अध्याय 15, ज़मीन पर स्वयंसेवकों का नेतृत्व¶

भाग III, कार्रवाई: अपने स्वयं के साधनों से

आप जानते हैं कि टीमों का प्रबंधन कैसे किया जाता है। आपने यह अपनी कंपनियों, अपनी फ़र्मों, अपने अस्पतालों में किया है। परंतु किसी आपदा में स्वयंसेवकों का प्रबंधन कार्यालय के सहकर्मियों का प्रबंधन नहीं है। लोगों को वेतन नहीं मिलता। वे थके हुए हैं, कभी-कभी स्वयं पीड़ित। वे अच्छे इरादों और बिना किसी प्रशिक्षण के आते हैं। कुछ 12 घंटे टिकेंगे और रुकने की माँग करेंगे। अन्य 2 घंटे बाद टूट जाएँगे। और दर्जनों लोग जिन्हें आपने कभी नहीं देखा, स्वतःस्फूर्त रूप से आ जाएँगे।

यह अध्याय आपको नेतृत्व नहीं सिखाता, यह आपको किसी आपदा में स्वयंसेवक प्रबंधन की क्षेत्र-विशिष्टताएँ देता है। प्रक्रियाएँ, गैर-परक्राम्य बातें, नुक़सान।

गैर-परक्राम्य: पंजीकरण, ब्रीफ़िंग, उपकरण¶

इससे पहले कि कोई स्वयंसेवक ज़मीन पर किसी चीज़ को छुए, तीन चरण अनिवार्य हैं। अनुशंसित नहीं, अनिवार्य। कोई अपवाद नहीं, क्लब रोटेरियनों सहित।

1. पंजीकरण और नामांकन¶

प्रत्येक स्वयंसेवक को किसी भी तैनाती से पहले एक केंद्रीय रजिस्टर में दर्ज किया जाता है। कोई रजिस्टर नहीं, कोई ज़मीन नहीं।

पंजीकरण फ़ॉर्म, एकत्रित करने योग्य डेटा:

फ़ील्ड	अनिवार्य	क्यों
पूरा नाम	हाँ	पहचान, बीमा
फ़ोन नंबर	हाँ	आपातकालीन संचार
आपातकालीन संपर्क (नाम + फ़ोन)	हाँ	दुर्घटना की स्थिति में
रोटरी क्लब संबद्धता (या "असंबद्ध")	हाँ	अनुरेखणीयता, बीमा
विशिष्ट कौशल (चिकित्सा, निर्माण, खाना पकाना, HGV चालन, भाषाएँ)	हाँ	इष्टतम आवंटन
शारीरिक स्थिति (स्व-मूल्यांकन + सीमाएँ)	हाँ	सुरक्षा, अनुकूलित आवंटन
एलर्जी / वर्तमान चिकित्सा उपचार	हाँ	चिकित्सा सुरक्षा
उपलब्धता (दिन, घंटे)	हाँ	नियोजन
उपलब्ध वाहन (हाँ/नहीं, प्रकार)	अनुशंसित	रसद

प्रत्येक स्वयंसेवक को मिलता है: - एक विशिष्ट पहचान संख्या (प्रारूप: VOL-[वर्ष]-[क्रमिक संख्या], उदा., VOL-2026-001) - उनकी संख्या, नियत टीम और आपातकालीन नंबर के साथ एक लैमिनेटेड नाम बैज - इस बैज का आवंटन रजिस्टर में दर्ज किया जाता है

2. सुरक्षा ब्रीफ़िंग¶

सुरक्षा ब्रीफ़िंग किसी भी तैनाती से पहले अनिवार्य है। कोई अपवाद नहीं।

अवधि: प्रारंभिक ब्रीफ़िंग के लिए 45 मिनट। दैनिक अद्यतन के लिए 15 मिनट।

प्रारंभिक ब्रीफ़िंग की विषय-वस्तु:

ब्लॉक	अवधि	विषय-वस्तु
स्थिति	10 मिनट	घटना की प्रकृति, प्रभावित क्षेत्र, वर्तमान दशा, शेष जोखिम, मौसम
संगठन	5 मिनट	कमान की श्रृंखला, प्रमुख संपर्क, कौन क्या निर्णय लेता है
सुरक्षा	15 मिनट	निषिद्ध क्षेत्र (नक़्शे पर दिखाएँ), विशिष्ट ख़तरे, अनिवार्य PPE, दुर्घटना प्रक्रिया, निकासी प्रक्रिया, सभा स्थल, आपातकालीन नंबर, बडी नियम
आचरण	5 मिनट	पीड़ितों के प्रति सम्मान, बिना सहमति तस्वीरें नहीं, गोपनीयता, शराब नहीं
प्रश्न + हस्ताक्षर	10 मिनट	प्रत्येक स्वयंसेवक एक ब्रीफ़िंग प्रमाणन पर हस्ताक्षर करता है

ब्रीफ़िंग प्रमाणन में उल्लेख होना चाहिए: - "मैंने सुरक्षा निर्देश प्राप्त किए और समझे हैं" - "मैं समन्वयक द्वारा निर्धारित नियमों का पालन करने के लिए सहमत हूँ" - "मैं समझता हूँ कि यदि मैं इन नियमों का पालन नहीं करता तो मुझे ज़मीन से हटाया जा सकता है" - दिनांक, नाम, हस्ताक्षर

इन हस्ताक्षरित प्रमाणनों को रखें। ये दुर्घटना की स्थिति में आपकी क़ानूनी सुरक्षा हैं।

3. व्यक्तिगत उपकरण¶

संगठन (क्लब या जिला) द्वारा प्रदान किया गया:

उपकरण	उपयोग	अनिवार्य
उच्च-दृश्यता जैकेट (संभव हो तो रोटरी-पहचानित)	पहचान, सड़क सुरक्षा	हाँ
लैमिनेटेड नाम बैज	पहचान	हाँ
प्रबलित कार्य दस्ताने (सही आकार)	हाथ सुरक्षा	हाँ
FFP2 मास्क	मलबा हटाना, धूल	कार्य के अनुसार
सुरक्षा चश्मा	मलबा हटाना, काटना	कार्य के अनुसार
हेलमेट	अस्थिर संरचनाएँ	कार्य के अनुसार
सुरक्षा जूते या प्रबलित जूते	पैर सुरक्षा	कार्य के अनुसार

स्वयंसेवक द्वारा लाया जाना (सूची 48 घंटे पहले या पंजीकरण पर संप्रेषित करें):

मौसम और कार्य के अनुकूल कपड़े
मज़बूत बंद-पंजे के जूते (कोई चप्पल नहीं, यह अस्वीकृति का आधार है)
व्यक्तिगत पानी की बोतल (न्यूनतम 1.5 लीटर)
धूप से सुरक्षा (टोपी, क्रीम)
कार्य की अवधि के लिए व्यक्तिगत दवाएँ
चार्ज किया हुआ मोबाइल फ़ोन + पोर्टेबल चार्जर
पहचान-पत्र
कपड़े बदलने के लिए

बीमा और क़ानूनी दायित्व¶

यह वह विषय है जिसे हर कोई दुर्घटना होने तक भूल जाता है। और जब दुर्घटना होती है, तब बहुत देर हो चुकी होती है।

पहलू	आवश्यक कार्रवाई	ज़िम्मेदार	समय-सीमा
क्लब दायित्व बीमा	सत्यापित करें कि कवरेज में आपदा गतिविधियाँ शामिल हैं	Treasurer	आपदा से पहले
ग़ैर-रोटेरियन स्वयंसेवक	विशिष्ट अस्थायी बीमा सत्यापित करें या लें	Treasurer	पंजीकरण पर
उपयोग किए गए व्यक्तिगत वाहन	सत्यापित करें कि प्रत्येक वाहन पेशेवर/मानवीय उपयोग के लिए कवर है	प्रत्येक चालक	उपयोग से पहले
दायित्व छूट-पत्र	अंतर्निहित-जोखिम-स्वीकृति फ़ॉर्म पर हस्ताक्षर करवाएँ	समन्वयक	पंजीकरण पर
कार्यस्थल दुर्घटनाएँ	स्वयंसेवकों पर लागू स्थानीय क़ानून सत्यापित करें	सदस्य वकील	आपदा से पहले

स्वयंसेवक दायित्व पर क़ानून देश और अधिकार-क्षेत्र के अनुसार काफ़ी भिन्न होते हैं। अपने सदस्यों में से या अपने रोटरी नेटवर्क में एक वकील की पहचान करें। तैनाती से पहले उनसे परामर्श करें। यदि आपके क्लब के पास आपदा गतिविधियों के लिए कोई बीमा कवरेज नहीं है, तो इस समस्या को अभी ठीक करें, संकट के दौरान नहीं।

ग़ैर-रोटेरियन स्वयंसेवकों के लिए नागरिक दायित्व¶

एक ग़ैर-रोटेरियन स्वयंसेवक क्लब के वितरण बिंदु पर पैलेट उतारते समय घायल हो जाता है। कौन भुगतान करता है, और किसका नाम आता है?

अधिकांश अधिकार-क्षेत्रों में, एक अघोषित और बीमा-रहित स्वयंसेवक क्लब के नागरिक दायित्व को, और नाम से, कार्यरत president के दायित्व को संलग्न करता है। सद्भावना जोखिम को हस्तांतरित नहीं करती; लिखित कवरेज करता है। बाहरी सहायकों से जुड़े क्लब संचालन का यह सबसे अधिक अनदेखा किया जाने वाला जोखिम है।

ग़ैर-रोटेरियन स्वयंसेवकों के साथ किसी भी तैनाती से पहले सत्यापित करने योग्य तीन कार्रवाइयाँ:

क्लब की मानक पॉलिसी का दायरा पुष्टि करें। अपने बीमाकर्ता को कॉल करें और लिखित में पूछें कि क्या क्लब की नागरिक दायित्व पॉलिसी आपदा संचालन में भाग लेने वाले ग़ैर-सदस्य स्वयंसेवकों को कवर करती है, न कि केवल पंजीकृत रोटेरियनों को। कई मानक पॉलिसियाँ केवल सदस्यों को कवर करती हैं।
यदि मानक कवरेज अपर्याप्त है, तो संचालन के लिए समर्पित एक अस्थायी पॉलिसी लें। कई बाज़ारों में सामान्य लागत: कुछ हफ़्तों के कवरेज के लिए USD 100-300, संख्या और गतिविधियों के अनुसार। तीन बीमाकर्ताओं से पूछें; तात्कालिक निर्णय न लें।
प्रत्येक ग़ैर-रोटेरियन स्वयंसेवक से एक पंजीकरण फ़ॉर्म पर हस्ताक्षर करवाएँ जिसमें उनका नाम, उनके निकटतम-परिजन का संपर्क, नियत भूमिका, और एक-पंक्ति का यह कथन हो कि क्लब का बीमा संदर्भित पॉलिसी के तहत उनकी भागीदारी को कवर करता है। यह फ़ॉर्म पहले दिन से संचालन फ़ाइल में जाता है।

किसी स्वयंसेवक को कब स्वीकार न करें। यदि, जब तक कोई मदद के लिए आता है, ग़ैर-सदस्यों के लिए क्लब का कवरेज लिखित में पुष्ट नहीं है, तो सुरक्षित क़दम यह है कि कवरेज व्यवस्थित होने तक उनके एकीकरण को टाल दें। इस बीच संचालन को बीमित रोटेरियनों तक सीमित रखें। एक विलंबित तैनाती पुनर्प्राप्य है; कार्यरत president के विरुद्ध एक व्यक्तिगत मुक़दमा नहीं।

एक नमूना पंजीकरण फ़ॉर्म परिशिष्ट A में उपलब्ध है। उपयोग से पहले इसे अपने बीमाकर्ता की शब्दावली और स्थानीय क़ानून के अनुरूप अनुकूलित करें।

टीम संगठन: 5 टीमें, प्रति 12 पर 1 लीडर¶

परिचालन संरचना¶

GENERAL VOLUNTEER COORDINATOR
│
├── Team leader A — KITCHEN / FOOD
│   └── 8-12 स्वयंसेवक
│       (रसोइये, रसोई सहायक, सेवा)
│
├── Team leader B — DISTRIBUTION / POD
│   └── 8-12 स्वयंसेवक
│       (पंजीकरण, वितरण, भीड़ प्रबंधन)
│
├── Team leader C — DEBRIS REMOVAL / CLEANUP
│   └── 6-10 स्वयंसेवक
│       (शारीरिक कार्य, उपकरण, मलबा परिवहन)
│
├── Team leader D — LOGISTICS / TRANSPORT
│   └── 4-6 स्वयंसेवक
│       (ख़रीद, डिलीवरी, भंडारण, सूची)
│
└── Team leader E — RECEPTION / REGISTRATION
    └── 4-6 स्वयंसेवक
        (पीड़ितों का स्वागत, स्वतःस्फूर्त स्वयंसेवकों का स्वागत,
         पंजीकरण, दिशा-निर्देशन, बुनियादी मनोवैज्ञानिक समर्थन)

नियम: अधिकतम 10 से 12 स्वयंसेवकों के लिए 1 टीम लीडर (ICS / NIMS द्वारा अनुशंसित नियंत्रण-विस्तार 1:5 इष्टतम और 1:8 अधिकतम है; मानवीय क्षेत्र अभ्यास अधिक लचीला है)। 12 से आगे, पर्यवेक्षण असंभव हो जाता है, टीम को विभाजित करें। एक टीम लीडर जो 20 स्वयंसेवकों का पर्यवेक्षण करता है, वास्तव में किसी का पर्यवेक्षण नहीं करता।

टीम लीडर प्रोफ़ाइल¶

टीम लीडर आवश्यक रूप से तकनीकी रूप से सबसे अनुभवी नहीं होता। वह वह है जो: - स्पष्ट निर्देश देना जानता है - दबाव में शांत रहता है - सत्यापित करता है कि सुरक्षा निर्देशों का पालन हो रहा है - हर घंटे अपने स्वयंसेवकों को गिनता है - बिना देरी के समन्वयक को समस्याएँ बताता है - जानता है कि थकान या जोखिम की माँग होने पर रुकने को कैसे कहा जाए

7-दिवसीय घुमाव¶

घुमाव अनुसूची इस प्रकार डिज़ाइन की गई है कि प्रत्येक स्वयंसेवक को हर 5 दिनों में एक अनिवार्य विश्राम दिवस मिले। थकान प्राथमिक दुर्घटना कारक है।

दिन	समूह 1	समूह 2	समूह 3
सोमवार	रसोई + POD	मलबा हटाना	विश्राम
मंगलवार	मलबा हटाना	विश्राम	रसोई + POD
बुधवार	विश्राम	रसोई + POD	मलबा हटाना
गुरुवार	रसोई + POD	मलबा हटाना	विश्राम
शुक्रवार	मलबा हटाना	विश्राम	रसोई + POD
शनिवार	विश्राम	रसोई + POD	मलबा हटाना
रविवार	हल्का घुमाव, पुनर्प्राप्ति, साप्ताहिक ब्रीफ़िंग

रसद टीम स्वतंत्र रूप से घूमती है, रविवार को कम कर्मचारियों के साथ।

समय नियम¶

पैरामीटर	नियम	सहनशीलता
अधिकतम शिफ़्ट अवधि	8 घंटे	कोई नहीं, 8 घंटे, बस
अनिवार्य विराम	प्रत्येक 2 घंटे में 15 मिनट + 1 घंटा भोजन	कोई नहीं
दो शिफ़्टों के बीच न्यूनतम विश्राम	12 घंटे	कोई नहीं
अनिवार्य विश्राम दिवस	प्रति 5 कार्य दिवस में 1 दिन	कोई नहीं
अधिकतम सतत तैनाती अवधि	14 दिन	उससे आगे चिकित्सा मूल्यांकन आवश्यक

वह स्वयंसेवक जो अपने घंटों से आगे रुकने पर ज़ोर देता है, वह एक चेतावनी संकेत है, नायक नहीं। वे भावनात्मक अति-निवेश की ओर झुक रहे हैं। उन्हें ज़मीन से हटाएँ। धीरे परंतु दृढ़ता से।

स्वतःस्फूर्त स्वयंसेवकों का प्रबंधन: मुख्य चुनौती¶

प्रत्येक चर्चित आपदा के बाद, दर्जनों, कभी-कभी सैकड़ों लोग मदद के लिए स्वतःस्फूर्त रूप से आते हैं। यह अद्भुत है और यह एक समस्या है। अपर्यवेक्षित स्वतःस्फूर्त स्वयंसेवक एक बाधा बन जाते हैं: वे पहुँच-मार्गों को जाम कर देते हैं, पीड़ितों के लिए निर्धारित संसाधनों का उपयोग करते हैं, प्रशिक्षण के अभाव में घायल हो जाते हैं, और क़ानूनी दायित्व की समस्याएँ पैदा करते हैं।

आपका कार्य: इस ऊर्जा को दिशा दें, इसे दूर न धकेलें।

स्वयंसेवक स्वागत केंद्र (VRC)¶

कब सक्रिय करें: जैसे ही 10 से अधिक असंबद्ध स्वयंसेवक स्वतःस्फूर्त रूप से आएँ।

स्थान: परिचालन मुख्यालय और वितरण क्षेत्रों से अलग। स्वतःस्फूर्त स्वयंसेवकों को जारी संचालनों में हस्तक्षेप नहीं करना चाहिए।

आवश्यक उपकरण:

उपकरण	मात्रा	उपयोग
मेज़ और कुर्सियाँ	4 पंजीकरण स्टेशन	एक साथ पंजीकरण
पंजीकरण फ़ॉर्म	200 पूर्व-मुद्रित प्रतियाँ	नामांकन
दृश्य स्वागत संकेत	1 (न्यूनतम A0 प्रारूप)	"VOLUNTEER RECEPTION, पंजीकरण अनिवार्य"
स्वागत टीम के लिए जैकेट	4	कर्मचारी पहचान
उपलब्ध कार्यों का बोर्ड	1 (वास्तविक समय में अद्यतन)	पारदर्शी आवंटन
जल बिंदु और नाश्ता	स्थायी	आरामदायक प्रतीक्षा
बुनियादी PPE किट	दस्ताने, मास्क, जैकेट	न्यूनतम उपकरण

5-चरणीय स्वागत प्रक्रिया¶

चरण 1, स्वागत (2 मिनट) गर्मजोशी से स्वागत करें। व्यक्ति को उनके भाव के लिए धन्यवाद दें। प्रक्रिया समझाएँ: "आपकी सुरक्षा और हमारी प्रभावशीलता के लिए, हम प्रत्येक स्वयंसेवक का पंजीकरण करते हैं और तैनाती से पहले एक सुरक्षा ब्रीफ़िंग करते हैं। इसमें लगभग 30 मिनट लगते हैं।"

चरण 2, पंजीकरण (5 मिनट) मानक पंजीकरण फ़ॉर्म भरें (पिछला अनुभाग देखें)।

चरण 3, तीव्र मूल्यांकन (3 मिनट)

मानदंड	स्वीकार्य	अस्वीकार्य, कार्रवाई
शारीरिक स्थिति	अनुरोधित कार्य के लिए उपयुक्त	घायल, बीमार, नशे में → अस्वीकृति या पुनर्निर्देशन
उपकरण	बंद-पंजे के जूते, अनुकूलित कपड़े	चप्पल, अनुपयुक्त पहनावा → उपलब्ध हो तो PPE प्रदान करें, अन्यथा अनुकूलित कार्य
आयु	>= 16 (नाबालिग आवश्यक रूप से साथ में)	< 16 अकेला → अस्वीकृति
भावनात्मक स्थिति	स्थिर, काम के लिए तैयार	संकट में → मनोवैज्ञानिक समर्थन की ओर भेजें

चरण 4, सुरक्षा ब्रीफ़िंग (15 मिनट, 10-20 के समूह में) पूर्ण ब्रीफ़िंग का संक्षिप्त संस्करण। आवश्यक बिंदु: ख़तरे, निषिद्ध क्षेत्र, बडी नियम, आपातकालीन नंबर, समस्या की स्थिति में क्या करें।

चरण 5, आवंटन

घोषित कौशल	संभावित आवंटन	आवश्यक सत्यापन
कोई विशिष्ट कौशल नहीं	दान छँटाई, हल्की सफ़ाई, भोजन सेवा, हल्की हैंडलिंग	नहीं
खाना पकाना	सामुदायिक रसोई (सहायक के रूप में)	1-घंटे का अवलोकन
भवन / निर्माण	मलबा हटाना, तिरपाल लगाना, हल्की मरम्मत	हाँ, सत्यापन योग्य डिग्री या अनुभव
चिकित्सा	प्राथमिक चिकित्सा चौकी	हाँ, डिग्री अनिवार्य
HGV चालन	रसद परिवहन	हाँ, सत्यापित लाइसेंस
विदेशी भाषाएँ	स्वागत, लाभार्थी पंजीकरण, अनुवाद	नहीं
लेखांकन / प्रशासन	वित्तीय प्रबंधन, डेटा प्रविष्टि, रजिस्टर	नहीं
संचार / पत्रकारिता	प्रलेखन, लेखन, सोशल मीडिया	प्रवक्ता द्वारा सत्यापन

किसी अनुपयुक्त स्वयंसेवक को चतुराई से पुनर्निर्देशित करना¶

कूटनीति आवश्यक है। आने वाले प्रत्येक व्यक्ति ने आने का प्रयास किया है। उन्हें बेरुख़ी से अस्वीकार करना निर्दयी और प्रतिकूल है, यह व्यक्ति अपने अनुभव के बारे में बात करेगा, और आपकी प्रतिष्ठा दाँव पर है।

स्थिति	अनुशंसित प्रतिक्रिया
ख़राब शारीरिक स्थिति	"हमारे पास ऐसे कार्य हैं जिनमें शारीरिक प्रयास की आवश्यकता नहीं होती: फ़ोन कॉल, डेटा प्रविष्टि, दान छँटाई। अन्यथा, एक वित्तीय दान आपकी उपस्थिति जितना ही मूल्यवान है।"
नशे की स्थिति	"सुरक्षा कारणों से, हम आज आपको एकीकृत नहीं कर सकते। कल सुबह वापस आएँ, हम आपका स्वागत करके ख़ुश होंगे।"
अकेला नाबालिग	"हम आपका किसी माता-पिता या अभिभावक के साथ स्वागत करके प्रसन्न होंगे। किसी वयस्क के साथ वापस आएँ।"
भावनात्मक रूप से बहुत प्रभावित व्यक्ति	"आपको काम पर लगाने से पहले, आइए हमारी समर्थन टीम से बात करें। अपना ख़याल रखना दूसरों की मदद करने जितना ही महत्वपूर्ण है।"
निर्देश अस्वीकार करने वाला व्यक्ति	"हम सबकी सुरक्षा के लिए एक टीम के रूप में काम करते हैं। यदि यह ढाँचा आपको उपयुक्त नहीं लगता, तो आप अन्य तरीक़ों से मदद कर सकते हैं: धन-संग्रह, सोशल नेटवर्क पर जानकारी फैलाना।"
"अपनी स्वयं की परियोजना के साथ" आने वाला व्यक्ति	"आपकी पहल के लिए धन्यवाद। दोहराव से बचने के लिए, हम सभी सहायता को अपने समन्वित व्यवस्था में एकीकृत करते हैं। आइए बात करें कि आप इस ढाँचे के भीतर क्या योगदान दे सकते हैं।"

शिखर और गिरावट का प्रबंधन¶

स्वतःस्फूर्त स्वयंसेवक पहले 48-72 घंटों में भारी संख्या में आते हैं, फिर ग़ायब हो जाते हैं। इस चक्र का पूर्वानुमान लगाएँ।

अवधि	स्वयंसेवक प्रवाह	आपकी कार्रवाई
0-48 घंटे	विशाल शिखर, कार्यों से अधिक स्वयंसेवक	फ़ॉर्म फ़ाइल करें, वापस-कॉल सूची बनाएँ, लहरों में आवंटित करें
48 घंटे-1 सप्ताह	महत्वपूर्ण परंतु घटता प्रवाह	घुमाव की योजना बनाएँ, सबसे विश्वसनीय की पहचान करें
1-2 सप्ताह	तीव्र गिरावट	सर्वश्रेष्ठ स्वयंसेवकों को वापस बुलाएँ, सक्रिय रूप से आग्रह करें
2 सप्ताह+	बहुत कम स्वतःस्फूर्त स्वयंसेवक	रोटेरियनों और बनाए रखे गए स्वयंसेवकों पर निर्भर रहें

अंतर-क्लब और बाहरी स्वयंसेवकों का एकीकरण¶

जब जिला DCA-2 या DCA-1 सक्रिय करता है, तो अन्य रोटरी क्लबों के स्वयंसेवक आते हैं। वे प्रेरित हैं, अक्सर सुव्यवस्थित, परंतु वे आपके भू-भाग को नहीं जानते।

ग़ैर-स्थानीय क्लबों के साथ समन्वय¶

नियम	विवरण
DRO के माध्यम से	किसी बाहरी क्लब से मदद का कोई भी प्रस्ताव जिला DRO के माध्यम से जाता है
एकल संपर्क बिंदु	मेज़बान क्लब बाहरी स्वयंसेवकों के लिए एक एकल वार्ताकार नामित करता है
समान ब्रीफ़िंग	बाहरी स्वयंसेवक समान पंजीकरण और ब्रीफ़िंग प्रक्रिया का पालन करते हैं
स्थानीय संस्कृति	बाहरी स्वयंसेवकों को स्थानीय रीति-रिवाज़ों, भाषाओं, संवेदनशीलताओं की जानकारी दें
रसद स्वायत्तता	आने वाले क्लब अपनी स्वयं की रसद प्रदान करते हैं (परिवहन, आवास, भोजन)

आने वाले क्लब को यात्रा से पहले क्या तैयार करना चाहिए:

DRO के साथ समन्वय करें, कभी बिना सूचना के न आएँ
कौशल और उपलब्धता के साथ अपने स्वयंसेवकों की सूची संप्रेषित करें
सुनिश्चित करें कि प्रत्येक स्वयंसेवक के पास अपने स्वयं के उपकरण हैं
वित्तीय स्वायत्तता का प्रबंध करें (स्थानीय क्लब पर बोझ न बनना)
एकल संपर्क बिंदु के रूप में एक समूह नेता नामित करें
संभव हो तो अपने स्वयं के उपकरण लाएँ (औज़ार, वाहन, प्राथमिक चिकित्सा किट)

आवास¶

विकल्प	क्षमता	लागत	अनुशंसा
स्थानीय रोटेरियनों के साथ	2-4 व्यक्ति/घर	0 USD	छोटे समूहों के लिए आदर्श, एकीकरण को बढ़ावा देता है
सामुदायिक हॉल (शयनगृह)	20-50 व्यक्ति	50-200 USD/दिन	बड़े समूहों के लिए
मौक़े पर शिविर	परिवर्तनशील	100-300 USD (उपकरण)	यदि परिस्थितियाँ अनुमति दें
स्थानीय होटल	व्यक्तिगत	50-100 USD/रात/व्यक्ति	छोटे कार्यों या विशेषज्ञों के लिए

परम वित्तीय नियम: बाहरी स्वयंसेवकों के ख़र्च उनके अपने क्लब की ज़िम्मेदारी हैं। आपदा निधियाँ पीड़ितों की सेवा करती हैं। बस।

क्षेत्र सुरक्षा प्रोटोकॉल¶

बडी प्रणाली¶

कोई अकेला काम नहीं करता। कभी नहीं। 5 मिनट के लिए भी नहीं।

बडी प्रणाली किसी भी क्षेत्र संचालन का बुनियादी नियम है। प्रत्येक स्वयंसेवक को एक साथी के साथ जोड़ा जाता है। वे साथ रहते हैं, वे एक-दूसरे की निगरानी करते हैं, वे किसी भी समस्या की एक साथ रिपोर्ट करते हैं।

टीम लीडर सुबह की ब्रीफ़िंग में बडी नियुक्त करता है। तनाव से बचने के लिए दिनों के दौरान बडी बदलना संभव है, परंतु कभी अकेला स्वयंसेवक नहीं।

Check-in / Check-out¶

प्रक्रिया	विवरण	ज़िम्मेदार
Check-in	प्रत्येक स्वयंसेवक आगमन पर उपस्थिति पत्रक पर हस्ताक्षर करता है। समय नोट किया जाता है।	टीम लीडर
Check-out	प्रत्येक स्वयंसेवक प्रस्थान पर उपस्थिति पत्रक पर हस्ताक्षर करता है। समय नोट किया जाता है।	टीम लीडर
सत्यापन	यदि किसी स्वयंसेवक ने अपनी शिफ़्ट समाप्त होने के 30 मिनट बाद check-out नहीं किया: तत्काल सत्यापन (कॉल, फिर भौतिक खोज)।	टीम लीडर + समन्वयक

अन्य गैर-परक्राम्य सुरक्षा नियम¶

नियम	औचित्य
PPE धारण अनिवार्य और टीम लीडर द्वारा सत्यापित	शारीरिक सुरक्षा
सेवा घंटों के दौरान कोई शराब का सेवन नहीं	सुरक्षा और निर्णय
किसी पेशेवर द्वारा निरीक्षित न की गई संरचना में कोई प्रवेश नहीं	ढहने का जोखिम
कोई भी स्वयंसेवक बिना परिणाम के, जिस कार्य को वे ख़तरनाक समझें, अस्वीकार कर सकता है	मौलिक अधिकार
ज़मीन पर बिजली की तारों के पास कोई काम नहीं	करंट लगने का जोखिम
अनिवार्य जलयोजन: शारीरिक गतिविधि में न्यूनतम 500 मिली / 2 घंटे	निर्जलीकरण रोकथाम

दुर्घटना प्रोटोकॉल¶

क्षेत्र को सुरक्षित करें, एक द्वितीयक दुर्घटना को रोकें
प्राथमिक चिकित्सा, उपलब्ध हो तो किसी प्रशिक्षित सदस्य द्वारा
आवश्यक होने पर पेशेवर आपातकालीन सेवाओं को कॉल करें
टीम लीडर को सूचित करें फिर समन्वयक को, तुरंत
एक घटना रिपोर्ट भरें, समय, स्थान, परिस्थितियाँ, चोट, की गई कार्रवाइयाँ, गवाह
घायल व्यक्ति के साथ रहें, उन्हें अकेला न छोड़ें
स्वयंसेवक के आपातकालीन संपर्क को सूचित करें
रिपोर्ट को संग्रहीत करें, न्यूनतम 5 वर्षों तक रखें

मौसम प्रोटोकॉल¶

परिस्थिति	तत्काल कार्रवाई
ताप-लहर (> 35 °C)	प्रत्येक 45 मिनट में विराम, अनिवार्य पानी, भारी शारीरिक कार्यों में कमी
आँधी / बिजली	बाहरी कार्य तत्काल रोकें, किसी पक्के भवन में शरण लें
तेज़ हवा (> 60 किमी/घंटा)	ऊँचाई पर काम रोकें, ढीले उपकरण सुरक्षित करें
भारी बारिश	मलबा हटाना रोकें (फिसलन जोखिम), इनडोर कार्यों की ओर लौटें
अत्यधिक ठंड (< 0 °C)	त्वरित घुमाव (30 मिनट काम / 15 मिनट गर्माहट), गर्म पेय

संचालन के बाद: वह अनुवर्ती जो अंतर पैदा करता है¶

तैनाती समाप्त हो गई है। स्वयंसेवक घर लौटते हैं। आपके नेता का काम पूरा नहीं हुआ, यह अपना स्वरूप बदलता है।

D+3 पर स्वास्थ्य अनुवर्ती¶

कार्य समाप्त होने के तीन दिन बाद, प्रत्येक स्वयंसेवक को एक फ़ोन कॉल मिलती है। कोई SMS नहीं, कोई ईमेल नहीं, एक कॉल। समन्वयक या टीम लीडर से।

पूछने योग्य प्रश्न: - आप शारीरिक रूप से कैसे हैं? दर्द, असामान्य थकान? - आप कैसे सो रहे हैं? दुःस्वप्न, अनिद्रा? - क्या आपके मन में ऐसी छवियाँ या दृश्य आते हैं जो अनैच्छिक रूप से लौटते हैं? - क्या आपने अपनी सामान्य गतिविधियाँ फिर से शुरू कर दी हैं? - क्या कुछ ऐसा है जिसके बारे में आप बात करना चाहेंगे?

यदि व्यक्ति संकट के लक्षण दिखाता है: किसी मानसिक स्वास्थ्य पेशेवर की ओर भेजें। कम करके न आँकें। यह न कहें कि "यह बीत जाएगा।"

D+30 पर स्वास्थ्य अनुवर्ती¶

एक महीने बाद, एक नया संपर्क। इस बार, व्यक्ति की पसंद के अनुसार, एक ईमेल या एक कॉल।

शारीरिक और मानसिक कल्याण पर एक संक्षिप्त प्रश्नावली
उन्हें याद दिलाएँ कि मनोवैज्ञानिक समर्थन उपलब्ध रहता है
हस्तक्षेप के परिणाम साझा करें (स्वयंसेवक को जानना चाहिए कि उनका प्रयास काम आया)

निगरानी योग्य चेतावनी संकेत¶

संकेत	यह क्या इंगित कर सकता है	कार्रवाई
लगातार नींद विकार	अभिघातज-उपरांत तनाव	मनोवैज्ञानिक की ओर भेजें
असामान्य चिड़चिड़ापन	भावनात्मक थकावट	एक मुलाक़ात प्रस्तावित करें
सामाजिक अलगाव	प्रतिक्रियात्मक अवसाद	सीधा संपर्क, प्रतीक्षा न करें
बार-बार दुःस्वप्न	PTSD	तत्काल चिकित्सा परामर्श
लगातार शारीरिक दर्द	अनुपचारित चोट	चिकित्सा परामर्श
शराब की खपत में वृद्धि	दुष्क्रियात्मक मुक़ाबला तंत्र	गोपनीय संदर्भन

मान्यता¶

मान्यता कोई बोनस नहीं है, यह एक कर्तव्य है। जिन स्वयंसेवकों को धन्यवाद नहीं दिया जाता वे वापस नहीं आते।

मान्यता का रूप	किसके लिए	समय-सीमा
अंतिम समीक्षा में मौखिक धन्यवाद	सभी स्वयंसेवक	संचालन का अंतिम दिन
President द्वारा हस्ताक्षरित धन्यवाद-पत्र	सभी स्वयंसेवक	< 2 सप्ताह
रोटरी भागीदारी प्रमाणपत्र	सभी पंजीकृत स्वयंसेवक	< 30 दिन
क्लब बुलेटिन में उल्लेख	सभी (सहमति के साथ)	< 1 सप्ताह
रोटरी पिन या बैज	टीम लीडर और समन्वयक	अगली क्लब बैठक
रोटरी सदस्यता आमंत्रण	असाधारण ग़ैर-रोटेरियन	जब स्थिति स्थिर हो

भविष्य के सक्रियणों के लिए डेटाबेस बनाना¶

आज की आपदा कल की प्रतिक्रिया की तैयारी करती है। संचालन बंद करने से पहले:

सभी पंजीकरण फ़ॉर्मों को एक एकल डेटाबेस में समेकित करें
कौशल, भौगोलिक उपलब्धता और अर्जित अनुभव के अनुसार वर्गीकृत करें
प्रत्येक स्वयंसेवक से पूछें कि क्या वे भविष्य के सक्रियणों के लिए वापस बुलाया जाना चाहते हैं
संपर्क विवरण सालाना अद्यतन करें (प्रति वर्ष एक ईमेल पर्याप्त है)
डेटाबेस (गुमनामीकृत: कौशल और उपलब्धता, नाम नहीं) जिला DRO के साथ साझा करें

स्वयंसेवक घंटों का मूल्यांकन: संचयी घंटों को सावधानीपूर्वक प्रलेखित करें। 25 USD/घंटे पर मूल्यांकित 500 स्वयंसेवक घंटे 12,500 USD के वस्तु-रूप योगदान का प्रतिनिधित्व करते हैं, जो Global Grant आवेदन में एक महत्वपूर्ण उत्तोलक है।

स्वयंसेवक प्रबंधन संकेतक¶

इन संकेतकों को ट्रैक करें और उन्हें अपनी रिपोर्टों में जिले को भेजें।

संकेतक	लक्ष्य	आवृत्ति
तैनाती से पहले पंजीकरण दर	100%	दैनिक
सुरक्षा ब्रीफ़िंग पूर्णता दर	100%	दैनिक
संचयी स्वयंसेवक घंटे	प्रलेखित किया जाना है	दैनिक
स्वयंसेवक / लाभार्थी अनुपात	1 से 20-50	दैनिक
सुरक्षा घटना दर	प्रति हज़ार < 2	दैनिक
स्वैच्छिक टर्नओवर दर (जल्दी प्रस्थान)	< 10%	साप्ताहिक
कार्य-उपरांत अनुवर्ती दर (D+3)	100%	कार्य-उपरांत
वापस बुलाए जाने के इच्छुक स्वयंसेवकों की दर	> 60%	कार्य-उपरांत

25% की जल्दी-प्रस्थान दर एक समस्या का संकेत देती है, परिस्थितियाँ, प्रबंधन, या कार्यभार। 80% की वापस-कॉल दर का अर्थ है कि आपने चीज़ें सही कीं।