Bölüm 14, Sabitleme: 72 saatten 2 haftaya¶
Bölüm III, HAREKETE GEÇMEK: KENDİ İMKÂNLARIMIZLA
İlk 72 saatin adrenalini yatışır. Profesyonel kurtarma ekipleri yerinde, ya da değil. Medya bakışlarını başka yöne çevirmeye başlar. Ve işte gerçek iş o zaman başlar.
Sabitleme aşaması en uzun, en maliyetli ve en zorlu olanıdır. Hazırlıksız kulüplerin çöktüğü aşamadır: gönüllü tükenmesi, mali kayma, operasyonel kontrol kaybı. Aynı zamanda iyi örgütlenmiş bir kulübün kalıcı fark yarattığı aşamadır.
Bu bölüm dört süregelen operasyonu kapsar: toplum mutfakları, dağıtım noktaları, günlük koordinasyon ve mali yönetim. Her bölüm doğrudan operasyonel olacak şekilde tasarlandı; bu sayfaları fotokopiyle çoğaltıp bir ekip liderine verebilirsiniz.
Toplum mutfakları¶
Mağdurların artık yemek pişirme olanağı kalmadığında, dükkânlar kapalıyken, aile gıda stokları tükendiğinde, toplum mutfağı operasyonunuzun lojistik kalbi hâline gelir. Aynı zamanda en karmaşık ve en riskli konumlardan biridir. Bir afetin ortasında toplu bir gıda zehirlenmesi, afet içinde bir afet olurdu.
Ölçeklendirme¶
Bir mutfak kurmadan önce hedef kapasitenizi belirleyin. Bu tablo kapasiteyi gerekli kuruluma bağlar.
| Hedef kapasite | Aşçılar | Mutfak yardımcıları | Lojistik | Ekip lideri | Toplam personel | Asgari alan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 100 öğün/gün | 2 | 4 | 3 | 1 | 10 | 30 m² |
| 200 öğün/gün | 3 | 6 | 5 | 1 | 15 | 50 m² |
| 500 öğün/gün | 5 | 12 | 10 | 2 | 29 | 100 m² |
DRG için gösterge: Dağıtılan her öğün ölçülebilir bir çıktıdır. 14 gün boyunca 200 öğün/gün = 2.800 öğün = sorumluluk raporunuzda sağlam bir rakam.
Eksiksiz ekipman¶
Pişirme ekipmanı¶
| Ekipman | Miktar (200 öğün/gün için) | Tahmini maliyet |
|---|---|---|
| Endüstriyel gaz ocakları (2 gözlü) | 3 adet | 300-600 USD |
| 50 litrelik paslanmaz çelik tencereler | 4 adet | 300-600 USD |
| Endüstriyel tavalar / sote tavaları (60 cm çap) | 2 adet | 100-200 USD |
| HACCP kesme tahtaları (renk kodlu) | 1 set (kırmızı, yeşil, mavi) | 30-50 USD |
| Profesyonel bıçaklar (şef, sebze, ekmek) | 1 set | 40-80 USD |
| Paslanmaz çelik servis gereçleri (kepçeler, spatulalar, maşalar) | 10 parça | 50-100 USD |
| Paslanmaz çelik gastronorm kaplar (GN 1/1 ve 1/2) | 10 adet | 150-250 USD |
| Taşıma için termal kaplar | 2 adet | 100-300 USD |
| Katlanır çalışma masaları | 4 adet (en az 4 doğrusal m) | 200-400 USD |
| Mutfak terazisi (30 kg kapasite) | 1 adet | 30-50 USD |
HACCP kesme tahtası renk kodu: Kırmızı = çiğ et. Sarı = çiğ kümes hayvanı. Mavi = balık ve deniz ürünleri. Yeşil = meyve ve sebze. Beyaz = süt ürünleri ve unlu mamuller. Kahverengi = pişmiş et. Bu ayrım çapraz bulaşmayı önler. Opsiyonel değildir.
Hijyen ve gıda güvenliği¶
| Ekipman | Miktar / gün | Maliyet |
|---|---|---|
| Depolu bağımsız el yıkama istasyonu | 1 adet (sabit) | 100-300 USD |
| Sıvı antibakteriyel sabun, temassız | 2 litre / gün | 5 USD/gün |
| El dezenfektanı (istasyon başına 1 L) | 4 litre / gün | 10 USD/gün |
| Nitril tek kullanımlık eldivenler | 100 çift / gün | 10 USD/gün |
| Bone / saç örtüsü | 20 / gün | 3 USD/gün |
| Tek kullanımlık ya da yıkanabilir önlükler | 10 / gün | 5 USD/gün |
| Takviyeli 120 L çöp poşetleri | 20 / gün | 5 USD/gün |
| Gıdaya uygun temizlik ürünleri | 2 litre / gün | 5 USD/gün |
| Gıda prob termometresi | 2 adet (sabit) | 30-50 USD |
| Soğutma termometresi | 2 adet (sabit) | 20-30 USD |
| Mutfak ilk yardım çantası | 1 adet (sabit) | 30-50 USD |
| F sınıfı yangın söndürücü (yağ yangınları) | pişirme bölgesi başına 1 | 40-80 USD |
El yıkama istasyonu zorunludur. İstisnası yoktur. Pişirme alanının girişine temiz su ve sabunlu bir el yıkama istasyonu kuramıyorsanız, mutfağı açamazsınız.
Depolama¶
| Ekipman | Miktar | Maliyet |
|---|---|---|
| Buzdolabı ya da mobil soğuk oda | 1 adet (elektrik varsa) | 500-2.000 USD |
| Sert 100 L soğutucular | 4 adet | 300-600 USD |
| Buz kalıpları / poşet buz | 20 kg/gün | 10 USD/gün |
| Yükseltilmiş raflar (zeminden en az 15 cm) | 4 adet | 100-200 USD |
| Kuru gıdalar için hava geçirmez kaplar | 10 adet | 50-100 USD |
| Yağmur/güneş koruma brandaları | 50 m² | 50-100 USD |
| Mutfak çadırı / yapısı (6 × 3 m) | 1 adet | 500-1.500 USD |
Pazarlık edilemez 5 hijyen kuralı¶
Bu beş kural, gerekirse birkaç dilde, pişirme alanında görünür şekilde asılmalıdır. Her brifingde tekrarlanmalıdır. Bunlar öneri değil, zorunluluktur.
| # | Kural | Standart | Doğrulama |
|---|---|---|---|
| 1 | El yıkama | Her işlemden önce, her aradan sonra, tuvaleti kullandıktan sonra | Ekip lideri tarafından doğrudan gözlem |
| 2 | Çiğ/pişmiş ayrımı | Çiğ ve pişmiş gıdalar arasında asla temas yok. Gereçler renkle ayrılmış. | Tahtaları ve gereçleri kontrol edin |
| 3 | Tam pişirme | İç sıcaklık >= 63 °C (etler), >= 74 °C (kümes hayvanı) | Her serviste prob termometresi |
| 4 | Soğuk zincir | Bozulabilir gıdalar 0 ile 4 °C arasında. Mümkün değilse: yalnızca bozulmayanlar. | Sabah 06.00 ve öğleden sonra 14.00'te soğutucu termometresi |
| 5 | Sürekli temizlik | Yüzeyler en az her 2 saatte bir dezenfekte edilir | İmzalı temizlik defteri |
Günlük hijyen kontrol listesi¶
Bu kontrol listesi günde iki kez, sabah ve akşam, mutfak ekip lideri tarafından doldurulur.
- ☐ 06.00'da soğutucu sıcaklığı kontrol edildi: ___°C (kabul edilebilir: 0-4 °C)
- ☐ 14.00'te soğutucu sıcaklığı kontrol edildi: ___°C
- ☐ Her vardiya başlangıcında el yıkama doğrulandı
- ☐ KKD kullanımı doğrulandı (bone, önlük, eldiven)
- ☐ Çalışma yüzeyleri her servisten önce dezenfekte edildi
- ☐ Pişirme sıcaklığı prob termometresiyle doğrulandı: ___°C
- ☐ Çöpler her servis arasında boşaltıldı
- ☐ Zeminde gıda yok, yükseltilmiş depolama doğrulandı
- ☐ İzlenebilirlik defteri dolduruldu (her partinin kaynağı, tarihi, saati)
- ☐ Mutfaktaki hasta her kişinin derhal bildirilmesi
- ☐ Gün sonu tam temizlik yapıldı
Personel rotasyonları¶
Günü kapsamak için üç rotasyonlu ekip. Bir mutfak gönüllüsü asla 8 ardışık saati aşmamalı; mutfak yorgunluğu tehlikelidir (yanıklar, kesikler, hijyen hataları).
| Rotasyon | Saatler | Ana görevler |
|---|---|---|
| Sabah ekibi | 05.00 - 13.00 | Kahvaltı + öğle yemeği hazırlığı |
| Öğleden sonra ekibi | 12.00 - 20.00 | Öğle servisi + akşam yemeği hazırlığı + temizlik |
| Gece ekibi | 19.00 - 23.00 | Akşam servisi + tam temizlik + ertesi gün hazırlığı |
Ekipler arasındaki bir saatlik örtüşme kasıtlıdır: bilgi aktarımına ve sürekliliğe olanak tanır.
Toplum mutfağı bütçesi¶
Günlük işletme maliyetleri¶
| Kalem | 100 öğün/gün | 200 öğün/gün | 500 öğün/gün |
|---|---|---|---|
| Gıda (2-4 USD/öğün) | 200-400 USD | 400-800 USD | 1.000-2.000 USD |
| Gaz / yakıt | 25 USD | 45 USD | 100 USD |
| Hijyen sarf malzemeleri | 15 USD | 25 USD | 50 USD |
| Tek kullanımlık sofra takımı | 30 USD | 60 USD | 150 USD |
| İçme suyu (pişirme + temizlik) | 20 USD | 35 USD | 75 USD |
| Buz / soğutma | 15 USD | 25 USD | 50 USD |
| Günlük toplam | 305-505 USD | 590-990 USD | 1.425-2.425 USD |
| 14 gün üzerinden toplam | 4.270-7.070 USD | 8.260-13.860 USD | 19.950-33.950 USD |
İlk yatırım (dayanıklı ekipman)¶
| Ekipman | Tahmini maliyet |
|---|---|
| Endüstriyel ocaklar (4'lü set) | 400-800 USD |
| 50 L paslanmaz çelik tencereler (4'lü set) | 300-600 USD |
| Katlanır masalar (4 adet) | 200-400 USD |
| Gastronorm kaplar (10'lu set) | 150-250 USD |
| Mutfak çadırı / yapısı (6 × 3 m) | 500-1.500 USD |
| Bağımsız el yıkama istasyonu | 100-300 USD |
| 100 L soğutucular (4 adet) | 300-600 USD |
| Muhtelif (söndürücüler, termometreler, KKD) | 200-400 USD |
| Toplam ilk yatırım | 2.150-4.850 USD |
Finansman: Disaster Response Grant (azami 25.000 USD), 14 gün için 200-500 öğün/gün'lük bir toplum mutfağını karşılar. Başvurunuzda kalem kalem bir bütçe sunun. Yukarıdaki rakamlar doğrudan kullanılabilir.
Gıda tedarik zinciri¶
| Kaynak | Mal türü | Avantajlar | Önlemler |
|---|---|---|---|
| Yerel toptan pazarlar | Kuru gıdalar, taze | Yerel ekonomiyi destekler, hızlı | Tüm makbuzları saklayın (TRF) |
| Yerel gıda bağışları | Taze ürün, konserveler | Ücretsiz, hızlı | Son kullanma tarihlerini sistematik kontrol edin |
| Gıda bankaları | Konserveler, kuru gıdalar | Büyük hacim, ücretsiz | Değişken teslimat süresi |
| Ortak STK'lar (WFP, Kızılhaç) | Yemeye hazır rasyonlar | Garantili beslenme standartları | Mükerrerlikten kaçınmak için koordinasyon |
| Süpermarketler (toptan anlaşması) | Tüm türler | Resmi faturalar | Afet fiyatlandırması pazarlığı yapın |
Stok yönetimi, mutlak kurallar:
- FIFO (İlk Giren, İlk Çıkar). En eski mallar önce çıkar. İstisnasız.
- Etiketleme. Alınan her parti, kabul tarihiyle etiketlenir. Etiket yoksa = depolama yok.
- Günlük envanter. Her sabah 07.00'den önce. Kalan stok deftere not edilir.
- Önceden sipariş. Kuru gıdalar için tedarik siparişi 48 saat önceden verilir.
- Tampon stok. Her zaman 3 günlük bozulmayan stok bulundurun.
- Uygunsuz bağışların reddi. Bir bağış son kullanma tarihi geçmiş, kötü ambalajlanmış ya da bileşimi bilinmiyorsa reddedilir. Nazikçe ama kesin biçimde.
200 kişi için örnek menüler¶
Menüler basit, besleyici, yerel gıda alışkanlıklarına uyarlanmış ve temel ekipmanla gerçekleştirilebilir olmalıdır.
3 günlük rotasyonlu menü şablonu:
| Gün | Kahvaltı (600 kcal) | Öğle yemeği (800 kcal) | Akşam yemeği (700 kcal) |
|---|---|---|---|
| 1. Gün | Sütlü pirinç lapası + şeker + çay | Pirinç + kırmızı fasulye + yağ + sebze | Yoğun mercimek çorbası + ekmek |
| 2. Gün | Ekmek + fıstık ezmesi + çay | Makarna + domates sosu + sardalye | Pirinç + sebze güveci |
| 3. Gün | Mısır lapası + süt + şeker | Pirinç + balık konservesi + sote sebze | Fasulye çorbası + ekmek + peynir |
200 kişi için miktarlar / 1 ana öğün:
| İçerik | Miktar | Toplam ağırlık |
|---|---|---|
| Pirinç (temel) | 200 g/kişi (çiğ) | 40 kg |
| Fasulye (protein) | 80 g/kişi (çiğ) | 16 kg |
| Bitkisel yağ | 20 ml/kişi | 4 litre |
| Sebze (soğan, domates, havuç) | 100 g/kişi | 20 kg |
| Tuz | 3 g/kişi | 600 g |
| Pişirme suyu | kg pirinç başına 3 L | 120 litre |
Dağıtım Noktaları (PODs)¶
Dağıtım noktası, lojistiğinizle mağdurlar arasındaki arayüzdür. Kötü örgütlenmiş bir POD, saatlerce bekleme, gerilim, itiş kakış, kayırmacılık suçlamaları demektir. İyi örgütlenmiş bir POD, sorunsuz, izlenebilir ve onurlu bir operasyon demektir.
Alan seçimi¶
Bir POD alanı gelişigüzel seçilmez. Bu kriterleri sistematik olarak uygulayın.
| Kriter | Asgari standart | Yorum |
|---|---|---|
| Yol erişilebilirliği | Teslimat aracıyla geçilebilir yol | Günlük kontrol edin, koşullar değişir |
| Yararlanıcılara uzaklık | Hedef nüfusa yarıçap <= 2 km | Bunun ötesinde yaşlılar ve engelliler gelmez |
| Güvenlik | Risk bölgelerinden uzak (sel, toprak kayması) | Günlük risk değerlendirmesi |
| Yüzey | 200 yararlanıcı/gün için asgari 200 m² | Kuyruk, kayıt, dağıtım, çıkış dâhil |
| Gölge | Çadır, branda ya da ağaç | Güneşte beklemek baygınlık ve öfkeye yol açar |
| Otopark | Teslimat araçları için alan | Yaya alanından ayrı |
| Görünürlük | Nüfusun bildiği konum | Kilise, okul, pazar meydanı |
Fiziksel düzen¶
Akış tek yönlü olmalıdır. Yararlanıcılar asla geri gitmemeli ya da yardımını çoktan almış olanlarla yollarını kesiştirmemelidir.
TESLİMAT BÖLGESİ DEPOLAMA BÖLGESİ HAZIRLIK BÖLGESİ
(araçlar) ──────> (güvenli, kapalı) ──> (kit / porsiyon ayırma)
|
v
ÇIKIŞ <──── DAĞITIM <──── KAYIT <──── KUYRUK <──── GİRİŞ
(giden akış) (masalar) (masalar + defterler) (işaretli, gölgeli) (karşılama)
|
ÖNCELİK KUYRUĞU
(yaşlılar, hamileler,
engelliler, küçük
çocuklu aileler)
Bir POD için gerekli ekipman¶
| Ekipman | Miktar | Tahmini maliyet |
|---|---|---|
| Katlanır masalar (kayıt + dağıtım) | 6 | 120-240 USD |
| Çadırlar ya da brandalar (asgari 30 m²) | 2 | 200-600 USD |
| Kalabalık kontrol bariyerleri ya da işaret bandı | 100 metre | 30-60 USD |
| Bilgi tabelaları (saatler, talimatlar) | 4 | 20-40 USD |
| Megafon ya da taşınabilir PA sistemi | 1 | 30-80 USD |
| Kâğıt defter + kalemler (zorunlu yedek) | 500 form + 20 kalem | 20-40 USD |
| Yüksek görünürlüklü yelekler | 15 | 45-75 USD |
| Kuyruk için içme suyu noktası | 1 bidon 20 L + bardaklar | 15-30 USD |
| İlk yardım çantası | 1 | 30-50 USD |
| Kayıt personeli için sandalyeler | 6 | 30-60 USD |
| Toplam | 540-1.275 USD |
Kalabalık yönetimi¶
Kalabalık yönetimi teorik bir konu değildir. Çaresiz, yorgun, aç insanlar güneşte çocuklarıyla beklerken, işte bu patlayıcı bir durumdur. Sizin işiniz onu patlamadan önce etkisizleştirmektir.
Yönetim kuralları:
| Kural | Detay |
|---|---|
| Bekleme bölgesinde azami kapasite | Aynı anda 50 kişi |
| Ayrı öncelik kuyruğu | Yaşlılar, hamile kadınlar, < 5 yaş çocuklu aileler, engelliler |
| Personel/kuyruk oranı | Bekleyen 50 kişi başına 1 yönetim görevlisi |
| Düzenli iletişim | Her 15 dakikada bir megafon: ilerleme, tahmini bekleme süresi |
| Bekleme > 1 saat | Su dağıtın. Zaman biletleri dağıtın (şu saatte gelin). |
| Mutlak yasak | Malzemeleri asla kalabalığa fırlatmayın. Asla. |
| Durdurma protokolü | İtiş kakış ya da arbede olursa: dağıtımın derhal durdurulması, personelin tahliyesi, sükûnete dönüşten sonra devam |
Öncelik kuyruğu bir iyilik değil, insani bir standarttır. Savunmasız kişiler saatlerce bekleyemez. Öncelik kriterlerini açıkça asın. Onları megafonda açıklayın. Şeffaflık kırgınlığı etkisizleştirir.
Yararlanıcı kaydı¶
Yardım alan her kişi kaydedilir. İstisnasız. Bu, izlenebilirliğin, eşitliğin (mükerrer yok) ve bağışçılara ve TRF'ye hesap verebilirliğin temelidir.
Kayıt formu, toplanacak veriler:
| Alan | Tür | Zorunlu | Amaç |
|---|---|---|---|
| Benzersiz numara | POD[X]-[NNN] (örn. POD1-001) | Evet | Benzersiz tanımlama, mükerrer önleme |
| Hane reisinin tam adı | Metin | Evet | Tanımlama |
| Kimlik (tür + numara) | Metin | Varsa | Doğrulama |
| Hanedeki kişi sayısı | Sayı | Evet | Miktar hesaplaması |
| Adres ya da konum | Metin | Evet | İhtiyaçların haritalanması |
| Özel ihtiyaçlar | Onay kutuları | Evet | Yardımın uyarlanması |
| Alınan malzemeler (tür, miktar, tarih) | Tablo | Evet | TRF izlenebilirliği |
| İmza ya da parmak izi | İmza | Evet | Teslim alma kanıtı |
Kontrol edilecek özel ihtiyaçlar: - ☐ Bebek (< 2 yaş), süt, bez ihtiyacı - ☐ Çocuklar (2-12 yaş), çocuk gıda ihtiyaçları - ☐ Yaşlı (> 70 yaş), ilaç ihtiyacı, azalmış hareket kabiliyeti - ☐ Engelli kişi, tür: ___ - ☐ Hamile / emziren kadın - ☐ Tedavi gerektiren kronik hastalık, tür: ___
Kayıt lojistiği:
- Asgari 500 önceden basılı form (mümkünse afetten önce yazdırın)
- Yeniden kullanılabilir laminatlı yararlanıcı kartı (sonraki dağıtımlarda mükerrerliği önler)
- Gün sonunda elektronik tabloya giriş (dijital yedekleme zorunlu)
- Koordinatöre ve Bölgeye iletilen günlük istatistikler
Saatler ve tempo¶
| Parametre | Önerilen standart |
|---|---|
| Açılış saatleri | 08.00 - 16.00 (azami 8 saat) |
| Açılış öncesi brifing | 07.30 (30 dakika) |
| Personel arası | 12.00 - 13.00 (kapanış ya da rotasyon) |
| Temizlik ve depolama | 16.00 - 17.00 |
| Günlük rapor | 17.00 - 18.00 |
Günlük koordinasyon¶
Koordinasyon, insani bir operasyonu iyi niyetli kaostan ayıran şeydir. Günde üç randevu operasyonunuzu yapılandırır.
Sabah brifingi (07.00, 30 dakika)¶
Bu brifing tüm ekip liderleri için zorunludur. Saha gönüllüleri talimatları brifingden sonra ekip liderlerinden alır.
| Nokta | Sorumlu | Süre |
|---|---|---|
| Durum özeti (dünden bu yana gelişim, yeni bilgiler) | Afet Koordinatörü | 5 dk |
| Stok ve tedarik durumu (beklenen kıtlıklar, gelen teslimatlar) | Lojistik yöneticisi | 5 dk |
| Ekip görevlendirmesi ve günlük görevler (kim ne yapar, nerede, hangi saate kadar) | Ekip lideri | 10 dk |
| Güvenlik noktaları (hava, kaçınılacak bölgeler, önceki gün olayları) | Güvenlik görevlisi | 5 dk |
| Ekip liderlerinden sorular | Herkes | 5 dk |
Brifing çıktısı: Her ekip lideri şunlarla ayrılır: 1. Günün görevi, yazılı olarak 2. Teyit edilmiş mevcudu 3. Tespit edilmiş lojistik ihtiyaçları 4. Günün acil durum numarası
Öğle noktası (12.30, 15 dakika, telsiz ya da WhatsApp ile)¶
Koordinatör ile her ekip lideri arasında hızlı bir kontrol: - Sabah hedeflerine karşı ilerleme - Karar gerektiren karşılaşılan sorunlar - Gerekirse öğleden sonra düzeltmeleri
Akşam değerlendirmesi (19.00, 30 dakika)¶
| Nokta | İçerik | Süre |
|---|---|---|
| Ne iyi gitti | Her ekip lideri bir başarı paylaşır | 5 dk |
| Karşılaşılan zorluklar ve bulunan çözümler | Ortak tartışma | 10 dk |
| Yarın için düzeltmeler | Koordinatörün kararları | 5 dk |
| Günlük raporun doğrulanması | Rakamlar, olaylar, ihtiyaçlar | 5 dk |
| Ertesi gün planının duyurulması | Kim, ne, nerede, ne zaman | 5 dk |
Değerlendirmenin mutlak kuralı: Kimse değerlendirmeden hüsrana uğramış ve sessiz ayrılmaz. Bir üyenin bir sorunu varsa, onu şimdi söyler. Söylenmemiş şeyler ekipleri yorgunluktan daha hızlı öldürür.
Bölgeye günlük rapor¶
Günlük rapor 20.00'den önce DRO'ya gönderilir. Bölüm 13'te tanımlanan formatı kullanır. Sabitleme aşamasında şunları ekleyin:
- Durumun gelişimi (iyileşme, bozulma, durgunluk)
- DRG takibi (alınan tutar, harcanan tutar, bakiye)
- Diğer aktörlerle koordinasyon (STK'lar, yetkililer, diğer kulüpler)
- 3 günlük öngörü (yalnızca yarın değil)
- Yardım ihtiyaçları (gönüllüler, ekipman)
Afette mali yönetim¶
Bir afette para hem bir hızlandırıcı hem bir risktir. İyi yönetilirse can kurtarır. Kötü yönetilirse kulübün itibarını yıkar ve The Rotary Foundation'a finansman başvurularınızı geçersiz kılar.
Temel ilke: ilk kuruştan itibaren mutlak izlenebilirlik¶
Bir afet operasyonunda "makbuzsuz küçük alım" diye bir şey yoktur. Her harcama belgelenir. Her bağış kaydedilir. Her dağıtım takip edilir. Bu bürokrasi değildir, şunların olmazsa olmazıdır:
- DRG geri ödemesini almak
- Bağışçılara bağışların kullanımını gerekçelendirmek
- Kulüp üyelerine hesap vermek
- Uyuşmazlık durumunda kendinizi hukuken korumak
Afet mali defteri¶
İlk alımdan itibaren özel bir defter açın. Onu kulübün cari muhasebesinden tamamen ayırın.
Defter formatı:
| Tarih | Saat | Açıklama | Kategori | Tedarikçi | Tutar (USD) | Ödeme yöntemi | Makbuz No. | Onaylayan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 03/10 | 08.30 | Şişe suyu (200 × 1,5L) | Su | X Süpermarket | 150,00 | Nakit | R-001 | [baş harfler] |
| 03/10 | 10.00 | Pirinç 50 kg (5 çuval) | Gıda | Y Toptancı | 125,00 | Havale | R-002 | [baş harfler] |
| 03/10 | 14.00 | Brandalar 4×6m (10 adet) | Barınak | Z Hırdavatçı | 200,00 | Nakit | R-003 | [baş harfler] |
Standart kategoriler: - Su - Gıda - Barınak - Hijyen - Sağlık / ilk yardım - Taşıma / yakıt - İletişim - Ekipman / malzeme - Muhtelif (sistematik olarak gerekçelendirilecek)
Makbuz yönetim prosedürü¶
- Toplama: Alım yapan her üye orijinal makbuzu aynı gün iade eder.
- Numaralandırma: Her makbuz sıralı bir numara alır (R-001, R-002...).
- Fotoğraflama: Her makbuz derhal fotoğraflanır (dijital yedekleme).
- Dosyalama: Orijinal makbuzlar tarihe göre, sayısal sırayla bir klasörde dosyalanır.
- Giriş: Her makbuz 24 saat içinde mali deftere girilir.
- Onay: Defterin her satırı ikinci bir yönetici tarafından karşı imzalanır (çift kontrol).
Bir alımın makbuzu yoksa: Üye, tarihi, tutarı, alımın niteliğini ve eksik makbuzun nedenini belirten yeminli bir beyan yazar. Bu ara sıra kabul edilebilir kalır, ama kural hâline gelmemelidir.
Özel bağış banka hesabı¶
Kulüp kendi bağış kanallarını açarsa, ki önemli herhangi bir operasyon için açmalıdır, kurallar katıdır.
| Kural | Detay | Neden |
|---|---|---|
| Ayrı hesap | Afet için özel açılmış, kulübün cari hesabından ayrı | Şeffaflık, izlenebilirlik |
| Çift imza | Herhangi bir çekim ya da havale iki imza gerektirir (başkan + sayman ya da başkan yardımcısı) | Suistimalin önlenmesi |
| Bağış defteri | Alınan her bağış kaydedilir (bağışçı, tutar, tarih, yöntem) | Teşekkürler, vergi makbuzları |
| İletişim | Fonların kullanımı hakkında bağışçılara aylık rapor | Güven ve şeffaflık |
| Kapanış | Operasyon bittiğinde hesap kapatılır ve bakiye tahsis edilir | Atıl fon yok |
Fonların kullanımı, öncelik hiyerarşisi:
| Öncelik | Kullanım | Bütçenin gösterge % 'si |
|---|---|---|
| 1 | Mağdurlar için doğrudan alımlar (su, gıda, barınak, hijyen) | %70-80 |
| 2 | Operasyonel lojistik (taşıma, yakıt, ekipman) | %10-15 |
| 3 | İletişim ve koordinasyon | %3-5 |
| 4 | İdari maliyetler (baskı, sarf) | %2-5 |
| 5 | Beklenmedik durum rezervi | %5 |
Afet fonlarıyla ASLA finanse edilmemesi gerekenler: - Görevde olmayan Rotaryenler için öğün ya da konaklama - Rotary markalı giysi ya da promosyon ürünleri - Operasyonla doğrudan ilgili olmayan seyahat ya da geziler - Eğlence ya da ağırlama giderleri
Haftalık mali rapor¶
Her hafta sayman, Bölgeye gönderilen ve üyelere sunulan bir mali rapor üretir.
HAFTALIK MALİ RAPOR
[ad] Rotary Kulübü — Operasyon [ad]
[tarih] ile [tarih] arası hafta
1. MEVCUT FONLAR
Hafta başı bakiyesi: _________ USD
Bu hafta alınan bağışlar: _________ USD
Alınan DRG: _________ USD
Diğer finansman: _________ USD
TOPLAM MEVCUT: _________ USD
2. HAFTANIN HARCAMALARI
Su: _________ USD
Gıda: _________ USD
Barınak: _________ USD
Hijyen: _________ USD
Sağlık: _________ USD
Taşıma / yakıt: _________ USD
Ekipman / malzeme: _________ USD
İletişim: _________ USD
Muhtelif: _________ USD
TOPLAM HARCAMALAR: _________ USD
3. BAKİYE
Hafta sonu bakiyesi: _________ USD
4. PROJEKSİYON
Gelecek hafta planlanan harcamalar: _________ USD
Öngörülen açık: _________ USD
Ek finansman ihtiyacı: EVET / HAYIR
5. TOPLANAN MAKBUZ SAYISI: _________
Eksik makbuz sayısı: _________
Düzeltici eylemler: ________________________________
Kaleme alan: _________________ (Sayman)
Onaylayan: _________________ (Başkan)
Tarih: _________________
Disaster Response Grant (DRG) ile koordinasyon¶
DRG ilk dış finansman kaynağınızdır. Azami 25.000 USD, tipik olarak The Rotary Foundation tarafından 2-4 haftada onaylanır ve adlandırılmış bir fırtına için etki öncesi başvuruda 24-48 saatte. Kullanımın gerekçelendirilmesinden sonra ödenir.
DRG'nin finanse ettiği: - İçme suyu ve arıtma - Acil gıda - Geçici barınaklar ve yeniden inşa malzemeleri - Tıbbi ve hijyen malzemeleri - Giysi ve battaniyeler - Lojistik taşıma - Aletler ve enkaz kaldırma ekipmanı
DRG'nin finanse ETMEDİĞİ: - Gönüllü maaşları - Kalıcı kulüp ekipmanı - Kulüp işletme maliyetleri - Mağdurlara nakit bağışlar (onaylanmış özel durumlar hariç)
Başvuru dizisi:
- Kulüp Başkanı, başvuruyu Bölge DRO'su ile kaleme alır
- DG onu The Rotary Foundation'a iletir
- 2-4 haftada onay (adlandırılmış bir fırtına için etki öncesi başvuruda 24-48 saat)
- Bölge ya da kulüp hesabına ödeme
- Sunulan bütçeye uygun kullanım
- 12 ay içinde kanıtlayıcı belgelerle sorumluluk raporu
İpucu: Kendi fonlarınızı derhal harcamaya başlayın ve DRG'yi paralel olarak talep edin. Harekete geçmek için DRG'yi beklemeyin, ilk 72 saat beklemez. Harcamalarınız düzgünce belgelenirse DRG onları geri ödemeye gelecektir.
Toplum mutfağı ne zaman kapatılmalı, nesnel kriterler¶
Bir mutfağı ihtiyacın ötesinde uzatmak bağımlılığı sürdürür ve gönüllüleri tüketir. Çok erken kapatmak aileleri öğünsüz bırakmak demektir. His üzerine değil, kriterler üzerine karar verin.
Üç kriterden İKİSİ karşılanır karşılanmaz mutfağı kapatın:
| Kriter | Eşik |
|---|---|
| Faal yerel pazar | Bölgedeki gıda dükkânlarının ≥ %80'i yeniden açıldı |
| Mutfak birim maliyeti | Öğün başına maliyet, yerel pazarda satın alınan eşdeğer bir öğünün fiyatını aşıyor |
| Katılım | Aktif yararlanıcı sayısı, gözlemlenen zirvenin < %20'si, 3 ardışık gün boyunca |
Kapanış prosedürü (G-3 ile G+0 arası): - G-3: yararlanıcılara ve ortaklara kapanış tarihini duyurun (afiş, belediye, Kızılhaç) - G-2: kalan savunmasız yararlanıcıları kalıcı sosyal hizmetlere yönlendirin (CCAS, Kızılhaç, gıda bankası) - G-1: alımları durdurun, bozulabilir stokları eritin (bir derneğe bağış ya da son dağıtım) - G+0: kapanış. Tam temizlik, ödünç ekipmanın iadesi, mali gözden geçirme - G+7: fotoğraflarla kapanış raporu, yararlanıcı defteri, harcamalar, sabitleme SITREP'ine entegre
Sabitleme aşamasında izleme göstergeleri¶
Bu göstergeleri merkezinizdeki bir panoya asın. Onları günlük güncelleyin. Bunlar gösterge panonuzdur.
| Gösterge | Hedef | Ölçüm sıklığı |
|---|---|---|
| Hizmet verilen öğün sayısı / gün | Kurulu kapasiteye göre | Günlük |
| Dağıtılan su litresi / gün | 15 L × yararlanıcı sayısı | Günlük |
| Barındırılan aile sayısı | Tespit edilen tüm evsizler | Günlük |
| Aktif gönüllü sayısı | İhtiyaca göre | Günlük |
| Kümülatif gönüllü saatleri | Belgelenecek (Grant değerlemesi) | Günlük |
| Kümülatif harcamalar vs. bütçe | Onaylı bütçenin < %100'ü | Günlük |
| Toplanan makbuzlar / yapılan harcamalar | %100 | Günlük |
| Güvenlik olayları | 0 | Günlük |
| Gıda zehirlenmesi vakaları | 0 | Günlük |
| Bölgeye gönderilen günlük rapor | Her gün 20.00'den önce | Günlük |
Bu bölüm size iki hafta boyunca dayanmanız için eksiksiz operasyonel çerçeveyi verir. İki hafta sonra durum sabitlenmemişse, bu ölçeğin DCA-3'ü aştığı anlamına gelir. Bölgeye yükseltin. Yardım isteyin. Gönüllülerinizi koruyun. İyileşme aşaması (Bölüm IV) devreye girecek.