अध्याय 5, क्लब प्रतिक्रिया संरचना¶

न्यूनतम संरचना: पाँच लोग पर्याप्त हैं¶

आपने कंपनियाँ, फ़र्में, अस्पताल विभाग चलाए हैं। आप जानते हैं कि एक संकट संरचना का किसी सामान्य संगठनात्मक ढाँचे से कोई लेना-देना नहीं है। यह सपाट, तेज़, कार्रवाई-संचालित होती है। आपदा में, नौकरशाही जान लेती है।

एक रोटरी क्लब की आपदा प्रतिक्रिया संरचना न्यूनतम पाँच लोगों पर निर्भर करती है:

CLUB PRESIDENT
│   Activation decision — District liaison — Spokesperson
│
├── DISASTER COORDINATOR
│   │   Plan maintenance — Contacts — Training
│   │
│   └── DRC COMMITTEE (3 members)
│       ├── Member 1: Logistics
│       ├── Member 2: Communications
│       └── Member 3: Finance
│
└── MEMBERS DESIGNATED BY SKILL SET
    (activated depending on the type of disaster)

पाँच लोग। पंद्रह की कोई समिति नहीं जो यह तय करने के लिए मिलती है कि कब मिलना है। बाक़ी क्लब कौशल पूल का गठन करता है, जो आवश्यकता उत्पन्न होने पर संघटित किया जा सकता है।

भूमिका पत्रक¶

क्लब अध्यक्ष¶

ज़िम्मेदारी	दायरा
आपातकालीन योजना सक्रिय करना	संप्रभु निर्णय, Coordinator के एक ही कॉल पर लिया जा सकता है
जिले के साथ संपर्क	गवर्नर और DRO के साथ सीधा संपर्क
प्रवक्ता	मीडिया और प्राधिकरणों के समक्ष क्लब की ओर से बोलता है (या एक प्रवक्ता नामित करता है)
व्यय प्राधिकृत करना	क्लब की आपातकालीन निधि का विमोचन (अध्याय 11 देखें)
संकट बैठकों की अध्यक्षता	तीव्र चरण के दौरान संक्षिप्त, निर्णय-लेने वाली, दैनिक

वे जो नहीं करते: - पानी की बोतलें बाँटने मैदान में जाना, वे 25,000 USD DRG के साथ कॉल करने वाले DG के लिए अगम्य हो जाते हैं - क्षेत्र टीमों का निर्देशन करना (यह Coordinator की भूमिका है) - आपूर्तिकर्ता ढूँढना, स्टॉक गिनना, प्राप्तियाँ दर्ज करना (यह DRC समिति की भूमिका है) - Coordinator के साथ पूर्व ब्रीफ़िंग के बिना मीडिया से अकेले बात करना

अध्यक्ष निर्णय लेता है, प्राधिकृत करता है, ऊपर की ओर संचार करता है। वे निष्पादन को सौंप देते हैं।

क्लब Disaster Coordinator¶

यह सबसे अधिक माँग वाला पद है। Coordinator तैयारी का स्थायी इंजन है और जब संकट आता है तब संचालन प्रमुख।

सामान्य समय में (कार्य का 80%):

कार्य	आवृत्ति
क्लब की आपातकालीन योजना बनाए रखना और अद्यतन करना	वार्षिक + प्रत्येक घटना के बाद
कॉल-डाउन सूची अद्यतन करना	त्रैमासिक
सदस्यों की संसाधन सूची अद्यतन करना	वार्षिक
क्लब में कम से कम एक प्रशिक्षण/अभ्यास आयोजित करना	न्यूनतम वार्षिक
जिला प्रशिक्षण में भाग लेना	वार्षिक
जिला DRO के साथ संपर्क बनाए रखना	स्थायी
आपातकालीन संचार किट की जाँच करना	अर्धवार्षिक
बैकअप संचार चैनलों का परीक्षण करना	वार्षिक

संकट के समय में:

कार्य	विवरण
अध्यक्ष को सक्रियण का प्रस्ताव देना	एक त्वरित स्थिति मूल्यांकन के साथ
क्षेत्र संचालनों का निर्देशन करना	DRC समिति का समन्वय करता है, टीमें नियुक्त करता है
संसाधनों का प्रबंधन करना	प्राथमिकता के अनुसार उपकरण और स्वयंसेवक आवंटित करता है
परिचालन संपर्क सुनिश्चित करना	स्थानीय भागीदारों (रेड क्रॉस, टाउन हॉल, अग्निशामक) के साथ
SITREP तैयार करना	अध्यक्ष और जिले को स्थिति रिपोर्ट

आदर्श प्रोफ़ाइल: एक उपलब्ध सदस्य (वह नहीं जो पेशेवर रूप से सबसे अधिक व्यस्त है), संगठित, प्रक्रियाओं के साथ सहज, जो क्लब में कम से कम 2-3 वर्ष रहेगा। एक सक्रिय सेवानिवृत्त, कार्यक्रम में लचीलेपन वाला एक अधिकारी, एक व्यवसाय स्वामी जो शीघ्रता से अपने उप-प्रतिनिधि को कार्य सौंप सके।

DRC समिति, 3 सदस्य¶

DRC समिति का प्रत्येक सदस्य एक क्षेत्र को कवर करता है। सामान्य समय में, उनका भार हल्का होता है, वर्ष में कुछ घंटे। संकट में, वे तत्काल परिचालन मोड में आ जाते हैं।

सदस्य 1, रसद

क्षेत्र	ज़िम्मेदारियाँ
परिवहन	सदस्यों के वाहनों का समन्वय करता है, काफ़िले व्यवस्थित करता है
भंडारण	पहचाने गए भंडारण स्थलों का प्रबंधन करता है (सदस्य गोदाम, क्लब परिसर)
वितरण	वितरण बिंदु व्यवस्थित करता है, स्टॉक प्रबंधित करता है
ख़रीद	आपूर्तिकर्ता संबंध, आपातकालीन ख़रीद

स्वाभाविक प्रोफ़ाइल: गोदाम वाला व्यवसाय स्वामी, रसद निदेशक, थोक व्यापारी, वाहनों वाला किसान।

सदस्य 2, संचार

क्षेत्र	ज़िम्मेदारियाँ
आंतरिक संचार	कॉल-डाउन सूची सक्रियण, WhatsApp समूह
बाहरी संचार	मीडिया संबंध, क्लब सोशल नेटवर्क
भागीदार संपर्क	NGO और प्राधिकरणों के साथ परिचालन संपर्क
प्रलेखन	तस्वीरें, वीडियो, ज़मीनी जानकारी संग्रह

स्वाभाविक प्रोफ़ाइल: पत्रकार, विपणन/संचार निदेशक, मीडिया संपर्क के अभ्यस्त वकील, शिक्षक।

सदस्य 3, वित्त

क्षेत्र	ज़िम्मेदारियाँ
आपातकालीन लेखांकन	ख़र्च किए गए पहले यूरो से समर्पित बहीखाता
दान प्रबंधन	स्वागत, अनुरेखणीयता, धन्यवाद
ख़रीद	व्यय सत्यापन, रसीद प्रतिधारण
वित्तीय रिपोर्टिंग	साप्ताहिक रिपोर्ट, TRF संरक्षकता तैयारी

स्वाभाविक प्रोफ़ाइल: चार्टर्ड अकाउंटेंट, CFO, बैंकर, संघ कोषाध्यक्ष।

सदस्यों के पेशेवर कौशल का मानचित्रण करें¶

आपके सदस्य सामान्य स्वयंसेवक नहीं हैं। वे पेशेवर हैं जिनकी विशेषज्ञता सीधे किसी आपदा स्थिति में हस्तांतरणीय है। कुंजी: पहले से पहचानें कि कौन क्या करता है ताकि आप घटना-दिवस पर समय न गँवाएँ।

कौशल-मिशन आव्यूह¶

सदस्य पेशा	आपदा मिशन	विशिष्ट तैनाती
डॉक्टर	ट्राइएज, आपातकालीन देखभाल, स्वास्थ्य मूल्यांकन	उन्नत चिकित्सा चौकी, अस्पताल संपर्क
नर्स	प्राथमिक चिकित्सा, मामूली चोटों की निगरानी	वितरण बिंदु, आश्रय
फ़ार्मासिस्ट	दवा प्रबंधन, स्वास्थ्य सलाह	चिकित्सा सूची, लक्षित वितरण
मनोवैज्ञानिक / मनोचिकित्सक	मनोवैज्ञानिक प्राथमिक सहायता (PFA)	आश्रय, स्वागत केंद्र, स्वयंसेवक टीमें
सिविल / निर्माण इंजीनियर	भवनों का संरचनात्मक मूल्यांकन	आपदा ज़ोन, रहने-योग्य भवन या नहीं
वास्तुकार	क्षति मूल्यांकन, मरम्मत योजनाएँ	स्थिरीकरण और पुनर्प्राप्ति चरण
वकील	बीमा, आपदा उत्तरजीवियों के अधिकार, विवाद	पीड़ितों को विधिक सहायता, प्राधिकरण संबंध
नोटरी	दस्तावेज़ों की हानि, प्रमाणन	आपदा उत्तरजीवियों को प्रशासनिक सहायता
चार्टर्ड अकाउंटेंट	आपातकालीन लेखांकन, TRF संरक्षकता	प्रतिक्रिया का वित्तीय प्रबंधन
व्यवसाय स्वामी	रसद, आपूर्ति शृंखला, प्रबंधन	सामान्य समन्वय, ख़रीद
रेस्तराँ मालिक / कैटरर	सामुदायिक रसोई, खाद्य स्वच्छता	आपदा उत्तरजीवियों और स्वयंसेवकों को भोजन कराना
किसान	भारी वाहन, भूमि, भंडारण	परिवहन, गोदामीकरण, मलबा हटाना
इलेक्ट्रीशियन	जनरेटर, मरम्मत	आपातकालीन विद्युत बहाली
प्लंबर	जल, स्वच्छता	आपातकालीन मरम्मत, WASH
बढ़ई / काष्ठकार	टेकनी लगाना, तिरपाल ढँकना, लकड़ी की मरम्मत	भवनों को सुरक्षित करना, अस्थायी आश्रय
मैकेनिक / गैराज संचालक	वाहनों और जनरेटरों को पुनः चालू करना	बेड़े और रसद का रखरखाव
एम्बुलेंस चालक / पेशेवर आपातकर्मी	चिकित्सा निकासी, तकनीकी प्रक्रियाएँ	घायलों का परिवहन, प्राथमिक चिकित्सा चौकी
पशु चिकित्सक	पशु, पशुपालन, ज़ूनोसिस के ख़तरे	प्रभावित पशुधन, पशु स्वच्छता, स्वास्थ्य चेतावनी
सर्वेक्षक / भूमापक	क्षति का मानचित्रण, माप-सर्वेक्षण	क्षेत्रों का मूल्यांकन, वितरण योजनाएँ
पुलिसकर्मी (सेवारत या सेवानिवृत्त)	सुरक्षा, व्यवस्था, कानून प्रवर्तन बलों से संपर्क	स्थलों की सुरक्षा, भीड़ प्रबंधन
IT पेशेवर	संचार प्रणालियाँ, डेटा	डिजिटल बैकअप, डिजिटल समन्वय
पत्रकार / संचारक	मीडिया संबंध, सोशल नेटवर्क	संकट संचार
शिक्षक	संगठन, समूह प्रबंधन	बच्चों की देखभाल, आश्रयों में गतिविधियाँ
अनुवादक	बहुभाषी संचार	ग़ैर-मूलभाषी जनसंख्या के साथ संपर्क
रियल एस्टेट एजेंट	स्थानीय आवास भंडार का ज्ञान	अस्थायी आवास की पहचान
बीमाकर्ता	दावा प्रक्रियाएँ	दाख़िल करने में आपदा उत्तरजीवियों को सहायता

यह आव्यूह एक शुरुआती बिंदु है। प्रत्येक क्लब को इसे अपने सदस्यों के वास्तविक पेशों के साथ वैयक्तिकृत करना होगा। कौशल की पूर्ण सूची अध्याय 7 में शामिल है।

मौलिक सिद्धांत: किसी आपदा में, प्रत्येक सदस्य को पहले उसके पेशेवर कौशल के अनुसार तैनात किया जाता है, न कि क्लब में उसकी वरिष्ठता या पद के अनुसार।

उत्तराधिकार योजना: जब अध्यक्ष अगम्य हो¶

आपदा स्वयं अध्यक्ष पर प्रहार कर सकती है। उनका घर नष्ट हो जाता है। वे घायल हो जाते हैं। उनका फ़ोन मलबे के नीचे है। वे विदेश यात्रा पर हैं। या सीधे-सीधे, नेटवर्क संतृप्त है और कोई उन तक नहीं पहुँच सकता।

उत्तराधिकार योजना के बिना, क्लब ठीक उसी क्षण लकवाग्रस्त हो जाता है जब उसे कार्रवाई करनी चाहिए।

आपातकालीन कमान शृंखला¶

क्रम	भूमिका	पूर्ववर्ती व्यक्ति की अनुपस्थिति में प्राधिकार
1	क्लब अध्यक्ष	पूर्ण प्राधिकार
2	Disaster Coordinator	योजना सक्रिय करता है, संचालनों का निर्देशन करता है, आपातकालीन व्यय प्राधिकृत करता है (निर्धारित सीमा)
3	तत्काल पूर्व अध्यक्ष	जिला संपर्क के लिए अध्यक्षीय कार्य ग्रहण करता है
4	निर्वाचित अध्यक्ष	यदि पहले 3 अगम्य हों तो कार्यभार संभालता है
5	क्लब सचिव	प्रशासनिक निरंतरता सुनिश्चित करता है

उत्तराधिकार नियम¶

अनुग्रह अवधि: यदि घटना के आरंभ के बाद 2 घंटे तक अध्यक्ष अगम्य रहते हैं, तो Disaster Coordinator अपने स्वयं के प्राधिकार से योजना सक्रिय करता है।
प्रत्यायोजित व्यय सीमा: Coordinator क्लब द्वारा निर्धारित राशि तक (अनुशंसित: 500-2,000 USD या समकक्ष) अध्यक्षीय अनुमोदन के बिना प्रतिबद्ध हो सकता है। उससे अधिक के लिए, अध्यक्ष या पूर्व अध्यक्ष तक पहुँचना आवश्यक है।
अनिवार्य अधिसूचना: अध्यक्ष के बिना किसी भी सक्रियण को 6 घंटे के भीतर जिले (DG या DRO) को अधिसूचित किया जाना चाहिए।
प्रतिवर्तीयता: जैसे ही अध्यक्ष पुनः अगम्य से गम्य हो जाते हैं, वे कमान पुनः ग्रहण कर लेते हैं। वे किए गए निर्णयों को सत्यापित या समायोजित करते हैं, गंभीर कारण को छोड़कर उन्हें पूर्वव्यापी रूप से रद्द किए बिना।

पूर्ण करने और वितरित करने योग्य उत्तराधिकार पत्रक¶

उत्तराधिकार शृंखला का प्रत्येक सदस्य एक लैमिनेटेड प्रति रखता है:

EMERGENCY CHAIN OF COMMAND
Rotary Club of ___________________

#1 — President: __________________ Phone: ____________
#2 — Coordinator: ________________ Phone: ____________
#3 — Past President: _____________ Phone: ____________
#4 — President-Elect: ____________ Phone: ____________
#5 — Secretary: __________________ Phone: ____________

Delegated spending cap: ________ USD/EUR
Grace period for activation: 2 hours
District contact: DG _____________ Phone: ____________
District contact: DRO ____________ Phone: ____________

Updated: ___/___/______

व्यावहारिक सुझाव: इस शृंखला का परीक्षण करें। किसी टेबलटॉप अभ्यास (अध्याय 10) के दौरान, एक ऐसे परिदृश्य का अनुकरण करें जहाँ अध्यक्ष आपदा-प्रभावित हों। आप शीघ्र ही पता लगा लेंगे कि #2 अपनी ज़िम्मेदारियों को जानता है या नहीं, या यह पत्रक केवल काग़ज़ का एक टुकड़ा है।

Rotaract और Interact को एकीकृत करना¶

Rotaract (18 वर्ष और उससे अधिक, 2019 से कोई ऊपरी आयु सीमा नहीं) और Interact (12-18) "कनिष्ठ" क्लब नहीं हैं जिन्हें आप अधीनस्थ कार्य सौंपते हैं। वे विशिष्ट कौशलों वाली सक्रिय शक्तियाँ हैं जो रोटेरियनों के पास आमतौर पर नहीं होते, और अत्यधिक क्षेत्र ऊर्जा हैं।

Rotaract क्या लाता है¶

शक्ति	आपदा अनुप्रयोग
डिजिटल मूलनिवासी	वास्तविक-समय सोशल मीडिया प्रबंधन, डिजिटल मानचित्रण, संदेश-आधारित समन्वय
उपलब्धता	अक्सर पेशेवर रूप से सक्रिय रोटेरियनों की तुलना में अधिक लचीले, शीघ्र संघटित
शारीरिक ऊर्जा	मलबा हटाना, वितरण, संरचना निर्माण, कठिन इलाक़ा
विश्वविद्यालय नेटवर्क	चिकित्सा, इंजीनियरिंग, सामाजिक विज्ञान के छात्रों का संघटन
बहुभाषिता	पीढ़ियाँ अक्सर अंतरराष्ट्रीय रूप से अधिक जुड़ी हुई

Interact क्या लाता है¶

शक्ति	आपदा अनुप्रयोग
दान संग्रह	स्कूल अभियान, धर्मार्थ बिक्री, अभिभावक संघटन
युवा संचार	युवा नेटवर्कों के अनुरूप संदेश (Instagram, TikTok)
नैतिक समर्थन	आश्रयों में बच्चों के लिए गतिविधियाँ (खेल, मनोरंजन)

परिचालन एकीकरण¶

आपदा से पहले:
Rotaract अध्यक्ष को क्लब के आपदा प्रशिक्षणों में आमंत्रित किया जाता है
एक Rotaractor को "Rotaract DRC संपर्क" नियुक्त किया जाता है
Rotaract क्लब के टेबलटॉप अभ्यासों में भाग लेता है
Rotaract संपर्क कॉल-डाउन सूची में होते हैं (समर्पित शाखा)
आपदा के दौरान:
Rotaract संपर्क विस्तारित DRC समिति में शामिल हो जाता है
Rotaractors को क्षेत्र टीमों में एकीकृत किया जाता है (कभी अकेले नहीं, हमेशा किसी अनुभवी रोटेरियन की देखरेख में)
सोशल मीडिया प्रबंधन को सदस्य 2 (संचार) की देखरेख में Rotaract को सौंपा जा सकता है
Interactors ख़तरे के ज़ोन से बाहर रहते हैं, उनका योगदान पूर्ववर्ती चरण में (संग्रह, संचार) और परवर्ती चरण में (नैतिक समर्थन, मनोरंजन) होता है
पूर्ण नियम: अवयस्कों (Interact) को किसी आपदा ज़ोन में क्षेत्र में कभी तैनात नहीं किया जाता। कोई अपवाद नहीं। उनका योगदान सुरक्षित, पर्यवेक्षित गतिविधियों में, ख़तरे से दूर, प्रवाहित किया जाता है।

सीखे गए सबक़: Rotaract घटना-दिवस पर तात्कालिक रूप से तैयार नहीं होता, इसे आपके साथ तैयार किया जाता है, और फिर यह पहले 24 घंटों में 40% तक अधिक स्वयंसेवक तैनात करता है।

स्थापना चेकलिस्ट¶

Disaster Coordinator नियुक्त (न्यूनतम 2-वर्षीय कार्यकाल अनुशंसित)
DRC समिति गठित (3 सदस्य: रसद, संचार, वित्त)
संरचना के 5 लोगों को भूमिका पत्रक वितरित
प्रत्येक क्लब सदस्य के लिए कौशल-मिशन आव्यूह भरा गया
उत्तराधिकार शृंखला परिभाषित, अध्यक्ष द्वारा हस्ताक्षरित, 5 स्तरों को वितरित
प्रत्यायोजित व्यय सीमा क्लब के बोर्ड द्वारा मतदान से पारित
Rotaract अध्यक्ष सूचित और DRC संपर्क नियुक्त
संरचना एक समर्पित बैठक में पूरे क्लब के समक्ष प्रस्तुत
जिला DRO के साथ संपर्क स्थापित

संरचना स्थापित है। यह उस सामग्री के बिना बेकार है जो आप इसमें डालते हैं: सूचीबद्ध कौशल, औपचारिक संपर्क, नियोजित संचार, गठित निधियाँ। यही आने वाले छह अध्यायों का विषय है।