Capítulo 14, Estabilización: de las 72 horas a las 2 semanas¶
Parte III, ACTUAR: CON NUESTROS PROPIOS MEDIOS
La adrenalina de las primeras 72 horas disminuye. Los rescatistas profesionales están en su lugar, o no. Los medios de comunicación empiezan a desviar la mirada. Y es entonces cuando comienza el verdadero trabajo.
La fase de estabilización es la más larga, la más costosa y la más exigente. Es la fase en la que los clubes que no están preparados se hunden: agotamiento de los voluntarios, descontrol financiero, pérdida del control operativo. También es la fase en la que un club bien organizado marca la diferencia duradera.
Este capítulo cubre cuatro operaciones continuas: cocinas comunitarias, puntos de distribución, coordinación diaria y gestión financiera. Cada sección está concebida para ser directamente operativa: puede fotocopiar estas páginas y entregárselas a un jefe de equipo.
Cocinas comunitarias¶
Cuando las víctimas ya no disponen de medios para cocinar, cuando los comercios están cerrados, cuando las reservas de alimentos de las familias se han agotado, la cocina comunitaria se convierte en el corazón logístico de su operación. También es uno de los puestos más complejos y arriesgados. Una intoxicación alimentaria masiva en plena catástrofe sería una catástrofe dentro de la catástrofe.
Dimensionamiento¶
Antes de montar una cocina, determine su capacidad objetivo. Esta tabla relaciona la capacidad con el montaje necesario.
| Capacidad objetivo | Cocineros | Ayudantes de cocina | Logística | Jefe de equipo | Personal total | Superficie mínima |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 100 comidas/día | 2 | 4 | 3 | 1 | 10 | 30 m² |
| 200 comidas/día | 3 | 6 | 5 | 1 | 15 | 50 m² |
| 500 comidas/día | 5 | 12 | 10 | 2 | 29 | 100 m² |
Indicador para el DRG: Cada comida distribuida es un resultado medible. 200 comidas/día durante 14 días = 2 800 comidas = una cifra sólida en su informe de rendición de cuentas (stewardship).
Equipamiento completo¶
Equipamiento de cocción¶
| Equipamiento | Cantidad (para 200 comidas/día) | Costo estimado |
|---|---|---|
| Cocinas industriales de gas (2 fuegos) | 3 unidades | 300-600 USD |
| Ollas de acero inoxidable de 50 litros | 4 unidades | 300-600 USD |
| Sartenes industriales / sartenes para saltear (60 cm diám.) | 2 unidades | 100-200 USD |
| Tablas de corte HACCP (codificadas por color) | 1 juego (rojo, verde, azul) | 30-50 USD |
| Cuchillos profesionales (cocinero, verduras, pan) | 1 juego | 40-80 USD |
| Utensilios de servicio de acero inoxidable (cucharones, espátulas, pinzas) | 10 piezas | 50-100 USD |
| Bandejas gastronorm de acero inoxidable (GN 1/1 y 1/2) | 10 unidades | 150-250 USD |
| Recipientes isotérmicos para transporte | 2 unidades | 100-300 USD |
| Mesas de trabajo plegables | 4 unidades (4 m lineales mín.) | 200-400 USD |
| Báscula de cocina (capacidad 30 kg) | 1 unidad | 30-50 USD |
Código de color de las tablas de corte HACCP: Rojo = carne cruda. Amarillo = aves crudas. Azul = pescado y mariscos. Verde = frutas y verduras. Blanco = lácteos y panadería. Marrón = carne cocida. Esta distinción evita la contaminación cruzada. No es opcional.
Higiene y seguridad alimentaria¶
| Equipamiento | Cantidad / día | Costo |
|---|---|---|
| Estación de lavado de manos autónoma con depósito | 1 unidad (fija) | 100-300 USD |
| Jabón líquido antibacteriano, sin contacto | 2 litros / día | 5 USD/día |
| Gel desinfectante para manos (1 L por estación) | 4 litros / día | 10 USD/día |
| Guantes desechables de nitrilo | 100 pares / día | 10 USD/día |
| Redecillas / cubrecabezas | 20 / día | 3 USD/día |
| Delantales desechables o lavables | 10 / día | 5 USD/día |
| Bolsas de basura reforzadas de 120 L | 20 / día | 5 USD/día |
| Productos de limpieza de grado alimentario | 2 litros / día | 5 USD/día |
| Termómetro de sonda para alimentos | 2 unidades (fijo) | 30-50 USD |
| Termómetro de refrigeración | 2 unidades (fijo) | 20-30 USD |
| Botiquín de primeros auxilios de cocina | 1 unidad (fijo) | 30-50 USD |
| Extintor de clase F (fuegos de grasa) | 1 por zona de cocción | 40-80 USD |
La estación de lavado de manos es obligatoria. No hay excepción. Si no puede instalar una estación de lavado de manos con agua limpia y jabón a la entrada de la zona de cocción, no puede abrir la cocina.
Almacenamiento¶
| Equipamiento | Cantidad | Costo |
|---|---|---|
| Refrigerador o cámara frigorífica móvil | 1 unidad (si hay electricidad) | 500-2 000 USD |
| Neveras rígidas de 100 L | 4 unidades | 300-600 USD |
| Bloques de hielo / hielo en bolsa | 20 kg/día | 10 USD/día |
| Estanterías elevadas (mín. 15 cm del suelo) | 4 unidades | 100-200 USD |
| Recipientes herméticos para productos secos | 10 unidades | 50-100 USD |
| Lonas de protección contra lluvia/sol | 50 m² | 50-100 USD |
| Carpa / estructura de cocina (6 × 3 m) | 1 unidad | 500-1 500 USD |
Las 5 reglas de higiene no negociables¶
Estas cinco reglas deben fijarse de forma visible, en varios idiomas si es necesario, en la zona de cocción. Deben repetirse en cada briefing. No son recomendaciones, son obligaciones.
| # | Regla | Norma | Verificación |
|---|---|---|---|
| 1 | Lavado de manos | Antes de cada manipulación, después de cada pausa, después de usar el baño | Observación directa del jefe de equipo |
| 2 | Separación crudo/cocido | Nunca ningún contacto entre alimentos crudos y cocidos. Utensilios diferenciados por color. | Verificar tablas y utensilios |
| 3 | Cocción completa | Temperatura interna >= 63 °C (carnes), >= 74 °C (aves) | Termómetro de sonda en cada servicio |
| 4 | Cadena de frío | Perecederos entre 0 y 4 °C. Si no es posible: solo no perecederos. | Termómetro de nevera a las 6:00 y a las 14:00 |
| 5 | Limpieza continua | Superficies desinfectadas cada 2 horas como mínimo | Registro de limpieza firmado |
Lista de verificación de higiene diaria¶
Esta lista se completa dos veces al día, mañana y tarde, por el jefe de equipo de cocina.
- ☐ Temperatura de la nevera verificada a las 06:00: ___°C (aceptable: 0-4 °C)
- ☐ Temperatura de la nevera verificada a las 14:00: ___°C
- ☐ Lavado de manos verificado al inicio de cada turno
- ☐ Uso de EPI verificado (redecilla, delantal, guantes)
- ☐ Superficies de trabajo desinfectadas antes de cada servicio
- ☐ Temperatura de cocción verificada con termómetro de sonda: ___°C
- ☐ Cubos vaciados entre cada servicio
- ☐ Ningún alimento en el suelo, almacenamiento elevado verificado
- ☐ Registro de trazabilidad completado (origen, fecha, hora de cada lote)
- ☐ Notificación inmediata de cualquier persona enferma en la cocina
- ☐ Limpieza completa de fin de jornada realizada
Rotaciones de personal¶
Tres equipos rotativos para cubrir la jornada. Un voluntario de cocina nunca debe superar las 8 horas consecutivas; la fatiga en la cocina es peligrosa (quemaduras, cortes, errores de higiene).
| Rotación | Horario | Tareas principales |
|---|---|---|
| Equipo de mañana | 05:00 - 13:00 | Desayuno + preparación del almuerzo |
| Equipo de tarde | 12:00 - 20:00 | Servicio del almuerzo + preparación de la cena + limpieza |
| Equipo de noche | 19:00 - 23:00 | Servicio de la cena + limpieza completa + preparación del día siguiente |
El solapamiento de una hora entre equipos es intencional: permite la transferencia de información y la continuidad.
Presupuesto de la cocina comunitaria¶
Costos de funcionamiento diarios¶
| Concepto | 100 comidas/día | 200 comidas/día | 500 comidas/día |
|---|---|---|---|
| Alimentos (2-4 USD/comida) | 200-400 USD | 400-800 USD | 1 000-2 000 USD |
| Gas / combustible | 25 USD | 45 USD | 100 USD |
| Consumibles de higiene | 15 USD | 25 USD | 50 USD |
| Vajilla desechable | 30 USD | 60 USD | 150 USD |
| Agua potable (cocción + limpieza) | 20 USD | 35 USD | 75 USD |
| Hielo / refrigeración | 15 USD | 25 USD | 50 USD |
| Total diario | 305-505 USD | 590-990 USD | 1 425-2 425 USD |
| Total a lo largo de 14 días | 4 270-7 070 USD | 8 260-13 860 USD | 19 950-33 950 USD |
Inversión inicial (equipamiento duradero)¶
| Equipamiento | Costo estimado |
|---|---|
| Cocinas industriales (juego de 4) | 400-800 USD |
| Ollas de acero inoxidable de 50 L (juego de 4) | 300-600 USD |
| Mesas plegables (4 unidades) | 200-400 USD |
| Bandejas gastronorm (juego de 10) | 150-250 USD |
| Carpa / estructura de cocina (6 × 3 m) | 500-1 500 USD |
| Estación de lavado de manos autónoma | 100-300 USD |
| Neveras de 100 L (4 unidades) | 300-600 USD |
| Varios (extintores, termómetros, EPI) | 200-400 USD |
| Total de la inversión inicial | 2 150-4 850 USD |
Financiación: El Disaster Response Grant (máx. 25 000 USD) cubre una cocina comunitaria de 200-500 comidas/día durante 14 días. Presente un presupuesto línea por línea en su solicitud. Las cifras anteriores son directamente utilizables.
Cadena de suministro de alimentos¶
| Fuente | Tipo de mercancía | Ventajas | Precauciones |
|---|---|---|---|
| Mercados mayoristas locales | Productos secos, frescos | Apoya la economía local, rápido | Conservar todos los recibos (TRF) |
| Donaciones locales de alimentos | Productos frescos, conservas | Gratis, rápido | Verificar sistemáticamente las fechas de caducidad |
| Bancos de alimentos | Conservas, productos secos | Gran volumen, gratis | Plazo de entrega variable |
| ONG asociadas (WFP, Cruz Roja) | Raciones listas para consumir | Normas nutricionales garantizadas | Coordinación para evitar duplicados |
| Supermercados (acuerdo mayorista) | Todos los tipos | Facturas formales | Negociar precio de catástrofe |
Gestión de existencias, reglas absolutas:
- FIFO (First In, First Out). Las mercancías más antiguas salen primero. Sin excepción.
- Etiquetado. Cada lote recibido se etiqueta con la fecha de recepción. Sin etiqueta = no se almacena.
- Inventario diario. Cada mañana antes de las 07:00. Existencias restantes anotadas en el registro.
- Pedido anticipado. Pedido de suministro realizado con 48 horas de antelación para los productos secos.
- Existencias de reserva. Mantener en todo momento una reserva de 3 días de productos no perecederos.
- Rechazo de donaciones inadecuadas. Si una donación está caducada, mal envasada o de composición desconocida, se rechaza. Con cortesía pero con firmeza.
Menús de muestra para 200 personas¶
Los menús deben ser sencillos, nutritivos, adaptados a los hábitos alimentarios locales y realizables con equipamiento básico.
Plantilla de menú rotativo de 3 días:
| Día | Desayuno (600 kcal) | Almuerzo (800 kcal) | Cena (700 kcal) |
|---|---|---|---|
| Día 1 | Gachas de arroz con leche + azúcar + té | Arroz + frijoles rojos + aceite + verduras | Sopa espesa de lentejas + pan |
| Día 2 | Pan + mantequilla de maní + té | Pasta + salsa de tomate + sardinas | Arroz + guiso de verduras |
| Día 3 | Gachas de maíz + leche + azúcar | Arroz + pescado en conserva + verduras salteadas | Sopa de frijoles + pan + queso |
Cantidades para 200 personas / 1 comida principal:
| Ingrediente | Cantidad | Peso total |
|---|---|---|
| Arroz (base) | 200 g/persona (crudo) | 40 kg |
| Frijoles (proteína) | 80 g/persona (crudo) | 16 kg |
| Aceite vegetal | 20 ml/persona | 4 litros |
| Verduras (cebollas, tomates, zanahorias) | 100 g/persona | 20 kg |
| Sal | 3 g/persona | 600 g |
| Agua de cocción | 3 L / kg de arroz | 120 litros |
Puntos de Distribución (PODs)¶
El punto de distribución es la interfaz entre su logística y las víctimas. Un POD mal organizado significa horas de espera, tensiones, empujones, acusaciones de favoritismo. Un POD bien organizado significa una operación fluida, trazable y digna.
Selección del lugar¶
El emplazamiento de un POD no se elige al azar. Aplique estos criterios de forma sistemática.
| Criterio | Norma mínima | Comentario |
|---|---|---|
| Accesibilidad por carretera | Vía transitable por vehículo de reparto | Verificar a diario, las condiciones cambian |
| Distancia de los beneficiarios | Radio <= 2 km de la población objetivo | Más allá, los ancianos y discapacitados no vendrán |
| Seguridad | Alejado de zonas de riesgo (inundaciones, deslizamientos) | Evaluación de riesgos diaria |
| Superficie | Mínimo 200 m² para 200 beneficiarios/día | Incluye fila, registro, distribución, salida |
| Sombra | Carpa, lona o árbol | Esperar al sol causa desmayos e ira |
| Estacionamiento | Espacio para vehículos de reparto | Separado de la zona peatonal |
| Visibilidad | Lugar conocido por la población | Iglesia, escuela, plaza del mercado |
Disposición física¶
El flujo debe ser de un solo sentido. Los beneficiarios nunca deben retroceder ni cruzarse con quienes ya han recibido su ayuda.
ZONA DE ENTREGA ZONA DE ALMACENAMIENTO ZONA DE PREPARACIÓN
(vehículos) ──────> (segura, cerrada) ──> (clasificación de kits / raciones)
|
v
SALIDA <──── DISTRIBUCIÓN <──── REGISTRO <──── FILA <──── ENTRADA
(flujo saliente) (mesas) (mesas + registros) (marcada, sombreada) (recepción)
|
FILA PRIORITARIA
(ancianos, embarazadas,
discapacitados, familias
con niños pequeños)
Equipamiento necesario para un POD¶
| Equipamiento | Cantidad | Costo estimado |
|---|---|---|
| Mesas plegables (registro + distribución) | 6 | 120-240 USD |
| Carpas o lonas (30 m² mínimo) | 2 | 200-600 USD |
| Barreras de control de multitudes o cinta de señalización | 100 metros | 30-60 USD |
| Carteles informativos (horarios, instrucciones) | 4 | 20-40 USD |
| Megáfono o sistema de megafonía portátil | 1 | 30-80 USD |
| Registro en papel + bolígrafos (respaldo obligatorio) | 500 formularios + 20 bolígrafos | 20-40 USD |
| Chalecos de alta visibilidad | 15 | 45-75 USD |
| Punto de agua potable para la fila | 1 bidón de 20 L + vasos | 15-30 USD |
| Botiquín de primeros auxilios | 1 | 30-50 USD |
| Sillas para el personal de registro | 6 | 30-60 USD |
| Total | 540-1 275 USD |
Gestión de multitudes¶
La gestión de multitudes no es un tema teórico. Personas desesperadas, cansadas, hambrientas, esperando al sol con sus hijos: eso es una situación explosiva. Su trabajo es desactivarla antes de que estalle.
Reglas de gestión:
| Regla | Detalle |
|---|---|
| Capacidad máxima en la zona de espera | 50 personas a la vez |
| Fila prioritaria separada | Ancianos, embarazadas, familias con niños < 5 años, personas discapacitadas |
| Ratio personal/fila | 1 responsable de gestión por cada 50 personas en espera |
| Comunicación regular | Megáfono cada 15 minutos: progreso, tiempo de espera estimado |
| Espera > 1 hora | Distribuir agua. Distribuir tickets con hora (volver a tal hora). |
| Prohibición absoluta | Nunca lanzar suministros a la multitud. Nunca. |
| Protocolo de parada | Si hay empujones o altercados: detención inmediata de la distribución, evacuación del personal, reanudar tras el regreso de la calma |
La fila prioritaria no es un favor, es una norma humanitaria. Las personas vulnerables no pueden esperar durante horas. Fije claramente los criterios de prioridad. Explíquelos por el megáfono. La transparencia desactiva el resentimiento.
Registro de beneficiarios¶
Toda persona que recibe ayuda queda registrada. Sin excepciones. Esta es la base de la trazabilidad, la equidad (sin duplicados) y la rendición de cuentas ante los donantes y TRF.
Formulario de registro, datos a recopilar:
| Campo | Tipo | Obligatorio | Finalidad |
|---|---|---|---|
| Número único | POD[X]-[NNN] (ej., POD1-001) | Sí | Identificación única, anti-duplicado |
| Nombre completo del jefe de hogar | Texto | Sí | Identificación |
| Documento de identidad (tipo + número) | Texto | Si está disponible | Verificación |
| Número de personas en el hogar | Número | Sí | Cálculo de cantidades |
| Dirección o ubicación | Texto | Sí | Mapeo de necesidades |
| Necesidades específicas | Casillas | Sí | Adaptación de la ayuda |
| Suministros recibidos (tipo, cantidad, fecha) | Tabla | Sí | Trazabilidad TRF |
| Firma o huella dactilar | Firma | Sí | Comprobante de recepción |
Necesidades específicas a verificar: - ☐ Bebé (< 2 años), necesidad de leche, pañales - ☐ Niños (2-12 años), necesidades de alimentación infantil - ☐ Ancianos (> 70 años), necesidad de medicación, movilidad reducida - ☐ Persona discapacitada, tipo: ___ - ☐ Mujer embarazada / en período de lactancia - ☐ Enfermedad crónica que requiere tratamiento, tipo: ___
Logística de registro:
- 500 formularios preimpresos como mínimo (imprimir antes de la catástrofe si es posible)
- Tarjeta de beneficiario plastificada reutilizable (evita duplicados en distribuciones posteriores)
- Ingreso en hoja de cálculo al final de la jornada (respaldo digital obligatorio)
- Estadísticas diarias remitidas al coordinador y al Distrito
Horarios y ritmo¶
| Parámetro | Norma recomendada |
|---|---|
| Horario de apertura | 08:00 - 16:00 (8 horas máximo) |
| Briefing previo a la apertura | 07:30 (30 minutos) |
| Pausa del personal | 12:00 - 13:00 (cierre o rotación) |
| Limpieza y almacenamiento | 16:00 - 17:00 |
| Informe diario | 17:00 - 18:00 |
Coordinación diaria¶
La coordinación es lo que distingue una operación humanitaria de un caos bienintencionado. Tres citas al día estructuran su operación.
Briefing de la mañana (07:00, 30 minutos)¶
Este briefing es obligatorio para todos los jefes de equipo. Los voluntarios de campo reciben las instrucciones de su jefe de equipo después del briefing.
| Punto | Responsable | Duración |
|---|---|---|
| Resumen de la situación (evolución desde ayer, información nueva) | Coordinador de Catástrofes | 5 min |
| Estado de existencias y suministros (escasez prevista, entregas en camino) | Responsable de logística | 5 min |
| Asignación de equipos y tareas del día (quién hace qué, dónde, hasta qué hora) | Jefe de equipo | 10 min |
| Puntos de seguridad (meteorología, zonas a evitar, incidentes del día anterior) | Responsable de seguridad | 5 min |
| Preguntas de los jefes de equipo | Todos | 5 min |
Resultado del briefing: Cada jefe de equipo se va con: 1. Su misión del día, por escrito 2. Su dotación de personal confirmada 3. Sus necesidades logísticas identificadas 4. El número de emergencia del día
Punto del mediodía (12:30, 15 minutos, por radio o WhatsApp)¶
Una verificación rápida entre el coordinador y cada jefe de equipo: - Progreso respecto a los objetivos de la mañana - Problemas encontrados que requieren una decisión - Ajustes de la tarde si es necesario
Debriefing de la noche (19:00, 30 minutos)¶
| Punto | Contenido | Duración |
|---|---|---|
| Lo que funcionó bien | Cada jefe de equipo comparte un éxito | 5 min |
| Dificultades encontradas y soluciones halladas | Discusión colectiva | 10 min |
| Ajustes para mañana | Decisiones del coordinador | 5 min |
| Verificación del informe diario | Cifras, incidentes, necesidades | 5 min |
| Anuncio del plan del día siguiente | Quién, qué, dónde, cuándo | 5 min |
Regla absoluta del debriefing: Nadie sale del debriefing frustrado y en silencio. Si un miembro tiene un problema, lo dice ahora. Lo no dicho mata a los equipos más rápido que la fatiga.
Informe diario al Distrito¶
El informe diario se envía al DRO antes de las 20:00. Utiliza el formato definido en el Capítulo 13. En la fase de estabilización, añada:
- Evolución de la situación (mejora, deterioro, estancamiento)
- Seguimiento del DRG (monto recibido, monto gastado, saldo)
- Coordinación con otros actores (ONG, autoridades, otros clubes)
- Previsión a 3 días (no solo para mañana)
- Necesidades de relevo (voluntarios, equipamiento)
Gestión financiera en catástrofe¶
El dinero en una catástrofe es un acelerador y un riesgo. Bien gestionado, salva vidas. Mal gestionado, destruye la reputación del club e invalida sus solicitudes de financiación a La Fundación Rotaria.
Principio fundamental: trazabilidad absoluta desde el primer centavo¶
No existe la "pequeña compra sin recibo" en una operación de catástrofe. Cada gasto se documenta. Cada donación se registra. Cada distribución se rastrea. No es burocracia, es la condición sine qua non para:
- Obtener el reembolso del DRG
- Justificar el uso de las donaciones ante los donantes
- Rendir cuentas a los miembros del club
- Protegerse legalmente en caso de litigio
El registro financiero de catástrofe¶
Abra un registro dedicado desde la primera compra. Sepárelo por completo de la contabilidad corriente del club.
Formato del registro:
| Fecha | Hora | Descripción | Categoría | Proveedor | Monto (USD) | Forma de pago | N.° de recibo | Validado por |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 03/10 | 08:30 | Agua embotellada (200 × 1,5 L) | Agua | Supermercado X | 150,00 | Efectivo | R-001 | [iniciales] |
| 03/10 | 10:00 | Arroz 50 kg (5 sacos) | Alimentos | Mayorista Y | 125,00 | Transferencia | R-002 | [iniciales] |
| 03/10 | 14:00 | Lonas 4×6 m (10 unidades) | Refugio | Ferretería Z | 200,00 | Efectivo | R-003 | [iniciales] |
Categorías estándar: - Agua - Alimentos - Refugio - Higiene - Salud / primeros auxilios - Transporte / combustible - Comunicación - Equipamiento / materiales - Varios (a justificar sistemáticamente)
Procedimiento de gestión de recibos¶
- Recolección: Cada miembro que realiza una compra devuelve el recibo original el mismo día.
- Numeración: Cada recibo recibe un número secuencial (R-001, R-002...).
- Fotografía: Cada recibo se fotografía de inmediato (respaldo digital).
- Archivo: Los recibos originales se archivan en una carpeta, por fecha, en orden numérico.
- Ingreso: Cada recibo se ingresa en el registro financiero en un plazo de 24 horas.
- Validación: Cada línea del registro la refrenda un segundo responsable (doble control).
Si una compra no tiene recibo: El miembro redacta una declaración jurada indicando la fecha, el monto, la naturaleza de la compra y el motivo de la falta de recibo. Esto sigue siendo aceptable de forma ocasional, pero no debe convertirse en la regla.
Cuenta bancaria dedicada a donaciones¶
Si el club abre sus propios canales de donación, y debería hacerlo para cualquier operación importante, las reglas son estrictas.
| Regla | Detalle | Por qué |
|---|---|---|
| Cuenta separada | Abierta específicamente para la catástrofe, distinta de la cuenta corriente del club | Transparencia, trazabilidad |
| Doble firma | Todo retiro o transferencia requiere dos firmas (presidente + tesorero o vicepresidente) | Prevención de abusos |
| Registro de donaciones | Cada donación recibida se registra (donante, monto, fecha, método) | Agradecimientos, recibos fiscales |
| Comunicación | Informe mensual a los donantes sobre el uso de los fondos | Confianza y transparencia |
| Cierre | La cuenta se cierra y el saldo se asigna cuando la operación termina | Sin fondos inactivos |
Uso de los fondos, jerarquía de prioridades:
| Prioridad | Uso | % indicativo del presupuesto |
|---|---|---|
| 1 | Compras directas para las víctimas (agua, alimentos, refugio, higiene) | 70-80% |
| 2 | Logística operativa (transporte, combustible, equipamiento) | 10-15% |
| 3 | Comunicación y coordinación | 3-5% |
| 4 | Gastos administrativos (impresión, suministros) | 2-5% |
| 5 | Reserva para imprevistos | 5% |
Lo que NUNCA debe financiarse con fondos de catástrofe: - Comidas o alojamiento para rotarios que no están en misión - Ropa o artículos promocionales de marca Rotary - Viajes o desplazamientos no relacionados directamente con la operación - Gastos de entretenimiento o recepción
Informe financiero semanal¶
Cada semana, el tesorero produce un informe financiero enviado al Distrito y presentado a los miembros.
INFORME FINANCIERO SEMANAL
Club Rotario de [nombre] — Operación [nombre]
Semana del [fecha] al [fecha]
1. FONDOS DISPONIBLES
Saldo al inicio de la semana: _________ USD
Donaciones recibidas esta semana: _________ USD
DRG recibido: _________ USD
Otra financiación: _________ USD
TOTAL DISPONIBLE: _________ USD
2. GASTOS DE LA SEMANA
Agua: _________ USD
Alimentos: _________ USD
Refugio: _________ USD
Higiene: _________ USD
Salud: _________ USD
Transporte / combustible: _________ USD
Equipamiento / materiales: _________ USD
Comunicación: _________ USD
Varios: _________ USD
TOTAL GASTOS: _________ USD
3. SALDO
Saldo al final de la semana: _________ USD
4. PROYECCIÓN
Gastos previstos próxima semana: _________ USD
Déficit anticipado: _________ USD
Necesidad de financiación adicional: SÍ / NO
5. NÚMERO DE RECIBOS RECOLECTADOS: _________
Número de recibos faltantes: _________
Acciones correctivas: ________________________________
Redactado por: _________________ (Tesorero)
Validado por: _________________ (Presidente)
Fecha: _________________
Coordinación con el Disaster Response Grant (DRG)¶
El DRG es su primera fuente de financiación externa. Máximo 25 000 USD, normalmente aprobado en 2-4 semanas por La Fundación Rotaria, y en 24-48h en caso de presentación pre-impacto para una tormenta con nombre. Se pagará tras la justificación de uso.
Lo que financia el DRG: - Agua potable y purificación - Alimentos de emergencia - Refugios temporales y materiales de reconstrucción - Suministros médicos y de higiene - Ropa y mantas - Transporte logístico - Herramientas y equipos de retirada de escombros
Lo que el DRG NO financia: - Salarios de voluntarios - Equipamiento permanente del club - Costos de funcionamiento del club - Donaciones en efectivo a las víctimas (salvo casos especiales aprobados)
Secuencia de solicitud:
- El presidente del club redacta la solicitud con el DRO del Distrito
- El DG la remite a La Fundación Rotaria
- Aprobación en 2-4 semanas (24-48 horas en caso de presentación pre-impacto para una tormenta con nombre)
- Desembolso a la cuenta del Distrito o del club
- Uso conforme al presupuesto presentado
- Informe de rendición de cuentas (stewardship) con documentos justificativos en un plazo de 12 meses
Consejo: Empiece a gastar sus propios fondos de inmediato y solicite el DRG en paralelo. No espere al DRG para actuar: las primeras 72 horas no esperan. El DRG vendrá a reembolsar sus gastos si están correctamente documentados.
Cuándo cerrar la cocina comunitaria, criterios objetivos¶
Prolongar una cocina más allá de la necesidad mantiene la dependencia y agota a los voluntarios. Cerrar demasiado pronto significa dejar a familias sin comidas. Decida según criterios, no según el sentimiento.
Cierre la cocina en cuanto se cumplan DOS de los tres criterios:
| Criterio | Umbral |
|---|---|
| Mercado local funcional | ≥ 80% de los comercios de alimentación de la zona han reabierto |
| Costo unitario de la cocina | El costo por comida supera el precio de una comida equivalente comprada en el mercado local |
| Afluencia | Número de beneficiarios activos < 20% del pico observado, durante 3 días consecutivos |
Procedimiento de cierre (D-3 a D+0): - D-3: anunciar la fecha de cierre a los beneficiarios y socios (cartelería, ayuntamiento, Cruz Roja) - D-2: derivar a los beneficiarios vulnerables restantes a los servicios sociales permanentes (CCAS, Cruz Roja, banco de alimentos) - D-1: detener las compras, liquidar las existencias perecederas (donación a una asociación o distribución final) - D+0: cierre. Limpieza completa, devolución del equipamiento prestado, revisión financiera - D+7: informe de cierre con fotos, registro de beneficiarios, gastos, integrado en el SITREP de estabilización
Indicadores de seguimiento en la fase de estabilización¶
Fije estos indicadores en un tablero en su CG. Actualícelos a diario. Son su panel de control.
| Indicador | Objetivo | Frecuencia de medición |
|---|---|---|
| Número de comidas servidas / día | Según capacidad instalada | Diaria |
| Litros de agua distribuidos / día | 15 L × número de beneficiarios | Diaria |
| Número de familias alojadas | Todos los sin techo identificados | Diaria |
| Número de voluntarios activos | Según necesidades | Diaria |
| Horas de voluntariado acumuladas | A documentar (valoración del Grant) | Diaria |
| Gastos acumulados vs. presupuesto | < 100% del presupuesto aprobado | Diaria |
| Recibos recolectados / gastos realizados | 100% | Diaria |
| Incidentes de seguridad | 0 | Diaria |
| Casos de intoxicación alimentaria | 0 | Diaria |
| Informe diario enviado al Distrito | Antes de las 20:00 cada día | Diaria |
Este capítulo le proporciona el marco operativo completo para resistir dos semanas. Si después de dos semanas la situación no se ha estabilizado, significa que la magnitud supera el DCA-3. Escale al Distrito. Pida relevo. Proteja a sus voluntarios. La fase de recuperación (Parte IV) tomará el relevo.