Chapitre 5 : La structure CED du club¶

La structure minimale : cinq personnes, cinq portefeuilles¶

Vous avez dirigé des entreprises, des cabinets, des associations. Vous savez qu'une structure projet n'a rien à voir avec l'organigramme courant d'un club Rotary. Un projet CED bien conduit est un petit programme : budget de 30 000 à 400 000 USD, durée de douze à trente-six mois, trois à cinq partenaires, une dizaine d'indicateurs à suivre. Ce n'est pas la rubrique « actions de service » du bulletin du club. C'est un pilotage sérieux, tenu par des rôles sérieusement définis.

La structure CED d'un club Rotary repose sur cinq personnes minimum, chacune avec un portefeuille clair :

PRÉSIDENT DU CLUB
│   Décision d'engagement (Cosignature budgets) Lien district
│
├── COORDINATEUR CED
│   │   Pilotage projet (Partenariats) Reporting RAGCED/TRF
│   │
│   └── COMITÉ CED (3 membres)
│       ├── Portefeuille Finance & stewardship
│       ├── Portefeuille Terrain & partenaires
│       └── Portefeuille Communication & formation
│
└── MEMBRES RESSOURCES
    (mobilisés selon la famille d'intervention : banquiers,
     experts-comptables, juristes, agronomes, formateurs,
     entrepreneurs)

Cinq personnes, pas quinze. Le reste du club constitue un réservoir de compétences. Un projet CED qui essaie de faire décider tout le monde ne décide plus rien, et un projet CED qui ne décide plus rien rate ses échéances TRF.

Fiches de rôle¶

Président du club¶

Le président du club n'est pas le pilote opérationnel du projet. Il est le signataire institutionnel et le lien avec le district. Sa signature engage juridiquement le club sur la demande de Global Grant, sur le Memorandum of Understanding partenarial, sur le rapport de stewardship final.

Responsabilité	Portée
Valider l'engagement du club dans un projet CED	Décision conseil d'administration, documentée au PV
Cosigner la demande de Global Grant	Avec le Foundation Chair du club
Signer les MOU partenariaux	Avec le partenaire international et les partenaires locaux
Représenter le club aux réunions de district sur les grants	Au minimum une par an avec le DRFC
Valider les demandes de modification de budget ou de calendrier	Avec le staff TRF et le partenaire international
Présenter le bilan annuel du projet aux membres	Au dîner statutaire, au minimum une fois par an

Ce qu'il ne fait pas : - Conduire le dialogue technique avec le staff TRF (c'est le rôle du coordinateur CED) - Gérer la trésorerie du projet ou signer seul les ordres de paiement (double signature obligatoire) - Répondre aux questions méthodologiques du partenaire international (idem) - Corriger les rapports intermédiaires en solo à J-1 de la soumission

Le président décide, autorise, représente. Il ne pilote pas. Cette discipline est indispensable : un président qui prend les commandes opérationnelles crée un goulet d'étranglement et perd la hauteur dont le projet a besoin.

Coordinateur CED du club¶

C'est le poste le plus exigeant du dispositif. Le coordinateur CED est le moteur permanent du cycle projet, le chef d'orchestre des partenaires, le référent technique vis-à-vis du RAGCED, du Cadre TRF et du DRFC Chair.

Son mandat tient en sept temps, les sept temps de la doctrine (chapitre 0). Pour chacun, une attente opérationnelle.

Temps	Responsabilité du coordinateur
1. Comprendre	Suivre la politique CED de la TRF, participer aux réunions mensuelles RAGCED, maintenir une veille sur les évolutions du funding model
2. Diagnostiquer	Piloter le diagnostic-territoire annuel du club (chapitre 3) et le Community Needs Assessment de chaque projet (chapitre 9)
3. Concevoir	Rédiger la concept note, structurer la théorie du changement, choisir la famille d'intervention, négocier le partenariat international
4. Financer	Coordonner avec le Foundation Chair du club, le DRFC du district, le staff TRF, les partenaires Packaged Grant (Oikocredit), les financeurs hors Rotary
5. Mettre en œuvre	Animer le comité CED, tenir le tableau de bord, arbitrer les aléas, documenter les décisions
6. Documenter	Piloter le stewardship : rapport progressif, rapports à 12 mois, rapport final, archivage cinq ans
7. Pérenniser	Préparer la stratégie de sortie dès la conception, piloter l'évaluation ex post, décider d'une réplication

Profil idéal. Un membre du club qui combine trois qualités rarement réunies :

Disponibilité soutenue, ce poste demande cinq à dix heures par semaine en phase de conception, deux à cinq heures en phase de mise en œuvre. Ce n'est pas un rôle pour le membre le plus occupé du club. Retraité actif, cadre à horaires flexibles, chef d'entreprise capable de déléguer rapidement à son adjoint, profession libérale avec planning maîtrisé.
Compétence technique compatible, fond économique, financier, juridique ou social. Banquier, expert-comptable, entrepreneur, avocat d'affaires, ancien cadre ONG, consultant. Pas strictement obligatoire, mais accélère la courbe d'apprentissage des protocoles TRF et du lexique CED.
Mandat long, deux à trois ans minimum. Le cycle d'un Global Grant (conception à clôture) est de trois à quatre ans. Un coordinateur qui tourne chaque année laisse son successeur reprendre un dossier qu'il ne comprend pas.

Le coordinateur reçoit une lettre de mandat du conseil d'administration, précisant portée, durée, moyens (budget de fonctionnement, accès au GMS, inscription RAGCED).

Comité CED : trois membres, trois portefeuilles¶

Chaque membre du comité CED couvre un domaine distinct. En temps normal, leur charge est légère, deux à cinq heures par mois. En phase active d'un projet, ils passent en mode opérationnel sérieux, avec réunions bimensuelles voire hebdomadaires.

Portefeuille Finance & stewardship

Domaine	Responsabilités
Budget	Construction du budget de la demande, suivi ligne par ligne, contrôle des écarts
Décaissements	Double signature bancaire, archivage des reçus, rapprochement mensuel
Cofinancement	Suivi du match DDF, cash, in-kind, consolidation
Rapports financiers	Rapport préliminaire, rapports à 12 mois, rapport final
Stewardship	Dossier archivé cinq ans, conformité TRF, réponses aux audits éventuels

Profil naturel. Expert-comptable, directeur financier, banquier, trésorier d'association, auditeur. Ce portefeuille est non délégable, il fonde toute la crédibilité du projet devant la TRF.

Portefeuille Terrain & partenaires

Domaine	Responsabilités
Partenaires locaux	IMF, coopérative, chambre de commerce, ONG de terrain, formateurs, cartographie, MOU, suivi
Partenaire international	Lien opérationnel avec le club parrain, cadences de communication, points de blocage
Visites terrain	Au minimum deux par an, rapports de mission, photographies, rencontres bénéficiaires
Relation bénéficiaires	Mécanismes de plainte, consultation, restitutions
Coordination multi-acteurs	Agenda, comptes rendus, arbitrages opérationnels

Profil naturel. Entrepreneur à l'aise avec la négociation, ancien chef de projet, consultant, professionnel de l'humanitaire s'il y en a au club, agronome pour les projets agricoles.

Portefeuille Communication & formation

Domaine	Responsabilités
Communication interne	Bulletin du club, points semestriels, dîner annuel CED
Communication externe	Rotary Showcase, réseaux sociaux, presse locale, site du club, rapports aux donateurs
Protection des bénéficiaires	Consentement photo, dignité, anonymisation financière (voir chapitre 4)
Formation du club	Organisation des deux temps de formation annuels (voir ch. 0 § Usage du livre comme base de formation)
Onboarding des nouveaux membres	Présentation du projet et du dispositif CED au club à chaque arrivée

Profil naturel. Journaliste, communicant, enseignant, directeur marketing, ancien cadre ONG, chargé de plaidoyer.

Membres ressources : le réservoir de compétences¶

Le comité CED de cinq personnes ne remplace pas les compétences techniques spécifiques qu'un projet donné exige. Pour chaque famille d'intervention, un ou plusieurs membres ressources sont mobilisés, sans rejoindre le comité en permanence.

Famille d'intervention	Compétences ressources à mobiliser
Microfinance & inclusion financière	Banquier (analyse crédit), expert-comptable (audit IMF), juriste (contrats de prêt), actuaire (assurance inclusive)
Formation professionnelle & insertion	DRH, formateur agréé, enseignant technique, consultant en insertion, entrepreneur ayant recruté des certifiés
Chaînes de valeur	Agronome, ingénieur agroalimentaire, logisticien, acheteur grande distribution, expert export
Coopératives & entrepreneuriat collectif	Juriste (OHADA AUSCOOP pour l'Afrique francophone, droit coopératif pour l'Europe), ancien gérant de coopérative, expert gouvernance
Développement local intégré	Architecte, ingénieur BTP, spécialiste TIC, économiste local, urbaniste

Un membre ressource s'engage par projet, pour une durée explicite. Il n'est pas membre du comité CED, mais participe aux réunions pertinentes. Sa contribution en heures est valorisée en cofinancement in-kind (voir chapitre 16), c'est un levier réel de match cash pour le Global Grant.

Mapping des compétences professionnelles du club¶

Un club Rotary généraliste de trente à cinquante membres concentre un capital professionnel dont la valeur de marché dépasse souvent 500 000 USD par an en conseil. Cartographier ce capital, c'est rendre lisible et activable ce que le club porte en puissance.

Chaque année, à la rentrée rotarienne, le coordinateur CED met à jour une matrice des compétences mobilisables. Pour chaque membre, sept questions :

Profession principale, secteur, ancienneté ?
Compétences CED transférables (finance, gestion, juridique, technique agro, formation, communication, etc.) ?
Langues parlées et niveau de fluence ?
Expériences internationales ? Pays de travail ?
Réseaux professionnels mobilisables (banques, chambres de commerce, IMF, fournisseurs, universités) ?
Disponibilité mensuelle pour un projet CED (heures) ?
Restrictions (déplacements impossibles, secteurs à éviter pour conflit d'intérêt) ?

La matrice consolidée est un outil stratégique du club, pas un exercice RH. Elle sert à dimensionner les projets possibles, à répondre aux sollicitations RAGCED (quand un club cherche un partenaire international avec une compétence précise), à valoriser le in-kind des Global Grants en cours.

Règle pratique. Ne cartographiez pas pour tout le club en une fois. Commencez par dix membres volontaires. Diffusez les premiers résultats au dîner suivant. L'effet d'entraînement fait le reste en six mois.

Plan de succession : anticiper la rotation¶

Le Rotary est structurellement exposé à la rotation annuelle des présidents. Pour un projet CED qui dure trois ans, cela signifie trois présidents successifs. Sans plan de succession, le projet s'essouffle au deuxième changement.

Chaîne de succession CED¶

Ordre	Rôle	Autorité en l'absence du précédent
1	Président du club	Autorité pleine
2	Past President immédiat	Reprend la fonction de signataire pour le projet CED en cours, le temps de la transition
3	Président élu	Association dès son élection à tous les comités CED, formation dédiée
4	Foundation Chair du club	Interlocuteur TRF continu, indépendant de la rotation présidentielle
5	Coordinateur CED	Gardien institutionnel du projet : il ne change pas chaque année

Règles de succession¶

Mandat long pour le coordinateur CED, deux à trois ans minimum, voté en conseil d'administration, confirmé lors de la rentrée rotarienne chaque année. La continuité du coordinateur compense la rotation des présidents.
Foundation Chair stable, même logique. Le Foundation Chair est l'interface permanente avec la TRF. Son mandat dépasse le mandat présidentiel annuel.
Briefing de passation structuré, lors de chaque changement de président, briefing formel d'une heure entre président sortant, président entrant, coordinateur CED, Foundation Chair. Document de briefing écrit, archivé, signé.
Double validation des engagements durables, tout engagement contractuel du club engageant plus de dix-huit mois nécessite la signature du président en exercice et du président élu. Cela évite qu'un engagement pris en fin de mandat soit contesté par le successeur.

Fiche de succession à compléter et distribuer¶

Chaque membre de la chaîne conserve une copie plastifiée :

CHAÎNE DE SUCCESSION CED
Club Rotary de ___________________

Président en exercice : _________________ Tél : __________
Past President immédiat : _______________ Tél : __________
Président élu : _________________________ Tél : __________
Foundation Chair : ______________________ Tél : __________
Coordinateur CED : ______________________ Tél : __________

Portefeuille Finance & stewardship : ______________________
Portefeuille Terrain & partenaires : ______________________
Portefeuille Communication & formation : ______________________

Contacts district :
DG : _______________________ Tél : __________
DRFC : _____________________ Tél : __________
District CED Chair (si existe) : _______________________

Contacts TRF et RAGCED :
Regional Grants Officer : ___________________ Email : __________
Contact RAGCED régional : ___________________ Email : __________

Projets CED en cours (numéros Global Grant) :
1. _______________________________________________________
2. _______________________________________________________

Mise à jour : ___/___/______

Intégration Rotaract et Interact : cadrée, pas décorative¶

Le Rotaract (18-30 ans) et l'Interact (12-18 ans) apportent des compétences utiles au CED, mais l'intégration doit être cadrée avec précision : aucune autorité financière, aucune signature d'engagement institutionnel, mais une participation opérationnelle valorisée.

Ce que le Rotaract apporte au CED¶

Atout	Application concrète
Digital natives	Numérisation des registres bénéficiaires, tableaux de suivi M&E, outils collaboratifs avec le partenaire international, veille technique
Disponibilité	Visites terrain, enquêtes baseline/midline, soutien à la collecte de données
Compétences universitaires	Étudiants en économie, gestion, développement international, agro, statistiques, renfort pour l'évaluation
Multilinguisme	Facilite la relation avec le partenaire international, traductions opérationnelles
Réseau jeunes entrepreneurs	Articulation avec écosystèmes incubation locaux quand le projet CED cible l'entrepreneuriat jeune

Ce que l'Interact apporte¶

Atout	Application
Collecte de fonds	Campagnes scolaires ciblées pour le cofinancement cash du club
Communication jeunesse	Relais sur les réseaux sociaux adaptés (Instagram, TikTok)
Sensibilisation	Actions pédagogiques autour des ODD, des Rotary Areas of Focus

Règles d'intégration CED¶

Aucune autorité financière. Rotaractiens et Interactiens ne signent aucun ordre de paiement, aucun MOU, aucun contrat. Ils ne sont pas cosignataires des Global Grants.
Mandat explicite par projet. Un ou deux Rotaractiens maximum associés à un projet CED donné, avec lettre de mission précisant les tâches, la durée, le rapport hiérarchique (coordinateur CED du club).
Mineurs hors zones à risque. Les Interactiens ne sont jamais déployés sur le terrain dans des contextes sécuritaires incertains, et ne manipulent ni espèces, ni données personnelles de bénéficiaires.
Mention dans les rapports. La contribution Rotaract/Interact est valorisée dans les rapports de stewardship TRF en in-kind et en communication, renforçant la dimension intergénérationnelle du projet.

Checklist de mise en place : première saison CED¶

La structure est en place. Elle ne produit rien par elle-même : elle rend possible ce qui suit. Reste à la nourrir, par la préparation continue du coordinateur (chapitre 6), par l'inventaire du capital mobilisable du club (chapitre 7), par l'activation des réseaux avant tout projet (chapitre 8), et par la discipline du Community Needs Assessment qui conditionne la recevabilité de toute demande TRF (chapitre 9). Ces quatre briques, ensemble, transforment une structure sur papier en capacité opérationnelle réelle.