Kapitel 24, Dokumentieren und Berichten¶

Warum es genauso wichtig ist wie das Handeln selbst¶

Sie haben gerade zwei Wochen damit verbracht, Wasser zu verteilen, Familien unterzubringen und Freiwillige zu koordinieren. Sie sind erschöpft. Das Letzte, was Sie tun möchten, ist, Formulare auszufüllen.

Doch dies ist der kritischste Moment für die Dokumentation. Wenn Sie jetzt nicht dokumentieren, geschehen drei Dinge: 1. Ihr Distrikt verliert seine TRF-Qualifizierung und kann keine Förderungen mehr erhalten, für niemanden. 2. Ihre Spender werden nie erfahren, was ihr Geld bewirkt hat, und werden nicht mehr geben. 3. Die gewonnenen Erkenntnisse verschwinden mit dem Gedächtnis der Beteiligten.

Dokumentation ist keine Verwaltungsplackerei. Sie ist die Garantie, dass Ihr nächster DRG genehmigt wird, dass Ihre nächsten Spender Ihnen vertrauen und dass der nächste betroffene Club von Ihrer Erfahrung profitiert.

Verpflichtende Berichte, wenn Sie einen DRG erhalten haben¶

Wenn Ihr Distrikt einen Disaster Response Grant der TRF erhalten hat und Ihr Club alle oder einen Teil der Mittel verwendet hat, ist die Berichtsdisziplin nicht verhandelbar. Die offizielle Anforderung der Terms & Conditions der TRF: ein Zwischenbericht mindestens alle 12 Monate nach Erhalt der Mittel und ein Abschlussbericht innerhalb von 2 Monaten nach Projektabschluss. Dieser Leitfaden empfiehlt zusätzlich einen engeren internen Rhythmus — T+45, 6 Monate, Abschluss — der garantiert, dass Sie nie von der offiziellen Frist überrascht werden. Die Nichteinhaltung der TRF-Fristen blockiert jeden künftigen Zuschuss für den gesamten Distrikt, nicht nur für Ihren Club. Prüfen Sie die geltende Fassung der T&C auf my.rotary.org.

Die 3 Verwendungsnachweise¶

Zwischenstand bei T+45 (von diesem Leitfaden empfohlener interner Rhythmus)¶

Erforderliches Element	Detail
Bestätigung des Erhalts	Erhaltener Betrag, Eingangsdatum, Kontonummer
Erste Ausgaben	Liste der getätigten Ausgaben mit Belegen
Aktualisierter Umsetzungsplan	Anpassungen gegenüber dem ursprünglichen Plan (falls nötig)
Erste Begünstigte	Zahl der unterstützten Personen, Profil (Familien, Kinder, ältere Menschen)
Aufgetretene Schwierigkeiten	Ehrliche Beschreibung der Hindernisse und der erwogenen Lösungen

Was Ihr Club für den DRFC vorbereitet: - Ausgabentabelle bis dato mit Scans/Fotos der Belege - 5-10 Fotos der durchgeführten Aktionen (mit Bildunterschriften: was, wo, wann) - Zahl der Begünstigten nach Kategorie - 10-zeilige Notiz zu den anfänglichen Schwierigkeiten

TRF-Zwischenbericht, spätestens 12 Monate nach Erhalt (empfohlen: bereits ab 6 Monaten)¶

Erforderliches Element	Detail
Kumulierte Ausgaben	Aufschlüsselung nach Budgetposten, Vergleich Plan vs. Ist
Begünstigte zur Halbzeit	Aktualisierte Zahlen + Fotos
Projektfortschritt	Stand gegenüber dem ursprünglichen Plan
Belege und Nachweise	100 % der Ausgaben bis dato belegt
Budgetanpassungen	Jede Änderung gegenüber dem genehmigten Budget bedarf der vorherigen Zustimmung von TRF

Was Ihr Club für den DRFC vorbereitet: - Vollständige Finanztabelle (Einnahmen, Ausgaben nach Posten, Saldo) - Alle Originalbelege (hochauflösende Scans) - Vorher/Nachher-Fotos, falls relevant - Begünstigtenliste (anonymisiert falls nötig, aber mit genauen Zählungen) - Notiz zu den notwendigen Anpassungen

TRF-Abschlussbericht, innerhalb von 2 Monaten nach Projektabschluss¶

Erforderliches Element	Detail
Vollständige Finanzaufstellung	100 % der Ausgaben belegt. Kein einziger Cent ohne Beleg.
Vollständige Begünstigtenliste	Möglichst mit Unterschriften
Wirkungsevaluierung	Quantitativ (wie viele Menschen, wie viele Sets, wie viele Liter) UND qualitativ (Zeugnisse, beobachtete Veränderung)
Vorher/Nachher-Fotos	Mindestens 10 Fotos, die die Veränderung dokumentieren
Zeugnisse	3-5 Zeugnisse von Begünstigten
Gewonnene Erkenntnisse	Was funktioniert hat, was verbessert werden kann
Rückgabe von Mitteln	Falls Mittel nicht verwendet wurden, müssen sie an TRF zurückgegeben werden

Was Ihr Club für den DRFC vorbereitet: - Vollständige Finanzakte mit Belegverzeichnis - Chronologisch geordnete Fotoakte - Schriftliche Zeugnisse (mit Einwilligung der betreffenden Personen) - Notiz zur Wirkungsevaluierung (1-2 Seiten) - Liste der gewonnenen Erkenntnisse

Folgen der Nichtbeachtung¶

Verstoß	Sofortige Folge	Langfristige Folge
Zwischenstand T+45 nicht eingehalten (interner Rhythmus)	Nachfrage des DRFC, Verlust des Überblicks über die Mittel	Risiko, die TRF-Frist zu verpassen
TRF-Zwischenbericht nicht eingereicht (12 Monate)	Einfrieren aller Mittel	Verlust der Distrikt-Qualifikation
Abschlussbericht nicht eingereicht	Blockierung aller künftigen Distriktförderungen	Rückzahlungsforderung
Nicht belegte Ausgaben	Aufforderung zur Vorlage zusätzlicher Nachweise	Rückzahlung erforderlich
Zweckentfremdete Mittel	Sofortige Aussetzung	Mögliche Strafverfolgung

Das ist nicht theoretisch. Distrikte haben ihre TRF-Qualifizierung verloren, und damit den Zugang zu allen Förderungen, weil ein Club seinen Abschlussbericht nicht eingereicht hat. Die verfahrenstechnischen Kosten, diesen Schritt zu überspringen, sind konkret, nicht symbolisch.

Berichte für Direktspenden (außerhalb von Förderungen)¶

Wenn Ihr Club Direktspenden von Einzelpersonen, Unternehmen oder anderen Clubs erhalten hat (ohne über TRF zu gehen), haben Sie keine rechtliche Verpflichtung gegenüber TRF. Aber Sie haben eine moralische und praktische Verpflichtung gegenüber Ihren Spendern.

Was Sie liefern müssen¶

Aktion	Frist	Inhalt
Empfangsbestätigung	48 Stunden nach der Spende	Bestätigung des Betrags, Dank, Verwendungszusage
Finanzbericht an die Spender	30 Tage nach Ende des Einsatzes	Verwendung jedes erhaltenen Dollars: Einnahmen-/Ausgabentabelle
Personalisiertes Dankschreiben	Mit dem Finanzbericht	Personalisiert für Spender über 500 USD
Wirkungsbericht	60 Tage nach Ende	Zahl der Begünstigten, durchgeführte Aktionen, Fotos (mit Einwilligung)
Spendenquittung	Falls nach lokalem Recht zutreffend	Betrag, Datum, Identität des Spenders, Steuernummer des Clubs

Vorlage für den Finanzbericht an die Spender¶

FINANZBERICHT — EINSATZ [NAME]
Rotary Club [Stadt]
Zeitraum: vom ___/___/______ bis ___/___/______

EINNAHMEN
─────────────────────────────────────────
Spenden von Einzelpersonen          _____ USD
Unternehmensspenden                 _____ USD
Spenden anderer Rotary Clubs        _____ USD
Eigene Mittel des Clubs             _____ USD
DRG TRF                             _____ USD
DDRF des Distrikts                  _____ USD
Sonstiges                           _____ USD
─────────────────────────────────────────
EINNAHMEN GESAMT                    _____ USD

AUSGABEN
─────────────────────────────────────────
Trinkwasser                         _____ USD
Lebensmittel                        _____ USD
Notunterkünfte                      _____ USD
Hygieneartikel                      _____ USD
Medikamente                         _____ USD
Transport und Logistik              _____ USD
Kommunikation                       _____ USD
Sonstiges (Aufschlüsselung)         _____ USD
─────────────────────────────────────────
AUSGABEN GESAMT                     _____ USD

SALDO                               _____ USD
Verwendung des Saldos: ________________________________

BEGÜNSTIGTE
─────────────────────────────────────────
Direkt unterstützte Personen        _____
Versorgte Familien                  _____
Verteilte Mahlzeiten                _____
Verteilte Sets                      _____
─────────────────────────────────────────

Als richtig bescheinigt von:
Clubpräsident: _________________ Datum: ___/___/______
Schatzmeister: ____________________ Datum: ___/___/______

Service Project Center: Ihr Handeln sichtbar machen¶

Das Service Project Center (spc.rotary.org) ist die globale RI-Plattform zur Dokumentation und zum Teilen von Clubprojekten — es ersetzt Rotary Showcase seit August 2024. Jedes Einsatz- oder Wiederaufbauprojekt sollte dort erscheinen.

Warum¶

Globale Sichtbarkeit: andere Clubs auf der ganzen Welt werden Ihr Projekt sehen und sich davon inspirieren lassen können
Referenz für künftige Förderungen: wenn Sie einen Global Grant beantragen, wird TRF sehen, dass Sie eine Historie dokumentierter Projekte haben
Glaubwürdigkeit: Spender, Partner und Medien können überprüfen, was Rotary tut
Institutionelles Gedächtnis: wenn der Präsident wechselt, bleibt das Projekt dokumentiert

Wie¶

Rufen Sie spc.rotary.org auf (Anmeldung mit Ihrem My-Rotary-Konto)
Öffnen Sie das Service Project Center
Auf Add a Project klicken
Die Felder ausfüllen:
Projektname
Beschreibung (200-500 Wörter)
Rotary-Schwerpunktbereich
Geografisches Gebiet
Zahl der Begünstigten
Gesamtbetrag
Partner
Fotos (mindestens 3, höchstens 10)
Gewonnene Erkenntnisse
Veröffentlichen

Wann: Sobald das Projekt abgeschlossen ist, oder bei jedem wichtigen Meilenstein bei langen Projekten.

Finanzielle Rechenschaft: die goldenen Regeln¶

Vollständige Nachvollziehbarkeit¶

Jeder erhaltene Dollar und jeder ausgegebene Dollar muss nachvollziehbar sein. Keine Näherungen, keine „verschiedenen Gebühren", keine Ausgaben ohne Belege.

Empfohlenes Ablagesystem:

ORDNER EINSATZ [NAME]
├── 01-EINNAHMEN/
│   ├── Spenden-Einzelpersonen/
│   ├── Unternehmensspenden/
│   ├── Clubspenden/
│   ├── DRG/
│   └── DDRF/
├── 02-AUSGABEN/
│   ├── Wasser/
│   ├── Lebensmittel/
│   ├── Unterkünfte/
│   ├── Hygiene/
│   ├── Medikamente/
│   ├── Transport/
│   └── Sonstiges/
├── 03-FOTOS/
│   ├── Vorher/
│   ├── Während/
│   └── Nachher/
├── 04-BEGÜNSTIGTE/
│   ├── Listen/
│   └── Zeugnisse/
├── 05-BERICHTE/
│   ├── Vorlaeufiger-Bericht/
│   ├── Zwischenbericht/
│   └── Abschlussbericht/
└── 06-KOORDINATION/
    ├── SITREP/
    ├── Sitzungsprotokolle/
    └── Distrikt-Korrespondenz/

7 Regeln des Finanzmanagements¶

Getrenntes Konto: Eröffnen Sie ein Unterkonto oder eine eigene Buchungslinie für den Katastropheneinsatz. Vermischen Sie es nicht mit dem laufenden Konto des Clubs.
Doppelte Unterschrift: Jede Ausgabe über 500 USD erfordert zwei Unterschriften (Präsident + Schatzmeister oder Schatzmeister + Katastrophenkoordinator).
Systematische Belege: Keine Ausgabe ohne Beleg. Fotografieren Sie jeden Beleg am selben Tag. Speichern Sie sofort in der Cloud.
Kein Bargeld über 200 USD: Bevorzugen Sie Überweisungen und Schecks zur Nachvollziehbarkeit. Wenn Bargeld das einzige Mittel ist (abgelegene Gebiete), lassen Sie den Lieferanten einen Beleg unterzeichnen.
Inventar der verteilten Artikel: Jedes Set, jede Plane, jedes verteilte Lebensmittelpaket wird im Begünstigtenregister mit dem Namen (oder der Nummer) des Begünstigten vermerkt.
Monatlicher Bericht an den Schatzmeister: Selbst mitten im Einsatz hält der Katastrophenkoordinator eine monatliche finanzielle Abstimmung mit dem Clubschatzmeister.
7-jährige Archivierung: Bewahren Sie alle Finanzdokumente mindestens 7 Jahre auf (TRF-Anforderung und gesetzliche Anforderung in den meisten Rechtsordnungen).

Dokumentations-Checkliste¶

Während des Einsatzes (täglich)¶

Fotos mit Bildunterschriften aufgenommen (was, wo, wann)
Ausgabenbelege fotografiert und in der Cloud gespeichert
Begünstigtenregister aktualisiert
SITREP an den DRO des Distrikts gesendet

Nach dem Einsatz¶

DRG-Berichte aktuell (TRF-Zwischenbericht ≤ 12 Monate, Abschluss ≤ 2 Monate nach Abschluss; interner Zwischenstand T+45 empfohlen)
Finanzbericht an die Direktspender gesendet
Dankschreiben gesendet
Spendenquittungen ausgestellt (falls zutreffend)
Projekt im Service Project Center dokumentiert
Alle Belege archiviert (physisch und digital)
Vollständige Akte an den nächsten Präsidenten übergeben