Kapitel 5, Die Reaktionsstruktur des Clubs¶
Die Mindeststruktur: fünf Personen genügen¶
Sie haben Unternehmen, Kanzleien, Krankenhausabteilungen geleitet. Sie wissen, dass eine Krisenstruktur nichts mit einem gewöhnlichen Organigramm zu tun hat. Sie ist flach, schnell, handlungsorientiert. In einer Katastrophe tötet Bürokratie.
Die Katastrophenreaktionsstruktur eines Rotary Clubs stützt sich auf mindestens fünf Personen:
CLUBPRÄSIDENT
│ Aktivierungsentscheidung — Distriktverbindung — Sprecher
│
├── KATASTROPHENKOORDINATOR
│ │ Planpflege — Kontakte — Schulung
│ │
│ └── DRC-KOMITEE (3 Mitglieder)
│ ├── Mitglied 1: Logistik
│ ├── Mitglied 2: Kommunikation
│ └── Mitglied 3: Finanzen
│
└── NACH KOMPETENZ BENANNTE MITGLIEDER
(je nach Katastrophentyp aktiviert)
Fünf Personen. Kein Komitee aus fünfzehn, das sich trifft, um zu entscheiden, wann man sich trifft. Der Rest des Clubs bildet den Kompetenzpool, mobilisierbar, sobald Bedarf entsteht.
Rollenblätter¶
Clubpräsident¶
| Verantwortung | Umfang |
|---|---|
| Den Notfallplan aktivieren | Souveräne Entscheidung, kann auf einen einzigen Anruf des Koordinators hin getroffen werden |
| Verbindung zum Distrikt | Direkter Kontakt mit dem Governor und dem DRO |
| Sprecher | Spricht im Namen des Clubs gegenüber Medien und Behörden (oder benennt einen Sprecher) |
| Ausgaben genehmigen | Freigabe des Notfallfonds des Clubs (siehe Kapitel 11) |
| Krisensitzungen leiten | Kurz, entscheidungsorientiert, täglich während der akuten Phase |
Was er nicht tut: - Ins Feld gehen, um Wasserflaschen zu verteilen, er wird unerreichbar für den DG, der mit einem DRG von 25.000 USD anruft - Feldteams leiten (das ist die Rolle des Koordinators) - Lieferanten finden, Bestände zählen, Belege erfassen (das ist die Rolle des DRC-Komitees) - Allein zu den Medien sprechen ohne vorherige Einweisung mit dem Koordinator
Der Präsident entscheidet, genehmigt, kommuniziert nach oben. Er delegiert die Ausführung.
Katastrophenkoordinator des Clubs¶
Dies ist die anspruchsvollste Position. Der Koordinator ist der permanente Motor der Vorbereitung und der Einsatzleiter, wenn die Krise zuschlägt.
In normalen Zeiten (80 % der Funktion):
| Aufgabe | Häufigkeit |
|---|---|
| Den Notfallplan des Clubs pflegen und aktualisieren | Jährlich + nach jedem Ereignis |
| Die Telefonkette aktualisieren | Vierteljährlich |
| Das Ressourcenverzeichnis der Mitglieder aktualisieren | Jährlich |
| Mindestens eine Schulung/Übung im Club organisieren | Mindestens jährlich |
| An Distriktschulungen teilnehmen | Jährlich |
| Die Verbindung zum Distrikt-DRO pflegen | Permanent |
| Das Notfall-Kommunikationskit prüfen | Halbjährlich |
| Ersatz-Kommunikationskanäle testen | Jährlich |
In Krisenzeiten:
| Aufgabe | Detail |
|---|---|
| Dem Präsidenten die Aktivierung vorschlagen | Mit einer schnellen Lagebewertung |
| Feldoperationen leiten | Koordiniert das DRC-Komitee, weist Teams zu |
| Ressourcen verwalten | Teilt Ausrüstung und Freiwillige nach Priorität zu |
| Operative Verbindung sicherstellen | Mit lokalen Partnern (Rotes Kreuz, Rathaus, Feuerwehr) |
| Den SITREP erstellen | Lagebericht an den Präsidenten und den Distrikt |
Idealprofil: Ein verfügbares Mitglied (nicht das beruflich am stärksten ausgelastete), organisiert, vertraut mit Verfahren, das mindestens 2-3 Jahre im Club bleibt. Ein aktiver Ruheständler, eine Führungskraft mit Terminflexibilität, ein Unternehmer, der schnell an seinen Stellvertreter delegieren kann.
DRC-Komitee, 3 Mitglieder¶
Jedes Mitglied des DRC-Komitees deckt einen Bereich ab. In normalen Zeiten ist ihre Last gering, einige Stunden im Jahr. In einer Krise schalten sie in den sofortigen Einsatzmodus.
Mitglied 1, Logistik
| Bereich | Verantwortlichkeiten |
|---|---|
| Transport | Koordiniert die Fahrzeuge der Mitglieder, organisiert Konvois |
| Lagerung | Verwaltet identifizierte Lagerstandorte (Mitgliederlager, Clubräume) |
| Verteilung | Organisiert Verteilungspunkte, verwaltet Bestände |
| Beschaffung | Lieferantenbeziehungen, Notfalleinkäufe |
Natürliches Profil: Unternehmer mit Lager, Logistikleiter, Großhändler, Landwirt mit Fahrzeugen.
Mitglied 2, Kommunikation
| Bereich | Verantwortlichkeiten |
|---|---|
| Interne Kommunikation | Aktivierung der Telefonkette, WhatsApp-Gruppen |
| Externe Kommunikation | Medienbeziehungen, soziale Netzwerke des Clubs |
| Partnerverbindung | Operativer Kontakt mit NGOs und Behörden |
| Dokumentation | Fotos, Videos, Erhebung von Informationen vor Ort |
Natürliches Profil: Journalist, Marketing-/Kommunikationsleiter, Anwalt mit Medienkontakt-Erfahrung, Lehrer.
Mitglied 3, Finanzen
| Bereich | Verantwortlichkeiten |
|---|---|
| Notfallbuchhaltung | Eigenes Buch ab dem ersten ausgegebenen Euro |
| Spendenverwaltung | Annahme, Nachverfolgbarkeit, Danksagungen |
| Einkäufe | Ausgabenvalidierung, Belegaufbewahrung |
| Finanzberichterstattung | Wöchentliche Berichte, Vorbereitung des TRF-Verwendungsnachweises |
Natürliches Profil: Wirtschaftsprüfer, Finanzvorstand, Bankier, Vereinsschatzmeister.
Berufliche Kompetenzen der Mitglieder kartieren¶
Ihre Mitglieder sind keine gewöhnlichen Freiwilligen. Sie sind Fachleute, deren Expertise direkt auf eine Katastrophensituation übertragbar ist. Der Schlüssel: im Voraus identifizieren, wer was macht, damit Sie am Tag X keine Zeit verlieren.
Kompetenz-Aufgaben-Matrix¶
| Beruf des Mitglieds | Katastrophenaufgabe | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| Arzt | Triage, Notversorgung, Gesundheitsbewertung | Vorgeschobener Sanitätsposten, Krankenhausverbindung |
| Pfleger | Erste Hilfe, Überwachung leichter Verletzungen | Verteilungspunkte, Unterkünfte |
| Apotheker | Medikamentenverwaltung, Gesundheitsberatung | Medizinisches Inventar, gezielte Verteilung |
| Psychologe / Psychiater | Psychologische Erste Hilfe (PFA) | Unterkünfte, Aufnahmezentren, Freiwilligenteams |
| Bau-/Tiefbauingenieur | Statische Bewertung von Gebäuden | Katastrophenzonen, bewohnbare Gebäude oder nicht |
| Architekt | Schadensbewertung, Reparaturpläne | Stabilisierungs- und Wiederaufbauphase |
| Anwalt | Versicherung, Rechte von Katastrophenüberlebenden, Streitigkeiten | Rechtshilfe für Opfer, Behördenbeziehungen |
| Notar | Verlust von Dokumenten, Bescheinigungen | Verwaltungshilfe für Katastrophenüberlebende |
| Wirtschaftsprüfer | Notfallbuchhaltung, TRF-Verwendungsnachweis | Finanzsteuerung der Reaktion |
| Unternehmer | Logistik, Lieferkette, Management | Gesamtkoordination, Beschaffung |
| Gastronom / Caterer | Gemeinschaftsküche, Lebensmittelhygiene | Verpflegung von Katastrophenüberlebenden und Freiwilligen |
| Landwirt | Schwere Fahrzeuge, Flächen, Lagerung | Transport, Lagerhaltung, Trümmerbeseitigung |
| Elektriker | Generatoren, Reparaturen | Notstromwiederherstellung |
| Klempner | Wasser, Sanitär | Notreparaturen, WASH |
| IT-Fachkraft | Kommunikationssysteme, Daten | Digitale Sicherung, digitale Koordination |
| Journalist / Kommunikator | Medienbeziehungen, soziale Netzwerke | Krisenkommunikation |
| Lehrer | Organisation, Gruppensteuerung | Kinderbetreuung, Aktivitäten in Unterkünften |
| Übersetzer | Mehrsprachige Kommunikation | Verbindung zu nicht muttersprachlichen Bevölkerungsgruppen |
| Immobilienmakler | Kenntnis des lokalen Wohnungsbestands | Identifizierung von Notunterkünften |
| Versicherer | Schadensverfahren | Hilfe für Katastrophenüberlebende bei der Schadensmeldung |
Diese Matrix ist ein Ausgangspunkt. Jeder Club muss sie mit den tatsächlichen Berufen seiner Mitglieder personalisieren. Das vollständige Kompetenzverzeichnis wird in Kapitel 7 behandelt.
Grundprinzip: In einer Katastrophe wird jedes Mitglied zuerst nach seinen beruflichen Kompetenzen eingesetzt, nicht nach seiner Zugehörigkeitsdauer oder seinem Rang im Club.
Nachfolgeplan: wenn der Präsident unerreichbar ist¶
Die Katastrophe kann den Präsidenten selbst treffen. Sein Haus ist zerstört. Er ist verletzt. Sein Telefon liegt unter den Trümmern. Er ist im Ausland unterwegs. Oder einfach, das Netz ist überlastet und niemand kann ihn erreichen.
Ohne Nachfolgeplan ist der Club genau in dem Moment gelähmt, in dem er handeln sollte.
Notfall-Befehlskette¶
| Reihenfolge | Rolle | Befugnis bei Abwesenheit der vorherigen Person |
|---|---|---|
| 1 | Clubpräsident | Volle Befugnis |
| 2 | Katastrophenkoordinator | Aktiviert den Plan, leitet Operationen, genehmigt Notfallausgaben (festgelegte Obergrenze) |
| 3 | Unmittelbarer Past-Präsident | Übernimmt die Präsidentenfunktion für die Distriktverbindung |
| 4 | President-Elect | Übernimmt, wenn die ersten 3 unerreichbar sind |
| 5 | Clubsekretär | Stellt die administrative Kontinuität sicher |
Nachfolgeregeln¶
-
Karenzzeit: Wenn der Präsident 2 Stunden nach Beginn des Ereignisses unerreichbar ist, aktiviert der Katastrophenkoordinator den Plan aus eigener Befugnis.
-
Delegierte Ausgabenobergrenze: Der Koordinator kann bis zu einem vom Club festgelegten Betrag binden (empfohlen: 500-2.000 USD oder Äquivalent) ohne präsidiale Freigabe. Darüber hinaus muss der Präsident oder Past-Präsident erreicht werden.
-
Pflichtbenachrichtigung: Jede Aktivierung ohne den Präsidenten muss dem Distrikt (DG oder DRO) innerhalb von 6 Stunden gemeldet werden.
-
Umkehrbarkeit: Sobald der Präsident wieder erreichbar ist, übernimmt er die Führung. Er validiert oder passt die getroffenen Entscheidungen an, ohne sie rückwirkend zu annullieren, außer bei schwerwiegendem Grund.
Auszufüllendes und zu verteilendes Nachfolgeblatt¶
Jedes Mitglied der Nachfolgekette behält eine laminierte Kopie:
NOTFALL-BEFEHLSKETTE
Rotary Club von ___________________
#1 — Präsident: __________________ Telefon: ____________
#2 — Koordinator: ________________ Telefon: ____________
#3 — Past-Präsident: _____________ Telefon: ____________
#4 — President-Elect: ____________ Telefon: ____________
#5 — Sekretär: ___________________ Telefon: ____________
Delegierte Ausgabenobergrenze: ________ USD/EUR
Karenzzeit für Aktivierung: 2 Stunden
Distriktkontakt: DG _____________ Telefon: ____________
Distriktkontakt: DRO ____________ Telefon: ____________
Aktualisiert: ___/___/______
Praktischer Tipp: Testen Sie diese Kette. Simulieren Sie während einer Planübung (Kapitel 10) ein Szenario, in dem der Präsident katastrophenbetroffen ist. Sie werden schnell entdecken, ob #2 seine Verantwortlichkeiten kennt, oder ob dieses Blatt nur ein Stück Papier ist.
Rotaract und Interact integrieren¶
Rotaract (ab 18 Jahren, ohne obere Altersgrenze seit 2019) und Interact (12-18) sind keine „Junior"-Clubs, denen man untergeordnete Aufgaben zuweist. Sie sind aktive Kräfte mit spezifischen Kompetenzen, die Rotarier in der Regel nicht haben, und mit beträchtlicher Feldenergie.
Was Rotaract einbringt¶
| Stärke | Katastrophenanwendung |
|---|---|
| Digital Natives | Echtzeit-Steuerung sozialer Medien, digitale Kartierung, messaging-basierte Koordination |
| Verfügbarkeit | Oft flexibler als berufstätige Rotarier, schnell mobilisierbar |
| Körperliche Energie | Trümmerbeseitigung, Verteilung, Strukturaufbau, schwieriges Gelände |
| Universitätsnetzwerk | Mobilisierung von Studierenden der Medizin, Ingenieurwissenschaften, Sozialwissenschaften |
| Mehrsprachigkeit | Generationen, die oft international stärker vernetzt sind |
Was Interact einbringt¶
| Stärke | Katastrophenanwendung |
|---|---|
| Spendensammlung | Schulkampagnen, Wohltätigkeitsverkäufe, Elternmobilisierung |
| Jugendkommunikation | Auf Jugendnetzwerke zugeschnittene Botschaften (Instagram, TikTok) |
| Moralische Unterstützung | Aktivitäten für Kinder in Unterkünften (Spiele, Unterhaltung) |
Operative Integration¶
- Vor der Katastrophe:
- Der Rotaract-Präsident wird zu den Katastrophenschulungen des Clubs eingeladen
- Ein Rotaracter wird zum „Rotaract-DRC-Verbindungsmann" ernannt
- Rotaract nimmt an den Planübungen des Clubs teil
-
Rotaract-Kontakte sind in der Telefonkette (eigener Strang)
-
Während der Katastrophe:
- Der Rotaract-Verbindungsmann stößt zum erweiterten DRC-Komitee
- Rotaracter werden in Feldteams integriert (niemals allein, immer von einem erfahrenen Rotarier beaufsichtigt)
- Die Steuerung sozialer Medien kann an Rotaract unter der Aufsicht von Mitglied 2 (Kommunikation) delegiert werden
-
Interacter bleiben außerhalb der Gefahrenzone, ihr Beitrag liegt vorgelagert (Sammlung, Kommunikation) und nachgelagert (moralische Unterstützung, Unterhaltung)
-
Absolute Regel: Minderjährige (Interact) werden in einer Katastrophenzone niemals im Feld eingesetzt. Keine Ausnahme. Ihr Beitrag wird in sichere, beaufsichtigte Aktivitäten kanalisiert, fern der Gefahr.
Gewonnene Erkenntnisse: Rotaract wird nicht am Tag X improvisiert, es wird mit Ihnen vorbereitet und setzt dann bis zu 40 % mehr Freiwillige in den ersten 24 Stunden ein.
Aufbau-Checkliste¶
- Katastrophenkoordinator ernannt (Mindestamtszeit von 2 Jahren empfohlen)
- DRC-Komitee gebildet (3 Mitglieder: Logistik, Kommunikation, Finanzen)
- Rollenblätter an die 5 Personen der Struktur verteilt
- Kompetenz-Aufgaben-Matrix für jedes Clubmitglied ausgefüllt
- Nachfolgekette definiert, vom Präsidenten unterzeichnet, an die 5 Ebenen verteilt
- Delegierte Ausgabenobergrenze vom Vorstand des Clubs beschlossen
- Rotaract-Präsident informiert und DRC-Verbindungsmann ernannt
- Struktur dem gesamten Club bei einer eigens dafür vorgesehenen Sitzung vorgestellt
- Kontakt zum Distrikt-DRO hergestellt
Die Struktur steht. Sie ist nutzlos ohne den Inhalt, den Sie in sie einbringen: erfasste Kompetenzen, formalisierte Kontakte, geplante Kommunikation, gebildete Fonds. Das ist Gegenstand der sechs folgenden Kapitel.