Capítulo 5, La estructura de respuesta del club¶
La estructura mínima: cinco personas bastan¶
Usted ha dirigido empresas, despachos, servicios hospitalarios. Sabe que una estructura de crisis no tiene nada que ver con un organigrama corriente. Es plana, rápida, orientada a la acción. En una catástrofe, la burocracia mata.
La estructura de respuesta ante catástrofes de un club rotario se apoya en cinco personas como mínimo:
PRESIDENTE DEL CLUB
│ Decisión de activación — Enlace con el distrito — Portavoz
│
├── COORDINADOR DE CATÁSTROFES
│ │ Mantenimiento del plan — Contactos — Formación
│ │
│ └── COMITÉ DRC (3 miembros)
│ ├── Miembro 1: Logística
│ ├── Miembro 2: Comunicaciones
│ └── Miembro 3: Finanzas
│
└── MIEMBROS DESIGNADOS POR CONJUNTO DE COMPETENCIAS
(activados según el tipo de catástrofe)
Cinco personas. No un comité de quince que se reúne para decidir cuándo reunirse. El resto del club constituye la reserva de competencias, movilizable a medida que surgen las necesidades.
Fichas de funciones¶
Presidente del club¶
| Responsabilidad | Alcance |
|---|---|
| Activar el plan de emergencia | Decisión soberana, puede tomarse con una sola llamada del Coordinador |
| Enlace con el distrito | Contacto directo con el Gobernador y el DRO |
| Portavoz | Habla en nombre del club ante los medios y las autoridades (o designa a un portavoz) |
| Autorizar gastos | Liberación del fondo de emergencia del club (véase capítulo 11) |
| Presidir las reuniones de crisis | Cortas, decisorias, diarias durante la fase aguda |
Lo que no hace: - Salir al terreno a distribuir botellas de agua, se vuelve ilocalizable para el DG que llama con una DRG de 25 000 USD - Dirigir los equipos de campo (esa es la función del Coordinador) - Buscar proveedores, contar existencias, registrar recepciones (esa es la función del comité DRC) - Hablar solo con los medios sin un briefing previo con el Coordinador
El Presidente decide, autoriza, comunica hacia arriba. Delega la ejecución.
Coordinador de Catástrofes del club¶
Es el puesto más exigente. El Coordinador es el motor permanente de la preparación y el jefe de operaciones cuando la crisis golpea.
En tiempos normales (80 % de la función):
| Tarea | Frecuencia |
|---|---|
| Mantener y actualizar el plan de emergencia del club | Anual + después de cada evento |
| Actualizar la call-down list | Trimestral |
| Actualizar el inventario de recursos de los miembros | Anual |
| Organizar al menos una formación/simulacro en el club | Anual como mínimo |
| Participar en la formación del distrito | Anual |
| Mantener el vínculo con el DRO del distrito | Permanente |
| Verificar el kit de comunicación de emergencia | Semestral |
| Probar los canales de comunicación de respaldo | Anual |
En tiempos de crisis:
| Tarea | Detalle |
|---|---|
| Proponer la activación al Presidente | Con una evaluación rápida de la situación |
| Dirigir las operaciones de campo | Coordina el comité DRC, asigna los equipos |
| Gestionar los recursos | Asigna equipamiento y voluntarios por prioridad |
| Asegurar el enlace operativo | Con los socios locales (Cruz Roja, ayuntamiento, bomberos) |
| Producir el SITREP | Informe de situación al Presidente y al distrito |
Perfil ideal: Un miembro disponible (no el que esté más ocupado profesionalmente), organizado, cómodo con los procedimientos, que vaya a permanecer en el club al menos 2-3 años. Un jubilado activo, un directivo con flexibilidad de horario, un dueño de empresa que pueda delegar rápidamente en su segundo.
Comité DRC, 3 miembros¶
Cada miembro del comité DRC cubre un dominio. En tiempos normales, su carga es ligera, unas pocas horas al año. En una crisis, pasan a modo operativo inmediato.
Miembro 1, Logística
| Dominio | Responsabilidades |
|---|---|
| Transporte | Coordina los vehículos de los miembros, organiza los convoyes |
| Almacenamiento | Gestiona los sitios de almacenamiento identificados (almacenes de miembros, locales del club) |
| Distribución | Organiza los puntos de distribución, gestiona las existencias |
| Aprovisionamiento | Relaciones con proveedores, compras de emergencia |
Perfil natural: dueño de empresa con almacén, director logístico, mayorista, agricultor con vehículos.
Miembro 2, Comunicaciones
| Dominio | Responsabilidades |
|---|---|
| Comunicaciones internas | Activación de la call-down list, grupos de WhatsApp |
| Comunicaciones externas | Relaciones con los medios, redes sociales del club |
| Enlace con socios | Contacto operativo con ONG y autoridades |
| Documentación | Fotos, vídeos, recopilación de información sobre el terreno |
Perfil natural: periodista, director de marketing/comunicación, abogado acostumbrado al contacto con los medios, docente.
Miembro 3, Finanzas
| Dominio | Responsabilidades |
|---|---|
| Contabilidad de emergencia | Libro de cuentas dedicado desde el primer euro gastado |
| Gestión de donaciones | Recepción, trazabilidad, agradecimientos |
| Compras | Validación de gastos, conservación de recibos |
| Rendición de cuentas financiera | Informes semanales, preparación de la rendición de cuentas (stewardship) ante TRF |
Perfil natural: contable colegiado, director financiero, banquero, tesorero de asociación.
Cartografíe las competencias profesionales de los miembros¶
Sus miembros no son voluntarios corrientes. Son profesionales cuya experiencia es directamente transferible a una situación de catástrofe. La clave: identificar de antemano quién hace qué para no perder tiempo el día D.
Matriz competencias-misiones¶
| Profesión del miembro | Misión en catástrofe | Despliegue típico |
|---|---|---|
| Médico | Triaje, atención de urgencia, evaluación sanitaria | Puesto médico avanzado, enlace hospitalario |
| Enfermero | Primeros auxilios, seguimiento de heridas leves | Puntos de distribución, refugios |
| Farmacéutico | Gestión de medicamentos, consejos de salud | Inventario médico, distribución dirigida |
| Psicólogo / Psiquiatra | Primeros Auxilios Psicológicos (PFA) | Refugios, centros de acogida, equipos de voluntarios |
| Ingeniero civil / de construcción | Evaluación estructural de edificios | Zonas siniestradas, edificios habitables o no |
| Arquitecto | Evaluación de daños, planos de reparación | Fase de estabilización y recuperación |
| Abogado | Seguros, derechos de las víctimas, litigios | Asistencia jurídica a las víctimas, relaciones con autoridades |
| Notario | Pérdida de documentos, certificaciones | Asistencia administrativa a las víctimas |
| Contable colegiado | Contabilidad de emergencia, rendición de cuentas (stewardship) ante TRF | Gestión financiera de la respuesta |
| Dueño de empresa | Logística, cadena de suministro, gestión | Coordinación general, aprovisionamiento |
| Restaurador / Servicio de catering | Cocina comunitaria, higiene alimentaria | Alimentación de las víctimas y los voluntarios |
| Agricultor | Vehículos pesados, terrenos, almacenamiento | Transporte, almacenamiento, retirada de escombros |
| Electricista | Generadores, reparaciones | Restablecimiento eléctrico de emergencia |
| Fontanero | Agua, saneamiento | Reparaciones de emergencia, WASH |
| Profesional de TI | Sistemas de comunicación, datos | Respaldo digital, coordinación digital |
| Periodista / Comunicador | Relaciones con los medios, redes sociales | Comunicación de crisis |
| Docente | Organización, gestión de grupos | Cuidado de niños, actividades en refugios |
| Traductor | Comunicación multilingüe | Enlace con poblaciones no hispanohablantes |
| Agente inmobiliario | Conocimiento del parque de viviendas local | Identificación de alojamiento temporal |
| Asegurador | Procedimientos de siniestros | Asistencia a las víctimas para las gestiones |
Esta matriz es un punto de partida. Cada club debe personalizarla con las profesiones reales de sus miembros. El inventario completo de competencias se aborda en el capítulo 7.
Principio fundamental: En una catástrofe, cada miembro se despliega ante todo según sus competencias profesionales, no según su antigüedad o rango en el club.
Plan de sucesión: cuando el Presidente es ilocalizable¶
La catástrofe puede golpear al propio Presidente. Su casa queda destruida. Está herido. Su teléfono está bajo los escombros. Está de viaje en el extranjero. O, simplemente, la red está saturada y nadie puede contactarlo.
Sin un plan de sucesión, el club queda paralizado justo en el momento en que debería estar actuando.
Cadena de mando de emergencia¶
| Orden | Función | Autoridad en ausencia de la persona anterior |
|---|---|---|
| 1 | Presidente del club | Autoridad plena |
| 2 | Coordinador de Catástrofes | Activa el plan, dirige las operaciones, autoriza gastos de emergencia (tope definido) |
| 3 | Expresidente inmediato | Asume la función presidencial para el enlace con el distrito |
| 4 | Presidente electo | Toma el relevo si los 3 primeros son ilocalizables |
| 5 | Secretario del club | Asegura la continuidad administrativa |
Reglas de sucesión¶
-
Período de gracia: Si el Presidente es ilocalizable durante 2 horas tras el inicio del evento, el Coordinador de Catástrofes activa el plan por su propia autoridad.
-
Tope de gasto delegado: El Coordinador puede comprometer hasta una cantidad definida por el club (recomendado: 500-2 000 USD o equivalente) sin el visto bueno presidencial. Más allá de eso, hay que contactar al Presidente o al Expresidente.
-
Notificación obligatoria: Toda activación sin el Presidente debe notificarse al distrito (DG o DRO) en un plazo de 6 horas.
-
Reversibilidad: En cuanto el Presidente vuelve a ser localizable, retoma el mando. Valida o ajusta las decisiones tomadas, sin anularlas retroactivamente salvo por causa grave.
Ficha de sucesión a completar y distribuir¶
Cada miembro de la cadena de sucesión conserva una copia plastificada:
CADENA DE MANDO DE EMERGENCIA
Club Rotario de ___________________
#1 — Presidente: __________________ Teléfono: ____________
#2 — Coordinador: ________________ Teléfono: ____________
#3 — Expresidente: _____________ Teléfono: ____________
#4 — Presidente electo: ____________ Teléfono: ____________
#5 — Secretario: __________________ Teléfono: ____________
Tope de gasto delegado: ________ USD/EUR
Período de gracia para la activación: 2 horas
Contacto del distrito: DG _____________ Teléfono: ____________
Contacto del distrito: DRO ____________ Teléfono: ____________
Actualizado: ___/___/______
Consejo práctico: Pruebe esta cadena. Durante un ejercicio de mesa (capítulo 10), simule un escenario en el que el Presidente esté afectado por la catástrofe. Descubrirá rápidamente si el #2 conoce sus responsabilidades, o si esta ficha no es más que un papel.
Integrar Rotaract e Interact¶
Rotaract (a partir de 18 años, sin límite superior de edad desde 2019) e Interact (12-18) no son clubes «junior» a los que se asignan tareas subordinadas. Son fuerzas activas con competencias específicas que los rotarios generalmente no tienen, y una considerable energía de campo.
Lo que aporta Rotaract¶
| Fortaleza | Aplicación en catástrofe |
|---|---|
| Nativos digitales | Gestión de redes sociales en tiempo real, cartografía digital, coordinación por mensajería |
| Disponibilidad | A menudo más flexibles que los rotarios profesionalmente activos, movilizables rápidamente |
| Energía física | Retirada de escombros, distribución, montaje de estructuras, terreno difícil |
| Red universitaria | Movilización de estudiantes de medicina, ingeniería, ciencias sociales |
| Multilingüismo | Generaciones a menudo más conectadas internacionalmente |
Lo que aporta Interact¶
| Fortaleza | Aplicación en catástrofe |
|---|---|
| Recaudación de donaciones | Campañas escolares, ventas benéficas, movilización de padres |
| Comunicación juvenil | Mensajes adaptados a las redes juveniles (Instagram, TikTok) |
| Apoyo moral | Actividades para niños en refugios (juegos, entretenimiento) |
Integración operativa¶
- Antes de la catástrofe:
- El Presidente de Rotaract es invitado a las formaciones de catástrofes del club
- Se nombra a un rotaractiano como «enlace Rotaract-DRC»
- Rotaract participa en los ejercicios de mesa del club
-
Los contactos de Rotaract están en la call-down list (rama dedicada)
-
Durante la catástrofe:
- El enlace de Rotaract se incorpora al comité DRC ampliado
- Los rotaractianos se integran en los equipos de campo (nunca solos, siempre supervisados por un rotario experimentado)
- La gestión de redes sociales puede delegarse en Rotaract bajo la supervisión del Miembro 2 (Comunicaciones)
-
Los interactianos permanecen fuera de la zona de peligro, su contribución es previa (recaudación, comunicación) y posterior (apoyo moral, entretenimiento)
-
Regla absoluta: Los menores (Interact) nunca se despliegan en el terreno en una zona de catástrofe. Sin excepción. Su contribución se canaliza hacia actividades seguras y supervisadas, lejos del peligro.
Lecciones aprendidas: Rotaract no se improvisa el día D, se prepara con usted, y entonces despliega hasta un 40 % más de voluntarios en las primeras 24 horas.
Checklist de puesta en marcha¶
- Coordinador de Catástrofes nombrado (se recomienda un mandato mínimo de 2 años)
- Comité DRC constituido (3 miembros: logística, comunicaciones, finanzas)
- Fichas de funciones distribuidas a las 5 personas de la estructura
- Matriz competencias-misiones rellenada para cada miembro del club
- Cadena de sucesión definida, firmada por el Presidente, distribuida a los 5 niveles
- Tope de gasto delegado votado por la junta directiva del club
- Presidente de Rotaract informado y enlace DRC nombrado
- Estructura presentada a todo el club en una reunión dedicada
- Contacto establecido con el DRO del distrito
La estructura está en su sitio. Es inútil sin el contenido que usted ponga en ella: competencias inventariadas, contactos formalizados, comunicaciones planificadas, fondos constituidos. Ese es el tema de los seis capítulos que siguen.