अध्याय 25, समीक्षा करें और सुधारें¶

कार्रवाई-उपरांत बैठक¶

आपने अभी-अभी सप्ताहों संकट-मोड में बिताए हैं। आपके सदस्य थके हुए हैं। अध्यक्ष सामान्य क्लब गतिविधियों में लौटना चाहता है। हर कोई आगे बढ़ना चाहता है।

यही ठीक वह क्षण है जब समीक्षा (debriefing) होनी चाहिए। अब से तीन महीने बाद नहीं, जब हर कोई विवरण भूल चुका होगा। "अगली बोर्ड बैठक में" नहीं। अभी, संचालन समाप्ति के 30 दिनों के भीतर।

एक संरचित समीक्षा के बिना, वही परिचालन कमियाँ अगली घटना में फिर से प्रकट होती हैं, और एक अगली घटना अवश्य आएगी।

7 प्रश्नों में समीक्षा¶

संचालन में शामिल सभी सदस्यों, आपदा समन्वयक, क्लब अध्यक्ष, और आदर्श रूप से जिला DRO को एकत्रित करें। अवधि: 2 से 3 घंटे। कोई सामान्य क्लब बैठक नहीं, एक समर्पित कार्य-सत्र।

एक सूत्रधार 7 प्रश्न पूछता है। एक सचिव संरचित नोट लेता है। प्रत्येक प्रतिभागी उत्तर देता है। कोई निर्णय नहीं, कोई दोषारोपण नहीं, तथ्य और पाठ।

समीक्षा की अध्यक्षता कौन करता है¶

न क्लब अध्यक्ष, न आपदा समन्वयक। ये दो व्यक्ति परिचालन निर्णयों में सर्वाधिक शामिल हैं, वे आवश्यक दूरी के साथ सूत्रधार नहीं बन सकते।

वरीयता क्रम में: 1. जिला DRO, बाह्य दृष्टिकोण, मान्यता-प्राप्त प्राधिकार, जिले के क्लबों में पद्धति को मानकीकृत करता है 2. किसी पड़ोसी क्लब का आपदा समन्वयक, सहकर्मी, स्वतंत्र, भूमिका को समझता है 3. संचालन में संलग्न न रहा कोई क्लब सदस्य (सक्रिय सेवानिवृत्त, नया सदस्य), पहले दो के उपलब्ध न होने पर विकल्प के रूप में

अध्यक्ष और समन्वयक प्रतिभागी हैं, सूत्रधार नहीं। वे भी बाक़ी सबकी तरह प्रश्नों के उत्तर देते हैं।

प्रश्न 1, क्या अच्छा काम आया?¶

सकारात्मक से शुरुआत करें। पहचानें कि क्या काम आया: कॉल-डाउन सूची 20 मिनट में काम कर गई, आपातकालीन भंडार सही जगह पर था, नगरपालिका के साथ समन्वय सुचारु रहा, किसी सदस्य ने 2 घंटे में जनरेटर पाने के लिए अपने पेशेवर नेटवर्क का उपयोग किया।

प्रत्येक बिंदु को इतने विवरण के साथ नोट करें कि उसे दोहराया जा सके।

प्रश्न 2, क्या काम नहीं आया?¶

किसी दोषी की तलाश किए बिना। आपातकालीन योजना पुरानी थी। जिला DRO का नंबर ग़लत था। किसी को नहीं पता था कि तिरपाल कहाँ हैं। पहला ज़मीनी मूल्यांकन 3 के बजाय 12 घंटे लगा। कोषाध्यक्ष छुट्टी पर था और किसी और के पास खाते तक पहुँच नहीं थी।

प्रत्येक ख़राबी मूर्त सुधार का एक अवसर है।

प्रश्न 3, कौन-से संसाधन कमी थे?¶

उपकरण, कौशल, धन, समय, सूचना। आपके पास किसकी कमी थी? उदाहरण: प्राथमिक चिकित्सा में प्रशिक्षित पर्याप्त स्वयंसेवक नहीं, सप्ताहांत पर आसानी से पहुँच योग्य कोई बैंक खाता नहीं, ShelterBox से कोई प्रत्यक्ष संपर्क नहीं, ग़ैर-फ़्रेंचभाषी परिवारों के लिए कोई अनुवादक नहीं।

प्रश्न 4, हम क्या अलग तरीक़े से करते?¶

पीछे मुड़कर देखने पर, कौन-से निर्णय अलग तरीक़े से लिए जाते? उदाहरण: जल वितरण 6 घंटे पहले शुरू करना, तीसरे दिन के बजाय पहले दिन DNA-RAG से संपर्क करना, ज़मीनी कार्रवाइयाँ शुरू करने से पहले जिले को SITREP भेजना।

प्रश्न 5, क्या आपातकालीन योजना का पालन हुआ?¶

क्या आपके पास कोई योजना थी। क्या आपने उसका पालन किया। यदि नहीं, तो क्यों। यदि योजना आपदा की वास्तविकता के अनुरूप नहीं थी, तो उसे अद्यतन करने के लिए यह आवश्यक जानकारी है।

प्रश्न 6, क्या संचार प्रभावी था?¶

आंतरिक (सदस्यों के बीच), जिले के साथ, भागीदारों के साथ, मीडिया के साथ, लाभार्थियों के साथ। कहाँ कमियाँ थीं? ग़लतफ़हमियाँ? विरोधाभासी संदेश?

प्रश्न 7, क्या भागीदारों के साथ संबंध काम आए?¶

प्रत्येक साझेदारी का मूल्यांकन करें: रेड क्रॉस, नगरपालिका, अग्निशमन सेवा, NGO, जिला, RAGs। क्या सुचारु रहा? क्या अवरुद्ध हुआ? कौन विश्वसनीय सहयोगी था? आवश्यकता पड़ने पर कौन अनुपस्थित था?

कार्रवाई-उपरांत रिपोर्ट (AAR)¶

समीक्षा एक औपचारिक दस्तावेज़ उत्पन्न करती है: कार्रवाई-उपरांत रिपोर्ट। यह संचालन का कोई वृत्तांत नहीं है, यह एक संरचित सुधार उपकरण है।

AAR संरचना¶

खंड A, संचालन सारांश¶

तत्व	विषय-वस्तु
आपदा का प्रकार	प्रकृति, तिथि, भौगोलिक क्षेत्र
रोटरी सक्रियण तिथि	जब क्लब ने कार्य करना शुरू किया
समापन तिथि	जब संचालन समाप्त घोषित किया गया
कुल अवधि	दिनों में
सक्रियण स्तर	क्लब अकेले, DCA-2, DCA-3

खंड B, परिमाणित परिणाम¶

संकेतक	प्रारंभिक लक्ष्य	वास्तविक परिणाम
सहायता प्राप्त लोग	_____	_____
सेवा प्राप्त परिवार	_____	_____
संघटित स्वयंसेवक	_____	_____
स्वयंसेवक घंटे	_____	_____
कुल ख़र्च बजट (USD)	_____	_____
वितरित किट	_____	_____
परोसा गया भोजन	_____	_____
प्रदान किए गए आश्रय	_____	_____

खंड C, वित्तीय सारांश¶

स्रोत	प्राप्त राशि (USD)	ख़र्च राशि (USD)	शेष (USD)
क्लब निधियाँ	_____	_____	_____
DRG TRF	_____	_____	_____
जिला DDRF	_____	_____	_____
वैश्विक अनुदान	_____	_____	_____
प्रत्यक्ष दान	_____	_____	_____
ज़ोन निधि	_____	_____	_____
अन्य	_____	_____	_____
कुल	_____	_____	_____

खंड D, क्या अच्छा काम आया¶

विवरण और मूर्त उदाहरणों के साथ क्रमांकित सूची। न्यूनतम 5 बिंदु।

खंड E, क्या सुधारा जाना चाहिए¶

पहचानी गई समस्या	प्रभाव (गंभीर/मध्यम/छोटा)	सुधारात्मक कार्रवाई	ज़िम्मेदार	समय-सीमा
_____	_____	_____	_____	_____
_____	_____	_____	_____	_____
_____	_____	_____	_____	_____

"ज़िम्मेदार" स्तंभ और "समय-सीमा" स्तंभ सबसे महत्वपूर्ण हैं। स्वामियों और समय-सीमाओं के बिना, सुधारात्मक कार्रवाइयाँ भटक जाती हैं और शायद ही कभी पूरी होती हैं।

खंड F, साझेदारी मूल्यांकन¶

भागीदार	समन्वय गुणवत्ता	टिप्पणियाँ
जिला	उत्कृष्ट / अच्छा / औसत / ख़राब	_____
रेड क्रॉस	उत्कृष्ट / अच्छा / औसत / ख़राब	_____
नगरपालिका	उत्कृष्ट / अच्छा / औसत / ख़राब	_____
RAG(s)	उत्कृष्ट / अच्छा / औसत / ख़राब	_____
ShelterBox	उत्कृष्ट / अच्छा / औसत / ख़राब	_____
अन्य	उत्कृष्ट / अच्छा / औसत / ख़राब	_____

खंड G, आपातकालीन योजना के लिए सिफ़ारिशें¶

क्लब की आपातकालीन योजना में किए जाने वाले परिवर्तनों की सूची, प्राथमिकता के अनुसार वर्गीकृत।

पूर्ण AAR टेम्पलेट परिचालन टेम्पलेट (फ़ॉर्म 9) में उपलब्ध है। इसे जैसा है वैसा उपयोग करें, इसे इस प्रकार डिज़ाइन किया गया है कि यह बिना कुछ छोड़े सभी पहलुओं को कवर करे।

आपातकालीन योजना का अद्यतन¶

समीक्षा व्यर्थ है यदि पाठ क्लब की आपातकालीन योजना में एकीकृत नहीं किए जाते। यहाँ व्यवस्थित रूप से जाँचने और अद्यतन करने योग्य तत्व दिए गए हैं।

संचालन-उपरांत अद्यतन चेकलिस्ट¶

संपर्क और संचार: - [ ] कॉल-डाउन सूची अद्यतन (नंबर सत्यापित, प्रस्थान कर चुके सदस्य प्रतिस्थापित) - [ ] जिला DRO, DRFC और DG के नंबर सत्यापित - [ ] स्थानीय भागीदार संपर्क अद्यतन - [ ] फ़ोन ट्री परीक्षित और आवश्यक होने पर सुधारा गया - [ ] WhatsApp या Signal चैनल परिचालन के रूप में सत्यापित

संसाधन: - [ ] सदस्य कौशल सूची अद्यतन - [ ] आपातकालीन भंडार पुनः भरा गया (जो उपयोग हुआ वह प्रतिस्थापित) - [ ] आपातकालीन किट जाँचा और पुनः भरा गया (फ़ॉर्म, लैंप, बैटरी, योजना प्रतियाँ) - [ ] क्लब आपातकालीन निधि बहाल - [ ] बैंक खाता सत्यापित और परिचालन

प्रक्रियाएँ: - [ ] सीखे गए पाठों के अनुसार सक्रियण प्रक्रियाएँ संशोधित - [ ] यदि धूसर क्षेत्र पहचाने गए तो भूमिकाएँ और ज़िम्मेदारियाँ स्पष्ट की गईं - [ ] आवश्यक होने पर चेतावनी सीमाएँ समायोजित - [ ] अद्यतन संपर्कों के साथ DRG प्रस्तुति प्रक्रिया प्रलेखित - [ ] भागीदारों के साथ समन्वय प्रोटोकॉल औपचारिक किए गए

प्रशिक्षण: - [ ] प्रशिक्षण आवश्यकताएँ पहचानी गईं (प्राथमिक चिकित्सा, भवन मूल्यांकन, संकट प्रबंधन) - [ ] अगले वर्ष के लिए प्रशिक्षण सत्र नियोजित - [ ] नए सदस्य क्लब आपातकालीन प्रक्रियाओं में प्रशिक्षित

अन्य क्लबों के साथ साझाकरण¶

आपके अनुभव का मूल्य आपके क्लब से परे है। आपने जो सीखा है वह किसी अन्य क्लब, अन्य जिले, अन्य देश में समय, धन और जीवन बचा सकता है।

5 साझाकरण माध्यम¶

जिला बैठक: किसी जिला सभा या प्रशिक्षण बैठक में अपनी AAR प्रस्तुत करें। 20 मिनट पर्याप्त हैं: तथ्य, पाठ, सिफ़ारिशें।
DNA-RAG: अपनी AAR DNA-RAG को भेजें। वे दुनिया भर के सैकड़ों संचालनों से सीखे गए पाठ संकलित करते हैं। आपका अनुभव वैश्विक ज्ञान-आधार को समृद्ध करता है।
Service Project Center: वैश्विक प्लेटफ़ॉर्म (spc.rotary.org) पर अपनी परियोजना का प्रलेखन करें (देखें अध्याय 24; यह अगस्त 2024 से Rotary Showcase का स्थान लेता है)। अन्य क्लब उससे प्रेरणा ले सकते हैं।
पड़ोसी क्लब: अपने क्षेत्र के 2-3 क्लबों के साथ एक अंतर-क्लब प्रस्तावित करें। अपना अनुभव अनौपचारिक रूप से साझा करें, एक कार्य-भोज, न कि कोई सम्मेलन।
रोटरी प्रकाशन: आपकी जिला पत्रिका, क्लब की वेबसाइट, सोशल मीडिया। स्वयं को आगे बढ़ाने के लिए नहीं, बल्कि इसलिए कि अन्य लोग सीखें।

क्या साझा करें¶

साझा करने योग्य	क्यों
की गई ग़लतियाँ	इसी का सबसे अधिक मूल्य है। जो क्लब कहता है "हमने यह ग़लती की, इससे बचने का तरीक़ा यह है" वह एक विशाल सेवा प्रदान करता है।
कारगर प्रक्रियाएँ	ताकि अन्य लोग उन्हें आविष्कार किए बिना अपना सकें।
उपयोगी संपर्क	उस DRO का नंबर जो रात 3 बजे उत्तर देता है, वह तिरपाल आपूर्तिकर्ता जो 24 घंटे में सुपुर्दगी करता है, वह NGO जो अच्छा समन्वय करती है।
वास्तविक राशियाँ	किसी प्रतिक्रिया संचालन की वास्तव में कितनी लागत आती है? सैद्धांतिक अनुमान हमेशा ग़लत होते हैं। आपके वास्तविक आँकड़े अनमोल हैं।
वास्तविक समय-रेखाएँ	DRG अनुरोध और निधि प्राप्ति के बीच कितना समय? ShelterBox सक्रियण और आश्रय सुपुर्दगी के बीच? वास्तविक समय-रेखाएँ किसी भी नियोजन का आधार हैं।

संस्थागत स्मृति का निर्माण¶

रोटरी की एक संरचनात्मक समस्या है: अध्यक्षों का वार्षिक परिवर्तन। हर वर्ष, नया अध्यक्ष लगभग शून्य से शुरू करता है। संस्थागत स्मृति खो जाती है।

आपदा प्रतिक्रिया के लिए, लागत मूर्त है: प्रत्येक अध्यक्षता-परिवर्तन पर आपातकालीन प्रक्रियाओं को फिर से सीखने का अर्थ है खोए हुए महीने और खोए हुए संपर्क। संस्थागत स्मृति वही है जो उस खाई को पाटती है।

स्मृति सुरक्षित रखने के 4 उपाय¶

1. क्लब आपदा बाइंडर

एक भौतिक और डिजिटल फ़ाइल जिसमें शामिल हो: - क्लब की आपातकालीन योजना (वर्तमान संस्करण) - पिछले संचालनों की सभी AAR - प्रमुख संपर्क (DRO, DRFC, DG, RAGs, स्थानीय भागीदार) - रिक्त फ़ॉर्म (SITREP, आवश्यकता मूल्यांकन, लाभार्थी रजिस्टर) - प्रस्तुत संरक्षकता रिपोर्ट - Service Project Center प्रलेखन

यह फ़ाइल शक्ति-हस्तांतरण के दौरान आने वाले अध्यक्ष को हस्तांतरित की जाती है। किसी खोई हुई ईमेल में नहीं, व्यक्तिगत रूप से, 30-मिनट के ब्रीफ़िंग सत्र के साथ।

2. स्थायी आपदा समन्वयक

यह भूमिका हर वर्ष नहीं बदलनी चाहिए। किसी अनुभवी और प्रतिबद्ध सदस्य की पहचान करें, और उन्हें कम-से-कम 3 वर्षों तक पद पर रखें। इस भूमिका में निरंतरता लोकतांत्रिक परिवर्तन से अधिक महत्वपूर्ण है।

इसे क्लब की आम सभा से कैसे पारित कराएँ। अधिकांश क्लब उपनियम स्थायी समिति अध्यक्षों की अवधि पर मौन हैं, और कई क्लबों में तीन-वर्षीय जनादेश डिफ़ॉल्ट नहीं है। मौक़े पर कोई अपवाद बनाने की कोशिश न करें, इसे स्वच्छ रूप से एक शासन-संशोधन के रूप में प्रस्तुत करें।

बोर्ड और सभा के लिए एक-पृष्ठ का सार तैयार करें। इसका शीर्षक दें आपदा तैयारी कार्य की निरंतरता। तीन बिंदु शामिल करें: हर वर्ष कार्य को पुनः-शुरू करने का परिचालन जोखिम (संस्थागत स्मृति की हानि, खोए हुए संपर्क, अनुरक्षित न रही योजनाएँ), तीन मूर्त कार्रवाइयाँ जो केवल एक बहुवर्षीय समन्वयक पूरी कर सकता है (पूर्ण अनुकरण चक्र, जिला संबंध, AAR अनुवर्तन), और सुरक्षा-उपाय (बोर्ड को वार्षिक रिपोर्ट, बहुमत मत से निरसन की संभावना)।

क्लब उपनियमों या स्थायी नियमों में एक औपचारिक संशोधन प्रस्तावित करें: « आपदा समन्वयक की नियुक्ति एक नवीकरणीय तीन-वर्षीय कार्यकाल के लिए की जाती है। बोर्ड के बहुमत मत से नियुक्ति किसी भी समय निरस्त की जा सकती है। समन्वयक तैयारी की स्थिति पर बोर्ड को वार्षिक रिपोर्ट देता है। » स्थानीय भाषा और अपने जिले के मानक उपनियमों के अनुसार अनुकूलित करें।

इसका समय क्लब के वार्षिक चक्र के साथ मिलाएँ। संशोधन को उस सभा में प्रस्तुत करें जो क्लब की वार्षिक नियोजन बैठक के बाद होती है (कई जिलों में सामान्यतः मई या जून), ताकि यह 1 जुलाई को नए रोटरी वर्ष के साथ प्रभावी हो।

दो आपत्तियों का पूर्वानुमान करें। « यह वार्षिक परिवर्तन के विरुद्ध है। », उत्तर: परिवर्तन कार्यकारी नेतृत्व (अध्यक्ष, सचिव, कोषाध्यक्ष) पर लागू होता है; स्थायी समिति अध्यक्ष कई क्लबों में पहले से ही भिन्न-भिन्न होते हैं। « यदि समन्वयक निष्क्रिय हो जाए तो? », उत्तर: निरसन खंड अंतर्निर्मित है, और बोर्ड भूमिका की वार्षिक समीक्षा करता है।

जब परिचालन तर्क शांति से और लिखित रूप में प्रस्तुत कर दिया जाता है, तो संशोधन सामान्यतः पारित हो जाता है। कठिन काम पृष्ठ तैयार करना है, मत जीतना नहीं।

3. वार्षिक अभ्यास

प्रति वर्ष एक अनुकरण, चाहे एक सरल ही हो (देखें तैयारी अध्याय)। यह अभ्यास प्रक्रियाओं को ताज़ा करता है, संपर्कों का परीक्षण करता है, और नए सदस्यों को प्रशिक्षित करता है।

4. नेटवर्क में योगदान

अपनी AAR व्यवस्थित रूप से जिला DRO और DNA-RAG को भेजें। जिला प्रशिक्षण बैठकों में भाग लें। आपका अनुभव नेटवर्क को पोषित करता है, और नेटवर्क अन्य लोगों के अनुभव वापस भेजता है।

अंतिम शब्द: सुधार चक्र¶

तैयारी → प्रतिक्रिया → पुनर्प्राप्ति → प्रलेखन → समीक्षा → सुधार
                                                        │
                                                        └──→ तैयारी (बेहतर)

हर आपदा जिस पर आपका क्लब प्रतिक्रिया करता है, आपकी योजना को बेहतर, आपके सदस्यों को अधिक सक्षम, आपके संपर्कों को मज़बूत, आपकी प्रतिक्रिया को तेज़ बनाती है। बशर्ते आप चक्र को पूरा करें।

समीक्षा संचालन का अंत नहीं है। यह अगले संचालन की तैयारी की शुरुआत है।