Capítulo 24, Documentar e prestar contas¶

Por que isso importa tanto quanto a própria ação¶

Você acaba de passar duas semanas distribuindo água, abrigando famílias e coordenando voluntários. Você está exausto. A última coisa que quer fazer é preencher formulários.

No entanto, este é o momento mais crítico para a documentação. Se você não documentar agora, três coisas acontecem: 1. Seu distrito perde sua qualificação junto à TRF e não poderá mais obter subsídios, para ninguém. 2. Seus doadores nunca saberão o que o dinheiro deles fez, e não doarão mais. 3. As lições aprendidas desaparecem com a memória dos participantes.

A documentação não é uma tarefa administrativa enfadonha. É a garantia de que seu próximo DRG será aprovado, de que seus próximos doadores confiarão em você e de que o próximo clube afetado se beneficiará da sua experiência.

Relatórios obrigatórios se você recebeu um DRG¶

Se o seu distrito obteve um Subsídio de Resposta a Desastres da TRF e o seu clube usou todos os fundos ou parte deles, três relatórios são obrigatórios. Perder esses prazos bloqueia imediatamente qualquer subsídio futuro para todo o distrito, não apenas para o seu clube.

Os 3 relatórios de prestação de contas¶

Relatório preliminar, 45 dias após o recebimento dos fundos¶

Elemento exigido	Detalhe
Confirmação de recebimento	Valor recebido, data de recebimento, número da conta
Primeiras despesas	Lista das despesas realizadas com comprovantes
Plano de execução atualizado	Ajustes em relação ao plano inicial (se necessário)
Beneficiários iniciais	Número de pessoas atendidas, perfil (famílias, crianças, idosos)
Dificuldades encontradas	Descrição honesta dos obstáculos e das soluções consideradas

O que o seu clube prepara para o DRFC: - Tabela de despesas até a data com digitalizações/fotos dos comprovantes - 5 a 10 fotos das ações realizadas (com legendas: o quê, onde, quando) - Número de beneficiários por categoria - Nota de 10 linhas sobre as dificuldades iniciais

Relatório intermediário, 6 meses após o recebimento dos fundos¶

Elemento exigido	Detalhe
Despesas acumuladas	Detalhamento por rubrica orçamentária, comparação plano vs. real
Beneficiários no meio do percurso	Números atualizados + fotos
Andamento do projeto	Situação em relação ao plano inicial
Comprovantes e documentos justificativos	100% das despesas justificadas até a data
Ajustes orçamentários	Qualquer alteração do orçamento aprovado exige pré-aprovação da TRF

O que o seu clube prepara para o DRFC: - Tabela financeira completa (receitas, despesas por rubrica, saldo) - Todos os comprovantes originais (digitalizações em alta resolução) - Fotos antes/depois, se pertinente - Lista de beneficiários (anonimizada se necessário, mas com contagens precisas) - Nota sobre os ajustes necessários

Relatório final, No encerramento do projeto¶

Elemento exigido	Detalhe
Demonstrativo financeiro completo	100% das despesas justificadas. Nem um centavo sem comprovante.
Lista completa de beneficiários	Com assinaturas, se possível
Avaliação de impacto	Quantitativa (quantas pessoas, quantos kits, quantos litros) E qualitativa (depoimentos, mudança observada)
Fotos antes/depois	Mínimo de 10 fotos documentando a mudança
Depoimentos	3 a 5 depoimentos de beneficiários
Lições aprendidas	O que funcionou, o que pode ser melhorado
Devolução de fundos	Se algum fundo não foi utilizado, deve ser devolvido à TRF

O que o seu clube prepara para o DRFC: - Arquivo financeiro completo com índice de comprovantes - Arquivo fotográfico organizado cronologicamente - Depoimentos por escrito (com o consentimento das pessoas) - Nota de avaliação de impacto (1 a 2 páginas) - Lista de lições aprendidas

Consequências do não cumprimento¶

Infração	Consequência imediata	Consequência de longo prazo
Relatório preliminar não submetido em D+45	Alerta da TRF, cobrança	Congelamento dos fundos restantes
Relatório intermediário não submetido em M+6	Congelamento de todos os fundos	Perda da qualificação do distrito
Relatório final não submetido	Bloqueio de todos os subsídios futuros do distrito	Exigência de devolução dos fundos
Despesas não justificadas	Pedido de documentos comprobatórios adicionais	Devolução exigida
Fundos desviados de sua finalidade	Suspensão imediata	Possível ação judicial

Isto não é teórico. Distritos perderam sua qualificação junto à TRF, e portanto o acesso a todos os subsídios, porque um clube deixou de submeter seu relatório final. O custo processual de pular essa etapa é concreto, não simbólico.

Relatórios para doações diretas (fora dos subsídios)¶

Se o seu clube recebeu doações diretas de pessoas físicas, empresas ou outros clubes (sem passar pela TRF), você não tem obrigação legal perante a TRF. Mas você tem uma obrigação moral e prática perante seus doadores.

O que você deve fornecer¶

Ação	Prazo	Conteúdo
Aviso de recebimento	48 horas após a doação	Confirmação do valor, agradecimento, compromisso de uso
Relatório financeiro aos doadores	30 dias após o fim da operação	Uso de cada dólar recebido: tabela de receitas/despesas
Carta de agradecimento personalizada	Junto com o relatório financeiro	Personalizada para doadores acima de 500 USD
Relatório de impacto	60 dias após o fim	Número de beneficiários, ações realizadas, fotos (com consentimento)
Recibo fiscal	Se aplicável conforme a legislação local	Valor, data, identidade do doador, número fiscal do clube

Modelo de relatório financeiro para doadores¶

RELATÓRIO FINANCEIRO — OPERAÇÃO [NOME]
Rotary Club de [cidade]
Período: de ___/___/______ a ___/___/______

RECEITAS
─────────────────────────────────────────
Doações de pessoas físicas          _____ USD
Doações de empresas                 _____ USD
Doações de outros clubes Rotary     _____ USD
Fundos próprios do clube            _____ USD
DRG TRF                             _____ USD
DDRF do distrito                    _____ USD
Outros                              _____ USD
─────────────────────────────────────────
TOTAL DE RECEITAS                   _____ USD

DESPESAS
─────────────────────────────────────────
Água potável                        _____ USD
Alimentos                           _____ USD
Abrigos temporários                 _____ USD
Itens de higiene                    _____ USD
Medicamentos                        _____ USD
Transporte e logística              _____ USD
Comunicação                         _____ USD
Outros (detalhar)                   _____ USD
─────────────────────────────────────────
TOTAL DE DESPESAS                   _____ USD

SALDO                               _____ USD
Destinação do saldo: ________________________________

BENEFICIÁRIOS
─────────────────────────────────────────
Pessoas diretamente atendidas       _____
Famílias atendidas                  _____
Refeições distribuídas              _____
Kits distribuídos                   _____
─────────────────────────────────────────

Certificado como exato por:
Presidente do clube: _________________ Data: ___/___/______
Tesoureiro: ________________________ Data: ___/___/______

Rotary Showcase: tornar sua ação visível¶

O Rotary Showcase é a plataforma global do RI para documentar e compartilhar projetos de clubes. Todo projeto de resposta ou recuperação deveria aparecer ali.

Por quê¶

Visibilidade global: outros clubes pelo mundo verão seu projeto e poderão se inspirar nele
Referência para subsídios futuros: quando você solicitar um Subsídio Global, a TRF verá que você tem um histórico de projetos documentados
Credibilidade: doadores, parceiros e mídia podem verificar o que o Rotary faz
Memória institucional: quando o presidente muda, o projeto permanece documentado

Como¶

Acesse my.rotary.org
Vá a Projects → Rotary Showcase
Clique em Add a Project
Preencha os campos:
Nome do projeto
Descrição (200 a 500 palavras)
Área de enfoque do Rotary
Zona geográfica
Número de beneficiários
Valor total
Parceiros
Fotos (mínimo de 3, máximo de 10)
Lições aprendidas
Publique

Quando: Assim que o projeto for encerrado, ou a cada marco importante nos projetos longos.

Prestação de contas financeira: as regras de ouro¶

Rastreabilidade total¶

Cada dólar recebido e cada dólar gasto deve ser rastreável. Nada de aproximações, nada de «despesas diversas», nada de despesas sem comprovante.

Sistema de arquivamento recomendado:

PASTA OPERAÇÃO [NOME]
├── 01-RECEITAS/
│   ├── Doacoes-pessoas-fisicas/
│   ├── Doacoes-empresas/
│   ├── Doacoes-clubes/
│   ├── DRG/
│   └── DDRF/
├── 02-DESPESAS/
│   ├── Agua/
│   ├── Alimentos/
│   ├── Abrigos/
│   ├── Higiene/
│   ├── Medicamentos/
│   ├── Transporte/
│   └── Outros/
├── 03-FOTOS/
│   ├── Antes/
│   ├── Durante/
│   └── Depois/
├── 04-BENEFICIARIOS/
│   ├── Listas/
│   └── Depoimentos/
├── 05-RELATORIOS/
│   ├── Relatorio-preliminar/
│   ├── Relatorio-intermediario/
│   └── Relatorio-final/
└── 06-COORDENACAO/
    ├── SITREP/
    ├── Atas-de-reuniao/
    └── Correspondencia-distrital/

7 regras de gestão financeira¶

Conta separada: Abra uma subconta ou linha contábil dedicada à operação de desastre. Não misture com a conta corrente do clube.
Dupla assinatura: Qualquer despesa acima de 500 USD exige duas assinaturas (presidente + tesoureiro, ou tesoureiro + coordenador de desastres).
Comprovantes sistemáticos: Nenhuma despesa sem comprovante. Fotografe cada comprovante no mesmo dia. Armazene na nuvem imediatamente.
Sem dinheiro em espécie acima de 200 USD: Privilegie transferências e cheques pela rastreabilidade. Se o dinheiro em espécie for o único meio (áreas isoladas), faça o fornecedor assinar um recibo.
Inventário dos itens distribuídos: Cada kit, cada lona, cada pacote de alimentos distribuído é anotado no registro de beneficiários com o nome (ou número) do beneficiário.
Relatório mensal ao tesoureiro: Mesmo no meio das operações, o coordenador de desastres faz uma prestação de contas financeira mensal com o tesoureiro do clube.
Arquivamento por 7 anos: Guarde todos os documentos financeiros por no mínimo 7 anos (exigência da TRF e exigência legal na maioria das jurisdições).

Checklist de documentação¶

Durante a operação (diariamente)¶

Fotos tiradas com legendas (o quê, onde, quando)
Comprovantes de despesa fotografados e armazenados na nuvem
Registro de beneficiários atualizado
SITREP enviado ao DRO do distrito

Após a operação¶

Relatório preliminar submetido (se DRG recebido, em D+45)
Relatório intermediário submetido (se DRG recebido, em M+6)
Relatório final submetido (se DRG recebido, no encerramento)
Relatório financeiro enviado aos doadores diretos
Cartas de agradecimento enviadas
Recibos fiscais emitidos (se aplicável)
Projeto documentado no Rotary Showcase
Todos os comprovantes arquivados (físico e digital)
Arquivo completo transmitido ao próximo presidente