Chapitre 12, Les cinq étapes des premières heures¶
Partie III, AGIR : AVEC NOS PROPRES MOYENS
Vous êtes un dirigeant. Vous avez géré des crises professionnelles, des urgences médicales, des projets sous pression. Mais une catastrophe naturelle n'est pas une crise ordinaire. Les premières heures décident de tout : de l'efficacité de la réponse, de la survie des plus vulnérables, et, soyons directs, de la crédibilité de votre club pour les mois qui suivront.
Ce chapitre vous donne une séquence en cinq étapes, testée sur le terrain, que vous pouvez exécuter même si votre plan de préparation est encore dans un tiroir. Cinq étapes. Dans l'ordre. Sans en sauter une seule.
Vue d'ensemble, les cinq étapes¶
| # | Étape | Objectif | Délai |
|---|---|---|---|
| 1 | Sécurité personnelle | Rester en vie. Sécuriser membres et familles avant d'aider qui que ce soit. | H+0 à H+2 |
| 2 | Communication | Activer la call-down list, localiser tous les membres, envoyer le premier message au district. | H+2 à H+4 |
| 3 | Évaluation rapide | Déployer une équipe de 2 à 4 personnes pour répondre aux 8 questions clés. | H+4 |
| 4 | Alerter le District | Transmettre un SITREP structuré au DG, au DRO et au DRFC pour activer le réseau Rotary. | H+4 |
| 5 | Mobilisation | Activer le plan d'urgence du club, former les équipes, lancer les premières actions. | H+4 à H+12 |
À H+12, vous avez localisé tous vos membres, fourni au district une évaluation chiffrée, formé vos équipes et déclenché les premières dépenses. Les chapitres 13 à 17 prennent le relais pour les 72 premières heures et au-delà. Lisez d'abord cette séquence en entier, puis revenez sur l'étape qui correspond à votre situation.
Étape 1, Sécurité personnelle (priorité absolue)¶
Avant d'aider quiconque, restez en vie.
Ce n'est pas de l'égoïsme, c'est de l'arithmétique : un leader blessé ou disparu ne coordonne plus rien. Il devient une charge pour les autres. Chaque Rotarien que vous perdez dans l'action réduit votre capacité de réponse.
Les actions immédiates¶
-
Sécurisez-vous physiquement. Éloignez-vous de toute structure instable, de toute ligne électrique au sol, de toute zone inondable. Si vous êtes en véhicule, ne traversez jamais une route submergée, 30 cm d'eau suffisent à emporter un SUV.
-
Sécurisez votre famille. Assurez-vous que votre conjoint, vos enfants, vos parents âgés sont en sécurité. Activez votre propre plan familial. Si votre famille n'est pas en sécurité, vous ne serez pas mentalement disponible pour diriger quoi que ce soit.
-
Évaluez votre environnement immédiat. Regardez autour de vous. Notez ce que vous voyez : structures effondrées, incendies, personnes blessées visibles, odeurs de gaz, bruit d'eau. Ces premières observations deviendront votre premier rapport.
-
Ne vous précipitez pas. Le réflexe de courir vers les décombres pour aider est humain. Il est aussi potentiellement mortel. Les répliques sismiques, les effondrements secondaires, les fuites de gaz tuent ceux qui agissent sans évaluer. Attendez que la situation se stabilise, même cinq minutes.
La règle du masque à oxygène¶
Comme dans un avion : mettez votre propre masque avant d'aider les autres. Vous connaissez cette consigne. Appliquez-la littéralement.
| Situation | Action correcte | Erreur fréquente |
|---|---|---|
| Tremblement de terre en cours | Se protéger sous une table solide, attendre la fin des secousses | Sortir en courant pendant les secousses |
| Inondation montante | Monter en hauteur immédiatement | Tenter de sauver des biens matériels |
| Ouragan / cyclone | Rester dans l'abri jusqu'au passage complet (y compris l'oeil) | Sortir pendant le calme de l'oeil du cyclone |
| Glissement de terrain | S'éloigner perpendiculairement à la coulée | Tenter de fuir dans l'axe de la coulée |
| Incendie de structure | Évacuer et appeler les secours | Tenter d'éteindre seul un feu de grande ampleur |
Point critique : Votre téléphone est votre outil le plus précieux. Gardez-le chargé. Si vous avez un chargeur portable, ayez-le sur vous en permanence pendant la saison des risques.
Étape 2, Communication (dès que possible)¶
La première mission d'un leader Rotarien après sa sécurité : établir le contact.
Les réseaux seront saturés. Les appels ne passeront pas. Les antennes seront peut-être détruites. Vous devez anticiper cela et connaître les alternatives.
Activer la call-down list¶
La call-down list (chaîne d'appels en cascade) est l'outil de communication le plus simple et le plus fiable qui existe. Son principe :
Président du club
|
+-- Vice-président → appelle 5 membres (numéros 1 à 5)
| chacun confirme son statut
|
+-- Secrétaire → appelle 5 membres (numéros 6 à 10)
| chacun confirme son statut
|
+-- Trésorier → appelle 5 membres (numéros 11 à 15)
| chacun confirme son statut
|
+-- Coordinateur catastrophes → appelle 5 membres (16 à 20)
| chacun confirme son statut
|
+-- Past-président → appelle les membres restants
chacun confirme son statut
Chaque appelant pose trois questions :
- Êtes-vous en sécurité, vous et votre famille ?
- Avez-vous des dégâts à votre domicile ou lieu de travail ?
- Êtes-vous disponible pour participer à la réponse ?
Chaque appelant compile les réponses et remonte l'information au Président en 60 minutes maximum.
Hiérarchie des moyens de communication¶
Quand un canal ne fonctionne pas, passez au suivant. Dans l'ordre :
| Priorité | Canal | Pourquoi |
|---|---|---|
| 1 | SMS / Message texte | Passe même quand les réseaux vocaux sont saturés |
| 2 | WhatsApp / Signal (texte) | Fonctionne en faible débit, messages en file d'attente |
| 3 | Appel téléphonique | Souvent saturé dans les premières heures |
| 4 | Radio amateur (VHF/UHF) | Indépendant des réseaux cellulaires |
| 5 | Internet satellite (Starlink) | Rétablit internet complet si vous avez de l'électricité |
| 6 | Téléphone satellite | Voix et SMS pour les zones sans aucune couverture |
| 7 | Messager physique | Dernier recours, envoyez quelqu'un |
Le message type d'alerte initiale¶
Votre premier message aux membres doit être court, factuel, et donner des instructions claires. Pas de place pour l'émotion.
Modèle (SMS / WhatsApp) :
[ALERTE ROTARY – NOM DU CLUB]
[Type d'événement] à [localisation]
Date/Heure : [date et heure]
Statut initial : [gravité estimée]
ACTION : Confirmez votre statut via call-down list.
Si disponible pour la réponse, confirmez à [nom + numéro].
Point de rassemblement : [lieu] à [heure].
Prochain message dans 2 heures.
Conseil pratique : Préparez ce message à l'avance, avec des champs vides à remplir. Stockez-le dans vos notes de téléphone. Quand la catastrophe frappe, vous n'avez qu'à compléter les blancs et envoyer.
Étape 3, Évaluation rapide (déployer une équipe de 2 à 4 personnes)¶
Agir sans évaluation conduit au gaspillage et aux doublons. Quatre heures d'évaluation évitent des semaines d'efforts mal ciblés.
Vous connaissez la règle en affaires : on ne lance pas un projet sans diagnostic. C'est identique en catastrophe, mais le diagnostic doit être fait en 4 heures, pas en 4 semaines.
Composer l'équipe d'évaluation¶
| Rôle | Profil idéal | Mission |
|---|---|---|
| Responsable d'évaluation | Membre expérimenté, esprit de synthèse | Coordonne, prend les notes, rédige le rapport |
| Documentaliste | Membre avec bon smartphone ou appareil photo | Photos géolocalisées, vidéos courtes, horodatage |
| Logisticien terrain | Membre avec véhicule tout-terrain si nécessaire | Conduit, évalue l'accessibilité des routes |
| Spécialiste (optionnel) | Ingénieur civil, médecin, ou professionnel pertinent | Évaluation technique des structures ou des besoins sanitaires |
Équipement de l'équipe :
- Téléphone chargé à 100 % + chargeur portable
- Carte papier de la zone (le GPS peut ne pas fonctionner)
- Carnet et stylos (ne comptez pas uniquement sur l'électronique)
- Gilets haute visibilité (identification et sécurité)
- Eau et nourriture pour 8 heures
- Trousse de premiers secours
- Lampe frontale (si évaluation nocturne)
- Copie du formulaire d'évaluation rapide (voir ci-dessous)
Itinéraire d'évaluation¶
L'équipe ne doit pas partir au hasard. Définissez un itinéraire qui couvre :
- Les zones les plus densément peuplées de votre secteur
- Les zones connues comme vulnérables (quartiers informels, zones inondables, bâtiments anciens)
- Les infrastructures critiques : hôpital, centre de santé, école, marché, station de pompage d'eau
- Les axes routiers principaux : sont-ils praticables ? Y a-t-il des ponts coupés ?
Les 8 questions à répondre en 4 heures¶
Votre équipe d'évaluation doit revenir avec des réponses factuelles, même partielles, à ces huit questions. Pas d'opinion, pas de supposition. Des faits.
| # | Domaine | Question clé | Ce que vous cherchez |
|---|---|---|---|
| 1 | Population | Combien de personnes touchées ? Déplacées ? Blessées ? Disparues ? | Chiffres estimatifs, même grossiers. Comptez les maisons détruites × taille moyenne des ménages. |
| 2 | Abris | Combien de logements détruits ou inutilisables ? Y a-t-il besoin d'abris temporaires ? | Comptage visuel. Distinguez détruit (irrécupérable) d'endommagé (réparable). |
| 3 | Eau | L'approvisionnement en eau est-il coupé ou contaminé ? | Vérifiez les robinets, interrogez les résidents, observez les canalisations. |
| 4 | Nourriture | Les gens ont-ils accès à la nourriture ? Pour combien de jours ? | Les commerces sont-ils ouverts ? Les stocks domestiques sont-ils intacts ? |
| 5 | Santé | Les hôpitaux et centres de soins sont-ils opérationnels ? | Rendez-vous sur place si possible. Capacité résiduelle ? Besoin de renfort ? |
| 6 | Infrastructure | Routes praticables ? Électricité ? Télécommunications ? | Notez chaque route coupée, chaque zone sans courant, chaque zone sans réseau. |
| 7 | Sécurité | Y a-t-il des risques secondaires ? | Répliques attendues, montée des eaux, glissements de terrain, fuites de gaz, structures instables. |
| 8 | Vulnérables | Personnes âgées isolées ? Enfants non accompagnés ? Personnes handicapées ? | Interrogez les voisins. Les personnes vulnérables sont souvent invisibles. |
Méthodologie de collecte sur le terrain¶
Comptage rapide des dégâts (méthode du transect) :
Parcourez votre zone en lignes parallèles. Pour chaque rue ou quartier, comptez : - Nombre de bâtiments intacts / endommagés / détruits - Nombre de personnes visiblement sans abri - Présence ou absence d'eau courante, d'électricité - État de la route (praticable / difficilement praticable / coupée)
Interrogation des résidents (5 minutes par groupe) :
Ne posez pas des questions ouvertes. Posez des questions fermées : - « Depuis quand n'avez-vous plus d'eau ? » - « Combien de familles se sont regroupées ici ? » - « Y a-t-il des blessés qui n'ont pas pu aller à l'hôpital ? » - « Connaissez-vous des personnes âgées isolées dans ce quartier ? »
Rapport d'évaluation rapide, Formulaire à remplir¶
Ce formulaire est votre livrable principal. Il sera transmis au Président du club, puis au District. Il doit être rempli à la main sur le terrain, puis numérisé et envoyé.
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RAPPORT D'ÉVALUATION RAPIDE — CLUB ROTARY
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Club : _____________________________________________
District : __________________________________________
Date : ___/___/______ Heure début : _____ Heure fin : _____
Type d'événement : __________________________________
Zone évaluée : ______________________________________
Équipe d'évaluation :
Responsable : _________________ Tél : _______________
Membre 2 : ___________________ Tél : _______________
Membre 3 : ___________________ Tél : _______________
Membre 4 : ___________________ Tél : _______________
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1. POPULATION AFFECTÉE
───────────────────────────────────────────────────────────────
Estimation personnes touchées : ________
Estimation personnes déplacées : ________
Blessés connus : ________
Décès confirmés : ________
Personnes disparues / non contactées : ________
2. LOGEMENTS
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Logements détruits (irrécupérables) : ________
Logements endommagés (réparables) : ________
Logements intacts : ________
Besoin d'abris temporaires : OUI / NON
Si oui, pour combien de personnes : ________
3. EAU POTABLE
───────────────────────────────────────────────────────────────
Réseau d'eau fonctionnel : OUI / NON / PARTIEL
Risque de contamination : OUI / NON / INCONNU
Sources alternatives disponibles : _____________________
Besoin en eau estimé (litres/jour) : ________
4. NOURRITURE
───────────────────────────────────────────────────────────────
Accès à la nourriture : NORMAL / LIMITÉ / COUPÉ
Commerces ouverts : OUI / CERTAINS / NON
Stock estimé (jours) : ________
5. SANTÉ
───────────────────────────────────────────────────────────────
Hôpital le plus proche opérationnel : OUI / NON / SATURÉ
Centre de santé opérationnel : OUI / NON / SATURÉ
Besoins médicaux non couverts : ________________________
___________________________________________________
6. INFRASTRUCTURE
───────────────────────────────────────────────────────────────
Électricité : OUI / NON / PARTIELLE
Télécommunications : OUI / NON / PARTIELLES
Routes principales : PRATICABLES / PARTIELLEMENT / COUPÉES
Routes coupées (lister) : _____________________________
___________________________________________________
7. RISQUES SECONDAIRES
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[ ] Répliques sismiques attendues
[ ] Montée des eaux / nouvelle inondation
[ ] Glissements de terrain
[ ] Structures instables menaçant de s'effondrer
[ ] Fuites de gaz ou matières dangereuses
[ ] Lignes électriques au sol
[ ] Autre : ________________________________________
8. PERSONNES VULNÉRABLES IDENTIFIÉES
───────────────────────────────────────────────────────────────
Personnes âgées isolées : ________
Enfants non accompagnés : ________
Personnes handicapées : ________
Femmes enceintes / allaitantes : ________
Malades chroniques sans médicaments : ________
───────────────────────────────────────────────────────────────
BESOINS IMMÉDIATS (par ordre de priorité)
───────────────────────────────────────────────────────────────
1. ___________________________________________________
2. ___________________________________________________
3. ___________________________________________________
4. ___________________________________________________
5. ___________________________________________________
BESOINS À 72 HEURES
───────────────────────────────────────────────────────────────
1. ___________________________________________________
2. ___________________________________________________
3. ___________________________________________________
RESSOURCES LOCALES DISPONIBLES
───────────────────────────────────────────────────────────────
___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
POINTS DE DISTRIBUTION RECOMMANDÉS
───────────────────────────────────────────────────────────────
Site 1 : _________________ Capacité : _______ pers/jour
Site 2 : _________________ Capacité : _______ pers/jour
RECOMMANDATION : NIVEAU D'ACTIVATION SUGGÉRÉ
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[ ] DCA-3 (situation gérable, club + comité en veille, pas d'appui externe nécessaire)
[ ] DCA-2 (besoin d'appui district, comité activé)
[ ] DCA-1 (catastrophe majeure, pleine opération, appui national/international)
Rédigé par : _________________ Signature : _______________
Transmis à : _________________ Heure : __________________
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Étape 4, Alerter le District¶
Vous avez sécurisé les membres. Vous avez une évaluation terrain. Il est temps de faire remonter l'information.
Le Rotary fonctionne en strates. Votre club est le premier maillon. Le District est le second. Sans cette remontée d'information, aucune ressource extérieure ne peut être mobilisée, ni Disaster Response Grant, ni ShelterBox, ni appui inter-district.
Qui contacter et dans quel ordre¶
| Priorité | Contact | Pourquoi | Délai |
|---|---|---|---|
| 1 | Gouverneur de District (DG) | Autorité décisionnelle. Peut activer le DRG. | Dans les 4 heures |
| 2 | District Disaster Relief Officer (DRO) | Coordinateur opérationnel district. Votre interlocuteur principal. | Dans les 4 heures |
| 3 | Clubs voisins | Information mutuelle, possibilité de renfort | Dans les 6 heures |
| 4 | Assistant du Gouverneur (AG) de votre zone | Relais et soutien | Dans les 6 heures |
Le contenu de l'alerte au District¶
Votre message au DG et au DRO doit contenir exactement ces éléments :
- Nature de l'événement (séisme, inondation, cyclone, etc.)
- Zone touchée (villes, quartiers, rayon approximatif)
- Ampleur estimée (nombre de personnes touchées, logements détruits)
- Statut du club (membres en sécurité ? membres touchés ?)
- Actions déjà engagées (évaluation en cours, distribution commencée, etc.)
- Besoins identifiés (ce que le club ne peut pas couvrir seul)
- Niveau d'activation recommandé (DCA-1, DCA-2, ou DCA-3)
Format recommandé : le SITREP (Situation Report)
SITREP N°1 — Club Rotary de [nom]
Date/Heure : [date] [heure]
Événement : [type] — [localisation]
1. SITUATION
[description factuelle en 3-5 lignes]
2. IMPACT ESTIMÉ
Population touchée : [nombre]
Logements détruits/endommagés : [nombre]
Infrastructure : [état résumé]
3. STATUT DU CLUB
Membres en sécurité : [nombre] / [total]
Membres touchés : [nombre]
Membres disponibles pour la réponse : [nombre]
4. ACTIONS EN COURS
[liste des actions engagées]
5. BESOINS NON COUVERTS
[liste des besoins qui dépassent la capacité du club]
6. RECOMMANDATION
Niveau d'activation : DCA-[1/2/3]
Besoin DRG : OUI / NON / À ÉVALUER
Besoin ShelterBox : OUI / NON / À ÉVALUER
Prochain SITREP prévu : [date/heure]
Contact : [nom] [téléphone] [email]
Les niveaux d'activation du District (DCA)¶
| Niveau | Situation | Qui décide | Ressources mobilisées |
|---|---|---|---|
| DCA-3 | Activité normale, événement localisé gérable par le club seul, comité en mode veille | Président du club | Fonds du club, bénévoles locaux |
| DCA-2 | Événement significatif, club dépassé, comité activé | DG + DRO | DRG, clubs voisins, ressources district |
| DCA-1 | Pleine opération de secours, catastrophe majeure dépassant le district | DG + RI | DRG, Global Grant, ShelterBox, DNA-RAG, appui international |
Ne minimisez pas. Il vaut mieux activer un DCA-2 et le rétrograder ensuite que de rester en DCA-3 face à une vraie crise et perdre 48 heures critiques. L'ego n'a pas sa place dans la gestion de catastrophe.
Étape 5, Mobilisation (activer le plan d'urgence du club)¶
L'évaluation est faite. Le District est alerté. Il est temps de passer à l'action opérationnelle.
Activer le plan d'urgence du club¶
Si votre club a un plan de préparation (Partie II de ce livre), c'est maintenant qu'il sert. Si vous n'en avez pas, voici les actions minimales :
Actions immédiates de mobilisation :
| Action | Responsable | Délai |
|---|---|---|
| Convoquer les membres disponibles au point de rassemblement | Président | H+4 |
| Ouvrir le local du club ou identifier un QG temporaire | Vice-président | H+4 |
| Sortir le kit d'urgence pré-positionné (si existant) | Coordinateur catastrophes | H+4 |
| Constituer les premières équipes d'intervention | Coordinateur catastrophes | H+6 |
| Lancer les premiers achats d'urgence (eau, nourriture) | Trésorier | H+6 |
| Ouvrir les canaux de dons si nécessaire | Trésorier + Secrétaire | H+8 |
| Envoyer le premier communiqué public | Porte-parole | H+6 |
| Documenter toutes les actions dès la première heure | Secrétaire | H+0 |
Constitution des premières équipes¶
Ne mobilisez pas tout le monde pour tout faire. Dès le premier jour, structurez en équipes :
| Équipe | Mission | Effectif minimal |
|---|---|---|
| Évaluation et information | Continuer le recueil de données, maintenir le lien avec le District | 2-3 personnes |
| Secours immédiats | Distribution d'eau, de nourriture, aide aux abris | 6-10 personnes |
| Logistique | Achats, transport, stockage | 3-4 personnes |
| Communication | Porte-parole, réseaux sociaux, documentation photo | 2 personnes |
| Administration | Finances, registres, coordination | 2-3 personnes |
Ouvrir les canaux de dons¶
Si l'ampleur le justifie, ouvrez immédiatement des canaux de dons :
- Compte bancaire dédié. Séparé des finances courantes du club. Deux signatures obligatoires pour tout retrait.
- Page de collecte en ligne. Utilisez une plateforme reconnue (GoFundMe, PayPal Giving Fund, ou équivalent local).
- Communication claire. Indiquez précisément à quoi serviront les dons. « Aide aux victimes de [événement], eau, nourriture, abris d'urgence. »
- Reçus fiscaux. Si votre club peut émettre des reçus fiscaux, mentionnez-le, cela augmente significativement les dons.
La documentation dès la première heure¶
C'est le point que tous les clubs négligent et que tous les clubs regrettent. La documentation n'est pas une tâche administrative de fin de mission. Elle commence à H+0.
Ce que vous devez documenter :
| Quoi | Comment | Pourquoi |
|---|---|---|
| Chaque achat | Reçu + photo | Remboursement DRG, traçabilité |
| Chaque distribution | Liste de bénéficiaires signée | Preuve pour TRF |
| Chaque réunion | Notes avec date, heure, participants, décisions | Historique opérationnel |
| L'état des lieux | Photos géolocalisées et horodatées | Évaluation des dégâts, rapports |
| Les heures de bénévolat | Registre de présence | Valorisation en nature (Global Grant) |
| Les incidents | Rapport d'incident formel | Assurance, responsabilité juridique |
Astuce terrain : Désignez un « documentaliste » dès la première heure. Cette personne ne fait rien d'autre que photographier, noter, collecter les reçus. Si personne n'est disponible, utilisez un groupe WhatsApp dédié « Documentation » où chaque membre envoie ses photos et notes en temps réel.
Chronologie de référence : les 12 premières heures¶
| Heure | Action | Responsable |
|---|---|---|
| H+0 | Sécurité personnelle et familiale | Chaque membre |
| H+0 à H+1 | Activation call-down list, vérification statut des membres | Président + relais |
| H+1 | Compilation des statuts, identification des membres disponibles | Secrétaire |
| H+1 à H+4 | Déploiement équipe d'évaluation rapide | Coordinateur catastrophes |
| H+2 | Premier message d'alerte aux membres (SMS/WhatsApp) | Président |
| H+4 | Rapport d'évaluation rapide complété | Équipe d'évaluation |
| H+4 | Alerte au District (DG + DRO) avec SITREP N°1 | Président |
| H+4 à H+6 | Convocation des membres au point de rassemblement | Président |
| H+6 | Constitution des équipes, attribution des missions | Coordinateur catastrophes |
| H+6 | Premiers achats d'urgence (eau, alimentation) | Trésorier |
| H+6 | Premier communiqué public | Porte-parole |
| H+8 | Ouverture des canaux de dons si nécessaire | Trésorier |
| H+8 | Deuxième SITREP au District | Président |
| H+12 | Premier briefing opérationnel complet | Coordinateur catastrophes |
Ce que ce chapitre ne couvre pas¶
Les cinq étapes vous amènent à H+12. Vous êtes organisé, informé, en contact avec le District, et les premières actions sont lancées. Les chapitres suivants couvrent :
- Chapitre 13, La réponse immédiate (0-72 heures) : les priorités de survie
- Chapitre 14, La stabilisation (72 heures à 2 semaines) : les opérations continues
- Chapitre 15, La gestion des bénévoles sur le terrain
- Chapitre 16, La communication en crise
- Chapitre 17, Le soutien psychologique
Vous avez les cinq étapes. Imprimez la chronologie de référence. Mettez-la dans votre kit d'urgence. Le jour où votre téléphone sonne à 3 heures du matin, vous saurez exactement quoi faire.