Sura ya 22, Kuratibu uwanjani¶

Kujumuika katika uratibu rasmi¶

Janga linapotokea, mamlaka zinaamsha mfumo wa usimamizi wa migogoro. Nchini Ufaransa, ni mpango wa ORSEC. Nchini Marekani, ni Incident Command System (ICS). Katika Karibiani, ni mashirika ya taifa ya usimamizi wa majanga (CDEMA kwa kanda, NEMO, ODPEM, n.k. kwa nchi). Kila nchi ina lake.

Klabu yako si huduma ya uokoaji iliyoidhinishwa. Hamkukusudiwa kuchukua nafasi ya wazima moto, ulinzi wa raia, au Msalaba Mwekundu. Lakini mna kitu ambacho hakuna kati yao aliye nacho: mtandao wa wataalamu wenye uzoefu, uwezo wa ufadhili wa haraka, na uwepo wa kudumu katika jamii.

Ili thamani hii ya ziada itumike, lazima mjumuike katika mfumo rasmi wa uratibu, si kufanya kazi sambamba.

Hatua 5 za kujumuika¶

Jitolee taarifa kwa Pointi ya Uratibu ya Manispaa au Mkoa katika saa za kwanza. Jitambulishe, sema nyinyi ni nani na kile mnachoweza kutoa.
Tangaza uwezo wako: idadi ya wajitoleaji wanaopatikana, ujuzi wa kitaalamu (madaktari, wahandisi, wataalamu wa vifaa), magari, fedha zinazopatikana, vifaa.
Omba eneo la uingiliaji au jukumu mahususi. Usijipangie utume. Uliza: "Mnatuhitaji zaidi wapi? Ni nini msichokifunika?"
Hudhuria mikutano ya uratibu. Katika awamu ya papo hapo, ni ya kila siku. Daima tuma mtu yule yule, Mratibu wa Majanga wa klabu au naibu wake.
Toa taarifa kuhusu hatua zako ndani ya mfumo unaoshirikiwa. Hakuna ripoti tofauti ya Rotary inayotumwa kwa wilaya pekee, ripoti iliyojumuishwa ndani ya mfumo wa uratibu wa eneo.

Kanuni ya msingi: Rotary inaongeza, inasaidia na inafadhili. Haiongozi operesheni za uokoaji. Inaheshimu mnyororo rasmi wa amri.

Mkutano wa uratibu wa eneo¶

Ni chombo rahisi zaidi na chenye ufanisi zaidi cha uratibu. Mkutano wa kila siku wa dakika 30 na wahusika wote waliopo uwanjani.

Muundo¶

Kipengele	Maelezo
Marudio	Kila siku katika awamu ya papo hapo (siku za kwanza hadi wiki 2), kisha mara mbili kwa wiki
Muda	Dakika 30 kiwango cha juu, si saa, si dakika 45. Dakika 30.
Mahali	Halmashauri ya jiji, chumba cha migogoro, au mkutano wa video (WhatsApp/Zoom)
Washiriki	Klabu ya Rotary + Msalaba Mwekundu + Halmashauri ya jiji + Huduma ya zima moto + Vyama vya eneo
Mwezeshaji	Mamlaka rasmi (halmashauri ya jiji, mamlaka ya mkoa), si Rotary

Ajenda ya kawaida¶

Muda	Kipengele	Maelezo
Dakika 5	Meza ya mzunguko	Kila shirika linatoa muhtasari kwa dakika 1 wa kile lililofanya tangu mkutano wa mwisho
Dakika 5	Mahitaji yaliyotambuliwa yasiyofunikwa	Ni matatizo gani yaliyobaki bila kutatuliwa?
Dakika 5	Rasilimali zinazopatikana zisizotumika	Nani ana vifaa, wajitoleaji, fedha ambazo bado hazijapelekwa?
Dakika 10	Kugawa kazi	Nani anafanya nini kwa saa 24 zijazo? Kazi zilizo wazi na kwa majina.
Dakika 5	Mambo mengine / dharura	Vipengele visivyotarajiwa, tahadhari za hali ya hewa, mabadiliko ya hali

Kanuni za nidhamu¶

Kila mshiriki anaongea mara moja, kwa ufupi. Hakuna maongezi ya peke yao.
Maamuzi yanarekodiwa na katibu (katibu wa klabu yako anaweza kucheza jukumu hili).
Kumbukumbu zinasambazwa ndani ya saa moja kwa WhatsApp au barua pepe.
Wasiokuwepo wanachukuliwa kuwa wanakubaliana na maamuzi yaliyofanywa.

Karatasi ya uratibu ya NGO¶

Hati hii inasasishwa kila siku. Inajibu swali moja: nani anafanya nini wapi? Ni toleo la kiutendaji la kanuni ya 3W (Who does What Where).

Kiolezo¶

KARATASI YA URATIBU, Tarehe: ___ / ___ / __, Eneo: ______

Shirika	Hatua zinazoendelea	Eneo linalofunikwa
Msalaba Mwekundu	________	________
Halmashauri ya jiji	________	________
Huduma ya zima moto	________	________
Rotary	________	________
[Mengine]	________	________

Mahitaji yasiyotimizwa:

Rasilimali zinazopatikana zisizopelekwa:

Maamuzi yaliyofanywa:

Mkutano ujao: ___ / ___ / ______ saa ___ h ___

Weka nakala 20 tupu za karatasi hii katika kifaa chako cha dharura. Katika hali ya janga, huenda usiwe na ufikiaji wa printa.

Mitego 6 ya uratibu ya kuepuka¶

Makosa haya ni ya kawaida. Yanagharimu muda, uaminifu, na wakati mwingine maisha.

Mtego 1, Kuwasili bila kujitolea taarifa¶

Kinachotokea: Klabu yako inapelekwa moja kwa moja uwanjani bila kuarifu mamlaka. Matokeo: mnajirudia kazi ya mtu mwingine, mnawazuia waokoaji wa kitaalamu, na mnaunda hatari ya usalama kwa wanachama wenu wenyewe.

Suluhisho: Hatua ya kwanza: jitolee taarifa kwa pointi ya uratibu. Daima. Hata kama mnadhani mnapoteza muda.

Mtego 2, Kugawa bila uratibu¶

Kinachotokea: Klabu yako inagawa chakula katika mtaa mmoja wakati Msalaba Mwekundu unafanya kitu kile kile mitaa miwili mbali. Mtaa mwingine haupokei chochote. Wanufaika kutoka mtaa wa kwanza wanarudi kusimama kwenye mistari yote miwili. Wale wa mtaa wa pili wanasahauliwa.

Suluhisho: Kabla ya ugawaji wowote, angalia ramani ya hatua zinazoendelea. Tumia karatasi ya uratibu. Uliza katika mkutano: "Nani anagawa nini wapi leo?"

Mtego 3, Kupuuza viongozi wa jamii wa eneo¶

Kinachotokea: Mnapanga hatua bila kuwahusisha viongozi wa jamii iliyoathirika (machifu wa mitaa, maimamu, wachungaji, marais wa vyama). Jamii haiwaamini, wanufaika walio hatarini zaidi wanasahauliwa, na mivutano inajitokeza.

Suluhisho: Kutoka siku ya kwanza, tambua viongozi wa eneo na uwajumuishe katika hatua yako. Wanazijua familia zilizoathirika zaidi, watu waliotengwa, mahitaji halisi.

Mtego 4, Kuahidi zaidi ya unavyoweza kutimiza¶

Kinachotokea: Katika hisia za saa za kwanza, rais wako anatangaza kwa vyombo vya habari kwamba klabu "itajenga upya nyumba 50". Klabu haina fedha, wala uwezo, wala mamlaka ya kufanya hivyo. Miezi sita baadaye, watu bado wanasubiri.

Suluhisho: Tangaza tu kile kilicho na uhakika. "Tunatoa vifaa 200 vya usafi wiki hii", si "Tutajenga upya mtaa". Kuahidi kidogo kufuatiwa na kutoa zaidi daima ni bora.

Mtego 5, Kupiga picha waathirika bila ridhaa¶

Kinachotokea: Mwanachama anapiga picha familia zilizoathirika na janga kwa ajili ya ripoti ya wilaya au mitandao ya kijamii. Picha zinasambaa bila ridhaa. Uharibifu wa heshima, matatizo ya kisheria yanayowezekana, na kupoteza uaminifu wa jamii.

Suluhisho: Omba ridhaa kabla ya kila picha. Kama ridhaa haiwezekani au haifai (umati, dharura), ficha utambulisho. Hakuna nyuso zinazoweza kutambuliwa za watoto bila idhini ya wazi ya wazazi.

Mtego 6, Kupuuza NGO zilizopo tayari¶

Kinachotokea: Klabu yako inaanzisha operesheni yake bila kuangalia kile ambacho NGO zilizokuwa katika eneo kwa miaka zinafanya. Ushindani, kujirudia, mivutano. NGO za eneo zinawaona kama mshindani, si mshirika.

Suluhisho: Mkutano wa uratibu wa kila siku. Wa utaratibu. Na kabla ya kuanzisha hatua yoyote: "Je, kuna yeyote anayefanya hili tayari?"

Thamani ya ziada ya Rotary uwanjani¶

Uratibu unapofanywa vizuri, Rotary inaleta vitu vitatu ambavyo hakuna mwingine analeta kwa njia ile ile.

1. Utaalamu wa kitaalamu wa wanachama wake¶

Wanachama wako si wajitoleaji wa kawaida. Ni madaktari, wahandisi, mawakili, wafanyabiashara, wahasibu, wasanifu majengo. Utaalamu huu wa kitaalamu unaweza kuhamasishwa moja kwa moja katika janga.

Ujuzi	Matumizi katika janga
Daktari	Upangaji wa vipaumbele, huduma za msingi, tathmini ya afya
Mhandisi wa miundo	Tathmini ya majengo (salama / la kubomolewa / la kukarabatiwa)
Wakili	Msaada wa kisheria kwa waathirika (bima, haki)
Mhasibu	Usimamizi wa kifedha wa misaada, ufuatiliaji wa fedha
Mkandarasi wa ujenzi	Kupanga kuondoa kifusi, ukarabati
Mtaalamu wa vifaa	Mnyororo wa usambazaji, usafirishaji
Mwanasaikolojia	Msaada wa kisaikolojia wa karibu
Mtaalamu wa TEHAMA	Kurejesha mawasiliano, nyenzo za kidijitali

2. Uwezo wa ufadhili wa haraka¶

Rotary inaweza kuhamasisha fedha kwa kasi tatu: DDRF (papo hapo), DRG (wiki 2-4; saa 24-48 kwa uwasilishaji wa kabla ya athari kwa dhoruba yenye jina), Global Grant (miezi 3-6). Hakuna NGO ya eneo yenye nyenzo hii tatu. Msalaba Mwekundu unapohitaji 10,000 USD kununua maji kwa haraka na njia za kawaida za ufadhili ni polepole mno, Rotary inaweza wakati mwingine kujaza pengo.

3. Mtandao wa kimataifa¶

Simu moja kwa DNA-RAG, na ndani ya saa 24, klabu yako ya eneo inaunganishwa na wilaya nchini Australia, Kanada, Ujerumani, Japani, zenye fedha, utaalamu na washirika kwa Global Grants. Hakuna shirika lingine la huduma lenye mtandao huu wa kimataifa unaoweza kuamshwa kwa chini ya saa 48.

Orodha ya ukaguzi ya uratibu wa uwanjani¶

Ya kutumia kutoka saa za kwanza za uingiliaji: