第24章 文書化と報告¶
第V部 その後 — 再建と前進
文書化されない行動は、 起きなかった行動です。 少なくとも TRF、 ドナー、 メディア、 将来のクラブにとっては。 文書化は活動終了時の事務作業ではなく、 H+0 から始まる継続的規律です。
本章は4つの軸を扱います : 何を文書化するか、 どう文書化するか、 Stewardship 報告 (TRF)、 最終報告 (ドナー、 メディア)。
何を文書化するか¶
6種類の不可欠な記録¶
| 記録 | 内容 | 媒体 | 責任者 |
|---|---|---|---|
| 財務記録 | すべての支出、 領収書、 寄付 | 会計ノート + 領収書写真 | 会計 |
| 受益者記録 | 氏名、 住所、 世帯人数、 受領援助、 日付、 署名 | 紙書式、 後にデジタル化 | 配給責任者 |
| ボランティア記録 | 氏名、 労働時間、 タスク | 日次出席シート | ボランティアコーディネーター |
| 運用ログ | すべての決定、 すべての事象、 すべての事故 | コーディネーター保管の単一ノート | Disaster Coordinator |
| 写真ファイル | 日付・GPS 付き写真 | 専用携帯または共有クラウド | 記録担当 |
| 連絡記録 | パートナーとの連絡、 電話、 会議 | デジタル登録簿 | Coordinator |
写真の標準¶
| ルール | 詳細 |
|---|---|
| タイムスタンプ | カメラ設定で日時有効化 |
| 位置情報 | GPS 有効化 |
| 文脈 | 広角 (全体) その後接写 (詳細) |
| 同意 | 同意なしに被災者の顔を撮影しない |
| 尊厳 | 遺体、 重傷、 苦悩する人物を決して撮影しない |
| 整理 | 1日1フォルダ、 日付命名 (例 : 2026-03-10) |
| バックアップ | 可能な限り早くクラウド (Google Drive、 OneDrive) |
Stewardship 報告 (TRF)¶
DRG を受領した場合、報告は交渉の余地がありません。TRF の Terms & Conditions が定める公式要件は、資金受領後 少なくとも12か月ごとの中間報告 と、プロジェクト終了後 2か月以内の最終報告 です。本ガイドはこれに加えて、より短い内部リズム（D+45、6か月、終了時）を推奨します。これにより公式期限に不意を突かれることがなくなります。TRF 期限の不遵守は、当該クラブだけでなく地区全体の将来の補助金を止めます。最新の T&C は my.rotary.org で確認してください。
| 報告 | 期限 | 内容 |
|---|---|---|
| D+45 の中間確認（本ガイド推奨の内部リズム） | D+45 | 開始状況、 最初の支出、 更新した計画、 初期受益者 |
| TRF 中間報告（義務） | 受領後 少なくとも12か月ごと（推奨 : 6か月時点） | 費目別の累計支出、 受益者、 写真、 調整 |
| TRF 最終報告（義務） | プロジェクト終了後2か月以内 | 完全な財務総括（100% 証憑付き）、 受益者一覧、 事前/事後写真、 影響評価 |
報告ファイルの構成¶
- 要約 (1-2 ページ)
- 背景 : 災害、 規模、 被災区域
- 活動した活動 : 何を、 どこで、 いつ、 誰のために
- 数値 : 受益者数、 配給量、 動員ボランティア
- 財務 : 支出詳細、 領収書、 残額
- 写真 : 活動の証拠 (50〜100枚を選別)
- 連携 : パートナー、 連携、 調整
- 教訓 : 機能したこと、 機能しなかったこと
- 追加文書 : 受益者リスト、 ボランティア記録、 領収書
Stewardship の不正リスク¶
| 兆候 | 結果 |
|---|---|
| 領収書欠如 | 申請却下 |
| 数値の不一致 | 信用喪失、 地区への影響 |
| 受益者の重複 | TRF 監査、 補助金停止 |
| 予算超過 | 個別の正当化要求 |
| 報告遅延 | 新たな申請のブロック |
ドナーへの報告¶
緊急基金のために寄付した個人ドナー、 企業、 メディアパートナーへの報告 :
主要な原則¶
| 原則 | 詳細 |
|---|---|
| 透明性 | 「あなたの 10,000円は X、 Y、 Z をした」 |
| 迅速性 | 期待を裏切らない、 約束された頻度を守る |
| 個別化 | 寄付額に応じた異なる報告 |
| 可視化 | 写真、 グラフ、 表 |
| 感謝 | 真摯な、 形式的でない |
| ストーリーテリング | 数値だけでなく、 ストーリー |
報告頻度¶
| ドナータイプ | 頻度 |
|---|---|
| 小口寄付 (5,000円未満) | 月1回のメール、 年次完全報告 |
| 中口寄付 (5,000〜100,000円) | 週次更新 (緊急期)、 月次 (復興期) |
| 大口寄付 (100,000円超) | 個別連絡、 必要に応じて現地訪問 |
| 企業ドナー | 公式報告 + 内部コミュニケーション素材 |
| 政府 / 公的基金 | 法定形式報告書 |
メディアへの報告¶
報告タイミング¶
| タイミング | 内容 |
|---|---|
| D+30 | 第1月次総括 |
| D+90 | 復興フェーズ移行 |
| D+180 | 中間総括 |
| D+365 | 1周年総括 |
| プロジェクト完了時 | 最終総括、 教訓 |
プレスリリースの構成¶
第16章で扱った構造に従う。 明確な数値、 人間的物語、 写真、 連絡先。
公的アーカイブ — Service Project Center¶
Service Project Center（spc.rotary.org）は、2024年8月より Rotary Showcase に代わる、クラブのプロジェクトを記録・共有するための RI のグローバルプラットフォームです。ここで公的にプロジェクトを公開します。 利点 : - 国際的可視性 - 他クラブのモデルとなる - 将来の Global Grants 申請の参考 - 国際スポンサーパートナー特定
内部アーカイブ — クラブのアーカイブ¶
| 媒体 | 内容 | 保管期間 |
|---|---|---|
| 物理ファイル | オリジナル領収書、 署名済受益者リスト | 7年 (税務) |
| デジタル USB / クラウド | 写真、 登録簿、 報告書 | 永久 |
| AAR (After-Action Report) | 振り返り、 教訓 | 永久 |
| 内部コミュニケーション | 重要メール、 決定 | 5年 |
個人情報保護¶
| データ | 処理 |
|---|---|
| 受益者氏名 | 配給目的のみ、 配給後匿名化または削除 |
| 受益者住所 | 同上 |
| 健康情報 | 厳格な機密、 配給後削除 |
| 写真 (識別可能) | 書面同意必須 |
| 銀行データ (ドナー) | 安全な処理、 PCI-DSS 準拠プラットフォーム |
日本では個人情報保護法の規定を遵守。
クラブの「歴史的記録」¶
長期的な観点 : - クラブの活動史を文書化 - 将来の世代のためのアーカイブ - 5年、 10年、 25年記念 - 地域歴史への貢献
チェックリスト¶
- 6種類の記録が H+0 から運用中
- 写真標準を全現場ボランティアが理解
- Stewardship 報告 (予備、 中間、 最終) の準備計画
- ドナー報告計画 (頻度、 形式)
- メディア報告タイミング (D+30、 D+90、 D+180、 D+365)
- Service Project Center（spc.rotary.org）アカウント準備済
- 内部アーカイブシステム確立
- 個人情報保護プロトコル遵守
**文書化はクラブの長期記憶です。 ** 文書化しないクラブは1年後にすべてを忘れます。 文書化するクラブは10年後にもまだ学習しています。