Bölüm 7, Kulübün sermayesinin envanterini çıkarmak¶

Üç sermaye, tek envanter¶

30 üyeli bir Rotary Kulübü, 30 gönüllü değildir. Her biri kişisel ve mesleki bir iletişim ağına, uzmanlaşmış yetkinliklere ve maddi kaynaklara sahip 30 profesyoneldir. Bir üyenin nakliye şirketi, kullanıma hazır üç kamyon demektir. Bir diğerinin muayenehanesi, bir tıbbi malzeme kaynağı demektir. Üçüncüsünün restoranı, hâlihazırda donatılmış bir toplu mutfak demektir.

Bir kulübün afetteki gücü, üye sayısıyla değil, bu üyelerin harekete geçirebileceklerinin çıkardığı envanterin niteliğiyle ölçülür.

Bu envanter üç sermayeyi kapsar: - İnsan sermayesi: yetkinlikler, diller, müsaitlik - Maddi sermaye: ekipman, araçlar, mekanlar, stoklar - İlişkisel sermaye: üyelikler, mesleki ağlar, kurumsal bağlantılar

Bu envanteri oluşturmak ve güncellemekten Afet Koordinatörü sorumludur. Sıklık: en az yıllık, Rotary yılının başında (Temmuz-Eylül).

İnsan sermayesi: üyelerinizin yetkinlikleri¶

Yetkinlik envanteri tablosu¶

Her üye bir föy doldurur. Koordinatör her şeyi ortak bir elektronik tabloda + lamine bir kağıt kopyada toplar.

Alan	Örnek
Tam ad	Dr. Marie DUPONT
Ana meslek	Pratisyen hekim
Birincil afet yetkinliği	Triyaj, acil bakım, sağlık değerlendirmesi
İkincil afet yetkinliği	İlk yardım eğitimi, PFA
Özel eğitimler	PSC1 (2024), Kızılhaç PFA (2025), GMS (2025)
Konuşulan diller	Fransızca (ana dil), İngilizce (akıcı), Arapça (günlük konuşma)
Krizde tahmini müsaitlik	D+0 ile D+3 arası: %100 / D+4 ile D+14 arası: %50 (muayenehaneyi açık tutmak için)
Kısıtlamalar	Azalmış hareket kabiliyeti (diz), engebeli arazi yok

Özet tablo şablonu (kısım)¶

Üye	Meslek	Afet yetkinliği	Diller	Müsaitlik D+0
Martin, J.	İnşaat işletmesi sahibi	Lojistik, enkaz kaldırma, bina değerlendirmesi	FR, EN	Anında
Dupont, M.	Doktor	Triyaj, bakım	FR, EN, AR	Anında
Leroy, P.	Avukat	Sigorta, afetzedelerin hakları	FR, EN	H+6
Chen, L.	Restoran işletmecisi	Toplu mutfak, gıda hijyeni	FR, ZH, EN	Anında
Konaté, A.	Telekom mühendisi	İletişim, BT sistemleri	FR, WO, EN	H+4
Moreau, S.	Yeminli mali müşavir	Muhasebe, TRF gözetimi	FR	H+12
Petit, F.	Çiftçi	Ağır araçlar, arazi, depolama	FR	Anında
Da Silva, R.	Eczacı	İlaç yönetimi, sağlık tavsiyesi	FR, PT, EN	H+2
Berger, C.	Gazeteci	Kriz iletişimi, medya	FR, EN, ES	Anında
Nakamura, H.	Mimar	Hasar değerlendirmesi, yeniden yapım planları	FR, JA, EN	H+6

Üyelerin mesleki ağları¶

Rotary'yi diğer tüm gönüllü kuruluşlardan ayıran nokta işte burasıdır. Üyeleriniz yalnız gelmez; ağlarıyla birlikte gelir.

Üye	Harekete geçirilebilir mesleki ağ	Potansiyel kaynak
Martin, J. (İnşaat)	Malzeme tedarikçileri, taşeronlar, ağır ekipman operatörleri	Brandalar, ahşap, nitelikli işgücü, makine
Chen, L. (Restoran)	Gıda tedarikçileri, toptancılar, HACCP ağı	Toplu gıda, mutfak ekipmanı
Petit, F. (Tarım)	Tarım kooperatifi, nakliyeciler, soğuk hava depoları	Kamyonlar, soğutmalı depolar, gıda
Da Silva, R. (Eczane)	İlaç toptancıları, eczane ağı	Acil ilaçlar, tıbbi malzemeler
Leroy, P. (Avukat)	Baro ağı, noterler, sigortacılar	Gönüllü (pro bono) hukuki yardım, sigorta uzmanlığı

Somut eylem: Yıllık envanter sırasında her üyeye şunu sorun: "Afet yarın olsa, kaynak elde etmek için bir saat içinde hangi mesleki bağlantıları arayabilirsiniz?" İsimleri, numaraları, erişilebilir kaynakları not edin. Bu ikinci halka bağlantılar, kulübün kapasitesini 5 ya da 10 katına çıkarır.

Maddi sermaye: üyelerinizin sahip oldukları¶

Maddi envanter, üyelerin kişisel olarak ve işletmeleri aracılığıyla sağlayabileceklerini kapsar. Bu ayrım önemlidir: bir üye kişisel arabasını anında sunabilir; şirket kamyonu ise bir ortağın onayını gerektirebilir.

Örnek envanter¶

Araçlar¶

Sahibi	Araç türü	Kapasite	Kişisel/İşletme	Müsaitlik
Martin, J.	Kamyon 3,5 T	3 ton	İşletme	Ortak onayı gerekli
Martin, J.	Ticari van	1,2 T	İşletme	Anında
Petit, F.	Traktör + römork	5 ton	Kişisel	Anında
Petit, F.	4×4 pikap	5 yolcu + 500 kg	Kişisel	Anında
Konaté, A.	Sedan	4 yolcu	Kişisel	Anında

Jeneratörler ve enerji¶

Sahibi	Ekipman	Güç	Yakıt	Müsaitlik
Martin, J.	Taşınabilir jeneratör	5 kW	Benzin	İşletme, onay gerekli
Petit, F.	Çiftlik jeneratörü	12 kW	Dizel	Anında
Rotary Kulübü	Güneş enerjili şarj ünitesi	100 W	Güneş	Kulüp mekanında

Mekanlar ve alanlar¶

Sahibi	Mekan türü	Alan	Barındırma kapasitesi	Ekipman
Chen, L.	Restoran	120 m²	80 kişi	Donanımlı mutfak, su, elektrik, otopark
Martin, J.	İnşaat deposu	300 m²	Yalnızca depolama	Kamyon erişimli, güvenli
Rotary Kulübü	Toplantı odası	60 m²	40 kişi	WiFi, tuvaletler, projektör
Moreau, S.	Garaj/atölye	80 m²	Depolama	Elektrik, araç erişimi
Berger, C.	Ofis	40 m²	10 kişi	Yüksek hızlı WiFi, yazıcı

Uzmanlık ekipmanı¶

Kategori	Ekipman	Sahibi	Miktar
İnşaat	Zincirli testere	Petit, F.	2
İnşaat	Matkap, vidalama makinesi, daire testere	Martin, J.	Tam takım
İnşaat	Merdiven (sürgülü, 3-6 m)	Martin, J.	2
İnşaat	Hava kompresörü	Martin, J.	1 (şantiye)
Su	Dalgıç su pompası	Petit, F.	1
Su	Saha su filtresi	Rotary Kulübü	1 (DRC kiti)
Su	Mobil arıtma istasyonu	Ortak kullanıma (bölge / WASH-RAG)	Harekete geçirilecek
Su	Şişme bot / hafif tekne (sel bölgeleri)	Petit, F.	1
İletişim	PMR446 telsizler	Rotary Kulübü	4
İletişim	Iridium uydu telefonu	Konaté, A.	1 (mesleki)
İletişim	Uydu internet terminali (Starlink Mini)	Konaté, A.	1 (harekete geçirilecek)
Tıbbi	Defibrilatör (AED)	Dr. Dupont	1 (muayenehane)
Tıbbi	Tam ilk yardım kitleri	Rotary Kulübü	3
Tıbbi	Katlanır sedye	Rotary Kulübü	1
Güvenlik	Karbon monoksit (CO) dedektörü	Rotary Kulübü	2
Mutfak	Endüstriyel gaz ocakları	Chen, L.	4 (restoran)
Mutfak	50 L tencereler	Chen, L.	3 (restoran)
Barınak	4 kişilik çadırlar	Petit, F.	2
Barınak	6×4 m brandalar	Martin, J.	10 (işletme)
Aydınlatma	LED zemin lambaları	Martin, J.	2 (inşaat)

Envanter formatı¶

Zorunlu ikili format: - Dijital: Koordinatör, Başkan ve 3 DRC komite üyesiyle paylaşılan elektronik tablo (Excel/Google Sheets). Parola korumalı (kişisel bilgi içerir). - Kağıt: Basılı, lamine sürüm; Koordinatörün evinde VE kulüp mekanında saklanır. Bu sürüm kişisel adres içermez; yalnızca isimler, yetkinlikler, telefonlar ve kaynaklar.

İlişkisel sermaye: çapraz üyelikler¶

Rotaryenler bir Rotary balonu içinde yaşamazlar. Çoğu başka kuruluşlarda aktiftir, görev üstlenir ya da tamamlayıcı ağlara mensuptur. Bu çapraz üyelikler, haberdar olmanız koşuluyla, önemli bir varlıktır.

Çapraz üyelikler tablosu¶

Üye	Dış üyelik	Rol/Rütbe	Afette kaynak
Martin, J.	Gönüllü itfaiyeciler	Çavuş	İtfaiye ağlarına erişim, kurtarma eğitimi, ekipman
Leroy, P.	Belediye Meclisi	Belediye Başkan Yardımcısı	Belediyeye doğrudan erişim, acil durum kararları
Dupont, M.	Kızılhaç	Eğitimli gönüllü	Doğrudan Kızılhaç irtibatı, PFA eğitimi
Petit, F.	Askeri yedek	Yedek asker	Saha eğitimi, askeri lojistik ağı
Nakamura, H.	Lions Kulübü	Aktif üye	Hizmet kulüpleri arası koordinasyon, ortak kullanım
Berger, C.	Gazeteciler derneği	Yönetim kurulu üyesi	Medya ağı, hızlı bilgi yayılımı
Konaté, A.	Dini topluluk (cami)	Dayanışma koordinatörü	Toplumsal yardımlaşma ağı, barınma alanları
Moreau, S.	Ticaret Odası	Sayman	Yerel iş ağı, ekonomik acil durum fonu

Neden kritik: Gönüllü itfaiyeci olan Martin, bölgenin gönüllüleriniz için güvenli olup olmadığını 10 dakikada size söyleyebilir; resmi kanallardan saatlerce beklerdiniz. Belediye başkan yardımcısı olan Leroy, afetzedeleri barındırmak için spor salonunun açılmasını tek bir telefonla sağlayabilir. Bu köprüler sizin rekabet avantajınızdır.

İkili Rotary-STK üyeliği: irtibat rolünü resmileştirmek¶

Bir üye başka bir kuruluşta da (Kızılhaç, Lions, Sivil Savunma) aktifse, onu kulüp ile o kuruluş arasında resmi olarak irtibat görevlisi olarak belirleyin. Bu şu anlama gelir:

Krizde kulübün o kuruluşa ilk irtibat noktasıdırlar
Kulübü o kuruluşla koordinasyon toplantılarında temsil ederler
İki kuruluş arasındaki güncel iletişim bilgilerini korurlar
Kulübün katılması gereken tatbikat veya eğitimleri işaret ederler

İletişim zinciri listesi sistemi¶

İletişim zinciri listesi, ağlar tıkalı olsa bile her üyeye 30 dakikadan kısa sürede ulaşılmasını sağlayan mekanizmadır. İlke: her kişi 2-3 kişiyi arar, onların her biri 2-3 kişiyi arar ve bu böyle devam eder.

Arama ağacının mimarisi¶

AFET KOORDİNATÖRÜ
├── A Dalı Sorumlusu
│   ├── A-1 → 5 üyeyi arar
│   └── A-2 → 5 üyeyi arar
├── B Dalı Sorumlusu
│   ├── B-1 → 5 üyeyi arar
│   └── B-2 → 5 üyeyi arar
└── C Dalı Sorumlusu (>30 üyeyse)
    ├── C-1 → 5 üyeyi arar
    └── C-2 → 5 üyeyi arar

Sonuç: Koordinatör 2-3 arama yapar. 30 dakikada 30'dan fazla üyeye ulaşılır.

İşleyiş kuralları¶

Kural	Ayrıntı
Cevap yok	5 dakika arayla 3 deneme, sonra belirlenen yedeğe geçilir
Onay	Her daldaki son üye Koordinatöre bir SMS gönderir: "X dalı tamamlandı, [toplam] üzerinden [sayı] ulaşıldı"
Saatler	Hayati aciliyetler dışında 22.00 ile 06.00 arası arama yapılmaz
Mesaj	Tam olarak alındığı gibi iletilir; yorumlanmaz, eklenmez, üzerine söz söylenmez
Yedekler	Ağaçtaki her pozisyonun belirlenmiş bir yedeği vardır

Standartlaştırılmış arama metni¶

"Merhaba, ben [AD], [ŞEHİR] Rotary Kulübü.
 Afet uyarı mesajı.

 DURUM: [1-2 cümlelik özet].

 İSTENEN EYLEM: [üyenin yapması gereken].

 Aldığınızı teyit ediyor musunuz?

 Lütfen şimdi [AD 1]'i [NUMARA]'dan
 ve [AD 2]'yi [NUMARA]'dan arayın."

Zorunlu üç aylık test (ch00 ile uyumlu kadans)¶

İletişim zinciri listesi ancak test edilirse işe yarar. Yılda dört kez gerçek bir test düzenleyin:

Ay	Test türü	Yöntem
Eylül	Tam test	Ağacın gerçek aktivasyonu. Koordinatör tetikler, süre tutar ve aksaklıkları not eder.
Aralık	Kısmi test	Tek bir dalın SMS ile aktivasyonu.
Mart	Kısmi test	Başka bir dalın telefon araması ile aktivasyonu.
Haziran	Kısmi test	Son dalın WhatsApp ile aktivasyonu.

Performans göstergeleri:

Gösterge	Hedef
Üyelerin %80'ine ulaşma süresi	< 30 dakika
İlk aramada yanıt oranı	> %60
3 deneme + yedek sonrası yanıt oranı	> %90
Tespit edilen geçersiz numaralar	0 (aksi halde derhal güncelleyin)

İletişim zinciri listesi formatı¶

İletişim zinciri listesi iki sürümde bulunur:

Tam sürüm (dijital): - Elektronik tablo: ad, ağaçtaki rol, birincil telefon, ikincil telefon, e-posta, yetkinlikler, adres - Güvenli bulutta + USB bellekte yerel kopya olarak saklanır

Saha sürümü (kağıt): - Katlanır kart formatı (cüzdana sığar) - Yalnızca şunları içerir: ad, ağaçtaki pozisyon, birincil telefon, ikincil telefon - Lamine - Kulübün her üyesine dağıtılır - Evde VE ofiste saklanır

Hatırlatma: İletişim zinciri listesindeki geçersiz bir numara, bütün bir dalın kopması demektir. Üç aylık güncellemeler isteğe bağlı değildir.

Dış iletişim rehberi¶

Üyelerin ötesinde kulübün, afet durumunda ulaşılacak kişi ve kuruluşlardan oluşan bir dış iletişim rehberi olmalıdır. Bu rehber Afet Koordinatörünün sorumluluğundadır.

Yerel acil durum irtibatları¶

Kuruluş	Rol	Son doğrulama
İtfaiye	Tugay komutanı	//___
Acil Sağlık / Tıbbi acil	Tıbbi direktör	//___
Polis	Emniyet müdürü / Komiser	//___
Belediye, Kriz masası	Operasyon müdürü veya güvenlik sorumlusu	//___
Valilik, Sivil savunma	Acil hizmetler amiri	//___
Ana hastane	Acil servis direktörü	//___
Su idaresi	Nöbetçi acil hat	//___
Elektrik idaresi	Nöbetçi acil hat	//___
Doğalgaz idaresi	Nöbetçi acil hat	//___

İnsani yardım ve dernek irtibatları¶

Kuruluş	Harekete geçirilebilir kaynaklar	Son doğrulama
Kızılhaç / Kızılay	Barınaklar, ilk yardım, su	//___
Gıda yardımı derneği	Gıda yardımı, giysi	//___
Gıda Bankası	Gıda tedariki	//___
Kurtuluş Ordusu (Salvation Army)	Gıda, konaklama	//___
Diğer yerel STK 1		//___
Diğer yerel STK 2		//___

Rotary irtibatları¶

Rol	Ad	Doğrudan telefon	E-posta	Son doğrulama
Bölge Guvernörü				//___
DRO (District Disaster Relief Officer)				//___
DRFC (District Rotary Foundation Committee Chair)				//___
DNA-RAG bölgesel irtibatı				//___
ShelterBox, yerel irtibat				//___
En yakın kardeş kulüp				//___

Ekonomik irtibatlar¶

Aktör	Harekete geçirilebilir kaynaklar	Son doğrulama
Süpermarket / Büyük mağaza	Su, gıda, hijyen	//___
Nakliye şirketi	Kamyonlar, lojistik	//___
Akaryakıt istasyonu	Yakıt	//___
Eczane	İlaçlar	//___
Otel	Acil konaklama	//___
Matbaa	Formlar, afişler	//___

Medya irtibatları¶

Kuruluş	Tür	Son doğrulama
Yerel gazete	Basılı	//___
Yerel radyo	Radyo	//___
Yerel TV	Televizyon	//___
Ulusal basın muhabiri	Basın	//___

Güncelleme sıklığı: Acil durum irtibatları için üç ayda bir. Diğerleri için yıllık. "Son doğrulama" sütunu bir nedenle vardır: 12 aydır doğrulanmamış bir numara artık güvenilir değildir.

Dijital VE kağıt: her ikisi de vazgeçilmezdir¶

Bu noktanın altını ısrarla çizmek gerekir. Afette biri ya da diğeri çökecektir.

Neden dijital yeterli değildir¶

Senaryo	Sonuç
Uzun süreli elektrik kesintisi	WiFi yok, bulut erişimi yok, sınırlı telefon şarjı
Baz istasyonlarının yıkılması	4G/5G yok, mobil veri yok
Bulut sunucusuna ulaşılamaması	Google Drive, Dropbox internetsiz erişilemez
Kaybolan/hasar gören telefon	Tüm yerel veriler kaybolur

Neden kağıt yeterli değildir¶

Senaryo	Sonuç
Evin yıkılması veya erişilemez olması	Kağıt belgeler kaybolur
Sel	Kağıt belgeler zarar görür
Hızlı paylaşım ihtiyacı	Bir kağıt belgeyi 30 kişiye kopyalamak/göndermek imkansız
Güncellemeler	Kağıt gerçek zamanlı güncellenmez

Çözüm: sistematik ikili format¶

Belge	Dijital sürüm	Kağıt sürüm
İletişim zinciri listesi	Bulut + USB bellek + telefon	Lamine kart (her üye)
Kaynak envanteri	Paylaşımlı elektronik tablo (korumalı)	Lamine klasör (Koordinatör + kulüp mekanı)
Dış iletişim rehberi	Paylaşımlı elektronik tablo	Lamine föy (Koordinatör + Başkan)
Tam acil durum planı	Bulutta PDF + USB bellek	Kulüp mekanında + Koordinatörün evinde klasör
Operasyonel formlar	USB bellekte şablon dosyaları	Mekanda 50 önceden basılı kopya

Fiziksel dokümantasyon kiti¶

Afet Koordinatörü, güvenli bir yerde saklanan (kulüp mekanı + Koordinatörün evinde kopya) fiziksel bir acil durum klasörü tutar; içeriği:

Güncel iletişim zinciri listesi (lamine)
Üyelerin kaynak envanteri (özet)
Dış iletişim rehberi
Halefiyet planı
20 boş SITREP formu
20 boş hızlı değerlendirme formu
20 boş gönüllü kayıt formu
10 boş günlük mali takip föyü
10 kağıt acil durum mesaj föyü
Basılı yerel harita
Tüm dijital dosyaların olduğu USB bellek

Bu klasör her çeyreğin başında kontrol edilir ve güncellenir.

Yıllık envanter kontrol listesi¶

Her Rotary yılının Temmuz ile Eylül ayları arasında tamamlanacak:

Kulübünüzün sermayesi kasada değildir. Her hafta, masanın etrafındaki o odadadır. Bu envanter, salı öğle yemeğinde buluşan bir profesyoneller grubunu yapılandırılmış ve anında harekete geçirilebilir bir müdahale gücüne dönüştürür. Hazırlıklı bir kulüp ile olmayan arasındaki fark işte bu belgedir.