Bölüm 24, Belgeleme ve raporlama¶

Neden eylemin kendisi kadar önemlidir¶

Az önce iki hafta su dağıtarak, aileleri barındırarak ve gönüllüleri koordine ederek geçirdiniz. Tükendiniz. Yapmak istediğiniz son şey form doldurmak.

Oysa bu, belgeleme için en kritik andır. Şimdi belgelemezseniz, üç şey olur: 1. Bölgeniz TRF niteliklendirmesini kaybeder ve artık kimse için hibe alamayacaktır. 2. Bağışçılarınız paralarının ne yaptığını asla bilemeyecek ve artık vermeyecektir. 3. Çıkarılan dersler katılımcıların hafızasıyla birlikte kaybolur.

Belgeleme idari bir angarya değildir. Bir sonraki DRG'nizin onaylanacağının, bir sonraki bağışçılarınızın size güveneceğinin ve bir sonraki etkilenen kulübün deneyiminizden yararlanacağının güvencesidir.

Bir DRG aldıysanız zorunlu raporlar¶

Bölgeniz TRF'den bir Disaster Response Grant aldıysa ve kulübünüz fonların tamamını veya bir kısmını kullandıysa, rapor disiplini pazarlıksızdır. Resmi TRF Terms & Conditions gerekliliği: fonların alınmasından sonra en az her 12 ayda bir bir ilerleme raporu ve proje kapanışından sonra 2 ay içinde bir nihai rapor. Bu rehber ayrıca daha sıkı bir iç ritim tavsiye eder — Gün+45, 6 ay, kapanış — bu da resmi süreye asla yakalanmamanızı sağlar. TRF sürelerine uymamak, yalnızca kulübünüz için değil, tüm bölge için gelecekteki tüm hibeleri bloke eder. T&C'nin güncel sürümünü my.rotary.org'da kontrol edin.

3 yönetişim raporu¶

Gün+45 kontrol noktası (bu rehberin tavsiye ettiği iç ritim)¶

Gerekli öğe	Detay
Alım onayı	Alınan tutar, alım tarihi, hesap numarası
İlk harcamalar	Makbuzlarla birlikte yapılan harcamaların listesi
Güncellenmiş uygulama planı	İlk plana kıyasla düzenlemeler (gerekirse)
İlk faydalanıcılar	Yardım edilen kişi sayısı, profil (aileler, çocuklar, yaşlılar)
Karşılaşılan zorluklar	Engellerin ve değerlendirilen çözümlerin dürüst tanımı

Kulübünüzün DRFC için hazırladıkları: - Makbuzların tarama/fotoğraflarıyla birlikte güncel harcama tablosu - Yapılan eylemlerin 5-10 fotoğrafı (alt yazılarla: ne, nerede, ne zaman) - Kategoriye göre faydalanıcı sayısı - İlk zorluklar hakkında 10 satırlık not

TRF ilerleme raporu, alımdan sonra en fazla 12 ay (tavsiye edilen: 6 aydan itibaren)¶

Gerekli öğe	Detay
Kümülatif harcamalar	Bütçe kalemine göre döküm, plan vs. gerçekleşen karşılaştırması
Ara faydalanıcılar	Güncellenmiş rakamlar + fotoğraflar
Proje ilerlemesi	İlk plana kıyasla durum
Makbuzlar ve destekleyici belgeler	Bugüne kadar harcamaların %100'ü gerekçelendirilmiş
Bütçe düzenlemeleri	Onaylanan bütçeden herhangi bir değişiklik TRF'den ön onay gerektirir

Kulübünüzün DRFC için hazırladıkları: - Eksiksiz mali tablo (gelir, kalem bazında harcamalar, bakiye) - Tüm orijinal makbuzlar (yüksek çözünürlüklü taramalar) - İlgiliyse öncesi/sonrası fotoğraflar - Faydalanıcı listesi (gerekirse anonimleştirilmiş, ama kesin sayılarla) - Gerekli düzenlemeler hakkında not

TRF nihai raporu, proje kapanışından sonra 2 ay içinde¶

Gerekli öğe	Detay
Eksiksiz mali beyan	Harcamaların %100'ü gerekçelendirilmiş. Makbuzsuz tek bir kuruş bile yok.
Eksiksiz faydalanıcı listesi	Mümkünse imzalarla
Etki değerlendirmesi	Niceliksel (kaç kişi, kaç kit, kaç litre) VE niteliksel (tanıklıklar, gözlemlenen değişim)
Öncesi/sonrası fotoğraflar	Değişimi belgeleyen en az 10 fotoğraf
Tanıklıklar	3-5 faydalanıcı tanıklığı
Çıkarılan dersler	Neyin işe yaradığı, neyin iyileştirilebileceği
Fonların iadesi	Bazı fonlar kullanılmamışsa, TRF'ye iade edilmelidir

Kulübünüzün DRFC için hazırladıkları: - Makbuz indeksiyle eksiksiz mali dosya - Kronolojik olarak düzenlenmiş fotoğraf dosyası - Yazılı tanıklıklar (kişilerin rızasıyla) - Etki değerlendirme notu (1-2 sayfa) - Çıkarılan dersler listesi

Uyumsuzluğun sonuçları¶

İhlal	Anında sonuç	Uzun vadeli sonuç
Gün+45 kontrol noktası karşılanmadı (iç ritim)	DRFC takibi, fonlar üzerinde görünürlük kaybı	TRF süresini kaçırma riski
TRF ilerleme raporu sunulmadı (12 ay)	Tüm fonların dondurulması	Bölge niteliklendirmesinin kaybı
Nihai rapor sunulmadı	Gelecekteki tüm bölge hibelerinin bloke edilmesi	Fonların geri ödenmesi talebi
Gerekçelendirilmemiş harcamalar	Ek destekleyici belge talebi	Geri ödeme gerekli
Amacından saptırılmış fonlar	Anında askıya alma	Olası kovuşturma

Bu teorik değildir. Bir kulüp nihai raporunu sunmadığı için bölgeler TRF niteliklendirmesini, dolayısıyla tüm hibelere erişimi kaybetmiştir. Bu adımı atlamanın prosedürel maliyeti sembolik değil, somuttur.

Doğrudan bağışlar için raporlar (hibeler dışında)¶

Kulübünüz bireylerden, işletmelerden veya diğer kulüplerden doğrudan bağış aldıysa (TRF'den geçmeden), TRF'ye karşı hiçbir yasal yükümlülüğünüz yoktur. Ama bağışçılarınıza karşı ahlaki ve pratik bir yükümlülüğünüz var.

Sağlamanız gerekenler¶

Eylem	Süre	İçerik
Alım onayı	Bağıştan 48 saat sonra	Tutar onayı, teşekkürler, kullanım taahhüdü
Bağışçılara mali rapor	Operasyon bitiminden 30 gün sonra	Alınan her doların kullanımı: gelir/gider tablosu
Kişiselleştirilmiş teşekkür mektubu	Mali raporla birlikte	500 USD üzeri bağışçılar için kişiselleştirilmiş
Etki raporu	Bitişten 60 gün sonra	Faydalanıcı sayısı, yapılan eylemler, fotoğraflar (rızayla)
Vergi makbuzu	Yerel yasaya göre uygulanabilirse	Tutar, tarih, bağışçı kimliği, kulüp vergi numarası

Bağışçılar için mali rapor şablonu¶

MALİ RAPOR — OPERASYON [AD]
[şehir] Rotary Kulübü
Dönem: ___/___/______ ile ___/___/______ arası

GELİR
─────────────────────────────────────────
Bireysel bağışlar                   _____ USD
Kurumsal bağışlar                   _____ USD
Diğer Rotary kulüplerinden bağışlar _____ USD
Kulübün öz fonları                  _____ USD
DRG TRF                             _____ USD
Bölge DDRF                          _____ USD
Diğer                               _____ USD
─────────────────────────────────────────
TOPLAM GELİR                        _____ USD

HARCAMALAR
─────────────────────────────────────────
İçme suyu                           _____ USD
Gıda                                _____ USD
Geçici barınaklar                   _____ USD
Hijyen ürünleri                     _____ USD
İlaçlar                             _____ USD
Nakliye ve lojistik                 _____ USD
İletişim                            _____ USD
Diğer (detay)                       _____ USD
─────────────────────────────────────────
TOPLAM HARCAMALAR                   _____ USD

BAKİYE                              _____ USD
Bakiyenin tahsisi: ________________________________

FAYDALANICILAR
─────────────────────────────────────────
Doğrudan yardım edilen kişiler      _____
Hizmet verilen aileler              _____
Dağıtılan öğünler                   _____
Dağıtılan kitler                    _____
─────────────────────────────────────────

Doğruluğu onaylayan:
Kulüp Başkanı: _________________ Tarih: ___/___/______
Sayman: ________________________ Tarih: ___/___/______

Service Project Center: eyleminizi görünür kılmak¶

Service Project Center (spc.rotary.org), RI'nin kulüp projelerini belgeleme ve paylaşma küresel platformudur — Ağustos 2024'ten beri Rotary Showcase'in yerini alır. Her müdahale veya toparlanma projesi burada görünmelidir.

Neden¶

Küresel görünürlük: dünyanın dört bir yanındaki diğer kulüpler projenizi görecek ve ondan ilham alabilecek
Gelecekteki hibeler için referans: bir Global Grant başvurusu yaptığınızda, TRF belgelenmiş projelerden oluşan bir geçmişiniz olduğunu görecek
Güvenilirlik: bağışçılar, ortaklar ve medya Rotary'nin ne yaptığını doğrulayabilir
Kurumsal hafıza: başkan değiştiğinde proje belgelenmiş olarak kalır

Nasıl¶

spc.rotary.org adresine gidin (My Rotary hesabınızla oturum açın)
Service Project Center'ı açın
Add a Project'e tıklayın
Alanları doldurun:
Proje adı
Açıklama (200-500 kelime)
Rotary odak alanı
Coğrafi alan
Faydalanıcı sayısı
Toplam tutar
Ortaklar
Fotoğraflar (en az 3, en fazla 10)
Çıkarılan dersler
Yayınlayın

Ne zaman: Proje kapanır kapanmaz veya uzun projeler için her önemli dönüm noktasında.

Mali hesap verebilirlik: altın kurallar¶

Tam izlenebilirlik¶

Alınan her dolar ve harcanan her dolar izlenebilir olmalıdır. Yaklaşıklık yok, "muhtelif masraflar" yok, makbuzsuz harcama yok.

Tavsiye edilen dosyalama sistemi:

OPERASYON [AD] KLASÖRÜ
├── 01-GELİR/
│   ├── Bireysel-bağışlar/
│   ├── Kurumsal-bağışlar/
│   ├── Kulüp-bağışları/
│   ├── DRG/
│   └── DDRF/
├── 02-HARCAMALAR/
│   ├── Su/
│   ├── Gıda/
│   ├── Barınaklar/
│   ├── Hijyen/
│   ├── İlaçlar/
│   ├── Nakliye/
│   └── Diğer/
├── 03-FOTOĞRAFLAR/
│   ├── Öncesi/
│   ├── Sırasında/
│   └── Sonrası/
├── 04-FAYDALANICILAR/
│   ├── Listeler/
│   └── Tanıklıklar/
├── 05-RAPORLAR/
│   ├── Ön-rapor/
│   ├── Ara-rapor/
│   └── Nihai-rapor/
└── 06-KOORDİNASYON/
    ├── SITREP/
    ├── Toplantı-tutanakları/
    └── Bölge-yazışmaları/

7 mali yönetim kuralı¶

Ayrı hesap: Afet operasyonu için bir alt hesap veya özel muhasebe kalemi açın. Kulübün cari hesabıyla karıştırmayın.
Çift imza: 500 USD üzeri herhangi bir harcama iki imza gerektirir (başkan + sayman veya sayman + afet koordinatörü).
Sistematik makbuzlar: Makbuzsuz harcama yok. Her makbuzu aynı gün fotoğraflayın. Hemen buluta kaydedin.
200 USD'nin ötesinde nakit yok: İzlenebilirlik için havale ve çekleri tercih edin. Nakit tek yol ise (izole bölgeler), tedarikçiye bir makbuz imzalatın.
Dağıtılan ürünlerin envanteri: Dağıtılan her kit, her branda, her gıda paketi, faydalanıcının adı (veya numarası) ile faydalanıcı sicilinde kaydedilir.
Saymana aylık rapor: Operasyonların ortasında bile, afet koordinatörü kulüp saymanıyla aylık bir mali kontrol yapar.
7 yıllık arşivleme: Tüm mali belgeleri en az 7 yıl saklayın (TRF gerekliliği ve çoğu yargı alanında yasal gereklilik).

Belgeleme kontrol listesi¶

Operasyon sırasında (günlük)¶

Alt yazılarla fotoğraflar çekildi (ne, nerede, ne zaman)
Harcama makbuzları fotoğraflandı ve buluta kaydedildi
Faydalanıcı sicili güncellendi
SITREP bölge DRO'suna gönderildi

Operasyondan sonra¶

DRG raporları güncel (TRF ilerleme ≤ 12 ay, nihai ≤ kapanıştan 2 ay sonra; iç Gün+45 kontrol noktası tavsiye edilir)
Ara rapor sunuldu (DRG alındıysa, A+6'da)
Nihai rapor sunuldu (DRG alındıysa, kapanışta)
Mali rapor doğrudan bağışçılara gönderildi
Teşekkür mektupları gönderildi
Vergi makbuzları düzenlendi (uygulanabilirse)
Proje Service Project Center'da belgelendi
Tüm makbuzlar arşivlendi (fiziksel ve dijital)
Eksiksiz dosya bir sonraki başkana iletildi