الفصل 24، التوثيق وإعداد التقارير¶

لماذا يهمّ بقدر العمل نفسه¶

قضيتم للتوّ أسبوعين في توزيع الماء، وإيواء الأسر، وتنسيق المتطوعين. أنتم منهكون. آخر ما تريدون فعله هو ملء النماذج.

ومع ذلك، هذه هي اللحظة الأكثر حسمًا للتوثيق. إن لم توثّقوا الآن، تحدث ثلاثة أمور: 1. تفقد مقاطعتكم تأهيلها لدى TRF ولن تتمكّن من الحصول على منح، لأي أحد. 2. لن يعرف مانحوكم أبدًا ماذا فعلت أموالهم، ولن يتبرّعوا بعد ذلك. 3. تختفي الدروس المستفادة مع ذاكرة المشاركين.

التوثيق ليس عملًا إداريًّا مضنيًا. إنه الضمانة بأن DRG القادمة ستُعتمد، وأن مانحيكم القادمين سيثقون بكم، وأن النادي المتضرر القادم سيستفيد من تجربتكم.

التقارير الإلزامية إذا حصلتم على DRG¶

إذا حصلت مقاطعتكم على منحة استجابة للكوارث من TRF واستخدم ناديكم كل الأموال أو جزءًا منها، فهناك التزام بإعداد التقارير. المتطلَّب الرسمي في Terms & Conditions الخاصة بـ TRF هو: تقرير مرحلي مرة كل 12 شهرًا على الأقل بعد الاستلام، وتقرير نهائي خلال شهرين من إغلاق المشروع. ويوصي هذا الدليل، فوق ذلك، بإيقاع داخلي أكثر إحكامًا — J+45، ثم 6 أشهر، ثم الإغلاق — لأنه يبقي المشروع تحت السيطرة ويسهّل تقديم تقارير TRF في وقتها. تفويت المواعيد النهائية لـ TRF يجمّد فورًا أي منحة مستقبلية للمقاطعة بأكملها، لا لناديكم وحده.

تقارير الرعاية الثلاثة¶

نقطة متابعة عند J+45 (إيقاع داخلي يوصي به هذا الدليل)¶

العنصر المطلوب	التفصيل
تأكيد الاستلام	المبلغ المستلم، وتاريخ الاستلام، ورقم الحساب
النفقات الأولى	قائمة النفقات المتكبّدة مع الإيصالات
خطة التنفيذ المحدَّثة	التعديلات مقارنة بالخطة الأولية (إن لزم)
المستفيدون الأوائل	عدد الأشخاص الذين تلقّوا المساعدة، والملف (أسر، أطفال، مسنّون)
الصعوبات المواجَهة	وصف صادق للعقبات والحلول المطروحة

ما يعدّه ناديكم لـ DRFC: - جدول النفقات حتى تاريخه مع مسح/صور للإيصالات - من 5 إلى 10 صور للأعمال المنفَّذة (مع تعليقات: ماذا، وأين، ومتى) - عدد المستفيدين حسب الفئة - مذكّرة من 10 أسطر عن الصعوبات الأولية

تقرير مرحلي TRF، خلال 12 شهرًا على الأقصى بعد الاستلام (موصى به: منذ 6 أشهر)¶

العنصر المطلوب	التفصيل
النفقات التراكمية	التوزيع حسب بند الميزانية، مقارنة الخطة بالفعلي
المستفيدون في منتصف المدة	أرقام محدَّثة + صور
تقدّم المشروع	الوضع مقارنة بالخطة الأولية
الإيصالات والوثائق المؤيِّدة	تبرير 100% من النفقات حتى تاريخه
تعديلات الميزانية	أي تغيير عن الميزانية المعتمدة يتطلّب موافقة مسبقة من TRF

ما يعدّه ناديكم لـ DRFC: - جدول مالي كامل (الإيرادات، النفقات حسب البند، الرصيد) - جميع الإيصالات الأصلية (مسح عالي الدقة) - صور قبل/بعد إن كانت ذات صلة - قائمة المستفيدين (مجهّلة الهوية عند اللزوم، لكن بأعداد دقيقة) - مذكّرة عن التعديلات اللازمة

تقرير نهائي TRF، خلال شهرين من إغلاق المشروع¶

العنصر المطلوب	التفصيل
بيان مالي كامل	تبرير 100% من النفقات. لا سنت واحد دون إيصال.
قائمة المستفيدين الكاملة	مع التوقيعات إن أمكن
تقييم الأثر	كمّي (كم شخصًا، كم عدّة، كم لترًا) و كيفي (شهادات، تغيّر ملحوظ)
صور قبل/بعد	10 صور كحد أدنى توثّق التغيّر
الشهادات	من 3 إلى 5 شهادات لمستفيدين
الدروس المستفادة	ما نجح، وما يمكن تحسينه
إعادة الأموال	إذا لم تُستخدَم أي أموال، يجب إعادتها إلى TRF

ما يعدّه ناديكم لـ DRFC: - ملف مالي كامل مع فهرس الإيصالات - ملف صور منظّم زمنيًّا - شهادات مكتوبة (بموافقة الأشخاص) - مذكّرة تقييم الأثر (صفحة إلى صفحتين) - قائمة الدروس المستفادة

عواقب عدم الامتثال¶

المخالفة	العاقبة الفورية	العاقبة طويلة الأمد
عدم تقديم التقرير المرحلي TRF (كل 12 شهرًا على الأقل)	تنبيه من TRF، تجميد الأموال	فقدان تأهيل المقاطعة
عدم تقديم التقرير النهائي TRF (خلال شهرين من الإغلاق)	تجميد جميع منح المقاطعة المستقبلية	مطالبة بإعادة الأموال
تجاهل الإيقاع الداخلي (J+45، 6 أشهر) الموصى به	لا عقوبة من TRF، لكن يزيد خطر تعثّر المشروع	تأخّر محتمل في تقارير TRF
نفقات غير مبرَّرة	طلب وثائق مؤيِّدة إضافية	إعادة مطلوبة
تحويل الأموال عن غايتها	تعليق فوري	ملاحقة قضائية محتملة

هذا ليس نظريًّا. فقدت مقاطعات تأهيلها لدى TRF، ومن ثمّ الوصول إلى جميع المنح، لأن ناديًا أخفق في تقديم تقريره النهائي. تكلفة تجاوز هذه الخطوة إجرائيًّا ملموسة، لا رمزية.

التقارير للتبرعات المباشرة (خارج المنح)¶

إذا تلقّى ناديكم تبرعات مباشرة من أفراد أو شركات أو أندية أخرى (دون المرور بـ TRF)، فلا التزام قانوني لكم تجاه TRF. لكن عليكم التزام أخلاقي وعملي تجاه مانحيكم.

ما يجب عليكم تقديمه¶

الإجراء	الموعد النهائي	المحتوى
إشعار بالاستلام	48 ساعة بعد التبرع	تأكيد المبلغ، الشكر، التعهد بالاستخدام
تقرير مالي للمانحين	30 يومًا بعد انتهاء العملية	استخدام كل دولار مستلَم: جدول الإيرادات/النفقات
رسالة شكر مخصّصة	مع التقرير المالي	مخصّصة للمانحين بأكثر من 500 USD
تقرير الأثر	60 يومًا بعد الانتهاء	عدد المستفيدين، الأعمال المنفَّذة، صور (بموافقة)
إيصال ضريبي	إن كان مطبَّقًا بموجب القانون المحلي	المبلغ، التاريخ، هوية المانح، الرقم الضريبي للنادي

نموذج التقرير المالي للمانحين¶

تقرير مالي — عملية [الاسم]
نادي روتاري [المدينة]
الفترة: من ___/___/______ إلى ___/___/______

الإيرادات
─────────────────────────────────────────
تبرعات الأفراد                       _____ USD
تبرعات الشركات                       _____ USD
تبرعات من أندية روتاري أخرى           _____ USD
الأموال الذاتية للنادي                _____ USD
DRG TRF                             _____ USD
DDRF المقاطعة                        _____ USD
أخرى                                 _____ USD
─────────────────────────────────────────
إجمالي الإيرادات                      _____ USD

النفقات
─────────────────────────────────────────
مياه الشرب                           _____ USD
الغذاء                               _____ USD
المآوى المؤقتة                        _____ USD
مواد النظافة                          _____ USD
الأدوية                              _____ USD
النقل واللوجستيات                     _____ USD
الاتصال                              _____ USD
أخرى (بالتفصيل)                       _____ USD
─────────────────────────────────────────
إجمالي النفقات                        _____ USD

الرصيد                               _____ USD
تخصيص الرصيد: ________________________________

المستفيدون
─────────────────────────────────────────
الأشخاص الذين تلقّوا مساعدة مباشرة     _____
الأسر المخدومة                        _____
الوجبات الموزَّعة                      _____
العدد الموزَّعة                        _____
─────────────────────────────────────────

مصدَّق على صحته من قِبل:
رئيس النادي: _________________ التاريخ: ___/___/______
أمين الصندوق: ________________________ التاريخ: ___/___/______

Service Project Center: جعل عملكم مرئيًّا¶

Service Project Center (spc.rotary.org) هو المنصة العالمية لمنظمة الروتاري الدولية (RI) لتوثيق مشاريع الأندية ومشاركتها، ويحلّ محلّ Rotary Showcase منذ أغسطس/آب 2024. ينبغي أن يظهر فيها كل مشروع استجابة أو تعافٍ.

لماذا¶

الظهور العالمي: سترى أندية أخرى حول العالم مشروعكم ويمكنها الاستلهام منه
مرجع للمنح المستقبلية: عند التقديم لمنحة عالمية، سترى TRF أن لديكم سجلًّا من المشاريع الموثَّقة
المصداقية: يمكن للمانحين والشركاء ووسائل الإعلام التحقّق مما يفعله الروتاري
الذاكرة المؤسسية: عند تغيّر الرئيس، يبقى المشروع موثَّقًا

كيف¶

سجّلوا الدخول إلى my.rotary.org
افتحوا Service Project Center (spc.rotary.org)
انقروا على Add a Project
أكملوا الحقول:
اسم المشروع
الوصف (من 200 إلى 500 كلمة)
مجال التركيز الروتاري
المنطقة الجغرافية
عدد المستفيدين
المبلغ الإجمالي
الشركاء
الصور (3 كحد أدنى، 10 كحد أقصى)
الدروس المستفادة
انشروا

متى: فور إغلاق المشروع، أو عند كل محطة رئيسية للمشاريع الطويلة.

المساءلة المالية: القواعد الذهبية¶

التتبّع الكامل¶

يجب أن يكون كل دولار مستلَم وكل دولار منفَق قابلًا للتتبّع. لا تقديرات، ولا «مصاريف متنوّعة»، ولا نفقات دون إيصالات.

نظام حفظ موصى به:

مجلّد عملية [الاسم]
├── 01-الإيرادات/
│   ├── تبرعات-الأفراد/
│   ├── تبرعات-الشركات/
│   ├── تبرعات-الأندية/
│   ├── DRG/
│   └── DDRF/
├── 02-النفقات/
│   ├── الماء/
│   ├── الغذاء/
│   ├── المآوى/
│   ├── النظافة/
│   ├── الأدوية/
│   ├── النقل/
│   └── أخرى/
├── 03-الصور/
│   ├── قبل/
│   ├── أثناء/
│   └── بعد/
├── 04-المستفيدون/
│   ├── القوائم/
│   └── الشهادات/
├── 05-التقارير/
│   ├── التقرير-الأولي/
│   ├── التقرير-المرحلي/
│   └── التقرير-النهائي/
└── 06-التنسيق/
    ├── SITREP/
    ├── محاضر-الاجتماعات/
    └── مراسلات-المقاطعة/

7 قواعد للإدارة المالية¶

حساب منفصل: افتحوا حسابًا فرعيًّا أو بندًا محاسبيًّا مخصّصًا لعملية الكارثة. لا تخلطوه بالحساب الجاري للنادي.
التوقيع المزدوج: أي نفقة تتجاوز 500 USD تتطلّب توقيعين (الرئيس + أمين الصندوق، أو أمين الصندوق + منسّق الكوارث).
الإيصالات المنهجية: لا نفقة دون إيصال. صوّروا كل إيصال في اليوم نفسه. خزّنوه في السحابة فورًا.
لا نقد يتجاوز 200 USD: فضّلوا التحويلات المصرفية والشيكات لضمان التتبّع. إذا كان النقد الوسيلة الوحيدة (المناطق المعزولة)، فاجعلوا المورّد يوقّع إيصالًا.
جرد المواد الموزَّعة: كل عدّة، وكل مشمّع، وكل طرد غذائي موزَّع يُدوَّن في سجل المستفيدين مع اسم المستفيد (أو رقمه).
تقرير شهري لأمين الصندوق: حتى في خضمّ العمليات، يجري منسّق الكوارث مراجعة مالية شهرية مع أمين صندوق النادي.
الأرشفة لمدة 7 سنوات: احتفظوا بجميع الوثائق المالية لمدة 7 سنوات على الأقل (متطلَّب TRF ومتطلَّب قانوني في معظم الولايات القضائية).

قائمة مراجعة التوثيق¶

أثناء العملية (يوميًّا)¶

التقاط الصور مع تعليقات (ماذا، وأين، ومتى)
تصوير إيصالات النفقات وتخزينها في السحابة
تحديث سجل المستفيدين
إرسال SITREP إلى DRO التابع للمقاطعة

بعد العملية¶

نقطة متابعة داخلية (موصى بها، عند J+45)
تقديم التقرير المرحلي TRF (إذا حُصل على DRG، كل 12 شهرًا على الأقل؛ موصى به منذ 6 أشهر)
تقديم التقرير النهائي TRF (إذا حُصل على DRG، خلال شهرين من الإغلاق)
إرسال التقرير المالي إلى المانحين المباشرين
إرسال رسائل الشكر
إصدار الإيصالات الضريبية (إن انطبقت)
توثيق المشروع في Service Project Center (spc.rotary.org)
أرشفة جميع الإيصالات (ورقيًّا ورقميًّا)
نقل الملف الكامل إلى الرئيس القادم