第24章记录与报告¶

为何它与行动本身同样重要¶

你刚刚花了两周时间分发饮用水、为家庭提供庇护并协调志愿者。你精疲力竭。你最不想做的事就是填表格。

然而，这正是记录工作最关键的时刻。如果你现在不做记录，就会发生三件事： 1. 你的地区会失去其TRF（扶轮基金会）资格，从此无法为任何人申请补助金。 2. 你的捐赠者永远不会知道他们的钱做了什么，从此不再捐赠。 3. 经验教训会随着参与者的记忆一起消失。

记录不是行政上的苦差事。它是保证你下一次DRG（救灾响应补助金）能获批、你下一批捐赠者会信任你、下一个受灾扶轮社能从你的经验中受益的保障。

若你获得了DRG，则报告为强制项¶

如果你的地区从TRF获得了救灾响应补助金，且你的扶轮社使用了全部或部分资金，则报告是强制性的。《条款与条件》（Terms & Conditions）的官方要求是：收到资金后至少每 12 个月提交一份进度报告，并在项目结项后 2 个月内提交一份最终报告。本指南在此之外还建议一套更紧凑的内部节奏——J+45、6 个月、结项——以确保记录不至流失。错过官方截止日期会立即冻结整个地区（不仅仅是你的扶轮社）未来的任何补助金。

3份资金管理报告¶

J+45 进度点（本指南建议的内部节奏）¶

必备要素	详情
收款确认	收到金额、收款日期、账号
首批支出	已发生支出清单及收据
更新后的实施计划	与初始计划相比的调整（如有必要）
初期受益人	受助人数、画像（家庭、儿童、老人）
遇到的困难	对障碍及所考虑解决方案的如实描述

你的扶轮社为DRFC准备的材料： - 截至目前的支出表，附收据扫描件／照片 - 5至10张已采取行动的照片（附说明：什么、何地、何时） - 按类别统计的受益人数 - 关于初期困难的10行说明

TRF 进度报告，最迟于收到资金后 12 个月（建议：早至 6 个月）¶

必备要素	详情
累计支出	按预算科目细分，计划与实际对比
中期受益人	更新后的数字＋照片
项目进展	与初始计划相比的状态
收据及证明文件	截至目前100%的支出均有凭证
预算调整	任何对已批准预算的变更均需事先获得TRF批准

你的扶轮社为DRFC准备的材料： - 完整的财务表（收入、按科目分列的支出、余额） - 全部原始收据（高分辨率扫描件） - 相关的前后对比照片 - 受益人名单（必要时匿名，但须有精确计数） - 关于必要调整的说明

TRF 最终报告，项目结项后 2 个月内¶

必备要素	详情
完整财务报表	100%的支出均有凭证。没有一分钱缺少收据。
完整受益人名单	尽可能附签名
影响评估	定量（多少人、多少套装备、多少升）以及定性（证言、观察到的变化）
前后对比照片	至少10张照片记录变化
证言	3至5位受益人的证言
经验教训	哪些奏效，哪些可以改进
退还资金	若有任何资金未使用，须退还给TRF

你的扶轮社为DRFC准备的材料： - 附收据索引的完整财务文件 - 按时间顺序整理的照片文件 - 书面证言（经当事人同意） - 影响评估说明（1至2页） - 经验教训清单

不合规的后果¶

违规行为	即时后果	长期后果
J+45 进度点未做（本指南的内部建议）	无 TRF 制裁；记录连续性受损	后续报告更难准备
TRF 进度报告超过收到资金后 12 个月未提交	TRF警示、催办	冻结全部资金
TRF 最终报告在结项后 2 个月内未提交	冻结地区未来所有补助金	要求退还资金、丧失地区资格
无凭证支出	要求补充证明文件	需退还
资金挪作他用	立即暂停	可能被起诉

这不是理论。 已有地区因某个扶轮社未能提交最终报告，而失去了TRF资格，从而失去了对所有补助金的获取权。跳过这一步在程序上的代价是具体的，而非象征性的。

直接捐赠的报告（补助金以外）¶

如果你的扶轮社收到了个人、企业或其他扶轮社的直接捐赠（未经过TRF），你对TRF没有法律义务。但你对捐赠者负有道义和实际的义务。

你必须提供的内容¶

行动	截止期限	内容
收款确认	捐赠后48小时内	确认金额、致谢、使用承诺
向捐赠者提交的财务报告	行动结束后30天内	每一美元的用途：收入／支出表
个性化感谢信	随财务报告一并	针对500 USD以上的捐赠者作个性化处理
影响报告	结束后60天内	受益人数、已采取行动、照片（经同意）
税务收据	若当地法律适用	金额、日期、捐赠者身份、扶轮社税号

给捐赠者的财务报告模板¶

FINANCIAL REPORT — OPERATION [NAME]
Rotary Club of [city]
Period: from ___/___/______ to ___/___/______

REVENUE
─────────────────────────────────────────
Individual donations                _____ USD
Corporate donations                 _____ USD
Donations from other Rotary clubs   _____ USD
Club's own funds                    _____ USD
DRG TRF                             _____ USD
District DDRF                       _____ USD
Other                               _____ USD
─────────────────────────────────────────
TOTAL REVENUE                       _____ USD

EXPENSES
─────────────────────────────────────────
Drinking water                      _____ USD
Food                                _____ USD
Temporary shelters                  _____ USD
Hygiene items                       _____ USD
Medicines                           _____ USD
Transport and logistics             _____ USD
Communication                       _____ USD
Other (detail)                      _____ USD
─────────────────────────────────────────
TOTAL EXPENSES                      _____ USD

BALANCE                             _____ USD
Allocation of balance: ________________________________

BENEFICIARIES
─────────────────────────────────────────
People directly helped              _____
Families served                     _____
Meals distributed                   _____
Kits distributed                    _____
─────────────────────────────────────────

Certified accurate by:
Club President: _________________ Date: ___/___/______
Treasurer: ________________________ Date: ___/___/______

Service Project Center：让你的行动可见¶

Service Project Center（spc.rotary.org）是RI（国际扶轮）用于记录和分享扶轮社项目的全球平台——自 2024 年 8 月起取代 Rotary Showcase。每一个响应或恢复项目都应出现在那里。

为什么¶

全球可见性：世界各地的其他扶轮社会看到你的项目，并从中汲取灵感
未来补助金的参考依据：当你申请全球补助金时，TRF会看到你有记录在案的项目历史
公信力：捐赠者、合作伙伴和媒体可以核实扶轮所做的事
机构记忆：当社长更替时，项目依然有据可查

如何做¶

登录spc.rotary.org
打开Service Project Center
点击Add a Project
填写字段：
项目名称
描述（200至500字）
扶轮关注领域
地理区域
受益人数
总金额
合作伙伴
照片（最少3张，最多10张）
经验教训
发布

何时： 项目一结束即发布，或对长期项目在每个重要里程碑处发布。

财务问责：黄金法则¶

全程可追溯¶

收到的每一美元和花出的每一美元都必须可追溯。不许有约数，不许有「杂费」，不许有无收据的支出。

推荐的归档系统：

OPERATION [NAME] FOLDER
├── 01-REVENUE/
│   ├── Individual-donations/
│   ├── Corporate-donations/
│   ├── Club-donations/
│   ├── DRG/
│   └── DDRF/
├── 02-EXPENSES/
│   ├── Water/
│   ├── Food/
│   ├── Shelters/
│   ├── Hygiene/
│   ├── Medicines/
│   ├── Transport/
│   └── Other/
├── 03-PHOTOS/
│   ├── Before/
│   ├── During/
│   └── After/
├── 04-BENEFICIARIES/
│   ├── Lists/
│   └── Testimonies/
├── 05-REPORTS/
│   ├── Preliminary-report/
│   ├── Interim-report/
│   └── Final-report/
└── 06-COORDINATION/
    ├── SITREP/
    ├── Meeting-minutes/
    └── District-correspondence/

7条财务管理规则¶

独立账户：为救灾行动开设一个子账户或专用会计科目。不要与扶轮社的日常账户混用。
双签：任何超过500 USD的支出均需两个签名（社长＋财务，或财务＋救灾协调员）。
凭证系统化：无收据不支出。当天为每张收据拍照。立即存入云端。
现金不超过200 USD：优先使用电汇和支票以便追溯。若现金是唯一手段（偏远地区），让供应商在收据上签字。
已分发物资清单：分发的每套装备、每块防水布、每份食品包，都要在受益人登记册中记录，并注明受益人的姓名（或编号）。
每月向财务报告：即便在行动进行中，救灾协调员也要每月与扶轮社财务作一次财务对账。
保存7年：所有财务文件至少保存7年（TRF要求，且大多数司法管辖区亦有法律要求）。

记录清单¶

行动期间（每日）¶

拍摄照片并附说明（什么、何地、何时）
支出收据已拍照并存入云端
受益人登记册已更新
SITREP（情况报告）已发送至地区DRO（地区救灾官）

行动之后¶

J+45 内部进度点已做（本指南建议）
TRF 进度报告已提交（若收到DRG，最迟收款后 12 个月；建议早至 6 个月）
TRF 最终报告已提交（若收到DRG，于结项后 2 个月内）
财务报告已发送给直接捐赠者
感谢信已寄出
税务收据已开具（若适用）
项目已在 Service Project Center 中记录
所有收据已归档（实体与数字）
完整文件已移交给下一任社长

第24章 记录与报告¶