Capitolo 7, Inventariare il capitale del club¶
Tre capitali, un inventario¶
Un club Rotary di 30 soci non è 30 volontari. È 30 professionisti, ciascuno con una rete di contatti, competenze specializzate, risorse materiali, personali e professionali. L'impresa di trasporti di un socio significa tre camion disponibili. Lo studio medico di un altro significa una fonte di forniture mediche. Il ristorante di un terzo significa una cucina comunitaria già attrezzata.
La potenza di un club in una catastrofe non si misura dal numero di soci, ma dalla qualità dell'inventario che ha fatto di ciò che quei soci possono mobilitare.
Questo inventario copre tre capitali: - Capitale umano: competenze, lingue, disponibilità - Capitale materiale: attrezzature, veicoli, locali, scorte - Capitale relazionale: affiliazioni, reti professionali, contatti istituzionali
Il Coordinatore catastrofi è responsabile della costruzione e dell'aggiornamento di questo inventario. Frequenza: annuale come minimo, all'inizio dell'anno rotariano (luglio-settembre).
Capitale umano: le competenze dei vostri soci¶
Tabella di inventario delle competenze¶
Ogni socio compila una scheda. Il Coordinatore raccoglie tutto in un foglio di calcolo condiviso + una copia cartacea plastificata.
| Campo | Esempio |
|---|---|
| Nome e cognome | Dott.ssa Marie DUPONT |
| Professione principale | Medico di medicina generale |
| Competenza catastrofi principale | Triage, cure d'emergenza, valutazione sanitaria |
| Competenza catastrofi secondaria | Formazione di primo soccorso, PFA |
| Formazioni specifiche | PSC1 (2024), PFA Croce Rossa (2025), GMS (2025) |
| Lingue parlate | Francese (madrelingua), inglese (fluente), arabo (conversazionale) |
| Disponibilità stimata in crisi | G+0 a G+3: 100% / G+4 a G+14: 50% (studio da mantenere aperto) |
| Limitazioni | Mobilità ridotta (ginocchio), niente terreni accidentati |
Modello di tabella riassuntiva (estratto)¶
| Socio | Professione | Competenza catastrofi | Lingue | Disponibilità G+0 |
|---|---|---|---|---|
| Martin, J. | Titolare di impresa edile | Logistica, rimozione macerie, valutazione degli edifici | FR, EN | Immediata |
| Dupont, M. | Medico | Triage, cure | FR, EN, AR | Immediata |
| Leroy, P. | Avvocato | Assicurazioni, diritti delle persone colpite | FR, EN | H+6 |
| Chen, L. | Ristoratore | Cucina comunitaria, igiene alimentare | FR, ZH, EN | Immediata |
| Konaté, A. | Ingegnere delle telecomunicazioni | Comunicazioni, sistemi informatici | FR, WO, EN | H+4 |
| Moreau, S. | Commercialista | Contabilità, rendicontazione TRF | FR | H+12 |
| Petit, F. | Agricoltore | Veicoli pesanti, terreni, stoccaggio | FR | Immediata |
| Da Silva, R. | Farmacista | Gestione dei farmaci, consulenza sanitaria | FR, PT, EN | H+2 |
| Berger, C. | Giornalista | Comunicazione di crisi, media | FR, EN, ES | Immediata |
| Nakamura, H. | Architetto | Valutazione dei danni, piani di ricostruzione | FR, JA, EN | H+6 |
Le reti professionali dei soci¶
È qui che il Rotary si distingue da qualsiasi altra organizzazione di volontariato. I vostri soci non arrivano da soli, arrivano con le loro reti.
| Socio | Rete professionale mobilitabile | Risorsa potenziale |
|---|---|---|
| Martin, J. (Edilizia) | Fornitori di materiali, subappaltatori, operatori di mezzi pesanti | Teli, legname, manodopera qualificata, macchinari |
| Chen, L. (Ristorazione) | Fornitori alimentari, grossisti, rete HACCP | Cibo sfuso, attrezzatura da cucina |
| Petit, F. (Agricoltura) | Cooperativa agricola, trasportatori, celle frigorifere | Camion, magazzini refrigerati, cibo |
| Da Silva, R. (Farmacia) | Grossisti farmaceutici, rete di farmacie | Farmaci d'emergenza, forniture mediche |
| Leroy, P. (Avvocato) | Rete dell'ordine forense, notai, assicuratori | Assistenza legale pro bono, competenza assicurativa |
Azione concreta: Durante l'inventario annuale, chiedete a ogni socio: «Se la catastrofe colpisse domani, quali contatti professionali potresti chiamare entro un'ora per ottenere risorse?» Annotate i nomi, i numeri, le risorse accessibili. Questi contatti di secondo cerchio moltiplicano per 5 o 10 la capacità del club.
Capitale materiale: ciò che i vostri soci possiedono¶
L'inventario materiale copre ciò che i soci possono mettere a disposizione, personalmente e tramite le loro imprese. La distinzione conta: un socio può offrire immediatamente la propria auto personale; il camion dell'azienda può richiedere l'approvazione di un socio in affari.
Inventario di esempio¶
Veicoli¶
| Proprietario | Tipo di veicolo | Capacità | Personale/Aziendale | Disponibilità |
|---|---|---|---|---|
| Martin, J. | Camion 3,5 t | 3 tonnellate | Aziendale | Richiede approvazione del socio |
| Martin, J. | Furgone | 1,2 t | Aziendale | Immediata |
| Petit, F. | Trattore + rimorchio | 5 tonnellate | Personale | Immediata |
| Petit, F. | Pickup 4×4 | 5 passeggeri + 500 kg | Personale | Immediata |
| Konaté, A. | Berlina | 4 passeggeri | Personale | Immediata |
Generatori ed energia¶
| Proprietario | Attrezzatura | Potenza | Carburante | Disponibilità |
|---|---|---|---|---|
| Martin, J. | Generatore portatile | 5 kW | Benzina | Aziendale, richiede approvazione |
| Petit, F. | Generatore agricolo | 12 kW | Gasolio | Immediata |
| Club Rotary | Power bank solare | 100 W | Solare | Presso i locali del club |
Locali e spazi¶
| Proprietario | Tipo di locale | Superficie | Capacità di accoglienza | Attrezzatura |
|---|---|---|---|---|
| Chen, L. | Ristorante | 120 m² | 80 persone | Cucina attrezzata, acqua, elettricità, parcheggio |
| Martin, J. | Magazzino edile | 300 m² | Solo stoccaggio | Accessibile ai camion, sorvegliato |
| Club Rotary | Sala riunioni | 60 m² | 40 persone | WiFi, servizi igienici, proiettore |
| Moreau, S. | Garage/officina | 80 m² | Stoccaggio | Elettricità, accesso auto |
| Berger, C. | Ufficio | 40 m² | 10 persone | WiFi ad alta velocità, stampante |
Attrezzatura specializzata¶
| Categoria | Attrezzatura | Proprietario | Quantità |
|---|---|---|---|
| Edilizia | Motosega | Petit, F. | 2 |
| Edilizia | Trapano, avvitatore, sega circolare | Martin, J. | Set completo |
| Acqua | Pompa sommersa per l'acqua | Petit, F. | 1 |
| Acqua | Filtro per l'acqua da campo | Club Rotary | 1 (kit DRC) |
| Comunicazioni | Ricetrasmittenti PMR446 | Club Rotary | 4 |
| Comunicazioni | Telefono satellitare Iridium | Konaté, A. | 1 (professionale) |
| Comunicazioni | Terminale internet satellitare (Starlink Mini) | Konaté, A. | 1 (da mobilitare) |
| Medico | Defibrillatore (DAE) | Dott.ssa Dupont | 1 (studio) |
| Medico | Kit di primo soccorso completi | Club Rotary | 3 |
| Cucina | Fornelli a gas industriali | Chen, L. | 4 (ristorante) |
| Cucina | Pentole da 50 L | Chen, L. | 3 (ristorante) |
| Alloggio | Tende da 4 persone | Petit, F. | 2 |
| Alloggio | Teli 6×4 m | Martin, J. | 10 (azienda) |
| Illuminazione | Fari LED da terra | Martin, J. | 2 (edilizia) |
Formato dell'inventario¶
Doppio formato obbligatorio: - Digitale: Foglio di calcolo (Excel/Google Sheets) condiviso con il Coordinatore, il Presidente e i 3 membri del comitato DRC. Protetto da password (contiene dati personali). - Cartaceo: Versione stampata e plastificata, conservata a casa del Coordinatore E presso i locali del club. Questa versione non contiene indirizzi personali, solo nomi, competenze, telefoni e risorse.
Capitale relazionale: le affiliazioni incrociate¶
I rotariani non vivono in una bolla Rotary. Molti sono attivi in altre organizzazioni, ricoprono incarichi o appartengono a reti complementari. Queste affiliazioni incrociate sono una risorsa considerevole, a condizione di conoscerle.
Tabella delle affiliazioni incrociate¶
| Socio | Affiliazione esterna | Ruolo/Grado | Risorsa nella catastrofe |
|---|---|---|---|
| Martin, J. | Vigili del fuoco volontari | Caposquadra | Accesso alle reti dei vigili del fuoco, formazione al soccorso, attrezzatura |
| Leroy, P. | Consiglio comunale | Vicesindaco | Accesso diretto al municipio, decisioni d'emergenza |
| Dupont, M. | Croce Rossa | Volontaria formata | Collegamento diretto con la Croce Rossa, formazione PFA |
| Petit, F. | Riserva militare | Riservista | Addestramento sul campo, rete logistica militare |
| Nakamura, H. | Lions Club | Socio attivo | Coordinamento tra service club, messa in comune |
| Berger, C. | Associazione di giornalisti | Membro del consiglio | Rete di media, diffusione rapida delle informazioni |
| Konaté, A. | Comunità religiosa (moschea) | Coordinatore della solidarietà | Rete di mutuo aiuto comunitario, spazi di accoglienza |
| Moreau, S. | Camera di commercio | Tesoriere | Rete di imprese locali, fondo d'emergenza economico |
Perché è critico: Martin, che è vigile del fuoco volontario, può dirvi in 10 minuti se la zona è sicura per i vostri volontari, un'informazione che attendereste per ore attraverso i canali ufficiali. Leroy, che è vicesindaco, può sbloccare l'apertura della palestra per accogliere le persone colpite con una sola telefonata. Questi ponti sono il vostro vantaggio competitivo.
Doppia appartenenza Rotary-ONG: formalizzare il ruolo di collegamento¶
Quando un socio è attivo anche in un'altra organizzazione (Croce Rossa, Lions, Protezione civile), designatelo formalmente come agente di collegamento tra il club e quell'organizzazione. Questo significa:
- È il primo contatto del club verso quell'organizzazione in una crisi
- Rappresenta il club alle riunioni di coordinamento con quell'organizzazione
- Mantiene aggiornati i contatti tra le due organizzazioni
- Segnala le esercitazioni o le formazioni a cui il club dovrebbe partecipare
Il sistema della call-down list¶
La call-down list è il meccanismo che permette di raggiungere ogni socio in meno di 30 minuti, anche se le reti sono sature. Il principio: ogni persona chiama 2-3 persone, che ne chiamano ciascuna 2-3, e così via.
Architettura dell'albero telefonico¶
COORDINATORE CATASTROFI
├── Capo ramo A
│ ├── A-1 → chiama 5 soci
│ └── A-2 → chiama 5 soci
├── Capo ramo B
│ ├── B-1 → chiama 5 soci
│ └── B-2 → chiama 5 soci
└── Capo ramo C (se >30 soci)
├── C-1 → chiama 5 soci
└── C-2 → chiama 5 soci
Risultato: Il Coordinatore fa 2-3 chiamate. In 30 minuti, oltre 30 soci sono raggiunti.
Regole operative¶
| Regola | Dettaglio |
|---|---|
| Nessuna risposta | 3 tentativi a 5 minuti di distanza, poi passare alla riserva designata |
| Conferma | L'ultimo socio di ogni ramo invia un SMS al Coordinatore: «Ramo X completo, [numero] raggiunti su [totale]» |
| Orari | Niente chiamate tra le 22 e le 6 salvo emergenze vitali |
| Messaggio | Trasmettere esattamente come ricevuto, non interpretare, non aggiungere, non commentare |
| Riserve | Ogni posizione nell'albero ha una riserva designata |
Script telefonico standardizzato¶
«Buongiorno, sono [NOME], Rotary Club di [CITTÀ].
Messaggio di allerta catastrofe.
SITUAZIONE: [riepilogo in 1-2 frasi].
AZIONE RICHIESTA: [cosa deve fare il socio].
Confermi la ricezione?
Per favore chiama ora [NOME 1] al [NUMERO]
e [NOME 2] al [NUMERO].»
Test trimestrale obbligatorio (cadenza armonizzata con il cap. 00)¶
La call-down list funziona solo se viene testata. Organizzate un test reale quattro volte all'anno:
| Mese | Tipo di test | Metodo |
|---|---|---|
| Settembre | Test completo | Attivazione reale dell'albero. Il Coordinatore avvia, cronometra e annota i fallimenti. |
| Dicembre | Test parziale | Attivazione di un singolo ramo, via SMS. |
| Marzo | Test parziale | Attivazione di un altro ramo, tramite telefonata. |
| Giugno | Test parziale | Attivazione dell'ultimo ramo, via WhatsApp. |
Indicatori di prestazione:
| Indicatore | Obiettivo |
|---|---|
| Tempo per raggiungere l'80% dei soci | < 30 minuti |
| Tasso di risposta alla prima chiamata | > 60% |
| Tasso di risposta dopo 3 tentativi + riserva | > 90% |
| Numeri obsoleti rilevati | 0 (in caso contrario, aggiornare immediatamente) |
Formato della call-down list¶
La call-down list esiste in due versioni:
Versione completa (digitale): - Foglio di calcolo con: nome, ruolo nell'albero, telefono principale, telefono secondario, email, competenze, indirizzo - Conservata su cloud sicuro + copia locale su chiave USB
Versione da campo (cartacea): - Formato a scheda pieghevole (sta in un portafogli) - Contiene solo: nome, posizione nell'albero, telefono principale, telefono secondario - Plastificata - Distribuita a ogni socio del club - Conservata a casa E in ufficio
Promemoria: Un numero obsoleto in una call-down list significa un intero ramo tagliato fuori. Gli aggiornamenti trimestrali non sono facoltativi.
Rubrica dei contatti esterni¶
Oltre ai soci, il club deve disporre di una rubrica di contatti esterni, le persone e le organizzazioni da raggiungere in caso di catastrofe. Questa rubrica è di responsabilità del Coordinatore catastrofi.
Contatti d'emergenza locali¶
| Organizzazione | Nome del contatto | Telefono diretto | Ruolo | Ultima verifica |
|---|---|---|---|---|
| Vigili del fuoco | Comandante del distaccamento | //___ | ||
| 118 / Emergenza sanitaria | Direttore sanitario | //___ | ||
| Polizia | Commissario / Comandante | //___ | ||
| Municipio, Cellula di crisi | Direttore operativo o responsabile sicurezza | //___ | ||
| Prefettura, Protezione civile | Responsabile dei servizi d'emergenza | //___ | ||
| Ospedale principale | Direttore del pronto soccorso | //___ | ||
| Gestore idrico | Reperibilità d'emergenza | //___ | ||
| Gestore elettrico | Reperibilità d'emergenza | //___ | ||
| Gestore del gas | Reperibilità d'emergenza | //___ |
Contatti umanitari e associativi¶
| Organizzazione | Nome del contatto | Telefono diretto | Risorse mobilitabili | Ultima verifica |
|---|---|---|---|---|
| Croce Rossa / Mezzaluna Rossa | Alloggi, primo soccorso, acqua | //___ | ||
| Associazione di aiuto alimentare | Aiuto alimentare, vestiti | //___ | ||
| Banco alimentare | Forniture alimentari | //___ | ||
| Esercito della Salvezza | Cibo, alloggio | //___ | ||
| Altra ONG locale 1 | //___ | |||
| Altra ONG locale 2 | //___ |
Contatti Rotary¶
| Ruolo | Nome | Telefono diretto | Ultima verifica | |
|---|---|---|---|---|
| Governatore del distretto | //___ | |||
| DRO (Responsabile distrettuale dei soccorsi) | //___ | |||
| DRFC (Presidente del comitato distrettuale della Fondazione Rotary) | //___ | |||
| Contatto regionale DNA-RAG | //___ | |||
| ShelterBox, contatto locale | //___ | |||
| Club gemello più vicino | //___ |
Contatti economici¶
| Attore | Nome del contatto | Telefono diretto | Risorse mobilitabili | Ultima verifica |
|---|---|---|---|---|
| Supermercato / Ipermercato | Acqua, cibo, igiene | //___ | ||
| Impresa di trasporti | Camion, logistica | //___ | ||
| Distributore di carburante | Carburante | //___ | ||
| Farmacia | Farmaci | //___ | ||
| Hotel | Alloggio d'emergenza | //___ | ||
| Tipografia | Moduli, manifesti | //___ |
Contatti media¶
| Testata | Nome del giornalista | Telefono diretto | Tipo | Ultima verifica |
|---|---|---|---|---|
| Quotidiano locale | Carta stampata | //___ | ||
| Radio locale | Radio | //___ | ||
| TV locale | Televisione | //___ | ||
| Corrispondente della stampa nazionale | Stampa | //___ |
Frequenza di aggiornamento: Trimestrale per i contatti d'emergenza. Annuale per gli altri. La colonna «Ultima verifica» è lì per una ragione: un numero non verificato da 12 mesi non è più affidabile.
Digitale E cartaceo: entrambi sono essenziali¶
Questo punto merita di essere ribadito con forza. In una catastrofe, l'uno o l'altro verrà meno.
Perché il digitale non basta¶
| Scenario | Conseguenza |
|---|---|
| Interruzione prolungata di corrente | Niente WiFi, niente accesso al cloud, batteria del telefono limitata |
| Antenne cellulari distrutte | Niente 4G/5G, niente dati mobili |
| Server cloud irraggiungibile | Google Drive, Dropbox, irraggiungibili senza internet |
| Telefono perso/distrutto | Tutti i dati locali persi |
Perché il cartaceo non basta¶
| Scenario | Conseguenza |
|---|---|
| Casa distrutta o inaccessibile | Documenti cartacei persi |
| Alluvione | Documenti cartacei distrutti |
| Necessità di condivisione rapida | Impossibile copiare/inviare un documento cartaceo a 30 persone |
| Aggiornamenti | Il cartaceo non si aggiorna in tempo reale |
La soluzione: doppio formato sistematico¶
| Documento | Versione digitale | Versione cartacea |
|---|---|---|
| Call-down list | Cloud + chiave USB + telefono | Scheda plastificata (ogni socio) |
| Inventario delle risorse | Foglio di calcolo condiviso (protetto) | Raccoglitore plastificato (Coordinatore + locali del club) |
| Rubrica dei contatti esterni | Foglio di calcolo condiviso | Scheda plastificata (Coordinatore + Presidente) |
| Piano d'emergenza completo | PDF su cloud + chiave USB | Raccoglitore presso i locali del club + casa del Coordinatore |
| Moduli operativi | File modello su chiave USB | 50 copie prestampate presso i locali |
Kit documentale fisico¶
Il Coordinatore catastrofi tiene un raccoglitore d'emergenza, un raccoglitore fisico, conservato in un luogo sicuro (locali del club + copia a casa del Coordinatore), contenente:
- Call-down list aggiornata (plastificata)
- Inventario delle risorse dei soci (riepilogo)
- Rubrica dei contatti esterni
- Piano di successione
- 20 moduli SITREP in bianco
- 20 moduli di valutazione rapida in bianco
- 20 moduli di registrazione dei volontari in bianco
- 10 fogli di monitoraggio finanziario giornaliero in bianco
- 10 fogli cartacei per messaggi d'emergenza
- Mappa locale stampata
- Chiave USB con tutti i file digitali
Questo raccoglitore viene controllato e aggiornato all'inizio di ogni trimestre.
Checklist dell'inventario annuale¶
Da completare tra luglio e settembre di ogni anno rotariano:
- Scheda delle competenze compilata da ogni socio (nuovi ed esistenti)
- Tabella riassuntiva delle competenze aggiornata
- Reti professionali di ogni socio documentate
- Inventario materiale aggiornato (veicoli, generatori, locali, attrezzature)
- Affiliazioni incrociate registrate
- Agenti di collegamento nominati formalmente
- Call-down list aggiornata e ridistribuita a tutti i soci
- Rubrica dei contatti esterni verificata (chiamata di verifica)
- Versione digitale salvata in backup (cloud + chiave USB)
- Versione cartacea stampata e archiviata (locali del club + casa del Coordinatore)
- Risultati dell'inventario presentati al club in una riunione
Il capitale del vostro club non è nella cassa. È nella sala, ogni settimana, attorno al tavolo. Questo inventario trasforma un gruppo di professionisti che si incontrano al pranzo del martedì in una forza di risposta strutturata e immediatamente mobilitabile. La differenza tra un club preparato e uno che non lo è sta in questo documento.