Ek A, Operasyonel Formlar¶

Nasıl kullanılır: Bu 11 form sahada fotokopiyle çoğaltılıp kullanılmak üzere tasarlanmıştır. Afetten ÖNCE yazdırın. Acil durum çantanızda her birinden 20 kopya bulundurun. Her form kâğıt üzerinde (elle) ya da dijital olarak (doldurulabilir PDF) çalışır.

Veri koruması: Form 3 (yardım alanlar) ve Form 5 (gönüllüler) kişisel veri içerir. Form 3'teki kutuda yer alan veri koruma kurallarını uygulayın: bilgilendirilmiş rıza, tek kayıt sorumlusu, toplulaştırılmış iletim, kilit altında saklama ve kapanışta güvenli imha (ayrıca kart F2'ye bakın).

Form 1, SITREP, Durum Raporu¶

Sıklık: Her 6 saatte bir (Aşama 1), ardından günlük (Aşama 2), ardından haftalık (Aşama 3). Dolduran: Kulüp Afet Koordinatörü ya da Bölge DRO'su. Alıcılar: Bölge (DRO), Zon, etkinleştirildiyse DNA-RAG.

SITREP No. _ | Tarih: /_/_ | Saat: :____¶

Kulüp / Bölge: ___________

Rapor yazarı: ____ Telefon: ______

Afet türü: ______

Etkinleştirme düzeyi: ☐ Yalnız kulüp ☐ DCA-3 ☐ DCA-2 ☐ DCA-1

Mali öneri (yazar tarafından işaretlenecek): ☐ Dış finansman gerekmiyor ☐ Bölge DDRF ☐ DRG başvurusu yapılacak ☐ Zon Fonu ☐ Global Grant kurulacak

A, Genel durum¶

Öğe	Veri
Etkilenen coğrafi alan	__________
Etkilenen tahmini toplam nüfus	__________
Doğrulanmış ölü sayısı	__________
Yaralı sayısı	__________
Yerinden edilmiş kişi sayısı	__________
Yıkılmış konut sayısı	__________
Hasarlı konut sayısı	__________
Hizmet dışı kalan kritik altyapı	__________

B, Temel hizmetlerin durumu¶

Hizmet	İşlevsel	Kısmi	Hizmet dışı
İçme suyu	☐	☐	☐
Elektrik	☐	☐	☐
Telefon şebekesi	☐	☐	☐
Ana yollar	☐	☐	☐
Hastane / sağlık merkezi	☐	☐	☐
Okullar	☐	☐	☐
Pazar / ikmal	☐	☐	☐

C, Sürmekte olan Rotary eylemleri¶

Eylem	Sorumlu	Yardım alan sayısı	Durum
________	______	___	☐ Sürüyor ☐ Tamamlandı
________	______	___	☐ Sürüyor ☐ Tamamlandı
________	______	___	☐ Sürüyor ☐ Tamamlandı
________	______	___	☐ Sürüyor ☐ Tamamlandı
________	______	___	☐ Sürüyor ☐ Tamamlandı
________	______	___	☐ Sürüyor ☐ Tamamlandı

D, Karşılanmamış acil ihtiyaçlar¶

Öncelik	İhtiyaç	Tahmini miktar	Aciliyet
1	________	___	☐ Kritik ☐ Acil ☐ Orta
2	________	___	☐ Kritik ☐ Acil ☐ Orta
3	________	___	☐ Kritik ☐ Acil ☐ Orta
4	________	___	☐ Kritik ☐ Acil ☐ Orta
5	________	___	☐ Kritik ☐ Acil ☐ Orta

E, Mevcut kaynaklar¶

Kaynak	Miktar	Kaynak
Mevcut fonlar (kulüp/bölge)	_____ USD	________
Etkin gönüllüler	_____	________
Araçlar	_____	________
Acil durum stokları	_____	________

F, Sonraki adımlar (sonraki 6-24 saat)¶

G, Üst düzeye talepler¶

☐ Talep yok

☐ Daha üst DCA'nın etkinleştirilmesi → gerekçe: _________

☐ DRG talebi → tahmini tutar: _____ USD

☐ RAG etkinleştirme → hangisi: ____________

☐ Diğer: ___________

İmza: ____ Tarih/Saat: _____

Form 2, Hızlı İhtiyaç Değerlendirmesi¶

Ne zaman: Afetten sonraki ilk 6 saat içinde. Kim tarafından: Kulüp değerlendirme ekibi (en az 2 kişi). Süre: Sahada 1 ila 3 saat.

Tarih: _//_ Başlangıç saati: _: Bitiş saati: _:

Değerlendirenler: 1. ____ 2. ____

Değerlendirilen alan: ___________

GPS (varsa): Enlem: ___ Boylam: _____

Alan 1, Etkilenen nüfus¶

Kategori	Tahmini sayı
Etkilenen aileler	______
Etkilenen kişiler (toplam)	______
Çocuklar (0-5 yaş)	______
Çocuklar (6-17 yaş)	______
Gebe / emziren kadınlar	______
Yaşlılar (65+)	______
Engelli kişiler	______
Ölen kişiler	______
Yaralı kişiler	______
Kayıp kişiler	______

Alan 2, Konut / barınak¶

Durum	Konut sayısı
Tamamen yıkılmış	______
Kısmen hasarlı (oturulabilir)	______
Kısmen hasarlı (oturulamaz)	______
Sağlam	______

Acil konut gereken: ______ aile

Belirlenen olası alanlar: __________

Alan 3, Su ve sanitasyon (WASH)¶

Öğe	Evet	Hayır	Kısmi
İçme suyuna erişim	☐	☐	☐
İşlevsel su şebekesi	☐	☐	☐
Kullanılabilir tuvaletler	☐	☐	☐
Su kirlenmesi riski	☐	☐	☐
İşlevsel atık bertaraf sistemi	☐	☐	☐

Gereken günlük içme suyu litresi: ______

Alan 4, Gıda¶

Öğe	Evet	Hayır	Ayrıntı
Bölgede mevcut gıda stokları	☐	☐	___ gün için
İşlevsel yerel pazar	☐	☐	______
Dış ikmal mümkün	☐	☐	______
Toplu mutfak mümkün	☐	☐	______

Gereken günlük öğün sayısı: ______

Alan 5, Sağlık¶

Öğe	Evet	Hayır	Ayrıntı
Yakında işlevsel sağlık merkezi	☐	☐	______
Mevcut tıbbi personel	☐	☐	______
Mevcut ilaçlar	☐	☐	______
Belirlenen salgın riski	☐	☐	______
Acil bakım gerektiren kadın/çocuk	☐	☐	Sayı: _______

Alan 6, Altyapı¶

Altyapı	İşlevsel	Hasarlı	Yıkılmış
Ana yol	☐	☐	☐
Köprü(ler)	☐	☐	☐
Elektrik	☐	☐	☐
Sabit telefon	☐	☐	☐
Mobil şebeke	☐	☐	☐
İnternet	☐	☐	☐

Alan 7, Erişim¶

Sahaya erişim: ☐ Yol ☐ Patika ☐ Yalnızca yaya ☐ Su

Kulüpten erişim süresi: ______ saat

Belirlenen engeller: ___________

Alan 8, Güvenlik¶

Öğe	Evet	Hayır	Ayrıntı
Alan müdahaleciler için güvenli	☐	☐	______
İkincil riskler (artçı sarsıntı, sel, heyelan)	☐	☐	______
Kolluk kuvveti varlığı	☐	☐	______
Bildirilen yağma riski	☐	☐	______
Dağıtımlar için güvenli erişim	☐	☐	______

Acil öncelikli ihtiyaçlar (1'den 10'a sıralayın)¶

Sıra	İhtiyaç
___	İçme suyu
___	Gıda
___	Acil barınaklar / brandalar
___	Tıbbi bakım
___	Giysi / battaniye
___	Hijyen malzemeleri
___	Tahliye
___	Arama ve kurtarma
___	Psikolojik destek
___	Diğer: ________

Halihazırda mevcut kuruluşlar¶

Kuruluş	Yardım türü	İletişim
________	________	______
________	________	______
________	________	______
________	________	______

Gözlemler ve fotoğraflar¶

Saha notları: ___________

Çekilen fotoğraflar: ☐ Evet (sayı: _____) ☐ Hayır

Değerlendiren 1 imza: ___ Tarih: ______

Değerlendiren 2 imza: ___ Tarih: ______

Form 3, Yardım Alan Kaydı¶

Kullanım: Her yardım dağıtımını belgeleyin. Dağıtım noktası başına günde bir form. TRF hesap verebilirlik raporları için zorunludur.

Dağıtım başlığı¶

Tarih: _//_ Dağıtım yeri: _______

Dağıtılan yardım türü: ____________

Dağıtım sorumlusu: ____ Kulüp: ______

Finansman: ☐ Kulüp fonları ☐ DRG ☐ DDRF ☐ Global Grant ☐ Doğrudan bağış ☐ Diğer

Yardım alan listesi¶

Veri koruması — zorunlu. Bu kayıt, kırılgan durumdaki kişilerin kişisel verilerini içerir. Pazarlığa açık olmayan kurallar: (1) her kişiyi verinin kullanımı hakkında bilgilendirin (yardımın Rotary Vakfı'na gerekçelendirilmesi) ve onayını alın — yardım asla imza koşuluna bağlanmaz; (2) kaydı tek bir kişi tutar (görevlendirilen sorumlu), kaydın fotoğrafı asla sosyal medyada ya da WhatsApp gruplarında paylaşılmaz; (3) kilit altında saklama, TRF açıkça talep etmedikçe bölgeye toplulaştırılmış biçimde iletim (adlar değil, sayılar); (4) hibe kapanışında, TRF ve yerel hukukun (Avrupa'da GDPR) gerektirdiği süreye göre asılların güvenli imhası; (5) kırılgan kişilerin (yalnız kadınlar, reşit olmayanlar) erişilebilir adlı bir listesini asla bırakmayın — bu, insan tacirleri için bir hedefleme aracıdır (kart F2'ye bakın).

No.	Ad soyad	Hane kişi sayısı	Yer / adres	Belirlenen ihtiyaçlar	Alınan yardım (tür + miktar)	İmza veya parmak izi
1	______	_____	______	______	______	_______
2	______	_____	______	______	______	_______
3	______	_____	______	______	______	_______
4	______	_____	______	______	______	_______
5	______	_____	______	______	______	_______
6	______	_____	______	______	______	_______
7	______	_____	______	______	______	_______
8	______	_____	______	______	______	_______
9	______	_____	______	______	______	_______
10	______	_____	______	______	______	_______
11	______	_____	______	______	______	_______
12	______	_____	______	______	______	_______
13	______	_____	______	______	______	_______
14	______	_____	______	______	______	_______
15	______	_____	______	______	______	_______
16	______	_____	______	______	______	_______
17	______	_____	______	______	______	_______
18	______	_____	______	______	______	_______
19	______	_____	______	______	______	_______
20	______	_____	______	______	______	_______
21	______	_____	______	______	______	_______
22	______	_____	______	______	______	_______
23	______	_____	______	______	______	_______
24	______	_____	______	______	______	_______
25	______	_____	______	______	______	_______

Dağıtım özeti¶

Öğe	Toplam
Toplam yardım alan sayısı	______
Hizmet verilen toplam hane sayısı	______
Dağıtılan toplam miktar	______
Tahmini değer (USD)	______
Kalan stok	______

Notlar: __________

Sorumlu imzası: __ Tanık imzası: ______

Form 4, Günlük Mali Kayıt¶

Kullanım: Afete özel nakit kaydı. Günde bir form. 100 USD'yi aşan her harcama için çift imza zorunludur.

Mali kayıt, Tarih: _//_¶

Kulüp / Bölge: ____ Sayman: ______

Afete özel hesap No.: ________

Açılış bakiyesi¶

Kaynak	Tutar (USD)
Önceki günden devreden bakiye	____
Tahsis edilen kulüp fonları	____
Alınan DRG	____
Alınan DDRF	____
Bugün alınan bağışlar	____
TOPLAM MEVCUT	____

Günün harcamaları¶

No.	Açıklama	Tedarikçi	Tutar (USD)	Kategori	Makbuz No.	Yetkilendiren
1	________	______	___	______	_	______
2	________	______	___	______	_	______
3	________	______	___	______	_	______
4	________	______	___	______	_	______
5	________	______	___	______	_	______
6	________	______	___	______	_	______
7	________	______	___	______	_	______
8	________	______	___	______	_	______
9	________	______	___	______	_	______
10	________	______	___	______	_	______
		TOPLAM HARCAMA	___

Kapanış bakiyesi¶

Hesaplama	Tutar (USD)
Toplam mevcut	____
- Toplam harcama	____
= Kapanış bakiyesi	____

Operasyonun başından beri birikimli bakiye: ____ USD

Kanıtlayıcı belgeler¶

Tür	Miktar
Ekli makbuz / fatura	______
Satın alma emirleri	______
Makbuz fotoğrafları (asıllar kaybolursa)	______

Sayman imzası: ____ Başkan imzası: _______

Form 5, Gönüllü Kaydı¶

Kullanım: Her gönüllüyü konuşlanmadan ÖNCE kaydedin. Becerileri, uygunluğu ve sağlık durumunu doğrulayın. Bu kaydı sigorta ve takip için saklayın.

Gönüllü kayıt formu¶

Kayıt tarihi: _//_ Kulüp: _______

Kimlik¶

Alan	Bilgi
Ad soyad	_______
Doğum tarihi	_//_
Birincil telefon	_______
İkincil telefon	_______
E-posta	_______
Adres	_______
Acil durum kişisi (ad + telefon)	_______
Rotary üyesi	☐ Evet (Kulüp: ______) ☐ Hayır
Rotaract / Interact	☐ Evet ☐ Hayır

Beceriler¶

Beceri	Evet	Düzey	Sertifika
İlk yardım / temel CPR	☐	☐ Temel ☐ İleri	Tarih: ____
Psikolojik destek (PFA)	☐	☐ Temel ☐ İleri	Tarih: ____
Tıbbi (hemşire, doktor)	☐	Uzmanlık: ____	No.: ____
İnşaat / onarım	☐	☐ Temel ☐ İleri	_____
Elektrik / tesisat	☐	☐ Temel ☐ İleri	_____
Ağır araç kullanımı	☐	Ehliyet: ____	_____
İletişim / medya	☐	☐ Temel ☐ İleri	_____
Lojistik / stok yönetimi	☐	☐ Temel ☐ İleri	_____
Toplu yemek pişirme	☐	☐ Temel ☐ İleri	_____
Güvenlik / kalabalık yönetimi	☐	☐ Temel ☐ İleri	_____
Hayvan bakımı / veterinerlik	☐	☐ Temel ☐ İleri	_____
Çeviri (diller: ___)	☐	______	_____
Diğer: ________	☐	______	_____

Uygunluk ve görevlendirme¶

Gün	Uygun	Saatler	Görev / alan
Pazartesi	☐	_: - _:	______
Salı	☐	_: - _:	______
Çarşamba	☐	_: - _:	______
Perşembe	☐	_: - _:	______
Cuma	☐	_: - _:	______
Cumartesi	☐	_: - _:	______
Pazar	☐	_: - _:	______

Olası taahhüt süresi: ☐ 1-3 gün ☐ 1 hafta ☐ 2 hafta ☐ 1 ay+

Hareketlilik: ☐ Kişisel araç ☐ Toplu taşıma ☐ Ulaşım gerekli

Sağlık ve güvenlik¶

Öğe	Yanıt
Tıbbi kısıtlamalar	☐ Hayır ☐ Evet: _________
Alerjiler	☐ Hayır ☐ Evet: _________
Aşılar güncel	☐ Evet ☐ Hayır ☐ Bilmiyorum
Gönüllülüğü kapsayan kişisel sigorta	☐ Evet ☐ Hayır

Sahaya giriş/çıkış¶

Tarih	Varış saati (giriş)	Ayrılış saati (çıkış)	Alan / görev	Sorumlu imzası
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____
____	_:_	_:_	______	_____

Taahhüt¶

Şunları taahhüt ediyorum: - [ ] Güvenlik talimatlarına uymak - [ ] Koordinatörün talimatlarını izlemek - [ ] İzin olmadan medyayla iletişim kurmamak - [ ] Her olayı ya da yaralanmayı derhal bildirmek - [ ] Yardım edilen kişilerin onuruna saygı göstermek - [ ] Veri onayı: "İletişim bilgilerimin ve becerilerimin, kulüp tarafından yalnızca müdahalenin örgütlenmesi amacıyla kullanılmasını, güvenli biçimde saklanmasını ve gönüllü rezervine katılmayı kabul etmedikçe operasyon sonunda imha edilmesini kabul ediyorum." - [ ] Görüntü onayı: "Kulübün iletişimlerinde göründüğüm fotoğrafların kullanılmasına izin veriyorum / izin vermiyorum (uygun olmayanı çizin)." - [ ] Reşit olmayanlarla temas: "Reşit olmayanlarla temas içeren her rolün, önceden bir geçmiş kontrolü (sabıka kaydı özeti ya da yerel eşdeğeri) ve 'asla bir yetişkin bir çocukla tek başına kalmaz' kuralının uygulanmasını gerektirdiğini anlıyorum."

İmza: ____ Tarih: _/_/_____

Yalnızca kulüp kullanımı için¶

Bu rol için geçmiş kontrolü gerekli: ☐ EVET ☐ HAYIR — tamamlandığı tarih: _//_ tamamlayan: _______

Konsolide gönüllü kaydı (özet tablo)¶

No.	Ad	Birincil beceri	Telefon	Uygunluk	Konuşlanma tarihi	Alan	Çıkış
1	______	____	____	___	___	_	_
2	______	____	____	___	___	_	_
3	______	____	____	___	___	_	_
4	______	____	____	___	___	_	_
5	______	____	____	___	___	_	_
6	______	____	____	___	___	_	_
7	______	____	____	___	___	_	_
8	______	____	____	___	___	_	_
9	______	____	____	___	___	_	_
10	______	____	____	___	___	_	_
11	______	____	____	___	___	_	_
12	______	____	____	___	___	_	_
13	______	____	____	___	___	_	_
14	______	____	____	___	___	_	_
15	______	____	____	___	___	_	_
16	______	____	____	___	___	_	_
17	______	____	____	___	___	_	_
18	______	____	____	___	___	_	_
19	______	____	____	___	___	_	_
20	______	____	____	___	___	_	_

Form 6, Bağış ve Hediye Takibi¶

Kullanım: Alınan her bağışı takip edin. Şeffaflık, vergi makbuzları ve teşekkür mektupları için zorunludur. Hafta başına ya da kampanya başına bir form.

Bağış kaydı, Operasyon: _______¶

Kulüp / Bölge: ____ Dönem: /_ ile /____ arası

Takip sorumlusu: ____ Telefon: ______

No.	Bağışçı (ad ya da kuruluş)	Tutar / Açıklama	Tarih	Alım yöntemi	Tahsis / amaç	Vergi makbuzu düzenlendi	Teşekkür gönderildi
1	________	____	__	☐ Havale ☐ Çek ☐ Nakit ☐ Ayni	____	☐	☐
2	________	____	__	☐ Havale ☐ Çek ☐ Nakit ☐ Ayni	____	☐	☐
3	________	____	__	☐ Havale ☐ Çek ☐ Nakit ☐ Ayni	____	☐	☐
4	________	____	__	☐ Havale ☐ Çek ☐ Nakit ☐ Ayni	____	☐	☐
5	________	____	__	☐ Havale ☐ Çek ☐ Nakit ☐ Ayni	____	☐	☐
6	________	____	__	☐ Havale ☐ Çek ☐ Nakit ☐ Ayni	____	☐	☐
7	________	____	__	☐ Havale ☐ Çek ☐ Nakit ☐ Ayni	____	☐	☐
8	________	____	__	☐ Havale ☐ Çek ☐ Nakit ☐ Ayni	____	☐	☐
9	________	____	__	☐ Havale ☐ Çek ☐ Nakit ☐ Ayni	____	☐	☐
10	________	____	__	☐ Havale ☐ Çek ☐ Nakit ☐ Ayni	____	☐	☐
11	________	____	__	☐ Havale ☐ Çek ☐ Nakit ☐ Ayni	____	☐	☐
12	________	____	__	☐ Havale ☐ Çek ☐ Nakit ☐ Ayni	____	☐	☐
13	________	____	__	☐ Havale ☐ Çek ☐ Nakit ☐ Ayni	____	☐	☐
14	________	____	__	☐ Havale ☐ Çek ☐ Nakit ☐ Ayni	____	☐	☐
15	________	____	__	☐ Havale ☐ Çek ☐ Nakit ☐ Ayni	____	☐	☐

Toplamlar¶

Kategori	Toplam
Toplam parasal bağış (USD)	____
Toplam ayni bağış (tahmini değer USD)	____
Genel toplam	____
Düzenlenen vergi makbuzu sayısı	____
Gönderilen teşekkür sayısı	____

Form 7, Basın ve Sosyal Medya Bildirileri¶

Altın kural: BİR görevlendirilmiş sözcü. Her bildiri yayımdan önce Başkan ya da DG tarafından onaylanır.

7.1 Basın bildirisi şablonu¶

BASIN BİLDİRİSİ
[Rotary Logosu]

Derhal yayımlanmak üzere
Tarih: ____/____/________

Basın irtibatı:
Ad: ________________________________
Telefon: ________________________________
E-posta: ________________________________

------------------------------------------------------

[BAŞLIK — Net eylem, en fazla 10 sözcük]
Örnek: [şehir] Rotary Kulübü [afet türü] sonrası
       [X] gönüllüyü seferber ediyor

------------------------------------------------------

[Şehir], [tarih] — [ad] Rotary Kulübü / Rotary'nin
[numara] Bölgesi, [alan] bölgesini [tarih]te etkileyen
[afetin kısa açıklaması] sonrasında seferber oluyor.

PARAGRAF 1 — Olgular:
[Durumu tanımlayın: etkilenen kişi sayısı, hasar,
bağlam]

PARAGRAF 2 — Rotary'nin eylemi:
[Rotary'nin ne yaptığını somut olarak tanımlayın: gönüllü
sayısı, yardım türü, taahhüt edilen tutarlar, ortaklıklar]

PARAGRAF 3 — Alıntı:
"[Kulüp Başkanı ya da Bölge Guvernörü'nden alıntı],"
diyor [Ad], [Unvan].

PARAGRAF 4 — Nasıl yardım edilir:
Katkıda bulunmak isteyenler:
- Bağış yapabilir: [bağlantı ya da banka bilgileri]
- Gönüllü olabilir: [iletişim]
- Gelişmeleri takip edebilir: [Facebook sayfası / web sitesi]

PARAGRAF 5 — Rotary hakkında:
Rotary, dünya genelinde [X] kulüpte [X] üyeyi bir
araya getirir. [Rotary misyonu ve afet müdahalesi
üzerine 1-2 cümle].

------------------------------------------------------
BİLDİRİ SONU

Yüksek çözünürlüklü fotoğraflar talep üzerine mevcuttur.

7.2 Sosyal medya şablonları¶

İlk gönderi (0-6 saat)¶

UYARI — [konum]da [afet türü]

[ad] Rotary Kulübü acil durum müdahalesini etkinleştiriyor.

Ekiplerimiz ihtiyaçları değerlendirmek ve ilk yardımı
sağlamak için sahada.

Daha fazla bilgi izleyecek.

#Rotary #[Şehir] #DisasterResponse #PeopleOfAction

Seferberlik gönderisi (6-24 saat)¶

GÜNCELLEME — [konum]da [afet]e müdahale

Ekiplerimiz halihazırda:
- [Eylem 1 — örn. 200 hijyen kiti dağıttı]
- [Eylem 2 — örn. 2 barınak merkezi açtı]
- [Eylem 3 — örn. 45 gönüllüyü seferber etti]

[X] aile acil yardım aldı.

Mali destek için: [bağış bağlantısı]
Gönüllü olmak için: [iletişim]

#Rotary #PeopleOfAction #DisasterRelief

Teşekkür gönderisi (operasyondan sonra)¶

TEŞEKKÜRLER — [afet]e müdahalemizin özeti

[X] günde, SİZ sayesinde:
- [X] aileye yardım edildi
- [X] gönüllü seferber edildi
- [X] USD toplandı ve dağıtıldı
- [X] kit dağıtıldı

Ortaklarımıza teşekkürler: [liste]
Tüm bağışçılara ve gönüllülere teşekkürler.

Rotary yeniden inşayı desteklemeye devam ediyor.

#Rotary #PeopleOfAction #ThankYou

Form 8, STK Ortaklık Anlaşması (MOU)¶

Kullanım: 2 haftayı ya da 5.000 USD'yi aşan her STK ortaklığını resmileştirin. Global Grant'lar için zorunludur.

AFET MÜDAHALESİ İÇİN
ORTAKLIK ANLAŞMASI

------------------------------------------------------

TARAFLAR:

[Rotary'nin _________ Rotary Kulübü / _________ Bölgesi]
Temsilci: _________________________________________
Görev: _______________________________________________
Adres: ________________________________________________
Telefon: __________________ E-posta: __________________________

Bundan böyle "Rotary" olarak anılacaktır

VE:

[STK / Ortak kuruluş adı]
Temsilci: _________________________________________
Görev: _______________________________________________
Adres: ________________________________________________
Telefon: __________________ E-posta: __________________________

Bundan böyle "Ortak" olarak anılacaktır

------------------------------------------------------

MADDE 1 — AMAÇ

Bu anlaşma, Rotary ile Ortak arasında aşağıdaki afete
müdahale için işbirliği koşullarını tanımlar:

Afet türü: ____________________________________
Coğrafi alan: ______________________________________
Hedef nüfus: ________________________________________
Başlangıç tarihi: ____/____/________
Beklenen süre: ___________________________________________

------------------------------------------------------

MADDE 2 — ROTARY TAAHHÜTLERİ

Rotary şunları taahhüt eder:
☐ ____________ USD finansman sağlamak
☐ ____________ gönüllü seferber etmek
☐ Ekipman sağlamak: ___________________________________
☐ Bölge / Zon ile koordinasyonu sağlamak
☐ TRF'nin gerektirdiği hesap verebilirlik raporlarını üretmek
☐ Diğer: _________________________________________________

------------------------------------------------------

MADDE 3 — ORTAK TAAHHÜTLERİ

Ortak şunları taahhüt eder:
☐ ____________ nitelikli personel konuşlandırmak
☐ Şu alanda teknik uzmanlık sağlamak: _________________________
☐ Şunun lojistiğini sağlamak: ________________________________
☐ Faaliyet raporları sunmak: ☐ Haftalık ☐ Aylık
☐ İnsani standartlara uymak (Sphere, CHS)
☐ İletişimlerinde Rotary'den söz etmek
☐ Mali kanıtlayıcı belgeler sunmak
☐ Diğer: _________________________________________________

------------------------------------------------------

MADDE 4 — BÜTÇE VE FİNANSMAN

Toplam operasyon bütçesi: ____________ USD

Kalem	Rotary (USD)	Ortak (USD)	Diğer (USD)
Personel	____	____	____
Malzeme / ekipman	____	____	____
Ulaşım / lojistik	____	____	____
Gıda / su	____	____	____
Barınma	____	____	____
Yönetim	____	____	____
Diğer	____	____	____
TOPLAM	____	____	____

Ödeme koşulları:
☐ İmza üzerine tek ödemede
☐ _____ taksitte: _____________________________________
☐ Fatura ibrazı üzerine
☐ Diğer: _________________________________________________

------------------------------------------------------

MADDE 5 — KOORDİNASYON

Koordinasyon toplantıları: ☐ Günlük ☐ Haftalık
☐ İki haftada bir

Rotary irtibat noktası: _________________ Telefon: _________________
Ortak irtibat noktası: ______________ Telefon: _________________

İlerleme raporları: ☐ Haftalık ☐ Aylık

------------------------------------------------------

MADDE 6 — İLETİŞİM VE GÖRÜNÜRLÜK

- Tüm kamuya açık iletişim her iki taraftan da söz eder.
- Rotary logosu, RI marka kılavuzuna uygun olarak kullanılır.
- Ortak, Rotary adına bağış toplamaz.
- Yardım alanların fotoğrafları onurlarına ve rızalarına
  saygı gösterir.

------------------------------------------------------

MADDE 7 — SÜRE VE FESİH

Süre: ____/____/________ ile ____/____/________ arası

Yenileme: ☐ Otomatik ☐ Karşılıklı anlaşmayla ☐ Hayır

Erken fesih: her taraf tarafından yazılı bildirimle,
_______ gün önceden haber verilerek mümkündür.

Fesih durumunda, Ortak kullanılmayan fonları _______ gün
içinde iade eder.

------------------------------------------------------

MADDE 8 — RAPORLAR VE HESAP VEREBİLİRLİK

Ortak, Rotary'ye şunları sunar:
☐ En geç ____/____/________ tarihine kadar ara rapor
☐ En geç ____/____/________ tarihine kadar nihai rapor
☐ Kanıtlayıcı belgeler (makbuzlar, faturalar, fotoğraflar)
☐ Yardım alan listesi (gerekirse anonimleştirilmiş)
☐ Etki değerlendirmesi

------------------------------------------------------

MADDE 9 — ANLAŞMAZLIKLAR

Her anlaşmazlık dostane uzlaşma yoluyla çözülecektir.
Bunun mümkün olmaması hâlinde, __________________
yetkili mahkemelerine başvurulacaktır.

------------------------------------------------------

________________, ____/____/________ tarihinde iki nüsha
olarak düzenlenmiştir

Rotary adına:                    Ortak adına:

Ad: ____________________         Ad: ____________________
Görev: ________________         Görev: ________________
İmza:                            İmza:



Tanık:                            Tanık:
Ad: ____________________         Ad: ____________________
İmza:                            İmza:

Form 9, Eylem Sonrası Rapor (AAR)¶

Kullanım: Her operasyondan sonra yapılandırılmış değerlendirme toplantısı. Zorunlu. Önerilen süre: 2-3 saat. Tüm katılımcılar davetli.

Eylem Sonrası Rapor, Operasyon: _________¶

AAR tarihi: _//_

Kolaylaştırıcı: ____ Sekreter: ____

Katılımcılar:

No.	Ad	Operasyondaki rol
1	________	________
2	________	________
3	________	________
4	________	________
5	________	________
6	________	________
7	________	________
8	________	________

Bölüm A, Operasyon zaman çizelgesi¶

Tarih/Saat	Olay / Karar	Kim tarafından
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______
____	_______	______

Bölüm B, Operasyon özeti¶

Öğe	Ayrıntı
Afet türü	_______
Afet tarihi	_//_
Rotary etkinleştirme tarihi	_//_
Kapanış tarihi	_//_
Toplam operasyon süresi	_ gün
Coğrafi alan	_______
Etkinleştirme düzeyi	☐ Kulüp ☐ DCA-3 ☐ DCA-2 ☐ DCA-1

Bölüm C, Sonuçlar¶

Gösterge	Başlangıç hedefi	Gerçekleşen sonuç
Yardım edilen kişiler	______	______
Hizmet verilen haneler	______	______
Seferber edilen gönüllüler	______	______
Gönüllü saatleri	______	______
Harcanan toplam bütçe (USD)	______	______
Dağıtılan kitler	______	______
Sunulan öğünler	______	______
Sağlanan barınaklar	______	______

Bölüm D, Finansman¶

Kaynak	Alınan tutar (USD)	Harcanan tutar (USD)	Bakiye (USD)
Kulüp fonları	______	______	______
DRG	______	______	______
DDRF	______	______	______
Global Grant	______	______	______
Doğrudan bağışlar	______	______	______
Zon Fonu	______	______	______
Diğer	______	______	______
TOPLAM	______	______	______

Bölüm E, İyi işleyen unsurlar¶

No.	Öğe	Ayrıntı / Örnek
1	________	_______
2	________	_______
3	________	_______
4	________	_______
5	________	_______

Bölüm F, İşlemeyen / iyileştirme gereken unsurlar¶

No.	Belirlenen sorun	Etki	Önerilen düzeltici eylem	Sorumlu
1	______	☐ Kritik ☐ Orta ☐ Küçük	______	____
2	______	☐ Kritik ☐ Orta ☐ Küçük	______	____
3	______	☐ Kritik ☐ Orta ☐ Küçük	______	____
4	______	☐ Kritik ☐ Orta ☐ Küçük	______	____
5	______	☐ Kritik ☐ Orta ☐ Küçük	______	____

Bölüm G, Öneriler¶

No.	Öneri	Öncelik	Son tarih	Sorumlu
1	_________	☐ Yüksek ☐ Orta ☐ Düşük	____	____
2	_________	☐ Yüksek ☐ Orta ☐ Düşük	____	____
3	_________	☐ Yüksek ☐ Orta ☐ Düşük	____	____
4	_________	☐ Yüksek ☐ Orta ☐ Düşük	____	____
5	_________	☐ Yüksek ☐ Orta ☐ Düşük	____	____

Bölüm H, Operasyon sonrası psikolojik destek¶

Öğe	Evet	Hayır	Ayrıntı
Gönüllülerde belirlenen stres / yorgunluk işaretleri	☐	☐	_____
Psikolojik değerlendirme düzenlendi	☐	☐	Tarih: ____
Gerekirse profesyonel desteğe yönlendirme	☐	☐	_____
1 aylık takip planlandı	☐	☐	Tarih: ____

Bu rapor arşivlenecek ve şuraya iletilecektir: - [ ] Bölge (DRO) - [ ] Zon (DCA-2/3 ise) - [ ] DNA-RAG (etkinleştirildiyse) - [ ] TRF (hesap verebilirlik raporuyla)

Kolaylaştırıcı imzası: ___ Tarih: _//__

Form 10, Finansman Karar Ağacı¶

Kullanım: Bir afet meydana geldiğinde, hangi finansman mekanizmasının hangi sırayla etkinleştirileceğini belirlemek için bu ağacı izleyin.

AFET MEYDANA GELİR
        |
        v
Kulübün mevcut kendi fonları var mı?
|-- EVET --> Derhal kullanın (onay gerekmez)
|           Önerilen azami bütçe: 2.000-5.000 USD
|           |
|           v
|           Yeterli mi?
|           |-- EVET --> Kulüp fonlarıyla devam et + AAR'a geç
|           '-- HAYIR --> v
|
'-- HAYIR --> v

Bölgenin bir DDRF'si (District Disaster Relief Fund) var mı?
|-- EVET --> DG derhal bir ödeme onaylar
|           Tipik tutar: 5.000-15.000 USD
|           Süre: birkaç saat
|           |
|           v
|           Yeterli mi?
|           |-- EVET --> Devam et + Bölgeye rapor ver
|           '-- HAYIR --> v
|
'-- HAYIR --> v

TRF'den bir DRG (Disaster Response Grant) talep edin
|-- Tutar: 25.000 USD'ye kadar
|-- Koşul: Bölge TRF tarafından nitelikli
|-- Onay süresi: 2-4 hafta (adlandırılmış fırtınalar için etki öncesi 24-48 saat)
|-- MyRotary üzerinden başvuru (DG + DRFC)
|   |
|   v
|   Yeterli mi?
|   |-- EVET --> Uygula + 12 ay içinde hesap verebilirlik raporu
|   '-- HAYIR --> v
|
v
Zonun bir Zon Afet Müdahale Fonu var mı?
|-- EVET --> Zon'dan bir ek talep edin
|           Tipik tutar: 10.000-50.000 USD
|           |
|           v
|           Yeterli mi?
|           |-- EVET --> Uygula + Zon'a rapor ver
|           '-- HAYIR --> v
|
'-- HAYIR --> v

Bir TRF Global Grant kurun
|-- Tutar: 30.000 ila 400.000 USD
|-- Gerekli: Bölge DDF + uluslararası ortak
|-- Süre: 3-6 ay (planlamadan iyileşmeye)
|-- İdeal: yeniden inşa, WASH, eğitim
|
v
Birleştirilebilirler mi?
|-- EVET — Mekanizmalar BİRLEŞTİRİLEBİLİR:
|   |-- DRG + DDRF + Kulüp fonları = acil müdahale
|   |-- Global Grant = orta vadeli iyileşme
|   |-- Zon Fonu = çok bölgeli koordinasyon
|   '-- DNA-RAG Fonu = teknik uzmanlık
|
v
UYARI — Birleştirilemezlik kuralları:
|-- Bir DRG, bir Global Grant ile AYNI harcamaları finanse ETMEZ
|-- Bir Global Grant için kullanılan DDF, bir DRG için kullanılamaz
|-- Kulüp fonları TRF hesap verebilirliği GEREKTİRMEZ
'-- Her TRF finansmanı (DRG + Global Grant) bir rapor gerektirir

Mekanizma özet tablosu¶

Mekanizma	Tutar	Süre	Kim karar verir	Hesap verebilirlik
Kulüp fonları	1.000-5.000 USD	Derhal	Başkan	Hayır (dahili)
DDRF	5.000-15.000 USD	Saatler	DG	Bölge raporu
DRG	25.000 USD'ye kadar	2-4 hafta (etki öncesi 24-48 saat)	TRF	Evet (12 ay)
Zon Fonu	10.000-50.000 USD	Günler	Zon Direktörü	Zon raporu
Global Grant	30.000-400.000 USD	3-6 ay	TRF	Evet (zorunlu)
DNA-RAG Fonu	Değişken	Günler	DNA-RAG Başkanı	RAG raporu
TRF Merkez Fonu	Değişken	Haftalar	TRF Mütevellileri	Evet

Hızlı başvuru, hangi anda hangi finansman¶

Bu hızlı başvuru, tam karar ağacını tek bir sayfaya yoğunlaştırır; fotokopiyle çoğaltılıp kulübün acil durum çantasına konulmak içindir. Tek bir operasyonel soruyu yanıtlar: H+12'de, D+5'te, D+30'da, M+6'da yedi mekanizmadan hangisi etkinleştirilmelidir?

Müdahale aşamasına göre¶

Aşama	Olaydan bu yana geçen süre	Etkinleştirilecek mekanizmalar	Kulübün acil eylemi
Acil durum	0–72 saat	Kulüp fonları + DDRF + DRG (hazırlık aşamasında)	Kendi fonlarınızdan başlangıç harcamasını başlatın. DG'den DDRF'yi etkinleştirmesini isteyin. DRG için saha değerlendirmesini hazırlayın.
Stabilizasyon	1–4 hafta	Onaylı DRG + Zon Fonu + DNA-RAG Fonu	Toplu mutfağı, yapılandırılmış dağıtımları, gönüllü rotasyonlarını başlatın. DRG raporları için her harcamayı belgeleyin (Gün+45'te dahili kontrol noktası önerilir; TRF şartı: ilerleme raporu ≤ 12 ay + nihai rapor).
Kısa vadeli iyileşme	1–6 ay	DRG bakiyesi + hazırlık aşamasında Global Grant + STK ortaklıkları	Kalıcı ihtiyaçları belirleyin (su, okullar, sağlık). Club Finder ya da DNA-RAG aracılığıyla uluslararası ortak kulübü bulun.
Yeniden inşa	6–24 ay	Global Grant + Packaged Grant'lar + TRF Merkez Fonu	Projeyi zaman içinde yönlendirin. M+6'da ara rapor, kapanışta nihai rapor.

Acil durum türüne göre¶

Tipik durum	İlk refleks	Merkezi mekanizma	Neden
Yerel afet, kulüp tek başına hareket ediyor	Kendi fonları + olağanüstü aidatlar	Kulüp fonları	DCA-3, bölge yükseltmesi gerekmez
Bölgesel afet, birkaç kulüp etkilenmiş	DG tarafından DDRF etkinleştirmesi	DDRF + DRG	DCA-2, bölge koordine eder
Büyük afet, birkaç bölge	Koordinasyon içinde DG + RI + DNA-RAG	DRG + DNA-RAG Fonu + Zon Fonu	DCA-1, uluslararası seferberlik
Adlandırılmış siklon yaklaşıyor	Önleyici DRG başvurusu	DRG (etki öncesi 24-48 saat)	DRG'nin haftalarla değil, saatlerle işlendiği tek durum
Afet sonrası yeniden inşa	D+30'da Global Grant kurulumu	Global Grant	DRG bitti, uzun vadenin zamanı

Asla unutulmaması gereken üç kural¶

DDRF derhaldir, DRG haftalar alır. Başlangıç harcamasını başlatmak için DRG'yi beklemeyin. DDRF, kulüp fonları ve kendiliğinden gelen bağışlar ilk 72 saati karşılar.
Erken raporlama, sonrasında gelen her şeyi koşullandırır. TRF şartı: en az 12 ayda bir ilerleme raporu ve kapanıştan sonraki 2 ay içinde nihai rapor; bu kılavuz Gün+45'ten itibaren dahili bir kontrol noktası önerir. Güncel raporlar olmadan, ek DRG verilmez ve bölgenin TRF niteliği sorgulanır. Tek bir kulüp değil, tek bir bölge değil: bölgenizin tüm ağı hibelere erişimi kaybeder.
DRG, kurbanlara doğrudan nakit finanse etmez. Su, barınak, kitler, gıda: evet. Nakit: hayır, istisnai onaylı durumlar dışında. Bu, ilk saatlerde en sık rastlanan tuzaktır; cömert bir Rotaryen banknot dağıtmaya kapılabilir.

El altında tutulacak irtibatlar¶

Kim	Neden	Ne zaman
DG (bölge guvernörü)	DCA'yı etkinleştirir ve DDRF'yi serbest bırakır	H+0 ile H+6
DRO (bölge afet müdahale görevlisi)	Kulüpler arası operasyonel koordinasyon	H+0 ile D+30
DRFC (bölge vakıf başkanı)	DRG'yi sunar ve Global Grant'ı ortak imzalar	D+1 ile D+10
DNA-RAG zon temsilcisi	Teknik uzmanlık ve uluslararası koordinasyon	DCA-2 ve DCA-1
Yerel ShelterBox sorumlusu	Acil barınak gerekirse	DCA-2 ve DCA-1

İpucu. Bu üç tabloyu yazdırın ve kulübün acil durum çantasının iç kapağına yapıştırın. H+0'da, Afet Koordinatörü'nün ilk açtığı sayfa budur.

Form 11, Üye Durum Sayımı¶

Kullanım: Çağrı zinciri listesi etkinleştirilir etkinleştirilmez doldurulur (bölüm 12, adım 2). Dışarıdan herhangi birine yardım etmeden önce, bir kulüp kendi üyelerinin durumunu bilmelidir. Bu sayfa, üye üye, kimin güvende ve müsait olduğunu, kimin etkilendiğini ve kimin ulaşılamaz kaldığını kaydeder. Tüm müdahaleyi koşullandırır: evi henüz yıkılmış bir üyeyi konuşlandırmazsınız. Dolduran: Kulüp Afet Koordinatörü (ya da çağrı zinciri listesinin kol sorumluları). Güncelleme: İlk 72 saat boyunca çağrı zinciri listesinin her geçişinde, ardından günlük.

Sayım, Tarih: _//_ | Geçiş saati: _:_¶

Kulüp: _______ Toplam üye: _ Bugüne dek ulaşılan: _ Ulaşılamayan: _____

#	Üye	Durum	Konut	Acil ihtiyaçlar	Müdahaleye müsait
1	__	☐ Güvende ☐ Hafif yaralı ☐ Ağır yaralı ☐ Ulaşılamaz ☐ Etkilenmiş	☐ Sağlam ☐ Hasarlı ☐ Yıkılmış	☐ Tıbbi ☐ Barınak ☐ Tahliye ☐ Diğer: ____	☐ Evet ☐ Kısmen ☐ Hayır
2	(1. satırla aynı)
3	(1. satırla aynı)
4	(1. satırla aynı)
5	(1. satırla aynı)
…	(üye başına bir satır ekleyin)

Öncelikle yardım edilecek üyeler (ağır yaralı, etkilenmiş, ulaşılamaz):

Kural. Ulaşılamayan bir üye "yok" değildir: bir alarmdır. Alan güvenli olur olmaz, evinde durumunu kontrol etmek için iki kişilik bir ekip gönderin. Bir kulübün ilk dayanışma görevi kendi üyelerine karşıdır.

Ek A, Operasyonel Formlar, Rotary Kulübü Afet Müdahale Kitabı