अध्याय 24, दस्तावेजीकरण र प्रतिवेदन¶
किन यो कार्य जत्तिकै नै महत्त्वपूर्ण छ¶
तपाईंले भर्खरै दुई हप्ता खानेपानी वितरण गर्न, परिवारहरूलाई आश्रय दिन र स्वयंसेवकहरूको समन्वय गर्न बिताउनुभएको छ। तपाईं थकित हुनुहुन्छ। तपाईंले गर्न मन नपराउने अन्तिम कुरा भनेको फारम भर्नु हो।
तर दस्तावेजीकरणका लागि यही सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण क्षण हो। यदि तपाईंले अहिले दस्तावेजीकरण गर्नुभएन भने, तीन कुरा हुन्छन्: 1. तपाईंको जिल्लाले आफ्नो TRF योग्यता गुमाउँछ र फेरि कसैका लागि पनि अनुदान प्राप्त गर्न सक्नेछैन। 2. तपाईंका दाताहरूले उनीहरूको पैसाले के गर्यो भन्ने कहिल्यै थाहा पाउनेछैनन्, र फेरि दान दिनेछैनन्। 3. सिकेका पाठहरू सहभागीहरूको स्मृतिसँगै हराउँछन्।
दस्तावेजीकरण प्रशासनिक बोझ होइन। यो त्यो ग्यारेन्टी हो कि तपाईंको अर्को DRG स्वीकृत हुनेछ, तपाईंका अर्को दाताहरूले तपाईंलाई विश्वास गर्नेछन्, र अर्को प्रभावित क्लबले तपाईंको अनुभवबाट लाभ उठाउनेछ।
यदि तपाईंले DRG प्राप्त गर्नुभयो भने अनिवार्य प्रतिवेदनहरू¶
यदि तपाईंको जिल्लाले TRF बाट विपद् प्रतिक्रिया अनुदान (Disaster Response Grant) प्राप्त गरेको छ र तपाईंको क्लबले कोषको पूर्ण वा आंशिक रूपमा प्रयोग गरेको छ भने, प्रतिवेदन अनुशासन वार्ता योग्य छैन। आधिकारिक TRF नियम र सर्तहरू (Terms & Conditions) को आवश्यकता: कोष प्राप्त भएपछि कम्तीमा प्रत्येक 12 महिनामा एक प्रगति प्रतिवेदन, र परियोजना समापनपछि 2 महिनाभित्र एक अन्तिम प्रतिवेदन। यो मार्गदर्शनले थप रूपमा एउटा कसिलो आन्तरिक लय सिफारिस गर्छ — दिन+45, 6 महिना, समापन — जसले तपाईंलाई आधिकारिक म्याद टुंगिँदा कहिल्यै अलपत्र नपार्ने कुरा सुनिश्चित गर्छ। TRF को म्याद पूरा नगर्दा सम्पूर्ण जिल्लाका लागि, केवल तपाईंको क्लबका लागि मात्र होइन, भविष्यका सबै अनुदान अवरुद्ध हुन्छन्। my.rotary.org मा T&C को हालको संस्करण जाँच गर्नुहोस्।
3 वटा जिम्मेवारी प्रतिवेदन¶
दिन+45 जाँचबिन्दु (यो मार्गदर्शनद्वारा सिफारिस गरिएको आन्तरिक लय)¶
| आवश्यक तत्व | विवरण |
|---|---|
| प्राप्तिको पुष्टि | प्राप्त रकम, प्राप्ति मिति, खाता नम्बर |
| पहिलो खर्चहरू | रसिदसहित भएका खर्चहरूको सूची |
| अद्यावधिक कार्यान्वयन योजना | प्रारम्भिक योजनाको तुलनामा समायोजनहरू (आवश्यक भएमा) |
| प्रारम्भिक लाभग्राहीहरू | सहयोग पाएका मानिसहरूको संख्या, प्रोफाइल (परिवार, बालबालिका, ज्येष्ठ नागरिक) |
| सामना गरिएका कठिनाइहरू | बाधा र विचार गरिएका समाधानहरूको इमानदार विवरण |
तपाईंको क्लबले DRFC का लागि के तयार गर्छ: - हालसम्मको खर्च तालिका, रसिदहरूको स्क्यान/फोटोसहित - गरिएका कार्यहरूका 5-10 फोटो (क्याप्सनसहित: के, कहाँ, कहिले) - वर्गअनुसार लाभग्राहीहरूको संख्या - प्रारम्भिक कठिनाइहरूमा 10-हरफको टिप्पणी
TRF प्रगति प्रतिवेदन, प्राप्तिको बढीमा 12 महिनापछि (सिफारिस: 6 महिनादेखि नै)¶
| आवश्यक तत्व | विवरण |
|---|---|
| संचयी खर्च | बजेट लाइनअनुसार विभाजन, योजना बनाम वास्तविक तुलना |
| मध्यावधि लाभग्राहीहरू | अद्यावधिक तथ्याङ्क + फोटो |
| परियोजनाको प्रगति | प्रारम्भिक योजनाको तुलनामा स्थिति |
| रसिद र समर्थन कागजातहरू | हालसम्मको 100% खर्चको औचित्य |
| बजेट समायोजन | स्वीकृत बजेटमा कुनै पनि परिवर्तनका लागि TRF बाट पूर्व-स्वीकृति आवश्यक हुन्छ |
तपाईंको क्लबले DRFC का लागि के तयार गर्छ: - पूर्ण वित्तीय तालिका (आम्दानी, लाइनवार खर्च, बाँकी रकम) - सबै मौलिक रसिदहरू (उच्च-रिजोल्युसन स्क्यान) - सान्दर्भिक भएमा अघि/पछिका फोटो - लाभग्राही सूची (आवश्यक भएमा नामरहित, तर सटीक संख्यासहित) - आवश्यक समायोजनहरूमा टिप्पणी
TRF अन्तिम प्रतिवेदन, परियोजना समापनको 2 महिनाभित्र¶
| आवश्यक तत्व | विवरण |
|---|---|
| पूर्ण वित्तीय विवरण | 100% खर्चको औचित्य। रसिदविना एक पैसा पनि होइन। |
| पूर्ण लाभग्राही सूची | सम्भव भएमा हस्ताक्षरसहित |
| प्रभाव मूल्याङ्कन | परिमाणात्मक (कति मानिस, कति किट, कति लिटर) र गुणात्मक (साक्ष्य-विवरण, अवलोकन गरिएको परिवर्तन) दुवै |
| अघि/पछिका फोटो | परिवर्तन दस्तावेज गर्ने न्यूनतम 10 फोटो |
| साक्ष्य-विवरण | 3-5 लाभग्राही साक्ष्य-विवरण |
| सिकेका पाठहरू | के काम लाग्यो, के सुधार गर्न सकिन्छ |
| कोष फिर्ता | यदि कुनै कोष प्रयोग भएको छैन भने, त्यो TRF लाई फिर्ता गर्नुपर्छ |
तपाईंको क्लबले DRFC का लागि के तयार गर्छ: - रसिद सूचकांकसहित पूर्ण वित्तीय फाइल - कालक्रमअनुसार व्यवस्थित फोटो फाइल - लिखित साक्ष्य-विवरणहरू (सम्बन्धित व्यक्तिहरूको सहमतिसहित) - प्रभाव मूल्याङ्कन टिप्पणी (1-2 पृष्ठ) - सिकेका पाठहरूको सूची
अनुपालन नगरेको परिणाम¶
| उल्लङ्घन | तत्काल परिणाम | दीर्घकालीन परिणाम |
|---|---|---|
| दिन+45 जाँचबिन्दु पूरा नभएको (आन्तरिक लय) | DRFC पछ्याइ, कोषमाथिको दृश्यता गुम्ने | TRF म्याद चुक्ने जोखिम |
| TRF प्रगति प्रतिवेदन पेश नभएको (12 महिना) | सबै कोष रोकिने | जिल्ला योग्यता गुम्ने |
| अन्तिम प्रतिवेदन पेश नभएको | भविष्यका सबै जिल्ला अनुदान अवरुद्ध हुने | कोष फिर्ता माग |
| अन्यायोचित खर्च | थप समर्थन कागजातको अनुरोध | फिर्ता आवश्यक |
| कोष आफ्नो उद्देश्यबाट विचलित भएको | तत्काल निलम्बन | सम्भावित मुद्दा |
यो सैद्धान्तिक कुरा होइन। जिल्लाहरूले आफ्नो TRF योग्यता, र त्यसैले सबै अनुदानहरूमा पहुँच, गुमाएका छन्, किनभने कुनै क्लबले आफ्नो अन्तिम प्रतिवेदन पेश गर्न सकेन। यो चरण छुटाउँदाको प्रक्रियागत मूल्य ठोस हो, प्रतीकात्मक होइन।
प्रत्यक्ष दानका लागि प्रतिवेदन (अनुदानभन्दा बाहिर)¶
यदि तपाईंको क्लबले व्यक्ति, व्यवसाय वा अन्य क्लबहरूबाट प्रत्यक्ष दान प्राप्त गर्यो (TRF मार्फत नगई) भने, तपाईंको TRF प्रति कुनै कानुनी दायित्व छैन। तर तपाईंका दाताहरूप्रति तपाईंको नैतिक र व्यावहारिक दायित्व छ।
तपाईंले के प्रदान गर्नुपर्छ¶
| क्रिया | म्याद | विषयवस्तु |
|---|---|---|
| प्राप्तिको स्वीकृति | दानको 48 घण्टापछि | रकमको पुष्टि, धन्यवाद, प्रयोगको प्रतिबद्धता |
| दाताहरूलाई वित्तीय प्रतिवेदन | सञ्चालन समाप्त भएको 30 दिनपछि | प्राप्त प्रत्येक डलरको प्रयोग: आम्दानी/खर्च तालिका |
| व्यक्तिगत धन्यवाद पत्र | वित्तीय प्रतिवेदनसँगै | 500 USD भन्दा बढी दिने दाताहरूका लागि व्यक्तिगत |
| प्रभाव प्रतिवेदन | समाप्तिको 60 दिनपछि | लाभग्राहीहरूको संख्या, गरिएका कार्य, फोटो (सहमतिसहित) |
| कर रसिद | स्थानीय कानूनअन्तर्गत लागू भएमा | रकम, मिति, दाताको परिचय, क्लबको कर नम्बर |
दाताहरूका लागि वित्तीय प्रतिवेदन ढाँचा¶
वित्तीय प्रतिवेदन — सञ्चालन [नाम]
Rotary Club of [सहर]
अवधि: ___/___/______ देखि ___/___/______ सम्म
आम्दानी
─────────────────────────────────────────
व्यक्तिगत दान _____ USD
कर्पोरेट दान _____ USD
अन्य रोटरी क्लबहरूबाट दान _____ USD
क्लबको आफ्नै कोष _____ USD
DRG TRF _____ USD
जिल्ला DDRF _____ USD
अन्य _____ USD
─────────────────────────────────────────
कुल आम्दानी _____ USD
खर्च
─────────────────────────────────────────
खानेपानी _____ USD
खाना _____ USD
अस्थायी आश्रय _____ USD
सरसफाइ सामग्री _____ USD
औषधि _____ USD
ढुवानी र लजिस्टिक्स _____ USD
सञ्चार _____ USD
अन्य (विवरण) _____ USD
─────────────────────────────────────────
कुल खर्च _____ USD
बाँकी रकम _____ USD
बाँकी रकमको बाँडफाँड: ________________________________
लाभग्राहीहरू
─────────────────────────────────────────
प्रत्यक्ष सहयोग पाएका मानिसहरू _____
सेवा पाएका परिवार _____
वितरित खाना _____
वितरित किट _____
─────────────────────────────────────────
सही भएको प्रमाणित गर्ने:
क्लब अध्यक्ष: _________________ मिति: ___/___/______
कोषाध्यक्ष: ________________________ मिति: ___/___/______
Service Project Center: आफ्नो कार्यलाई देखिने बनाउनु¶
Service Project Center (spc.rotary.org) क्लब परियोजनाहरू दस्तावेज र साझा गर्नका लागि RI को विश्वव्यापी प्लेटफर्म हो — यसले अगस्ट 2024 देखि Rotary Showcase को स्थान लिएको छ। प्रत्येक प्रतिक्रिया वा पुनर्स्थापना परियोजना त्यहाँ देखिनुपर्छ।
किन¶
- विश्वव्यापी दृश्यता: विश्वभरका अन्य क्लबहरूले तपाईंको परियोजना देख्नेछन् र त्यसबाट प्रेरणा लिन सक्नेछन्
- भविष्यका अनुदानहरूका लागि सन्दर्भ: तपाईंले ग्लोबल ग्रान्टका लागि आवेदन दिँदा, TRF ले तपाईंसँग दस्तावेजीकरण गरिएका परियोजनाहरूको इतिहास रहेको देख्नेछ
- विश्वसनीयता: दाता, साझेदार र सञ्चारमाध्यमले रोटरीले के गर्छ भनेर प्रमाणित गर्न सक्छन्
- संस्थागत स्मृति: अध्यक्ष परिवर्तन हुँदा पनि परियोजना दस्तावेजीकरण भइरहन्छ
कसरी¶
- spc.rotary.org मा जानुहोस् (आफ्नो My Rotary खातासँग लगइन गर्नुहोस्)
- Service Project Center खोल्नुहोस्
- Add a Project मा क्लिक गर्नुहोस्
- फिल्डहरू भर्नुहोस्:
- परियोजनाको नाम
- विवरण (200-500 शब्द)
- रोटरी केन्द्रित क्षेत्र (area of focus)
- भौगोलिक क्षेत्र
- लाभग्राहीहरूको संख्या
- कुल रकम
- साझेदारहरू
- फोटो (न्यूनतम 3, बढीमा 10)
- सिकेका पाठहरू
- प्रकाशित गर्नुहोस्
कहिले: परियोजना समाप्त भएलगत्तै, वा लामो परियोजनाहरूका लागि प्रत्येक प्रमुख माइलस्टोनमा।
वित्तीय जवाफदेहिता: स्वर्णिम नियमहरू¶
पूर्ण अनुरेखणीयता¶
प्राप्त भएको प्रत्येक डलर र खर्च भएको प्रत्येक डलर पत्ता लगाउन सकिने हुनुपर्छ। कुनै अनुमान होइन, कुनै "विविध शुल्क" होइन, रसिदविना कुनै खर्च होइन।
सिफारिस गरिएको फाइलिङ प्रणाली:
सञ्चालन [नाम] फोल्डर
├── 01-आम्दानी/
│ ├── व्यक्तिगत-दान/
│ ├── कर्पोरेट-दान/
│ ├── क्लब-दान/
│ ├── DRG/
│ └── DDRF/
├── 02-खर्च/
│ ├── खानेपानी/
│ ├── खाना/
│ ├── आश्रय/
│ ├── सरसफाइ/
│ ├── औषधि/
│ ├── ढुवानी/
│ └── अन्य/
├── 03-फोटो/
│ ├── अघि/
│ ├── क्रममा/
│ └── पछि/
├── 04-लाभग्राही/
│ ├── सूचीहरू/
│ └── साक्ष्य-विवरण/
├── 05-प्रतिवेदन/
│ ├── प्रारम्भिक-प्रतिवेदन/
│ ├── मध्यावधि-प्रतिवेदन/
│ └── अन्तिम-प्रतिवेदन/
└── 06-समन्वय/
├── SITREP/
├── बैठक-कार्यवृत्त/
└── जिल्ला-पत्राचार/
7 वटा वित्तीय व्यवस्थापन नियमहरू¶
-
छुट्टै खाता: विपद् सञ्चालनका लागि एउटा उप-खाता वा समर्पित लेखा लाइन खोल्नुहोस्। क्लबको चालु खातासँग नमिसाउनुहोस्।
-
दोहोरो हस्ताक्षर: 500 USD भन्दा बढीको कुनै पनि खर्चका लागि दुई हस्ताक्षर आवश्यक हुन्छ (अध्यक्ष + कोषाध्यक्ष, वा कोषाध्यक्ष + विपद् समन्वयक)।
-
व्यवस्थित रसिदहरू: रसिदविना कुनै खर्च होइन। प्रत्येक रसिद सोही दिन फोटो खिच्नुहोस्। तुरुन्तै क्लाउडमा भण्डारण गर्नुहोस्।
-
200 USD भन्दा बढी नगद होइन: अनुरेखणीयताका लागि वायर ट्रान्सफर र चेकलाई प्राथमिकता दिनुहोस्। यदि नगद नै एकमात्र माध्यम हो भने (दुर्गम क्षेत्रमा), आपूर्तिकर्तालाई रसिदमा हस्ताक्षर गराउनुहोस्।
-
वितरित सामग्रीको सूची: वितरित गरिएको प्रत्येक किट, प्रत्येक तिरपाल, प्रत्येक खाद्य प्याकेज लाभग्राहीको नाम (वा नम्बर) सहित लाभग्राही रजिस्टरमा उल्लेख गरिन्छ।
-
कोषाध्यक्षलाई मासिक प्रतिवेदन: सञ्चालनको बीचमा पनि, विपद् समन्वयकले क्लब कोषाध्यक्षसँग मासिक वित्तीय समीक्षा गर्छ।
-
7-वर्षे अभिलेखीकरण: सबै वित्तीय कागजातहरू न्यूनतम 7 वर्षसम्म राख्नुहोस् (TRF को आवश्यकता र धेरैजसो क्षेत्राधिकारमा कानुनी आवश्यकता)।
दस्तावेजीकरण जाँचसूची¶
सञ्चालनको क्रममा (दैनिक)¶
- क्याप्सनसहित फोटो खिचिएको (के, कहाँ, कहिले)
- खर्च रसिदहरू फोटो खिचिएर क्लाउडमा भण्डारण गरिएको
- लाभग्राही रजिस्टर अद्यावधिक गरिएको
- SITREP जिल्ला DRO लाई पठाइएको
सञ्चालनपछि¶
- DRG प्रतिवेदनहरू अद्यावधिक (TRF प्रगति ≤ 12 महिना, अन्तिम ≤ समापनपछि 2 महिना; आन्तरिक दिन+45 जाँचबिन्दु सिफारिस गरिएको)
- मध्यावधि प्रतिवेदन पेश गरिएको (यदि DRG प्राप्त भएको छ भने, महिना+6 मा)
- अन्तिम प्रतिवेदन पेश गरिएको (यदि DRG प्राप्त भएको छ भने, समापनमा)
- प्रत्यक्ष दाताहरूलाई वित्तीय प्रतिवेदन पठाइएको
- धन्यवाद पत्रहरू पठाइएको
- कर रसिदहरू जारी गरिएको (लागू भएमा)
- परियोजना Service Project Center मा दस्तावेजीकरण गरिएको
- सबै रसिदहरू अभिलेखीकरण गरिएको (भौतिक र डिजिटल)
- पूर्ण फाइल अर्को अध्यक्षलाई हस्तान्तरण गरिएको