अध्याय 18, जिला: आपका पहला सहयोगी¶

जिला आपके क्लब के लिए क्या करता है¶

आप एक रोटरी क्लब हैं। आपके पास 30, 50, शायद 80 सदस्य हैं। आपके पास बैंक में धन है, कौशल हैं, सद्भावना है। परंतु जब आपदा आती है, तो आप शीघ्र ही तीन सीमाओं की खोज करते हैं: एक गंभीर प्रतिक्रिया के लिए आपका बजट अपर्याप्त है, आपके पास रोटरी फ़ाउंडेशन अनुदानों तक प्रत्यक्ष पहुँच नहीं है, और आप अपने भौगोलिक क्षेत्र के अन्य 40 क्लबों के साथ अकेले समन्वय नहीं कर सकते।

यही ठीक-ठीक जिले की भूमिका है। यह आपको निर्देशित करने के लिए नहीं है, यह वह खोलने के लिए है जो आप अकेले नहीं खोल सकते।

आपदा में जिले के 5 ठोस कार्य¶

कार्य	आपके क्लब के लिए इसका क्या अर्थ है
TRF वित्तपोषण तक पहुँच	केवल जिला ही Disaster Response Grant प्रस्तुत कर सकता है। आपका क्लब क्षेत्र-मूल्यांकन प्रदान करता है; जिला प्रस्तुत करता है और निधियाँ प्राप्त करता है।
अंतर-क्लब समन्वय	यदि 6 क्लब प्रभावित हैं, तो जिला प्रत्येक को 200 तिरपाल ख़रीदने से रोकता है जबकि कोई जल वितरित नहीं करता।
District Disaster Relief Fund (DDRF)	जिले की अपनी निधि, तुरंत उपलब्ध, TRF की प्रतीक्षा की आवश्यकता नहीं।
RAGs और ज़ोन से संपर्क	जिले के पास DNA-RAG, ShelterBox, ज़ोन समन्वयक से प्रत्यक्ष संपर्क हैं।
एकीकृत संचार	RI, मीडिया, अप्रभावित क्लबों को एक ही संदेश। कम भ्रम, अधिक प्रभाव।

प्रमुख जिला कर्ता¶

आपदा में तीन लोग आपके प्रत्यक्ष वार्ताकार होते हैं:

District Disaster Relief Officer (DRO), यह आपका पहला कॉल है। वे परिचालन प्रतिक्रिया का समन्वय करते हैं, प्रभावित क्लबों और उपलब्ध संसाधनों के बीच सेतु बनाते हैं। यदि आपके जिले में DRO नहीं है, तो गवर्नर (DG) यह कार्य ग्रहण करता है।

District Rotary Foundation Committee Chair (DRFC), TRF के साथ संबंध संभालता है। वे Disaster Response Grant आवेदन तैयार करते हैं और सह-हस्ताक्षर करते हैं। यदि पहले घंटों में DRFC से संपर्क नहीं हो पाता, तो कोई भी वित्तपोषण अनुरोध अवरुद्ध हो जाता है।

District Governor (DG), चेतावनी स्तरों को सक्रिय करता है, अनुदानों पर सह-हस्ताक्षर करता है, और पूरे जिले के संसाधनों को जुटाता है। जिला सीमाओं को पार करने वाली आपदाओं के लिए वे ज़ोन समन्वयक से भी कड़ी हैं।

तत्काल कार्रवाई: यदि आप अपने DRO और DRFC को व्यक्तिगत रूप से नहीं जानते, तो इस सप्ताह उन्हें कॉल करें। उनके मोबाइल नंबर अपने फ़ोन में संग्रहीत करें, केवल जिला निर्देशिका में नहीं।

3 सक्रियण स्तर: DCA-3, DCA-2, DCA-1¶

जिला तीन-स्तरीय सक्रियण पैमाने पर कार्य करता है। संख्या जितनी अधिक, आपदा उतनी ही गंभीर। प्रत्येक स्तर विभिन्न संसाधन और दायित्व खोलता है।

अवलोकन¶

स्तर	पैमाना	ट्रिगर	आपके क्लब के लिए यह क्या बदलता है
DCA-3	स्थानीयकृत घटना	क्लब द्वारा अकेले संभालने योग्य घटना	क्लब अपने निधियों पर कार्य करता है। जिला अभिलेख हेतु सूचित।
DCA-2	क्लब अभिभूत	स्थानीय आपदा, 1 से कुछ क्लब प्रभावित, या पहचाना गया ख़तरा (नामित चक्रवात, भूकंपीय चेतावनी)	DRO दैनिक संपर्क करता है। त्वरित मूल्यांकन शुरू। DRG (अधिकतम 25,000 USD) तैयारी में। ShelterBox सतर्क।
DCA-1	प्रमुख	कई जिले प्रभावित, जिले से अधिक आवश्यकताएँ	सभी संसाधन जुटाए गए। DRG 48 घंटे के भीतर प्रस्तुत। DNA-RAG सक्रिय। ज़ोन + RI समन्वय। Global Grant तैयार करना।

DCA-3, क्लब अकेले संभालता है¶

क्लब अपने संसाधनों (आपातकालीन निधि, सदस्य स्वयंसेवक, सदस्य उपकरण) से कार्य करता है। जिला अनुरेखणीयता के लिए सूचित किया जाता है परंतु कुछ भी सक्रिय नहीं करता।

DCA-3 में आपका क्लब क्या करता है: - अपनी आंतरिक आपातकालीन योजना सक्रिय करता है - घटना का प्रलेखन करता है (फ़ोटो, कार्रवाइयों की सूची, व्यय) - अभिलेख और जिला सांख्यिकी के लिए 24 घंटे के भीतर DRO को SITREP भेजता है - अपनी आपातकालीन योजना और प्रशिक्षण को बनाए रखता रहता है

DCA-2, जिला सक्रियण¶

DCA-2 तब ट्रिगर होता है जब आपदा एक या कुछ क्लबों को ऐसी आवश्यकताओं के साथ प्रभावित करती है जो उनके अपने निधियों से अधिक हैं, या जब कोई प्रमुख ख़तरा पहचाना जाता है (निकट आता तूफ़ान, मौसमी बाढ़ का जोखिम)।

DCA-2 में जिला क्या करता है: - DRC (Disaster Response Committee) को आपातकालीन सत्र में बुलाया जाता है - DRO प्रभावित क्लबों के साथ दैनिक संपर्क में आता है - आवश्यकताओं और उपलब्ध संसाधनों का मूल्यांकन - DRG प्रस्तुति पर निर्णय - DG द्वारा DDRF अनवरुद्ध (एकल हस्ताक्षर, < 24 घंटे की समय-सीमा) - आश्रय जोखिम होने पर ShelterBox को सतर्क किया जाता है (rotaryrequest@shelterbox.org)

DCA-2 में आपका क्लब क्या करता है: - 6 घंटे के भीतर DRO को अपना SITREP भेजता है - क्षेत्र-मूल्यांकन तैयार करता है (परिशिष्ट A, फ़ॉर्म 2 देखें) - आपातकालीन कार्रवाइयों के लिए प्रारंभिक बजट का अनुमान लगाता है - अगले 72 घंटों के लिए उपलब्ध सदस्यों की पहचान करता है

DCA-1, प्रमुख आपदा¶

DCA-1 अधिकतम स्तर है। इसका अर्थ है कि आपदा जिले की सामान्य क्षमता से अधिक है, कई जिलों को प्रभावित करती है, या अंतरराष्ट्रीय समर्थन की आवश्यकता होती है।

DCA-1 में जिला क्या करता है: - DG द्वारा Disaster Response Committee सक्रिय - सभी जिला संसाधन जुटाए गए - DRG तुरंत प्रस्तुत - तैनाती के लिए ShelterBox से संपर्क - DNA-RAG सूचित और सक्रिय समन्वय में - ज़ोन निदेशक के साथ समन्वय - सार्वजनिक संचार शुरू - RI को दैनिक रिपोर्ट

DCA-1 में आपका क्लब क्या करता है: - अपनी आपातकालीन योजना निष्पादित करता है - प्रत्येक 6 घंटे (तीव्र चरण), फिर दैनिक SITREP भेजता है - DRO के समन्वय निर्देशों का पालन करता है, कोई अलग-थलग कार्रवाई नहीं - सब कुछ प्रलेखित करता है: फ़ोटो, रसीदें, लाभार्थी सूचियाँ - जिला समन्वय के समर्थन में अपने पेशेवर नेटवर्क जुटाता है

Disaster Response Grant प्राप्त करना: क्लब के दृष्टिकोण से प्रक्रिया¶

Disaster Response Grant (DRG) द रोटरी फ़ाउंडेशन का त्वरित प्रतिक्रिया तंत्र है। प्रति आवेदन अधिकतम 25,000 USD, 2 से 4 सप्ताह में संसाधित। आपदा के बाद यह आपका पहला बाहरी वित्तीय लीवर है।

आवश्यक बिंदु: आप DRG प्रस्तुत नहीं करते¶

कोई क्लब DRG को सीधे प्रस्तुत नहीं कर सकता। जिला (DG + DRFC संयुक्त रूप से) प्रस्तुत करता है। आपकी भूमिका क्षेत्र-मूल्यांकन, डेटा, फ़ोटो प्रदान करना, और उन्हें तेज़ी से प्रदान करना है।

चरण दर चरण, क्लब के दृष्टिकोण से¶

चरण 1 — मूल्यांकन (D+0 से D+3)
  आप करते हैं।
  └── क्षेत्र में आवश्यकताओं का त्वरित मूल्यांकन
  └── प्रारंभिक बजट अनुमान
  └── फ़ोटो और प्रारंभिक प्रलेखन
  └── यह सब जिला DRO और DRFC को भेजें

चरण 2 — जिला तैयारी करता है (D+3 से D+7)
  DRFC करता है।
  └── MyRotary पर फ़ाइल की तैयारी (Submittable)
  └── पहुँच: my.rotary.org → Grants → Apply for Grant → Disaster Response Grant
  └── आपका क्षेत्र-डेटा फ़ॉर्म में एकीकृत किया जाता है

चरण 3 — सत्यापन और प्रस्तुति (D+7 से D+10)
  DG और DRFC करते हैं।
  └── DG आवेदन को सत्यापित और सह-हस्ताक्षरित करता है
  └── Submittable या ईमेल के माध्यम से प्रस्तुति: grants@rotary.org
  └── Submittable फ़ाइल संख्या आवंटित

चरण 4 — TRF प्रसंस्करण (D+10 से D+28)
  TRF करता है।
  └── आवेदन मूल्यांकन (सामान्यतः 2-4 सप्ताह)
  └── अतिरिक्त जानकारी के लिए संभावित अनुरोध
  └── निर्णय और ईमेल द्वारा अधिसूचना

चरण 5 — प्राप्ति और कार्यान्वयन
  आप और जिला करते हैं।
  └── निधियाँ जिले के USD खाते में अंतरित
  └── जिला अनुमोदित योजना के अनुसार आपको निधियाँ आवंटित करता है
  └── आप ज़मीन पर कार्यान्वयन करते हैं
  └── आप प्रत्येक व्यय का प्रलेखन करते हैं (अनिवार्य रसीदें)

चरण 6 — संरक्षकता रिपोर्ट
  आप और जिला करते हैं।
  TRF आवश्यकता (DRG Terms & Conditions / T&C): निधि प्राप्ति के बाद
  कम से कम प्रत्येक 12 महीने में प्रगति रिपोर्ट, और समापन के 2 महीने
  के भीतर अंतिम रिपोर्ट। इस गाइड द्वारा अनुशंसित आंतरिक लय:
  └── आंतरिक पड़ाव: निधि प्राप्ति के 45 दिन (J+45) बाद
  └── आंतरिक पड़ाव: प्राप्ति के 6 महीने बाद
  └── अंतिम रिपोर्ट: परियोजना समापन पर

विशिष्ट समय-सीमाएँ¶

चरण	विशिष्ट समय-सीमा
फ़ाइल तैयारी (जिला + क्लब)	3-7 दिन
TRF प्रसंस्करण	2-4 सप्ताह
अनुमोदन के बाद निधियों का अंतरण	5-10 कार्यदिवस
निधि प्राप्ति तक कुल समय	पूर्ण प्रस्तुति के 2-4 सप्ताह बाद

तूफ़ानों के लिए पूर्व-आवेदन¶

जब प्रक्षेप-पथ पर्याप्त रूप से निश्चित हो, तो TRF किसी तूफ़ान के प्रभाव से पहले DRG की प्रस्तुति को प्राधिकृत करता है। यह एक अत्यधिक लाभ है।

अपेक्षित प्रभाव से 72-48 घंटे पहले तक प्रस्तुति संभव
आवश्यक औचित्य: NOAA/NHC प्रक्षेप-पथ ट्रैकिंग
अनुदान केवल प्रभाव की पुष्टि के बाद ही अनुमोदित होता है
परिणाम: मानक 2-4 सप्ताह के बजाय प्रभाव के 24-48 घंटे बाद निधियाँ उपलब्ध

स्रोत। प्रभाव-पूर्व प्रस्तुति द रोटरी फ़ाउंडेशन द्वारा प्रकाशित और my.rotary.org पर सुलभ Disaster Response Grant Terms and Conditions द्वारा शासित होती है। पात्रता, समय-सीमाएँ, और आवश्यक सहायक दस्तावेज़ उस दस्तावेज़ द्वारा निर्धारित किए जाते हैं, प्रोटोकॉल सक्रिय करने से पहले प्रभावी संस्करण सत्यापित करें, क्योंकि TRF इन शर्तों को समय-समय पर संशोधित करता है।

आपके क्लब के लिए कार्रवाई: यदि आप चक्रवात क्षेत्र में हैं, तो अपने DRFC से कहें कि वे जिले की स्थायी जानकारी (बैंक खाता, संपर्क, क्षेत्र विवरण) के साथ एक पूर्व-भरी DRG फ़ाइल तैयार करें। जब तूफ़ान निकट आए, तो केवल विशिष्ट डेटा भरना शेष रहता है।

DRG: पात्र और अपात्र व्यय¶

अपना बजट अनुमान जिले को प्रस्तुत करने से पहले, सत्यापित करें कि प्रत्येक व्यय मद पात्र है। अपात्र व्यय शामिल करने वाला बजट अनुदान में विलंब करता है या उसे अवरुद्ध करता है।

पात्र व्यय¶

श्रेणी	उदाहरण
पेयजल	बोतलबंद पानी की ख़रीद, शोधन प्रणालियाँ, कंटेनर, परिवहन
भोजन	गैर-नाशवान खाद्य पदार्थ, खाद्य किट, तैयारी और वितरण
अस्थायी आश्रय	तंबू, तिरपाल, अस्थायी सामग्री (यदि ShelterBox द्वारा आपूर्ति न हो)
स्वच्छता वस्तुएँ	स्वच्छता किट, साबुन, सैनिटरी उत्पाद
दवाएँ	चिकित्सा आपूर्ति, आपातकालीन दवाएँ, बुनियादी देखभाल
सफ़ाई और मलबा	मलबा हटाने के उपकरण, औज़ार, दस्ताने, जूते
परिवहन और रसद	सहायता वितरण से सीधे जुड़ा परिवहन
आपातकालीन संचार	रेडियो, संचार उपकरण
वस्त्र और कंबल	पीड़ितों के लिए मूलभूत आवश्यकता की वस्तुएँ

अपात्र व्यय¶

श्रेणी	क्यों	विकल्प
स्थायी पुनर्निर्माण	Global Grant के अंतर्गत आता है	पुनर्प्राप्ति चरण के लिए Global Grant की योजना बनाएँ
स्थायी वेतन	कोई कर्मचारी वित्तपोषण नहीं	रोटरी स्वयंसेवकों का उपयोग करें
ख़रीदे गए वाहन	टिकाऊ ख़रीद, आपातकाल नहीं	वाहनों का किराया (पात्र)
जिला प्रशासनिक लागत	DRG दायरे से बाहर	जिला परिचालन बजट
प्रत्यक्ष नकद दान	कोई अनुरेखणीयता नहीं	वस्तुओं की ख़रीद और वितरण

अस्वीकृति के 10 सबसे बार-बार होने वाले कारण¶

ये ग़लतियाँ टालने योग्य हैं। इनमें से प्रत्येक ने उन जिलों के लिए सप्ताहों की देरी, यहाँ तक कि अस्वीकृतियाँ भी पैदा की हैं जिन्हें निधियों की तत्काल आवश्यकता थी।

#	ग़लती	प्रभाव	आपका क्लब क्या कर सकता है
1	जिला योग्य नहीं	आवेदन का स्वचालित अवरोधन	आपदा मौसम से पहले DRFC के साथ सत्यापित करें कि योग्यता वर्तमान है
2	अपूर्ण प्रलेखन	पूर्ति हेतु वापसी, 2-3 सप्ताह की देरी	जिले को प्रदान करें: फ़ोटो, विस्तृत विवरण, लाभार्थी अनुमान
3	एकल-पंक्ति बजट	TRF मद-वार विवरण चाहता है	विभाजित करें: जल (X USD), भोजन (X USD), आश्रय (X USD), परिवहन (X USD)
4	ग़लत फ़ॉर्म	Global Grant के बजाय DRG, या इसके विपरीत	DRG = आपातकाल (0-6 महीने, अधिकतम 25,000 USD)। Global Grant = पुनर्प्राप्ति (6-24 महीने, 30,000+ USD)
5	बजट में अपात्र व्यय	अस्वीकृति या संशोधन का अनुरोध	अपना अनुमान अंतिम रूप देने से पहले ऊपर दी गई सूची देखें
6	जिले के बजाय क्लब द्वारा प्रस्तुति	व्यवस्थित अस्वीकृति	तुरंत अपने DRFC और DG से संपर्क करें। आप डेटा प्रदान करते हैं, वे प्रस्तुत करते हैं
7	पिछली संरक्षकता रिपोर्ट अतिदेय	किसी भी नए आवेदन को अवरुद्ध करती है	यदि आप जानते हैं कि पूर्व अनुदानों की रिपोर्ट अतिदेय हैं तो अपने DRFC को सचेत करें
8	कोई DG/DRFC सह-हस्ताक्षर नहीं	अपूर्ण फ़ाइल, अवरुद्ध	पहले घंटों से DG को सूचित करें ताकि वे उपलब्ध रहें
9	लाभार्थियों की संख्या अनुमानित नहीं	TRF लागत/लाभार्थी अनुपात का आकलन नहीं कर सकता	भले ही अनुमानित हो, क्षेत्र-डेटा के आधार पर एक आँकड़ा प्रदान करें
10	जिला USD बैंक खाता परिचालन योग्य नहीं	निधियों का अंतरण असंभव	जिला कोषाध्यक्ष के साथ सत्यापित करें कि खाता सक्रिय है

अनुशंसा: आपदा मौसम से पहले (अटलांटिक के लिए जून-नवंबर, भूकंपीय क्षेत्रों में पूरे वर्ष), अपने DRFC के साथ इन 10 बिंदुओं को सत्यापित करते हुए एक "पूर्व-मौसम जाँच" करें। एक तैयार जिला 48 घंटे में DRG प्रस्तुत करता है। एक अतैयार जिला 2-3 सप्ताह लेता है, और यह अंतर जीवन में मापा जाता है।

अन्य क्लबों से सहायता प्राप्त करना¶

जब आपदा आपकी क्षमता से अधिक हो जाती है, तो जिला अंतर-क्लब एकजुटता को सक्रिय करता है। तीन ठोस तंत्र।

आपातकालीन जुड़वाँकरण¶

जिला आपके प्रभावित क्लब को उसी जिले या पड़ोसी जिले के एक या कई अप्रभावित क्लबों के साथ जोड़ सकता है। जुड़वाँ क्लब प्रदान करता है: - निधियाँ (किसी बैठक में मतदान द्वारा एकमुश्त धन-संग्रह) - स्वयंसेवक (आपकी आवश्यकताओं के अनुसार आपके क्षेत्र में तैनात) - उपकरण (जनरेटर, पंप, औज़ार, संग्रहीत तंबू) - विशेषज्ञता (यदि आपके पास संरचनात्मक अभियंता या चिकित्सक की कमी है, तो किसी अन्य क्लब के पास हो सकता है)

इसे कैसे सक्रिय करें: जिला DRO से पूछें। वे आपकी सटीक आवश्यकताओं के साथ क्लबों को एक आह्वान प्रसारित करते हैं (कोई अस्पष्ट आह्वान नहीं, परिमाणित आवश्यकताएँ)।

अंतर-क्लब स्वयंसेवक¶

अन्य क्लबों के सदस्य आपके क्षेत्र में तैनात हो सकते हैं। इसके काम करने के लिए: - वे DRO के साथ पंजीकरण करते हैं (फ़्रीलांस मोड में नहीं) - आपका क्लब उन्हें एक स्वागत प्रबंधक और एक विशिष्ट कार्य सौंपता है - वे अपनी स्वयं की रसद लाते हैं (परिवहन, भोजन, यदि संभव हो तो आवास) - वे आपके समन्वय निर्देशों का पालन करते हैं, अपने नहीं

उपकरण संचय¶

एक ही जिले के कई क्लब आपातकालीन उपकरणों (तिरपाल, पंप, जनरेटर, स्वच्छता किट) का एक साझा भंडार बना सकते हैं। जिला सूची-सूचीकरण बनाए रखता है। किसी आपदा की स्थिति में, उपकरण प्रभावित क्षेत्र में पहुँचाए जाते हैं।

बदले में आपका क्लब क्या प्रदान कर सकता है: जब कोई अन्य क्लब प्रभावित होगा, तो आप ही स्वयंसेवक, उपकरण और निधियाँ भेजने वाले होंगे। यह नेटवर्क का सिद्धांत है: आप सामान्य समय में इसमें योगदान करते हैं, आप संकट के समय में इससे लेते हैं।

चेकलिस्ट: आपदा से पहले जिला संबंध तैयार करें¶

☐ DRO, DRFC और DG के व्यक्तिगत फ़ोन नंबर आपके फ़ोन में सहेजे गए
☐ आपदा प्रतिक्रिया पर प्रति वर्ष कम से कम एक जिला प्रशिक्षण में भागीदारी
☐ DDRF में वार्षिक योगदान (भले ही मामूली)
☐ पूर्व-भरी DRG फ़ाइल (स्थायी जिला जानकारी) आपातकालीन किट में संग्रहीत
☐ सदस्य कौशल की सूची जिला DRO को प्रेषित
☐ वार्षिक कॉल-डाउन सूची परीक्षण में भागीदारी
☐ सहायता प्रदान करने (या इसकी आवश्यकता) की संभावना वाले पड़ोसी क्लबों का ज्ञान