficiaires par catégorie - Note de 10 lignes sur les premières difficultés

Rapport en cours, 6 mois après réception des fonds¶

Élément requis	Détail
Dépenses cumulées	Ventilation par poste budgétaire, comparaison plan vs réel
Bénéficiaires à mi-parcours	Chiffres actualisés + photos
Avancement du projet	État par rapport au plan initial
Reçus et justificatifs	100% des dépenses justifiées à date
Ajustements budgétaires	Tout changement par rapport au budget approuvé nécessite une pré-approbation TRF

Ce que votre club prépare pour le DRFC : - Tableau financier complet (recettes, dépenses par poste, solde) - Tous les reçus originaux (scans haute résolution) - Photos avant/après si pertinent - Liste des bénéficiaires (anonymisée si nécessaire, mais avec comptage précis) - Note sur les ajustements nécessaires

Rapport final, À la clôture du projet¶

Élément requis	Détail
Bilan financier complet	100% des dépenses justifiées. Pas un centime sans reçu.
Liste complète des bénéficiaires	Avec signatures si possible
Évaluation d'impact	Quantitatif (combien de personnes, combien de kits, combien de litres) ET qualitatif (témoignages, changement observé)
Photos avant/après	Minimum 10 photos documentant le changement
Témoignages	3-5 témoignages de bénéficiaires
Enseignements	Ce qui a fonctionné, ce qui peut être amélioré
Restitution des fonds	Si des fonds n'ont pas été utilisés, ils doivent être restitués à TRF

Ce que votre club prépare pour le DRFC : - Dossier financier complet avec index des reçus - Dossier photo organisé chronologiquement - Témoignages écrits (avec consentement des personnes) - Note d'évaluation d'impact (1-2 pages) - Liste des leçons apprises

Conséquences du non-respect¶

Infraction	Conséquence immédiate	Conséquence à long terme
Rapport préliminaire non soumis à J+45	Alerte TRF, relance	Gel des fonds restants
Rapport en cours non soumis à M+6	Gel de tous les fonds	Perte de qualification du district
Rapport final non soumis	Blocage de tous les grants futurs du district	Demande de remboursement des fonds
Dépenses non justifiées	Demande de justificatifs supplémentaires	Remboursement exigé
Fonds détournés de leur objet	Suspension immédiate	Poursuites possibles

Ce n'est pas théorique. Des districts ont perdu leur qualification TRF, et donc l'accès à tous les grants, parce qu'un club n'a pas soumis son rapport final. Le coût procédural de l'omission est concret, pas symbolique.

Rapports pour les dons directs (hors grants)¶

Si votre club a reçu des dons directs de particuliers, d'entreprises ou d'autres clubs (sans passer par TRF), vous n'avez pas d'obligation légale envers TRF. Mais vous avez une obligation morale et pratique envers vos donateurs.

Ce que vous devez fournir¶

Action	Échéance	Contenu
Accusé de réception	48 heures après le don	Confirmation du montant, remerciement, engagement d'utilisation
Rapport financier aux donateurs	30 jours après la fin de l'opération	Utilisation de chaque dollar reçu : tableau recettes/dépenses
Lettre de remerciement personnalisée	Avec le rapport financier	Personnalisée pour les donateurs de plus de 500 USD
Rapport d'impact	60 jours après la fin	Nombre de bénéficiaires, actions menées, photos (avec consentement)
Reçu fiscal	Si applicable selon la législation locale	Montant, date, identité du donateur, numéro fiscal du club

Modèle de rapport financier aux donateurs¶

RAPPORT FINANCIER — OPÉRATION [NOM]
Club Rotary de [ville]
Période : du ___/___/______ au ___/___/______

RECETTES
─────────────────────────────────────────
Dons individuels                    _____ USD
Dons d'entreprises                  _____ USD
Dons d'autres clubs Rotary          _____ USD
Fonds propres du club               _____ USD
DRG TRF                             _____ USD
DDRF District                       _____ USD
Autres                              _____ USD
─────────────────────────────────────────
TOTAL RECETTES                      _____ USD

DÉPENSES
─────────────────────────────────────────
Eau potable                         _____ USD
Nourriture                          _____ USD
Abris temporaires                   _____ USD
Articles d'hygiène                  _____ USD
Médicaments                         _____ USD
Transport et logistique             _____ USD
Communication                       _____ USD
Autres (détailler)                  _____ USD
─────────────────────────────────────────
TOTAL DÉPENSES                      _____ USD

SOLDE                               _____ USD
Affectation du solde : ________________________________

BÉNÉFICIAIRES
─────────────────────────────────────────
Personnes aidées directement        _____
Familles servies                    _____
Repas distribués                    _____
Kits distribués                     _____
─────────────────────────────────────────

Certifié exact par :
Président du club : _________________ Date : ___/___/______
Trésorier : ________________________ Date : ___/___/______

Rotary Showcase : rendre visible votre action¶

Rotary Showcase est la plateforme mondiale de RI pour documenter et partager les projets des clubs. Chaque projet de réponse ou de relèvement devrait y figurer.

Pourquoi¶

Visibilité mondiale : d'autres clubs dans le monde verront votre projet et pourront s'en inspirer
Référence pour les futurs grants : quand vous demanderez un Global Grant, TRF verra que vous avez un historique de projets documentés
Crédibilité : les donateurs, les partenaires et les médias peuvent vérifier ce que le Rotary fait
Mémoire institutionnelle : quand le président change, le projet reste documenté

Comment¶

Connectez-vous à my.rotary.org
Allez dans Projects → Rotary Showcase
Cliquez sur Add a Project
Complétez les champs :
Nom du projet
Description (200-500 mots)
Domaine d'action Rotary
Zone géographique
Nombre de bénéficiaires
Montant total
Partenaires
Photos (minimum 3, maximum 10)
Leçons apprises
Publiez

Quand : Dès la clôture du projet, ou à chaque étape majeure pour les projets longs.

Responsabilité financière : les règles d'or¶

Traçabilité totale¶

Chaque dollar reçu et chaque dollar dépensé doit être traçable. Pas d'approximations, pas de "frais divers", pas de dépenses sans reçu.

Système de classement recommandé :

DOSSIER OPÉRATION [NOM]
├── 01-RECETTES/
│   ├── Dons-individuels/
│   ├── Dons-entreprises/
│   ├── Dons-clubs/
│   ├── DRG/
│   └── DDRF/
├── 02-DEPENSES/
│   ├── Eau/
│   ├── Nourriture/
│   ├── Abris/
│   ├── Hygiene/
│   ├── Medicaments/
│   ├── Transport/
│   └── Autres/
├── 03-PHOTOS/
│   ├── Avant/
│   ├── Pendant/
│   └── Apres/
├── 04-BENEFICIAIRES/
│   ├── Listes/
│   └── Temoignages/
├── 05-RAPPORTS/
│   ├── Rapport-preliminaire/
│   ├── Rapport-en-cours/
│   └── Rapport-final/
└── 06-COORDINATION/
    ├── SITREP/
    ├── PV-reunions/
    └── Correspondance-district/

7 règles de gestion financière¶

Compte séparé : Ouvrez un sous-compte ou une ligne comptable dédiée à l'opération catastrophe. Ne mélangez pas avec le compte courant du club.
Double signature : Toute dépense de plus de 500 USD nécessite deux signatures (président + trésorier, ou trésorier + coordinateur catastrophe).
Reçus systématiques : Pas de dépense sans reçu. Photographiez chaque reçu le jour même. Stockez dans le cloud immédiatement.
Pas d'espèces au-delà de 200 USD : Privilégiez les virements et les chèques pour la traçabilité. Si l'espèce est le seul moyen (zones isolées), faites signer un reçu par le fournisseur.
Inventaire des biens distribués : Chaque kit, chaque bâche, chaque paquet de nourriture distribué est noté dans le registre des bénéficiaires avec le nom (ou numéro) du bénéficiaire.
Rapport mensuel au trésorier : Même en pleine opération, le coordinateur catastrophe fait un point financier mensuel avec le trésorier du club.
Archivage 7 ans : Conservez tous les documents financiers pendant 7 ans minimum (exigence TRF et légale dans la plupart des juridictions).

Checklist documentation¶

Pendant l'opération (quotidien)¶

Photos prises avec légendes (quoi, où, quand)
Reçus de dépenses photographiés et stockés dans le cloud
Registre des bénéficiaires mis à jour
SITREP envoyé au DRO du district

Après l'opération¶

Rapport préliminaire soumis (si DRG reçu, à J+45)
Rapport en cours soumis (si DRG reçu, à M+6)
Rapport final soumis (si DRG reçu, à la clôture)
Rapport financier envoyé aux donateurs directs
Lettres de remerciement envoyées
Reçus fiscaux émis (si applicable)
Projet documenté dans Rotary Showcase
Tous les reçus archivés (physiques et numériques)
Dossier complet transmis au président suivant