附录 A，操作表格¶
使用方法： 这 11 份表格设计用于现场复印和使用。请在灾害发生前打印。在应急包中各保留 20 份副本。每份表格既可用纸质（手写）填写，也可用数字（可填写 PDF）填写。
数据保护： 表格 3（受益人）和表格 5（志愿者）含有个人数据。请遵守表格 3 附框中的数据保护规则：知情同意、登记册单一保管人、汇总形式上报、加锁保存、并在结项时安全销毁（另见 F2 卡）。
表格清单¶
表格 1，SITREP，情况报告¶
频率： 每 6 小时一次（第一阶段），然后每日一次（第二阶段），然后每周一次（第三阶段）。 填写人： 扶轮社救灾协调员或地区 DRO（地区救灾官）。 接收方： 地区（DRO）、大区、DNA-RAG（如已激活）。
SITREP 编号 _ | 日期： /_/_ | 时间： :____¶
扶轮社／地区： ___________
报告撰写人： ____ 电话： ______
灾害类型： ______
激活级别： ☐ 扶轮社单独 ☐ DCA-3 ☐ DCA-2 ☐ DCA-1
资金建议（由撰写人勾选）： ☐ 无需外部资金 ☐ 地区 DDRF（地区救灾基金） ☐ 待提交 DRG（救灾响应补助金） ☐ 大区基金 ☐ 待设立全球补助金
A，总体情况¶
| 要素 | 数据 |
|---|---|
| 受灾地理区域 | __________ |
| 估计受影响总人口 | __________ |
| 确认死亡人数 | __________ |
| 受伤人数 | __________ |
| 流离失所人数 | __________ |
| 被摧毁住宅数量 | __________ |
| 受损住宅数量 | __________ |
| 停止运作的关键基础设施 | __________ |
B，基本服务状态¶
| 服务 | 正常运作 | 部分运作 | 停止运作 |
|---|---|---|---|
| 饮用水 | ☐ | ☐ | ☐ |
| 电力 | ☐ | ☐ | ☐ |
| 电话网络 | ☐ | ☐ | ☐ |
| 主要道路 | ☐ | ☐ | ☐ |
| 医院／卫生中心 | ☐ | ☐ | ☐ |
| 学校 | ☐ | ☐ | ☐ |
| 市场／供应 | ☐ | ☐ | ☐ |
C，扶轮正在进行的行动¶
| 行动 | 负责人 | 受益人数 | 状态 |
|---|---|---|---|
| ________ | ______ | ___ | ☐ 进行中 ☐ 已完成 |
| ________ | ______ | ___ | ☐ 进行中 ☐ 已完成 |
| ________ | ______ | ___ | ☐ 进行中 ☐ 已完成 |
| ________ | ______ | ___ | ☐ 进行中 ☐ 已完成 |
| ________ | ______ | ___ | ☐ 进行中 ☐ 已完成 |
| ________ | ______ | ___ | ☐ 进行中 ☐ 已完成 |
D，即时未满足的需求¶
| 优先级 | 需求 | 估计数量 | 紧急程度 |
|---|---|---|---|
| 1 | ________ | ___ | ☐ 危急 ☐ 紧急 ☐ 中等 |
| 2 | ________ | ___ | ☐ 危急 ☐ 紧急 ☐ 中等 |
| 3 | ________ | ___ | ☐ 危急 ☐ 紧急 ☐ 中等 |
| 4 | ________ | ___ | ☐ 危急 ☐ 紧急 ☐ 中等 |
| 5 | ________ | ___ | ☐ 危急 ☐ 紧急 ☐ 中等 |
E，可用资源¶
| 资源 | 数量 | 来源 |
|---|---|---|
| 可用资金（扶轮社／地区） | _____ USD | ________ |
| 活跃志愿者 | _____ | ________ |
| 车辆 | _____ | ________ |
| 应急储备 | _____ | ________ |
F，后续步骤（接下来 6-24 小时）¶
G，向上级提出的请求¶
☐ 无请求
☐ 激活更高 DCA → 理由： _________
☐ DRG 请求 → 估计金额： _____ USD
☐ RAG（扶轮行动组）激活 → 哪一个： ____________
☐ 其他： ___________
签名： ____ 日期／时间： _____
表格 2，快速需求评估¶
何时： 灾害发生后最初 6 小时内。 由谁： 扶轮社评估小组（至少 2 人）。 时长： 现场 1 至 3 小时。
日期： _//_ 开始时间： _: 结束时间： _:
评估员： 1. ____ 2. ____
评估区域： ___________
GPS（如可用）： 纬度： ___ 经度： _____
领域 1，受影响人口¶
| 类别 | 估计数量 |
|---|---|
| 受影响家庭 | ______ |
| 受影响人员（总计） | ______ |
| 儿童（0-5 岁） | ______ |
| 儿童（6-17 岁） | ______ |
| 孕妇／哺乳期妇女 | ______ |
| 老年人（65 岁以上） | ______ |
| 残疾人 | ______ |
| 死亡人员 | ______ |
| 受伤人员 | ______ |
| 失踪人员 | ______ |
领域 2，住房／庇护¶
| 状态 | 房屋数量 |
|---|---|
| 完全摧毁 | ______ |
| 部分受损（可居住） | ______ |
| 部分受损（不可居住） | ______ |
| 完好无损 | ______ |
需要应急住房的家庭： ______ 户
已识别的潜在场地： __________
领域 3，供水与卫生（WASH）¶
| 要素 | 是 | 否 | 部分 |
|---|---|---|---|
| 饮用水可及 | ☐ | ☐ | ☐ |
| 供水网络正常 | ☐ | ☐ | ☐ |
| 可用的厕所／卫生间 | ☐ | ☐ | ☐ |
| 水污染风险 | ☐ | ☐ | ☐ |
| 废物处理系统正常 | ☐ | ☐ | ☐ |
每日所需饮用水（升）： ______
领域 4，食物¶
| 要素 | 是 | 否 | 详情 |
|---|---|---|---|
| 该区域有可用食物储备 | ☐ | ☐ | 可维持 ___ 天 |
| 当地市场正常运作 | ☐ | ☐ | ______ |
| 可外部供应 | ☐ | ☐ | ______ |
| 可设社区厨房 | ☐ | ☐ | ______ |
每日所需餐数： ______
领域 5，健康¶
| 要素 | 是 | 否 | 详情 |
|---|---|---|---|
| 附近有正常运作的卫生中心 | ☐ | ☐ | ______ |
| 有可用的医务人员 | ☐ | ☐ | ______ |
| 有可用药品 | ☐ | ☐ | ______ |
| 已识别的疫情风险 | ☐ | ☐ | ______ |
| 需紧急护理的妇女／儿童 | ☐ | ☐ | 人数： _______ |
领域 6，基础设施¶
| 基础设施 | 正常 | 受损 | 摧毁 |
|---|---|---|---|
| 主要道路 | ☐ | ☐ | ☐ |
| 桥梁 | ☐ | ☐ | ☐ |
| 电力 | ☐ | ☐ | ☐ |
| 固定电话 | ☐ | ☐ | ☐ |
| 移动网络 | ☐ | ☐ | ☐ |
| 互联网 | ☐ | ☐ | ☐ |
领域 7，通行¶
现场通行方式： ☐ 公路 ☐ 小道 ☐ 仅步行 ☐ 水路
从扶轮社出发的通行时间： ______ 小时
已识别的障碍： ___________
领域 8，安全¶
| 要素 | 是 | 否 | 详情 |
|---|---|---|---|
| 区域对救援人员安全 | ☐ | ☐ | ______ |
| 次生风险（余震、洪水、山体滑坡） | ☐ | ☐ | ______ |
| 有执法力量在场 | ☐ | ☐ | ______ |
| 报告的抢劫风险 | ☐ | ☐ | ______ |
| 分发通道安全 | ☐ | ☐ | ______ |
即时优先需求（按 1 至 10 排序）¶
| 排序 | 需求 |
|---|---|
| ___ | 饮用水 |
| ___ | 食物 |
| ___ | 应急庇护所／防水布 |
| ___ | 医疗护理 |
| ___ | 衣物／毛毯 |
| ___ | 卫生用品 |
| ___ | 疏散 |
| ___ | 搜索与救援 |
| ___ | 心理支持 |
| ___ | 其他： ________ |
已在场的组织¶
| 组织 | 援助类型 | 联系方式 |
|---|---|---|
| ________ | ________ | ______ |
| ________ | ________ | ______ |
| ________ | ________ | ______ |
| ________ | ________ | ______ |
观察记录与照片¶
现场笔记： ___________
已拍摄照片： ☐ 是（数量： _____） ☐ 否
评估员 1 签名： ___ 日期： ______
评估员 2 签名： ___ 日期： ______
表格 3，受益人登记册¶
用途： 记录每次援助分发。每个分发点每天一份表格。TRF（扶轮基金会）资金管理报告必需。
数据保护——强制性。 1. 告知每一位受助者其数据的用途，并征得其同意——援助绝不以签字为条件； 2. 由唯一一人保管登记册，绝不将登记册的照片发布在社交网络或 WhatsApp 上； 3. 加锁保存；除非 TRF 明确要求，向地区上报时只提交汇总数据（数字，不含姓名）； 4. 在补助金结项时按 TRF 及当地法律（欧洲适用 GDPR/RGPD）所要求的保存期限，对原件进行安全销毁； 5. 绝不把脆弱人群的实名清单放在任何可被取得之处——那正是人口贩子用来锁定目标的工具（见 F2 卡）。
分发信息栏¶
日期： _//_ 分发地点： _______
分发的援助类型： ____________
分发负责人： ____ 扶轮社： ______
资金来源： ☐ 扶轮社资金 ☐ DRG ☐ DDRF ☐ 全球补助金 ☐ 直接捐款 ☐ 其他
受益人名单¶
| 编号 | 全名 | 家庭人数 | 地点／地址 | 已识别需求 | 收到的援助（类型 + 数量） | 签名或指印 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 2 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 3 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 4 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 5 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 6 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 7 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 8 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 9 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 10 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 11 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 12 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 13 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 14 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 15 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 16 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 17 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 18 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 19 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 20 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 21 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 22 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 23 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 24 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
| 25 | ______ | _____ | ______ | ______ | ______ | _______ |
分发汇总¶
| 要素 | 总计 |
|---|---|
| 受益人总数 | ______ |
| 受援家庭总数 | ______ |
| 分发总数量 | ______ |
| 估计价值（USD） | ______ |
| 剩余库存 | ______ |
备注： __________
负责人签名： __ 见证人签名： ______
表格 4，每日财务日志¶
用途： 专用救灾现金日志。每天一份表格。任何超过 100 USD 的支出必须双人签名。
财务日志，日期： _//_¶
扶轮社／地区： ____ 司库： ______
专用救灾账户编号： ________
期初余额¶
| 来源 | 金额（USD） |
|---|---|
| 前一日结转余额 | ____ |
| 已拨付扶轮社资金 | ____ |
| 已收到 DRG | ____ |
| 已收到 DDRF | ____ |
| 今日收到捐款 | ____ |
| 可用总额 | ____ |
当日支出¶
| 编号 | 描述 | 供应商 | 金额（USD） | 类别 | 收据编号 | 授权人 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ________ | ______ | ___ | ______ | _ | ______ |
| 2 | ________ | ______ | ___ | ______ | _ | ______ |
| 3 | ________ | ______ | ___ | ______ | _ | ______ |
| 4 | ________ | ______ | ___ | ______ | _ | ______ |
| 5 | ________ | ______ | ___ | ______ | _ | ______ |
| 6 | ________ | ______ | ___ | ______ | _ | ______ |
| 7 | ________ | ______ | ___ | ______ | _ | ______ |
| 8 | ________ | ______ | ___ | ______ | _ | ______ |
| 9 | ________ | ______ | ___ | ______ | _ | ______ |
| 10 | ________ | ______ | ___ | ______ | _ | ______ |
| 支出总额 | ___ |
类别： A = 食物／水 | B = 庇护所／材料 | C = 运输／后勤 | D = 健康／卫生 | E = 通信 | F = 行政 | G = 其他
期末余额¶
| 计算 | 金额（USD） |
|---|---|
| 可用总额 | ____ |
| - 支出总额 | ____ |
| = 期末余额 | ____ |
行动开始以来的累计余额： ____ USD
支持文件¶
| 类型 | 数量 |
|---|---|
| 附上的收据／发票 | ______ |
| 采购订单 | ______ |
| 收据照片（如原件遗失） | ______ |
司库签名： ____ 社长签名： _______
表格 5，志愿者登记¶
用途： 在部署前登记每位志愿者。核实技能、可用性和健康状况。保留此登记册用于保险和后续跟进。
志愿者登记表¶
登记日期： _//_ 扶轮社： _______
身份信息¶
| 字段 | 信息 |
|---|---|
| 全名 | _______ |
| 出生日期 | _//_ |
| 主要电话 | _______ |
| 备用电话 | _______ |
| 电子邮件 | _______ |
| 地址 | _______ |
| 紧急联系人（姓名 + 电话） | _______ |
| 扶轮社员 | ☐ 是（扶轮社： ______） ☐ 否 |
| Rotaract／Interact | ☐ 是 ☐ 否 |
技能¶
| 技能 | 是 | 级别 | 认证 |
|---|---|---|---|
| 急救／基础心肺复苏 | ☐ | ☐ 基础 ☐ 高级 | 日期： ____ |
| 心理支持（PFA，心理急救） | ☐ | ☐ 基础 ☐ 高级 | 日期： ____ |
| 医疗（护士、医生） | ☐ | 专业： ____ | 编号： ____ |
| 建筑／修复 | ☐ | ☐ 基础 ☐ 高级 | _____ |
| 电工／管道 | ☐ | ☐ 基础 ☐ 高级 | _____ |
| 重型车辆驾驶 | ☐ | 驾照： ____ | _____ |
| 通信／媒体 | ☐ | ☐ 基础 ☐ 高级 | _____ |
| 后勤／库存管理 | ☐ | ☐ 基础 ☐ 高级 | _____ |
| 社区烹饪 | ☐ | ☐ 基础 ☐ 高级 | _____ |
| 安保／人群管理 | ☐ | ☐ 基础 ☐ 高级 | _____ |
| 动物护理／兽医 | ☐ | ☐ 基础 ☐ 高级 | _____ |
| 翻译（语言： ___） | ☐ | ______ | _____ |
| 其他： ________ | ☐ | ______ | _____ |
可用性与分派¶
| 星期 | 可用 | 时间 | 分派／区域 |
|---|---|---|---|
| 星期一 | ☐ | _: 至 _: | ______ |
| 星期二 | ☐ | _: 至 _: | ______ |
| 星期三 | ☐ | _: 至 _: | ______ |
| 星期四 | ☐ | _: 至 _: | ______ |
| 星期五 | ☐ | _: 至 _: | ______ |
| 星期六 | ☐ | _: 至 _: | ______ |
| 星期日 | ☐ | _: 至 _: | ______ |
可承诺时长： ☐ 1-3 天 ☐ 1 周 ☐ 2 周 ☐ 1 个月以上
机动性： ☐ 个人车辆 ☐ 公共交通 ☐ 需要交通
健康与安全¶
| 要素 | 回答 |
|---|---|
| 医疗限制 | ☐ 无 ☐ 有： _________ |
| 过敏 | ☐ 无 ☐ 有： _________ |
| 疫苗接种最新 | ☐ 是 ☐ 否 ☐ 不知道 |
| 覆盖志愿服务的个人保险 | ☐ 是 ☐ 否 |
现场签到／签退¶
| 日期 | 到达时间（签到） | 离开时间（签退） | 区域／任务 | 负责人签名 |
|---|---|---|---|---|
| ____ | _:_ | _:_ | ______ | _____ |
| ____ | _:_ | _:_ | ______ | _____ |
| ____ | _:_ | _:_ | ______ | _____ |
| ____ | _:_ | _:_ | ______ | _____ |
| ____ | _:_ | _:_ | ______ | _____ |
| ____ | _:_ | _:_ | ______ | _____ |
| ____ | _:_ | _:_ | ______ | _____ |
承诺¶
我承诺： - [ ] 遵守安全须知 - [ ] 服从协调员的指示 - [ ] 未经授权不与媒体沟通 - [ ] 立即报告任何事故或受伤 - [ ] 尊重受助人员的尊严 - [ ] 数据同意：「我同意扶轮社仅为组织本次响应而使用我的联系方式和技能，予以安全保存，并在行动结束时予以销毁——除非我同意加入志愿者储备库。」 - [ ] 肖像同意：「我 授权／不授权（划去其一） 在扶轮社的传播中使用出现我本人的照片。」 - [ ] 与未成年人接触：「我理解，任何与未成年人接触的岗位都要求事先进行背景核查，并适用『绝不让一名成年人单独与儿童在一起』的规则。」
签名： ____ 日期： _/_/_____
供扶轮社填写¶
| 项目 | 信息 |
|---|---|
| 本岗位是否要求背景核查 | ☐ 是 ☐ 否 |
| 核查完成日期 | _//_ 由： _____ |
志愿者综合登记册（汇总表）¶
| 编号 | 姓名 | 主要技能 | 电话 | 可用性 | 部署日期 | 区域 | 签退 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 2 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 3 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 4 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 5 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 6 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 7 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 8 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 9 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 10 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 11 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 12 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 13 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 14 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 15 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 16 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 17 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 18 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 19 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
| 20 | ______ | ____ | ____ | ___ | ___ | _ | _ |
表格 6，捐款与礼品追踪¶
用途： 追踪每一笔收到的捐款。透明度、税务收据和感谢信必需。每周或每场活动一份表格。
捐款登记册，行动： _______¶
扶轮社／地区： ____ 周期： 自 /_ 至 /____
追踪负责人： ____ 电话： ______
| 编号 | 捐赠者（姓名或组织） | 金额／描述 | 日期 | 接收方式 | 分配／用途 | 已开税务收据 | 已发感谢 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ________ | ____ | __ | ☐ 转账 ☐ 支票 ☐ 现金 ☐ 实物 | ____ | ☐ | ☐ |
| 2 | ________ | ____ | __ | ☐ 转账 ☐ 支票 ☐ 现金 ☐ 实物 | ____ | ☐ | ☐ |
| 3 | ________ | ____ | __ | ☐ 转账 ☐ 支票 ☐ 现金 ☐ 实物 | ____ | ☐ | ☐ |
| 4 | ________ | ____ | __ | ☐ 转账 ☐ 支票 ☐ 现金 ☐ 实物 | ____ | ☐ | ☐ |
| 5 | ________ | ____ | __ | ☐ 转账 ☐ 支票 ☐ 现金 ☐ 实物 | ____ | ☐ | ☐ |
| 6 | ________ | ____ | __ | ☐ 转账 ☐ 支票 ☐ 现金 ☐ 实物 | ____ | ☐ | ☐ |
| 7 | ________ | ____ | __ | ☐ 转账 ☐ 支票 ☐ 现金 ☐ 实物 | ____ | ☐ | ☐ |
| 8 | ________ | ____ | __ | ☐ 转账 ☐ 支票 ☐ 现金 ☐ 实物 | ____ | ☐ | ☐ |
| 9 | ________ | ____ | __ | ☐ 转账 ☐ 支票 ☐ 现金 ☐ 实物 | ____ | ☐ | ☐ |
| 10 | ________ | ____ | __ | ☐ 转账 ☐ 支票 ☐ 现金 ☐ 实物 | ____ | ☐ | ☐ |
| 11 | ________ | ____ | __ | ☐ 转账 ☐ 支票 ☐ 现金 ☐ 实物 | ____ | ☐ | ☐ |
| 12 | ________ | ____ | __ | ☐ 转账 ☐ 支票 ☐ 现金 ☐ 实物 | ____ | ☐ | ☐ |
| 13 | ________ | ____ | __ | ☐ 转账 ☐ 支票 ☐ 现金 ☐ 实物 | ____ | ☐ | ☐ |
| 14 | ________ | ____ | __ | ☐ 转账 ☐ 支票 ☐ 现金 ☐ 实物 | ____ | ☐ | ☐ |
| 15 | ________ | ____ | __ | ☐ 转账 ☐ 支票 ☐ 现金 ☐ 实物 | ____ | ☐ | ☐ |
总计¶
| 类别 | 总计 |
|---|---|
| 货币捐款总额（USD） | ____ |
| 实物捐款总额（估计价值 USD） | ____ |
| 总计合计 | ____ |
| 已开税务收据数量 | ____ |
| 已发感谢数量 | ____ |
表格 7，新闻与社交媒体发布¶
黄金规则： 只指定一名发言人。每则发布在发布前须由社长或 DG（地区总监）审核。
7.1 新闻稿模板¶
PRESS RELEASE
[Rotary Logo]
For immediate release
Date: ____/____/________
Press contact:
Name: ________________________________
Phone: ________________________________
Email: ________________________________
------------------------------------------------------
[HEADLINE — Clear action, 10 words maximum]
Example: Rotary Club of [city] mobilizes [X] volunteers
after [type of disaster]
------------------------------------------------------
[City], [date] — The Rotary Club of [name] / District
[number] of Rotary mobilizes following [brief description
of the disaster] which affected [area] on [date].
PARAGRAPH 1 — The facts:
[Describe the situation: number of people affected, damage,
context]
PARAGRAPH 2 — Rotary's action:
[Concretely describe what Rotary is doing: number of
volunteers, type of aid, amounts committed, partnerships]
PARAGRAPH 3 — Quote:
"[Quote from Club President or District Governor],"
says [Name], [Title].
PARAGRAPH 4 — How to help:
Those wishing to contribute can:
- Make a donation: [link or bank details]
- Volunteer: [contact]
- Follow developments: [Facebook page / website]
PARAGRAPH 5 — About Rotary:
Rotary brings together [X] members in [X] clubs across
the world. [1-2 sentences on the Rotary mission and disaster
response].
------------------------------------------------------
END OF RELEASE
High-resolution photos available on request.
7.2 社交媒体模板¶
初始帖子（0-6 小时）¶
ALERT — [Type of disaster] in [location]
The Rotary Club of [name] is activating its emergency response.
Our teams are in the field to assess needs
and provide first aid.
More information to follow.
#Rotary #[City] #DisasterResponse #PeopleOfAction
动员帖子（6-24 小时）¶
UPDATE — Response to [disaster] in [location]
Our teams have already:
- [Action 1 — e.g., distributed 200 hygiene kits]
- [Action 2 — e.g., opened 2 shelter centers]
- [Action 3 — e.g., mobilized 45 volunteers]
[X] families have received emergency aid.
To help financially: [donation link]
To volunteer: [contact]
#Rotary #PeopleOfAction #DisasterRelief
感谢帖子（行动结束后）¶
THANK YOU — Summary of our response to [disaster]
In [X] days, thanks to YOU:
- [X] families helped
- [X] volunteers mobilized
- [X] USD collected and distributed
- [X] kits distributed
Thanks to our partners: [list]
Thanks to all donors and volunteers.
Rotary continues to support the reconstruction.
#Rotary #PeopleOfAction #ThankYou
表格 8，非政府组织合作协议（MOU，谅解备忘录）¶
用途： 任何超过 2 周或 5,000 USD 的非政府组织合作须正式化。全球补助金必需。
PARTNERSHIP AGREEMENT
FOR DISASTER RESPONSE
------------------------------------------------------
BETWEEN:
The [Rotary Club of _________ / District _________ of Rotary]
Represented by: _________________________________________
Position: _______________________________________________
Address: ________________________________________________
Phone: __________________ Email: __________________________
Hereinafter referred to as "Rotary"
AND:
[Name of NGO / Partner organization]
Represented by: _________________________________________
Position: _______________________________________________
Address: ________________________________________________
Phone: __________________ Email: __________________________
Hereinafter referred to as "the Partner"
------------------------------------------------------
ARTICLE 1 — PURPOSE
This agreement defines the terms of collaboration
between Rotary and the Partner for the response to:
Type of disaster: ____________________________________
Geographic area: ______________________________________
Target population: ________________________________________
Start date: ____/____/________
Expected duration: ___________________________________________
------------------------------------------------------
ARTICLE 2 — ROTARY COMMITMENTS
Rotary commits to:
☐ Provide funding of ____________ USD
☐ Mobilize ____________ volunteers
☐ Provide equipment: ___________________________________
☐ Ensure coordination with District / Zone
☐ Produce stewardship reports required by TRF
☐ Other: _________________________________________________
------------------------------------------------------
ARTICLE 3 — PARTNER COMMITMENTS
The Partner commits to:
☐ Deploy ____________ qualified personnel
☐ Provide technical expertise in: _________________________
☐ Ensure logistics of: ________________________________
☐ Provide activity reports: ☐ Weekly ☐ Monthly
☐ Respect humanitarian standards (Sphere, CHS)
☐ Mention Rotary in its communications
☐ Provide financial supporting documents
☐ Other: _________________________________________________
------------------------------------------------------
ARTICLE 4 — BUDGET AND FINANCING
Total operation budget: ____________ USD
| 预算项目 | 扶轮（USD） | 合作方（USD） | 其他（USD） |
|---|---|---|---|
| 人员 | ____ | ____ | ____ |
| 材料／设备 | ____ | ____ | ____ |
| 运输／后勤 | ____ | ____ | ____ |
| 食物／水 | ____ | ____ | ____ |
| 住房 | ____ | ____ | ____ |
| 行政 | ____ | ____ | ____ |
| 其他 | ____ | ____ | ____ |
| 总计 | ____ | ____ | ____ |
Payment terms:
☐ In one payment upon signing
☐ In _____ installments: _____________________________________
☐ Upon presentation of invoices
☐ Other: _________________________________________________
------------------------------------------------------
ARTICLE 5 — COORDINATION
Coordination meetings: ☐ Daily ☐ Weekly
☐ Bi-monthly
Rotary focal point: _________________ Phone: _________________
Partner focal point: ______________ Phone: _________________
Progress reports: ☐ Weekly ☐ Monthly
------------------------------------------------------
ARTICLE 6 — COMMUNICATION AND VISIBILITY
- All public communication mentions both parties.
- The Rotary logo is used in accordance with the RI brand guide.
- The Partner does not solicit donations on behalf of Rotary.
- Photos of beneficiaries respect their dignity and
consent.
------------------------------------------------------
ARTICLE 7 — DURATION AND TERMINATION
Duration: from ____/____/________ to ____/____/________
Renewal: ☐ Automatic ☐ By mutual agreement ☐ No
Early termination: possible by each party with
_______ days' notice, by written notification.
In case of termination, the Partner returns unused
funds within _______ days.
------------------------------------------------------
ARTICLE 8 — REPORTS AND STEWARDSHIP
The Partner provides Rotary with:
☐ Interim report no later than ____/____/________
☐ Final report no later than ____/____/________
☐ Supporting documents (receipts, invoices, photos)
☐ Beneficiary list (anonymized if necessary)
☐ Impact evaluation
------------------------------------------------------
ARTICLE 9 — DISPUTES
Any dispute will be resolved by amicable conciliation.
Failing this, the competent courts of __________________
will be seized.
------------------------------------------------------
Made in two copies in ________________, on ____/____/________
For Rotary: For the Partner:
Name: ____________________ Name: ____________________
Position: ________________ Position: ________________
Signature: Signature:
Witness: Witness:
Name: ____________________ Name: ____________________
Signature: Signature:
表格 9，行动后报告（AAR）¶
用途： 每次行动结束后进行结构化的复盘会议。必需。建议时长：2-3 小时。邀请所有参与者。
行动后报告，行动： _________¶
AAR 日期： _//_
主持人： ____ 记录员： ____
参与者：
| 编号 | 姓名 | 在行动中的角色 |
|---|---|---|
| 1 | ________ | ________ |
| 2 | ________ | ________ |
| 3 | ________ | ________ |
| 4 | ________ | ________ |
| 5 | ________ | ________ |
| 6 | ________ | ________ |
| 7 | ________ | ________ |
| 8 | ________ | ________ |
章节 A，行动时间线¶
| 日期／时间 | 事件／决策 | 由谁 |
|---|---|---|
| ____ | _______ | ______ |
| ____ | _______ | ______ |
| ____ | _______ | ______ |
| ____ | _______ | ______ |
| ____ | _______ | ______ |
| ____ | _______ | ______ |
| ____ | _______ | ______ |
| ____ | _______ | ______ |
| ____ | _______ | ______ |
| ____ | _______ | ______ |
章节 B，行动概要¶
| 要素 | 详情 |
|---|---|
| 灾害类型 | _______ |
| 灾害日期 | _//_ |
| 扶轮激活日期 | _//_ |
| 结束日期 | _//_ |
| 行动总时长 | _ 天 |
| 地理区域 | _______ |
| 激活级别 | ☐ 扶轮社 ☐ DCA-3 ☐ DCA-2 ☐ DCA-1 |
章节 C，成果¶
| 指标 | 初始目标 | 实际成果 |
|---|---|---|
| 受助人数 | ______ | ______ |
| 受援家庭 | ______ | ______ |
| 动员的志愿者 | ______ | ______ |
| 志愿者工时 | ______ | ______ |
| 已花费总预算（USD） | ______ | ______ |
| 分发的应急包 | ______ | ______ |
| 提供的餐数 | ______ | ______ |
| 提供的庇护所 | ______ | ______ |
章节 D，资金¶
| 来源 | 收到金额（USD） | 已花费金额（USD） | 余额（USD） |
|---|---|---|---|
| 扶轮社资金 | ______ | ______ | ______ |
| DRG | ______ | ______ | ______ |
| DDRF | ______ | ______ | ______ |
| 全球补助金 | ______ | ______ | ______ |
| 直接捐款 | ______ | ______ | ______ |
| 大区基金 | ______ | ______ | ______ |
| 其他 | ______ | ______ | ______ |
| 总计 | ______ | ______ | ______ |
章节 E，运作良好的方面¶
| 编号 | 要素 | 详情／示例 |
|---|---|---|
| 1 | ________ | _______ |
| 2 | ________ | _______ |
| 3 | ________ | _______ |
| 4 | ________ | _______ |
| 5 | ________ | _______ |
章节 F，运作不佳／需改进的方面¶
| 编号 | 已识别的问题 | 影响 | 建议的纠正行动 | 负责人 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ______ | ☐ 危急 ☐ 中等 ☐ 轻微 | ______ | ____ |
| 2 | ______ | ☐ 危急 ☐ 中等 ☐ 轻微 | ______ | ____ |
| 3 | ______ | ☐ 危急 ☐ 中等 ☐ 轻微 | ______ | ____ |
| 4 | ______ | ☐ 危急 ☐ 中等 ☐ 轻微 | ______ | ____ |
| 5 | ______ | ☐ 危急 ☐ 中等 ☐ 轻微 | ______ | ____ |
章节 G，建议¶
| 编号 | 建议 | 优先级 | 截止日期 | 负责人 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | _________ | ☐ 高 ☐ 中 ☐ 低 | ____ | ____ |
| 2 | _________ | ☐ 高 ☐ 中 ☐ 低 | ____ | ____ |
| 3 | _________ | ☐ 高 ☐ 中 ☐ 低 | ____ | ____ |
| 4 | _________ | ☐ 高 ☐ 中 ☐ 低 | ____ | ____ |
| 5 | _________ | ☐ 高 ☐ 中 ☐ 低 | ____ | ____ |
章节 H，行动后心理支持¶
| 要素 | 是 | 否 | 详情 |
|---|---|---|---|
| 在志愿者中发现压力／疲劳迹象 | ☐ | ☐ | _____ |
| 已组织心理复盘 | ☐ | ☐ | 日期： ____ |
| 必要时转介专业支持 | ☐ | ☐ | _____ |
| 已计划一个月后跟进 | ☐ | ☐ | 日期： ____ |
本报告将存档并传送至： - [ ] 地区（DRO） - [ ] 大区（如为 DCA-2/3） - [ ] DNA-RAG（如已激活） - [ ] TRF（附资金管理报告）
主持人签名： ___ 日期： _//__
表格 10，资金决策树¶
用途： 灾害发生时，遵循此决策树以确定应激活哪种资金机制，以及以何种顺序激活。
DISASTER OCCURS
|
v
Does the Club have own funds available?
|-- YES --> Use immediately (no approval needed)
| Recommended max budget: 2,000-5,000 USD
| |
| v
| Sufficient?
| |-- YES --> Continue with club funds + move to AAR
| '-- NO --> v
|
'-- NO --> v
Does the District have a DDRF (District Disaster Relief Fund)?
|-- YES --> The DG authorizes an immediate disbursement
| Typical amount: 5,000-15,000 USD
| Lead time: a few hours
| |
| v
| Sufficient?
| |-- YES --> Continue + report to District
| '-- NO --> v
|
'-- NO --> v
Request a DRG (Disaster Response Grant) from TRF
|-- Amount: up to 25,000 USD
|-- Condition: District qualified by TRF
|-- Approval lead time: 2-4 weeks (24-48 h pre-impact for named storms)
|-- Submission via MyRotary (DG + DRFC)
| |
| v
| Sufficient?
| |-- YES --> Execute + stewardship report within 12 months
| '-- NO --> v
|
v
Does the Zone have a Zone Disaster Response Fund?
|-- YES --> Request a supplement from the Zone
| Typical amount: 10,000-50,000 USD
| |
| v
| Sufficient?
| |-- YES --> Execute + report to Zone
| '-- NO --> v
|
'-- NO --> v
Set up a TRF Global Grant
|-- Amount: 30,000 to 400,000 USD
|-- Requires: District DDF + international partner
|-- Lead time: 3-6 months (planning to recovery)
|-- Ideal for: reconstruction, WASH, training
|
v
Can they be combined?
|-- YES — Mechanisms are COMBINABLE:
| |-- DRG + DDRF + Club funds = immediate response
| |-- Global Grant = medium-term recovery
| |-- Zone Fund = multi-district coordination
| '-- DNA-RAG Fund = technical expertise
|
v
WARNING — Non-combination rules:
|-- A DRG does NOT fund the same expenses as a Global Grant
|-- DDF used for a Global Grant cannot be used for a DRG
|-- Club funds do NOT require TRF stewardship
'-- Any TRF funding (DRG + Global Grant) requires a report
机制汇总表¶
| 机制 | 金额 | 处理时间 | 决策方 | 资金管理 |
|---|---|---|---|---|
| 扶轮社资金 | 1,000-5,000 USD | 即时 | 社长 | 无（内部） |
| DDRF | 5,000-15,000 USD | 数小时 | DG | 地区报告 |
| DRG | 最高 25,000 USD | 2-4 周（灾前 24-48 小时） | TRF | 是（12 个月） |
| 大区基金 | 10,000-50,000 USD | 数天 | 大区主任 | 大区报告 |
| 全球补助金 | 30,000-400,000 USD | 3-6 个月 | TRF | 是（必需） |
| DNA-RAG 基金 | 可变 | 数天 | DNA-RAG 主席 | RAG 报告 |
| TRF 中央基金 | 可变 | 数周 | TRF 理事 | 是 |
快速参考，何时用何种资金¶
本快速参考将完整的决策树浓缩为一张单页，用于复印并放入扶轮社的应急包中。它回答一个操作性问题：在 H+12、D+5、D+30、M+6 时，七种机制中应激活哪一种？
按响应阶段¶
| 阶段 | 距事件时间 | 待激活机制 | 扶轮社的即时行动 |
|---|---|---|---|
| 即时紧急 | 0–72 小时 | 扶轮社资金 + DDRF + DRG（准备中） | 用自有资金启动初始支出。请求 DG 激活 DDRF。为 DRG 准备现场评估。 |
| 稳定 | 1–4 周 | 已批准 DRG + 大区基金 + DNA-RAG 基金 | 启动社区厨房、有序分发、志愿者轮换。记录每笔支出：本指南建议 J+45 做内部进度点；TRF 要求为进度报告 ≤ 12 个月 + 最终报告。 |
| 短期恢复 | 1–6 个月 | DRG 余额 + 准备中的全球补助金 + 非政府组织合作 | 识别持续性需求（水、学校、健康）。通过 Club Finder 或 DNA-RAG 寻找国际合作扶轮社。 |
| 重建 | 6–24 个月 | 全球补助金 + 打包补助金 + TRF 中央基金 | 长期主导项目。M+6 提交中期报告，结束时提交最终报告。 |
按紧急情况类型¶
| 典型情形 | 首要反应 | 核心机制 | 原因 |
|---|---|---|---|
| 局部灾害，扶轮社单独行动 | 自有资金 + 特别会费 | 扶轮社资金 | DCA-3，无需地区升级 |
| 区域性灾害，多个扶轮社受影响 | DG 激活 DDRF | DDRF + DRG | DCA-2，由地区协调 |
| 重大灾害，多个地区 | DG + RI（国际扶轮） + DNA-RAG 协调 | DRG + DNA-RAG 基金 + 大区基金 | DCA-1，国际动员 |
| 命名气旋逼近 | 预先提交 DRG | DRG（灾前 24-48 小时） | 唯一在数小时内而非数周内处理 DRG 的情形 |
| 灾后重建 | D+30 组装全球补助金 | 全球补助金 | DRG 已结束，进入长期阶段 |
三条永不可忘的规则¶
- DDRF 是即时的，DRG 需要数周。 不要等待 DRG 才启动初始支出。DDRF、扶轮社资金和自发捐款覆盖最初 72 小时。
- 报告决定后续的一切。 TRF 的要求是：收到资金后至少每 12 个月提交一份进度报告，并在结项后 2 个月内提交一份最终报告；本指南另建议早至 J+45 就做一次内部进度点。没有这些报告，DRG 余额将被冻结，地区的 TRF 资格将受质疑。不是一个扶轮社，也不是一个地区：你所在地区的整个网络都将失去获得补助金的资格。
- DRG 不资助向灾民直接发放现金。 水、庇护、应急包、食物：可以。现金：不可以，经批准的例外情况除外。这是最初几小时内最常见的陷阱，当一位慷慨的扶轮社员忍不住想发放钞票时。
应随手保留的联系人¶
| 谁 | 为何 | 何时 |
|---|---|---|
| DG（地区总监） | 激活 DCA 并释放 DDRF | H+0 至 H+6 |
| DRO（地区救灾官） | 各扶轮社之间的操作协调 | H+0 至 D+30 |
| DRFC（地区基金会主席） | 提交 DRG 并会签全球补助金 | D+1 至 D+10 |
| DNA-RAG 大区代表 | 技术专长和国际协调 | DCA-2 和 DCA-1 |
| 当地 ShelterBox 负责人 | 如需应急庇护所 | DCA-2 和 DCA-1 |
提示。 打印这三张表格，粘贴到扶轮社应急包的内封面上。在 H+0 时，这是救灾协调员首先翻开的一页。
表格 11，成员状况普查¶
用途： 一旦呼叫链名单启动即填写（第 12 章，步骤 2）。在帮助任何外部人员之前，扶轮社必须先了解自己成员的状况。本表逐一记录每名成员：谁安好且可参与，谁受了影响，谁仍然失联。它决定整个响应的走向：绝不派出一名房屋刚刚被毁的成员。 填写人： 扶轮社救灾协调员（或呼叫链名单的各分支负责人）。 更新： 在最初 72 小时内，每完成一轮呼叫链名单即更新一次，之后每日更新。
普查，日期： _//_ | 轮次时间： _:_¶
扶轮社： _______ 成员总数： _ 迄今已联系到： _ 失联： _____
| # | 成员 | 状态 | 住所 | 即时需求 | 可参与响应 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | __ | ☐ 安好 ☐ 轻伤 ☐ 重伤 ☐ 失联 ☐ 受灾 | ☐ 完好 ☐ 受损 ☐ 被毁 | ☐ 医疗 ☐ 庇护 ☐ 疏散 ☐ 其他： ____ | ☐ 是 ☐ 部分 ☐ 否 |
| 2 | （同第 1 行） | ||||
| 3 | （同第 1 行） | ||||
| 4 | （同第 1 行） | ||||
| 5 | （同第 1 行） | ||||
| … | （每名成员增加一行） |
须优先救助的成员（重伤、受灾、失联）：
规则。 一名失联的成员不是「缺席」，而是一记警报。一旦区域安全，立即派出一支两人小组前往其住所核实。扶轮社首要的团结义务，是对自己的成员。
附录 A，操作表格，扶轮社救灾响应手册