Kapitel 15, Freiwillige im Feld führen¶
Teil III, HANDELN: MIT UNSEREN EIGENEN MITTELN
Sie wissen, wie man Teams führt. Sie haben es in Ihren Unternehmen, Ihren Kanzleien, Ihren Krankenhäusern getan. Aber Freiwillige in einer Katastrophe zu führen ist nicht dasselbe wie Bürokollegen zu führen. Die Menschen werden nicht bezahlt. Sie sind erschöpft, manchmal selbst Opfer. Sie kommen mit guten Absichten und ohne Ausbildung. Manche halten 12 Stunden durch und bitten darum, bleiben zu dürfen. Andere brechen nach 2 zusammen. Und Dutzende Menschen, die Sie nie gesehen haben, tauchen spontan auf.
Dieses Kapitel lehrt Sie keine Führung, es gibt Ihnen die feldspezifischen Besonderheiten des Freiwilligenmanagements in einer Katastrophe. Die Verfahren, die nicht verhandelbaren Punkte, die Fallstricke.
Die nicht verhandelbaren Punkte: Registrierung, Briefing, Ausrüstung¶
Bevor ein Freiwilliger im Feld irgendetwas anfasst, sind drei Schritte verpflichtend. Nicht empfohlen, verpflichtend. Keine Ausnahme, auch nicht für Club-Rotarier.
1. Registrierung und Aufnahme¶
Jeder Freiwillige wird vor jedem Einsatz in ein zentrales Register eingetragen. Kein Register, kein Feld.
Registrierungsformular, zu erfassende Daten:
| Feld | Pflicht | Warum |
|---|---|---|
| Vollständiger Name | Ja | Identifizierung, Versicherung |
| Telefonnummer | Ja | Notfallkommunikation |
| Notfallkontakt (Name + Telefon) | Ja | Im Fall eines Unfalls |
| Zugehörigkeit zu einem Rotary-Club (oder „nicht angehörig") | Ja | Rückverfolgbarkeit, Versicherung |
| Spezifische Fähigkeiten (Medizin, Bau, Kochen, Lkw-Fahren, Sprachen) | Ja | Optimale Zuweisung |
| Körperliche Verfassung (Selbsteinschätzung + Einschränkungen) | Ja | Sicherheit, angepasste Zuweisung |
| Allergien / aktuelle medizinische Behandlungen | Ja | Medizinische Sicherheit |
| Verfügbarkeit (Tage, Stunden) | Ja | Planung |
| Verfügbares Fahrzeug (ja/nein, Typ) | Empfohlen | Logistik |
Jeder Freiwillige erhält: - Eine eindeutige Identifikationsnummer (Format: VOL-[Jahr]-[laufende Nummer], z. B. VOL-2026-001) - Ein laminiertes Namensschild mit seiner Nummer, zugewiesenem Team und Notrufnummer - Die Zuweisung dieses Schilds wird im Register erfasst
2. Sicherheitsbriefing¶
Das Sicherheitsbriefing ist VOR jedem Einsatz VERPFLICHTEND. Keine Ausnahmen.
Dauer: 45 Minuten für das Erstbriefing. 15 Minuten für tägliche Aktualisierungen.
Inhalt des Erstbriefings:
| Block | Dauer | Inhalt |
|---|---|---|
| Lage | 10 Min. | Art des Ereignisses, betroffenes Gebiet, aktueller Stand, Restrisiken, Wetter |
| Organisation | 5 Min. | Befehlskette, Schlüsselkontakte, wer was entscheidet |
| Sicherheit | 15 Min. | Sperrzonen (auf Karte zeigen), spezifische Gefahren, verpflichtende PSA, Unfallverfahren, Evakuierungsverfahren, Sammelpunkt, Notrufnummer, Buddy-Regel |
| Verhalten | 5 Min. | Respekt vor Opfern, keine Fotos ohne Einwilligung, Vertraulichkeit, kein Alkohol |
| Fragen + Unterschrift | 10 Min. | Jeder Freiwillige unterzeichnet eine Briefingbestätigung |
Die Briefingbestätigung muss erwähnen: - „Ich habe die Sicherheitsanweisungen erhalten und verstanden" - „Ich verpflichte mich, die vom Koordinator festgelegten Regeln zu befolgen" - „Mir ist bewusst, dass ich vom Feld abgezogen werden kann, wenn ich diese Regeln nicht befolge" - Datum, Name, Unterschrift
Bewahren Sie diese unterzeichneten Bestätigungen auf. Sie sind Ihr rechtlicher Schutz im Fall eines Unfalls.
3. Individuelle Ausrüstung¶
Von der Organisation bereitgestellt (Club oder Distrikt):
| Ausrüstung | Verwendung | Pflicht |
|---|---|---|
| Warnweste (möglichst mit Rotary-Kennzeichnung) | Identifizierung, Verkehrssicherheit | Ja |
| Laminiertes Namensschild | Identifizierung | Ja |
| Verstärkte Arbeitshandschuhe (richtige Größe) | Handschutz | Ja |
| FFP2-Maske | Trümmerräumung, Staub | Je nach Mission |
| Schutzbrille | Trümmerräumung, Schneiden | Je nach Mission |
| Schutzhelm | Instabile Strukturen | Je nach Mission |
| Sicherheitsstiefel oder verstärkte Schuhe | Fußschutz | Je nach Mission |
Vom Freiwilligen mitzubringen (Liste 48 h im Voraus oder bei der Registrierung mitteilen):
- Der Jahreszeit und Mission angepasste Kleidung
- Feste geschlossene Schuhe (keine Sandalen, dies ist ein Ablehnungsgrund)
- Persönliche Trinkflasche (mindestens 1,5 Liter)
- Sonnenschutz (Hut, Creme)
- Persönliche Medikamente für die Dauer der Mission
- Geladenes Mobiltelefon + tragbares Ladegerät
- Ausweis
- Wechselkleidung
Versicherung und rechtliche Haftung¶
Dies ist das Thema, das alle vergessen, bis der Unfall passiert. Und wenn der Unfall passiert, ist es zu spät.
| Aspekt | Erforderliche Maßnahme | Verantwortlich | Frist |
|---|---|---|---|
| Haftpflichtversicherung des Clubs | Prüfen, ob der Versicherungsschutz Katastrophenaktivitäten umfasst | Schatzmeister | VOR der Katastrophe |
| Nicht-rotarische Freiwillige | Spezifische temporäre Versicherung prüfen oder abschließen | Schatzmeister | Bei der Registrierung |
| Genutzte Privatfahrzeuge | Prüfen, ob jedes Fahrzeug für berufliche/humanitäre Nutzung versichert ist | Jeder Fahrer | Vor der Nutzung |
| Haftungsverzicht | Eine Erklärung zur Anerkennung der inhärenten Risiken unterzeichnen lassen | Koordinator | Bei der Registrierung |
| Arbeitsunfälle | Die für Freiwillige geltende lokale Gesetzgebung prüfen | Mitglied mit Anwaltsberuf | VOR der Katastrophe |
Die Gesetze zur Haftung von Freiwilligen unterscheiden sich erheblich nach Land und Rechtsordnung. Identifizieren Sie einen Anwalt unter Ihren Mitgliedern oder in Ihrem Rotary-Netzwerk. Konsultieren Sie ihn VOR dem Einsatz. Verfügt Ihr Club über keinen Versicherungsschutz für Katastrophenaktivitäten, beheben Sie dieses Problem jetzt, nicht während der Krise.
Zivilrechtliche Haftung für nicht-rotarische Freiwillige¶
Ein nicht-rotarischer Freiwilliger verletzt sich beim Entladen von Paletten an der Verteilstelle des Clubs. Wer zahlt, und wer wird namentlich genannt?
In den meisten Rechtsordnungen löst ein nicht gemeldeter und nicht versicherter Freiwilliger die zivilrechtliche Haftung des Clubs und, namentlich, die Haftung des amtierenden Präsidenten aus. Guter Wille überträgt kein Risiko; schriftliche Deckung schon. Dies ist das am häufigsten übersehene Risiko eines Clubeinsatzes, an dem externe Helfer beteiligt sind.
Drei Maßnahmen, die VOR jedem Einsatz mit nicht-rotarischen Freiwilligen zu validieren sind:
- Den Umfang der Standardpolice des Clubs bestätigen. Rufen Sie Ihren Versicherer an und fragen Sie, schriftlich, ob die Haftpflichtpolice des Clubs nicht-mitgliedschaftliche Freiwillige, die an einem Katastropheneinsatz teilnehmen, abdeckt, nicht nur registrierte Rotarier. Viele Standardpolicen decken nur Mitglieder ab.
- Reicht der Standardschutz nicht aus, schließen Sie eine temporäre Police ab, die dem Einsatz gewidmet ist. Typische Kosten in vielen Märkten: 100-300 USD für einige Wochen Deckung, je nach Personenzahl und Aktivitäten. Fragen Sie drei Versicherer; improvisieren Sie nicht.
- Lassen Sie jeden nicht-rotarischen Freiwilligen ein Registrierungsformular unterzeichnen, das ihn, seinen Angehörigenkontakt, die zugewiesene Rolle und eine einzeilige Erklärung benennt, dass die Versicherung des Clubs seine Teilnahme unter der genannten Police abdeckt. Das Formular kommt vom ersten Tag an in die Einsatzakte.
Wann ein Freiwilliger nicht anzunehmen ist. Ist zu dem Zeitpunkt, an dem jemand zum Helfen erscheint, der Schutz des Clubs für Nichtmitglieder nicht schriftlich bestätigt, ist es die sicherere Entscheidung, seine Integration aufzuschieben, bis der Schutz steht. Beschränken Sie den Einsatz in der Zwischenzeit auf versicherte Rotarier. Ein verzögerter Einsatz ist nachholbar; eine persönliche Klage gegen den amtierenden Präsidenten nicht.
Ein Muster-Registrierungsformular ist in Anhang A verfügbar. Passen Sie es vor der Nutzung an den Wortlaut Ihres Versicherers und an das lokale Recht an.
Teamorganisation: 5 Teams, 1 Leiter pro 12¶
Operative Struktur¶
ALLGEMEINER FREIWILLIGENKOORDINATOR
│
├── Teamleiter A — KÜCHE / VERPFLEGUNG
│ └── 8-12 Freiwillige
│ (Köche, Küchenhilfen, Service)
│
├── Teamleiter B — VERTEILUNG / POD
│ └── 8-12 Freiwillige
│ (Registrierung, Verteilung, Menschenmengensteuerung)
│
├── Teamleiter C — TRÜMMERRÄUMUNG / REINIGUNG
│ └── 6-10 Freiwillige
│ (körperliche Arbeit, Werkzeuge, Trümmertransport)
│
├── Teamleiter D — LOGISTIK / TRANSPORT
│ └── 4-6 Freiwillige
│ (Einkäufe, Lieferungen, Lagerung, Bestand)
│
└── Teamleiter E — EMPFANG / REGISTRIERUNG
└── 4-6 Freiwillige
(Empfang von Opfern, Empfang spontaner Freiwilliger,
Registrierung, Orientierung, grundlegende psychologische Unterstützung)
Die Regel: 1 Teamleiter für maximal 10 bis 12 Freiwillige (die von ICS / NIMS empfohlene Führungsspanne ist 1:5 optimal und 1:8 maximal; die humanitäre Feldpraxis ist flexibler). Über 12 hinaus wird die Aufsicht unmöglich, teilen Sie das Team. Ein Teamleiter, der 20 Freiwillige beaufsichtigt, beaufsichtigt in Wirklichkeit keinen.
Profil des Teamleiters¶
Der Teamleiter ist nicht zwingend der technisch erfahrenste. Er ist derjenige, der: - klare Anweisungen geben kann - unter Druck ruhig bleibt - prüft, dass die Sicherheitsanweisungen befolgt werden - seine Freiwilligen jede Stunde zählt - Probleme unverzüglich an den Koordinator weitergibt - weiß, wann er Stopp sagen muss, wenn Erschöpfung oder Risiko es verlangen
7-Tage-Rotation¶
Der Rotationsplan ist so gestaltet, dass jeder Freiwillige alle 5 Tage einen verpflichtenden Ruhetag hat. Erschöpfung ist der wichtigste Unfallfaktor.
| Tag | Gruppe 1 | Gruppe 2 | Gruppe 3 |
|---|---|---|---|
| Montag | Küche + POD | Trümmerräumung | Ruhe |
| Dienstag | Trümmerräumung | Ruhe | Küche + POD |
| Mittwoch | Ruhe | Küche + POD | Trümmerräumung |
| Donnerstag | Küche + POD | Trümmerräumung | Ruhe |
| Freitag | Trümmerräumung | Ruhe | Küche + POD |
| Samstag | Ruhe | Küche + POD | Trümmerräumung |
| Sonntag | Leichtere Rotation, Erholung, wöchentliches Briefing |
Das Logistikteam rotiert unabhängig, mit reduzierter Besetzung am Sonntag.
Zeitregeln¶
| Parameter | Regel | Toleranz |
|---|---|---|
| Maximale Schichtdauer | 8 Stunden | Keine, 8 h, Punkt |
| Verpflichtende Pause | 15 Min. alle 2 h + 1 h Mahlzeit | Keine |
| Mindestruhe zwischen zwei Schichten | 12 Stunden | Keine |
| Verpflichtender Ruhetag | 1 Tag / 5 gearbeitete Tage | Keine |
| Maximale durchgehende Einsatzdauer | 14 Tage | Darüber hinaus ärztliche Untersuchung erforderlich |
Der Freiwillige, der darauf besteht, über seine Stunden hinaus zu bleiben, ist ein Warnsignal, kein Held. Er kippt in emotionale Überinvestition. Ziehen Sie ihn vom Feld ab. Behutsam, aber bestimmt.
Spontane Freiwillige führen: die zentrale Herausforderung¶
Nach jeder aufsehenerregenden Katastrophe tauchen Dutzende, manchmal Hunderte von Menschen spontan auf, um zu helfen. Es ist wunderbar und es ist ein Problem. Unbeaufsichtigte spontane Freiwillige werden zum Hindernis: Sie verstopfen Zufahrtsstraßen, verbrauchen für Opfer bestimmte Ressourcen, verletzen sich mangels Ausbildung und schaffen rechtliche Haftungsprobleme.
Ihre Aufgabe: diese Energie kanalisieren, nicht abweisen.
Das Freiwilligen-Empfangszentrum (VRC)¶
Wann aktivieren: Sobald mehr als 10 nicht angehörige Freiwillige spontan auftauchen.
Standort: Getrennt vom operativen Hauptquartier und den Verteilbereichen. Spontane Freiwillige dürfen die laufenden Einsätze nicht stören.
Erforderliche Ausrüstung:
| Ausrüstung | Menge | Verwendung |
|---|---|---|
| Tische und Stühle | 4 Registrierungsstationen | Gleichzeitige Registrierung |
| Registrierungsformulare | 200 vorgedruckte Exemplare | Aufnahme |
| Sichtbares Begrüßungsschild | 1 (mindestens A0-Format) | „FREIWILLIGEN-EMPFANG, Registrierung verpflichtend" |
| Westen für das Empfangsteam | 4 | Identifizierung des Personals |
| Tafel der verfügbaren Missionen | 1 (in Echtzeit aktualisiert) | Transparente Zuweisung |
| Wasserstelle und Snacks | Dauerhaft | Angenehmes Warten |
| Basis-PSA-Set | Handschuhe, Masken, Westen | Mindestausrüstung |
5-Schritte-Empfangsprozess¶
Schritt 1, Begrüßung (2 Minuten) Herzlich begrüßen. Der Person für ihre Geste danken. Den Ablauf erklären: „Für Ihre Sicherheit und unsere Effektivität registrieren wir jeden Freiwilligen und führen vor dem Einsatz ein Sicherheitsbriefing durch. Das dauert etwa 30 Minuten."
Schritt 2, Registrierung (5 Minuten) Das Standard-Registrierungsformular ausfüllen (siehe vorheriger Abschnitt).
Schritt 3, Schnellbewertung (3 Minuten)
| Kriterium | Annehmbar | Nicht annehmbar, Maßnahme |
|---|---|---|
| Körperliche Verfassung | Geeignet für die geforderte Aufgabe | Verletzt, krank, berauscht → Ablehnung oder Umleitung |
| Ausrüstung | Geschlossene Schuhe, angepasste Kleidung | Sandalen, ungeeignete Kleidung → PSA bereitstellen, falls verfügbar, andernfalls angepasste Aufgabe |
| Alter | >= 16 (Minderjährige zwingend in Begleitung) | < 16 unbegleitet → Ablehnung |
| Emotionaler Zustand | Stabil, arbeitsbereit | In Not → an psychologische Unterstützung verweisen |
Schritt 4, Sicherheitsbriefing (15 Minuten, in Gruppen von 10-20) Kurzfassung des vollständigen Briefings. Wesentliche Punkte: Gefahren, Sperrzonen, Buddy-Regel, Notrufnummer, was im Problemfall zu tun ist.
Schritt 5, Zuweisung
| Angegebene Fähigkeit | Mögliche Zuweisung | Erforderliche Überprüfung |
|---|---|---|
| Keine spezifische Fähigkeit | Spendensortierung, leichte Reinigung, Essensausgabe, leichte Handhabung | Keine |
| Kochen | Gemeinschaftsküche (als Hilfe) | 1 Stunde Beobachtung |
| Bau / Konstruktion | Trümmerräumung, Abplanen, leichte Reparaturen | Ja, nachweisbares Diplom oder Erfahrung |
| Medizin | Erste-Hilfe-Posten | Ja, Diplom verpflichtend |
| Lkw-Fahren | Logistischer Transport | Ja, überprüfter Führerschein |
| Fremdsprachen | Empfang, Registrierung von Begünstigten, Übersetzung | Keine |
| Buchhaltung / Verwaltung | Finanzverwaltung, Dateneingabe, Register | Keine |
| Kommunikation / Journalismus | Dokumentation, Texterstellung, soziale Medien | Freigabe durch Sprecher |
Einen ungeeigneten Freiwilligen taktvoll umleiten¶
Diplomatie ist unerlässlich. Jede Person, die erscheint, hat die Mühe auf sich genommen zu kommen. Sie schroff abzuweisen ist grausam und kontraproduktiv, diese Person wird über ihre Erfahrung sprechen, und Ihr Ruf steht auf dem Spiel.
| Situation | Empfohlene Antwort |
|---|---|
| Schlechte körperliche Verfassung | „Wir haben Aufgaben, die keine körperliche Anstrengung erfordern: Telefonate, Dateneingabe, Spendensortierung. Andernfalls ist eine Geldspende ebenso wertvoll wie Ihre Anwesenheit." |
| Zustand der Berauschung | „Aus Sicherheitsgründen können wir Sie heute nicht einsetzen. Kommen Sie morgen früh wieder, wir empfangen Sie gern." |
| Unbegleiteter Minderjähriger | „Wir würden Sie sehr gern mit einem Elternteil oder einer Aufsichtsperson empfangen. Kommen Sie mit einem Erwachsenen wieder." |
| Emotional zu stark betroffene Person | „Bevor wir Sie einsetzen, kommen Sie mit unserem Unterstützungsteam ins Gespräch. Auf sich selbst zu achten ist ebenso wichtig wie anderen zu helfen." |
| Person, die Anweisungen verweigert | „Wir arbeiten als Team für die Sicherheit aller. Wenn dieser Rahmen Ihnen nicht zusagt, können Sie auf andere Weise helfen: Spendensammlung, Verbreitung von Informationen in sozialen Netzwerken." |
| Person, die „mit ihrem eigenen Projekt" kommt | „Danke für Ihre Initiative. Um Doppelungen zu vermeiden, integrieren wir alle Hilfe in unser koordiniertes System. Lassen Sie uns darüber sprechen, was Sie in diesem Rahmen beitragen können." |
Den Höhepunkt und den Rückgang steuern¶
Spontane Freiwillige treffen in den ersten 48-72 Stunden massenhaft ein, dann verschwinden sie. Antizipieren Sie diesen Zyklus.
| Zeitraum | Freiwilligenstrom | Ihre Maßnahme |
|---|---|---|
| 0-48 h | Massiver Höhepunkt, mehr Freiwillige als Aufgaben | Die Formulare ablegen, eine Rückrufliste erstellen, in Wellen zuweisen |
| 48 h-1 Woche | Bedeutender, aber abnehmender Strom | Rotationen planen, die zuverlässigsten identifizieren |
| 1-2 Wochen | Schneller Rückgang | Die besten Freiwilligen zurückrufen, aktiv ansprechen |
| 2 Wochen+ | Sehr wenige spontane Freiwillige | Auf Rotarier und gehaltene Freiwillige stützen |
Integration von club- und vereinsfremden Freiwilligen¶
Wenn der Distrikt eine DCA-2 oder DCA-1 aktiviert, treffen Freiwillige aus anderen Rotary-Clubs ein. Sie sind motiviert, oft gut organisiert, aber sie kennen Ihr Gelände nicht.
Koordination mit ortsfremden Clubs¶
| Regel | Detail |
|---|---|
| Über den DRO | Jedes Hilfsangebot eines externen Clubs läuft über den DRO des Distrikts |
| Einziger Ansprechpartner | Der Gastgeberclub benennt einen einzigen Gesprächspartner für externe Freiwillige |
| Gleiches Briefing | Externe Freiwillige durchlaufen denselben Registrierungs- und Briefingprozess |
| Örtliche Kultur | Externe Freiwillige über örtliche Gepflogenheiten, Sprachen, Empfindlichkeiten informieren |
| Logistische Autonomie | Gastclubs stellen ihre eigene Logistik bereit (Transport, Unterkunft, Verpflegung) |
Was der Gastclub VOR der Anreise vorbereiten muss:
- Sich mit dem DRO abstimmen, niemals unangekündigt eintreffen
- Die Liste seiner Freiwilligen mit Fähigkeiten und Verfügbarkeit übermitteln
- Sicherstellen, dass jeder Freiwillige seine eigene Ausrüstung hat
- Für finanzielle Autonomie sorgen (um dem örtlichen Club nicht zur Last zu fallen)
- Einen Gruppenleiter als einzigen Ansprechpartner benennen
- Möglichst eigene Ausrüstung mitbringen (Werkzeuge, Fahrzeug, Erste-Hilfe-Set)
Unterbringung¶
| Option | Kapazität | Kosten | Empfehlung |
|---|---|---|---|
| Bei örtlichen Rotariern | 2-4 Personen/Haushalt | 0 USD | Ideal für kleine Gruppen, fördert die Integration |
| Gemeindesaal (Schlafsaal) | 20-50 Personen | 50-200 USD/Tag | Für größere Gruppen |
| Camping vor Ort | Variabel | 100-300 USD (Ausrüstung) | Wenn die Bedingungen es zulassen |
| Örtliches Hotel | Einzeln | 50-100 USD/Nacht/Person | Für kurze Missionen oder Spezialisten |
Absolute Finanzregel: Die Ausgaben externer Freiwilliger liegen in der Verantwortung ihres eigenen Clubs. Katastrophenmittel dienen den Opfern. Punkt.
Sicherheitsprotokolle im Feld¶
Das Buddy-System¶
Niemand arbeitet allein. Niemals. Nicht einmal für 5 Minuten.
Das Buddy-System ist die Grundregel jedes Feldeinsatzes. Jeder Freiwillige wird mit einem Partner gepaart. Sie bleiben zusammen, sie überwachen einander, sie melden jedes Problem gemeinsam.
Der Teamleiter weist die Buddys beim Morgenbriefing zu. Buddy-Wechsel über die Tage hinweg möglich, um Spannungen zu vermeiden, aber niemals ein einzelner Freiwilliger.
Check-in / Check-out¶
| Verfahren | Detail | Verantwortlich |
|---|---|---|
| Check-in | Jeder Freiwillige unterzeichnet bei Ankunft die Anwesenheitsliste. Uhrzeit notiert. | Teamleiter |
| Check-out | Jeder Freiwillige unterzeichnet bei Abreise die Anwesenheitsliste. Uhrzeit notiert. | Teamleiter |
| Überprüfung | Hat ein Freiwilliger 30 Minuten nach Schichtende nicht ausgecheckt: sofortige Überprüfung (Anruf, dann physische Suche). | Teamleiter + Koordinator |
Weitere nicht verhandelbare Sicherheitsregeln¶
| Regel | Begründung |
|---|---|
| PSA-Tragen verpflichtend und vom Teamleiter geprüft | Körperlicher Schutz |
| Kein Alkoholkonsum während der Dienstzeit | Sicherheit und Urteilsvermögen |
| Kein Betreten einer nicht von einem Fachmann inspizierten Struktur | Einsturzgefahr |
| Jeder Freiwillige darf eine für gefährlich gehaltene Aufgabe ohne Konsequenz ablehnen | Grundrecht |
| Keine Arbeit in der Nähe von Stromleitungen am Boden | Stromschlaggefahr |
| Verpflichtende Hydration: mindestens 500 ml / 2 Stunden bei körperlicher Tätigkeit | Vorbeugung gegen Dehydration |
Unfallprotokoll¶
- Den Bereich sichern, einen Folgeunfall verhindern
- Erste Hilfe, durch ein ausgebildetes Mitglied, falls verfügbar
- Professionelle Rettungsdienste rufen, falls nötig
- Den Teamleiter benachrichtigen, dann den Koordinator, unverzüglich
- Einen Unfallbericht ausfüllen, Zeit, Ort, Umstände, Verletzung, ergriffene Maßnahmen, Zeugen
- Die verletzte Person begleiten, sie nicht allein lassen
- Den Notfallkontakt des Freiwilligen informieren
- Den Bericht archivieren, mindestens 5 Jahre aufbewahren
Wetterprotokolle¶
| Bedingung | Sofortmaßnahme |
|---|---|
| Hitzewelle (> 35 °C) | Pausen alle 45 Min., verpflichtende Wasseraufnahme, Reduzierung schwerer körperlicher Aufgaben |
| Gewitter / Blitz | Sofortiger Stopp der Arbeiten im Freien, Schutz in einem festen Gebäude |
| Starker Wind (> 60 km/h) | Arbeiten in der Höhe einstellen, lose Ausrüstung sichern |
| Starkregen | Trümmerräumung einstellen (Rutschgefahr), auf Innenaufgaben ausweichen |
| Extreme Kälte (< 0 °C) | Beschleunigte Rotation (30 Min. Arbeit / 15 Min. Aufwärmen), heiße Getränke |
Nach dem Einsatz: die Nachbetreuung, die den Unterschied macht¶
Der Einsatz ist vorbei. Die Freiwilligen kehren nach Hause zurück. Die Arbeit Ihrer Führung ist nicht erledigt, sie ändert ihre Natur.
Gesundheitliche Nachbetreuung an T+3¶
Drei Tage nach Ende der Mission erhält jeder Freiwillige einen Anruf. Keine SMS, keine E-Mail, einen Anruf. Vom Koordinator oder Teamleiter.
Zu stellende Fragen: - Wie geht es Ihnen körperlich? Schmerzen, ungewöhnliche Erschöpfung? - Wie schlafen Sie? Albträume, Schlaflosigkeit? - Haben Sie Bilder oder Szenen, die unwillkürlich wiederkehren? - Haben Sie Ihre normalen Aktivitäten wieder aufgenommen? - Gibt es etwas, worüber Sie sprechen möchten?
Zeigt die Person Anzeichen von Not: An eine Fachkraft für psychische Gesundheit verweisen. Nicht herunterspielen. Nicht sagen „das geht vorbei".
Gesundheitliche Nachbetreuung an T+30¶
Einen Monat später ein neuer Kontakt. Diesmal eine E-Mail oder ein Anruf, je nach Vorliebe der Person.
- Kurzer Fragebogen zum körperlichen und seelischen Wohlbefinden
- Daran erinnern, dass psychologische Unterstützung weiterhin verfügbar bleibt
- Die Ergebnisse des Einsatzes teilen (der Freiwillige muss wissen, dass seine Mühe etwas bewirkt hat)
Zu beobachtende Warnzeichen¶
| Zeichen | Was es bedeuten kann | Maßnahme |
|---|---|---|
| Anhaltende Schlafstörungen | Posttraumatischer Stress | An Psychologen verweisen |
| Ungewöhnliche Gereiztheit | Emotionale Erschöpfung | Ein Gespräch anbieten |
| Soziale Isolation | Reaktive Depression | Direkter Kontakt, nicht warten |
| Wiederkehrende Albträume | PTBS | Dringende ärztliche Konsultation |
| Anhaltende körperliche Schmerzen | Unbehandelte Verletzung | Ärztliche Konsultation |
| Erhöhter Alkoholkonsum | Dysfunktionaler Bewältigungsmechanismus | Vertrauliche Überweisung |
Anerkennung¶
Anerkennung ist kein Bonus, sie ist eine Pflicht. Unbedankte Freiwillige kommen nicht wieder.
| Form der Anerkennung | Für wen | Frist |
|---|---|---|
| Mündlicher Dank bei der letzten Nachbesprechung | Alle Freiwilligen | Letzter Einsatztag |
| Vom Präsidenten unterzeichnetes Dankschreiben | Alle Freiwilligen | < 2 Wochen |
| Rotary-Teilnahmebescheinigung | Alle registrierten Freiwilligen | < 30 Tage |
| Erwähnung im Clubbulletin | Alle (mit Einwilligung) | < 1 Woche |
| Rotary-Anstecker oder -Abzeichen | Teamleiter und Koordinatoren | Nächste Clubsitzung |
| Einladung zur Rotary-Mitgliedschaft | Außergewöhnliche Nicht-Rotarier | Wenn die Lage stabil ist |
Aufbau der Datenbank für künftige Aktivierungen¶
Die Katastrophe von heute bereitet die Reaktion von morgen vor. Vor Abschluss des Einsatzes:
- Alle Registrierungsformulare in einer einzigen Datenbank konsolidieren
- Nach Fähigkeit, geografischer Verfügbarkeit und erworbener Erfahrung klassifizieren
- Jeden Freiwilligen fragen, ob er für künftige Aktivierungen zurückgerufen werden möchte
- Kontaktdaten jährlich aktualisieren (eine E-Mail pro Jahr genügt)
- Die Datenbank (anonymisiert: Fähigkeiten und Verfügbarkeit, nicht Namen) mit dem DRO des Distrikts teilen
Bewertung der Freiwilligenstunden: Dokumentieren Sie die kumulierten Stunden gewissenhaft. 500 Freiwilligenstunden, bewertet mit 25 USD/Stunde, entsprechen 12.500 USD an Sachleistung, ein bedeutender Hebel bei einem Global-Grant-Antrag.
Indikatoren des Freiwilligenmanagements¶
Verfolgen Sie diese Indikatoren und übermitteln Sie sie in Ihren Berichten an den Distrikt.
| Indikator | Zielwert | Häufigkeit |
|---|---|---|
| Registrierungsquote vor dem Einsatz | 100 % | Täglich |
| Abschlussquote des Sicherheitsbriefings | 100 % | Täglich |
| Kumulierte Freiwilligenstunden | Zu dokumentieren | Täglich |
| Verhältnis Freiwillige / Begünstigte | 1 zu 20-50 | Täglich |
| Quote von Sicherheitsvorfällen | < 2 pro Tausend | Täglich |
| Freiwillige Abbruchquote (vorzeitige Abgänge) | < 10 % | Wöchentlich |
| Nachbetreuungsquote nach der Mission (T+3) | 100 % | Nach der Mission |
| Quote der zum Rückruf bereiten Freiwilligen | > 60 % | Nach der Mission |
Eine Abbruchquote von 25 % signalisiert ein Problem, Bedingungen, Führung oder Arbeitslast. Eine Rückrufquote von 80 % bedeutet, Sie haben die Dinge richtig gemacht.